Режим просмотра с тремя областями
Клиенты Microsoft неоднократно отмечали, что более тесная связь между различными представлениями презентации PowerPoint облегчила бы их работу. Кроме того, в ходе тестов удобства использования мы обнаружили, что многие новички работают только в окне слайдов и могут никогда не обнаружить другие режимы просмотра. Появившийся в PowerPoint 2000 режим просмотра с тремя областями (Tri-Pane View) соединяет представления Slide (Слайды), Outline (Структура) и Notes (Примечания). Отображая всю информацию в одном месте, он облегчает выполнение таких операций, как добавление новых слайдов, редактирование текста на слайде и ввод примечаний при создании презентации, а также перемещение по ней в ходе редактирования.
Режим просмотра с тремя областями облегчает работу со слайдами, примечаниями и структурой документа
Режимы просмотра документов
Режим просмотра “Online View” (Электронный документ) в Word 97 предназначался в первую очередь для чтения документа, однако исследования показали, что пользователям необходим удобный режим для создания веб-страниц. Отвечая на эти пожелания, Word 2000 предлагает режим “Web Layout View” (Просмотр веб-документа), который при работе с такими документами применяется по умолчанию.
Кроме того, в ходе этих исследований Microsoft
выяснила, что пользователи Word часто путаются в разнообразных доступных режимах просмотра. Меню “View” в Word 2000 было упрощено и теперь четко ориентируется на стоящую перед пользователем задачу: режим “Print View” служит для работы с печатными документами, режим “Web Layout View” – для создания HTML-файлов, а режим “Outline View” – для подготовки длинных структурированных документов.
Рисованные маркеры
Как показали проведенные Microsoft исследования, при создании веб-страниц пользователи нередко применяют изображения, найденные в Интернете, причем во многих случаях такие изображения играют роль рисованных маркеров списка. Word 2000 сильно упрощает создание таких списков. Теперь пользователь может вырезать рисованный маркер из любой веб-страницы и вставить его в собственный документ, причем такие импортированные маркеры ведут себя точно так же, как обычные маркеры Word, и автоматически повторяются в маркированных списках. Кроме того, Word 2000 предлагает множество новых вариантов рисованных маркеров. Наконец, рисованные маркеры теперь интегрированы с темами оформления, поэтому при смена темы приводит к соответствующему обновлению всех рисованных маркеров.
PowerPoint 2000 позволяет применять графические изображения вместо обычных маркеров списка. Приложение включает несколько готовых рисунков такого типа, но пользователь может применять для этого и любые другие изображения. Кроме того, рисованные маркеры встроены в некоторые шаблоны оформления PowerPoint 2000, а дополнительные маркеры можно найти в наборе картинок ClipArt. Для работы с ними применяется такой же пользовательский интерфейс, как в Word. При отображении документа в PowerPoint 97 рисованные маркеры заменяются на обычные маркеры-символы.
Рисунки в веб-документах и в представлении для печати
Word 2000 предлагает ряд параметров, облегчающих размещение графических изображений в HTML-файлах, однако эти дополнительные свойства пригодятся и авторам традиционных документов, которые захотят обогатить их графикой. Кроме того, режим веб-просмотра (Web Layout View) позволяет увидеть, как редактируемый документ будет выглядеть в Интернете. Если документ предназначается для печати и включает особенности форматирования или компоновки, недоступные в формате HTML, то Word подбирает для HTML-документа компоновку, точнее всего передающую исходный формат.
Ручное выполнение правил
Многие правила, создаваемые с помощью мастера правил, применяются для автоматической обработки сообщений и различных посланий, поступающих во входящий или исходящий почтовый ящик. Однако в Outlook 2000 предусмотрена и новая функция Run Rules Now, которая дает возможность вручную применить любое правило к любой папке. Благодаря этому пользователи получают мощное средство очистки почтовых ящиков и систематизации сообщений, встреч, контактов и задач, уже внесенных в разные папки.
S/MIME
Безопасный протокол передачи электронной почты S/MIME служит для защиты сообщений электронной почты, пересылаемых по сети. В Outlook 2000 этот протокол используется для генерации цифровой подписи и для шифрования передаваемой информации. Цифровая подпись дает получателю возможность определить, от кого исходит данное сообщение, и убедиться в том, что оно не повреждено, а шифрование защищает содержимое сообщения от посторонних, позволяя прочесть его только адресату, которому это сообщение предназначено. Версия Outlook 2000, распространяемая на территории США, поддерживает шифрование с ключом длиной 128 бит. Таким образом, пользователь Outlook 2000 может обмениваться подписанными и шифрованными сообщениями электронной почты с любым другим клиентом электронной почты, который поддерживает S/MIME. Outlook 2000 открывает доступ также к функциям этого протокола, обеспечивающим управление открытыми ключами и сертификатами, которые используются совместно с обозревателем Internet Explorer.
Самовосстанавливающиеся приложения
Технология Microsoft Windows Installer применяется в Office 2000 еще с одной целью – для автоматического восстановления приложений. При запуске приложения система проверяет, все ли необходимые файлы доступны. Если какой-то файл отсутствует, то она определяет, где его можно найти, а затем без участия или с минимальным участием пользователя производит повторную установку отсутствующих файлов. Кроме того, Office 2000 автоматически проверяет все записи системного реестра, относящиеся к отсутствующим и поврежденным файлам, и при необходимости корректирует их. В результате пользователь может очень быстро приступить к работе, зачастую даже не подозревая о возникавших проблемах.
В некоторых случаях Office запускается нормально, а проблема проявляется уже в ходе работы (например, файл шрифта оказывается испорченным или отсутствует необходимый шаблон). Такая ситуация наиболее сложна, так что на поиск и устранение подобных неполадок иногда уходят многие часы. К счастью, Office 2000 приходит на помощь и здесь. Когда пользователь выбирает в меню “Help” пункт “Detect and Repair” (Найти и устранить), система сканирует все вспомогательные файлы Office и сравнивает их текущее состояние с исходным состоянием после установки, а затем автоматически устраняет обнаруженные проблемы, если только это возможно.
Серверные расширения Microsoft Office
Office 2000 включает набор серверных расширений Office Server Extensions (OSE), образующий переходное звено от нынешних веб-технологий к средствам, делающим Интернет дружественной средой для работы с людьми и информацией. Серверные функции OSE значительно упрощают работу с файлами Office и организацию сотрудничества в информационных сетях, позволяя публиковать документы на доступных веб-серверах, просматривать их содержимое с помощью Проводника, совместно разрабатывать веб-документы и обмениваться комментариями, а также получать уведомления при изменении любого документа. Такое сочетание функций предоставляет в распоряжение пользователей возможности, которые раньше были доступны лишь менеджерам по информационным системам и веб-мастерам, и при этом не требует глубокого понимания работы веб-серверов.
Основу Office Server Extensions образует набор расширений FrontPage и другие технологии, реализованные в HTTP-сервере на базе Windows NT и открывающие дополнительные возможности публикации, сотрудничества и управления документами. Установленный на сервере набор OSE значительно повышает функциональность Office 2000, Проводника Windows и веб-обозревателя. В то же время он не подменяет существующие серверные технологии, а скорее расширяет возможности пользователя при работе с Office 2000 в информационных сетях. Кроме того, Office включает также ряд клиентских функций, обеспечивающих прямое и прозрачное для пользователя взаимодействие приложений с веб-серверами.
Познакомившись с обширной поддержкой формата HTML в Office 2000, пользователи могут спросить, следует ли преобразовывать в формат HTML каждый документ, сохраняемый на веб-сервере. В действительности не имеет значения, в каком формате хранится документ. HTML удобен для совместного использования на различных платформах, зато традиционные двоичные форматы предоставляют пользователю все преимущества, свойственные документам Office, включая богатую и хорошо знакомую среду редактирования. Пользователь должен сам решить, какой формат лучше отвечает его потребностям.
Средства OSE делают публикацию документов на веб-серверах и их совместное использование столь же простым, как при работе с файловым сервером, так что пользователь в каждом конкретном случае может выбрать наиболее подходящий формат.
Еще одна важная проблема использования веб-серверов (как, впрочем, и любых других серверов) связана с безопасностью. Переход на HTML вовсе не устраняет необходимость контролировать доступ к сетевым ресурсам и правильно управлять ими. Office 2000 и OSE не предлагают новой модели безопасности, а используют функции безопасности сервера (например, систему прав доступа Windows NT Server). Для задания параметров безопасности HTML-файлов применяются те же методы, что и для двоичных файлов Office, независимо от того, размещаются ли они на файловом сервере или на веб-сервере. Например, администратор может предоставить права на чтение и запись файлов в папке финансового отдела лишь определенным его сотрудникам, тогда как все остальные работники смогут только просматривать их содержимое. Правда, по одному показателю безопасности HTML-файлы существенно отличаются от двоичных файлов Office: их нельзя защитить паролем.
Сетевые папки – совместное использование папок Outlook в Интернете
Для организации сотрудничества и обмена информацией через Интернет пользователю Outlook 2000 нужно только получить доступ к поставщику услуг Интернета или к какому-либо серверу электронной почты. Новый клиент позволяет, например, составлять общий список покупателей на основе личных папок контактов и создавать в Интернете закрытые тематические конференции с участием других пользователей Outlook. Обмен информацией осуществляется с помощью автоматической пересылки сообщений электронной почты, которые тиражируют отдельные элементы, представления и формы, связанные с папкой Outlook. Эта функция Интернета – лишь одна из богатейших возможностей сотрудничества и разработки приложений, которые предлагает Outlook при работе с Microsoft Exchange Server.
Сетевые собрания
Тесная интеграция PowerPoint 2000 с программой сетевых собраний NetMeeting дает пользователям универсальные, основанные на стандартах инструменты сотрудничества в реальном времени. В частности, появившаяся в меню “Tools” команда “Online Collaboration…Meet Now” запускает NetMeeting в фоновом режиме и позволяет двум или нескольким пользователям начать совместную работу над текущим документом. Это открывает перед ними очень простой способ сотрудничества. PowerPoint 2000 автоматически проверяет, получено ли подтверждение для каждой команды, переданной удаленным пользователям.
Такие собрания можно заранее планировать с помощью Outlook 2000, указывая документ для совместной работы. Когда на экране появляется напоминание о собрании, его участникам достаточно щелкнуть в календаре на кнопке “Join Meeting”, чтобы увидеть документ и приступить к его редактированию. Каждый участник обсуждения видит все вносимые в документ изменения. Кроме того, программа поддерживает окна диалога и “белых досок”, так что участники легко могут обменяться мнениями вне рамок разрабатываемого документа.
К доступа к этим функциям не обязательно использовать Outlook, поскольку ведущий может вызвать каждого участника с помощью корпоративного сервера поиска Internet Locator Server.
Шаблоны оформления и темы
Помимо традиционных шаблонов, PowerPoint 2000 также включает шаблоны оформления, которые содержат те же графические элементы, что и темы оформления FrontPage и Word 2000. Благодаря этому пользователи получают возможность с помощью различных приложений Office создавать документы и веб-страницы, выполненные в едином стиле.
Смена типа подключения
При работе с Exchange Server пользователям Outlook иногда приходится подключаться к своей ЛВС по существующим каналам, а иногда у них возникает необходимость обеспечивать удаленный доступ к Exchange Server по коммутируемым каналам. Обе эти возможности были предусмотрены и в Outlook 98, но в Outlook 2000 такие операции выполняются гораздо проще.
Сохранение документов на веб-узлах
С каким бы приложением Office 2000 пользователь не работал, он легко может сохранить свой документ в виде высококачественного файла формата HTML. Опубликовать документ на веб-сервере оказывается так же просто, как сохранить файл на жестком диске. Для открытия, поиска и сохранения файлов на веб-сервере применяются те же диалоговые окна открытия и сохранения документов, что и для обычных файлов. Кроме того, сегодня можно прямо из Office увидеть, как документ будет выглядеть в стандартном веб-обозревателе. Кнопка “Print Preview” на главной панели команд теперь включает и функцию веб-просмотра (Web Preview). Такая же команда появилась в меню “File”. Эти средства позволяют увидеть, как документ в конце концов будет выглядеть на экранах компьютеров других пользователей.
Новые диалоговые окна “File Open " и “Save As” приложений Office 2000 позволяют сохранять файлы непосредственно на веб-сервере
Сохранение HTML-презентаций в двойном формате
При сохранении презентаций PowerPoint 2000 в виде HTML-файлов пользователь может выбрать один из трех различных форматов. Получаемый документ можно оптимизировать для Internet
Explorer 4.0 и более новых версий, что обеспечит полное воспроизведение исходной презентации, включая графику, анимацию, голосовое сопровождение и другие мультимедийные элементы. Второй вариант – это публикация документа в формате, совместимом с более старыми обозревателями, например, Netscape Navigator 3.0 и Internet Explorer 3.0. Третий вариант предполагает сохранение презентации в виде HTML-файла двойного формата со сценариями, которые проверяют тип обозревателя и загружают соответствующую информацию. В этом случае производительность при просмотре презентации повышается, поскольку необходимые для редактирования данные будут загружаться лишь тогда, когда пользователь действительно собирается внести в презентацию изменения.
В следующей таблице представлены возможности создания презентаций, доступные при работе с различными версиями обозревателей.
| Обозреватель | Поддерживаемые форматы вывода HTML в PowerPoint | Доступные функции | |||
| Internet Explorer 5.0 | Все форматы | · Более низкий размер файлов*
· Более высокое качество отображения графики* · Сохранение всех возможностей при “кругосветном путешествии”* · Масштабирование* · Поддержка анимации, звуков, голосового сопровождения и видеоклипов* · Использование кадров и панели навигации* · Возможность выделения и поиска текста · Возможность выделения графики * Примечание: не поддерживается в формате для версии 3 | |||
| Internet Explorer 4.0 | Все форматы | · Сохранение всех возможностей при “кругосветном путешествии”*
· Масштабирование* · Поддержка анимации, звуков, голосового сопровождения и видеоклипов* · Использование кадров и панели навигации* · Возможность выделения и поиска текста · Возможность выделения графики * Примечание: не поддерживается в формате для версии 3 | |||
| Internet Explorer 3.0 и все другие обозреватели версии 3 и выше | Формат для версии 3
Двухформатный файл | · Возможность выделения и поиска текста
· Возможность выделения графики |
Сохранение неизвестных признаков HTML
Открывая HTML-файл, Word 2000 сохраняет все признаки HTML, даже если он не способен их отобразить. Это очень важно для поддержания целостности исходного HTML-файла, а также для правильной обработки новых признаков, которые могут появиться в будущих версиях формата HTML.
Сохранение в виде веб-страницы
Функция сохранения в виде веб-страницы (Save As Web Page) позволяет выбрать всю электронную таблицу или какую-то ее часть и преобразовать их в формат HTML. Кроме того, пользователь может сделать страницу статической или интерактивной, а также указать место ее сохранения. Эти средства помогают при работе с фрагментами таблиц, диаграммами, представлениями PivotTable, диапазонами запроса, диапазонами автофильтрации, диапазонами печати или целыми рабочими таблицами. В ходе сохранения данных исходный документ в формате Excel остается неизменным, однако Excel
2000 запоминает место и параметры сохранения, так что в дальнейшем при внесении в документ каких-то изменений его можно снова публиковать так часто, как необходимо пользователю.
При работе с PowerPoint 2000 опубликовать HTML-документ в Интернете оказывается так же просто, как сохранить файл на жестком диске. Для открытия, поиска и сохранения файлов на веб-сервере применяются те же диалоговые окна “Open” и “Save”, что и для обычных файлов. Кроме того, пользователь может непосредственно из PowerPoint
просмотреть публикуемые документы в обозревателе. Возможности меню “File” и кнопки “Print Preview” были расширены, и теперь они поддерживают функцию предварительного просмотра веб-страниц (Web Page Preview). Она позволяет увидеть, как окончательный вариант документа будет выглядеть в обозревателях других пользователей.
Outlook 2000 позволяет легко сохранить календарь в виде веб-страницы – эта операция выполняется с помощью одной-единственной команды “Save as Web Page”. В таком виде календарь становится доступен из любого обозревателя, поэтому его можно публиковать на веб-узле или пересылать по электронной почте. Сохраняя календарь в виде веб-страницы, пользователь может исключить из него все мероприятия, помеченные как личные.
Опубликовать в информационной сети и преобразовать в HTML-сообщение электронной почты можно не только личные папки “Calendar”, но и календари всего проекта или рабочей группы.
Как видно из приведенной ниже иллюстрации, веб-страница календаря оформлена весьма привлекательно, а в ее правой части имеется панель быстрого перехода, позволяющая быстро ознакомиться с подробностями отдельных встреч и других событий.
Календарь Outlook, сохраненный в виде веб-страницы
Не следует забывать, что сотрудники организаций, где установлен сервер Microsoft Exchange Server, могут свободно обмениваться календарной информацией, даже не сохраняя свои календари в HTML-файлах. При этом Outlook и Exchange предоставляют им гораздо более развитые и высокопроизводительные функции планирования работы, чем HTML-обозреватели. Очень важно также, что функция Outlook Web Access, предусмотренная в Exchange Server, позволяет безопасно пересылать сообщения электронной почты, папки “Calendar” и “Contacts”, используя для этого только обозреватель.
Сохранение возможностей Office в формате HTML
При подготовке документов Office для публикации в глобальной информационной сети HTML выступает в роли базовой технологии, иерархические таблицы стилей (CSS – Cascading Style Sheets) обеспечивают компоновку и форматирование документа, а язык XML (Extensible Markup Language – расширяемый язык разметки) позволяет сохранять служебные, неотображаемые данные. Office 2000 широко использует спецификацию CSS не только для того, чтобы добиться высокого качества отображения документа в обозревателе, но и для включения в файл дополнительной информации, которая не используется обозревателем, но необходима приложению Office. Например, разработанное Microsoft новое специальное свойство CSS определяет стиль рамок и одновременно задает возможно более точное их представление в обозревателе. При загрузке документа в обозреватель это свойство игнорируется, и для вывода документа применяется “возможно более точное” форматирование. Однако если загрузить файл для редактирования обратно в Word, то полная информация о стилях рамок вновь окажется доступной. Язык XML служит в Office 2000 для хранения информации, которая включается в документ, но не отображается визуально в формате HTML. Именно благодаря этим данным пользователю после загрузки документа удается вернуться к редактированию с того самого места, где он остановился в прошлый раз. На языке XML сохраняются данные о свойствах файла, параметрах документа, структуре файла и связях документа Office с различными HTML-файлами, а также информация для воссоздания диаграмм и динамических представлений PivotTable. Кроме того, этот язык применяется в качестве формата данных для объектов OfficeArt, что позволяет включить в страницу полное описание фигур и других объектов. Таким образом, автор может избежать подготовки изображений, загружаемых вместе со страницей. Вместо этого обозреватель будет извлекать данные из основного HTML-документа и самостоятельно строить графические изображения, опираясь на эту информацию.
Office 2000 обеспечивает поддержку возникающих стандартов Интернета, в том числе спецификации векторной графики VML (Vector Markup Language – векторный язык разметки), проект которой недавно был представлен в Консорциум World Wide Web.
Инициатором этого предложения выступила корпорация Microsoft совместно с рядом других крупных разработчиков, включая корпорацию Visio, компанию Hewlett-Packard, фирмы Autodesk и Macromedia. Новая спецификация должна упростить и ускорить редактирование, совместное использование и отображение векторной графики в Интернете. Язык VML применяется в Office 2000 для создания объектов OfficeArt, так что любое приложение, поддерживающее этот язык, позволяет редактировать такие объекты, изменять их форму и размер. Для этого объект достаточно перенести в другое приложение через буфер обмена. Сохранение объектов OfficeArt в формате VML имеет еще одно преимущество: их загрузка и рендеринг в обозревателях с поддержкой VML занимают гораздо меньше времени. Microsoft уверена, что Internet Explorer 5.0 и другие новые обозреватели будут поддерживать рендеринг векторной графики. В настоящее время обозреватели не включают встроенных функций отображения векторных графических объектов, что связано в первую очередь с отсутствием соответствующего стандарта. В результате приложения сегодня вынуждены сохранять такие объекты в виде растровых изображений, допускающих просмотр в обозревателях, а это приводит к значительному увеличению размера файлов и времени их загрузки.
Сохранение возможностей программы в формате HTML
При подготовке документов PowerPoint для публикации на веб-серверах HTML выступает в роли базовой технологии, механизм иерархических таблиц стилей (CSS – Cascading Style Sheets) обеспечивает форматирование файла, а язык XML позволяет поместить в документ данные, которые невозможно отобразить в обозревателе. Именно благодаря этим технологиям пользователи могут выбрать HTML в качестве формата файлов по умолчанию и при этом сохранить доступ ко всем основным возможностям и функциям PowerPoint.
Соответствие требованиям 2000 года
Разработка Microsoft Office с самого начала велась так, чтобы он работал в 2000 г. и будущем столетии, однако во многих функциях и приложениях этого комплекта сохранялись проблемы, которые могли затруднить их использование в 2000 году. Поэтому при создании Office 2000 вопросам обработки дат уделялось самое пристальное внимание: все задачи, связанные с датами, автоматически включались в список проблем 2000 года и получали наивысший приоритет.
Office 2000 стал одним из первых продуктов, обеспечивающих полный контроль за преобразованием двузначного представления года в четырехзначный формат. Благодаря этому администраторы и пользователи могут самостоятельно определить, например, относится ли дата 2/2/02 к 1902, 2002 или даже 9002 г. С этой целью используется соответствующий параметр вкладки “Date” окна “Regional Settings” в панели управления Windows 98 или Windows NT 5.0 Workstation, а также последующих версий этих операционных систем. Пользователи, работающие с другими версиями Windows, могут провести такую настройку с помощью утилиты из комплекта Office Resource Kit или непосредственного редактирования параметров системного реестра. Преобразование двузначного формата года в четырехзначный будет иметь наибольшее значение для Excel, Access и VBA, но скажется и на всех других приложениях – ведь даты указываются, например, в свойствах любого документа.
Гибкое изменение диапазона отображения двузначных дат дает дополнительные преимущества как отдельным отраслям, так и группам пользователей, которые теперь могут задавать его границу в соответствии со своими потребностями. Скажем, страховой агент, привыкший вводить год рождения клиента, может переместить ее в начало нашего столетия, а аналитик, прогнозирующий движение денежных средств, – ближе к нынешним временам.
Путеводитель по новым возможностям
Microsoft Word 2000
Август 1998 г.
В настоящий раздел обзорного руководства включена информация, которая поможет всесторонне оценить текстовый процессор Microsoft® Word 2000. Основное внимание здесь уделяется описанию новых и усовершенствованных функций, характерных только для этого приложения. Раздел состоит из трех частей:
· введение;
· обзор новых функций;
· подробное описание функций.
Вы можете обратиться к разделу “Путеводитель по новым возможностям Microsoft Office 2000”, чтобы получить дополнительную информацию о новых функциях, доступных во всех приложениях комплекта Office 2000 (включая Word).
Сотрудничество и совместное использование информации в Интернете
Office 2000 помогает пользователям в полной мере поставить себе на службу глобальную информационную сеть. Соединяя базовые инструменты повышения производительности с возможностями Интернета, он упрощает процесс обмена информацией и совместной работы над проектами. Сейчас интрасети становятся хранилищем важной корпоративной информации, и пользователи хотели бы найти на веб-серверах такие же – если не лучшие – средства и функции, что и на обычных файловых серверах. Office позволяет превратить интрасеть в двустороннее рабочее пространство и дать пользователям единую среду для сотрудничества, публикации, совместного использования и управления документами. Столь тесная интеграция Office и Интернета оказывается возможной, потому что Office 2000 обеспечивает для формата HTML такой же уровень поддержки, как и для своих внутренних двоичных форматов. Благодаря этому пользователи могут легко создавать сложные веб-документы и совместно работать с ними с помощью тех же самых приложений Office, которые они применяли для создания бумажных документов. Но самое главное преимущество такой глубокой интеграции связано с тем, что теперь любой пользователь в любом месте может с помощью обозревателя получить полный доступ ко всему богатству содержания документов Office.
Excel 2000 обеспечивает для формата HTML такой же уровень поддержки, как и для своего собственного формата файлов, и тем самым дает пользователям возможность легко создавать и совместно использовать сложные веб-документы с помощью тех же инструментов Office, которые они применяют при подготовке печатных документов. Главное преимущество такой глубокой интеграции с Интернетом состоит в том, что теперь любой пользователь в любом месте может с помощью обозревателя получить полный доступ ко всему богатству содержания документов Excel.
Сотрудничество на базе глобальной информационной сети
Публикация информации на общем веб-узле представляет собой ключевой элемент ее превращения в ценный корпоративный ресурс, однако Office также облегчает совместную работу с данными, которые уже помещены в сеть. Сегодня при коллективной работе над проектом информация зачастую сохраняется где угодно – на файловых серверах, жестких дисках персональных компьютеров и во многих других местах. Собрать все эти данные вместе и включить их в единый рабочий процесс оказывается весьма непросто. Office 2000 помогает пользователям, предоставляя общую среду для интеграции данных – рабочее веб-пространство. Члены рабочей группы обращаются к нему, чтобы найти нужную информацию, разместить свои документы и организовать совместную работу над проектом.
Кроме того, Office 2000 позволяет пользователям сотрудничать при подготовке документов прямо из обозревателя, публикуя собственные комментарии и принимая участие в обсуждениях.
В Office 2000 средства совместной работы в реальном времени стали более доступными и интегрированными, чем в прежних версиях комплекта, так что пользователи легко могут участвовать в документ-конференциях и транслируемых презентациях. Кроме того, Office открывает доступ ко множеству предоставляемых веб-серверами дополнительных услуг, включая подписку и получение уведомлений, индексацию и поиск информации.
Сотрудничество в информационных сетях
Проведенные исследования позволили выявить еще одну насущную потребность: предприятиям нужны хорошие средства для постоянно расширяющихся связей в рамках рабочих групп, а также сотрудничества в информационных сетях. Проведенный корпорацией Sofres Intersearch опрос “Microsoft Access Database Collection Study” (февраль 1998 г.) подтвердил правильность нового направления разработки Microsoft Access, предполагающего расширение функций веб-сотрудничества. Выяснилось, что 55% из числа наиболее важных и часто используемых баз данных Microsoft Access представляют собой многопользовательские приложения. Результаты исследования вновь подчеркивают, что интрасети обычно создаются для широкого распространения корпоративной информации. Около трети участников сообщили, что используют интрасети в работе для получения сведений о продуктах, данных о сотрудниках и информации о продажах и заказах. Чем проще становится доступ к данным через информационные сети, тем шире корпорации полагаются на интрасети при распространении информации среди тех, кому она нужна.
Учитывая рост группового сотрудничества и все более активное использование интрасетей для публикации корпоративных данных, Microsoft включила в Access 2000 и другие приложения Office 2000 ряд новых функций, которые упрощают сотрудничество в информационных сетях и облегчают обмен информацией. Возможность включения комментариев непосредственно в документы Office повышает эффективность совместной работы, концентрируя обсуждение непосредственно на размещенных в интрасети документах. Комментировать документы, находящиеся на веб-узле, теперь может сразу несколько пользователей. В то же время веб-уведомления помогут им узнать обо всех происходящих в интрасети изменениях и своевременно познакомиться с откликами коллег. Кроме того, более тесная интеграция Office с инструментом создания и управления веб-узлами Microsoft FrontPage® дает пользователям привычные и удобные в работе средства для создания и управления прекрасными узлами рабочих групп в интрасети.
Office 2000 выводит веб-сотрудничество далеко за рамки сервера, открывая перед пользователями возможность общаться и совместно работать над документами по сети в реальном времени. Исследование закономерностей применения PowerPoint (“PowerPoint Usage Study”, Griggs-Anderson Research, апрель 1997 г.) показало, что 95% пользователей в процессе создания презентаций и документов обращаются к коллегам с просьбой дать отзыв о них. Учитывая это, Microsoft предусмотрела в Office 2000 обширную поддержку документ-конференций и вещания презентаций. Интеграция приложений этого комплекта с программой проведения конференций Microsoft NetMeeting™ открывает перед пользователями еще одно направление действий в случае, когда сотрудничество при подготовке презентации требует немедленного отклика.
Сотрудничество в реальном времени
PowerPoint 2000 включает две технологии Microsoft (сервер NetShow™ и программа организации конференций NetMeeting™), которые дают пользователям возможность сотрудничать по сети в реальном времени.
| Функция | Описание | ||||
| Новая | Вещание презентации | Эта функция позволяет транслировать презентации по интрасети. При этом слайды передаются в формате HTML, а сопровождающие их комментарии лектора – в виде потоковой аудио- и видеоинформации (для передачи видеоизображений требуется сервер Microsoft NetShow™). Для просмотра такой презентации слушателю достаточно иметь обозреватель Internet Explorer 4.0 или более новый | |||
| Новая | Плановое вещание | С помощью клиента обработки сообщений и сотрудничества Outlook™ пользователи могут планировать онлайновые передачи, устанавливать напоминания, а также подключаться к проводимой презентации простым щелчком мыши | |||
| Новая | Веб-страница события | С помощью этой страницы пользователи могут подключаться к презентации для просмотра как во время вещания, так и после его завершения. Кроме того, эта страница позволяет еще до начала вещания получить какую-то информацию о презентации | |||
| Новая | Презентации по запросу | Презентации сохраняются в архиве на веб-сервере, так что пользователь может в любой момент воспроизвести их | |||
| Новая | Сетевые собрания | Благодаря интеграции PowerPoint с программой организации конференций Microsoft NetMeeting™ пользователи получают возможность проводить совещания и обмениваться любыми документами Office для совместного редактирования. Кроме того, приложение Microsoft Outlook позволяет им планировать онлайновые встречи, устанавливать напоминания, а также подключаться к проводимым собраниям простым щелчком мыши |
Служащим любой организации необходимо постоянно сотрудничать, вместе создавать документы и обмениваться идеями и знаниями. Один из наиболее эффективных способов решения этой задачи связан с применением информационных сетей. Сегодня пользователи PowerPoint обмениваются презентациями, прилагая их к сообщениям электронной почты или сохраняя на файловых серверах. В то же время веб-узлы обычно используются лишь для распространения информации в одном направлении, а получатель не в состоянии ее изменить. Однако такие узлы вполне способны обеспечить двустороннее взаимодействие между пользователями в реальном времени, и PowerPoint 2000 помогает добиться этой цели.
Это приложение включает две технологии Microsoft (сервер NetShow™ и программа организации конференций NetMeeting™), которые дают пользователям возможность сотрудничать по сети в реальном времени.
Совершенствование электронной почты в Microsoft Office
| Функция | Описание | ||||
| Новая | Личные бланки | Пользователи теперь могут придавать индивидуальность сообщениям электронной почты, выбирая для них шрифты, фоновые рисунки и темы оформления | |||
| Усовершенствованная | Обработка потоков обсуждения | Почтовые сообщения Microsoft Office теперь могут включать комментарии и ответы на замечания других участников дискуссии, причем каждый пользователь сразу же видит, кто и когда внес в поток те или иные изменения | |||
| Усовершенствованная | Автоподпись почтовых сообщений | Word 2000 включает инструмент создания подписей, с помощью которого пользователи могут легко управлять несколькими автоподписями (AutoSignatures) | |||
| Усовершенствованная | Производительность электронной почты | Благодаря изменениям в архитектуре приложения пользователи, применяющие Word 2000 в качестве редактора электронной почты, столкнутся с огромным увеличением производительности |
С появлением Word 2000 стало значительно легче использовать Word в качестве редактора электронной почты, а также применять электронную почту для совместной работы над документами. Функция WordMail в Word 97 также позволяла редактировать сообщения электронной почты с помощью Word, однако совершенно точной передачи форматирования при просмотре таких сообщений могли добиться только другие пользователи WordMail. Word 2000 включает переработанный вариант WordMail, который получил название Microsoft Office E-mail. Теперь почтовые сообщения передаются в формате HTML, поэтому их можно полностью просмотреть с помощью любой программы чтения электронной почты, поддерживающей стандарт HTML. К числу таких программ принадлежат Microsoft Outlook и Outlook Express, Eudora, а также некоторые клиенты Lotus и Netscape.
Совершенствование сетевого сотрудничества
Совместное использование файлов в сети и сообщения электронной почты давно уже превратились в повседневные средства сотрудничества, обеспечивающие обмен информацией и идеями. Опрос пользователей Microsoft Word 97 показал, что программы электронной почты занимают третье место по интенсивности работы с приложениями, уступая лишь текстовым процессорам и веб-обозревателям. По мнению респондентов, электронная почта постоянно вытесняет традиционные письма, факсимильные сообщения и памятные записки. Когда пользователей попросили оценить важность различных функций приложения электронной почты, подавляющее большинство отметило высокую производительность, функциональные возможности текстового процессора и средства, позволяющие придавать почтовому сообщению индивидуальный вид точно так же, как бумажным бланкам.
Учитывая это, Microsoft сосредоточила на компоненте электронной почты Microsoft Office E-mail значительное внимание, чтобы повысить его производительность, а также облегчить обмен сообщениями и электронное сотрудничество пользователей. До сегодняшнего дня пользователям обычно приходилось сначала создавать файл, затем составлять почтовое сообщение, прикладывать к нему этот файл, отправлять его для обсуждения, а затем снова открывать документ и продолжать работу над ним. Теперь пользователю достаточно одного щелчка мышью, чтобы отправить коллегам для ознакомления документ, электронную таблицу или презентацию. Кроме того, Microsoft Office E-mail поддерживает несколько подписей, так что пользователь может создать различные подписи для официальных и неформальных сообщений.
Совместимость с Microsoft SQL Server
Microsoft Access 2000 поддерживает стандарт доступа к данным OLE DB, что позволяет подключаться к серверу SQL Server непосредственно, а не через используемый по умолчанию механизм баз данных Jet. Теперь опытные пользователи и разработчики могут создавать решения, соединяющие легкость использования клиентского интерфейса Microsoft Access с масштабируемостью и надежностью SQL Server. Передача функций обработки информации в SQL Server делает такие приложения по-настоящему клиент-серверными. Интерфейс Microsoft Access также понравится разработчикам, поскольку он позволяет конечному пользователю вводить данные так же просто, как в любом другом приложении Office.
Совместимость с обозревателями
При изучении потребностей клиентов Microsoft выяснила, что компании часто устанавливают на свои настольные системы стандартный обозреватель, а переход на более новую его версию обычно требует времени. Чтобы гарантировать доступность создаваемой веб-страницы для всех сотрудников организации, пользователь может указать, какая версия обозревателя является стандартом компании. При этом Word 2000 отключает все возможности, которые эта версия не способна отобразить.
Совместимость с прежними версиями
Как показывают исследования корпорации Microsoft, в большинстве компаний для установки новой версии программы на все машины требуется далеко не один день. Нередко такой процесс растягивается на два-три года, и в течение этого времени файлы старой и новой версии должны сосуществовать друг с другом. Чтобы облегчить переход, Word 2000 дает пользователям возможность отключить функции, которые не поддерживаются в стандартном для компании формате. Например, если большинство сотрудников работает с Word 97, то пользователи Word
2000 могут отключить функции, недоступные в более старой версии приложения. При этом они удаляются из пользовательского интерфейса.
Совместное использование информации в Интернете
Благодаря опоре на открытые стандарты Интернета PowerPoint 2000 помогает пользователям успешно организовать совместное использование информации и сотрудничество в сетевой среде. Сегодня все больше организаций развертывают интрасети, где пользователи могут публиковать, обмениваться, сотрудничать и управлять своими презентациями в рамках рабочего веб-пространства. PowerPoint 2000 упрощает переход к такому более высокому уровню интеграции с информационными сетями. Это приложение позволяет очень легко создавать и совместно использовать сложные веб-презентации с помощью тех же инструментов, которые раньше применялись для подготовки презентаций PowerPoint, причем в обозревателе эту информацию сможет просмотреть любой пользователь, где бы он ни находился.
Создание документов для информационных сетей
Сегодня все больше организаций создает собственные интрасети, где пользователи могут публиковать и совместно использовать документы, сотрудничать и осуществлять управление проектами в едином рабочем веб-пространстве, и Word 2000 помогает им добиться нового уровня интеграции с Интернетом. Пользователи много раз заявляли, что они не хотят изучать для решения этой задачи совершенно новый набор инструментов. При работе с Word 2000 они могут применять HTML в качестве стандартного формата файлов, что позволяет легко создавать и совместно использовать сложные веб-документы с помощью тех же средств, что и при подготовки печатных материалов.
Создание HTML-документов
| Функция | Описание | ||||
| Усовершенствованная | Мастер создания веб-страниц | С помощью этого мастера любой пользователь из приложения Word 2000 может легко создать не только профессионально выглядящую веб-страницу, но и веб-узел со множеством таких страниц | |||
| Новая | Совместимость с обозревателями | Часто случается, что созданную пользователем веб-страницу невозможно просмотреть с помощью обозревателей предыдущих версий. Чтобы избавиться от такой опасности, Word 2000 позволяет отключить функции, которые не поддерживаются в более старых обозревателях | |||
| Усовершенствованная | Предварительный просмотр веб-страницы | Word 2000 позволяет увидеть, как создаваемая страница будет выглядеть в стандартном веб-обозревателе, даже не сохраняя ее | |||
| Усовершенствованная | Размер шрифта, используемый по умолчанию | Во всех онлайновых и печатных документах, создаваемых с помощью Word, по умолчанию используется шрифт Times New Roman 12 | |||
| Новая | Темы оформления | В некоторых приложениях Office (включая Word) можно использовать такие же темы оформления, что и в пакете для создания и управления веб-узлами Microsoft FrontPage®. Это облегчает создание узлов с согласованным оформлением веб-страниц | |||
| Новая | WYSIWYG-кадры | Применение кадров значительно упрощает перемещение по веб-узлам. Будучи полноценным редактором HTML, Word 2000 предлагает мощные средства создания и просмотра страниц с кадрами в режиме WYSIWYG | |||
| Усовершенствованная | Оглавления | Word 2000 способен автоматически создавать оглавления в нескольких вариантах, которые хорошо подходят для онлайнового просмотра, в том числе с использованием кадров | |||
| Усовершенствованная | Гиперссылки | Word 2000 предлагает улучшенный интерфейс гиперссылок, который позволяет легко создавать, редактировать и удалять гиперссылки в документе, а также осуществлять переход по ним | |||
| Усовершенствованная | Горизонтальные линии | Word 2000 включает встроенную поддержку горизонтальных линий со всеми функциональными возможностями, предусмотренными в HTML | |||
| Усовершенствованная | Форматирование таблиц | Word 2000 поддерживает различные режимы форматирования таблиц HTML, в том числе таблицы в таблицах, таблицы с автоподбором размера ячеек и плавающие таблицы | |||
| Усовершенствованная | Рамки таблиц | Word 2000 предлагает новые средства форматирования рамок и стили автоформатирования таблиц, обеспечивающие создание таблиц “в стиле Интернета” | |||
| Усовершенствованная | Рисунки в веб-документах и в представлении для печати | Word 2000 предусматривает режимы выравнивания встроенных объектов, характерные для HTML, а также подбирает разумные конфигурации для отображения в режиме веб-просмотра способов компоновки, которые доступны в представлении для печати, но не в HTML |
Работа с HTML-страницами открывает перед пользователями новые возможности. Сетевая среда позволяет применять такие элементы, которые были просто недоступны в печатных документах. Средства для работы с HTML в Word 2000 были значительно улучшены и расширены по сравнению с Word 97, так что процесс создания профессионально выглядящих веб-страниц стал еще более легким и быстрым.
Создание и публикация HTML-документов
| Функция | Описание | ||||
| Новая | HTML как дополнительный формат файлов | Приложения Office теперь могут записывать и читать файлы в формате HTML, сохраняя высокую точность воспроизведения их содержимого. Формат HTML получил тот же статус, что и внутренние двоичные форматы Office (*.doc, *.xls, *.ppt, *.mdb) | |||
| Новая | Сохранение возможностей Office в формате HTML | Формат HTML можно применять по умолчанию, пользуясь всеми основными функциями и возможностями Office. Чтобы облегчить редактирование документов, графические изображения при этом сохраняются как во внутреннем формате, так и в формате, допускающем просмотр с помощью обозревателя (GIF или JPEG) | |||
| Новая | Сохранение в виде веб-страницы | Эта функция позволяет опубликовать копию текущего документа в формате HTML непосредственно на веб-сервере | |||
| Новая | Темы и шаблоны оформления
Office | В некоторых приложениях Office можно использовать такие же темы оформления, что и в пакете для создания и управления веб-узлами Microsoft FrontPage®. Это облегчает создание узлов с согласованным оформлением веб-страниц. Такие темы поддерживаются в Microsoft Word и Microsoft Access, программа презентационной графики Microsoft PowerPoint® включает совместимые с ними шаблоны оформления, а клиент обработки сообщений и сотрудничества Microsoft Outlook™ предлагает бланки сообщений (stationery) | |||
| Новая | Управление встроенными файлами | Приложения Office производят интеллектуальную обработку дополнительных файлов, которые невозможно сохранить в формате HTML, включая рисунки и другие объекты | |||
| Новая | Редактирование веб-документов с помощью Office | HTML-файлы, созданные средствами Office 2000, можно легко редактировать с помощью приложений Office. Щелчок мышью на кнопке “Edit” в Microsoft Internet Explorer приводит к запуску приложения Office 2000, применявшегося для создания данного HTML-файла, так что редактирование документов интрасети оказывается легким и прозрачным | |||
| Усовершенствованная | Интерфейс сохранения документов в формате HTML | Пользовательский интерфейс всех приложений Office предлагает единый метод сохранения документов в формате HTML | |||
| Новая | HTML как формат буфера обмена | Office 2000 использует HTML в качестве основного формата буфера обмена, что облегчает передачу данных между приложениями Office и обозревателем | |||
| Новая | Предварительный просмотр веб-страниц | Работая с любым приложением Office 2000, пользователь может просмотреть создаваемую веб-страницу с помощью стандартного обозревателя, даже не сохраняя ее | |||
| Усовершенствованная | Обработка гиперссылок | Office 2000 предлагает улучшенный интерфейс гиперссылок, который позволяет легко создавать, редактировать и удалять гиперссылки в документе, а также осуществлять переход по ним | |||
| Новая | Исправление ссылок при сохранении документа | Когда пользователь сохраняет документ, Office 2000 проверяет все гиперссылки и исправляет ссылки, оказавшиеся неработоспособными | |||
| Новая | Использование и автоматическое определение кодировки HTML-файлов | При сохранении файла Office 2000 использует подходящую международную кодировку символов, так что пользователь сможет увидеть правильные символы в любой языковой системе | |||
| Новая | Интернационализация Интернета | Office 2000 поддерживает новые веб-протоколы, обеспечивающие обработку различных языков | |||
| Новая | Автоматический выбор графического формата | При сохранении документа в формате HTML приложения Office 2000 автоматически выбирают для рисунков подходящий графический формат (например, GIF или JPEG) в зависимости от их содержания | |||
| Новая | Сохранение используемых по умолчанию параметров рисунка и цветов | Помимо самих рисунков, документы Office содержат специальную информацию о форматировании. Office 2000 сохраняет вместе с документом используемые по умолчанию параметры рисунков, например, характеристики линий и заливки, а также цвета | |||
| Новая | Автоматическая группировка перекрывающихся графических объектов | Графические объекты, расположенные рядом друг с другом в двумерной среде редактирования, при экспорте в формат HTML автоматически группируются в единый объект |
Работа с HTML-страницами открывает перед пользователями новые возможности. Сетевая среда позволяет применять такие элементы, которые были просто недоступны в печатных документах. Средства для работы с HTML в Word 2000 были значительно улучшены и расширены по сравнению с Word 97, так что процесс создания профессионально выглядящих веб-страниц стал еще более легким и быстрым.
Создание сценариев HTML
Рассмотренная ранее мощная поддержка HTML в Office 2000 удачно дополняется возможностями создания сценариев HTML и клиентских решений на базе этого языка. При разработке сценариев HTML в Office используются средства редактирования сценариев из системы разработки приложений Visual Studio™. Пакет полностью поддерживает отладку сценариев с помощью обозревателя, а также точки привязки сценария (anchors) в документах Office. В частности, теперь можно осуществлять программное управление в документах с помощью модели Scripting Object Model. Это позволяет разработчикам создавать приложения для Office, предназначенные для работы в обозревателе в условиях Интернета или интрасети.
Создание складов данных
Изучение потребностей пользователей показало также, что склады данных являются главным средством объединения корпоративной информации. Чтобы выявить оптимальные пути дальнейшего развития функций работы с базами данных Microsoft Access, был проведен опрос случайно выбранных пользователей баз данных для выяснения характеристик, которые окажутся самыми важными при выборе СУБД. Как показали результаты исследования Desktop Database Users Study (MSI International, январь 1997 г.), 83% опрошенных к числу наиболее важных показателей отнесли простоту организации файлов, легкость навигации между объектами и простоту изучения функций. Учитывая это, окно базы данных Microsoft Access 2000 было переработано, чтобы пользователи могли более эффективно находить информацию и функции, необходимые для быстрой обработки и анализа данных.
Создание сообщений электронной почты с богатым форматированием
Исследования показывают, что электронная почта все шире используется для деловой связи. Кроме того, Microsoft обнаружила, что около 75% пользователей Word 97, которым была доступна функция WordMail, действительно применяли ее и были довольны получаемыми результатами. Word 2000 делает новый шаг в развитии этих функций, предлагая целый ряд усовершенствований.
Список полей
Список полей упрощает добавление на страницу доступа к данным новых полей, связанных с данными. Для этого достаточно выбрать в списке нужное поле и перетащить его на страницу. Каждое поле при этом “привязывается” к данным и оперативно обновляется при изменении страниц доступа к данным.
Список полей Field List
Список полей позволяет легко добавлять информацию из приложений Microsoft Access и SQL Server в страницу доступа к данным, перетаскивая имена полей из простого списка. Каждое поле поддерживает прямую динамическую ссылку, которая связывает страницу доступа и реальные данные. Список полей автоматически выводится на экран при создании новой связанной формы или отчета, даже если по умолчанию он выключен.
Справки через Интернет
Помощник теперь гораздо лучше понимает задаваемые вопросы, но Microsoft прекрасно сознает, что можно предвидеть далеко не все из них. Чтобы предоставить пользователю дополнительный источник справок и облегчить дальнейшее совершенствование Помощника, в Office 2000 была включена функция “Справки через Интернет” (Help on the Web). Если Помощник не в состоянии ответить на вопрос, он предлагает подключиться к специальному веб-узлу с дополнительной информацией. Кроме того, там можно сообщить Microsoft, какой вопрос пользователь задавал и какой ответ надеялся получить. Такие данные будут полезны при дальнейшем совершенствовании Помощника. Администраторы в организациях также смогут применить эту функцию, чтобы направлять пользователей на внутренние узлы компании или получать информацию о них.
Справочная система и обучение конечного пользователя
| Функция | Описание | ||||
| Усовершенствованная | Компактный помощник (Assistant out of the Box) | Помощник Office 2000 появляется не в окне, а непосредственно над документом, чтобы меньше отвлекать внимание пользователя | |||
| Усовершенствованная | Справки через Интернет | Если помощник не может ответить на вопрос пользователя, он предлагает подключиться к соответствующему ресурсу Интернета или сообщить Microsoft о возникшей проблеме | |||
| Усовершенствованная | Отключение помощника | Office 2000 позволяет полностью отключить Помощник, если пользователь или компания решили обойтись без него | |||
| Усовершенствованная | Справки на обычном языке | Office 2000 не только дает пользователям возможность своими словами формулировать вопросы для помощника или непосредственно для справочной системы – он также опирается на слова пользователя при ответе на вопрос |
Наш подход к реализации справочной системы и обучения в Office 2000 опирается на обширные исследования откликов пользователей и результаты тестов удобства использования. Здесь приходилось решать двойную задачу. Во-первых, нужны были справочная платформа и интерфейс, которые помогали бы пользователю получить нужные результаты в нужное время и без нарушения хода его работы. Во-вторых, новая платформа должна была допускать легкую настройку администратором и иметь выход в Интернет. Результаты проведенных исследований подсказали нам целый ряд усовершенствований во многих областях, включая более интуитивный способ задания вопросов на обычном языке, более эффективный и при этом ненавязчивый Помощник и мощный механизм, постоянно следящий за действиями пользователя и автоматически подбирающий нужную подсказку или инструмент.
| Функция | Описание | ||||
| Новая | Помощник подготовки презентаций | Помощник подготовки презентаций опирается на возможности Помощника комплекта Office и соединяет несколько существующих и новых функций, которые помогают создавать превосходные презентации. К нему нельзя обратиться с помощью меню – это скорее интегрированный подход к поддержке пользователей в ходе их усилий по подготовке, публикации и демонстрации презентаций. Он включает средства проверки стилей (StyleChecker) и автоматической вставки изображений (AutoClipArt) | |||
| Новая | Знакомство с PowerPoint | Этот вводный курс призван помочь новичкам и нерегулярным пользователям PowerPoint приступить к эффективной работе, позволяя им в удобном для себе темпе познакомиться с основными концепциями программы | |||
| Новая | Мастер проекторов | С помощью этого мастера пользователь может автоматически задать или восстановить разрешение экрана, необходимое для конкретного проекционного устройства | |||
| Усовершенствованная | Интерфейс управления анимацией | При управлении анимационными эффектами и группировке объектов для одновременной анимации PowerPoint 2000 использует более интуитивный пользовательский интерфейс |
Подход Microsoft к реализации справочной системы и обучения в PowerPoint 2000 опирается на обширные исследования откликов пользователей и результаты тестов удобства использования. Разработчики PowerPoint стремились решить двойную задачу. Во-первых, нужны были справочная платформа и интерфейс, которые помогали бы пользователю получить нужные результаты в нужное время и без нарушения хода его работы. Во-вторых, новая платформа должна была допускать легкую настройку администратором и иметь выход в Интернет. Результаты проведенных исследований подсказали нам целый ряд усовершенствований во многих областях, включая более интуитивный способ задания вопросов на обычном языке, более эффективный и при этом ненавязчивый Помощник и мощный механизм, постоянно следящий за действиями пользователя и автоматически подбирающий нужную подсказку или инструмент.
Средства проверки орфографии и грамматики
Система проверки правописания Word 2000 была значительно усовершенствована. В нее включено множество новых слов (в особенности имен и фамилий), что приведет к снижению числа ложных сообщений об ошибках. Модуль грамматической проверки также был переработан, чтобы сократить количество ложных тревог и критических замечаний, которые не предлагают путей исправления недостатков (например, “слишком длинное предложение”). Все эти улучшения помогают пользователям редактировать документы быстрее, а часто и в автоматическом режиме.
Статическая копия отчета
У пользователей Access зачастую возникает необходимость передать своим коллегам лишь часть базы данных, но не всю информацию из нее. Чтобы упростить выполнение такой операции, в Access 97 (cо служебным дополнением Service Release 1) была включена новая функция Report Snapshot, позволяющая создавать статические копии отчетов. В Access 2000 она получила дальнейшее развитие. Теперь пользователи могут обмениваться отчетами, записывая их на магнитные диски, выводя на принтеры, создавая веб-страницы или передавая по электронной почте. При таком богатом выборе возможностей получатель статической копии отчета сможет просмотреть ее даже без помощи Access.
Страницы доступа к данным
Учитывая все более широкое использование глобальной информационной сети, разработчики Microsoft Access полностью переработали концепцию форм и отчетов и создали средство просмотра данных и подготовки отчетов, оптимизированное для работы в Интернете. Страницы доступа к данным (Data Access Pages) похожи по своему назначению на классические функции “Формы” и “Отчеты”, однако они специально спроектированы для просмотра, редактирования и построения отчетов по данным в рамках обозревателя. Пользователи легко могут создавать страницы точно так же, как в конструкторах форм и отчетов, но одновременно получают в свое распоряжение веб-функции и возможности технологии “перетащи и оставь”. Страницы доступа к данным по существу представляют собой HTML-страницы, в которые встроены динамические ссылки на данные. Другими словами, данные “привязываются” к странице.
В отличие от традиционных форм и отчетов, страницы доступа к данным сохраняются в отдельном HTML-файле, а не в файле базы данных Microsoft Access (*.mdb), так что пользователь легко может пересылать их по электронной почте или публиковать на веб-серверах в виде статических HTML-страниц. Кроме того, в такие страницы можно включать другие компоненты Office, в частности, компоненты электронных таблиц Spreadsheet и диаграмм Chart. Существующие формы легко обновить, преобразовав их в страницы доступа к данным.
При создании и работе со страницами доступа к данным можно опереться на новые инструментальные средства Microsoft Access, поддерживающие веб-функции. В их число входят панель инструментов “DataPage”, список полей Field List и ряд мастеров. Некоторые из них описаны ниже, а подробную информацию о каждом из этих инструментов можно найти в путеводителе по новым возможностям Microsoft Access 2000.
Формы и отчеты Access применяются для отображения, редактирования и подготовки отчетов по данным, хранящимся на настольной системе пользователя. Создавать такие объекты помогают специальные мастера (например, мастер форм и мастер отчетов), которые автоматически включают в них заданные пользователем стили и элементы форматирования. Такие формы и отчеты сохраняются в файле базы данных (.mdb), после чего их можно просматривать с помощью интерфейса Access.
Страницы доступа к данным (Data Access Pages) также обеспечивают взаимодействие пользователя с данными, но позволяют делать это в информационных сетях. Фактически они выступают в роли форм и отчетов Access для Интернета. При работе с Data Access Pages устраняется необходимость преобразования формата, поскольку они представляют собой HTML-файлы, создаваемые с помощью Access, но работающие в обозревателе.
По своим функциям страницы доступа к данным очень похожи на классические формы и отчеты, однако они специально предназначены для просмотра, редактирования и составления отчетов по данным в рамках обозревателя.Эти страницы создаются так же, как формы и отчеты, однако опираются на ряд новых веб-функций и поддерживают технологию перетаскивания объектов. По существу, это HTML-страницы с динамическими ссылками на данные (другими словами, данные “связываются” со страницей). В отличие от традиционных форм и отчетов, Data Access Pages сохраняются не в файле базы данных .mdb, а в отдельных HTML-файлах. Это позволяет легко пересылать страницы доступа к данным по каналам электронной почты и размещать их на веб-серверах.
Access позволяет открыть любой существующий HTML-файл с помощью конструктора Data Access Pages, после чего в него несложно добавить поля-ссылки на данные. Создание страниц доступа к данным производиться с помощью этого же нового конструктора. Его рабочая среда создается с помощью Internet Explorer и использует такие хорошо знакомые средства, как таблицы свойств, списки полей, наборы инструментов и мастера. В качестве элементов управления здесь используются встроенные средства HTML и компоненты СОМ, которые сильно напоминают элементы управления из форм Access. Кроме того, страницы доступа к данным используют богатую объектную модель с поддержкой Visual Basic Scripting Edition и JavaScript. Это дает пользователям возможность программировать на своем любимом языке и при этом работать в удобной и мощной интегрированной среде разработки Access. Пользователи Access 2000 также могут включать в страницы доступа к данным веб-компоненты Office 2000 Web Components (компонент электронных таблиц, компонент диаграмм и компонент PivotTable), которые открывают дополнительные возможности по разработке средств анализа данных и составления отчетов с помощью Access 2000 и Office 2000.
При создании страниц доступа к данным и работе с ними в распоряжении пользователя оказываются все преимущества новейших веб-средств Access 2000, включая новый набор инструментовData Access Page Toolbox, списки полей и различные мастера. Описание этих средств приводится ниже.
Страницы доступа к группированным данным
Страницы доступа к группированным и динамически связанным данным открывают перед пользователями совершенно новые возможности взаимодействия с информацией, позволяя работать с взаимосвязанными группами данных. Простота просмотра взаимосвязанных данных на таких страницах с помошью единого HTML-интерфейса обеспечивает небывалое богатство средств управления информацией. Например, можно создать страницу доступа к группированным данным, где будут отражены объемы продаж по регионам для разных торговых представителей. Благодаря интерактивному характеру страниц доступа и их связи с данными пользователь может сосредоточить внимание на конкретном регионе и получить не только итоговые значения, но и более подробную информацию. В нашем примере ему будет нетрудно ознакомиться с результатами работы четырех торговых представителей из штата Вашингтон и их биографическими данными. Одно-единственное окно веб-обозревателя позволяет просматривать, редактировать и составлять отчеты по всей связанной информации из базы данных.
Свобода выбора редактора и формата почтовых сообщений
Редактируются почтовые сообщения либо в основном редакторе Outlook, описанном выше, либо в Microsoft Word, причем любое из этих средств можно использовать по умолчанию. Кроме того, пользователь сам выбирает формат каждого сообщения – RTF, HTML или неформатированный текст. Администратор же имеет возможность разрешить применение в своей организации только некоторых из этих форматов.
Сжатие при закрытии
Базы данных имеют тенденцию к быстрому росту, и многие поначалу небольшие базы со временем приобретают огромные размеры. Ранее пользователям приходилось периодически сжимать свои базы данных, чтобы уменьшить их размер. Они просили Microsoft помочь в решении этой задачи, и в результате в Access 2000 появилась функция сжатия при закрытии (Compact on Close). Когда пользователь закрывает базу данных, приложение автоматически сжимает файл, если это приведет к значительному снижению его размера. Таким образом удается сэкономить дисковое пространство, не заставляя пользователя выполнять эту операцию каждый раз вручную. Критерий автоматического сжатия задает пользователь, указывая минимально допустимый процент снижения размера файла.
Таблицы
При работе с таблицами Word 2000 обеспечивает гораздо большую гибкость, чем Word 97. Он поддерживает построение вложенных таблиц, таблиц с интегрированными строками заголовка и ячеек с диагональными линиями. Теперь можно перемещать таблицы по странице и располагать рядом друг с другом, а также размещать текст с обтеканием таблицы. Все эти улучшения значительно облегчают использование таблиц в документах.
PowerPoint 2000 позволяет создавать таблицы, не используя для этого встроенные объекты Word или Excel. Такие таблицы обеспечивают определенное подмножество функциональных возможностей таблиц Word 2000. Разработчики PowerPoint выяснили, к каким из этих возможностей пользователи Word
обращаются чаще всего, а затем реализовали их в своем продукте. Таблицы PowerPoint ведут себя так же, как в Word, но состоят из фигур OfficeArt, что облегчает их редактирование. Они тесно связаны со стилями текста и темами оформления, а их внешний вид сохраняется при “кругосветном путешествии” в PowerPoint 97 и обратно. Если в PowerPoint 97 таблица не подвергалась разгруппированию и редактированию, то при повторном чтении файла в PowerPoint 2000 ее поведение останется неизменным. Однако если разгруппировать таблицу в PowerPoint 97, то после загрузки в PowerPoint 2000 она будет вести себя как набор объектов OfficeArt.
Технология Click-n-Type
Благодаря технологии Click-n-Type (Щелкни и печатай) пользователь может вставить текст в документ, просто дважды щелкнув мышью на нужном его фрагменте. Используя связанные с курсором простые подсказки, Word показывает, какой формат будет установлен для текста, а также автоматически применяет подходящие элементы форматирования, в том числе дополнительные строки, табуляции, режимы выравнивания и обтекания рисунков текстом. Это облегчает создание центрированных заголовков, абзацев с отступами или строк с различным расположением текста в пределах строки (например, левая часть строки выравнивается по левому краю, а правая – по правому).
Темы и шаблоны оформления
Чтобы помочь пользователю в создании привлекательных, выполненных в едином стиле веб-страниц со сложной графикой, Office 2000 предлагает набор тем и шаблонов оформления (Themes and Design Templates). Темы оформления, включенные в новый комплект, взяты из пакета FrontPage 98. В шаблонах и других средствах настройки приложений Office можно использовать как всю тему целиком, так и отдельные элементы ее дизайна – фоновые рисунки, определения цветов, маркеры списков и параметры форматирования текста (например, шрифт, кегль, формат и цвет). Кроме того, некоторые темы оформления включают анимацию. Каждая тема предлагает два варианта цветов, так что пользователь может выбрать стандартный набор цветов или более живую цветовую схему. Все темы, включенные в Office, могут использоваться совместно с FrontPage 2000 и редактироваться с помощью этого приложения.
Темы и шаблоны оформления Office 2000 упрощают создание форматированных веб-страниц
Темы оформления
Word 2000 предлагает пользователю набор тем оформления, облегчающих создание привлекательных, выполненных в едином стиле веб-страниц со сложной графикой. Такие же темы доступны в других приложениях комплекта Office 2000 (они поддерживаются в Microsoft Access, а программа презентационной графики Microsoft PowerPoint® включает шаблоны оформления, которые выполняют те же функции). Все они выбраны из комплекта тем, поставляемого вместе с приложением FrontPage 98. Темы оформления включают такие элементы дизайна, как фоновые рисунки, определения цветов, маркеры списков и параметры форматирования текста (например, шрифт, кегль, формат и цвет). Кроме того, некоторые темы содержат анимацию. Каждая тема предлагает два варианта цветов, так что пользователь может выбрать стандартный набор цветов или более живую цветовую схему. Все темы, включенные в Office, могут использоваться совместно с FrontPage 2000 и редактироваться с помощью этого приложения.
Учет потребностей клиентов
Запросы пользователей постоянно меняются, поэтому Microsoft стремится обеспечить развитие Office, чтобы он по-прежнему давал им все необходимые инструменты для повышения производительности. Microsoft хочет, чтобы работать с комплектом было просто для любого пользователя, даже если его трудоспособность ограничена. Microsoft Office 2000 стал более доступным во многих важных областях, так что пользователю легче выбрать наиболее удобные для себя приемы работы. Прекрасно сознавая важность проблемы 2000 года, Microsoft также включила в Office 2000 ряд новых функций, помогающих клиентам уверенно встретить новое тысячелетие.
| Функция | Описание | ||||
| Усовершенствованная | Доступность приложений | В приложениях комплекта Office 2000 улучшена поддержка пользователей с ограниченной трудоспособностью. Для них предусмотрены особые приемы работы с клавиатурой, дополнительные функции справочной системы, рассказывающие о специальных возможностях комплекта, а также ряд других средств | |||
| Усовершенствованная | Соответствие требованиям 2000 года | В Office 2000 предусмотрен ряд новых инструментов, функций и мер предосторожности, которые обеспечивают безболезненный переход в новое тысячелетие. В частности, пакет поддерживает настраиваемое преобразование двузначного представления года в четырехзначный формат |
Удобство демонстрации слайдов
В ходе нормальной полноэкранной демонстрации слайдов PowerPoint 2000 автоматически удаляет с экрана указатель мыши и значок слайд-шоу при отсутствии активности в течение заданного промежутка времени. Кроме того, небольшие скачки мыши не приводят к появлению указателя на экране. Это помогает слушателям не отвлекаться на посторонние вещи во время презентации.
Улучшенная модель событий уровня приложения
Office 2000 обеспечивает доступ к новым событиям, и в сочетании с COM-дополнениями это открывает перед разработчиком практически беспредельные возможности программного управления. Новые события появились в каждом из приложений пакета. Более подробную информацию вы найдете в обзорном руководстве “Office 2000 Developer Edition Reviewers Guide”.
