Автоматическое построение диаграммы
По умолчанию Excel создает на отдельном листе плоскую гистограмму. Ее можно отформатировать и изменить. Например, если вы хотите по-другому расположить ряды, то выделите лист диаграммы и выберите в меню Диаграмма (Chart) команду Исходные данные (Source Data) , а затем измените положение переключателя в разделе Ряды в (Series in) (рис. 17.10).
Рис. 17.10 Выбор ориентации диаграммы относительно осей координат
Форматирование элементов диаграммы
Если лист диаграммы активен, то в него можно добавлять данные и форматировать, перемещать и изменять размеры большинства входящих в него объектов. При перемещении указателя мыши по диаграмме отображаются всплывающие подсказки, с названием элемента диаграммы. Чтобы выбрать элемент диаграммы с помощью клавиатуры, используйте клавиши со стрелками.
Ряды данных, подписи значений и легенды можно изменять поэлементно. Например, чтобы выбрать отдельный маркер данных в ряде данных, выберите нужный ряд данных и укажите маркер данных. Каждый из элементов диаграммы можно форматировать отдельно. Имя элемента диаграммы выводится в подсказке в случае, если установлен флажок Показывать имена (Show names) на вкладке Диаграмма (Chart) диалогового окна Параметры (Options) (см. главу 19, рис. 19.10).
Чтобы перейти в режим форматирования какого-либо элемента: координатной оси, названия диаграммы, отдельных рядов данных, щелкните его. Вокруг выделенного элемента появится штриховая рамка (рис. 17.11). Имя графического объекта отобразится в поле Имя (Name) строки формул. Выделенный элемент можно переместить, удерживая нажатой кнопку мыши.
Рис. 17.11 Выделение элемента диаграммы для последующего форматирования
Для форматирования объектов диаграммы используется диалоговое окно команды, выбранной в меню Формат (Format). Название команды меняется в зависимости от объекта, выбранного для форматирования.
Форматирование легены
Легенду можно изменить, внося исправления в ее текст.
Появится окно Форматирование легенды (Format Legend), имеющее три вкладки Вид (Patterns) , Шрифт (Font) и Размещение (Placement) . Первые две вкладки аналогичны тем, какие имеет окно Форматирование области диаграммы. Используя вкладку Вид, можно задать цвет и рамку легенды, узор на ее поверхности, на вкладке Шрифт так же, как и на других вкладках с таким именем, — параметры шрифта легенды. Вкладка Размещение позволяет задать расположение легенды на диаграмме: внизу, вверху, справа и т.п. Если вы хотите удалить легенду, выделите ее на диаграмме и нажмите клавишу Delete .
Форматирование нарисованного объекта
Диалоговое окно форматирования нарисованного объекта вызывается двойным щелчком этого объекта. Так же как и для других программ, вкладки окна позволяют задать тип и толщину линий, цвет и прозрачность заливки. Отличительной особенностью диалогового окна форматирования графического объекта в Excel является наличие вкладок Защита (Protection), Свойства (Properties), Веб (Web) .
Защита объекта работает только в том случае, если защищен лист (см. главу 15, раздел «Защита ячеек, листов и книг»).
На вкладке Свойства (Properties) (рис. 17.19) переключатель в рамке Привязка объекта к фону (Object Positioning) может занимать одно из следующих положений:
перемещать и изменять размеры вместе с ячейками (Move and size with cells) — обеспечивает перемещение и изменение размеров выделенного объекта вместе с находящимися под ним ячейками;
перемещать, но не изменять размеры (Move but don't size with cells ) — обеспечивает только перемещение вместе с ячейками с сохранением исходных размеров объекта;
не перемещать и не изменять размеры (Don't move or size with cells) — сохраняет положение объекта на листе и его размеры.
Рис. 17.19 Диалоговое окно Форматирование объекта с открытой вкладкой Свойства
Если сбросить флажок Выводить объект на печать (Print object) , то выделенный графический элемент не будет напечатан при выводе листа на принтер.
Форматирование области диаграммы
Чтобы изменить размер и цвет области диаграммы или формат шрифтов, щелкните диаграмму. Посередине и углам рамки вокруг области диаграммы появятся черные квадратики. Перемещая мышью квадратики, можно менять размер области редактирования.
На экране появится диалоговое окно Формат области построения (рис. 17.14). Для отображения на экране этого диалогового окна можно щелкнуть правой кнопкой пустую область диаграммы, и выбрать в контекстном меню команду Формат области построения или дважды щелкнуть пустую область диаграммы. На вкладке Вид (Patterns) можно задать тип линии рамки, ее цвет и толщину, указать цвет заливки и выбрать в раскрывающемся списке узор. Вывод на экран выбранных цветов и узоров осуществляется в поле Образец (Sample).
Рис. 17.14 Диалоговое окно, используемое для форматирования области построения
Форматирование оси
Чтобы отформатировать координатную ось, выделите ее (на концах оси появятся квадратики) и выберите в меню Формат (Format) команду Выделенная ось (Selected Axis) или дважды щелкните ось и откройте вкладку Вид (Patterns) (рис. 17.12).
В группе Ось (Axis) положение переключателя задает, какая будет отображена ось: обычная (Automatic), невидимая (None), другая (Custom) . В группах Основные (Major tick mark type ) и Промежуточные (Minor tick mark type) положение переключателя определяет, как будут расположены основные и промежуточные деления: нет (None), внутрь (Inside) , наружу (Outside), пересекают ось (Cross) . На вкладке Шкала (Scale) задаются максимальные и минимальные значения, отображаемые на осях, цена промежуточных делений (рис. 17.13). Установкой флажков можно получить логарифмическую шкалу, обратный порядок значений.
Рис. 17.12 Вкладка, используемая для оформления вида оси
Рис. 17.13 Задание параметров шкалы при форматировании оси диаграммы
Использование диаграмм для анализа данных
Диаграммы можно использовать не только для визуализации данные, но и для их анализа. При подборе оптимальных значений параметров можно найти исходное значение, которое, будучи использовано в формуле, приведет к нужному результату.
Чтобы изменить значения, полученные из формул ячеек листа, в плоских гистограммах, линейчатых, круговых и кольцевых диаграммах, графиках, точечных и пузырьковых диаграммах, перетащите маркер данных в диаграмме. Для этого выделите щелчком мыши ряд данных, значения которого следует изменить. Затем еще раз щелкните мышью, не меняя положение указателя. Для линейчатых диаграмм и гистограмм перетащите с помощью мыши верхний центральный маркер выделения'. Для круговых и кольцевых диаграмм перетащите с помощью мыши наибольший маркер выделения на внешней границе маркера данных. При этом автоматически будут изменены исходные данные в таблице. Если значение маркера данных получено из формулы, появится диалоговое окно Подбор параметра (Goal Seek) (рис. 17.17).
Рис. 17.17 Диалоговое окно Подбор параметра
Чтобы найти значение ячейки путем изменения значения только одной другой ячейки, щелкните ячейку, значение которой нужно изменить. Ссылка на эту ячейку отобразится в поле Изменяя значение ячейки (By Changing Cell) . При . этом в поле Установить в ячейке (Set cell) отображается ссылка на ячейку, содержащую формулу, а в поле Значение (То value) — требуемая величина. При подборе можно изменять только одну ячейку. Фактически Excel выполняет операции аналогичные тем, какие производятся после выбора команды Поиск решения (Solver) в меню Сервис (Tools) .
Изменение типа диаграммы
Для изменения типа диаграммы выделите ее. В меню Диаграмма (Chart) выберите пункт Тип диаграммы (Chart Type). На вкладке Стандартные (Standard Types) или Нестандартные (Custom Types) выберите необходимый тип.
Легенда
Легендой называется прямоугольник на диаграмме, содержащий условные обозначения и названия рядов данных или категорий. Условное обозначение состоит из знака и цвета, назначенных ряду данных или категорий.
Рис. 17.7 Диалоговое окно Мастера диаграмм, позволяющее задать расположение легенды
В зависимости от положения переключателя легенда будет находиться внизу (Bottom ), в правом верхнем углу (Comer ), вверху (Тор ), справа (Right ), слева (Left ). Программа автоматически предлагает в качестве легенды выделенный крайний левый ряд.
Общие сведения о построении диаграмм
Диаграммы и графики позволяют наглядно представить изменение числовых данных. Они становятся неизменными помощниками деловых людей. С их помощью можно проследить динамику изменения курса акций, скорость застройки новых районов города и т.д. Excel позволяет построить диаграмму в виде гистограммы, столбиков, пирамид, конусов, цилиндров и т.д. Можно построить круговую, точечную, кольцевую, пузырьковую, лепестковую или поверхностную диаграмму. К ней можно добавить пояснительный текст, заголовки и т.д.
С помощью сводной диаграммы можно в удобной графической форме отобразить результаты, представленные в сводной таблице. Построение, форматирование и редактирование диаграмм в Excel можно выполнить с помощью мастера или автоматически.
Оформление диаграммы
На третьем шаге построения диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 3 из 4) параметры диаграммы (Chart Wizard — Step 3 of 4 — Chart Options ) пользователю предлагается заполнить поля шести вкладок, определяющих оформление диаграммы. Например, открыв вкладку Заголовки (Titles) ( рис. 17.5), можно ввести в соответствующие поля Название диаграммы (Chart Title), надписи по осям координат: Ось X(категорий) (Category (X) axis) и Ось Y (значений) (Value (Z) axis) . Введенный текст отображается в обрамлении маркеров. Маркеры позволяют перетащить текст в другое место диаграммы. Для замены текста на диаграмме выделите его и введите новый.
Рис. 17.5 Диалоговое окно Мастера диаграмм, с открытой вкладкой Заголовки
Ось, как правило, отображается на линейчатых диаграммах. Она имеет шкалу для значений. Если данные на листе отформатированы как даты, то автоматически используется ось масштабирования по времени. Размер шрифта надписей автоматически меняется при изменении размера диаграммы.
Особенности автоматически сознанных в Excel диаграмм
При автоматическом построении графиков Excel располагает горизонтальную ось категорий X вдоль длинной стороны выделенного диапазона ячеек. При выделении квадратного диапазона названия категорий располагаются в верхней строке диапазона. Названия вдоль короткой стороны выделенного диапазона используются как метки легенды для каждого ряда данных. Если в ячейках, которые используются как названия категорий, хранятся числа, то категории нумеруются, а диаграмма строится без меток на оси категорий X. Если числа хранятся в ячейках, используемых для названия рядов, то каждому ряду данных присваивается имя Ряд1, Ряд2 и т.д.
Особенности создания рисунка в электронной таблице
Например, если на панели инструментов Рисование (Drawing) нажать кнопку Автофигуры (AutoShapes) и в строке Основные фигуры (Basic Shapes) выбрать цилиндр, а затем, удерживая клавишу Alt , создать рисунок, то контуры построенного цилиндра будут совпадать с границами ячеек (рис. 17.18).
Рис. 17.18 Рисование цилиндра, контуры которого привязаны в границы ячейки
Аналогично при нажатии клавиши Alt и кнопки Прямоугольник или Эллипс линии нарисованного прямоугольника совпадут с границами ячеек, а эллипс будет привязан к границам одной или нескольких ячеек.
Отображение линий сетки на анаграмме
Линии сетки располагаются на диаграмме параллельно осям. Чтобы показать на диаграмме линии сетки, откройте вкладку Линии сетки (Gridlines) (рис. 17.6). В зависимости от установленных флажков на экране вдоль каждой оси могут быть отображены:
основные линии (Major gridlines);
промежуточные линии (Minor gridlines).
Промежуточные линии расположены чаще основных линий. Следует учитывать, что слишком большое количество линий сетки затрудняет восприятие диаграммы.
Рис. 17.6 Диалоговое окно Мастера диаграмм, с открытой вкладкой Линии сетки
Если в дальнейшем вы захотите убрать линии сетки с диаграммы, выберите команду Параметры диаграммы (Chart Options) в меню Диаграмма (Chart), откройте вкладку Линии сетки (Gridlines) и снимите флажок, обеспечивающий отображение линий сетки.
Подписи данных
В рамке Включить в подписи (Label Contains) установка флажка значения (Value) обеспечит отображение значений (меток) каждой точки данных выбранного ряда. Установка флажка Ключ легенды (Legend key) позволяет отобразить рядом с метками формат и цвет ключа.
Рис. 17.15 Диалоговое окно, позволяющее вывести на диаграмме метки и ключи
Построение анаграмм, создание рисунка на листе Excel
В этой главе рассмотрены следующие вопросы, связанные с использованием диаграмм и других графических объектов в Excel:
построение диаграммы по данным, приведенным в таблице, ее форматирование и использование для анализа данных;
особенности создания рисунка на листе Excel.
Построение графиков, отображающих связь между X и У
Если взять таблицу, состоящую из двух столбцов, в которых представлены значения двух взаимосвязанных переменных, например, X и У, то, как правило Excel предлагает построить две кривые: одну для X, другую — для У. Чтобы построить кривую, отображающую связь между X и У выполните следующие действия:
выделите столбец, в котором представлены значения переменной У;
нажмите кнопку Мастер диаграмм (Chart Wizard) на панели инструментов Стандартная (Standard) или выберите команду Диаграмма (Chart) в меню Вставка (Insert);
в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы (Chart Wizard — Step 1 of 4 — Chart Type) откройте вкладку Нестандартные (Custom Types) (рис. 17.4), выберите Тип: Гладкие графики и нажмите кнопку Далее (Next) ;
На втором шаге построения диаграммы откройте вкладку Ряд (Series) , установите курсор в поле Подписи по оси X, нажмите кнопка свертывания диалогового окна справа от этого поля и выделите значения, которые будут отложены по оси абсцисс. На листе с данными вокруг выделенного диапазона ячеек будет видна бегущая рамка. Закончив выделение диапазона, нажмите эту кнопку снова для восстановления диалогового окна. Остальные шаги построения диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм уже были нами рассмотрены выше в этом разделе.
Редактирование диаграммы
Если выделить диаграмму, то ее можно перемещать, добавлять в нее данные, можно выделять, форматировать, перемещать и изменять размеры большинства входящих в него элементов. Для создания эффекта стен и пола для объемных диаграмм, а также для полос и столбцов можно использовать эффект заливки текстурой или изображением.
Создание и форматирование рисунка на листе
Вставка и форматирование рисунка в Excel, вставка клипов из коллекции выполняется также как и в Word (см. главу 8, раздел «Вставка рисунка»). Ниже рассмотрены особенности работы с графическими объектами в Excel.
Постройте объемную круговую диаграмму по
1. Постройте объемную круговую диаграмму по данным таблицы 17.2. Добавьте названия и легенду. Отформатируйте диаграмму: подберите шрифт, размещение, цвет секторов и т.п.
Таблица 17.2. Структура населения города N
| Категория населения | Процент занятых |
| Работники промышленности | 40 |
| Работники транспорта | 7 |
| Торговые работники | 20 |
| Пенсионеры | 14 |
| Нигде не работающие | 19 |
Вращение объемных диаграмм
Объемную диаграмму можно повернуть с помощью мыши, путем перетаскивания одного из концов осей. Выделите диаграмму щелчком мыши и перетащите черный маркер одной из ее восьми вершин в том направлении, в котором вы хотите повернуть диаграмму.
Для поворота объемной диаграммы можно выбрать команду Объемный вид (3-D View) в меню Диаграмма (Chart) . Назначение полей диалогового окна Формат трехмерной проекции (3-D View) позволяющего изменять угол зрения и перспективу изображения объемной диаграммы (рис. 17.16):
Возвышение (Elevation) — в это поле вводится число, определяющее угол возвышения, из которого видна диаграмма. Для большинства диаграмм угол изменяется в диапазоне от —90 градусов (вид снизу) до 90 градусов (вид сверху).
Поворот (Rotation) — в это поле вводится значение угла поворота диаграммы вокруг оси Z (вертикальной). Угол поворота изменяется в диапазоне от О до 360 градусов. Для линейчатых диаграмм угол поворота можно задать в пределах от 0 до 44 градусов.
Высота (Height) — в этом поле задается значение высоты оси Z и стен диаграммы, длина которых определяется в процентах от оси X или ширины основания диаграммы. Например, после задания значения 300 процентов, высота становится в три раза больше длины оси X.
Рис. 17.16 Диалоговое окно Формат трехмерной проекции
Настройку точки обзора и поворот объемной диаграммы можно производить мышью или с клавиатуры.
Вставка рядов или элементов во внедренную диаграмму
Чтобы вставить ряды или элементы данных во внедренную диаграмму необходимо:
Выделить на листе добавляемые данные, включая названия рядов и категорий.
Установить указатель на рамку выделенного диапазона. Указатель будет отображаться в виде стрелки.
Перетащить выделенный диапазон в изменяемую внедренную диаграмму. Если выделенный диапазон переместить не удается, то в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options) , затем откройте вкладку Правка (Edit) . Чтобы можно было перемещать и копировать данные методом перетаскивания, установите флажок Перетаскивание ячеек (Allow cell drag and drop) (см. главу 19, рис. 19.9).
Выбор места расположения диаграммы
На последнем шаге Мастер диаграмм предлагает положением переключателя задать место размещения диаграммы: на отдельном листе (As new sheet ) или на имеющемся (As object in ) (рис. 17.8). По умолчанию Excel помещает диаграмму на лист с данными (рис. 17.9). Она сохраняется вместе с данными и печатается вместе с этим листом. Ею удобно пользоваться в отчетах и презентациях, так как диаграмма располагается рядом с данными, на основании которых она построена.
Рис. 17.8 Диалоговое окно, позволяющее задать расположение диаграммы
Лист книги, содержащий только диаграмму, называется листом диаграммы. С ним можно работать отдельно от данных, например, для подготовки слайдов. Листы с диаграммами именуются как Диаграмма1(Chart1), Диаграмма2 (Chart2), Диаграмма^ (Chart3). Чтобы создать лист диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм (Chart Wizard ) установите переключатель в положение отдельном. Лист диаграмм вставляется слева от листа данных. Диаграмму на имеющемся листе (встроенную) можно создавать только на основе смежного диапазона данных. В книгу можно вставить листы диаграмм и модули для создания и хранения макросов. Кнопка Готово (Finish) позволяет закончить построение диаграммы.
Рис. 17.9 Лист книги с данными и диаграммой
Чтобы переименовать лист, дважды щелкните его ярлычок мышью. Внедренная диаграмма может быть открыта в отдельном окне. Для этого необходимо щелкнуть диаграмму, а затем вызвать команду Окно диаграммы (Chart Window) в меню Вид (View).
Выбор типа и вица диаграммы
Диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы (Chart Wizard — Step 1 of 4 — Chart Type) имеет две вкладки (рис. 17.1), на одной из которых вы должны выбрать сначала тип диаграммы в списке 7мл (Chart type), а затем разновидность в окне Вид (Chart sub-type).
Рис. 17.1 Диалоговое окно, позволяющее выбрать тип диаграммы
Каждый тип диаграммы имеет несколько разновидностей. Например, стандартная гистограмма представлена в 7 вариантах, линейчатая диаграмма — в 6 вариантах (рис. 17.2). Можно оставить тип и вид, выделенный по умолчанию.
Чтобы увидеть, как ваши данные будут выглядеть при выборе различных типов диаграмм, нажмите и не отпускайте кнопку Просмотр результата (Press and hold to View Sample). Поле Вид (Chart sub-type) будет заменено полем Образец (Sample) , в котором будет отображена диаграмма. Кнопка в левом нижнем углу диалогового окна позволяет запустить помощника, вывести на экран советы и справки, помогающие при создании диаграммы.
Рис. 17.2 Шесть вариантов линейчатой диаграммы
Вторая вкладка Нестандартные (Custom Types) предоставляет дополнительные возможности по выбору типа диаграммы (рис. 17.3). Для многократного использования нестандартного типа диаграммы установите переключатель в группе Ввести (Select form) в положение дополнительные (User-defined).
Рис. 17.3 Диалоговое окно Мастера диаграмм с открытой вкладкой Нестандартные
Excel предлагает 14 типов диаграмм, каждый из которых рекомендуется для эффективного представления данных определенного класса. Их область применения приведена в таблице 17.1.
Таблица 17.1. Область применения диаграмм различных типов
| Тип диаграммы | Область применения |
| Гистограмма (Column charts) | Показывает изменение данных на протяжении отрезка времени. Для наглядного сравнения различных величин используются вертикальные столбцы, которые могут быть объемными и плоскими. Высота столбца пропорциональна значению, представленному в таблице. Трехмерная гистограмма показывает раскладку значений по категориям и рядам данных. Ось категорий в гистограмме располагается по горизонтали, ось , значений — по вертикали. Такое расположение осей подчеркивает характер изменения значений во времени. На объемной гистограмме . с перспективой сравниваемые значения располагаются в плоскости (вдоль двух осей). Гистограмма с накоплением позволяет представить отношение отдельных составляющих к их совокупному значению. Гистограмма может быть нормированной на 100%*. |
| Линейчатая (Bar chart) | Дает возможность сравнивать значения различных показателей. Внешне напоминают повернутые на 90 градусов гистограммы. Ось категорий расположена по вертикали, ось значений — по горизонтали. Это позволяет обратить большее внимание на сравниваемые значения, чем на время. Может быть построена с накоплением, чтобы показать вклад отдельных элементов в общую сумму, и нормированной на 100%**. |
| График (Line chart) | Показывает, как меняется один из показателей (Y) при изменении другого показателя (X) с заданным шагом. Excel позволяет построить объемные графики и ленточные диаграммы. График с накоплением отображает изменение общей суммы по времени или по категории. |
| Круговая диаграмма (Pie chart) | Показывает соотношения между различными 'Частями одного ряда данных, составляющего в сумме 100%. Обычно используется в докладах и презентациях, когда необходимо выделить главный элемент и для отображения вклада в процентах каждого источника. Для облегчения отображения маленьких секторов в основной диаграмме их можно объединить в один элемент, а затем показать на отдельной диаграмме рядом с основной. |
| Точечная диаграмма (Scatter chart) | Показывает изменение численных значений нескольких рядов данных (ось Y) через неравные промежутки (ось X), или отображает две группы чисел как один ряд координат х и у. Располагая данные, поместите значения х в один столбец или одну строку, а соответствующие значения у в соседние строки или столбцы. Обычно используется для научных данных. |
| Диаграмма с областями (Area chart) | Показывает изменения, происходящие с течением времени. Отличается от графиков тем, что позволяет показать изменение суммы значений всех рядов данных и вклад каждого ряда. |
| Кольцевая диаграмма (Doughnut chart) | Позволяет показать отношение частей к целому. Может включать несколько рядов данных. Каждое кольцо кольцевой диаграмме соответствует одному .ряду данных. |
| Лепестковая диаграмма (Radar chart) | Вводит для каждой категории собственные оси координат, расходящиеся лучами из начала координат. Линии соединяют значения, относящиеся к одному ряду. Позволяет сравнивать совокупные значения нескольких рядов данных. Например, при сопоставлении количества витаминов в разных соках образец, охватывающий наибольшую площадь, содержит максимальное количество витаминов. |
| Поверхность (3-D surface chart) | Используется для поиска наилучшего сочетания в двух наборах данных. Отображает натянутую на точки поверхность, зависящую от двух переменных. Как на топографической карте, области, относящиеся к одному диапазону значений, выделяются одинаковым цветом или узором. Диаграмму можно поворачивать и оценивать с разных точек зрения. |
| Пузырьковая диаграмма (Bubble chart) | Отображает на плоскости наборы из трех значений. Является разновидностью точечной диаграммы. Размер маркера данных показывает значение третьей переменной. Значения, которые откладываются по оси X, должны располагаться в одной строке или в одном столбце. Соответствующие значения оси Y и значения, которые определяют размеры маркеров данных, располагаются в соседних строках или столбцах. |
| Биржевая диаграмма (Stock chart) |
Обычно применяется для демонстрации цен на акции. Диаграмму можно использовать для демонстрации научных данных, например для отображения изменений температуры. Биржевая диаграмма, которая измеряет объемы, имеет две оси значений: одну для столбцов, которые измеряют объем, и другую — для цен на акции. Для построения биржевых диаграмм необходимо расположить данные в правильном порядке. |
| Цилиндрическая (Cylinder), коническая (Cone) и пирамидальная (Pyramid) диаграммы | Имеют вид гистограммы со столбцами цилиндрической, конической и пирамидальной формы. Позволяют существенно улучшить внешний вид и наглядность объемной диаграммы. |
p>
* Диаграмма с накоплением отображает вклад каждой категории в общую сумму.
** Диаграмма, нормированная на 100%, отражает долю каждой категории в общей сумме.
Мастер диаграмм позволяет построить диаграмму за один, два, три или четыре шага. Чтобы перейти к очередному этапу построения, нажмите кнопку Далее (Next). Если вы хотите ограничиться одним шагом, то нажмите кнопку Готово (Finish).
Корректирование размеров источника данных диаграммы
На втором шаге построения диаграммы Мастер диаграмм позволяет откорректировать размеры выделенного диапазона с данными. На вкладке Диапазон данных (Data Range) кнопка свертывания диалогового окна справа от поля Диапазон (Data range) позволяет временно свернуть окно и выбрать мышью новый диапазон ячеек (рис. 17.4). На листе с данными вокруг выделенного диапазона ячеек будет видна бегущая рамка. Закончив выделение диапазона, нажмите эту кнопку снова для восстановления диалогового окна.
Рис. 17.4 Диалоговое окно, используемое для задания источника данных
На вкладке демонстрируется вид диаграммы с учетом заданных параметров, Положением переключателя: Ряды в строках (Rows) или в столбцах (Columns) можно изменить расположение данных на листе.
На вкладке Ряд (Series) в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы (Chart Wizard — Step 2 of 4 — Chart Source Data) отображен список названий существующих рядов данных. Ряды данных можно добавить в диаграмму или удалить из нее без изменения данных на листе. Большинство типов диаграмм может быть представлено несколькими рядами данных. Исключение составляет круговая диаграмма, отображающая только один ряд данных. Для точечной и пузырьковой диаграмм изменить можно только тип всей диаграммы.
Во многих объемных диаграммах изменение типа влияет на всю диаграмму. Для объемных диаграмм и для гистограмм есть возможность преобразовать отдельные ряды данных в конусную, цилиндрическую или пирамидальную диаграмму:
Названия рядов можно изменить на вкладке (Series ) в поле Имя (Name) , не изменяя при этом текст на листе.Введенное название будет отображено в легенде для выбранного ряда. Это название не связано с ячейкой листа. Чтобы добавить значения нового ряда, выберите или введите новый диапазон в поле Значения (Values) . При вводе данных в это поле на лист они не добавляются.
Выравнивание текста на диаграмме
Названия элементов диаграммы и другой текст автоматически выравниваются по оси или располагаются по центру в верхней части диаграммы. Для выравнивания названия диаграммы, названия оси или текста выберите в меню Формат (Format) соответствующую команду Название диаграммы (Selected Chart Title), Название оси (Selected Axis Title) или Выделенный объект (Selected object). Откройте вкладку Выравнивание (Placement) и задайте необходимые параметры. Чтобы быстро изменить выравнивание выделенного текста по горизонтали, нажмите на панели инструментов Форматирование одну из кнопок По левому краю (Align Left), По центру (Center) или По правому краю (Align Right) .
Чтобы построить диаграмму для выделенного
1. Чтобы построить диаграмму для выделенного диапазона ячеек, нажмите кнопку Мастер диаграмм (Chart Wizard) на панели инструментов Стандартная (Standard) или выберите команду Диаграмма (Chart) в меню Вставка (Insert).
2. Для автоматического построения диаграммы выделите ячейки, содержащие данные и подписи к ним, которые вы хотите показать, а затем нажмите клавишу F11.
3. Для форматирования объектов диаграммы используется диалоговое окно команды, выбранной в меню Формат (Format) . Название команды меняется в зависимости от объекта, выбранного для форматирования.
4. Двойной щелчок элемента диаграммы отображает диалоговое окно, позволяющее отформатировать этот элемент.
5. Для выбора параметров форматирования области диаграммы в меню Формат (Format) выберите команду Выделенная область диаграммы (Selected Chart Area).
6. При подборе оптимальных значений параметров вы можете изменять значения, отображаемые на диаграмме, путем перетаскивания маркеров данных и с помощью подбора параметров формул ячеек. Когда при перетаскивании маркера данных его значение изменяется, автоматически изменяется и исходное значение на листе.
В этой главе вы познакомитесь
В этой главе вы познакомитесь cq следующими вопросами, связанными с анализом данных:
сортировка данных;
использование списков в качестве баз данных;
анализ и аппроксимация данных;
сводные таблицы и консолидация данных.
Аппроксимация данных
Напомним, что регрессионный анализ это вид статистического анализа, используемый для прогнозирования. Регрессионный анализ позволяет оценить степень связи между переменными, предлагая механизм вычисления предполагаемого значения переменной из нескольких уже известных значений.
Линиями тренда можно дополнить ряды данных, представленные на ненормированных плоских диаграммах с областями, линейчатых диаграммах, гистограммах, графиках, биржевых, точечных и пузырьковых диаграммах. Использование линии тренда того или иного вида определяется типом данных. Нельзя дополнить линиями тренда ряды данных на объемных диаграммах, нормированных диаграммах, лепестковых диаграммах, круговых и кольцевых диаграммах.
Более ясно закономерность в развитии данных показывает сглаженная кривая. Она строится по точкам скользящего среднего, где под скользящим средним подразумевается последовательность средних чисел, каждое из которых вычислено по некоторому подмножеству ряда данных.
Автофильтр
В ряде случаев нам необходимо найти только те строки списка, которые отвечают заданному условию, например, в списке цен на продукты выбрать только строки, касающиеся шоколада, или в списке студентов, выбрать тех, кто родился после определенной даты. Скрыть строки, не отвечающие заданному условию, позволяет функция Автофильтр.
В верхней строке выделенного диапазона в каждом столбце появится раскрывающийся список (рис. 18.5), содержащий перечень возможных вариантов фильтрации (таблица 18.1). Для отмены использования автофильтра повторив выберите в меню Данные (Data) команды Фильтр (Filter), Автофильтр (AutoFUter).
Рис. 18.5 Выбор условия фильтрации с помощью функции Автофильтр
Таблица 18.1. Назначение различных элементов раскрывающегося списка, созданного командами Фильтр (Filter), Автофильтр (AutoFilter) в меню Данные (Data)
| Элемент раскрывающегося списка, созданного командой Автофильтр | Назначение элемента раскрывающегося списка Автофильтра |
| Сортировка по возрастанию | Сортирует список по возрастанию (с первых букв алфавита) |
| Сортировка по убыванию | Сортирует список по убыванию (с последних букв алфавита) |
| Все (All) | Отключает фильтрацию, отображает все поля |
| Первые 10 (Тор 10) | Отображает диалоговое окно, позволяющее выбрать заданное количество наибольших или наименьших значений в столбце с числовыми данными (см. ниже раздел «Автофильтрация «Первые 10»») |
| Условие (Custom) | Отображает диалоговое окно, позволяющее задать условия отбора «см. ниже раздел «Пользовательский автофильтр»» |
Автофильтрация "Первые 10"
После выбора элемента Первые 10 (Тор 10) в раскрывающемся списке, созданном командой Автофильтр, отображается диалоговое окно Наложение условия по списку (Тор 10). Поле счетчика у левой границы диалогового окна позволяет указать в столбце с числовыми данными количество искомых записей: от 0 до 500 наибольших (Тор) или наименьших (Bottom) элементов списка.
Рис. 18.6 Диалоговое окно Наложение условия по списку
В правом раскрывающемся списке можно выбрать параметр; элементов списка, который служит для отображения определенного числа строк с наибольшими или наименьшими значениями в данном столбце. Параметр % от количества элементов позволяет вывести указанный процент строк с наибольшими или наименьшими значениями в данном столбце.
Добавление линии тренда или скользящего среднего к рядам данных
В Excel используются шесть различных видов линий тренда (аппроксимация и сглаживание), которые могут быть добавлены в диаграмму (рис. 18.11): 1) Линейная аппроксимация (Linear) — это прямая линия, наилучшим образом описывающая набор данных. Уравнение прямой у=ах+Ь, где а — тангенс угла наклона, b — точка пересечения прямой с осью у. Линейная аппроксимация применяется для переменных, которые увеличиваются или убывают с постоянной скоростью.
2) Логарифмическая аппроксимация (Logarithmic) хорошо описывает положительные, так и отрицательные величины, которые вначале быстро растут или убывают, а затем постепенно стабилизируется. Логарифмическая аппроксимация использует уравнение у=с* lnx+Ь, где с и b константы, In — натуральный логарифм.
3) Полиномиальная аппроксимация (Polynomial) используется для описания величин, попеременно возрастающих и убывающих. Ее целесообразно применять для анализа большого набора данных нестабильной величины. Степень полинома определяется количеством экстремумов (максимумов и минимумов) кривой. Полином второй степени может описать только один максимум или минимум. Полином третьей степени имеет один или два экстремума. Полином четвертой степени может иметь не более трех экстремумов. Полиномиальная аппроксимация описывается уравнением y=a+ciXi+C2X2++Cigx18, где a, Cj—Cjg — константы. Требуемая степень полинома задается в поле Степень (рис.). Максимальная величина степени — 18.
4) Степенная аппроксимация (Power) дает хорошие результаты, если зависимость, которая содержится в данных, характеризуется постоянной скоростью роста. Примером такой зависимости может служить график ускорения автомобиля. Если в данных имеются нулевые или отрицательные значения, использование степенного приближения невозможно. Степенная аппроксимация описывается уравнением у=а * хn, где а и n — константы.
5) Экспоненциальную аппроксимацию (Exponential) следует использовать в том случае, если скорость изменения данных непрерывно возрастает. Однако для данных, которые содержат нулевые или отрицательные значения, этот вид приближения неприменим. Экспоненциальная аппроксимация описывается уравнением у= а • ebx, где а и b — константы.
6) Линейная фильтрация (Moving average) позволяет сгладить колебания данных и таким образом более наглядно показать характер зависимости. Такая линия тренда строится по определенному числу точек (она задается параметром Тонки (Period). Элементы данных усредняются, и полученный результат используется в качестве среднего значения для приближения. Так, если параметр Тонки равен 2, первая точка сглаживающей кривой определяется как среднее значение первых двух элементов данных, вторая точка — как среднее следующих двух элементов и так далее. Для расчета скользящего среднего используется уравнение у= (Aj+Aj_i++Aj_n+i)/n.
Добавление линии тренда к рядам данных
Для добавления линии тренда к рядам данных выполните следующие действия:
выделите ряд данных, к которому нужно добавить линию тренда или скользящее среднее;
выберите команду Добавить линию тренда (Add Trendline ) в меню Диаграмма (Chart). На вкладке Тип (Туре) выберите нужный тип регрессионной линии тренда или линии скользящего среднего (рис. 18.11);
Рис. 18.11 Выбор линии тренда
Рис. 18.12 Диаграмма с нанесенной линией тренда
при выборе типа Полиномиальная (Polynomial) введите в поле Степень (Order) наибольшую степень для независимой переменной;
при выборе типа Скользящее среднее (Moving Average) введите в поле Точки (Period) число точек, используемых для расчета скользящего среднего.
Все ряды данных диаграммы, поддерживающей линии тренда перечислены в поле Построен на ряде (Based On Series) . Для добавления линии тренда к другим рядам выберите нужное имя в поле, а затем выберите нужные параметры. Если вариант Скользящее среднее (Moving Average) выбран для точечной диаграммы, результат будет зависеть от порядка расположения значений X во входном диапазоне. Чтобы получить правильный результат, необходимо отсортировать значения X перед построением линии скользящего среднего.
Прогнозирование линейной или экспоненциальной зависимости
Анализ данных в Excel 2003
Сортировка данных
Использование списков в качестве баз данных
Прогнозирование линейной или экспоненциальной зависимости
Подбор параметра, обеспечивающего получение требуемого результата
Аппроксимация данных
Консолидация данных
Сводные таблицы
Использование списков в качестве баз данных
Набор строк таблицы, содержащий связанные данные, образует список. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. Можно выбрать диапазон ячеек и определить его в качестве списка.
Списки на листе Excel позволяют группировать данные и выполнять различные действия над связанными данными. Управление данными в нем и их анализ производится независимо от данных за пределами списка. К каждому
столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные. В список можно добавить строку итогов. Щелкнув ячейку в строке итогов, можно выбрать из раскрывающегося списка нужную обобщенную функцию. Путем перемещения метки изменения размера, находящейся в правом нижнем углу рамки списка, можно изменить размер списка. В качестве примера, составим список студентов группы. В ячейку А1 введем Список студентов, в А2 — № п/п, В2 — Фамилия, С2 — Имя, D2 — Год рождения и заполним первую строку списка, не указывая № п/п, например, Андреев Петр 1978 (рис. 18.2).
Рис. 18.2 Пострoение базы данных в Excel
Ha экране отобразится диалоговое окно с именем листа, на котором расположен список (рис. 18.3). Назначение кнопок в этом окне:
Дoбaвumь(New) — позволяет создать новую запись. После нажатия клавиши Enter запись будет добавлена в конец списка. Поля формы очистятся и в них можно будет ввести новую запись.
Удалить (Delete) — удаляет текущую запись из списка.
Вернуть (Restore) — отменяет все изменения, внесенные в текущую запись. Нажатие этой кнопки не восстанавливает удаленную запись.
Далее (Find Next), Назад (Find Prev) — позволяет перейти к следующей или к предыдущей записи списка.
Критерии (Criteria) — позволяет производить поиск записей, основанных на заданном условии поиска (поиск данных по заданным условиям рассмотрен ниже).
Закрыть (Close) — добавляет запись и закрывает диалоговое окно.
Рис. 18.3 Форма для ввода и редактирования новых записей
Над кнопками выводится номер текущей записи и количество записей в списке. После достижения конца списка номер записи появляется сообщение Новая запись. Для перемещения между записями списка используйте полосу прокрутки.
Отметим, что использование списка в качестве базы данных имеет ограниченную область применения — в основном как инструмент для анализа хранящейся информации, так как Excel позволяет разместить на листе таблицу с ограниченным количеством строк и столбцов. В Access проще структурировать данные.
При создании нескольких списков их рекомендуется размещать на разных листах или отделять друг от друга пустыми строками и столбцами. При таком размещении облегчается выделение списка: достаточно выделить одну из его ячеек и нажать клавиши Ctrl+Shift+*.
Консолидация данных
Консолидация данных состоит в создании итоговой таблицы, позволяющей обобщить однородные данные. Например, можно произвести суммирование данных по товарам одних и тех же наименований, хранящихся на разных складах (рис. 18.14). При консолидации значения, приведенные в итоговой таблице, могут рассчитываться на основе исходных данных с использованием различных функций Excel.
Исходные данные (области) могут располагаться на одном или разных листах, в других открытых книгах. При консолидации можно создать связи, обеспечивающие автоматическое обновление данных в итоговой таблице (области назначения) при изменении данных в исходных областях.
Консолидацию данных можно произвести по расположению ячеек, содержащих исходные данные, по категориям, с помощью трехмерных ссылок, сводной таблицы и т.д; При этом во всех исходных диапазонах данные должны быть расположены в одинаковом порядке. Так, если мы рассматриваем количество товаров одного наименования на разных складах, то во всех отчетах, представленных разными складами, строки и столбцы таблиц отчетов должны быть расположены в одинаковом порядке.
Рис. 18.14 Пример таблицы исходных данных для консолидации
Консолидация данных по категориям
Выберите из раскрывающегося списка Функция (Function) функцию, которую следует использовать для обработки данных (рис. 18.15). Используемые итоговые функции приведены в таблице 18.3. Введите исходную область консолидируемых данных в поле Ссылка (Reference) . Убедитесь, что исходная область имеет заголовок.
Нажмите кнопку Добавить (Add) для добавления диапазона к списку исходных диапазонов консолидации. Повторите эту операцию для всех консолидируемых исходных областей. В наборе флажков Использовать в качестве имен (Use labels in) установите флажки, соответствующие расположению в исходной области заголовков: в верхней строке, в левом столбце или в верхней строке и в левом столбце одновременно.
Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, установите флажок Создавать связи с исходными данными (Create links to source data). Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже входящие в консолидацию.
Консолидация данных по расположению
Диапазоны, данные которых консолидируются и помещаются в указанный конечный диапазон, называются исходными областями. Исходные области могут располагаться на любом листе или книге, на других открытых листах или книгах, а также на листах Lotus 1-2-3.
Если во всех ведомостях количество упаковок Рыбные продукты приводится в ячейке F3, то при консолидации в итоговой ведомости будут обобщены значения, хранящиеся в этой ячейке во всех ведомостях. Области консолидации
Рис. 18.15 Диалоговое окно Консолидация можно задать либо трехмерными формулами, либо в поле Ссылка (Reference) (рис. 18.15).-
В диалоговом окне Консолидация в раскрывающемся списке Функция (Function) выберите итоговую функцию, которую следует использовать для обработки данных, например, Сумма (Sum) , если будут суммироваться значения. Описание функций, приведенных в списке, дано в таблице 18.3.
Таблица 18.3. Итоговые функции, используемые при построении сводных таблиц и сводных диаграмм
| Операция | Назначение |
| Сумма (Sum) | Вычисление суммы чисел, хранящихся в исходных ячейках. Эта операция используется по умолчанию для подведения итогов по числовым полям |
| Количество (Count) | Количество записей или строк данных. Эта операция используется по умолчанию для подведения итогов по нечисловым полям |
| Среднее (Average) | Вычисление среднего числа по данным, хранящимся в исходных ячейках |
| Максимум (Мах) | Определение максимального числа по данным, хранящимся в исходных ячейках |
| Минимум (Min) | Определение минимального числа по данным, хранящимся вч исходных ячейках |
| Произведение (Product) | Вычисление произведение чисел, хранящихся в исходных ячейках |
| Количество чисел (Count Nums) | Количество записей или строк, содержащих числа |
| Смещенное отклонение (StdDev) | Смещенная оценка стандартного отклонения генеральной совокупности по выборке данных |
| Несмещенное отклонение (StdDevp) | Вычисление стандартного отклонения генеральной совокупности по выборке данных, хранящихся в исходных ячейках |
| Смещенная дисперсия (Var) | Смещенная оценка дисперсии генеральной совокупности по выборке данных |
| Несмещенная дисперсия (Varp) | Несмещенная оценка дисперсии генеральной совокупности по выборке данных |
/p> После установки курсора в поле Ссылка (Reference) введите ссылку на первый диапазон данных, который консолидируется в указанный конечный диапазон. Ссылку введите вручную или, если лист, содержащий новую исходную область, является текущим, выделите на нем исходную область. Если исходные области и область назначения находятся на разных листах, используйте имя листа и имя или ссылку на диапазон. Чтобы убрать диалоговое окно Консолидация (Consolidate) на время выбора исходной области, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно (Collapse dialog) в правой части поля. Повторное нажатие на эту кнопку восстанавливает окно.
Если исходные данные находятся в другой книге, которая в данный момент закрыта, нажмите кнопку Обзор (Browse) и выберите книгу. Путь к выбранной ссылке отобразится в поле Ссылка (Reference). Затем добавьте ссылку.
Нажмите кнопку Дoбaвumъ(Add ). Введенная ссылка отобразится в окне Список диапазонов (All references). Повторите эту операцию для всех консолидируемых исходных областей.
Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, установите флажок Создавать связи с исходными данными (Create links to source data). Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже входящие в консолидацию.
При консолидации данных по расположению заголовки категорий исходных областей не копируются автоматически в область назначения. Если в области назначения требуется разместить заголовки, скопируйте или введите их вручную. .
Надежность линии тренда
Оценка надежности линии тренда к фактическим данным выполняется по показателю определенности или величине R в квадрате. R может изменяться от 0 до 1. Чем больше величина этого показателя, тем достовернее линия тренда. Значение R2 автоматически рассчитывается Excel при подборе линии тренда к данным. Это значение можно отобразить на диаграмме.
Для вывода значения R-квадрат для линии тренда щелкните эту линию, и выберите команду Выделенная линия тренда (Selected Trendline) в меню Формат (Format) . На вкладке Параметры (Options) установите флажок поместить на диаграмму величину достоверности аппроксимации (R*2) (Display R-squared value on chart) (рис. 18.13). Отметим, что для скользящего среднего значение R-квадрат не может быть отображено.
Рис. 18.13 вывод значения R-квадрат для линии тренда
Подбор параметра, обеспечивающего получение требуемого результата
Ниже даны примеры использования команды для определения значения одного из параметров, влияющих на конечный результат.
Определение значения параметра для получения задаваемой величины конечного результата
Найдем, насколько надо увеличить тираж книги для получения задаваемой величины дохода. Исходные данные затрат на выпуск тиража 3000 книг и формулы, использованные для расчета некоторых параметров, приведены в таблице 18.2.
Таблица 18.2. Исходные данные по затратам на выпуск 3000 книг
| Параметр | Значение | Ячейка | Расчетная формула |
| Тираж | 3000 | В1 |   |
| Затраты на печатание книг | 3180000 | В2 | В1* ВЗ |
| Затраты на печатание одной книги | 120 | ВЗ |   |
| Затраты на зарплату | 70000 | В4 |   |
| Накладные расходы | 48000 | В5 |   |
| Затраты на аренду | 20000 | В18 |   |
| Общие затраты | 498000 | В7 | В2+ В4+ В5+ В 18 |
| Себестоимость одной книги | 11818 | В8 | В7/В1 |
| Доход | 10000 | В9 | (В10- В8)* В1 |
| Оптовая цена книги | 190 | В10 |   |
Предположим мы хотим получить прибыль не 72 тысячи, a 90 тысяч рублей и нам необходимо рассчитать насколько для этого надо увеличить тираж. Для решения поставленной задачи выполните следующие действия:
Выделите ячейку В9 с рассчитываемым параметром Доход (рис. 18.7).
Выберете в меню Сервис (Tools) команду Подбор параметра (Goal Seek).
Рис. 18.7 Затраты на печатание тиража книг
На экране отобразится диалоговое окно Подбор параметра (рис. 18.8). -В поле Установить в ячейки (Set cell) будет видна ссылка на ячейку В9, содержащую формулу, для которой следует подобрать параметр. (Она была выделена до выбора команды.) Кнопка свертывания диалогового окна, расположенная справа от поля, позволяет временно убрать диалоговое окно с экрана, чтобы было удобнее выделить диапазон на листе. Выделив диапазон, следует снова нажать кнопку для вывода на экран диалогового окна.
Рис. 18.8 Диалоговое окно Подбор параметра
В поле Значение (То value) введите искомое число дохода 90000.
В поле Изменение значения параметра (By changing cell) укажите ссылку на 'ячейку, содержащую Параметр, значение которого требуется подобрать для получения требуемого результата, в данном примере меняется тираж книги, величина которого задается в ячейке В1. На эту ячейку прямо или косвенно должна ссылаться формула, содержащаяся в ячейке, адрес которой указан в поле Установить в ячейке (Set cell).
Рис. 18.9 Диалоговое окно Результат подбора параметра
Нажмите кнопку ОК . Откроется диалоговое окно Результат подбора параметра (Goal Seek Status) (рис. 18.9). Если подбор параметра требует много времени, то кнопка Пауза (Pause) в этом окне позволяет выполнить пошаговый процесс поиска. Кнопка Продолжить (Continue) позволяет возобновить автоматизированный подбор.
Поиск ценных по заданным условиям
С помощью формы можно производить поиск данных, приведенных в списке, по определенному критерию. Чтобы провести такой поиск, нажмите кнопку Критерии (Criteria) (рис. 18.4). В качестве условия могут выступать как последовательность символов, например, конкретная фамилия, так и выражение. Введем в поле Год рождения «>1978» и после нажатия кнопки Далее (Find Next) или Назад (Find Prev) мы увидим записи, удовлетворяющие заданному критерию.
Рис. 18.4 Задание критерия поиска
Пользовательский автофильтр
Пользовательский автофильтр позволяет использовать операторы сравнения при фильтрации данных выбранного столбца. После выбора элемента Условие (Custom) в раскрывающемся списке, созданном командой Автофильтр (AutoFilter), отображается диалоговое окно Пользовательский автофильтр (Custom AutoFilter).
В группе параметров раскрывающегося списка слева выберите операцию фильтрации, а затем в поле справа введите значение с листа, с которым будет производиться сравнение. Для включения другого набора условий фильтрации выберите нужное положение переключателя И (And), Или (Or) и задайте соответствующие условия в расположенных ниже полях.
Например, вы можете выбрать из списка элемент начинается с (begins with) и указать букву К. В результате будут выбраны только те фамилии, которые начинаются с этой буквы.
Прогнозирование линейной или экспоненциальной зависимости
Excel позволяет находить экстраполирующие значения для выделенного диапазона ячеек с использованием линейной или экспоненциальной функции. В случае линейной аппроксимации подбираются значения арифметической прогрессии с шагом наиболее близким к значениям, хранящимся в выделенных ячейках. Экспоненциальное приближение подбирает значения геометрической прогрессии, имеющей наиболее близкий шаг к значениям, хранящимся в выделенных ячейках.
Для прогнозирования зависимости выполните следующие действия:
выделите диапазон ячеек, содержащий исходные значения;
выберите в меню Правка (Edit) команду Заполнить (Fill), Прогрессия (Series);
в диалоговом окне Прогрессия (Series) установите флажок Автоматическое определение шага (Trend ) (см. рис. 14.9);
положением переключателя Расположение укажите, заполняется ли ряд строк или столбцов. Содержимое первой ячейки или ячеек этой строки или столбца будет использовано как начальное значение ряда;
положением переключателя Тип (Туре) выберите, какую прогрессию вы хотите использовать при аппроксимации.
Шаг прогрессии определяется автоматически, на основе анализа выделенных значений. При этом исходные значения ячеек заменяются значениями ряда.
Решение уравнений
Для решения задач с несколькими неизвестными и набором ограничений следует использовать надстройку Поиск решения (Solver) .
В качестве примера решим уравнение
2х3-4х2+3х=27
Для решения уравнения выполните следующие действия:
Запишите в ячейку А1 число 0, а уравнение в ячейку В1: =2*АГЗ-4*А1 Л2+3*А1-27+А1.
Выберите команду Подбор параметра (Goal Seek) в меню Сервис (Tools) в меню Сервис .
В поле Установить в ячейке (Set cell) введите В1, в поле Значение (То value) — 1, в поле Изменяя значение параметра (By changing cell) дайте ссылку на ячейку А1.
Нажмите кнопку ОК . Откроется диалоговое окно Результат подбора параметра (Goal Seek Status) .
Нажмите кнопку ОК . В ячейке А1 будет приведено значение 2,939, т.е. х=3.
Если уравнение имеет несколько корней, то измените число 0, выбранное в качестве начального приближения, например, на 0,5 или 2.
Сортировка данных
Excel позволяет упорядочить данные, приведенные в таблице, в алфавитно-цифровом порядке по возрастанию или убывания значений. В зависимости от выполняемой работы требуется сортировка различных данных. Например, при работе со списком товаров желательно отсортировать их по названиям, при выборе товаров в определенном ценовом диапазоне — в порядке возрастания или убывания их цены. Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа. При сортировке алфавитно-цифрового текста Excel сравнивает значения посимвольно слева направо. Например, если ячейка содержит текст « И100», Excel поместит ее после ячейки, содержащей запись «И1», и перед ячейкой, содержащей запись « ИИ».
Текст, в котором есть числа, сортируется в следующем порядке: 0123456789 (пробел) !«#$%&()*,./:;?@[\]^_'{|}~ + < = >А ВСDЕFGНIJKLMNОРQRSTUVWXYАБВГДЕЕЖЗИЙКЛ МНОПРСТУФХЦ Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я. Пустые значения всегда ставятся в конец вне зависимости от направления сортировки.
Для сортировки строк по возрастанию данных в одном столбце укажите ячейку в сортируемом списке и нажмите кнопку По возрастанию. По умолчанию в таблице элементы в выделенном поле сортируются по алфавиту в возрастающем порядке (от А до Я). Числа сортируются от меньшего к большему. Если объект находится внутри одной строки или столбца, то вместе с данными Excel 2003 сортирует и объекты.
Сортировка денных по нескольким полям
Стандартные средства Excel позволяют одновременно сортировать записи по трем полям.
Если сортируемый список окружен со всех сторон пустыми ячейками, то достаточно установить курсор в одну из ячеек. Последовательность сортировки полей выбирается в диалоговом окне Сортировка диапазона в раскрывающихся списках Сортировать по (Sort by), Затем по (Then by), В последнюю очередь, по (Then by) (рис. 18.1). Расположенные рядом с каждым списком переключатели по возрастанию (Ascending) , пo убыванию (Descending) позволяют задать направление сортировки.
Переключатель Идентифицировать поля по (My list has) можно установить в следующие положения:
подписям (No header row) — исключает первую строку с названиями столбцов из сортировки и позволяет работать с полями по их названиям;
обозначениям столбцов листа (Header row) — если в сортируемом диапазоне первая .строка не содержит названий столбцов.
Рис. 18.1 Задание условий сортировки
Для проведения сортировки в особом порядке, например по месяцам: январь, февраль, март и т.п., нажмите кнопку Параметры. При необходимости можно установить флажок, позволяющий принять во внимание регистр букв. Можно также выбрать направление упорядочения: сверху вниз или слева направо.
При необходимости сортировки по четырем и более полям следует выполнить несколько последовательных сортировок. Чтобы не терять результаты предшествующей сортировки, необходимо вначале выполнить сортировку по последним трем ключам, а затем по самому первому.
Создание сводной таблицы
В качестве примера рассмотрим создание сводной таблицы, позволяющей на основе таблиц с исходными данными выполнить анализ продажи определенных товаров в различных городах России. В книге, приведенной на рис. 18.16, показана продажа нескольких моделей автомобилей: Волга, Жигули, Ока в разных городах России: в Москве, Саратове и Туле. Каждый город показан на отдельном листе. Предполагается, что сводные таблицы составляются по четырем месяцам: январь, февраль, март и апрель. Таблицы отформатированы с использованием команды Автоформат (AutoFormat) в меню Формат (Format) . Выбран образец с подписью Простой (Simple) .
Рис. 18.16 Исходный список для составления сводной таблицы
Создание сводной таблицы желательно начать с выделения ячейки внутри используемого списка (это позволяет автоматически выделить диапазон, содержащий исходные данные).
Положением переключателя в группе Создать таблицу на основе данных, находящихся: (Create Pivot table from data in:) установите переключатель в положение: в нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) , так как источники данных для создания сводной таблицы, расположены на разных листе Excel.
Назначение других положений переключателя:
в списке или базе данных Microsoft Office Excel (Microsoft Office Excel list or Database ) — позволяет создать отчет сводной таблицы или сводной диаграммы по данным строк или столбцов с подписями, расположенных на одном листе Excel;
во внешнем источнике данных (External data source) — позволяет создать отчет сводной таблицы или сводной диаграммы по данным внешнего файла или базы данных, например, Microsoft Access, SQL Server, Paradox;.
в нескольких диапазонах консолидации — позволяет создать отчет сводной таблицы или сводной диаграммы по данным строк или столбцов с подписями, расположенных в нескольких диапазонах консолидации;
в другой сводной таблице или сводной диаграмме (Another PivotTable report or Pivot Chart report) — используется для создания отчета сводной таблицы или сводной диаграммы по данным другого отчета сводной таблицы в активной книге.
Рис. 18. 17 Окно мастера сводных таблиц
В разделе Вид создаваемого отчета (What kind of report do you want to create?) поставьте переключатель в положение сводная таблица (PivotTable) для создания только сводной таблицы и нажмите кнопку Далее (Next).
Если исходные данные расположены на нескольких листах, то в следующем диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 2а из 3 (PivotTable and Pivot Chart Wizard — Step 2a of3) поставьте переключатель в положение Создать одно поле страницы (Create a single page field for те) , так как все листы аналогичны и отличаются только городом, в котором реализовывалась продукция. Нажмите кнопку Далее (Next) .
На экране отобразится диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 26 из 3 (PivotTable and PivotChart Wizard — Step 2b of 3) . Щелкните мышью в поле Диапазон (Range) (рис. 18.18). Выделите поочередно на всех листах ячейки с А1 по Е4, и нажмите кнопку Добавить (Add) после каждого выделения для добавления диапазона к списку исходных диапазонов. Ссылка на исходную область будет добавлена в список Все ссылки (All references). Кнопка свертывания окна справа от поля позволяет свертывать диалоговое окно для выделения каждого диапазона. Повторное нажатие на эту кнопку восстанавливает окно.
Можно сдвинуть диалоговое окно, чтобы был виден один из углов выделяемого диапазона. Пока идет выделение диапазона диалоговое окно автоматически свертывается.
Рис. 18.18 Выделение диапазонов таблиц, подлежащих консолидации
Если исходная таблица находится в другой книге, к ней можно перейти с помощью кнопки Обзор (Browse) . Закончив выбор данных для отчета сводной таблицы, нажмите кнопку Далее (Next).
На последнем шаге мастера сводных таблиц и диаграмм вам предложат положением переключателя задать место, где следует поместить сводную таблицу (рис. 18.19):
новый лист (New worksheet) — отчет сводной таблицы будет размещен на новом листе той же книги;
существующий лист (Existing worksheet) — отчет сводной таблицы будет размещен на том же листе, где находится исходная таблица.
Кнопка свертывания диалогового окна справа от поля ввода временно убирает диалоговое окно с экрана, что позволяет указать диапазон ячеек, где будет расположена сводная таблица, путем выделения ячеек на листе. После этого можно нажать эту кнопку еще раз для восстановления диалогового окна.
Кнопку Готово (Finish) целесообразно нажать прежде, чем кнопку Макет (Layout) в следующих случаях:
используются внешние данные с низкой скоростью загрузки и обновления;
планируется создание поля страницы и требуется задать параметр запроса для каждого элемента по отдельности;
Рис. 18.19 Выбор места расположения сводной таблицы
планируется создать несколько полей данных и нужно указать порядок их отображения.
Сводную таблицу (рис. 18,20) можно создать путем перетаскивания заголовков полей в требуемую зону листа. Для некоторых внешних источников данных, особенно для больших баз данных, .это может оказаться более удобным по сравнению с настройкой макета непосредственно на листе. Так, если отчет создается на основе данных куба (с помощью мастера создания куба в Microsoft Query), настройка макета в диалоговом окне может значительно сократить время, которое требуется для извлечения данных. Здесь же можно выбрать параметры для создания полей страниц, чтобы данные элементов извлекались по отдельности. Параметры полей страниц доступны только в том случае, если источником данных отчета не является куб.
Рис. 18.20 Задание места расположения полей сводной таблицы
Сводные таблицы
Сводная таблица призвана помочь пользователю в интерактивном режиме упорядочить и обобщить большое количество данных, приведенных в списках, таблицах и в базах данных. Просмотр больших таблиц требует значительных затрат времени. Сводные таблицы планируются так, чтобы наглядно отобразить интересующую пользователя информацию. На их основе можно создать диаграмму, которая будет отображать все произошедшие изменения.
Если обычные таблицы могут быть только двумерными, то сводные таблицы многомерны, что позволяет избежать дублирования данных. Создавая сводную таблицу, пользователь указывает, какие Поля и какие элементы должны быть представлены в ней. Например, если у вас есть списки товаров, которые продаются в различных магазинах, то названия товаров будут образовывать поля, а их конкретное количество в каждом магазине — элементы. Данные по магазинам, которые расположены в разных городах, можно расположить на отдельных листах. Сводная таблица поможет вам проанализировать суммарную продажу конкретных товаров по неделям, месяцам, кварталам, избавит от необходимости просматривать все имеющиеся списки. В сводную таблицу можно включать промежуточные и итоговые суммы, расчетные поля.
Новые данные вносятся в исходные таблицы, а сводные таблицы предназначены только для чтения. После создания отчета сводной таблицы ее структуру можно изменить, перетаскивая поля и элементы с помощью мыши. Сводная таблица позволяет обобщить и проанализировать данные, которые находятся во внешних источниках данных, созданных без использования Excel. Для более наглядного отображения данных, содержащихся в сводной таблице, можно на их основе создать диаграмму. При создании сводной таблицы можно использовать базу данных, например, таблицу, созданную в Access.
Составьте список заказов книг для
1. Составьте список заказов книг для поставки в разные библиотеки нескольких городов. Проанализируйте суммарные заказы на конкретные книги по городам.
2. Составьте список работников вашей фирмы с основными анкетными данными, используя форму (рис. 18.4). Выполните поиск данных и их сортировку по заданным критериям.
3. Создайте сводную таблицу по продаже товаров трех наименований за четыре месяца: январь, февраль, март и апрель для трех городов: Тула, Орел и Пенза. Отформатируйте таблицу с помощью команды Автоформат (AutoFormat) в меню Формат (Format). Переименуйте ярлычки листов по названиям городов. Посчитайте выручку (в тысячах рублей) по месяцам и товарам в разных городах и общую выручку.
Рис. 18.21 Диалоговое окно, используемое для автоматического вычисления полей сводной таблицы
Таблицы с данными магазинов будут иметь вид:
Таблица №1 город Тула
|   | Январь | Февраль | Март | Апрель |
| Овощи | 20 | 30 | 14 | 23 |
| Фрукты | 30 | 48 | 15 | 24 |
| Ягоды | 25 | 24 | 16 | 25 |
Таблица №2 город Орел
|   | Январь | Февраль | Март | Апрель |
|   | 31 | 21 | 31 | 25 |
| Д)п\лкты | 32 | 22 | 32 | 23 |
| Ягоды | 33 | 23 | 33 | 24 |
Таблица №3 город Пенза
|   | Январь | Февраль | Март | Апрель |
| Овощи | 12 | 24 | 24 | 23 |
| Фрукты | 14 | 21 | 45 | 33 |
| Ягоды | 17 | 26 | 44 | 32 |
Работу выполните в следующем порядке:
Щелкните мышью в ячейке А2. Введите текст Овощи. Аналогично в ячейки A3 и А4 введите соответственно Фрукты и Ягоды.
Выделите ячейки с А1 по Е4 и выберите команду Автоформат (AutoFonnat) в меню Формат (Format).
В списке форматов выберите Классический! (Classicl) и нажмите кнопку ОК.
Щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку первого листа и выберите в контекстном меню команду Переместить/скопировать (Move or Copy) . и установите в появившемся диалоговом окне флажок Создать копию (Create a copy) .
Аналогичным образом создайте третью копию листа.
Щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку Лист 1(3) (Sheet 1(3)).
Выберите команду Переименовать (Rename). В поле с именем листа введите Тула. Аналогичным образом двум другим листам с таблицей присвойте названия городов Орел, Пенза.
Заполните данные по реализации продукции по каждому из трех городов, как показано в таблицах 1, 2 и 3 ниже.
Для построения сводной таблицы выберите в меню Данные (Data) команду Сводная таблица (Pivot Table and PivotChart Report). Установите переключатель в положение В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges), так как данные расположены на нескольких листах книги и нажмите кнопку Далее.
В следующем диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 2а из 3 (PivotTable and PivotChart Wizard — Step 2a of3) поставьте переключатель в положение Создать одно поле страницы (Create a single page field for me), так как все листы аналогичны и отличаются только городом, в котором реализовывалась продукция. Щелкните мышью в поле Диапазон (Range). Выделите поочередно на всех листах ячейки с Al no E4, и нажмите кнопку Добавить (Add) после каждого выделения. Кнопка свертывания окна справа от поля позволяет свертывать диалоговое окно для выделения каждого диапазона. Повторное нажатие на эту кнопку восстанавливает окно. Затем нажмите кнопку Далее (Next).
Поставьте переключатель в положение Поместить таблицу на новый лист (New worksheet) и нажмите кнопку Готово (Finish ).
В появившейся сводной таблице дважды щелкните по полю со словом Строка (Row) . Откроется диалоговое окно Вычисления сводной таблицы PivotTable Field) (рис. 18.21). Введите слово Товар вместо Строка и нажмите ОК. Аналогично Столбец поменяйте на Месяц, а страница на Город. После создания сводной таблицы значения доходов просуммированы по месяцам и названиям товаров. Для анализа доходов по различным городам откройте раскрывающийся список городов в ячейке В1, выделите тот город который вас интересует и нажмите кнопку ОК. Вы получите просуммированные данные по данному городу.
Щелкните по раскрывающемуся списку Товары и снимите галочки рядом с теми товарами, которые вас не интересует.В таблице отобразятся сводные данные без этого продукта.
Визуальный подбор параметра с помощью диаграммы
Аргумент, обеспечивающий необходимое значение параметра, можно найти с помощью гистограммы, линейчатой диаграммы, графика. На рис. 18.10 показана гистограмма затрат на тираж. Для визуального подбора параметра, установите указатель мыши ниже верхнего края столбца тиража, и выполните два одиночных щелчка мышью. Перетащите верхний средний квадратик в требуемое положение: 90000. После того как вы отпустите кнопку мыши, на экране отобразится диалоговое окно Подбор параметра с заполненными полями Установить в ячейке (Set cell) и Значение (То value) . Введите ссылку на ячейку В1 в поле Изменяя значение параметра (By changing cell). Нажмите кнопку ОК . Откроется диалоговое окно Результат подбора параметра (Goal Seek Status) , рассмотренное выше.
Рис. 18.10 Bспользование uистограммы для dыбора заданного значения параметра
Чтобы упорядочить данные по нескольким
1. Чтобы упорядочить данные по нескольким полям, выделите диапазон ячеек, который необходимо отсортировать, и выберите команду Сортировка (Sort) в меню Данные (Data).
2. Чтобы упростить ввод и редактирование данных при составлении списков в Excel, установите курсор в одной из ячеек списка и выберите в меню Данные (Data) команду Форма (Form).
3. Для прогнозирования зависимости выделите диапазон ячеек, содержащий исходные значения, и используйте диалоговое окно, отображаемое после выбора в меню Правка (Edit) команды Заполнить (Fill), Прогрессия (Series) .
4. Найти аргумент, обеспечивающий задаваемый результат, позволяет команда Подбор параметра (Goal Seek ) в меню Сервис (Tools). Решение находится путем последовательных итераций.
5. Чтобы обобщить однородные данные, расположенные в нескольких областях таблицы или на разных листах, в одной таблице, укажите верхнюю левую ячейку конечной области, где должны быть помещены консолидированные данные, и выберите команду Консолидация (Consolidate) в меню Данные (Data) .
6. Чтобы создать сводную таблицу, выберите команду Сводная таблица (Pivot Table and PivotChart Report) в меню Данные (Data) . Мастер сводных таблиц облегчает обработку больших массивов данных и получение итоговых результатов в удобном виде.
