Отчеты, страницы доступа к данным, макросы, настройка базы данных Access 2003

В этой главе вы познакомитесь со следующими вопросами:

 создание отчета и страницы доступа к данным;  работа с табличными данными в Интернете;  создание и запуск макроса;  использование модулей в Access;  установка пароля;  настройка параметров работы Access.

Общие сведения об отчете

Отчетом называется организованная и отформатированная информация, взятая из базы данных и предназначенная для вывода на печать. Он может иметь вид таблицы или оформлен по разработанной пользователем свободной форме. Отчет позволяет выбрать критерии, согласно которым извлекается информация из базы данных. Его можно дополнить рисунками, диаграммами, комментариями.
В отчете можно группировать и сортировать данные, представить данные на диаграмме, вычислить итоговое значение, например, определить выручку, полученную от продажи товаров на определенную дату. Отчеты позволяют задать внешний вид отображения информации в отпечатанном виде. Их можно использовать для анализа данных и передачи их в другие организации. Отчет можно отправить по электронной почте, опубликовать в Интернете.
Отчет можно создать на базе одной или нескольких таблиц или запросов. Большая часть сведений в отчете поступает из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющейся источником данных для отчета. Остальные сведения отчета хранятся в его структуре. В проекте Microsoft Access можно создавать формы и отчеты для базы данных SQL Server при помощи тех же инструментов, что используются для их создания в базе данных Microsoft Access.

Просмотр отчета

Нажмите правую кнопку мыши при просмотре отчета, выберите команду Несколько страниц (Multiple Pages) , а затем задайте число страниц для отображения.
В качестве примера рассмотрим отчеты, представленные в учебной базе данных Борей, поставляемой с Access. При попытке открыть некоторые отчеты, может появиться окно, предлагающее ввести условия отбора данных, например, даты, определяющие отчетный период (рис. 26.1).

Рис. 26.1 Окно, предлагающее ввести начальную и конечную даты отбора данных для отчета

Отчет открывается в режиме предварительного просмотра (рис. 26.2). В верхней части виден заголовок отчета: Суммы продаж по годам. Кнопки панели инструментов Предварительный просмотр позволяют распечатать отчет, отобразитодну страницу отчета (One Page), две (Two Pages) или несколько (Multiple Pages), публикацию в Word и анализ в Excel. Степень увеличения можно выбрать от 10 до 200% в раскрывающемся спискеМасштаб (Zoom).

Рис. 26.2 Отображение отчета на экране

Создание автоотчета

Чтобы создать отчет, выделите таблицу или запрос в окне базы данных и выберите в меню Вставка (Insert) командуАвтоотчет (AutoReport) или на панели инструментов в раскрывающемся списке кнопки Новый объект (New Object) выберите Автоотчет (AutoReport) . В результате будет создан отчет, содержащий все поля таблицы или запроса, расположенные в столбик (рис. 26.3).

Рис. 26.3 Отчет, созданный после выбора команды Автоотчет

Создание отчета с помощью мастера

Для более полного контроля над формой отчета можно использовать мастера отчетов. Чтобы запустить мастера, сначала отобразите на экране окно Новый отчет (New Report) (рис. 26.4), одним из следующих способов:

 выделите таблицу или запрос в окне базы данных и выберите в меню-Вставка (Insert) команду Отчет (Report) ;  выделите таблицу или запрос в окне базы данных и выберите Отчет (Report) в раскрывающемся списке кнопки Новый объект (New Object) на панели инструментов;  в окне базы данных на вертикально расположенной панели Объекты (Objects ) выделите значок Отчеты (Reports) и нажмите кнопкуСоздать (New) на панели инструментов в верхней части окна.

Рис. 26.4 Диалоговое окно, позволяющее выбрать метод создания отчета

Назначение элементов списка окна Новый отчет:

 Автоотчет в столбец (AutoReport: Columnar) — позволяет отобразить поля отчета в столбик;  Автоотчет ленточный (AutoReport: Tabular) — позволяет расположить имена полей в виде заголовков столбцов таблицы, а записи в ее строках;  Мастер диаграмм — предоставляет большие возможности при составлении отчета, в который можно вставить диаграммы;  Почтовые наклейки (Label Wizard) — запускает мастера создания наклеек.

В нижней части окна выберите в качестве источника данных в раскрывающемся списке таблицу или запрос. После выбора элемента спискаМастер отчетов (Report Wizard) и нажатия кнопки (Ж на экране отобразится окно Создание отчетов (Report Wizard) (рис. 26.5). Выделите нужное поле щелчком мыши в спискеДоступные поля (Available Fields) и нажмите кнопку с изображением правой стрелки «>» между списками. Выделенное поле переместится в правый списокВыбранные поля (Selected Fields). Выбранные поля будут отображены в отчете в виде строк.
В раскрывающемся списке Таблицы/Запросы (Tables/Queries) можно выбрать несколько таблиц или запросов, из которых будут выбраны поля для отчета.
В следующем окне мастера в зависимости от выбранных полей может предлагаться группировка записей (рис. 26.6). Нажмите кнопку Группировка (Grouping Options).
На экране отобразится диалоговое окно Интервалы группировки (Grouping Intervals). Уровень группировки определяет уровень вложенности конкретной группы в отчете. Вложенные группы образуются при группировке наборов записей по нескольким полям, выражениям или источникам данных группы. Первому уровню группировки присваивается номер 0; всего допускается существование до 10 уровней группировки в отчете. Текстовые поля могут группироваться по первой букве, по первым трем буквам и т.д. Access выведет в отчете вместе поля, имеющие одинаковые значения, например, в поле Должность (ContactTitle) могут быть сгруппированы все записи, в которых представлены начальники отделов.

Рис. 26.5 Выбор полей для отчета с помощью  мастера

Рис. 26.6 Окно, предлагающее выполнить группировку записей в отчете

Если не требуется создание особых интервалов группирования, то в списке Интервалы группирования (Grouping Intervals) выберитеОбычный (Normal) .

Рис. 26.7 Задание интервалов группировки

На следующем этапе определяется, в каком порядке: по возрастанию или убыванию будут сортироваться поля (рис. 26.8). Поле, имеющее самый высокий приоритет сортировки, выбирается в раскрывающемся списке 1. По умолчанию поля сортируются по возрастанию. Для сортировки по убыванию нажмите кнопку справа от поля. Кнопка работает как переключатель и при повторном нажатии порядок сортировки изменится на противоположный.
Записи в группе можно сортировать по четырем полям по возрастанию или убыванию. В списке полей отсутствует ключевое поле, в котором записи сортируются автоматически.
Нажмите кнопку Итоги (Summary Options) и на экране отобразится окно, показанное на рис. 26.9. Установкой соответствующих флажков вы можете привести в отчете в качестве итоговых значений поля сумму (Sum), среднее арифметическое (Avg), минимальное (Min) и максимальное значение (Мах). Эти поля будут добавлены в конце отчета.

Рис. 26.8 Выбор порядка сортировки полей

Рис. 26.9 Выбор итоговых полей для вычислений в отчете

Положением переключателя в разделе Показать (Show) позволяет отобразить в отчете данные и итоги (Detail and Summary) или только итоги (Summary Only).
В следующем диалоговом окне мастер предлагает выбрать один из шести предлагаемых видов макета для отчета(рис. 26.10). Выбранный вид отображается в левой области окна. По умолчанию в диалоговом окне установлен флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице (Adjust the field width so all fields fit on a page) , что обеспечит лучшее использование пространства листа. В рамкеОриентация (Orientation) положением переключателя предлагается выбрать расположение листа при печати. Подробно этот вопрос рассмотрен в главе 12, в разделе «Печать документа».

Рис. 26.10 Выбор вида макета для отчета

В следующем диалоговом окне выбирается стиль отчета (рис. 26.11). Выбранный стиль отображается в окне предварительного просмотра в левой области окна.
В последнем диалоговом окне вам предлагается задать имя отчета. В зависимости от положения переключателя вы можете Просмотреть отчет (Preview the report) или Изменить макет отчета (Modify the report design). По умолчанию после нажатия кнопки Готово (Finish) мастер отобразит отчет в окне предварительного просмотра.

Рис. 26.11 Выбор стиля отчета

Установка флажка Вывести справку по работе с отчетом (Display Help on working with report?) приведет к отображению соответствующей темы справки. Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет определенное назначение.

Рис. 26.12 Задание имени отчета

Создание отчета в режиме конструктора

Режим конструктора предоставляет наибольшие возможности в создании отчета.
Если отчет уже открыт, то для перехода в режим конструктора нажмите кнопку Вид на панели инструментов. Часть формы, отчета или страницы доступа к данным, например, заголовок, примечание или область данных называется разделом. В режиме конструктора размещаемые в отчете разделы видны в виде полос.

Рис. 26.13 Отображение отчета в режиме конструктора

Разделы печатаются следующим образом:

 Заголовок отчета (Report Header) — печатается в верхней части первой страницы отчета.  Верхний колонтитул (Page Header) — печатается в верхней части каждой страницы. '  Заголовок группы (Group Header) — используется для выделения каждой группы, если предполагается группировать отчет, например, по датам.  Область данных (Details) — содержит данные, которые печатаются для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет.  Примечание группы (Group Footer) — помещается в конце группы или записей при распечатке таких расчетов как промежуточные или итоговые суммы.  Нижний колонтитул (Page Footer) — отображается в нижней части каждой страницы. Обычно содержит такую информацию как номер страницы, дата, информация об авторе.  Примечание отчета (Report Footer) — печатается под нижним колонтитулом на последней странице отчета.

Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления. Ими могут быть поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков. Поля можно помещать в любой раздел отчета, но, как правило, их размещают в области данных. Чтобы добавить в поле рамку текста, перетащите ее из списка полей таблицы или запроса, на основании которого сделан отчет, в отчет.
Способ отображения сведений в каждом разделе определяется расположением элементов управления, такие как надписи и поля. Выделите элементы управления: поле, флажок, прямоугольник или кнопка, которые будут размещены в отчете. В, меню Формат (Format) выберите команду Группировать (Group) . Отметим, что для создания группы нужно выделить хотя бы два элемента управления.

Создание подчиненного отчета

Подчиненный отчет можно создать в существующем отчете, можно добавить существующий отчет в другой отчет в качестве подчиненного. Если подчиненный отчет должен быть связан с главным отчетом, то сначала убедитесь в правильности установленных связей между таблицами. Связь обеспечивает соответствие записей, выводящихся в подчиненном отчете, записям в главном отчете.
Для создания подчиненного отчета в существующем отчете выполните следующие действия:

 перейдите в окно базы данных и на вертикально расположенной панели Объекты (Objects) выделите значок Отчеты (Reports) . Щелкните в списке объектов в правой части окна отчет, которая будет использоваться для главного отчета, и нажмите кнопку Конструктор (Design View) на панели инструментов;  убедитесь, Что кнопка Мастера на панели элементов нажата. Для того чтобы вывести или скрыть панель элементов, выберите в меню Вид (View) команду Панель элементов (Toolbox) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов;  нажмите кнопку Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport) на панели элементов;  выберите в отчете место, в которое нужно поместить подчиненный отчет;  следуйте инструкциям диалоговых окон мастера подчиненных отчетов (рис. 26.14);  нажмите кнопку Готово (Finish) для добавления в отчет элемента управления подчиненного отчета.

Рис. 26.14 Диалоговое окно мастера подчиненных отчетов

Создание отчета на базе нескольких таблиц

Так же как запросы и формы, отчеты могут отображать данные из нескольких связанных таблиц. Данные из базовой таблицы выводятся в главном отчете, из других таблиц — в подчиненном отчете. Подчиненный отчет содержит данные, относящиеся к данным в главном отчете.
Главный отчет основан на таблице с первичным ключом, а подчинённый отчет основан на таблице, содержащей поле с таким же именем, как и у этого первичного ключа, и с таким же или совместимым типом данных. Например, если первичный ключ базовой таблицы главной формы имеет тип данных «Счетчик», а его свойство Размер поля (FieldSize) имеет значение Длинное целое, то соответствующее поле в базовой таблице подчиненной формы должно иметь тип данных «Числовой» со свойством Размер поля (FieldSize) , имеющим значение Длинное целое.

Экспорт отчета

Для отправки отчета в электронном виде его можно конвертировать в копию видеоизображения (snapshot). Откройте отчет и выберите в меню Файл (File) команду Экспорт (Export). В диалоговом окне Экспорт файла в раскрывающемся списке Тип файла (Save as Type) выберите строку Снимок (Snapshot Format), укажите имя файла и нажмите кнопку Экспорт.

Страницы доступа к данным

Желательно использовать Microsoft Internet Explorer версии 5.5 и старше, так как более ранние версии не позволяют выбирать и работать с несколькими элементами управления или не отображают некоторые свойства и панели инструментов.
Страницы доступа к данным могут содержать не только отформатированную статическую информацию, но и иметь вид динамических страниц, что позволяет пользователям создавать запросы к базе данных, извлекать или изменять требуемые данные. Они создаются на базе таблиц, запросов, форм, отчетов и могут включать данные из других источников, например, Microsoft Excel.
Страница доступа к данным записывается как файлы Dynamic HTML (DHTML) в отдельный файл, который имеет расширением .htm, а не .mdb, как остальные объекты, и хранится за пределами Access. В окно базы данных автоматически добавляется ярлык к файлу.
Страницы доступа к данным впервые были введены в Access 2000. В последующих версиях Access они приобрели ряд новых функций. Сейчас форму или отчет можно сохранить в виде страницы доступа к данным и получить веб-страницу. Их можно опубликовать в Интернете, но для этого в конфигурацию системы должен входить сервис Remote Data Services.
Страницу доступа к данным можно открыть в режиме просмотра и режиме конструктора.
На рис. 26.15 показан внешний вид страницы доступа к данным Обзор заказов. Страницы доступа к данным этого типа часто используются для объединения и группировки сведений, хранящихся в базе данных, а также для публикации сводок данных. Благодаря наличию подключения к базе данных, страницы отображают текущие данные.

Рис. 26.15 Страница доступа к данным

В нижней части окна, в котором можно просматривать данные и работать с ними, могут эмулироваться кнопки перехода (Record Navigation): Первая (First), Предыдущая (Previous), Следующая (Next), Последняя (Last). Кнопки перехода представляют собой элемент управления ActiveX, который обеспечивает связь таблиц и запросов с DHTML-страницей. Страница доступна только для чтения, редактировать данные на ней невозможно и кнопка Добавить новую запись (Add New Record) не отображается.
После нажатия крайне правой кнопки Справка (Help) на экране отображаются Справочные данные об особенностях доступа к данным (Get Help on Specific Areas in Data Access Pages) . Страница интерактивна и содержит кнопки панели инструментов, позволяющие сортировать и фильтровать данные.
Щелкните элемент развертывания групп записей, и в окне будут видны заголовки групп, содержащих по 3 записи. На элементе отображается знак «плюс» (+) или «минус» (—). Элемент управления на странице доступа к данным связан с кодом HTML, который сохраняется в поле таблицы. Можно запустить код HTML для выполнения конкретных действий, например для изменения цвета текста.
Распространять информацию по Интернет и интранет сетям позволяют публикации. Страницы могут распространяться в электронном виде с помощью электронной почты. Получатели будут видеть текущие данные при каждом открытии сообщения.
Для просмотра страницы доступа к данным в окне обозревателя Internet Explorer выполните следующие действия:

 Запустите обозреватель в автономном режиме. Если на экране отобразится окно Установка связи (Dial-up Connection) , то нажмите кнопку Автономно (Work Offline).  Выберите в меню Файл (File) команду Открыть (Open) и в окне открытия файла нажмите кнопку Обзор (Browse) .  Откройте папку Office 10\Samples и дважды щелкните значок Обзор товаров (Review Products ).htm. Расширение файла будет отображаться в окне, если в окне Мой компьютер (My Computer) выбрана команда Свойства папки (Folder Options) и в диалоговом окне на вкладке Вид (View) снят флажок Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов (Hide file extensions for known file types).  В окне Открыть (Open) нажмите кнопку ОК .

World Wide Web Consortium (W3C) предложены стандарты XML (extensible Markup Language) и CSS (Cascading Style Sheets). При желании вы можете просмотреть XML-код элемента управления, выбрав в окне базы данных в меню Вид (View) команду Источник HTML (Source). XML-код элемента управления генерируется автоматически в режиме конструктора страниц (Page Design). CSS используются при определении положения каждого объекта на странице. Позиция определяется от левого верхнего угла области, в которой виден объект.

Сознание страницы доступа к ценным с помощью мастера

Способ создания страницы зависит от ее предназначения. Разработку страниц по данным, которые хранятся в связанных таблицах облегчает использование мастера. В окне базы данных на вертикально расположенной панели Объекты (Objects) выделите значок Страницы (Pages) и дважды щелкните значок Создание страницы доступа к данным с помощью мастера (Create access page by using wizard). Разработка страниц доступа к данным аналогична разработке форм и отчетов: используется панель элементов, элементы управления и т.д. В то же время, разработка страниц доступа к данным имеет ряд отличий, рассмотренных ниже.
В окне Мастер страниц (Page wizard) в раскрывающемся списке Таблицы/Запросы (Tables/Queries) выберите поочередно таблицы и запросы, поля которых будут использованы в страницах (рис. 26.16). Дважды щелкните требуемые поля в списке Доступные поля (Available Fields) для перемещения их в списокВыбранные поля (Selected Fields).

Рис. 26.16 Добавление полей в страницу доступа данных

В следующих окнах, если необходимо добавьте уровни группировки, задайте требуемый порядок сортировки, введите название страницы (рис. 26.17). Если у вас при установке Office предусмотрена возможность использования тем (Themes), то установите флажок Применить тему к странице (Do you want to apply theme to your page) и выберете тему в следующем диалоговом окне. Тема определяет наборы CSS с определенными изображениями на заднем плане и шрифтами.

Рис. 26.17 Ввод названия страницы доступа к данным

Нажмите кнопкуВид (View) для эмуляции отображения страницы доступа к данным в обозревателе. Сохраните страницу в файле. При сохранении страницы доступа к данным в режиме конструктора все вспомогательные файлы, например маркеры, фоновые текстуры и рисунки, по умолчанию сохраняются в отдельной папке.

Файлы с расширением .asp

В последние годы в Интернете для отображения табличных данных все шире используются файлы с расширением .asp. ASP переводится как активные страницы сервера. Технология ASP принадлежит Microsoft. Файлы с расширением .asp открываются в Internet Explorer. Они имеют атрибут, Только чтение (Read Only) и могут содержать сценарий, созданный в VBScript или Jscript. При получении веб-страницы в формате ASP в результате экспорта, имена всех папок и файлов следует указывать латинскими буквами, так как веб-сервер поддерживает только латинские имена генерируемых страниц.

Макросы

Макрос (macro) служит для автоматизации выполнения часто повторяющейся операции. Он создается в результате выбора из списка возможных действий (макрокоманд), которые выполняются последовательно или в заданном порядке. Например, нажав кнопки, можно запустить макрос, который откроет, распечатает и закроет отчет.
Слово макрос (macro) означает большой и в данном контексте, очевидно, предполагается, что с его помощью можно выполнить большую работу, чем с помощью отдельных макрокоманд. Основное назначение макроса — создание удобного для пользователя интерфейса, отображающего, например, удобные меню и панели инструментов.
Макросы, написанные в Access, отличаются от макросов, которые создаются в приложениях Word, Excell и PowerPoint. Microsoft рекомендует использовать для автоматизации операций язык программирования Visual Basic for Application (VBA), а не макросы, которые используются для совместимости с более ранними версиями Access.

Создание макроса

Создать макрос можно несколькими способами:

 в окне базы данных на вертикально расположенной панели Объекты (Objects) выбрать значок Макросы, (Macro) и нажать кнопку Создать (New) на панели инструментов;  в окне базы данных выбрать в меню Вставка (Insert) команду Макрос (Macro).

В верхней области окна конструктора макросов по умолчанию каждая строка разбита на два столбца:Макрокоманда (Action) и Примечание (Comment) (рис. 26.18). В столбце Макрокоманда щелкните первую ячейку, нажмите кнопку раскрытия списка, выберите из списка имя нужной макрокоманды, например,ПреобразоватьТекст (TransferText) , В столбце Примечание можно ввести комментарий, поясняющий назначение макрокоманды. Примечание облегчают понимание и сопровождение макросов.

Рис. 26.18 Окно макроса

После заполнения поля в столбце Макрокоманда в нижней области окна конструктора отображается панель аргументов, позволяющая ввести значения аргументов соответствующей макрокоманды. Аргументом называется константа, переменная или выражение, служащие источником данных для макрокоманды, процедуры или метода. Аргумент дает дополнительную информацию к выполнению макрокоманды. Для задания многих аргументов макрокоманд используется выражение, перед которым ставится знак равенства (=*). Выбрать в раскрывающемся списке одно из значений аргумента позволяет кнопка.
Чтобы быстро создать макрос, выполняющий действие над конкретным объектом базы данных, перетащите этот объект из окна базы данных в строку макрокоманды окна макроса. Например, можно создать макрос, открывающий форму Заказы в окне базы данных Борей. Для этого выполните следующие действия:

 в окне базы данных Борей в спискеОбъекты (Objects) нажмите кнопку Формы и дважды щелкните значок Заказы клиента;  на панели инструментов Режим формы в раскрывающемся списке выберите Макрос (Macro).

Закончив написание макроса, его необходимо сохранить, выбрав в меню Файл (File) команду Сохранить (Save) . Затем введите Имя макроса в окноСохранение (Save As) (рис. 26.19).

Рис. 26.19 Диалоговое окно сохранения макроса

Проверка условий на значение

Проверка условий на значение это процесс выяснения, удовлетворяют ли вводимые данные определенным условиям или ограничениям. Для проверки условий на значения с помощью макроса в окне макроса нажмите кнопку Условия (Condition) на панели инструментов Конструктор макросов (Macro Design) и введите условие в ячейку столбца Условие (Condition) в пустой строке макрокоманды. В ячейке столбца Макрокоманда выберите в списке макрокоманду, которая должна выполняться, если условие истинно. Для всех других макрокоманд, которые должны выполняться, если условие истинно, введите многоточие (...) в ячейку столбца Условие (Condition) и имя макрокоманды в ячейку столбца Макрокоманда. Например, обычно последней макрокомандой в наборе макрокоманд, выполняемых, если условие истинно, является макрокоманда «ОтменитьСобытие» (CancelEvent). Нажмите кнопкуСохранить (Save), чтобы сохранить макрос.
Откройте форму в режиме конструктора. Введите имя макроса в ячейку свойства события, которое должно запускать макрос. Например, для проверки условия при изменении данных в элементе управления следует указать имя макроса в качестве значения свойства До обновления (Before Update) элемента управления.

Редактирование макроса

При редактировании макроса может потребоваться изменить положение макрокоманды, вставить или удалить строку. Для выполнения этих операций в окне базы данных на вертикально расположенной панели Объекты (Objects) выберите значок Макросы (Macro) , выделите макрос, который будете редактировать и нажмите кнопку Конструктор (Design).
Для изменения положения макрокоманды в макросе в окне макроса щелкните область выделения строки макрокоманды (прямоугольник с левого края строки или полоса на левом крае окна). Еще раз щелкните область выделения строки и перетащите строку в новое положение.
Для вставки строки поместите курсор в любое место строки, над которой будет помещена макрокоманда и выберите в меню Вставка (Insert) команду Строки (Rows) или нажмите на панели инструментов кнопку Добавить строки (Insert Rows).
Для удаления строки выделите ее и выберите в меню Правка (Edit) команду Удалить строки (Delete Rows) или нажмите кнопку Удалить строки (Delete Rows) на панели инструментов.

Запуск макроса

Макрос можно запустить несколькими способами:

 Выбрать команду Запуск (Run) в меню Запуск (Run) . Это меню отображается, когда файл запуска открыт для редактирования.  В окне базы данных на вертикально расположенной панели Объекты (Objects) выделите значок Макросы (Macro). Щелкните в списке объектов в правой части окна макрос, который должен быть запущен и нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов.  Выбрать в меню Сервис (Tools) команду Макрос (Macro), Выполнить Макрос (Run Macro).

Вставка макроса в форму

Макрос вставляется в форму> если создается связанный с ним элемент управления. С помощью макросов могут задаваться условия на значение, которые, определяют условия или ограничения для значений, которые могут быть введены в одно или несколько полей формы. В большинстве случаев правильность ввода данных в элемент управления в форме можно проверить путем задания свойства элемента управления Условие на значение (ValidationRule ) или процедур обработки событий. Например, перед сохранением записи может проверяться заполнение двух или трех полей.
Чтобы вставить макрос в форму, откройте форму в режиме конструктора (см. главу 25, раздел «Создание формы») и выведите список свойств элемента управления, который будет связан с макросом. Для этого щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, выберите команду Свойства (Properties) в меню Вид (View) и откройте вкладку События (Event) . На экране отобразится список событий, которые могут использоваться для активизации макроса (рис. 26.20).

Рис. 26.20 Список событий, которые могут использоваться для активизации макроса

Модуль

Модуль Access состоит из описаний, инструкций и подпрограмм (процедур) написанных на языке программирования VBA (Visual Basic for Application), сохраненных под общим именем. Visual Basic был разработан Microsoft как язык высокого уровня для создания приложений на базе операционной системы Windows.
В VBA процедуры являются замкнутыми программными единицами. Они обеспечивают более широкие возможности, чем макросы. Каждая форма или отчет в базе данных содержит встроенные процедуры обработки событий, например, процедура обработки события позволяет открыть другую форму при нажатии определенной кнопки в форме.
В Microsoft Access существуют модули двух типов; стандартный модуль и модуль класса. Стандартный модуль содержит процедуры Sub и Function, не связанные с конкретным объектом: формой или отчетом. Они доступны для всех процедур в базе данных.
Стандартные модули используются также для объявления доступных из всех модулей приложения глобальных переменных. Для просмотра списка стандартных модулей нажмите на панели инструментов кнопкуМодули (Modules) в окнеБаза данных (Database).
Модули классов кроме процедур содержат описание нового объекта и программы, которые являются локальными для этих объектов. В качестве примера модуля класса можно назвать модули форм и отчетов. Модуль формы создается и связывается с формой, чтобы создать процедуру обработки событий для этой формы.
Процедуры из стандартного модуля, если они не описаны явно как локальные для содержащего их модуля, распознаются и могут вызываться процедурами из других модулей в той же базе данных или из адресуемых баз данных. Для проверки этого положения, откройте в режиме конструктора любую форму приложения Борей (Northwind). На вкладке Другие (Others) в строкеНаличие модуля (Has Module) будет записано Heт (No) . Если нажать кнопкуПрограмма (Code), то откроется редактор кода VBA и в строке появится значение Да (Yes) .
На рис. 26.21 показано окно редактора после двойного щелчка модуля Служебные функции (Utility Functions) . Он содержит функцию IsLoaded, которая возвращает значение True , если заданная форма открыта в режиме формы или таблицы (Returns True if the specified form is open in Form view or Datasheet).

Рис. 26.21 Окно редактора VBA

Нажмите клавиши Ctrl+G, чтобы открыть окно отладчика (Immediate ). В окне Immediate можно проследить применение синтаксиса функций. По мере ввода функций в  окно всплывающая подсказка отображает имя функции и список ее аргументов.

Использование паролей

Если к вашему компьютеру не имеют доступа посторонние, то вы можете не устанавливать пароль. В тех случаях, когда в базе данных содержится информация, с которой не желательно знакомить несанкционированных пользователей, можно использовать следующие типы паролей:

 пароли баз данных;  пароли учетных записей пользователей;  пароли Visual Basic для приложений (VBA).

Ввод пароля первого типа требуется от каждого пользователя, открывающего базу данных. Однако после открытия базы данных других средств защиты при этом не предоставляется. При включенной системе защиты базы данных существует возможность запретить пользователям установку пароля базы данных.
Пароль учетной записи создается для того, чтобы запретить другим пользователям подключение с использованием имени данного пользователя. Он используется только после определения защиты на уровне пользователей для рабочей группы. При активизации защиты на уровне пользователей администратор базы данных или владелец объекта представляет определенные разрешения отдельным пользователям и группам пользователей на таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы. Страницы доступа к данным и модули не защищаются на уровне пользователей.
По умолчанию Microsoft Access автоматически подключает пользователя при запуске с помощью встроенной учетной записи Admin и предоставляет ему полные разрешения на все объекты базы данных. Можно добавить пароли для создаваемых учетных записей пользователей или предписать пользователям добавить собственные пароли.
Пароль Visual Basic для приложений (VBA) используются только один раз за сеанс для защиты модулей с программами на языке VBA в формах и отчетах. Этот пароль предотвращает редактирование, вырезание, вставку, копирование, экспорт и удаление программы VBA несанкционированными пользователями

Защита базы данных с помощью пароля

До установки пароля рекомендуется сделать резервную копию базы данных, и сохраните ее в надежном месте. Затем закройте базу данных и в меню Файл (File) выберите команду Открыть (Open). В диалоговом окне открытия файла щелкните стрелку справа от кнопки Открыть, выберите вариант Монопольно (Exclusive) и откройте базу данных. В менюСервис (Tools) выберите команду Защита (Security) и подкоманду Задать пароль базы данных (Set Database Password). Введите пароль в полеПароль (Password). Пароль вводится с учетом регистра. Подтвердите пароль, введя его еще раз в поле Подтверждение (Verify) , а затем нажмите кнопку OK (рис. 26.22).

Рис. 26.22 Окно, используемое для задания пароля базы данных

После установки пароля при следующем открытии базы данных будет выводиться диалоговое окно, в которое следует ввести пароль. Если вы потеряете или забудете пароль, восстановить его будет невозможно, и вы не сможете открыть базу данных.
Установленный пароль можно снять, открыв базу данных в монопольном режиме и выбрав в менюСервис (Tools) команду Зашита (Security) и подкоманду Удалить пароль базы данных (Un Set Database Password). Затем следует ввести пароль и нажать кнопку ОК .

Настройка параметров работы Access

Настройка вида окна Access, отображения таблицы, формы, отчетов выполняется на вкладках диалогового окна Параметры (Options) (меню Сервис (Tools)) .
Рассмотрим назначение флажков в рамке Отображать (Show) :

 строку состояния (Status bar) — обеспечивает отображение внизу окна базы данных строки состояния, показывающей текущее состояние;  область задач при запуске (Startup Task Pane) — отображение области задач в окне программы после ее запуска;  новые ярлыки объектов (new object shortcut) — позволяют отображать в окне базы данных ярлыки, используемые для создания новых объектов;  скрытые объекты (hidden objects) обеспечивает отображение любого объекта в окне базы данных, для которого установлено свойствоСкрытый (Hidden) . Скрытые объекты отображаются как недоступные значки;  системные объекты (System objects) — обеспечивает отображение таблиц, созданных Microsoft Access при создании новой базы данных, а также любых системных объектов. Эти объекты отображаются как недоступные значки в окне базы данных;  окна в панели задач (Windows in Taskbar) — обеспечивает отображение на панели задач Windows значка каждого открытого объекта базы данных или окна. Для использования этого режима необходимо установить рабочий стол Active Desktop Microsoft Internet Explorer.

Рис. 26.23 Задание параметров отображения окна Access

Изменение имени объекта базы данных

При переименовании таблиц, форм, запросов, отчетов или полей, а также элементов управления в формах и отчетах необходимо изменить все ссылки на переименованные объекты. Автозамена имен (Name Autocorrect) автоматически выполняет эту операцию. Выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) и откройте вкладку Общие (General) (рис. 26.24). Установите флажок отслеживать автозамену имен (Track ), чтобы Access после открытия базы данных проверял и сохранял информацию об ошибках в именах, но без немедленного исправления. Если затем установить флажок выполнять автозамену имен (Perform name Autocorrect) , Access будет использовать сохраненную информацию в каждом объекте для исправления ошибок.

Рис. 26.24 Настройка параметров работы базы данных Access на вкладке Общие

Изменение настройки клавиатуры

Вы можете изменить действие некоторых клавиш при работе с Access, Выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) и откройте вкладкуКлавиатура (Keyboard) (рис. 26.25).

Рис. 26.26 Диалоговое окно, используемое для настройки клавиатуры при работе с базой данных

В зависимости от положений переключателей, установленных на вкладке, можно изменить действие Access при нажатии клавиш Enter, клавиш со стрелками, при достижении первого/последнего поля записи. Например, после нажатия клавиши Enter по. умолчанию курсор перемещается в Следующее поле (Next Field) . Вы можете выбрать параметр Нет (Don't Move) , чтобы курсор оставался в текущем поле или Следующая запись (Next Record) , чтобы после нажатия этой клавиши курсор перемещался на следующую запись.
Положение переключателя в рамке Поведение при входе в поле изменяет установленное по умолчанию действие клавиш Enter, Tab и клавиш со стрелками, используемых в формах и таблицах для перемещения из одного поля в другое:

 выделить поле целиком (Select entire field) — используется для выделения всего поля при входе в него;  перейти в начало поля (Go to start of field) — обеспечивает помещение курсора в начало поля при входе в него;  перейти в конец поля (Go to end of field) — обеспечивает помещение курсора в конец поля при входе в него.

Особенности печати

Диалоговое окно Печать (Print) в Access аналогично одноименную окну в Word, подробно рассмотренному нами в главе 12. Его особенность состоит в том, что каждый объект: таблицу, форму, отчет следует печатать отдельно. Нажмите кнопки Свойства (Properties) в диалоговом окне Печать и Дополнительно (Layout for Print) в окне свойств принтера. Выбор значения Да для параметра Оптимизация печати (Fast Laser Printing) позволяет заменить символы подчеркивания и вертикальных линий в тексте на реальные линии, что ускоряет печать на лазерных принтерах.

Упражнения

1. Откройте отчет Товары учебной базы Борей и просмотрите ее при разном увеличении. Напечатайте одну страницу отчета.
2. Создайте страницу доступа к данным с помощью мастера.
3. Защитите базу данных с помощью пароля, а затем снимите пароль.

Выводы

1. Для просмотра отчета перейдите в окно этой базы данных и на вертикально расположенной панели Объекты (Objects) выделите значок Отчеты (Reports). Щелкните имя отчета в списке в правой части окна.
2. Для того чтобы открыть отчет в режиме конструктора перейдите в окно базы данных, выберите значок Отчеты (Reports) в списке Объекты (Objects) , выберите требуемый отчет и нажмите кнопку Конструктор (Design View) или в диалоговом окне Новый отчет (New Report) (рис. 26.4) выберите элемент списка Конструктор (Design View).
3. Страницы доступа к данным (DAP, Data Access Pages) представляют собой специальный тип веб-страниц. Они записываются в файлы Dynamic HTML (DHTML) и позволяют проводить через Интернет или интрасеть просмотр и анализ баз данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server.
4. Для отображения окна редактора VBA в окне базы данных на вертикально расположенной панели Объекты (Objects) выберите значокМодули (Modules) и дважды щелкните имя модуля в списке.
5. Для отображения окна редактора VBA в окне базы данных на вертикально расположенной панели Объекты (Objects) выберите значок Модули (Modules) и дважды щелкните имя модуля в списке.
6. Настройка вида окна Access, параметров отображение таблицы, формы, отчетов выполняется на вкладках диалогового окна Параметры (Options) (менюСервис (Tools) ).

---

---