Ввод и редактирование данных Excel

В этой главе вы познакомитесь со следующими темами:

 различные способы ввода данных в ячейку и их редактирование;  выполнение различных операций с ячейками: копирование, перемещение, вставка, удаление, вставка примечаний, защита;  поиск и замена данных;  вставка примечания, содержащего дополнительную информацию.

Ввод данных в ячейку

Для ввода данных в ячейку выделите ее щелчком мыши. Адрес текущей ячейки указывается в поле Имя (Name) (на рис. 14.1 в нем отображен адрес ячейки D7). Символы можно вводить непосредственно в ячейку или в строку формул. Место ввода данных показывает мигающий курсор. Закончив ввод данных в ячейку, нажмите кнопку

Рис. 14.1 Ввод данных в ячейку

В ячейки Excel можно поместить текст, числа, даты, время, и формулы. Их ввод в ячейку и отображение в таблице рассмотрены ниже. Ввод формулы в ячейку рассмотрен в главе 16.

Ввод текста

Текстом считается любая последовательность символов: букв, цифр, знаков. Текстовые данные можно использовать в качестве заголовков таблиц, столбцов и строк. По умолчанию текст выравнивается по левому, краю ячейки (буква «А» в ячейке В2 на рис. 14.1), т.е. прижимается к левой границе ячейки. В одну ячейку можно ввести до 255 символов. Можно изменить расположение текста в ячейке путем ее форматирования. Горизонтальное и вертикальное выравнивание текста и чисел в ячейках рассмотрено в главе 15,в разделе «Форматирование ячеек».
Если введенный в ячейку текст занимает места больше, чем ширина столбца, то он отображается в соседних справа пустых ячейках (см. «Стоимость продажи» в ячейке В4). Если расположенная справа ячейка содержит какие-нибудь данные, то будет видна только та часть текста, которая размещена в пределах ширины столбца (текст в ячейке В5 закрыт данными ячейки С5). Текст активной ячейки отображается в строке формул.
При вводе числа, которое должно восприниматься как текст, например, номер рейса самолета, почтового индекса и т.п., перед числом следует поставить апостроф. Номер рейса прилетающего самолета, записанный в виде '4687 будет воспринят как текст и выровнен по левому краю ячейки (ячейка В6). В верхнем левом углу ячейки с числовыми данными, хранящимися как текст, отображается зеленый индикатор. С апострофа надо начинать вводить текст, перед которым стоит знак «=». Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа рассмотрено в конце этого раздела.

Ввод чисел

По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки, однако при форматировании число можно выровнить по левому краю или по центру (см. главу 15; раздел «Форматирование ячеек»). Вводимые в таблицу числа могут включать в себя цифры от 0 до 9 и специальные символы: '$,%,+,-,/, Е, е.
При вводе отрицательного числа перед ним ставится знак минус. Если конец десятичной дроби не может быть отображен целиком в ячейке, то он округляется с таким количеством знаков, сколько помещается по ширине столбца. Для отображения всех цифр числа увеличьте ширину столбца (см. дальше в этой главе раздел «Изменение высоты строк и ширины столбцов»).
При ширине ячейки, недостаточной для показа всех цифр, число может отображаться в экспоненциальной форме или символами ###### (решетка), свидетельствующими о том, что для отображения данных надо увеличить ширину ячейки.
Если в ячейке установлен числовой формат не Общий (General), то Excel относит введенные данные к заданному типу. Например, если установлен числовой формат Дробный (Fraction), то можно не вводить 0 перед простой дробью. Значение будет распознано правильно.

Форматы отображения чисел

Числовой формат определяет способ отображения числа на экране, например, количество знаков после запятой, обозначение отрицательного числа и т.д. Независимо от выбранного формата число хранится с точностью до 15 значащих разрядов, остальные разряды преобразуются в нули. Очень маленькие и очень большие числа отображаются в экспоненциальной форме, т.е. в виде числа от 1 до 10 перед символом Е и положительной или отрицательной степени числа 10. Например, число 0,00000000034 при недостаточной ширине столбца может отобразиться как 3,4Е-10, т.е. 3,4 умножится на 10 в степени — 10, число 2,3х1013 может принять вид 2,ЗЕ+13 (см. ячейку А6).
Как правило, Excel самостоятельно выбирает формат вводимых данных. Однако для правильного распознавания информации в ряде случаев необходимо задать формат вводимых данных. Например, чтобы Excel интерпретировал дату, необходимо в диалоговом окне Формат ячеек (Format Cells) в списке Числовые форматы (Category) выбрать Даты (Date). Числовые форматы, используемые в Excel, и их описание даны ниже в таблице 14.1.

Таблица 14.1 . Числовые форматы, используемые в Excel

Числовой формат	Описание	Пример
Общий (General)	Используется по умолчанию. В большинстве случаев числовые данные отображаются в ячейке так, как они вводятся или вычисляются. Если ширины ячейки недостаточно для отображения всего числа, общий числовой формат округляет число или использует научное представление для больших чисел. Форматирования не производится.	123
Числовой (Number)	Является наиболее общим способом представления чисел. В поле Число десятичных знаков (Decimal places) диалогового окна Формат ячеек (Format Cells) введите число, показывающее количество цифр, отображаемых справа после запятой (рис. 14.2). Чтобы задать способ отображения отрицательных чисел, в списке Отрицательные числа (Negative numbers) выделите необходимый вариант. Флажок Разделитель групп разрядов (Use 1000 Separator ()) позволяет отделять группы тысячных разрядов в числах.	123,45 1,234
Денежный (Currency) *	Используется для вывода денежных значений. Данные в столбце выравниваются по десятичной точке. Каждые три разряда отделяются друг от друга. Можно задать точность представления числа (количество десятичных знаков) и символ валюты. Отличительная особенность формата — возможность отображения отрицательных величин другим цветом и без знака минус.	1 234,00р.
Финансовый (Accounting) *	Используется для выравнивания денежных величин в таблице по разделителю целой и дробной части.	123р.
Процентный (Percentage)	Обеспечивает представление числа в сотых долях единицы в соответствии с установленным количеством десятичных знаков и со знаком % (процент). Числа большие 1 автоматически вводятся как проценты; а числа, меньшие 1, преобразуются в проценты умножением на 100. Например, после ввода чисел 10 или 0,1 в ячейке отобразится 10%. В правом столбце этой таблицы показано, как отображается число 0,1234. Чтобы быстро перейти к отображению числа в виде процентов, нажмите кнопку Процентный формат (Percent Style) на панели инструментов Форматирование. Чтобы все числа преобразовывались умножением на 100, в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options) и на вкладке Правка (Edit) сбросьте флажок Автоматический ввод процентов (Enable automatic percent entry).	12,34%
Дробный (Fraction)	Отображает числа в виде обыкновенной дроби.	3/10
Экспоненциальный (Scientific)	Используется, как правило, для отображения очень больших или очень маленьких чисел.	2.3Е+07
Дата (Date)	Вводится в различных форматах. В качестве разделителя может использоваться дефис или точка, например, Фев.01 или 05.07.01. Excel хранит даты, использует систему отсчета дат, начиная с 1 января 1900 года. Определяется количество дней, прошедших с этого дня до указанной даты. Вычисление даты в числовом формате см. главу 16, раздел «Использование функций».	14.03.04
Время (Time)	Отображается в любом из часто встречаемых форматов. В России используется 24-часовая система. 12-часовая система содержит обозначения AM или РМ, где «AM» или «А» указывает на время суток от полуночи до полудня, а «РМ» или «Р» указывает на время суток от полудня до полуночи. Время Excel хранит в виде дроби, определяемую, как доля суток, отсчитываемую от 0 часов.	1:30 РМ
Текстовый (Text)	Отображает символы так, как они вводятся не зависимо от их содержания.
Дополнительный (Special)	Используется для отображения почтовых индексов, номеров телефонов, табельных номеров.	123456
Все форматы (Custom)	Формат определяется пользователем.

* Отображение содержимого ячеек форматов Денежный и Финансовый определяется настройками операционной системы Windows, сделанными в окне панели управления.

Ввод символов денежных единиц разных стран

Чтобы автоматизировать ввод символов денежных единиц какой-либо страны, выберите команду Ячейки (Cells) в меню Формат (Format) и откройте вкладку Число (Number) . В списке Числовые форматы (Category) выберите формат отображения числовых данных: Денежный (Currency) (рис. 14.2). В раскрывающемся списке Обозначение (Symbol) выберите нужную страну. Для использования выбранного символа в таблице Excel выделите числовые данные и нажмите кнопку Денежный формат (Currency) на панели инструментов Форматирование.
Для ввода символа евро можно использовать следующие клавиши:

 Alt+0136 — при настройке на символы кириллицы;  Alt+0128 — при настройке на английский язык.

Число можно ввести с цифровой клавиатуры, если включен индикатор Num Lock.

Рис. 14.2 Задание числового формата

Ввод даты и времени

Даты и время могут быть представлены в различных форматах. Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, введите после значения времени отделенные пробелом буквы AM или РМ. В случае отсутствия указаний на 12-часовой формат время воспринимается в 24 часовом формате. Поэтому 7:55 воспринимается как 7 часов 55 минут утра (AM). Для 7:55 вечера надо после цифр указать РМ или ввести 19:55. Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку, в качестве разделителя даты и времени используйте пробел. С данными типа дата и время можно выполнять различные арифметические и логические операции.
Формат для текущей даты и времени и символы, использующиеся в качестве разделителей, например, двоеточие «:» или точка «.» в стандарте России устанавливаются с помощью значка Язык и стандарты (Regional settings) панели управления. Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, в Excel все даты сохраняются как последовательные числа, время сохраняется в виде десятичной дроби.
По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.

Ввод одного и того же значения в несколько ячеек одновременно

Для ввода одного и того же значения в несколько ячеек одновременно выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные, удерживая нажатой клавишу Ctrl для выделения несмежных ячеек. (Выделенные ячейки могут быть как смежными, так и несмежными.) Введите данные и нажмите одновременно клавиши Ctrl+Enter.

Быстрое заполнение повторяющихся записей в столбце

Для ускорения ввода данных в Excel используется средство автозавершения. При вводе последовательности символов в ячейку, совпадающей с последовательностью, ранее введенной в этом столбце, недостающая часть набора будет произведена автоматически. Законченная запись по формату полностью совпадет с существующей записью, включая символы верхнего .и нижнего регистра.
Вариант ввода также можно выбрать из списка записей, которые уже имеются в столбце в рядом расположенных ячейках. Чтобы просмотреть список (рис. 14/3), нажмите клавиши Alt+стрелка вниз или нажмите правую кнопку мыши и выберите в контекстном меню команду Выбрать из раскрывающегося списка.

Рис. 14.3 Ввод в ячейку ранее использованных слов с помощью контекстного меню

В Excel автоматический ввод производится только для тех записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.

Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа

Для конвертирования числовых данных хранящихся как текст в числа выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options ) и откройте вкладу Проверка ошибок (Error Checking). Проверьте, что установлены флажки Включить фоновую проверку ошибок (Enable background error checking) и число сохранено как текст (Number stored as text) . Выберите ячейку с зеленым индикатором в верхнем левом углу. Рядом с ячейкой нажмите кнопку с восклицательным знаком и в появившемся меню выберете команду Преобразовать в число (Convert to Number) (рис. 14.4)

Рис. 14.4 Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа

Проверка данных при вводе

Чтобы уменьшить количество ошибок при вводе данных, можно задать ограничения на тип или значения данных, вводимых в ячейки, такие как ввод только текста, целых чисел, дат или ввод только чисел, меньших заданного, или только значений из заданного списка. Ниже, в качестве примера показано, как ввести ограничения на значения данных.

Ограничение диапазона вводимых данных

Чтобы ввести ограничение диапазона вводимых данных, выполните следующие действия:

 Выделите ячейки, на которые требуется наложить ограничения.  Выберите команду Проверка (Validation) в меню Данные (Data) , затем откройте вкладку Параметры (Settings) (рис. 14.5).

Рис. 14.5 Настройка параметров проверки данных

 Выберите тип данных в списке Тип данных (Allow) . Чтобы установить только числа, выберите Целое число (Whole Number) или Действительное (Decimal). Чтобы установить только дату или время, выберите Дата (Date) или Время (Time).  Выберите нужный критерий в списке Значение (Data) .  Для некоторых типов данных можно ввести верхнюю и нижнюю границы допустимого диапазона данных в поля Максимум (Maximum) и Минимум (Minimum) или только одну из них, в зависимости от требований. Границами могут служить числовые значения, ссылки на ячейки или формулы.  Установка флажка Игнорировать пустые ячейки (Ignore blank) позволяет оставить ячейку, на которую наложены ограничения, пустой, а также установить границы, содержащие ссылку на изначально пустую ячейку или использующие формулу, в которую входит такая ячейка. Снимите этот флажок, чтобы задействовать ограничения, которые были наложены на пустые ячейки так, как если бы эти ячейки содержали нули.

При вводе данных, значения которых находятся вне указанного диапазона, выводится сообщение об ошибке. Сообщение, которое отображается при вводе ошибочного значения, задается на вкладке Сообщение об ошибке.

Редактирование данных

Редактировать содержимое ячейки можно несколькими способами:
1. выделить ячейку и редактировать ее в строке формул, переместив курсор на нужное место.
2. дважды щелкнуть ячейку мышью или выделить ячейку и нажать клавишу F2. В этом случае редактирование данных можно производить непосредственно в ячейке, или в строке формул.
Завершив редактирование ячейки, нажмите клавишу Enter или кнопку Ввод (Enter) в строке формул. Если вы ошиблись во время ввода данных в ячейку, то нажмите клавишу Backspace и удалите ненужные символы.

Отмена вводе

Для отмены ввода данных в ячейку нажмите клавишу Esc или кнопку

Очистка ячейки

Чтобы очистить ячейки, строки или столбцы, выделите их и нажмите клавишу Delete или в меню Правка (Edit) выберите команду Очистить (Clear) , а затем одну из команд: Все (All), Форматы (Formats), Содержимое (Contents Del ) или Примечания (Comments).
Если выделить заполненную ячейку и ввести в нее символы, то эти символы заменят данные, которые находились в ячейке раньше. Чтобы вносить изменения прямо в ячейке, а не использовать для внесения изменений строку формул, выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), откройте вкладку Правка (Edit) и установите флажок Правка прямо в ячейке (Edit directly in cell) .

Отказ от операции и возврат отмененного действия

Так же, как при работе с другими программами Microsoft Office, если, при редактировании документа вы сделали ошибку и хотите ее исправить, выберите команду Отменить (Undo) в меню Правка (Edit) или нажмите клавиши Ctrl+Z. Для отмены последних действий, выберите команду Вернуть (Redo) в меню Правка (Edit) . Более подробно этот вопрос рассмотрен в главе 4 в разделе «Исправление ошибок при вводе текста».

Режимы вставки и замены

Excel позволяет редактировать ячейки листа в режиме вставки или замены, который рассмотрен в главе 4, в разделе «Исправление ошибок при вводе текста».

Клавиши, используемые для ввода и редактирования данных

Клавиши, используемые для ввода и редактирования данных, приведены в таблице 14.2.
Таблица 14.2. Клавиши, используемые для ввода и редактирования данных

Чтобы	Нажмите клавиши
Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной снизу, или завершить правку ячейки	Enter
Отменить набор новых данных	Esc
Повторить последнее действие	F4 или Ctrl+H
Начать новый абзац в текущей ячейке	Alt+Enter
Вставить в ячейку символ табуляции	Ctrl+Alt+Tab
Заполнить вниз	Ctrl+B
Заполнить вправо	Ctrl+K
Перейти в режим правки содержимого ячейки	F2
Вставить имя в формулу	F3
Присвоить имя	Ctrl+F3
Пересчитать все листы всех открытых книг	F9
Очистить строку формул после указания ячейки или удалить в строке формул символ слева от курсора	Backspace
Удалить выделенные символы или символ справа от курсора	Delete
Удалить символы справа от курсора до конца строки	Ctrl+Delete
Заполнить выделенные ячейки набранным значением	Ctrl+ Enter
Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной сверху	Shift+ Enter
Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной справа	Tab
Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной слева	Shift+Tab
Создать имена по тексту ячеек	Ctrl+Shift+F3
Перейти к правке примечания ячейки	Shift+F2
Ввести текущую дату	Ctrl+; (точка с запятой)
Ввести текущее время	Ctrl+Shift+: (двоеточие)
Ввести гаперссылку	Ctri+Л (Ctrl+K)
Отобразить список автоввода	Alt+стрелка вниз

Выделение данных

Выделение в Excel используется перед выполнением таких операций, как копирование, перемещение, удаление, форматирование. Можно выделить одну или несколько ячеек, строк, столбцов, листов или книг. Для выделения можно использовать мышь, команды меню или клавиатуру.
Выделенная ячейка является активной. В нее производят ввод данных. Вокруг выделенной ячейки, группы ячеек или диапазона видна черная рамка. Выделение отменяется при последующем щелчке мыши вне места выделения или при нажатии на клавишу управления курсором.

Выделение диапазона ячеек

Диапазон образуется двумя или более ячейками листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными. Соответственно совокупность двух или более выделенных ячеек или диапазонов, которые не граничат друг с другом, называют несмежным диапазоном. Обычно в качестве диапазона рассматривается прямоугольная область, содержащая ячейки нескольких столбцов и строк. Активная ячейка выделенного диапазона имеет белый фон, остальные отличаются цветом.
Диапазон ячеек можно выделить следующими способами:

 ввести в поле Имя (Name) адрес левой верхней ячейки (ее называют ячейкой привязки) и через двоеточие адрес правой нижней ячейки, затем нажать клавишу Enter;  мышью с нажатой кнопкой, перемещая ее, например, от левой верхней ячейки к правой нижней. В процессе выделения в поле Имя (Name) будет отображаться количество выделяемых строк (R) и столбцов (С), например, 2Rx3C (рис. 14.6). После того как вы отпустите кнопку мыши, в поле Имя (Name) отобразится адрес ячейки привязки;

Рис. 14.6 Выделение диапазона ячеек

 мышью, указав на первую выделяемую ячейку и, после нажатия клавиши Shift, на последнюю. Для перемещения к последней ячейке при выделении большого диапазона можно использовать полосы прокрутки;  с клавиатуры, удерживая нажатой клавишу Shift и расширяя клавишами управления курсором зону выделения, например, от левой верхней ячейки к правой нижней.

Диапазон ячеек непрямоугольного вида определяется как последовательность адресов, составляющих его прямоугольных поддиапазонов, отделенных друг от друга точкой с.запятой, например С6: Е8; С9; С10:Е12; С13. Чтобы добавить новый диапазон ячеек к ранее выделенному, нажмите клавишу Shift, а затем укажите на последнюю ячейку, которую следует включить в дополнительно выделяемый диапазон.

Выделение строк или столбцов

Для выделения всей строки щелкните ее заголовок у левой границы окна (п. 3 на рис. 14.7) или установите в ней курсор и нажмите клавиши Shift+Пробел, аналогично для выделения столбца щелкните его заголовок в верхней части таблицы (п. 1 на рис. 14.7) или установите в нем курсор и нажмите клавиши Ctrl+Пробел. Для выделения группы строк или столбцов переместитесь по их заголовкам, удерживая нажатой кнопку мыши.

Выделение листа

Для выделения листа целиком нажмите кнопку (п. 2 на рис. 14.7), расположенную в левом верхнем углу листа на пересечении заголовков строк и столбцов (рис. 14.7). С клавиатуры лист можно выделить, нажав на клавиши Shift+ Ctrl+Space или Ctrl+Ф (Ctrl+A).

Рис. 14.7 Выделение листа: 1 — заголовок столбца, 2 — кнопка выделения листа, 3 — заголовок строки

Выявление ояновременно нескольких листов книги

Для выполнения некоторых операций одновременно с несколькими листами, например, для вставки или удаления листов, выделите их. Выделение расположенных подряд листов выполните следующим образом:

 щелкните мышью по ярлычку первого листа;  нажмите клавишу Shift и, не Отпуская ее, щелкните по ярлычку последнего выделяемого листа.

Для выделения нескольких листов, расположенных не подряд, после выделения первого листа нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкнуть ярлычок следующих выделяемых листов. Чтобы отменить выделение ячеек, достаточно щелкнуть любую ячейку.
Диапазон, выделенный на нескольких листах, называется трехмерным. Трехмерные ссылки используют, например, при работе со статистическими функциями.

Упражнения

1. Введите в ячейку В5 дробь 2 3/4- Обратите внимание, что после ввода цифры 2 надо нажать клавишу пробел.
2. Введите в ячейку A3 сегодняшнее число и номер месяца. Не забудьте разделить число и месяц знаком дроби «/» или точкой. Обратите внимание, как будет записана дата в ячейке A3 и в строке формул.
3. Ведите в ячейку А5 текущее время, например, 15:03. Обратите внимание, как будет записано время в ячейке A3 и в строке формул.
4. Задайте для пустой ячейки финансовый формат. Введите в ячейку число, содержащее 5 цифр, например, 12345, посмотрите какой вид примет это число. Для выполнения упражнения выделите пустую ячейку. Выберите в меню Формат (Format) команду Ячейки (Cells) , откройте вкладку Число (Number) и задайте формат Финансовый (Accounting) . Записанное в ячейке число будет иметь вид 12 345,00р. После числа будет виден значок денежной единицы (р — для России).

Копирование и перемещение содержимого ячеек

Выполнение операций копирования и перемещения в Excel имеет ряд специфических особенностей по сравнению с тем, как они выполняются в других приложениях Microsoft Office. Например, при копировании содержимого ячейки в другие приложения Microsoft Office, например Word из буфера обмена Microsoft Office вставляется значение, а не формула. В данном разделе рассмотрены операции копирования и перемещения содержимого ячеек, не содержащих формулы. Операции копирования и перемещения формул разобраны в главе 16.

Копирование или перемещения ячеек с помощью команд меню или кнопок панели инструментов Стандартная

Для копирования или перемещения содержимого ячейки или его части в другую ячейку выполните следующие действия:
1. Выделите копируемую ячейку.
2. Выберите команду Копировать (Сору) в меню Правка (Edit) , если необходимо скопировать содержимое ячейки. Чтобы переместить данные, выберите в этом же меню команду Вырезать (Cut) . Вокруг ячейки появится бегущая рамка, показывающая, что ее содержимое помещено в буфер обмена. Аналогичный результат будет получен, если после выделения данных нажать кнопку Копировать (Сору) или Вырезать (Cut) на панели инструментов Стандартная .
3. Щелкните ячейку, в которую нужно скопировать или переместить данные.
4. Выберите команду Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) или нажмите кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная .
При копировании и перемещении данных можно пользоваться командами контекстного меню, которое появится после щелчка правой кнопкой мыши выделенной ячейки или диапазона ячеек.
Если перед тем, как вставить содержимое ячейки, выделить не одну ячейку, а диапазон, то содержимое ячейки будет скопировано во все ячейки диапазона. Помните, что при копировании или перемещении новые данные заменят хранившуюся в ячейках информацию.

Копирование или перемещения диапазонов

Чтобы скопировать или переместить содержимое диапазона, выполните следующие действия:
1. Выделите копируемый диапазон.
2. Выберите команду Копировать (Сору) в меню Правка (Edit) , чтобы скопировать содержимое диапазона, Если необходимо переместить данные, выберите в этом же меню команду Вырезать (Cut) . Вокруг диапазона появится бегущая рамка. Аналогичный результат будет получен, если после выделения данных нажать кнопку Копировать (Сору) или Вырезать (Cut) на панели инструментов Стандартная (Standard).
3. Выделите такой же конфигурации диапазон на любом рабочем листе или выделите ячейку, которая будет размещаться в верхнем левом углу скопированного (перемещенного) диапазона.
4. Выберите команду Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) или нажмите кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная.
Следует отметить, что если конфигурация диапазона, в который будет произведена вставка, не будет полностью соответствует исходному, то копирование не будет произведено. Появится сообщение: Данные не могут быть вставлены из-за несоответствия формы и размеров области вырезки и области вставки... (Do you want to replace the contents of the destination cells?)

Использование маркера заполнения

Перетащите маркер заполнения на соседние ячейки, в которые вы хотите кoпировать данные. Ячейки будут выделены цветом. Содержимое ячейки будет повторено во всех выделенных ячейках после того, как вы отпустите кнопку мыши.
Если данные могут быть продолжены в виде ряда, например, числа, даты или элементы пользовательского списка автозаполнения, то их копирование с помощью маркера заполнения приведет к приращению значений в пределах выделенного диапазона. В этом случае выделите начальное значение и перетащите маркер заполнения, удерживая нажатой клавишу Ctrl.
Перетаскивание маркера заполнения влево или вверх от выделения и остановка в пределах выделенного диапазона (до пересечения левой или верхней границы листа) приведет к стиранию выделенных данных, но сохранению формата.

Перемещение и копирование содержимого ячеек с помощью мыши

Для перемещения содержимого ячеек на новое место, выделите ячейки и укажите на рамку выделенного блока так, чтобы указатель принял вид стрелки, направленной под углом вверх. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите ячейку или блок ячеек к левой верхней ячейке области вставки. После перемещения ячеек на новое место все данные, содержащиеся в области вставки, будут замещены.
Если необходимо скопировать ячейки, то перед тем, как нажать левую кнопку мыши, нажмите клавишу Ctrl и не отпускайте ее до тех пор, пока не закончите перетаскивание. После нажатия клавиши Ctrl рядом с указателем появится знак «+». Чтобы переместить или скопировать ячейки в другую книгу или в отдаленное место, выделите ячейки и выберите команду Вырезать (Cut) для перемещения или команду Копировать (Сору) для копирования. Перейдите на другой лист книги, укажите левый верхний угол области вставки, а затем выберите команду Вставить (Paste).

Копирование данных внутри строки или столбца

Для копирование данных внутри строки или столбца выделите ячейки, содержащие данные, которые необходимо скопировать, и протащите маркер заполнения по заполняемым ячейкам. Все существовавшие ранее значения или формулы, а также форматы, в заполняемых ячейках будут замещены.
Чтобы быстро заполнить активную ячейку содержимым ячейки, расположенной выше, нажмите клавиши Ctrl+D. Чтобы заполнить содержимым ячейки слева, нажмите клавиши Ctrl+R.

Предотвращение потери данных при копировании диапазона, содержащего пустые ячейки

Чтобы избежать потери данных при копировании диапазона, содержащего пустые ячейки, выделите ячейки, которые нужно скопировать и нажмите кнопку Копировать (Сору). Укажите левый верхний угол области вставки. В меню Правка (Edit) выберите команду Специальная вставка (Paste Special) и установите флажок пропускать пустые ячейки (Skip blanks).

Копирование и перемещение ячеек со сдвигом замещаемого диапазона

В связи с тем, что при копировании (вставке) диапазона все данные, содержащиеся в области вставки, будут замещены, в некоторых случаях появляется необходимость переместить содержимое ячеек из этой области. Excel позволяет произвести вставку ячейки или диапазона со сдвигом содержимого области вставки вниз или вправо.
Чтобы обеспечить сдвиг ячейки или диапазона, расположенных в области вставки, выделите ячейки и укажите на рамку выделенного блока так, чтобы указатель принял вид стрелки, направленной под углом вверх, нажмите кнопку мыши и клавиши Shift+Ctrl, а затем перетащите на требуемое место.
В момент перетаскивания вместе с указателем будет видна только нижняя или боковая граница исходного диапазона и адрес текущего расположения диапазона (ячейки). Обратите внимание, что после завершения операции сначала надо отпускать кнопку мыши, а потом клавиши Shift+Ctrl.

Использование контекстного меню для перемещения или копирования содержимого ячеек

Если при перемещении выделенной ячейки или диапазона с помощью мыши удерживать нажатой ее правую кнопку (при этом указатель будет иметь вид стрелки, направленной под углом вверх), то после перетаскивания на экране появится контекстное меню с набором команд, обеспечивающих перемещение или копирование ячеек: Переместить (Move Here), Копировать (Сору Неге), Копировать только значения (Сору Неге as Values Only), Копировать только форматы (Сору Неге as Formats Only), Сдвинуть вниз и скопировать (Shift Down and Copy) и т.п.
Команда Копировать только форматы (Copy Here as Formats Only) из контекстного меню, приведенного выше обеспечивает перенос только формата данных без копирования значений. Так, после копирования формата ячейки С5, содержащей число в финансовом формате, в ячейку Е8, данные, введенные в ячейку Е8, будут иметь тот же формат. Соответственно команда Копировать значения (Copy Here as Values Only) позволяет копировать только значения без копирования формата.
Если перетаскивать маркер заполнения, удерживая нажатой правую кнопку мыши, на экран будет выведено контекстное меню с параметрами заполнения. Для копирования или перемещения выделенного диапазона на другой лист книги с помощью мыши при нажатой правой кнопке необходимо удерживать клавишу Alt.

Копирование и перемещение ячеек с клавиатуры

При копировании и перемещении ячеек с клавиатуры воспользуйтесь сочетанием клавиш, указанных рядом с командами меню или традиционно используемыми Windows-программами:

 копировать — Ctrl+C или Ctrl+Insert;  вырезать — Ctrl+Ч (Ctrl+X) или Shift+Delete;  вставить — Ctrl+M (Ctrl+V) или Shift+Insert.

При перетаскивании, а также при выборе команд Вырезать (Cut) или Копировать (Сору) и Вставить (Paste), Excel полностью копирует ячейку, включая формулы и возвращаемые ими значения, примечания и форматы. Если область копирования содержит скрытые ячейки, они также будут скопированы. Существует возможность просмотреть все ячейки, которые содержатся в скрытых строках или столбцах области вставки.

Контекстное меню маркера заполнения

Для автоматизации ввода данных можно использовать команды контекстного меню, отображаемого после перетаскивания маркера заполнения правой кнопкой мыши. Для отображения команд контекстного меню выделите данные в ячейке или диапазоне ячеек и перетащите маркер заполнения, чтобы выделить диапазон, который надо заполнить, удерживая нажатой правую кнопку мыши. После того как вы отпустите кнопку мыши, появится контекстное меню. Приведем назначение некоторых команд:

Копировать ячейки (Copy Cells)	копирует выделенную ячейку (диапазон) в выделенные с помощью маркера заполнения ячейки
Заполнить (Fill Series)	заполняет последовательностью с автоматически выбранным шагом
Заполнить форматы (Fill Formats)	присваивает ячейкам, выделенным с помощью маркера заполнения, форматы исходной ячейки или диапазона. Значения ячеек не меняются
Заполнить значения (Fill Values)	присваивает ячейкам, выделенным с помощью маркера заполнения, значения исходной ячейки (диапазона). Форматы ячеек не меняются

Заполнение ячеек определенной последовательностью данных

Введите в ячейку название месяца или дня недели. Затем подведите указатель к маркеру заполнения (небольшой черный квадрат в правом нижнем углу ячейки) и, когда указатель принимает вид черного креста, нажмите левую кнопку мыши и переместите мышь в нужном направлении до последней ячейки, в которой должна содержаться вводимая последовательность. Чтобы вывести на экран контекстное меню с параметрами заполнения, перетащите маркер заполнения, удерживая нажатой правую кнопку мыши.
В качестве примера в первую ячейку последовательности С2 ведем «январь» и перетащим маркер заполнения до ячейки G2 (рис. 14.8). Выделенная область заполнится названиями месяцев. Аналогично, введем цифры 1 и 2 в ячейки ВЗ, В4, выделим диапазон (ВЗ:В4) и перетащим маркер заполнения до В7. Выделенная область заполнится цифрами 1, 2, 3 .. 7.

Рис. 14.8 Заполнение ячеек подобными данными

Кнопка действий смарт-тегов предложит вам на выбор несколько вариантов действий: Копировать ячейки (Copy Cells), Заполнить (Fill Without Formatting), Заполнить только форматы (Fill Formatting Only ) и т.д.
Автозаполнение можно выполнить с помощью команды Заполнить (Fill ) меню Правка (Edit) или контекстного меню, которое появляется при перемещении маркера заполнения правой кнопкой мыши. Например, для заполнения прямоугольного диапазона СЗ:С10 числом 124, хранящимся в ячейке С2, выделите диапазон С2:С10 так, чтобы ячейка С2 оставалась активной, и выберите1 в меню Правка (Edit) команду Заполнить (Fill), Вниз (Down) . Все ячейки диапазона С2:С10 заполнятся числом 124. Если переместить маркер заполнения ячейки С2 правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Заполнить (Fill Series), то ячейки С3 — С10 заполнятся числами 125, 126, 127 и т.д.

Создание прогрессии

Для ввода в таблицу последовательности чисел, дат и времени с заданным шагом изменения можно использовать диалоговое окно Прогрессия (Series) . Для задания типа прогрессии, шага и начального значения выполните следующие действия:

 Выделите первую ячейку, в которой будет располагаться последовательность, и введите начальное значение.  Выделите заполняемый диапазон ячеек.  Выберите меню Правка (Edit) команду Заполнить (Fill), Прогрессия (Series) .  Установите в диалоговом окне Прогрессия (Series) (рис. 14.9) переключатель в рамке Расположение (Series in) в позицию по столбцам (Columns) , чтобы создать прогрессию в столбцах таблицы, начиная от активной ячейки. Для создания прогрессии в строках таблицы выделите по строкам (Rows) .

В группе Тип (Туре) укажите тип прогрессии:

 арифметическая (Linear) — каждый последующий член прогрессии увеличивается на величину шага, который вводится в поле Шаг (Step value) ;  геометрическая (Growth) значения последующих членов прогрессии определяются как произведение предыдущего члена прогрессии на величину, указанную в поле Шаг (Step value) ;  даты (Date) — прогрессия задается положением переключателя в рамке Единицы (Date unit): день (Day), рабочий день (Weekday), месяц (Month) или год (Year) ;  автозаполнение (AutoFill) — позволяет заполнить пустые выделенные ячейки . значениями соответствующего ряда, определяемого автоматически. Значения в поле Шаг (Step value) и параметры Единицы (Date unit) в этом случае не задаются;  в поле Шаг (Step value) задайте шаг профессии (для геометрической прогрессии введенное значение будет являться знаменателем прогрессии);  чтобы продлить прогрессию, установите флажок Автоматическое определение шага (Trend) ;  укажите максимальное значение создаваемого ряда в поле Предельное значение (Stop value) . Заполнение ячеек в выделенном диапазоне осуществляется либо до заполнения всего диапазона, либо до достижения элементом ряда предельного значения. В последнем случае несколько ячеек выделенного диапазона могут остаться пустыми. Указывать значение поля Предельное значение (Stop value) не обязательно;  Нажмите кнопку ОК .

Ввод последовательности чисел, пат и времени

Для ввода последовательности чисел, дат и времени можно использовать прогрессии. Например, для получения числовой последовательности в ячейках ВЗ:В9, показанной на рис. 14.9 выполним следующие действия:

 введем число 1 в ячейку ВЗ;  выделим последующие ячейки столбца (В4:В7);

Рис. 14.9 Диалоговое окно, используемое для создания прогрессии

 выберем в меню Правка (Edit) команду Заполнить, Прогрессия;  установим в диалоговом окне переключатель в рамке Расположение (Series in) в позицию по столбцам (Columns) ;  зададим положительное или отрицательное число, используемое для вычисления следующего значения ряда по предыдущему (по умолчанию Шаг (Step value ) равен 1);  нажмем кнопку ОК. Выделенная область заполнится последовательностью чисел 1, 2, 3 и т.д.

Вставка ячеек, строк и столбцов

Вставка ячеек

Перед тем, как вставить одну ячейку/диапазон ячеек, выделите одну или несколько ячеек. Excel вставит столько же ячеек, сколько было выделено.
Выберите команду Ячейки (Cells) в меню Вставка (Insert) . Появится диалоговое окно Добавление ячеек (Insert) (рис. 14.10), позволяющее вставить дополнительные ячейки, строку, столбец. Имеющиеся в таблице ячейки будут сдвинуты вниз или вправо в зависимости от положения переключателя. Пользователю предлагается выбрать один из следующих вариантов вставки относительно выделенного блока:

 ячейки со сдвигом вправо (Shift cells right);  ячейки со сдвигом вниз (Shift cells down);  строку (Entire row); столбец (Entire column).

Рис. 14.10 Диалоговое окно, позволяющее вставить дополнительные ячейки, строку, столбец

С клавиатуры для вставки ячейки, строки или столбца, рядом с выделенными ячейками, нажмите на две клавиши Ctrl и знак «+». Появится диалоговое окно Добавление ячеек (Insert) . Переключатель установите в требуемое положение, используя клавиши управления курсором вверх или вниз. С помощью клавиши Tab укажите на кнопку ОК и нажмите клавишу Enter.

Вставка скопированных ячеек

Если вы хотите вставить скопированные ячейки, обеспечив сдвиг имеющихся в таблице ячеек вправо или вниз, то выберите команду Скопированные ячейки (Copied Cells) в меню Вставка (Insert) . Эта команда появляется в меню после выделения данных и выбора команды Копировать (Сору) в меню Правка (Edit). Положением переключателя выберите направление: вправо или вниз, в котором следует сдвинуть соседние ячейки, строки или столбцы при вставке диапазона (рис. 14.11).

Рис. 14.11 Вставка скопированных ячеек

Вставка строк и столбцов

В ряде случаев для ввода новых данных нам необходимо вставить дополнительные строки или столбцы. Для выполнения этой операции на месте вставки выделите ячейку или диапазон ячеек. Затем выберите команду Строки (Rows) или Столбцы (Columns ) в меню Вставка (Insert) или выбрать требуемую команду в контекстном меню после щелчка правой кнопки мыши заголовка строки или столбца. Будет вставлено столько столбцов/строк, сколько было выделено ячеек. Строки вставляются над выделенной ячейкой, столбцы — слева от выделенной ячейки.

Специальная вставка

Скопировав содержимое ячеек в буфер обмена, мы можем вставить его полностью или частично в другое место. Под специальной (выборочной) вставкой подразумевают вставку не всего содержимого ячейки, а только находящейся в ней формулы, значения, комментария и т.д.

Рис. 14.12 Диалоговое окно Специальная вставка

Рассмотрим назначение различных положений переключателя в рамке Вставить (Paste):

 все (Аll) — в этом случае копируется все содержимое ячейки так же, как при использовании команды Вставка (Paste). Переключатель установлен в это положение по умолчанию;  формулы (Formulas) — в новое место вставляются только формулы в том виде, в котором они вводятся в строку формул;  значения (Values) — вставляются только результаты вычислений без формул, по которым выполнялись расчеты;  форматы (Formats) — переносятся форматы без содержания;  примечания (Comments) — копируются только комментарии.

Установка переключателя в рамке Операция (Operation) в положение сложить (Add), вычесть (Subtract), умножить (Multiply) или разделить (Divide) обеспечивает выполнение соответствующей математической операции, т.е. сложение, вычитание, умножение или деление данных. Например, с помощью специальной вставки можно уменьшить все значения диапазона на 20%. Для этого введите в ячейку число 0,8, скопируйте его в буфер обмена, выделите диапазон, выберите команду Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit) и в появившемся диалоговом окне в группе Операция установите переключатель в положение умножить (Multiply).

Удаление ячеек, строк и столбцов

Появится диалоговое окно Удаление ячеек (Delete) , переключатель Удалить (Delete) которого позволяет задать направление сдвига прилегающей ячейки, строки и столбца для заполнения пространства, освободившегося после удаления ячеек (рис. 14.13):

 ячейки со сдвигом влево (Shift cells left);  ячейки со сдвигом вверх (Shift cells up);  строку (Entire row);  столбец (Entire column).

С клавиатуры, чтобы удалить выделенные ячейки, нажмите на две клавиши Ctrl и знак «-». Появится диалоговое окно Удаление ячеек. Клавишами перемещения курсора вверх или вниз установите переключатель в требуемое положение. Нажав клавишу Tab, переместитесь на кнопку ОХ и нажмите клавишу Enter.

Рис. 14.13 Диалоговое окно, используемое для удаления ячеек, строки или столбца

При удалении строки находящиеся ниже ее строки перемещаются вверх, при удалении столбца все расположенные справа от него столбцы перемещаются левее. При удалении ячейки соседние ячейки перемещаются и заполняют освободившееся место. При очистке ячейки удаляется ее содержимое (формулы и данные), форматы (включая числовые, условные форматы и границы) и примечания, но пустые ячейки остаются на листе.

Имена ячеек, диапазонов, формул и констант

В некоторых случаях при составлении формул, использовании некоторых команд удобнее указывать не координаты ячейки или диапазона ячеек, а вводить их имена. Применение имен уменьшает время на ввод сложных функций, облегчает работу с формулами. Использование имен диапазонов облегчает чтение формул. Имя диапазона легче запомнить, чем координаты. Например, если в выделенном диапазоне содержатся сведения о компьютерах, присвойте ему имя Computer. Это уменьшит вероятность, что во время работы вы укажите неверный диапазон. Если ячейке, в которой подсчитывается сумма, присвоить имя «Итого», то в формуле может участвовать не адрес этой ячейки, а ее имя, например, «=С4/Итого». Одному диапазону можно присвоить несколько имен.
Имя можно присвоить ячейке, диапазону ячеек, формуле и константе. Оно может состоять из произвольной последовательности, содержащей до 255 символов. Первый символ в имени должен быть буквой или символом подчеркивания. Остальные символы имени могут быть: буквами, числами, точками и символами подчеркивания.
Имя может состоять из строчных и прописных букв, но Excel их не различает. Так, если создано имя «Товары», а затем в той же книге создано другое имя «ТОВАРЫ», то второе имя заменит первое. В имени может быть больше одного слова, но пробелы недопустимы. В качестве разделителей слов могут быть использованы символы подчеркивания и точки, например, Отчет_за_месяц или Отчет.замесяц. Имена не могут иметь такой же вид, как и ссылки на ячейки, например А$23 или С1.

Присвоение имени ячейке и диапазону

Второй способ: выберите в меню Вставка (Insert) команды Имя (Name), Присвоить (Define) и введите имя ячейки в поле Имя (Name) (рис. 14.14).
Для просмотра имен, используемых в книге, можно использовать поле Имя строки формул или выбрать пустую ячейку и выбрать в меню Вставка (Insert) команду Имя (Name), Вставить (Paste) и нажать кнопку Все имена (Paste List). ,
Пример. Присвоим имя «Итого» ячейке ВЗ, в которую будет помещаться результат суммирования других ячеек. Для присвоения имени выполним следующие действия:

Рис. 14.14 Диалоговое окно, используемое для присвоения имени ячейке

 Выделим ячейку ВЗ.  Выберем команду Имя (Name), Присвоить (Define) в меню Вставка (Insert).  В диалоговом окне Присвоение имени (Define Name) в поле Имя (Names in workbook) введем Итого .  В поле Формула (Refers to) отображается ссылка на ячейку, имя, формулу или константу, соответствующую имени, выбранном в списке Имя (Name). Если имя в списке не выбрано или в книге не определено ни одно имя, отображается ссылка на активную ячейку.

Чтобы увидеть алфавитный список всех имен, используемых на активном рабочем листе и в рабочей книге, нажмите кнопку со стрелкой рядом с полем имени, которое расположено у левого края строки формул. Чтобы перейти к именованному объекту, выберите его имя из списка.

Поиск и замена данных

При работе с большими таблицами поиск интересующих вас данных без использования специальных средств может занять много времени. Средства поиска и замены в Excel позволяют найти, а если необходимо и заменить в таблицах интересующую вас информацию. Если в документе выделить фрагмент текста, то поиск и замена данных будет производиться только в этом фрагменте.

Поиск данных

Рассмотрим назначение элементов диалогового окна Найти и заменить.

 В поле Найти (Find what) вводится символ, текст или сочетание символов, которые вы хотите найти.  Раскрывающийся список Просматривать (Search) позволяет задать направление поиска: по строкам (By Rows) (просматриваются по очереди все строки) или по столбцам (By Columns). Для изменения направления поиска нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, нажмите кнопку Найти далее (Find Next). В большинстве случаев поиск рекомендуется вести по столбцам.  Флажок Учитывать регистр (Match case) позволяет искать только те значения, в которых в поле и в ячейке совпадают строчные и прописные буквы.  Раскрывающийся список Область поиска (Look in) определяет область поиска: формулы (Formulas) — поиск выбранной информации в текстах формул, значения (Values) — поиск среди значений ячеек, примечания (Comments) — в текстах примечаний.  Установка флажка Ячейка целиком (Find entirely cells only) позволяет вести поиск ячеек, содержимое которых полностью совпадает со значением, приведенным в поле Найти. Если нет полного совпадения, то ячейка не будет указана.  Кнопка Формат (Format) позволяет искать элементы форматирования. Введите искомый текст, вставьте из буфера обмена или выберите из списка. Чтобы добавить к тексту форматирование, нажмите кнопку Формат. Неудачный поиск может быть обусловлен условиями поиска форматирования, сохранившимися после предыдущего поиска. Для удаления этих условий в раскрывающемся списке рядом с кнопкой Формат выберите Снять форматирование (Clear Find Format).  Нажмите кнопку Найти далее (Find Next), для проведения поиска вниз. Если при нажатии этой кнопки удерживать клавишу Shift, то поиск будет проводиться вверх по документу. Найденная группа символов будет выделена.

Рис. 14.15 Диалоговое окно, используемое для поиска информации

Если диалоговым окном Найти и заменить (Find and Replace) будет закрыта нужная вам часть документа, то передвиньте диалоговое окно, удерживая нажатой кнопку мыши, после установки указателя на заголовке окна.
Диалоговое окно Найти и заменить (Find and Replace) можно убрать с экрана, нажав клавишу Esc или клавиши Alt+F4.
Для поиска файлов и веб-страниц, расположенных на автономном компьютере, в локальной сети, на веб-сервере или на сервере Exchange 2000 можно использовать области задач Обычный поиск файлов (Basic search) (рис. 4.10) и Расширенный поиск файлов (Advanced Search) (рис. 4.11), которые рассмотрены в главе 4 в разделе «Поиск файлов».

Замена символов

Для автоматизации замены одного или нескольких символов, слова или фрагмента текста установите указатель на то место, откуда начнете замену, выберите в меню Правка (Edit) команду Заменить (Replace) . Для отображения на экране диалогового окна Найти и заменить (Find and Replace) с открытой вкладкой Заменить (Replace) с клавиатуры (рис. 14.16) нажмите сочетание клавиш Ctrl+p (Ctrl+H).

Рис. 14.16 Диалоговое окно, позволяющее провести замену указанных символов

Поля Найти (Find what) , Просматривать (Search), флажки Учитывать.регистр (Match case) и Ячейка целиком (Find entirely cells only) , кнопки Формат (Format), Параметры (Options ) и Найти далее (Find Next) имеют то же назначение, что и на вкладке Найти, рассмотренной выше.

 В поле Заменить на (Replace with) введите сочетание символов, которые заменят символы, указанные в поле Найти (Find what). Для удаления из документа символов, указанных в поле Найти, поле Заменить на оставьте незаполненным.  Для замены данных нажмите кнопку Заменить (Replace) . После того как замена будет произведена, в окне Excel будет выделен следующий фрагмент.  Кнопку Заменить все (Replace All) используйте для автоматической замены всех вхождений искомых символов в документе, если нет необходимости подтверждать каждую замену щелчком кнопки Заменить. После выполнения операции появится окно с сообщением о количестве произведенных замен.

Автозамена

Для автоматизации ввода в ячейки повторяющихся фрагментов текста и рисунков, исправления ошибок при вводе символов можно использовать диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect) , рассмотренное в главе 5 в разделе «Автозамена».

В любую ячейку рабочей книги

В любую ячейку рабочей книги можно вставить примечание, содержащее дополнительную информацию. Выделите ячейку и выберите команду Примечание (Comment) в меню Вставка (Insert). На экране рядом с ячейкой появится
рамка с именем автора примечания. В рамку вводится текст примечания, относящийся к этой ячейке. Автор примечания указывается на вкладке Общие (General) в диалоговом окне Параметры (Options) , отображаемого на экране после выбора одноименной команды в меню Сервис (Tools). Размер рамки определяет не объем информации, представленной в примечании, а только какая часть примечания будет отображена на экране. При задержке указателя мыши в ячейке, содержащей значок примечания (красный треугольник в правом верхнем углу ячейки), автоматически будет выведено всплывающее окно с текстом примечания.,
Если на вкладке Вид (View) диалогового окна Параметры (Options) в группе Примечания (Comments) переключатель установлен в положение только индикатор (Comment indicator only), то ячейки, содержащие Примечания, помечаются в верхнем правом углу индикатором, имеющим вид красного треугольника. Если переключатель находится в положении примечание и индикатор (Comment & indicator,) , то видны как индикатор, так и часть примечания, ограниченная рамкой (рис. 14.17).

Рис. 14.17 Отображение индикатора и текста комментария ячейки
Примечания, сделанные разными пользователями для одной ячейки, будут выводиться в одном окне примечаний и помечаться именами соответствующих пользователей. Эта возможность может быть использована вместе с портфелем Windows. Пользователь может работать с копией общей книги, отсоединившись от локальной сети, затем поместить ее в портфель и объединить с другими копиями при восстановлении подключения к сети.
Упражнения

1. Введите в ячейки С5:Е5 числа 5, 7, 9 и скопируйте их с помощью мыши в ячейки АЗ:СЗ. До начала перемещения диапазона указатель должен принять вид стрелки, направленной под углом вверх. При перемещении диапазона ячеек удерживайте нажатой клавише Ctrl.
2. Заполните по две ячейки на первом, втором и третьем листах рабочей книги. Используйте для перемещения между листами книги ярлычки.
3. Скопируйте фрагмент текста из текстового документа, и разместите его в ячейке электронной таблицы. Прочитайте текст.
4. В ячейку С5 введите слово Январь. Отобразите названия следующих месяцев в соседних ячейках. Перетащите маркер заполнения на соседние ячейки D5:K5. В ячейках отобразятся названия месяцев.
Выводы

1. Чтобы задать формат вводимых в ячейку числовых данных, выберите команду Ячейки (Cells) в меню Формат (Format) и откройте вкладку Число (Number).
2. Прямоугольный диапазон смежных ячеек определяется адресами левой верхней и правой нижней ячеек, между которыми в качестве разделителя ставят двоеточие (АЗ:С4). Адреса ячеек можно набирать как в верхнем, так и в нижнем регистре.
3. Чтобы сделать копии данных для повторения их в других местах, выделите данные и выберите в меню Правка (Edit) команду Копировать (Сору). Если данные следует переместить, то в меню Правка (Edit) выберите команду Вырезать (Cut).
4. Для копирования содержимого ячеек в смежные ячейки удобно использовать маркер заполнения — небольшой черный квадрат в углу активной ячейки или выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста.
5. Средства Автозаполнения позволяют автоматически продолжить ряд ячеек, значения которого изменяются по определенному закону, например, список названий месяцев, дней недели, и т.п. в рядом расположенных ячейках.
6. Под специальной (выборочной) вставкой подразумевают вставку не всего содержимого ячейки, а только формулы, значения, комментарии и т.д. В этом случае для вставки содержимого ячеек из буфера обмена выберите команду Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit) и в появившемся диалоговом окне в группе- Операция (Operation) установите переключатель в требуемое положение (рис. 14.12).
7. Чтобы вставить примечание, содержащее дополнительную информацию, в любую ячейку рабочей книги, выделите ячейку и выберите команду Примечание (Comment) в меню Вставка (Insert).

---

---