Краткий обзор Microsoft Office 2003
PowerPoint 2003 — средство пая сознания и демонстрации презентаций
В этой главе изложены методы создания и демонстрации презентаций с помощью PowerPoint. Вы познакомитесь со следующими вопросами:
назначение PowerPoint; создание и просмотр презентаций; настройка параметров работы программы; печать и демонстрация слайдов.
Назначение PowerPoint
В последние годы все большое количество людей принимает участие в презентациях — выступлениях с наглядной демонстрацией текстового материала, таблиц, графиков, диаграмм, рисунков, аудио- и видеоклипов. Презентации нашли широкое, применение на выставках и конференциях.
Слайды можно распечатать на бумаге и использовать как раздаточный материал для доклада. В презентациях можно использовать прозрачки, получаемые при печати слайдов на прозрачной пленке в черно-белом или цветном режиме.
В каждой презентации обычно используется несколько основных компонентов: слайды, титульные слайды, заметки докладчика, страницы выдачи. Если презентация сохраняется как веб-страница, то можно вывести заметки, появляющиеся на экране с соответствующим слайдом. Заметки помогают аудитории вникнуть в предпосылки и детали, о которых обычно рассказывает докладчик в ходе обычной презентации.
Автоматическая презентация позволяет показывать материалы без ведущего. Видеоизображения позволяет передавать сервер Microsoft NetShow. Для просмотра презентации достаточно иметь обозреватель Internet Explorer версии 4.0 и старше.
Возможность хранить сразу несколько образцов разметки в одном шаблоне презентации или документе облегчает работу тех, кому нужно создавать немного отличающиеся версии презентаций, или для корпоративных пользователей, стремящихся объединить презентации, полученные из нескольких источников.
Специальные конвертеры позволяют открывать в PowerPoint презентации, созданные в приложениях Harvard Graphics и Lotus Freelance. При открытии таких презентаций сохраняется большинство их исходного содержания и форматирования.
Запуск PowerPoint
Другие варианты запуска программы рассмотрены в главе 1 в разделе «Различные способы запуска приложений Microsoft Office».
Чтобы закончить работу с программой, выберите в меню Файл (File) команду
Выход (Exit). Несколько вариантов закрытия окна программы рассмотрено в главе 1 в разделе «Закрытие документа и выход из программы Microsoft Office».
Окно PowerPoint
После запуска PowerPoint создается пустой титульный слайд, который отображается в окне программы (рис. 22.1). Как и в других приложениях Microsoft Office 2003 вдоль верхней границы окна PowerPoint расположена строка заголовка, ниже — главное меню и панели инструментов. Главное меню содержит пункт Показ слайдов (Slide Show), которого нет в окнах других приложений. Он позволяет просмотреть, как будет проходить показ слайдов. Внизу окна находится строка состояния. В ней отображаются пояснительные надписи: номер текущего слайда, количество слайдов, вид презентации.
Настройки параметров отображения программы PowerPoint после запуска определяется установками, сделанными на вкладке
Вид (View) (рис. 22.20) диалогового окна команды Параметры (Options) в меню
Сервис (Tools). На этой вкладке можно установить флажок о бласть задач при запуске (Startup Task Раnе), что обеспечит показ в правой части окна области задач
Приступая к работе (Getting Started) (4). Назначение ссылок в этой области, облегчающих работу с PowerPoint, рассмотрено ниже.
Слайды могут иметь альбомную или портретную ориентацию. Для перехода между слайдами можно использовать полосу прокрутки или расположенные на ней кнопки:
Следующий слайд (Next Slide) и Предыдущий слайд (Previous Slide) (полоса прокрутки рассмотрена в главе 2, в разделе «Окно программы Microsoft Office»). Для этих же целей служат клавиши Page Up и
Page Down. В нижней левой части окна презентации расположены кнопки (6), позволяющие изменять режим просмотра вашей презентации.
Рис. 22.1
Окно PowerPoint, отображаемое на экране после запуска программы:
1 —ярлычок вкладки Структура, 2 — ярлычок вкладки Слайды, 3 — область слайда, 4 — область задач Приступая к работе,
5 — область Заметки,
6 — кнопки переключения в различные режимы просмотра презентации
Режимы просмотра презентации
В Microsoft PowerPoint имеется три основных режима: обычный режим, режим сортировщика слайдов и режим просмотра слайдов. Для переключения в другой режим можно воспользоваться командами в меню
Вид (View) или нажать одну из кнопок в левой части горизонтальной полосы прокрутки (рис. 22.2).
Рис. 22.2
Кнопки переключения в различные режимы просмотра презентации:
1 — Обычный режим, 2—Режим сортировщика слайдов, 3 — Показ слайдов
Обычный режим
В левой части окна можно отобразить область Структура (Outline) или область
Слайды (Slides) (рис. 22.3). В области Структура отображается список слайдов. Она служит для редактирования структуры текста слайда. В области Слайды приводятся миниатюрные изображения слайдов (в виде эскизов). Значок рядом с текущим слайдом выделяется серым цветом. Под каждым заголовком располагается текст, который сдвинут относительно заголовка и может
включать до пяти уровней отступов. Чтобы открыть нужную область, щелкните ее ярлычок.
В области слайда отображается текущий слайд в крупном масштабе. Текст на слайде демонстрируется с учетом форматирования. Содержимое слайда можно редактировать. К слайду можно добавить рисунки, фильмы, звуки, анимацию, гиперссылки и элементы управления ActiveX, позволяющие создать слайд ответа в ходе демонстрации.
При сужении областей Структура и Слайды названия изменяются на соответствующие значки. Если требуется просмотреть текущий слайд в окне во время редактирования, можно закрыть эти области при помощи значка закрытия области в правом верхнем углу.
Рис. 22.3 Окно PowerPoint в обычном режиме
Область заметок (Notes) используется для ввода заметок для докладчика или сведений для аудитории. Чтобы изменить размер какой-либо области, установите указатель мыши на ее границе. После того как указатель примет форму двунаправленной стрелки нажмите кнопку мыши и переместите границу. В раскрывающемся списке Масштаб (Zoom) на панели инструментов
Стандартная можно выбрать увеличение, обеспечивающее легкое чтение заметок.
При отображении текста слайда в виде структуры можно приступить к вводу содержания: сформулировать свои идеи, спланировать, как их лучше представить, и попробовать разные варианты расположения слайдов и текста.
Линейка
Горизонтальная и вертикальная линейки расположены вдоль верхнего и левого краев области слайда (рис. 22.3). Для их отображения на экране выберите в меню
Вид (View) команду Линейка (Ruler). Внешний вид линейки зависит от выделенного на слайде объекта. Перемещение указателя или инструмента рисования отражается на линейках, обеспечивая точное позиционирование на слайде.
Если выделить рисунок или автофигуру, то начальная отметка линейки находится в центре. После выделения текста в текстовом поле на линейке отображаются маркеры отступов и позиции табуляции для этого текста, а нулевая отметка находится слева. Для каждого текстового поля предусмотрены свои параметры отступов и табуляции.
Выравнивание объектов по направляющим
Для визуального или автоматического выравнивания объектов можно использовать линии сетки (рис. 22.3). Линии сетки отображаются только на экране, но не при печати. Чтобы в окне
PowerPoint отобразить (снять) сетку, нажмите на панели инструментов Стандартная кнопку
Показать/Спрятать сетку (Show/Hide Grid).
Рис. 22.4
Диалоговое окно Сетка и направляющие
В области слайдов можно также показать направляющие: горизонтальную и вертикальную пунктирные линии, которые при первом отображении делят область слайда на 4 равные части. Для создания дополнительной направляющей перетащите существующую, удерживая нажатой клавишу Ctrl.
После нажатия кнопки По yмoлчaнuю(Set as Default) параметры, заданные в этом диалоговом окне сохраняются для последующих презентаций Для временного включения или отключения параметра Привязать к сетке нажмите клавишу Alt во время перетаскивания или рисования объекта. Объекты остаются привязанными к сетке, даже если она невидима.
Направляющие можно добавлять, перемещать и удалять. Если объект находится вблизи направляющей, его угол или центр (то, что ближе) «прилипает» к направляющей. Поочередно перетащите каждый объект к направляющей, и он автоматически будет выровнен по центру или по краю.
Миниатюрная версия слайда
Миниатюрная версия слайда на экране позволяет более точно определить, какую часть материала презентации необходимо перенести в следующий слайд. Для просмотра миниатюры слайда в меню
Вид (View) выберите команду Миниатюра. Миниатюра слайда также автоматически отображается при просмотре в черно-белом режиме, при увеличении изображения так, что большей части слайда не видно, и при работе с образцом титульных слайдов или образцом слайдов. Если в слайде используются эффекты анимации или переходы, их можно просмотреть, выбрав команду
Просмотр анимации (View Show) в меню Показ слайдов (Slide Show).
Область структуры
Область Структура (Outline) облегчает создание списка слайдов и маркированных списков на слайдах. На верхнем уровне структуры указываются названия слайдов. Перед заголовком каждого слайда стоит номер и значок. Основной текст, включающий до пяти уровней отступов, расположен после каждого заголовка. На первом слайде обычно отображается имя зарегистрированного пользователя, заголовок презентации, название компании и дата. После ввода каждого названия нажимайте клавишу Enter.
13 области структуры удобно вставлять, копировать и перемещать заголовки. Для изменения порядка расположения слайдов или пунктов маркированного списка, выберите значок слайда или маркер, соответствующий тексту, который требуется переместить, и перетащите его в другую позицию, удерживая нажатой кнопку мыши. Структуру можно задать, создать с помощью мастера автосодержания или импортировать из другого приложения, такого как Microsoft Word.
Режим сортировщика слайдов
Рис. 22.5
Окно PowerPoint в режиме сортировщика слайдов
В этом режиме легко изменить порядок расположения слайдов путем их перетаскивания в области структуры, добавить или удалить слайды, задать время показа слайдов и выбрать способ смены слайдов. В режиме сортировщика слайдов заголовки -форматированных слайдов могут быть трудно различимы. Чтобы прочесть заголовок, нажмите клавишу Alt и щелкните интересующий вас слайд, удерживая нажатой кнопку мыши. Слайд будет отображен в прежнем формате после того, как вы отпустите кнопку мыши. Двойной щелчок слайда отображает его в обычном режиме. Панель инструментов
Сортировщик слайдов (Slide Sorter) позволяет добавить эффекты анимации. По завершении создания и редактирования презентации сортировщик слайдов дает законченную картину всей презентации, упрощая ее реорганизацию, и предварительный просмотр эффектов анимации и смены слайдов.
Если вы решили не показывать какой-нибудь слайд, то его можно скрыть и не удалять. Выделите слайд и нажмите кнопку
Скрыть слайд (Hide Slide) на панели инструментов Сортировщик слайдов (Slide Sorter).
Показ слайдов
Начать показ слайдов презентации в полноэкранном режиме можно следующими способами:
выбрать команду Показ слайдов (Slide Show) в меню Вид (View); нажать клавишу F5; нажать кнопку Показ слайдов (Slide Show) в левой части горизонтальной полосы прокрутки.
Редактировать слайды в этом режиме нельзя. Переместите курсор в нижний левый угол экрана и нажмите кнопку, появится меню, команды которого позволяют перейти к другому слайду или закончить показ слайдов. Для перехода между слайдами можно использовать клавиши Page Up и Page Down, Пробел, «Стрелка вверх» и «Стрелка вниз».
В некоторых случаях, чтобы привлечь внимание слушателей, докладчики используют полностью черный или полностью белый экран. Для перехода к черному экрану нажмите клавишу «В», для перехода к белому экрану — клавишу «W». Повторное нажатие клавиши позволяет восстановить экран.
Рис. 22.6
Окно PowerPoint после выбора команды Страницы заметок в меню Вид
Режим Страницы заметок
Режим Страницы заметок (Notes Pages) удобен для просмотра заметок докладчика. Их можно редактировать. Для каждого слайда создается отдельная страница заметок. Текстовый блок и графические изображения можно перемещать по странице, но нельзя изменять содержимое слайда.
Работа с графическими объектами
Графические объекты, рисунки, колонтитулы и другие подобные объекты не отображаются в области заметок и при сохранении презентации как веб-страницы. Они отображаются при работе с образцом заметок, страницами заметок и выводятся на печать вместе с заметками. Под образцом подразумевается специальный слайд или страница, на которых определяется форматирование всех слайдов или страниц презентации. Заметки можно напечатать для каждого слайда вместе с миниатюрным изображением слайда. Чтобы вставить в каждый слайд (титульный слайд, страницу заметок или выдач) рисунок, текст или другое оформление, добавьте их в соответствующий образец.
Для восстановления пропорций рисунка после изменения его размеров нажмите кнопку
Формат рисунка (Format Picture) на панели инструментов Настройка изображения (Picture). Перейдите на вкладку
Размер (Size) к убедитесь, что флажок сохранить пропорции (Lock aspect ratio)
снят, затем нажмите кнопку Сброс (Reset). Чтобы восстановить исходное состояние рисунка (отменить все изменения контраста, цветов, яркости и размеров), нажмите кнопку
Сброс параметров рисунка (Reset Picture) на панели инструментов Настройка изображения. Воспроизведение анимированных рисунков GIF позволяет сделать презентации более живыми. Рисунки для веб-страниц автоматически сохраняются в формате GIF, JPEG, PNG или VML (Vector Markup Language).
Ввод текста презентации и импорт его из другого приложения
В обычном режиме просмотра слайдов текст можно ввести в области структуры или в области слайда (см. рис. 22.1). Область структуры позволяет работать над содержимым всей презентации в одном окне, что позволяет сосредоточиться над планом и содержимом презентации.
В области слайда можно работать только с одним слайдом. Текст можно ввести только в рамку, текстовый блок или автофигуру, но не на фон слайда. Щелкните текст заголовка. Вокруг текста отобразится рамка выделения, образуемая наклонными штриховыми линиями. Рамки указывают место для размещения таких объектов, как заголовок слайда, текст, диаграммы, таблицы, организационные диаграммы, картинки. Введите требуемый текст в прототип. Одновременно вводимый текст будет отображаться в области структуры (Outline/ Для добавления строки поместите указатель мыши в конце последней строки и нажмите клавишу Enter. Закончив ввод текста, щелкните за пределами рамки.
Объекты, которые перетаскиваются в рамке, принимают ее размер и пропорции. Чтобы предотвратить это масштабирование, во время перетаскивания удерживайте нажатой клавишу Alt. Кнопки
Увеличить размер шрифта (Increase Font Size) и Уменьшить размер шрифта (Decrease Font Size) на панели инструментов Форматирование позволяют изменить размер шрифта. Чтобы изменить форматирование текста, выберите текст в рамке и внесите требуемые изменения. Например, если сменить цвет текста в рамке на синий, цвет текста на имеющихся и новых слайдах будет автоматически изменен на синий.
Используя программу NetMeeting, над презентацией могут коллективно работать несколько пользователей сети. При этом каждый участник может редактировать ее по своему усмотрению.
Ввод заголовка слайда и текста в обычном режиме в области структуры
Для ввода заголовка слайда на вкладке структуры справа от значка выделите заголовок и введите новый текст. Чтобы заменить текст выделите образец текста указателем мыши и введите новый. Вводимый текст после достижения конца строки автоматически переносится на новую.
В области структуры текст заголовка слайда выделен полужирным шрифтом. Его можно сделать пунктом маркированного списка. Остальной текст слайда отображается под заголовком в виде маркированного списка.
Создание презентации облегчает панель инструментов Структура (Outlining). Для перемещения на один уровень вверх или вниз и изменения отступов маркеров нажмите кнопки
Повысить уровень (Promote) и Понизить уровень (Demote). Эти кнопки дублируют клавиши Alt+Shift+стрелка управления курсором вправо или влево. Кнопка
Развернуть (Expand) позволяет вывести весь текст полностью или только заголовки слайдов.
Импорт текста из других приложений
Можно импортировать текст, имеющий формат структуры из других приложений. Легче всего для этой цели использовать структурированный текст, созданный в Word. Абзацы, которым в документе Word присвоен стиль Заголовок 1 становятся заголовками слайдов, заголовки второго уровня преобразуются в верхний уровень маркированных списков и т.д. Для создания слайда в презентации в режиме структуры в меню
Вставка (Insert) выберите команду Слайды из структуры (Slides from Outline). Чтобы создать презентацию из документа Word, при работе с этим приложением выберите в меню
Файл (File) команды Отправить (Send To), Microsoft PowerPoint.
Создание презентации с помощью мастера автосодержания
PowerPoint позволяет создать презентацию несколькими способами. Один из них — использование мастера автосодержания (AutoContent wizard), который призван сэкономить время составления презентации за счет помощи в организации ее структуры. Мастер автосодержания позволяет создать профессионально оформленную презентацию требуемого содержания и дизайна, используя шаблоны из обучающего курса Карнеги (Dale Carnegie Training®).
Для отображения области задач Создание презентации (New Presentation) на экране выберите в меню
Файл (File) команду Создать (New). В первом диалоговом окне мастера автосодержания приводится начальная информация, о том, что мастер предлагает замысел и структуру будущей презентации. В левой части окна приводится перечень этапов работы по созданию презентации. Чтобы создать презентацию с параметрами, предлагаемыми по умолчанию, на любом этапе нажмите кнопку Готово (Finish). Если вы решили отказаться от презентации, то нажмите кнопку
Отмена (Cancel).
После нажатия кнопки Далее (Next) на экране отобразится второе диалоговое окно мастера, предлагающее выбрать в списке вид подходящей презентации (рис. 22.7). Квадратик рядом с надписью
Вид презентации (Presentation type) закрасится в зеленый цвет, указывая, что это окно является текущим. Презентации самых различных видов распределены по категориям. Нажмите кнопку интересующего вас вида презентации, например,
Проекты (Projects), затем выделите строку, например, Обзор проекта (Project Overview)
и нажмите кнопку Далее (Next).
Рис. 22.7
Выбор вида создаваемой презентации
Чтобы добавить в список свою презентацию, нажмите сначала кнопку нужного вида, а затем кнопку Добавить (Add). На экране отобразится диалоговое окно, предлагающее выбрать шаблон презентации.
В третьем окне Мастер автосодержания предлагает положением переключателя выбрать способ показа презентации (рис. 22.8) - презентация на экране
(On screen presentation), презентация в Интернете (Web presentation), черно-белые прозрачки (Black and white overheads) и т.д. Для выбранного варианта мастер автоматически подбирает наилучшую цветовую схему. Вы можете добавить новый шаблон, который станет доступным при следующем использовании мастера.
На заключительном этапе мастер автосодержания предложит вам ввести Заголовок презентации (Presentation Title)
и нижний колонтитул ( Footer), который будет отображаться в нижней части каждого слайда (рис. 22.11). Если вы в дальнейшем захотите изменить текст, расположенный на каждом слайде, то выберите в меню
Вид (View) команду Колонтитулы (Header and Footer).
Рис. 22.8
Выбор стиля презентации
Рис. 22.9
Ввод заголовка презентации и нижнего колонтитула
В последнем окне мастера вы можете вернуться к предыдущим окнам, чтобы изменить ранее введенную информацию, или нажать кнопку
Готово (Finish).
Мастер автосодержания создает презентацию выбранного вами вида. В качестве имени титульного слайда используется имя пользователя. Замените шаблонный исходный текст на свой, и добавьте необходимые рисунки или другие объекты. Для каждого слайда можно записать фрагмент речевого сопровождения.
Использование шаблонов при создании презентации
При оформлении презентации желательно оформить все создаваемые слайды в едином стиле. Управление внешним видом слайдов производится с помощью шаблонов, образцов, цветовых схем и макетов слайдов. Любые слайды можно изменять в соответствии с потребностями или создавать свои шаблоны на основе имеющейся презентации.
Создание презентации на основе шаблона
Презентацию можно создать на основе заранее отформатированного или пустого шаблона-разметки, для просмотра предлагаемых шаблонов слайдов
выберите в меню Файл (File) команду Создать (New) и в области задач
Создание презентации (New Presentation) в разделе Шаблоны выберите ссылку
На моем компьютере. На вкладке Общие (General) отображены два значка
Новая презентация (Blank Presentation) и Мастер автосодержания (AutoContent Wizard). Двойной щелчок первого значка открывает область задач
Разметка слайда (Slide Layout). Использование Мастера автосодержания рассмотрено выше.
На вкладке Презентация (Presentation) (рис. 22.10) представлены те же шаблоны, какие использует
Мастер автосодержания (AutoContent Wizard).
Рис. 22.10
Шаблоны, представленные на вкладке Презентация
После щелчка значка шаблона в поле Просмотр (Preview) отобразится слайд-образец. На вкладке
Шаблоны оформления (Design Templates) отображены шаблоны, рассмотренные ниже.
Шаблоны оформления и шаблоны содержания
PowerPoint содержит два типа профессионально разработанных шаблонов: шаблоны оформления (Design Templates)
и шаблоны содержания (Content Templates). Шаблон оформления представляет собой файл, который содержит схему расположения текста, построения слайда, определенные стили форматирования и цветовые схемы, Каждый шаблон оформления содержит собственный образец слайдов.
Любую созданную вами презентацию можно сохранить в качестве шаблонов оформления, и она будет доступна в области задач
Дизайн слайда (Slide Design). Эта область задач облегчает управление анимацией, цветом, дизайном и разметкой. При применении шаблона оформления к презентации происходит автоматическое обновление стилей текста и графических объектов на образце слайдов, а также принимается одна из цветовых схем нового шаблона оформления. В одной презентации может быть задействовано один или несколько шаблонов оформления.
Шаблоны содержания включают такое же форматирование и цветовые схемы, как и шаблоны оформления, плюс слайды с текстом на определенные темы. Шаблоны содержания используются при создании презентации с помощью мастера автосодержания.
Сознание презентации из шаблона оформления
С PowerPoint поставляется большое количество шаблонов оформления (Design Templates), призванных помочь пользователю создать презентацию, имеющую профессиональный вид. Пользуясь рекомендациями шаблона, можно подготовить слайды к встрече, к сертификации продукта, для веб-страницы. Элементы образца слайдов формируют дизайн шаблона.
Рис. 22.11
Окно PowerPoint, в котором отображена область задач Дизайн слайда
В области задач Дизайн слайда вы можете выбрать шаблон, который уже используется в данной презентации, доступен для использования или загрузить дополнительные шаблоны. Для загрузки шаблонов с компакт-диска или из сети щелкните ссылку
Обзор (Browse) в нижней части области задач.
Щелкните интересующий вас шаблон оформления (design template), чтобы использовать его в слайде. На шаблоне видны места для размещения текста, диаграммы, таблицы, организационной диаграммы, картинки. Размер шрифта и межстрочный интервал размещаемого текста автоматически меняются таким образом, чтобы текст поместился в предназначенное для него пространство слайда. Это позволяет пользователю сосредоточиться над смыслом текста и не заботиться о его размещении. В зависимости от выбранного шаблона можно одни и те же слайды представить в виде строгого научного доклада или яркой рекламной презентации.
Для лучшего понимания аудиторией вашей презентации желательно, чтобы названия слайдов были немногословны. Некоторые шаблоны предусматривают использование заранее установленных эффектов анимации. Для просмотра
шаблона в большем масштабе щелкните стрелку с правой стороны шаблона и выберите строку
Показать крупные эскизы (Show Large Previews). Повторный выбор этой строки вернет шаблон к обычному размеру.
Применение шаблона к одному или нескольким слайдам
По умолчанию выбранный шаблон применяется для всех слайдов презентации. Если вы хотите применить шаблон только к одному или нескольким слайдам, то выделите их в левой части окна на вкладке
Слайды (Slides), а затем в области задач Дизайн слайда нажмите кнопку с правой стороны выделенного шаблона слайда и выберите строку
Применить к выделенным слайдам (Apply to Selected Slides). Файл шаблона будет скопирован в файлы образцов вашей презентации. Выбранный вами шаблон будет отображен в области задач в разделе
Используется в данной презентации (Used in this.presentation).
Для изменения формата текста и его редактирования вы можете пользоваться панелями инструментов
Стандартная и Форматирование, меню Правка (Edit) и Формат (Format), которые подробно рассмотрены при описании текстового процессора Word. Дополнительные шаблоны для презентаций можно выбрать на веб-сайте Microsoft (Microsoft Office Template Gallery), используя ссылку Шаблоны на узле Office Online в области задач
Создание презентации (New Presentation).
Сохранение собственного шаблона
После внесения изменений в шаблон слайда вы можете сохранить его для дальнейшего использования. Выберите в меню
Файл (File) команду Сохранить как (Save As). В диалоговом окне Сохранение документа (Save As) в раскрывающемся списке
Тип файла (Save as type) выберите Шаблон презентации (Design Template). Введите имя шаблона в поле
Имя файла (File Name) и нажмите кнопку Сохранить (Save).
Разметка слайда
Расположение объектов на слайде определяется макетом. В макетах содержатся рамки, включающие текст, и основное содержимое слайда: таблицы, диаграммы, рисунки, фигуры и картинки. Для многих слайдов необходима определенная разметка: маркированный список (bulleted list) для простого текста, таблица (table) — для табличной информации, диаграмма (graph) — для некоторых видов диаграмм.
В окне Microsoft PowerPoint отобразится область задач Разметка слайда (Slide Layout) (рис. 22.12). Выбор макета выполняется щелчком мыши на его изображении.
Рис. 22.12
Окно PowerPoint, в котором отображена область задач Разметка слайда
Можно менять расположение рамок внутри макета, изменять их размеры, добавлять заливку и границы. Такие изменения применяются в слайдах и страницах заметок. В выдачах можно изменять только рамки колонтитулов. Можно также вносить подобные изменения в отдельные слайды и страницы заметок, а также в образец слайдов, образец заметок или образец выдач.
При вставке объектов, не вписывающихся в исходный макет, производится его автоматическое изменение. Например, после размещения таблицы и вставки рисунка в макет с одной рамкой, в нем добавляется еще одна рамка для рисунка.
Вставка рисунка
Также как и другие приложения PowerPoint позволяет вставлять рисунки. Импорт изображений рассмотрен в главе 8 в разделе «Вставка рисунка».
Цветовые схемы
Цветовая схема предлагают цветовую гамму, которая рекомендуется .для фона, линий текста и т.д. Она обеспечивает повышение удобочитаемости слайда. Цветовая схема может использоваться в слайдах, страницах заметок и раздаточных материалах. Их также можно использовать в диаграммах, таблицах и для перекраски рисунков, добавленных на слайды.
Каждый шаблон оформления содержит несколько цветовых схем. Чтобы сменить схему, щелкните ссылку
Цветовая схема (Color Schemes) в области задач Дизайн слайда (Slide Design), а затем выберите интересующую вас цветовую
схему.
После применения цветовой схемы цвета становятся доступными для всех объектов презентации. Все создаваемые объекты автоматически согласовываются с остальными объектами презентации. Можно задать время появления объекта на экране. При создании слайдов на прозрачной пленке для проекторов рекомендуется использовать светлые тона фона.
Изменение цветовых схем
Иногда для выделения отдельных фрагментов или слайдов презентации (таких, как слайды с новыми предложениями или слайд повести дня) может потребоваться использование другой цветовой схемы. Чтобы изменить цвета в цветовой схеме (color scheme), щелкните ссылку
Изменить цветовые схемы (Edit Color Schemes) в нижней части области задач
Дизайн слайда (Slide Design) На вкладке Стандартная (Standard) выберите цветовую Схему и нажмите кнопку Применить (Apply). При изменении цвета также изменяется во всех объектах использующих его в составе цветовой схемы. Чтобы сохранить изменения в новой схеме, на вкладке
Специальная (Custom) нажмите кнопку Добавить как стандартную схему (Add As Standard Scheme)
(рис. 22.13).
Рис.22.13
Диалоговое окно, используемое для изменения цветовой схемы слайдов
Если вы хотите увидеть, как будут выглядеть слайды после печати на черно-белом принтере, выберите интересующую вас команду в меню Вид (View) Цвет или оттенки серого (Color/Grayscale).
Схемы анимации
Схемы анимации (animation schemes) позволяют приблизить показ слайдов к демонстрации фильма. Можно задать как строки текста, картинки и другие объекты будут появляться на слайде, использовать визуальные эффекты, например, «влетание» в слайд маркированных пунктов списка слева по одному слову. Анимация создается для любого числа объектов слайда, в том числе для элементов диаграммы.
Для использования анимации выделите слайды, к которым будет применен эффект. Выберите в меню
Формат (Format) команду Дизайн слайда (Slide
Design). В области задач Дизайн слайда (Slide Design) щелкните ссылку
Эффекты анимации (Animation schemes), а затем выберите в списке подходящий вариант (рис. 22.14). Для просмотра анимации в режиме
Показ слайдов (Slide Show) нажмите одноименную кнопку.
Рис. 22.14
Выбор схемы анимации
На слайде можно разместить рисунки в формате .gif с анимацией.
Чтобы отказаться от выбранного эффекта, выделите его в списке и нажмите кнопку Удалить (Remove).
Используя область задач Настройка анимации (Custom Animation), вы можете контролировать, как и когда использовать анимацию. Если в окне PowerPoint отображена какая-либо область задач, то можно нажать кнопку
Другие области задач (Other Task Panes) и выбрать нужную строку в раскрывающемся списке.
Слайды образцов оформления
Помочь пользователю выдержать презентацию в определенном стиле помогают слайды образцов оформления: образец слайдов ( Slide Master), образец заголовков ( Title master), образец выдач ( Handout Master) и образец заметок ( Slide
Master). He следует применять для каждого слайда свой шаблон. Это только запутает слушателя. Для одной презентации можно создать несколько образцов слайдов, например, один для вводной части, второй — для основной части, третий для заключительной части. В этом случае смена шаблона поможет в показе перехода к следующему разделу.
Рис. 22.15
Настройка эффектов анимации
Образец слайдов
В PowerPoint существует слайд специального типа, называемый образцом слайдов. Он определяет основные характеристики всех слайдов вашей презентации. Все параметры образца слайда: цвет фона, размеры и цвет шрифта, некоторые элементы оформления (заливка и стиль маркеров), называемые «текстом образца» будут перенесены на слайды вашей презентации. На образце слайдов размещены пустые рамки для заголовка, абзацев и колонтитулов (включающих дату, время и номер слайда). Зоны размещения заголовка и абзацев определяют формат текста для слайда.
Образец слайдов позволяет выбрать гарнитуру, размер и цвет шрифта, цвет фона и специальные эффекты. Если на каждом слайде должен присутствовать текст или рисунок (например, эмблема компании), поместите его на образец слайдов. На слайдах объекты появляются на тех же местах, что и на образце. Используя его, можно не вносить одни и те же изменения во все слайды. Достаточно один раз внести их в образец слайдов, и они автоматически отразятся на всех имеющихся слайдах PowerPoint и на слайдах, которые будут добавлены позже.
Чтобы добавить один и тот же текст во все слайды, добавьте его на образец слайдов, нажав кнопку
Надпись (Text Box) на панели инструментов Рисование (Drawing). Для форматирования образца слайдов щелкните внутри соответствующего поля, выделите фрагмент текста и внесите в него необходимые изменения, выбрав необходимые команды в меню Формат (Format). Так, если сменить цвет текста в рамке на зеленый, цвет текста на имеющихся и новых слайдах будет автоматически изменен на зеленый.
При просмотре образца слайдов на экране видна панель инструментов Образец (Slide Master View) (рис. 22.16). Нажмите кнопку
Закрыть представление мастера (Close Master View) и вы вернетесь в режим работы до открытия образца.
Рис. 22.16
Просмотр образца слайдов
Образец заголовка
Образец заголовка — слайд, содержащий данные по примененному шаблону оформления, в том числе параметры шрифтов, размеры и размещение рамок, параметры фона и цветовые схемы. Для отображения образца заголовка выберите в меню
Вид (View) команды Образец (Master), Образец слайдов (Slide Master) и нажмите на автоматически открываемой панели инструментов Образец кнопку Добавление нового образца заголовков
(New Title Master). Отредактируйте текст основного заголовка и подзаголовков слайда.
Выделите щелчком мыши слайд в области задач Дизайн слайда (Slide design). В зависимости от выделенного слайда изменится оформление образца заголовков, который связан с образцом слайда.
Образец выдач
Образец выдач используется для форматирования выдачи — раздаточного материала,
который помогает аудитории следить за текстом презентации. Раздаточный материал может использоваться как тезисы доклада. Он может содержать изображения слайдов и дополнительную информацию, предложенную докладчиком. Для создания выдачи в меню
Вид (View) выберите команду Образец (Master), а затем Образец выдач (Handout).
Выбор макета для печати выдачи рассмотрен ниже в разделе «Печать и демонстрация слайдов».
Образец заметок
Образец заметок позволяет внести изменения во все заметки. Для добавления, изменения и удаления объектов из образца заметок выполните следующие действия:
Откройте образец заметок, выбрав в меню Вид (View) команды Образец (Master), Образец заметок (Notes Master). В верхней части образца заметок показано уменьшенное изoбражение образца слайдов. Внесите требуемые изменения, например, измените размеры и расположение слайда или поля заметок, измените шрифт, цвет и размер текста, знак маркера, добавьте рисунок или надпись (рис. 22.19). Эти изменения будут отображены на всех страницах при печати слайдов с заметками. Закончив работу, нажмите на панели инструментов Заметки (Notes Master View) кнопку Закрыть (Close Master View).
Рис. 22.17
Просмотр образца заметок
Звуковое сопровождение, использование випеофайлов
К каждому слайду можно записать звуковое сопровождение. При создании и воспроизведении аудио- и видеофайлов вы можете воспользоваться Универсальным проигрывателем. Для его отображения в меню Вставка (Insert) выберите команду
Объект (Object), откройте вкладку Создание из файла (Create from File), а затем найдите нужный файл. Этот файл будет помещен в слайд в идее объекта и будет воспроизводиться с помощью Windows Media Player.
Создание нового слайдa
Новый слайд можно создать следующими способами:
выбрать команду Создать слайд (New Slide) в меню Вставка (Insert); нажать кнопку Новый слайд (New Slide) на панели инструментов Форматирование; нажать клавиши Ctrl+ь (Ctrl+M).
Чтобы добавить новый слайд с той же разметкой, какую имеет текущий слайд, нажмите кнопку
Новый слайд (New Slide) на панели инструментов Форматирование, удерживая нажатой клавишу Shift. Если не выделить на новом слайде область для ввода текста, то новый текст будет помещен в заголовке слайда.
Чтобы преобразовать текстовый документ в формате структуры в слайд, выберите команду С лайды из структуры (Slides from Outline) в меню
Вставка (Insert).
Увеличение или уменьшение количества слайдов в презентации
Добавить в определенном месте презентации слайд можно несколькими способами:
установите указатель мыши в области структуры правее заголовка слайда и нажмите клавишу Enter; установите указатель мыши в области структуры на следующей строке после заголовка левее текста слайда и нажмите кнопку Повысить уровень (Promote) на панели инструментов Структура (Outlining).
Подобным образом можно разделить текст одного слайда на два или объединить два слайда. Чтобы объединить два слайда, установите указатель мыши в области структуры в месте разрыва и нажмите клавишу Enter. Затем, не перемещая курсора, нажмите кнопку
Повысить уровень (Outline Promote). На экране отобразится значок нового слайда 
Создание слайда, содержащего итоговую информацию
Предусмотрена возможность создания слайда, содержащего итоговую информацию (Summary Slide)
по материалам, представленным в других слайдах. Чтобы создать такой слайд, выделите в окне PowerPoint слайды, заголовки которых должны войти в итоговый слайд, выберите в меню Ввд (View)
команду Сортировщик слайдов ( Slide Sorter) и нажмите кнопку Итоговый слайд ( Summary Slide) на панели инструментов Сортировщик слайдов ( Slide Sorter) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Структура (ее можно отобразить в режиме Обычный). Появится новый слайд, содержащий маркированный список заголовков выделенных слайдов.
Эффект смены слайдов
Смену слайдов можно сопровождать специальными эффектами. Выделите слайды, к которым вы хотите применить этот эффект, и выберите в меню
Показ слайда (Slide Show) команду Смена слайда (Slide Transition) или нажмите кнопку
Смена на панели инструментов Сортировщик слайдов (Slide Sorter). На экране отобразится область задач
Смена слайдов (Slide Transition) (рис. 22.18).
Рис. 22.18
Область задач Смена слайдов
В раскрывающемся списке Применить к выделенным слайдам (Apply to selected slides) выберите требуемый эффект. В раскрывающемся списке
Скорость (Speed) установите скорость выполнения эффекта: Быстро (Fast),
Средне (Medium), Медленно (Slow). Показ слайдов можно сопровождать различными звуками, выбор которых производится в раскрывающемся списке Звук (Sound).
После установки в нижней части области задач флажка Автопросмотр (Auto-Preview)
можно просмотреть выбранный эффект в режимах Обычный и Сортировщик слайдов.
Вставка примечаний
Примечания используются при рецензировании презентации. Вы можете послать презентацию нескольким людям на рецензию. Ознакомившись с презентацией, он вставит свои примечания, которые будут начинаться с имени автора. При показе презентации можно отображать примечания или скрыть их.
Для отправки презентации на рецензию по электронной почте выберите в меню Файл (File)
команды Отправить (Send To), Сообщение (на рецензию) (Mail Recipient (For Review)).
Чтобы добавить примечания, выберите требуемый слайд. Переключитесь в режим Обычный. В меню
Вставка (Insert) выберите команду Примечание (Comment). На экране отобразится панель инструментов
Рецензирование (Review). Введите текст примечания, а затем щелкните за пределами области примечаний.
Каждое примечание в режиме Обычный отображается на слайде в виде значка, который можно перемещать по экрану. В режиме
Показ слайдов (Slide Show) значок не виден.
Текст примечания высвечивается при наведении указателя мыши. Для редактирования примечания щелкните его значок и нажмите кнопку.
Изменить примечание (Edit Comments) на панели инструментов Рецензирование.
Открытие и сохранение презентации
Все слайды одной презентации можно хранить в одном слайде. При таком способе слайды презентации будут иметь согласованный вид. Чтобы открыть презентацию, выберите в меню
Файл (File) команду Открыть или в области задач Создание презентации (New Presentation) в разделе Открытие презентаций щелкните требуемую ссылку (рис. 22.1). (Диалоговое окно открытия документа рассмотрено в главе 2.) Закончив работу над презентацией, выберите в меню
Файл (File) команду Сохранить (Save) и присвойте презентации имя. Сохранение документа подробно рассмотрено в главе 2.
PowerPoint сохраняет в файле только внесенные изменения, что ускоряет выполнение, но увеличивает размер файла. Для уменьшения размера файла выберите команду
Параметры (Options) в меню Сервис (Tools), откройте вкладку Сохранение и снимите флажок
Быстрое сохранение (Allow fast saves). Слайды сохраняются в двоичном формате ppt или в виде веб-страницы в формате HTML (см. главу 28, раздел «Использование файлов в формате htm и html»).
Использование ранее созданных документов
При создании слайдов можно использовать документы, выполненные в других программах, например, с помощью текстового процессора Word. Для открытия файла, созданного в этом или другом приложении, выберите в меню
Файл (File) команду Открыть (Open) или воспользуйтесь одним из способов, рассмотренных в главе 2, в разделе «Открытие документа». Команда
Слайды из файлов (Slides from Files) в меню Вставка (Insert) используется для поиска. слайдов не только на вашем компьютере, но и в сети или в Интернете. Диалоговое окно команды позволяет предварительно просмотреть слайды и вставить только необходимые. Полный путь к файлу вводится в поле
Файл (File) (рис. 22.19). Если трудно задать полный путь, можно воспользоваться кнопкой
Обзор (Browse). Кнопка Показать (Display) позволяет просмотреть отобранный слайд.
Рис.22.19
Диалоговое окно Поиск слайдов
Просмотр нескольких презентаций одновременно
Команда Каскадом располагает несколько открытых окон презентаций последовательно одно за другим так, что полностью видно только первое окно, а у остальных только заголовки. (Несколько окон презентаций можно открыть командой
Открыть (Open) в меню Файл (File).) Щелчок любого заголовка располагает слайд поверх остальных.
Рис. 22.20
Задание параметров отображения окна PowerPoint
Клавиши для работы с презентациями
Для работы с презентациями с клавиатуры можно использовать клавиши, приведенные в таблице 22.1.
Таблица 22.1. Сочетания клавиш в PowerPoint
| Сочетание клавиш в окне | Действие |
| Ctrl+N | Создание презентации |
| Ctrl+M | Добавление нового слайда |
| Ctrl+D | Создание копии текущего слайда |
| Ctrl+O | Открытие презентации |
| Ctrl+W | Закрытие презентации |
| Ctrl+P | Печать презентации |
| Ctrl+S | Сохранение презентации |
| F5 | Запуск презентации |
| Alt+F4 | Выход из PowerPoint |
| Ctrl+F | Поиск текста, форматирования или специальных объектов |
| Ctrl+H | Замена текста, специального форматирования или специальных объектов |
| Ctrl+K | Добавление гиперссылки |
| F7 | Проверка орфографии |
| F6 | Переключение в следующую область (по часовой стрелке) |
| Shift+F6 | Переключение в предыдущую область (против часовой стрелки) |
| Ctrl+ Shift+Tab | Переключение между вкладками Слайды и Структура в обычном представлении |
| Shift+F9 | Показать или скрыть сетку |
| AIt+F9 | Показать или скрыть направляющие |
| Ctrl+G | Изменение параметров сетки и направляющих |
| Alt+ Shift+Стрелка Вправо | Увеличение отступа уровня абзаца |
| Alt+ Shift+ Стрелка Влево | Уменьшение отступа уровня абзаца |
Импорт документов, созданных в других приложениях
Созданный в приложении Office XP документ можно импортировать в PowerPoint. Откройте документ и выберите в меню
Файл ( File) команды Отправить (Send To), Microsoft PowerPoint. Откроется окно PowerPoint. Каждый абзац, отформатированный стилем Заголовок 1, станет началом отдельного слайда, а все абзацы со стилями Заголовок 2 — Заголовок 5 будут снабжены отступами. Программа PowerPoint импортирует только абзацы, отформатированные стилями заголовков.
Настройка параметров работы PowerPoint
Настройка вида окна PowerPoint, возможностей редактирования, сохранения и печати презентаций выполняется на вкладках диалогового окна, отображаемого после выбора команды Параметры (Options) в меню
Сервис (Tools)).
Рассмотрим назначение некоторых флажков в рамке Показывать (Show):
строку состояния (Status bar) — обеспечивает отображение внизу окна PowerPoint строки состояния, показывающей текущее состояние презентации и приложения; вертикальную линейку (Vertical ruler) — обеспечивает отображение вертикальной линейки, если показана горизонтальная. Чтобы вывести или убрать линейки, выберите команду Линейка (Ruler) в меню Вид (View).
Рис. 22.21
Диалоговое окно Печать
Назначение флажков в рамке Показ слайдов (Slide Show):
контекстное меню при щелчке правой кнопкой (Popup menu on right mouse click) — выводит контекстное меню по щелчку правой кнопкой мыши в ходе показа слайдов. показывать кнопку контекстного меню (Show popup menu button) — отображает в ходе показа слайдов кнопки вызова контекстного меню в левом нижнем углу каждого слайда. завершить черным слайдом (End with black slide) — отображает черный слайд по завершении показа слайдов. Чтобы вернуться в PowerPoint после просмотра последнего слайда, снимите этот флажок.
Печать и демонстрация слайдов
Для улучшения восприятия презентации аудитории можно раздавать выдачи—в два, три, четыре, шесть или девять раз уменьшенные слайды, напечатанные на одной странице в горизонтальной или вертикальной ориентации. Выберите в меню
Файл ( File) команду Печать (Print), затем выберите в списке
Печатать (Print what) вариант Выдачи (Handouts) или Заметки (Notes) (рис. 22.23). Можно распечатать структуру презентации, включая заголовки слайдов и основные пункты, заметки для докладчика, краткое содержание. PowerPoint позволяет масштабировать слайды по размеру бумаги, добавлять тонкую рамку по границе печатного материала. Установка флажка Включать страницы с примечаниями
(Include comment pages) позволяет распечатать примечания, флажок недоступен при печати выдач.
На странице выдачи можно напечатать один, два или три слайды, рядом с которыми можно разместить текст заметок. Предусмотрена возможность печати на странице одновременно шести или девяти слайдов.
Для демонстрации слайдов можно использовать проекционный аппарат, настроить который вам поможет Мастер проекторов. Если к вашему компьютеру можно подключить несколько мониторов, то, приехав на собрание, вы может один из них использовать для демонстрации слайдов на большом экране, а другой — для текущей работы.
Упражнения
1. Создайте презентацию с помощью мастера автосодержания. Просмотрите ее в различных режимах: обычном, сортировщика слайдов, показ слайдов.
2. Откройте документ Word 2003, содержащий несколько уровней заголовков. Просмотрите текстовый документ в формате структуры и преобразуйте его в слайд.
3. Создайте слайд структуры известной вам организации, используя авторазметку Организационная диаграмма. Организационную диаграмму целесообразно использовать в презентациях, рассматривающих структуру организации, например, если вы хотите показать, чем занимаются различные отделы вашей фирмы.
Рис. 22.22
Заполнение блоков оргдиаграммы
Упражнение выполните следующим образом: В окне Microsoft PowerPoint отобразите область задач Разметка слайда. Выберите авторазметку
Организационная диаграмма (Organization Chart) (рис. 22.22). Стандартная оргдиаграмма содержит четыре блока: начальник и три исполнителя.
Щелкните местозаполнитель заголовка и введите заголовок диаграммы, например, фирма АБВ. Нажав клавишу Enter, вы сможете, при желании, ввести подзаголовок.
Заполнение блоков оргдиаграммы начните с верхнего уровня. Введите фамилию и имя руководителя и нажмите клавишу Enter. Блок позволяет ввести не только имя и должность, но и дополнительные звенья. Для ввода дополнительных структур в оргдиаграмму нажмите кнопку соответствующего блока на панели инструментов
Организационная диаграмма (OrgChart), а затем щелкните блок, к которому он добавляется. Чтобы ввести несколько одинаковых структур, нажмите кнопку соответствующее количество раз. Например, чтобы добавить двух подчиненных, нажмите два раза кнопку
Подчиненный (Subordinate) на панели инструментов Организационная диаграмма (OrgChart), а затем блок, к которому они добавляются. На диаграмме появятся два новых блока, позволяющие ввести имя, должность и комментарии. Чтобы удалить блок, выделите его и нажмите клавишу
Delete.
Чтобы изменить рамку и цвет блока оргдиаграммы, добавить тень для придания объемности, выделите блок и выберите в меню
Рамка (Boxes) одну из команд: Стиль обрамления (Border Style), Цвет (Color) или
Тень (Shadow). Для изменения толщины, стиля и цвета соединительных линий выделите их, удерживая нажатой клавишу Shift, и выберите команды
Толщина (Thickness), Стиль (Style) и Цвет (Color) в меню Линии (Line).
Выводы
1. PowerPoint призван помочь пользователю подготовить набор профессионально оформленных слайдов для последующего показа их в офисе или дома на экране компьютера, для демонстрации презентации одновременно всем пользователям по локальной сети, интрасети или в Интернете.
2. Для запуска PowerPoint нажмите кнопку Пуск (Start), укажите на Программы (Programs)
и выберите команду Microsoft PowerPoint.
3. Мастер автосодержания позволяет создать профессионально оформленную презентацию требуемого содержания и дизайна, используя шаблоны из обучающего курса Карнеги (Dale Carnegie Training®).
4. Для создания презентации из шаблона оформления в области задач Дизайн слайда (Slide Design)
(рис. 22.11) щелкните интересующий вас шаблон оформления (design template), чтобы использовать его в слайде.
5. Для выбора разметки слайда откройте его в обычном режиме и выберите в меню
Формат (Format) команду Разметка слайдов (Slide Layout) или выберите эту команду в контекстном меню.
6. Чтобы преобразовать текстовый документ в формате структуры в слайд, выберите команду Слайды из структуры
(Slides from Outline) в меню Вставка (Insert).
7. Чтобы импортировать в PowerPoint документ, созданный в другом приложении Office 2003, откройте документ и выберите в меню
Файл (File) команды Отправить (Send To), Microsoft PowerPoint.
