Перечень правовых, нормативных и других документов по оформлению ОРД и работе делопроизводственных служб

Унификация документов проводится в целях их совместимости на различных предприятиях, снижения трудоемкости обработки документов, повышения качества оформления, более эффективного использования персональных компьютеров в делопроизводстве.

При оформлении документов необходимо учитывать, что документы являются визитной карточкой, составной частью имиджа организации.

В настоящей главе приведены образцы документов, наиболее часто используемых в сфере делопроизводства предприятий и организаций малого и среднего бизнеса, и дано их краткое описание.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

Законы РФ, Указы Президента, Постановления Правительства РФ

Гражданский кодекс Российской Федерации. Части первая и вторая (с изм. от 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997 г.). Уголовный кодекс Российской Федерации. Введен в действие с 1 января 1997 года. Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (с изм. от 24 июля 1998 г.) Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров". Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне" (с изм. от б октября 1997 г.). Закон Российской федерации от 2 апреля 1993 г. № 4737-1 "О сборе за использование .наименований "Россия", "Российская Федерация" и образованных на их основе слов и словосочетаний" (с изм; от 19 мая 1995 г., 28 апреля 1997 г.). Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", Федеральный закон от 9 августа 1995 г. № 129-ФЗ "О почтовой связи". Федеральный закон от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ "О наименованиях географических объектов". Указ Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050 "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изм. от 17 марта 1997 г.). Указ Президента Российской Федерации от б марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера". Указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 г. № 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне". Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России". Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности". Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Постановление Правительства Российской Федерации от 7 декабря 1996 г. № 1463 "Об использовании в названиях организаций наименований "Россия", "Российская Федерация" (с изм. от 2 февраля 1998 г.). Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изм. от И декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г.). Постановление Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи". Постановление Правительства Российской Федерации от 18 июня 1998 г. № 604 "Вопросы организации деятельности Правительства Российской Федерации". Регламент Правительства Российской Федерации. Постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. № 191 "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве".

Государственные стандарты» классификаторы, руководящие документы

Государственная система стандартизации (ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-92, ГОСТ Р 1.5-92). - М., 1994. ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 34.11-94. Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Функция кеширования. ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО). Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ). РД 50-613-86. Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники". Основные положения.

Другие документы

Инструкция по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации (утверждена распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 15 января 1997 г. № 103). Правила оформления документов, создаваемых в Администрации Президента Российской Федерации (утверждены распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 15 января 1997 г. № 102). Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Зарегистрирована в Минюсте России 05.08.93 № 321 // Рос-архив. М., 55 с. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрены коллегией Главархива СССР 27.04.88, приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33 // ВНИИДАД. М., 1991. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М.: Главархив СССР, 1989. Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур). Методические рекомендации. - М.: ВНИИДАД, 1997. Архив фирмы (негосударственной организации). Методическое пособие и Примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Мосгорархив, 1997. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия. Утверждено приказом Росархива от 19.01.95 № 2. Договор о передаче документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации на хранение в Государственный архив. Одобрен решением ЦЭПК при Росархиве. Протокол от 15.03.95 № 1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документальному обеспечению управления. - М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1995. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. - М.: ВНИИДАД, 1992. Инструкция по документационному обеспечению мэрии Москвы (утверждена распоряжением мэра Москвы от 5 мая 1993 г. № 311-РМ). Нормы времени на работе по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. - М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1993. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. - М.: "Научная книга", 1998. Сборник тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих. - М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1996, Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. - М.: ВНИИДАД, 1998.

Образцы документов, создаваемые с помощью приложений Office

Данный комплект образцов составлен на основе документов, используемых в работе современных предприятий. При составлении макетов документов были учтены требования инструкций и стандартов РФ, Перечня форм первичной учетной документации, утвержденного Госкомстатом РФ 06.04.2001, других нормативно-методических документов.

В представленный комплект образцов включены следующие виды документов:

1. Организационные документы.

2. Документы по распорядительной деятельности.

3. Документы, регулирующие взаимоотношения организаций.

4. Регистрационные формы и документы службы делопроизводства.

5. Документы по личному составу предприятия.

6. Информационно-справочные документы.

7. Справочно-аналитические документы.

Документы по учету материалов (акты, приходные ордера, накладные), документы по расчету и выплате заработной платы (расчетно-платежные ведомости, лицевые счета) и т. п. в данный комплект не включены, так как регистрация и формирование подобных документов осуществляются в бухгалтерии с помощью специальных программных средств.

Организационные документы

К организационным документам относятся документы, определяющие направления деятельности предприятия, его структуру и численность:

Устав предприятия Структура и штатная численность Штатное расписание Положение о персонале Должностная инструкция

Структура и штатная численность

Структура и штатная численность предприятия определяются Уставом. В соответствующем документе указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ составляется на бланке предприятия и утверждается руководителем.

ТИПОВАЯ СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ
магазина ЗАО "Север"

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия

_____________ (подпись)

"___ "_______ 20 года

(печать)

№п/п	Наименование структурных подразделений и должностей	Штатная численность
1	2	3 смена	4 всего
	Административно-управленческий персонал
1.	Директор/генеральный директор	-	1
2.	Коммерческий директор (группа продовольственных товаров)	-	1
3.	Коммерческий директор (группа непродовольственных товаров)	-	1*
4.	Заместитель директора по торговле (начальник смены)	1	2
5.	Главный бухгалтер	-	1
6.	Начальник отдела кадров/инспектор отдела кадров	-	1
7.	Администратор торгового зала	1	2
8.	Секретарь	-	1
	Бухгалтерия
1.	Заместитель главного бухгалтера	-	1
2.	Старший бухгалтер	-	1
3.	Бухгалтер	-	5
4.	Старший кассир	1	2
	Коммерческий отдел
1.	Менеджер по закупкам	-	3 - 4
2.	Товаровед по качеству (сертификация товаров)	-	1
	Торговый зал (продовольственные товары)
1.	Заведующий продовольственным отделом (отделами)	2	4
2.	Продавец продовольственных товаров (дневной/ночной)	20/2	40/4
3.	Контролер-кассир (дневной/ночной)	8/2	16/4**
	Торговый зал (непродовольственные товары)
1.	Заведующий отделом (отделами)	1 - 3	2 - 6
2.	Продавец непродовольственных товаров	2/отдел	4 /отдел
	Склад
1.	Заведующий складом	-	1
2.	Товаровед	1	2
3.	Грузчик	1	2
	Приемка товара
1.	Товаровед	1	2
2.	Оператор электронно-вычислительных машин	1	2
3.	Грузчик	4 - 6	8 - 12
	Фасовочный цех
1.	Бригадир фасовочного цеха	-	1
2.	Фасовщик	10	20
	Мясной цех
1.	Начальник мясного цеха	-	1
2.	Изготовитель полуфабрикатов из мяса и птицы	2	4
3.	Распиловщик мясопродуктов	-	1
4.	Подсобный рабочий	2	4
	Эксплуатационная служба
1.	Главный инженер	-	1
2.	Инженер по организации эксплуатации и ремонту	-	1
3.	Инженер по охране труда и технике безопасности	-	1
4.	Завхоз	-	1
5.	Слесарь-электрик по ремонту электрооборудования	2	4
6.	Столяр	1	2
7.	Плотник	1	2
8.	Слесарь-сантехник	2	4
9.	Уборщик	1 - 2	2 - 4
	Прочие
1.	Подсобный рабочий по прессовке бумаги	1	2
2.	Подсобный рабочий	-	1
3.	Водитель	-	1 - 3***
4.	Контролер (вахтер)	-	10
5.	Приемщик стеклопосуды	-	1
	ИТОГО		210 - 230

* Должность вводится при наличии не менее трех отделов (секций).
** 8 кассиров в смену при наличии 7 кассовых узлов.
*** Должность вводится при наличии автомобиля.

Заместитель руководителя предприятия _{подпись расшифровка подписи}

Главный бухгалтер _{подпись расшифровка подписи}

Визы _{должность подпись расшифровка подписи}

Штатное расписание

Штатное расписание в соответствии с Уставом (Положением) организации содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия, руководителями структурных подразделений, главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Штатное расписание

на"___ "________ года

Номер документа	Дата

Наименование организации
УТВЕРЖДЕНО

Приказ от" "_____20 года №___

Штат в количестве ________ единиц

С месячным фондом заработной
платы ___________________ рублей

Структурное подразделение		Профессия (долж ность)	Кол-во штатных единиц	Оклад (тарифная ставка), руб.	Надбавка, руб.			Месячный фонд заработной платы, руб.	Приме чание
наимен.	код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Админи- страция	01	директор	1	9800	1200
		секретарь	1	2300	200
Склад		заведую- щий	1	5800	600
		товаровед	1	3800	400
Итого по листу
Итого по документу

Руководители структурных подразделений _{должность подпись расшифровка подписи}

_{должность подпись расшифровка подписи}

_{должность подпись расшифровка подписи}

Главный бухгалтер _{должность подпись расшифровка подписи}

Положение о персонале

В положении о персонале предприятия отражаются вопросы организации работы предприятия; оплаты труда работников; порядок предоставления отпусков; командирования сотрудников; права и обязанности работников и администрации.

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия
Подпись И.О. фамилия
00.00.2001

ПОЛОЖЕНИЕ
о персонале

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее, положение определяет условия труда работников предприятия.

1.2. Условия труда работников предприятия, не урегулированные или не полностью урегулированные договором, уставом, коллективным договором, настоящим положением, определяются трудовым законодательством РФ.

1.3. На предприятии вводятся следующие категории специалистов:

- работник предприятия - лицо, состоящее в трудовых отношениях с предприятием;

- руководящий работник предприятия - работник, назначаемый на должность по согласованию с акционерами предприятия;

- сотрудник предприятия - специалист, назначаемый на должность директором предприятия по рекомендаций или по согласованию с акционерами предприятия;

-другие рабочие и служащие предприятия - все работники предприятия, не являющиеся руководящими работниками и сотрудниками предприятия, назначаемые на должность директором без согласования с акционерами предприятия.

1.4. Руководящими работниками предприятия являются: директор предприятия, его заместители, главный бухгалтер.

2. ПРИЕМ НА РАБОТУ

2.1. С принимаемыми на работу руководящими работниками трудовой договор заключается на срок, определяемый Уставом предприятия, а с сотрудниками предприятия - на срок до 5 лет.

2.2. Трудовой договор заключается в письменной форме с указанием должности, места работы, даты возникновения трудовых правоотношений и размера должностного оклада.

2.3. Продление трудового договора допускается: руководящего работника - на новый срок по решению учредителей; сотрудника предприятия - по соглашению сторон, заключенному с согласия акционеров предприятия.

2.4. Датой возникновения трудовых правоотношений и заключения трудового договора считается срок, оговоренный в трудовом договоре либо в приказе директора предприятия.

2.5. При заключении трудового договора может быть обусловлено испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой работе.

2.6. Срок испытания при приеме на работу руководящих работников и сотрудников не может превышать б месяцев, а других рабочих и служащих - 3 месяцев. В испытательный срок не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник отсутствовал на работе по уважительным причинам.) При неудовлетворительном результате испытания работник освобождается от работы.

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Работники предприятия пользуются всеми правами, касающимися режима рабочего времени и отдыха, отпусков, социального страхования и обеспечения, которые установлены учредительными документами и законодательством.

3.2. Работники предприятия вправе в установленное на предприятии время обращаться к директору и другим руководящим работникам по всем вопросам, связанным с работой.

3.3. О выполненных мероприятиях, предусмотренных коллективным договором, администрация предприятия отчитывается перед акционерами предприятия.

3.4. При поступлении работника на предприятие его руководитель должен ознакомили работника с учредительными документами, правилами, определяющими условия труда и внутренний трудовой распорядок, должностной инструкцией.

3.5. Работник предприятия обязан:

-не нарушать действующего законодательства РФ;

- строго выполнять правила внутреннего трудового распорядка предприятия, приказы и распоряжения соответствующих руководителей;

- не совершать действия, влекущие за собой причинение ущерба предприятию, его имуществу и финансам.

3.6. Администрация не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловил ленной трудовым договором.

4. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

4.1. Продолжительность рабочей недели, рабочего дня и режим рабочего времени, а так же дни отдыха и праздничные дни для работников предприятия определяются законодательством РФ и правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.

4.2. В исключительных случаях по распоряжению директора, его .заместителей работники предприятия могут привлекаться для выполнения срочных работ сверх установленной продолжительности рабочего дня, а также в дни отдыха и праздничные дни с компенсацией.

4.3. Предприятие вправе вводить для отдельных работников режим гибкого рабочего времени, нормативной основой которого является суммарный учет рабочего времени.

5. ОТПУСКА

5.1. Руководящие работники и сотрудники предприятия пользуются в течение года отпуском продолжительностью не менее 24 рабочих дней с сохранением средней заработной платы.

5.2. Другие рабочие и служащие предприятия пользуются ежегодным отпуском, продолжительность которого устанавливается в каждом конкретном случае при заключении трудового договора. При этом ежегодный отпуск не может быть менее 24 рабочих дней.

5.3. Право на ежегодный отпуск у работника предприятия возникает через б месяцев после даты возникновения трудовых правоотношений, если иное не оговорено в трудовом договоре.

5.4. Отпуск должен предоставляться ежегодно в срок, установленный графиком отпусков. В исключительных случаях, когда предоставление сотруднику отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия, допускается перенос отпуска на другой период или на следующий год с согласия работника.

5.5. О переносе отпуска работник предприятия должен быть извещен не менее чем за 30 дней до наступления планового срока отпуска.

5.6. Неиспользованный отпуск может быть присоединен к отпуску за следующий рабочий год, однако по истечении года непрерывной работы работник предприятия имеет право получить отпуск продолжительностью не менее 12 календарных дней в счет перенесенного отпуска.

5.7. Запрещается непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд, а также выплата компенсаций за неиспользованный отпуск.

Порядок определения среднего заработка сохраняемого за время нахождения в отпуске, при присоединении отпусков содержат правила внутреннего трудового распорядка предприятия.

5.8. Руководящий работник или специалист предприятия может быть отозван из очередного отпуска с его согласия, если это обусловлено важными обстоятельствами. Решение об этом может быть принято директором предприятия или его заместителем.

В связи с личными и семейными обстоятельствами работнику предприятия может быть по его просьбе предоставлен отпуск без сохранения заработной платы.

6. КОМАНДИРОВАНИЕ, ВРЕМЕННОЕ ОТКОМАНДИРОВАНИЕ И ПЕРЕВОД НА НОВОЕ МЕСТО РАБОТЫ

6.1. Работник предприятия с его согласия может быть временно откомандирован на новое место работы на определенный срок в пределах от б месяцев до одного года. Временное откомандирование не влечет изменения трудового договора. Работник вправе выехать к месту откомандирования вместе с членами своей семьи, если предприятие предоставляет ему соответствующее жилое помещение.

Перевод работника на новое место работы в другую местность допускается только с его согласия и по согласованию в необходимых случаях с руководством предприятия. Соответствующее изменение трудового договора должно быть оформлено сторонами в письменном виде.

6.2. Работник предприятия может быть временно переведен на другую работу в случае производственной необходимости на срок до 3 месяцев в календарном году.

7. ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА, СОЦИАЛЬНОЕ СТРАХОВАНИЕ И КОМПЕНСАЦИИ

7.1. Труд работников предприятия оплачивается повременно, сдельно или по иным системам оплаты труда, устанавливаемым предприятием самостоятельно или по согласованию с работником.

7.2. Заработная плата каждого работника определяется конечными результатами работы и максимальным размером не ограничивается.

7.3. В дополнение к системам оплаты труда предприятие может устанавливать формы поощрения и премирования, вознаграждения по итогам работы за отдельные периоды.

7.4. Оклады руководящим работникам и сотрудникам устанавливаются в соответствии с занимаемой должностью согласно штатному расписанию.

С учетом квалификации и опыта работы, а также достигнутых результатов директор предприятия может устанавливать указанным работникам оклад с персональной надбавкой.

7.5. Работники предприятия пользуются пособиями и льготами по обязательному социальному страхованию.

7.6. В течение всего времени нахождения в командировке или всего периода откомандирования за работником предприятия сохраняется должностной оклад и должность на основном месте работы.

7.7. При увольнении работника выплата всех сумм, причитающихся ему, производится в день увольнения.

8. МЕРЫ ПООЩРЕНИЯ И ДИСЦИПЛИНАРНЫЕ МЕРЫ

8.1. Мерами поощрения работников предприятия являются:

- объявление благодарности;

- награждение ценным подарком, денежной премией;

- повышение должностного оклада, установление персональной надбавки;

- повышение в должности.

8.2. Дисциплинарными мерами, налагаемыми на работников предприятия, являются:

- замечание;

-выговор;

-освобождение от работы до истечения сроков трудового договора в связи с совершением проступка, не совместимого с работой на предприятии.

9. ОСВОБОЖДЕНИЕ ОТ РАБОТЫ

9.1. Руководящие работники предприятия освобождаются от работы по решению Совета трудового коллектива, приказом директора, изданным на основании решения, принятого Советом.

9.2. Освобождение от работы иных работников предприятия производится приказом директора.

9.3. Сотрудник предприятия может быть освобожден от работы: в связи с истечением срока трудового договора и непродлением его на новый срок, а также до истечения срока трудового договора,

9.4. До истечения срока трудового договора сотрудник предприятия может быть освобожден от работы:

-вследствие упразднения должности, которую занимал сотрудник, из-за невозможности перевода его на другую, соответствующую его знаниям и опыту должность в рамках установленного распределения должностей;

- ввиду несоответствия сотрудника занимаемой должности;

- в случае совершения проступка, несовместимого с работой на предприятии;

- по взаимному соглашению.

9.5. Об освобождении от работы сотрудник предприятия должен быть письменно предупрежден не позднее, чем за один месяц. Предупреждения не требуется, если освобождение от работы производится по заявлению работника.

9.6. При освобождении от работы работнику выдается справка с указанием занимаемой должности, продолжительности работы на предприятии, должностного оклада и надбавок.

Заместитель руководителя _{должность подпись расшифровка подписи}

Визы _{должность подпись расшифровка подписи}

Должностная инструкция

Должностная инструкция - документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником.

Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.

Наименование организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта

№00 00.00.2001
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО
Подпись И.О. фамилия
00.00.2001

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: -действующим законодательством РФ;

-Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- правилами трудового распорядка;

- приказами (указаниями) руководства предприятия;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

- структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

- правила орфографии и пунктуации, инструкцию по делопроизводству;

- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

-деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

- правила ведения телефонных переговоров;

- правила техники безопасности и противопожарной защиты;

- приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

- пользоваться средствами связи и организационной техникой;

-работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL;

- пользоваться базой данных;

- пользоваться возможностями Интернета;

- принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте; -выполнять копировальные работы;

- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

- вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия секретаря-референта генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основными задачами секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора.

2.1. Ежедневно в установленные сроки получать и просматривать поступившие документы, проводить их регистрацию, выбирать документы, требующие немедленного рассмотрения, готовить их для доклада генеральному директору.

2.2. Готовить проекты резолюций на поступившие документы, согласовывая их с генеральным директором.

2.3. По указанию генерального директора планировать его рабочий день и обеспечивать выполнение плана.

2.4. Ежедневно вести контроль за сроками исполнения документов и устных поручений директора руководителями структурных подразделений; информировать его о состоянии исполнения. .

2.5. Готовить по поручению генерального директора проекты документов, согласовывать их с руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществлять контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.

2.7. Готовить по поручению генерального директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполнять их редактирование, перепечатку и считку этих документов.

2.8. Еженедельно готовить для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Следить за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составлять тематические обзоры по ним и информировать генерального директора.

2.10. Контролировать сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.

2.11. По указанию генерального директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов.

2.12. Организовывать выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.13. Организовывать работу приемной, регулировать поток посетителей, самостоятельно решать вопросы о возможности приема.

2.14. Контролировать подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывать описи и акты на уничтожение документов.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность информации.

3.2. Выполнять распоряжения руководства.

3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.

3.4. Обеспечивать сохранность документов.

3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

4. ПРАВА

Секретарь-референт генерального директора имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений организации за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.

4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.

4.5. Принимать участие в подборе и расстановке кадров технического персонала приемной.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт генерального директора несет ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

5.2. Несохранность конфиденциальной информации.

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. ВЗАИМОСВЯЗИ

Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:

6.1. Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.

6.2. С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

6.3. С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора.

Зам. директора _{должность подпись расшифровка подписи}

С инструкцией ознакомлен _{должность подпись расшифровка подписи}

Секретарь-референт _{должность подпись расшифровка подписи}

Документы по распорядительной деятельности

К документам по распорядительной деятельности относятся приказы, распоряжения, указания и т. п., регламентирующие деятельность предприятия. В настоящем комплекте образцов документов приведены:

Приказ по вопросам основной деятельности. Приказ по режиму работы организации. Распоряжение.

Приказ по вопросам основной деятельности

Приказ - административно-правовой документ, издаваемый руководителем предприятия и содержащий обязательное для исполнения предписание подразделениям, подчиненным организациям, отдельным должностным лицам. Приказы вступают в силу с момента их подписания, если иное не оговорено в тексте документа, и действуют до их отмены. Подготовленный проект приказа по основной деятельности должен быть согласован:

с руководителем подразделения, ответственного за подготовку проекта приказа, либо лицом, его замещающим; с руководителем подразделения, вопросы которого затрагиваются в проекте приказа, либо лицом, его замещающим; с руководителем юридической службы (юрисконсультом), либо лицом, его замещающим.

Приказ подписывается руководителем предприятия или лицом, его замещающим, и доводится до сведения всех работников организации.

Закрытое акционерное общество
"СЕВЕР"

ПРИКАЗ

1 декабря 2001 г. №5

г. Москва

О внедрении
Инструкции по технике безопасности

В целях совершенствования работы с вычислительной техникой на предприятии и внедрения компьютерной технологии обработки данных

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить "Инструкцию по технике безопасности в аппарате ЗАО "Север".

Секретарю Смирновой Г. В. обеспечить тиражирование Инструкции и передачу в структурные подразделения до 10.02.02.

Ивановой Л. А. - заместителю директора по персоналу обеспечить контроль за выполнением настоящего приказа.

Генеральный директор В. В. Титов

Приказ по режиму работы организации

Закрытое акционерное общество
"СЕВЕР"

ПРИКАЗ

1 декабря 2001 г. №68

г. Москва

О запрещении курения в здании ЗАО "Альбатрос"

В целях соблюдения мер противопожарной безопасности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Запретить курение в здании ЗАО "Альбатрос" по адресу: г. Москва, ул. Вольная, д. 25.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на административного директора Петрова П.П.

Генеральный директор Иванов И. И.

Распоряжение

Распоряжение - административно-правовой документ, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных административно-хозяйственных вопросов.

В тексте распоряжения, как правило, последним пунктом указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного распоряжения.

Закрытое акционерное общество
"СЕВЕР"

РАСПОРЯЖЕНИЕ

03 ноября 2001 г. №124

г. Москва

Об участии в выставке

В связи с решением Совета директоров от 01.11.2001 "Об участии в выставке "Новые информационные технологии"

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Отдел информатизации (Сидоров С. С.) совместно с Отделом рекламы (Фролов Ф. Ф.) составить план-график мероприятий по подготовке к выставке, согласовать его и представить на утверждение до 10.11.2001г.

2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на административного директора Петрова П. П.

Генеральный директор Иванов И. И.

Документы, регулирующие взаимоотношения организаций

Основными правовыми документами, регулирующими взаимоотношения организаций, являются коммерческие контракты (договора).

Контракт (договор) представляет собой документ, устанавливающий соглашение сторон о регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия и сроки поставки, транспортировки, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в контракте.

При составлении контрактов и их заключении следует уделять внимание правовой грамотности текста, детально освещать условия договорных отношений, избегать неточностей и двусмысленных формулировок, проверять правильность написания реквизитов предприятий-контрагентов,

Договор по вопросам основной деятельности

ДОГОВОР № 21-А/2001
на создание научно-технической продукции

г. Москва " 23 " октября 2001 г.

Детская поликлиника № 1, именуемая в дальнейшем Заказчик, в лице главного врача поликлиники Смирнова В. Р., действующего на основании Устава, с одной стороны, и акционерное общество закрытого типа АОЗТ "Север", именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице генерального директора Колина Д. Р., действующего на основании Устава общества, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя установку и научно-техническое сопровождение автоматизированной информационной системы учета хозяйственных договоров в поликлинике № 1 (АИС "Учет хозяйственных договоров").

1.2. Исполнитель принимает на себя:

1.2.1 Первоначальную установку и запуск (инсталляцию) рабочей версии информационного и программного обеспечения и поддержание

2. автоматизированных рабочих мест для работы с АИС.

1.2.2. Привязку информационного и программного обеспечения АИС к технологической среде обработки информации в подразделениях Заказчика.

1.2.3. Обучение/инструктаж/консультирование пользователей.

1.2.4. Анализ сделанных замечаний и предложений по устранению ошибок, совершенствованию математического программного обеспечения и технологии его применения.

1.2.5. Поддержание в работоспособном состоянии информационного и программного обеспечения АИС.

1.2.6. Консультирование и оказание технической помощи при выполнении наиболее сложных процедур обработки и возникновении нештатных ситуаций.

1.3. Заказчик принимает на себя:

1.3.1. Обеспечение технической поддержки, в том числе необходимой конфигураций технических и системных средств для обеспечения нормальной работоспособности АИС.

1.3.2. Ввод данных и ведение БД АИС.

1.4. Срок сдачи работы - "31" декабря 2001 г.

2. СТОИМОСТЬ РАБОТ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

2.1. За выполненную работу согласно настоящему договору Заказчик перечисляет Исполнителю ... тысячи рублей (на момент заключения договора без учета возможной индексации цен), включая ... тысячи рублей НДС. Цена фиксирована.

2.2. Оплата производится поэтапно (ежемесячно) не позднее 25 числа текущего месяца из расчета равномерной разбивки договорной цены в размере ... рублей на оснований акта о выполненной работе, включая НДС.

3. ПОРЯДОК СДАЧИ И ПРИЕМКИ РАБОТ

3.1. При завершении этапов работ Исполнитель предоставляет Заказчику:

- акт сдачи-приемки научно технической продукции;

- программное обеспечение, установленное на ПЭВМ Заказчика.

3.2. Не позднее, чем за 5 дней до окончания работ Исполнитель обязан уведомить Заказчика о готовности продукции к сдаче.

3.3. Не позднее чем за 5 дней после окончания работ должна быть проведена приемка работ, после чего Заказчик обязан направить Исполнителю подписанный акт о выполненной работе или мотивированный отказ от приемки работ.

3.4. В случае мотивированного отказа Заказчика сторонами составляется двусторонний акт с перечнем необходимых доработок, сроков их выполнения.

3.5. Если в процессе выполнения работы выясняется неизбежность получения отрицательного результата или нецелесообразность дальнейшего проведения работы, Исполнитель обязан приостановить ее, поставив об этом в известность Заказчика в 5-дневный срок после приостановления работы.

В этом случае стороны обязаны в 10-дневный срок рассмотреть вопрос о целесообразности и направлениях продолжения работ.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по настоящему договору Исполнитель и Заказчик несут имущественную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

4.2. Дополнительные, не установленные законодательством санкции за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств:

4.2.1. В случае расторжения договора по инициативе или вине Заказчика он оплачивает стоимость фактически выполненной работы на момент расторжения договора.

4.2.2. В случае невыполнения или ненадлежащего выполнения Исполнителем обязательств по настоящему договору Исполнитель возвращает Заказчику оплаченную стоимость соответствующих работ.

5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

5.1. Передача Заказчиком инсталлированного программного обеспечения третьей стороне запрещена.

5.2. При взаимном согласии Исполнителя и Заказчика стороны имеют право вноси изменения в настоящий договор.

6. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА И ДОКУМЕНТЫ

6.1. Срок действия договора: начало -" 1 " апреля 2001 года, окончание -"31 " декабря 2001 г.

6.2. К настоящему договору прилагается:

- Протокол о договорной цене.

-Смета работ.

7. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ

Исполнителя: г. Москва, 124351 ул. Вольная 12.
Р/с. 40702910100000000095 в АКБ "Столичный"
кор. счет 30101010100000000218, БИК 04453621, ИНН 7722070722

Заказчика: г. Москва,. 1243555 ул. Зеленая 16.
Р/с 40302910100000000055 в АКБ "Столичный".
кор. счет 30101010100000000212, БИК 04453221, ИНН 77220707244

ОТ ИСПОЛНИТЕЛЯ ОТ ЗАКАЗЧИКА

Генеральный директор Главный врач поликлиники № 1
АОЗТ "Север"

Колин Д.Р. ___ (подпись) Смирнова В.Р. ___ (подпись)

Договор на производство работ

ДОГОВОР ПОДРЯДА № 17-ПР
на производство проектных работ

г.Москва

"15"октября2001г

Закрытое акционерное общество "Альбатрос", именуемый в дальнейшем Заказчик, в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью "Конструкция", далее именуемое Исполнитель, имеющее лицензию № 125-Ц от 05.01.2000 г., в лице генерального директора Мастеркова Михаила Михайловича, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Заказчик поручает и оплачивает, а Исполнитель принимает на себя выполнение следующих работ: разработка проекта по капитальному ремонту здания по адресу: г. Москва, ул. Вольная, д. 25.

Конкретное содержание работ определено в Задании на проектирование (Приложение № 1 к Договору).

Заказчик вправе вносить изменения в Приложение № 1.

1.2. Сроки проведения работ по Договору определяются Календарным планом (Приложение №2).

1.3. Сроки выполнения работ могут быть изменены только по дополнительному соглашению сторон.

Если в, ходе выполнения работ по инициативе Исполнителя возникла необходимость в продлении сроков выполнения работ, Исполнитель обязан своевременно, не менее чем за 14 календарных дней до окончания срока выполнения работ, письменно обратиться за согласованием к Заказчику с обоснованием причин и указанием сроков выполнения работ.

В случае, если Исполнитель несвоевременно уведомил о необходимости продления сроков выполнения работ, к Исполнителю подлежат применению штрафные санкции, предусмотренные п. 4.2.2. настоящего Договора.

1.4. .Приемка и оценка проектно-сметной документации проводятся согласно требованиям, изложенным в разделе 3 Договора.

2. СТОИМОСТЬ РАБОТ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

2.1. Стоимость работ по Договору определена сторонами в Протоколе соглашения о договорной цене (Приложение № 3) в сумме 157089 (Сто пятьдесят семь тысяч восемьдесят девять рублей), в том числе НДС 26180 (Двадцать шесть тысяч сто восемьдесят рублей).

2.2. Оплата работ по Договору производится в следующем порядке:

2.2.1.Окончательный расчет - после подписания Акта сдачи-приемки всех выполненных по Договору работ.

Основанием для оплаты является подписанный обеими сторонами Акт сдачи-приемки работ по Календарному плану.

Срок оплаты - в течение 10 (десяти) банковских дней с момента выставления счета. Счет может быть выставлен только после подписания соответствующего акта сдачи-приемки.

2.3. Все расчеты между сторонами производятся путем безналичных банковских переводов на счета сторон, указанные в Договоре.

Датой платежа является дата проведения операции по списанию соответствующей суммы со счета плательщика для ее зачисления на корреспондентский счет банка получателя. Дата платежа определяется по банковской отметке на платежном поручении плательщика.

2.4. Стоимость работ по Договору может быть изменена только по соглашению сторон. Исполнитель обязан представлять Заказчику документы, подтверждающие увеличение стоимости работ. Не является основанием для пересмотра цен приобретение Исполнителем услуг у третьих лиц по ценам, превышающим цены на данные виды работ, определенные на основании нормативных документов, утвержденных Правительством Москвы.

2.5. При увеличении объемов работ по Договору составляется Дополнительное соглашение к Договору, которое оформляется в соответствующем порядке с обеих Сторон и является неотъемлемой частью Договора.

3. СДАЧА - ПРИЕМКА РАБОТ ПО ДОГОВОРУ

3.1. Полный перечень документации, подлежащей оформлению и сдаче Заказчику, он определяется в соответствии с установленными правилами и Заданием на проектирование.

3.2. Исполнитель передает Заказчику изготовленную проектную документацию: по составу и содержанию соответствующую условиям Договора и требованиям СНиП.

3.3. Сдача-приемка всей проектно-сметной документации оформляется Актом сдач приемки.

К Акту прилагается комплект проектно-сметной документации.

3.4. Заказчик рассматривает полученную документацию и Акт сдачи-приемки в течение 3 дней.

По истечении этого срока он направляет Исполнителю подписанный Акт сдач приемки либо мотивированный отказ от приемки работ.

3.5. Если Заказчик отказался от приемки работ, стороны составляют двусторонний; с перечнем необходимых доработок, сроков их выполнения. Устранение отмеченных в акте недостатков производится Исполнителем за свой счет.

3.6. Если в процессе выполнения работы выясняется неизбежность получения отрицательного результата или нецелесообразность дальнейшего проведения работы, Исполнитель обязан приостановить ее, поставив об этом в известность Заказчика письменно с соответствующим обоснованием в 10-дневный срок после приостановления работ. В этом случае стороны обязаны в 15-дневный срок рассмотреть вопрос о целесообразности продолжения работ и действия Договора.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. Стороны возмещают друг другу убытки, вызванные нарушением ими условий настоящего Договора.

4.2. Стороны выплачивают неустойку за следующие нарушения Договора:

4.2.1. за необоснованную задержку оплаты выполненных по Договору работ Заказчик выплачивает Исполнителю неустойку в размере 0,5% суммы просроченного платежа за каждый день просрочки;

4.2.2. за задержку сдачи работ Исполнитель выплачивает Заказчику неустойку в размере 0,5% стоимости не сданных работ за каждый день задержки (в том числе по причине ненадлежащего качества выполнения работ);

Выплата неустойки не освобождает сторону от обязанности выполнить нарушенное обязательство в натуре.

4.3. Исполнитель не песет ответственности за задержку выполнения работ:

4.3.1. под влиянием обстоятельств непреодолимой силы - на срок действия этих обстоятельств.

4.4. Заказчик не несет ответственности за задержку приемки и оплаты выполненных работ:

4.4.1. если работы были выполнены Исполнителем с ненадлежащим качеством или с отступлением от требований Приложения № 1;

4.5. Исполнитель согласовывает проектно-сметную документацию до передачи ее по Акту с Заказчиком и, в случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ, с компетентными государственными органами и органами местного самоуправления, при необходимости совместно с Заказчиком. Оплата необходимых согласований, проводимых Исполнителем, производится Заказчиком по счетам, выставляемым согласующими организациями.

5. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

5.1. Настоящий Договор вступает в силу со дня его подписания и заканчивает свое действие по выполнению сторонами взаимных обязательств.

5.2. Срок выполнения работ может быть продлен:

5.2.1. по соглашению сторон, если вследствие внесения изменений Заказчиком в Приложение № 1 Исполнитель должен будет выполнить больший объем работ или произвести дополнительную подготовку к выполнению работ;

5.2.2. в иных случаях, предусмотренных действующим законодательством.

5.3. Настоящий Договор может быть расторгнут досрочно:

5.3.1. по соглашению сторон;

5.3.2. в одностороннем порядке по требованию Заказчика:

-если Исполнитель не приступит к выполнению работ в течение 10 дней после подписания договора;

-в случае задержки сдачи работ по Договору По вине Исполнителя (в том числе вследствие некачественного выполнения работ) более чем на 10 дней;

6. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

6.1. Споры, которые Стороны не смогут разрешить путем переговоров, передаются на разрешение арбитражного суда.

6.2. Все уведомления и сообщения по Договору заверяются подписью руководителя и печатью и направляются в письменной форме заказным письмом либо с нарочным под расписку. :

6.3. Заказчик обеспечивает Исполнителю доступ в здание с 9-00 до 18-00 по рабочим дням.

7. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ .

7.1. Расчет стоимости проектных работ произведен на основании МРР-3.2.06.04-00 с учетом индексов пересчета по г. Москве.

Расчет стоимости производимых по Договору работ представлен в Смете (Приложение № 4).

8. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН.

8.1. Заказчика: ЗАО "Альбатрос", 123456, г. Москва, ул. Вольная, д.25,
р/с 40702910100000000095 в АКБ "Столичный",
к/с 30101010Ю0000000218, БИК 044536218, ОКПО 23456789, ОКОНХ 12000.

8.2. Исполнителя: ООО "Конструкция" 111000, г. Москва, ул. Самоделкина, д. 1,
р/с 40504510100000000095 в АШ "Московский",
к/с 30101810800000000478, БИК 044532478, ОКПО 09876543, ОКОНХ 11110.

Договор составлен в двух подлинных экземплярах, по одному для каждой из сторон. Об изменении юридических адресов и платежных реквизитов Исполнитель обязан немедленно уведомлять Заказчица. До поступления уведомления об изменении адресов и платежных реквизитов все действия, совершенные Заказчиком по старым реквизитам Исполнителя, считаются совершенными законно и засчитываются в выполнение ими своих обязательств.

К Договору прилагаются и являются его неотъемлемой частью:

1. Приложение № 1 Задание на проектирование на 3 стр.

2. Приложение № 2 Календарный план на 1 стр.

3. Приложение № 3 Протокол соглашения о договорной цене на 1 стр.

4. Приложение № 4 Смета на 2 стр.

От ЗАКАЗЧИКА: От ИСПОЛНИТЕЛЯ:

Генеральный директор ЗАО "Альбатрос" Генеральный директор ООО "Конструктор"

__________ И. И. Иванов _______ М. М. Мастерков

М.П. М.П.

Главный бухгалтер Главный бухгалтер

_______ А. А. Антонова _________ Л. Л. Кошкина

Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.) Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.) Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.) Перечни (должностей, работников, документов и т. д.) Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.) Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.) Программы (проведения работ, мероприятий, командировок) Структура и штатная численность Сметы (расходов, использования средств и т. д.)

Перечень документов, на которых ставится печать

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.

Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.). Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.). Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.). Заявки (на оборудование и т. д.). Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.). Командировочные и другие служебные удостоверения. Лицензии на право ведения какой-либо деятельности. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.). Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.). Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции). Свидетельства об открытии представительств. Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.). Совместные документы, подписанные руководителями предприятий. Спецификации (изделий, продукции и т. д.). Учредительные документы (устав, протокол и т. д.). Характеристики. Штатные расписания и изменения к ним.

Перечень документов, не подлежащих регистрации

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня. Графики, наряды, заявки. Сводки и информация, присланные для сведения. Учебные планы, программы. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д. Прейскуранты, прайс-листы. Технические условия. Нормы и нормативы расходов материалов. Поздравительные письма. Пригласительные билеты. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги). Формы статистической отчетности. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично". Объяснительные записки.

Форма журнала регистрации входящих документов

Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.

Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.

Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".

Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

№ входящего документа	Дата	Исходящий номер	Отправитель	Заголовок или краткое содержание	Исполнитель	Подпись исполнителя
7-03/145	19.11.01	165	АО "МММ"	Об увеличении объемов работ	Фролов
7-03/146	19.11.01	17501	МГТС	Об оплате счетов	Сергеев

В зависимости от объема документооборота в организации для регистрации используются различные формы: журналы, картотека или учетные файлы на ПК.

Рекомендуется учетные файлы создавать в виде журнала и записывать данные с помощью электронных таблиц Excel, содержащих в первой строке заголовок информационного поля, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись.

Для регистрации документа в электронном виде создается таблица в книге Excel, заголовки которой находятся в первой строке, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись. При вводе записи в виде формы (команда Форма в меню Данные) появляется заголовок информационного поля, соответствующий названию столбца таблицы.

Для бумажного варианта регистрационной карточки можно создать соответствующую таблицу в приложении Word.

Образец Карточки регистрации документов на ПК

Регистрационная карта входящих документов
Краткое содержание			Дата поступления
Автор отправитель		Исходящий номер	Исполнитель
Тема		Дата документа	Срок исполнения
Резолюция			Номер дела
Дополнительные сведения

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

К исходящим документам относятся: распорядительные документы предприятия, письма в адрес иных организаций и граждан, приказы, издаваемые предприятием в процессе осуществления своих полномочий.

Отправляемые предприятием (исходящие) документы регистрируются в журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы. В графе "Примечание" могут быть указаны номера документов-ответов на соответствующий исходящий и номера документов, подлежащих утверждению.

Регистрационный номер исходящего документа может состоять: из порядкового номера по журналу или из номера дела, в котором хранится копия документа, и порядкового номера.

№ исходящего документа	Дата	Получатель	Краткое содержание	Исполнитель	Отметка об исполнении
7-04/305	12.11.01	ЗАО "НЭЛС"	О закупке мебели	Сидоров
7-04/306	12.11.01	АО "Техникс"	О пролонгации договора № 15/01	Фролов
7-04/307	13.11.01	ООО "ТТТ"	Об аренде помещения	Сидоров

Форма журнала регистрации приказов

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизии, договора и т. д.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например приказ № 5, протокол № 3 и т. п.

Журналы регистрации ведутся секретарем-референтом или службой делопроизводства предприятия.

Приказы по предприятию могут регистрироваться в специальном журнале или как внутренние документы в журнале регистрации внутренних документов.

№ п/п Регистрационный номер	Дата	Кто подписал	Заголовок или краткое содержание	Ознакомлены	Отметка об исполнении
11	02.02.02	Павлов В. В.	О приобретении ВТ	Стасова А. 0.

Форма журнала регистрации заключенных договоров.

Журнал регистрации заключенных договоров необходим для формирования плана работ, контроля за выполнением договоров и за проведением выплат по договорам.

Таблица заполняется для разных типов договоров: договоров на выполнение работ, на приобретение вычислительной техники, договоров на услуги, финансовых и кредитных договоров.

№ п/п	Номер договора Тип договора	Дата заклю- чения	Название договора	Состоя ние	Заказ чик	Испол нитель	Стоимость (руб)
1	12/услуги	05.02.01	Комму-нальные услуги	Дейст вующий	ЗАО "Север"	АОЗТ "Луч" Савин В. В.	12500

Номенклатура дел предприятия

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел включаются все дела структурных подразделений предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивистом предприятия. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структур подразделений предприятия. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия.

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы, затем - переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации.

Номенклатура дел подписывается составителем и утверждается руководителем предприятия. В конце года делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

Наименование предприятия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

АОЗТ "Север" УТВЕРЖДАЮ

№11 Генеральный директор

ЗАО "Север"

на 2001 год Подпись Северов В. В.

03.12.2001

Индекс деля	Заголовок дела (тома)	Кол-во дел (томов)	Срок хранения дела (тома) и статьи по перечню	Примечание
1. Секретариат
1-1	Устав предприятия	1	постоянно, ст. 13
1-2	Штатное расписание	1	постоянно, ст. 1 3

В 2001 г. заведено дел. _________________________
_{(цифрами и прописью)}

Референт Подпись В. И. Иванов

Зав. архивом Подпись И. О. Снегова

Опись дел

При передаче дел в архив на них составляется опись. Опись составляется, как правило, на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности.

Каждое дело в описи получает своей порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

В конце описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Опись подписывается составителем и председателем ЭК предприятия, согласовывается с руководителем предприятия и утверждается сотрудником архива.

ОПИСЬ ДЕЛ №
за _________ год

№п/п	Индексы дел	Заголовки дел	Дата дела	Количество листов в деле	Примечание
1	1/22	Приказы	01.02.01.	1
2	3/протокол	Протокол собрания акционеров		2

В опись включено ___ дел с №__________
_{(цифрами)}

Должность Подпись И.О. фамилия

Итоговую запись к описи за _____________ года заверяю.

Наименование должности лица,
ответственного за работу с документами Подпись И.О. фамилия

Председатель экспертной комиссии
СОГЛАСОВАНО Подпись И.О. фамилия

Наименование должности руководителя Подпись И.О. фамилия

Внутренняя опись

Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой документации (наличие грифа секретности, особо ценные документы и т, п.).

Внутренняя опись составляется лицом, ответственным за документы дела, и подшивается в начале дела.

Для обеспечения сохранности документов, включенных в дело, все листы его нумеруют. В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов.

внутренняя опись

00.00.2001
документов дела №

№п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	№№ листов дела	Примечание
1	1/173	01.03.01	протокол	2
2	3/173	02.03.01	распоряжение	2

Итого _______________ документов
_{(цифрами и прописью)}

Количество листов внутренней описи __

Должность Подпись И. О. Фамилия

Документы по личному составу предприятия

К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

В настоящий комплект образцов включены следующие документы:

Трудовой договор (контракт) Приказ по личному составу Анкета Резюме Характеристика с места работы Командировочное удостоверение

Трудовой договор (контракт)

ДОГОВОР №21-2001
(трудовой контракт)

г. Москва 2001 года

Городская поликлиника № 1 г. Москвы в лице главного врача Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, именуемая в дальнейшем Заказчик, с одной стороны и Савин Павел Иванович, программист, именуемый в дальнейшем Исполнитель, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя сопровождение информационного и программного обеспечения автоматизированной информационно-вычислительной системы сбора и обработки медико-статистической информации в поликлинике № 1.

1.2. Исполнитель принимает на себя:

- установку и запуск (инсталляцию) рабочей версии ПО;

- инструктаж/консультирование пользователей;

-анализ сделанных замечаний и предложений по устранению ошибок, совершенствованию ПО и технологии его применения;

- коррекцию информационного и программного обеспечения;

- консультирование и оказание технической помощи при выполнении наиболее сложных процедур обработки и возникновении нештатных ситуаций.

1.3. Заказчик принимает на себя:

- определение состава и характеристик входной и выходной информации;

- ввод данных и ведение БД;

- обеспечение "режима наибольшего благоприятствования" в поликлинике при выполнении работ по договору.

1.4. Срок сдачи работ по договору - 31 декабря 2001 года.

2. РАЗМЕР И ПОРЯДОК ОПЛАТЫ

2.1. За выполнение обязанностей, предусмотренных настоящим контрактом, специалисту выплачивается денежное вознаграждение, включающее ежемесячные выплаты в размере 2000 руб.

2.2. Оплата производится по завершению работ. Платеж осуществляется в течение месяца по истечении отчетного.

3. ПОРЯДОК СДАЧИ И ПРИЕМКИ РАБОТ

3.1. При завершении договора Исполнитель предоставляет Заказчику

- акт сдачи-приемки научно-технической продукции;

- программное обеспечение, установленное на ПЭВМ в поликлинике.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по настоящему договору Исполнитель и Заказчик несут имущественную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

5. СРОК ДЕЙСТВИЯ И ИНЫЕ УСЛОВИЯ КОНТРАКТА

5.1. Настоящий контракт действует с 1 июля 2001 г. по 1 июля 2002 г.

5.2. В части, не предусмотренной настоящим контрактом, стороны руководствуются законодательными актами, распространяющимися на предприятие и Уставом предприятия.

6. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН

6.1. Сведения о Заказчике: Детская поликлиника № 1
Адрес: 659700, Россия, г. Москва, ул. Гуркина, д. 29
Расчетный счет Ла 40702810300000000470 в АКБ "Промбанк"
К/С № 30101810300000000222 БИК 044225471

6.2. Сведения об Исполнителе:

Адрес: 125445, Москва, Беломорская ул. д. 31, корп. 1. кв. 28
Тел. 458-22-33
Паспорт серия XIV-МЮ № 208761,
выдан 5 апреля 1978 г. 43 о/м г. Москвы

Заказчик: ____(подпись) Исполнитель: ____ (подпись)

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу издаются по вопросам оформления приема на работу, перевода, увольнения, изменения условий оплаты труда, поощрения, по вопросам наложения взысканий, премирования конкретных работников, назначение, перемещение и увольнение которых осуществляется руководством предприятия, пенсионного обеспечения конкретных работников и другим вопросам.

Приказ подписывается руководителем предприятия или лицом, его замещающим.

Приказ о назначении

Закрытое акционерное общество
"Альбатрос"

ПРИКАЗ

30 ноября 2001 г. №6

г. Москва

О назначении на должность

ПРИКАЗЫВАЮ:

Назначить на должность главного бухгалтера Кошкину Ларису Леонидовну с 30 ноября 2000 г. Вменить в обязанности главного бухгалтера обязанности кассира.

Основание: заявление Кошкиной Л. Л. Генеральный директор Иванов И. И.

Анкета кандидата

Служба персонала организации при наличии вакансии составляет анкету кандидата, которая заполняется кандидатом до или в процессе собеседования.

АНКЕТА КАНДИДАТА

Закрытое акционерное общество
"Север"

00.00.02

Просьба заполнять анкету печатными буквами

1. Основные данные

Фамилия

Имя

Отчество

Телефон для связи

и время удобное для звонков

Дата заполнения анкеты "___"_____________2001г.

Дата рождения "_____"________________19___г.

Место рождения

Место прописки

Домашний адрес

Ближайшая станция метро

Наличие автомобиля ДА НЕТ

Водительские права ДА НЕТ

Медицинская книжка ДА НЕТ

Семейное положение

Количество детей ____ их возраст

Другие члены семьи

Если изменяли фамилию, укажите когда, где и по какой причине

2. Образование (включая всевозможные курсы)

Период обучения	Учебное заведение	Специальность, квалификация

Владение компьютером, оргтехникой, другие навыки

3. Профессиональная деятельность (укажите места работы, начиная с последнего)

Место работы с указанием вида деятельности организации	Занимаемая должность и описание деятельности	Период работы
1.
Причина увольнения
2.
Причина увольнения
3.

4. Укажите, привлекались ли Вы к административной или судебной (статья ГК, УК РФ, год) ответственности

5. Цели профессиональной карьеры (укажите 2-3 вакансии, которые Вас могли бы заинтересовать в нашей компании)

6. Ваши пожелания по зарплате: на испытательный срок

по окончании испытательного срока

7. Когда Вы готовы приступить к работе?

8. В каком магазине компании Вы хотели бы работать?

Север-1 Север-2 Север-3 любой

9. Назовите критерии, по которым Вы оцениваете деловые качества сослуживцев

10. Назовите Ваши черты характера, которые:

помогут Вам в работе

могут помешать Вам

11. Ваши личные увлечения (хобби)

12. Пожалуйста, укажите, какими средствами массовой информации Вы пользовались, при поиске работы:

Подпись кандидата _________________________

Рекомендации:

Комментарии:

Дата	Интервью проводил (ф., и., о., должность)

Резюме

1. Основные данные

Ф.И.О.:

АДРЕС:

ТЕЛЕФОН:

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ:

ГРАЖДАНСТВО:

Семейное положение: состоит в браке холост/не замужем не имеет значения Наличие детей: __________________			Образование: среднее среднее специальное/техническое высшее Профильность образования: ______
______________________________			____________________________
2. Трудовой стаж:
№	Лет	Организация Должность
1
2
3

3. Личные качества:

4. Опыт работы:

5. Дополнительные сведения:

Характеристика

Характеристика официальный документ, составляемый руководством предприятия или подразделения, для предоставления во внешние организации.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "КОНСТРУКТОР"

ХАРАКТЕРИСТИКА
на директора по строительству Грачева Николая Николаевича

Грачев Николай Николаевич, 1960 года рождения, образование высшее, окончил в 1982 году Московский инженерно-строительный институт им. В. В. Куйбышева по специальности инженер-строитель, в 1996 году - Академию народного хозяйства при Правительстве РФ (магистр управления экономикой). В 1998 году защитил кандидатскую диссертацию - кандидат экономических наук.

В ООО "Конструктор" работает с января 2000 года по настоящее время в должности директора по строительству.

Грачев Н. Н. - высококвалифицированный специалист, под его руководством проводится капитальный и текущий ремонт многих объектов в г. Москве.

За время работы проявил себя инициативным, грамотным, ответственным руководителем, обладающим необходимыми знаниями и практическим опытом. Пользуется заслуженным авторитетом и уважением в коллективе.

Характеристика дана для предоставления по месту требования.

Генеральный директор ООО "Конструктор" М. М. Мастерков

Директор по кадрам Д. Д. Дмитриев

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение - документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направляемого на временную работу в стороннюю организацию.

Штамп предприятия, учреждения

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ

Выдано Смирнову И. И., командированному в Санкт-Петербург
Основание: приказ № 28 от 23 ноября 2001 г.
Срок командировки 5 дней по 30 ноября 2001 г.
Действительно по предъявлении паспорта сер.45 00 № 56432/

Руководитель Трушин А.П.

Отметки об убытии, прибытии в пункты назначения и убытии из них:

Убыл из ______________ Прибыл в _____________

_____________________2001г. ___________________2001г.
_{Печать Печать}

Подпись _________ Подпись ___________

Убыл из ____________________ Прибыл в ______________

_________________________2001г. _________________________2001г.
_{Печать Печать}

Подпись ___________ Подпись ___________

Примечание, При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и убытии делаются отдельно в каждом из них.

Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам можно отнести следующие:

Письмо Гарантийное письмо Информационное письмо Письмо иностранному партнеру Факс Докладная записка Справка с места работы Протокол Акт сдачи-приемки выполненных работ Акт обследования и др.

Письмо

Письма оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и содержат основные реквизиты организации и текст письма.

Закрытое акционерное общество
"Альбатрос"

Директору фирмы "Дело"
Семенову С. С.

от 06.12.200/ г. № 04/452
на№_______________________

Уважаемый Семен Семенович!

Наша фирма работает в области проектирования, дизайна и строительства уже несколько лет и занимает стабильное положение на Российском строительном рынке. Мы будем рады видеть Вас в числе наших клиентов. Подробную информацию о фирме Вы найдете в прилагаемом информационном листе, а также в буклете, посвященном нашим работам в сфере проектирования и реализации интерьеров.

Если Вас заинтересовало это предложение, то мы можем выслать, любую дополнительную информацию или встретиться с Вами лично.

С уважением,

Генеральный директор Иванов И. И.

Гара нтийное письмо

Гарантийное письмо является документом, регламентирующим порядок оплаты заказа на выполнение работ.

Закрытое акционерное общество
"Альбатрос"

Генеральному директору ООО "ВИЗИТ"
Соколову О. О.

от 11.12.2001 г. № 04/460
на№_________________________

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Уважаемый Олег Олегович!

Прошу Вас выполнить заказ на изготовление визитных карточек для сотрудников фирмы в количестве 5000 шт.

Оплату гарантируем с нашего расчетного счета 40702910100000000095 в АКБ, "Столичный", к/с 30101010100000000218, БИК 044536218, ОКПО 23456789, ОКОНХ 12000.

Приложение: Список сотрудников на 1 листе.

Генеральный директор Иванов И. И.

Главный бухгалтер Кошкина Л. Л.

Информационное письмо

Закрытое акционерное общество
"Альбатрос"

Всем сотрудникам

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО

Прошу в срок до 15 декабря 2001 года представить в секретариат список детей сотрудников, желающих посетить новогодние представления.

Административный директор ЗАО "Альбатрос" П. П. Петров

Письмо иностранному партнеру

Письмо в адрес иностранных партнеров имеет отличную от нашей структуру письма, общепринятую в международной переписке. Письмо начинается с адреса, расположенного в левом верхнем углу. Во всем мире порядок написания адреса принят прямо противоположным нашему: сначала пишут "кому", а затем уже "куда".

С правой стороны пишут дату отправления письма. Принятые у нас сокращения типа 10.12.01 в международной переписке не употребляются. Допустимо лишь сокращение месяцев.

January-Jan. February - Feb. April-Apr. September - Sept. October-Oct. November-Nov. December-Dec .

Еще ниже слева пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов Dear Mr или Dear Mrs и фамилии адресата. Следующей строкой после обозначения "Re:" в деловой переписке принято кратко обозначить предмет, тему письма.

Знаки препинания в деловых письмах ставятся в соответствии с принятыми для английского языка правилами пунктуации. В деловом письме запятой отделяются число и месяц от года, а в адресе разделяются название адресата, улицы, города, района, страны. Между номером дома и названием улицы запятая не ставится. После вступительного обращения в английской переписке ставится запятая, а в переписке с адресатом из США - двоеточие или двоеточие и тире. Заключительное приветствие заканчивается запятой. Заканчивают письмо обычно словами Sincerely Yours (Искренне Ваш) или просто Yours (Ваш) и подписью с указанием под ней вашей фамилии и должности.

Mr. F. Simpson
American Book Co
P.O. Box 99
Afton,WY83110
USA

October 20,2001

Dear Mr. Simpson:

Re: International Exhibition

We are pleased to once again invite you to participate in our International Exhibition of Technical and Scientific Books, held annually. The exhibition will be arranged from 10 to IS November 2001 at the Exhibition Center, Moscow.

We do hope that you will exhibit your books at our exhibition and would request you to send your publications to be displayed as well as catalogues, leaflets and any promotional material. We expect your books to have arrived by 5th November 2001 but we are prepared of course to receive your most recently published books that are considered of outmost impor-. tance even up until the opening of the exhibition.

Please find enclosed the detailed information leaflet as well as Application Form.

We look forward to your early reply and will await your application with the greatest of pleasures.

Sincerely yours, Lena Bukvareva Public Relations Dept.

Enc. Application Form (1)

Leaflet (1)
............................................................................................

США
83110 Вайоминг, Афтон
а/я 99
Компания
"Американские книги"
г-ну Симпсону С.

от 20.10.2001г. №07/155
на№ ___________________

О международной выставке

Уважаемый господин Симпсон!

С удовольствием приглашаем Вас еще раз принять участие в ежегодной выставке технической и научной книги. Выставка будет открыта с 10 по 15 ноября 2001 года в выставочном центре в Москве.

Мы надеемся, что Вы представите ваши книги на выставке и просили бы Вас прислать свои выставочные публикации, равно как и каталоги, листовки и любую другую рекламную информацию. Мы ожидаем прибытие Ваших экспонатов к 5 ноября 2001 года, хотя готовы, разумеется, получить только что изданные книги особой важности вплоть до самого открытия выставки.

Прилагаются листовка с более подробной информацией о выставке и бланк заявки неучастие.

Мы рассчитываем на скорое получение Вашего ответа вместе с заявкой и книгами.

Приложение: Бланк заявки на 1 листе

Листовка на 1 листе

Директор по международным связям Л. Л. Букварева

Факс

Факс оформляется также, как и деловое письмо. Факсы могут составляться на бланках письма.

Закрытое акционерное общество
"Альбатрос"

Директору фирмы "Дело"
Семенову С. С.
факс(095)1223344

от 10.12.2001 г. №04/467
на№ ___________________

О бронировании мест

Уважаемый Семей Семенович!

Сообщаю Вам, что на Ваше имя забронировано место на рейс 805 Москва - Лондон на вторник 25 декабря. Отправление из аэропорта "Шереметьево-2" в 09-30, прибытие в Лондоне 12-30.

С уважением, Менеджер по продажам С. С. Полетов

Факс иностранному партнеру

Факс иностранному партнеру имеет ряд особенностей в оформлении адресной части.

FAX-MESSAGE

No(8101307)8855219
То: American Book Co
Attn. Mr. F. Simpson
From: Public Relations Dept.
Lena Bukvareva
Date: 17 December 2001
Pages: 1

Dear Mr. Simpson:

I should be most grateful if you would reserve me a single room from 20th till 25th December inclusive. Please confirm the booking and tell me the terms.

Sincerely yours, Lena Bukvareva

Докладная записка

Административному директору
ЗАО "Альбатрос"
Иванову И.И.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

11.12.2001г.

О выполнении приказа № ПО-2

Сообщаю Вам о выполнении пункта 5 приказа от 30 ноября 2001 г. № ПО-2 "О возгорании в здании ЗАО «Альбатрос»".

5.1. Во всех технических помещениях организованы должный порядок, дежурство закрепленного персонала, исключающее нахождение в них посторонних лиц.

5.2. Работники сторонних организаций допускаются в технические помещения в сопровождений персонала предприятия.

5.3. Распоряжение о закреплении ответственных лиц подготовлено и находится на согласовании служб. Будет представлено на Подпись Генеральному директору сегодня, 3 декабря 2001 г. ^:

5.4. Проводится укомплектование всех необходимых помещений универсальными огнетушителями. Будет закончено до 10 декабря 2001 г.

Начальник службы безопасности Крылов В. В.

Справка с места работы

Закрытое акционерное общество
"Альбатрос"

от 15.12.2001 г. №05/39
на№__________________

СПРАВКА

Петрова Юлия Александровна работает менеджером по продажам в Отделе маркетинга ЗАО "Альбатрос" с окладом 6000 (Шесть тысяч) рублей в месяц. Справка дана для предоставления по месту требования.

Генеральный директор Иванов И. И

Главный бухгалтер Антонова А. А.

МЛ.

Протокол

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаний, конференций. Протоколы могут оформляться на чистых листах или на бланке с указанием наименования вида документа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: председатель, секретарь, присутствующие, повестка дня. В основной части используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол подписывается председателем, секретарем, при необходимости всеми или частью присутствующих.

Закрытое акционерное общество
"Альбатрос"

ПРОТОКОЛ
производственного совещания

16.11.2001 г. №31

Председатель Иванов И. И.

Секретарь Птичкина А. А.

Присутствовали; Петров П. П., Серов С. С., Фролов Ф. Ф., Скворцов Н. Н. Приглашенные: представитель фирмы "Реклама-М" Грачев Г. Г., представитель фирмы "RECCOM" Анисимов А. А., представитель фирмы "Сувенир" Машкин М. М.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Представление участников конкурса и выбор фирм из числа представленных на изготовление рекламной продукции.

СЛУШАЛИ:

Петров П. П. представил на рассмотрение документы и рекомендации рассматриваемых фирм.

ВЫСТУПИЛИ:

Анисимов А. А. представил предложения своей фирмы.
Грачев Г. Г. представил предложения своей фирмы.
Матрешкин М. М. представил предложения своей фирмы.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Организация "Сувенир" наиболее удовлетворяет требованиям, предъявляемым ЗАО "Альбатрос" к качеству, оперативности, стоимости, срокам проведения работ и условиям оплаты.

1.2. Заключить с фирмой "Сувенир" договор на изготовление рекламной продукции.

Председатель Иванов И. И.

Секретарь Птичкина А. А,

В дело №________

Акт сдачи-приемки

Акт сдачи-приемки выполненных работ составляется после завершения работ по договору и служит основанием для оплаты по результатам работы.

АКТ

05.12.2001г.

Предприятие ООО "Конструкция", именуемое в дальнейшем Подрядчик, в лице генерального директора Мастеркова М. М, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ЗАО "Альбатрос", именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице генеральный директора Иванова И. И., действующего на основании Устава, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем.

1. В соответствии с договором подряда от 15 октября 2001 г. № 17-пр, Подрядчик выполнил весь комплекс работ, а именно разработал проект по реконструкции здания по адресу: г. Москва, ул. Вольная, д. 25.

2. Вышеуказанные работы согласно договору должны были быть выполнены к 15.11.2001 г. Фактически выполнены 15.11.2001 г.

3. Качество работ по договору подряда должно соответствовать требованиям СНиП, договору. Фактически качество выполненных работ соответствует предъявленным требованиям.

4. Недостатки не выявлены.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ:

При приемке результата работ установлено, что работы выполнены качественно, в полном объеме и в срок.

Сдал от Подрядчика: Принял от Заказчика:

Генеральный директор ООО "Конструкция" Генеральный директор ЗАО "Альбатрос"

____________ Мастерков М. М. ________ Иванов И. И.

Акт обследования

Акт составляется, как правило, несколькими должностными лицами (комиссией) для подтверждения установленного факта, события, действия. Акт подписывают все его составители.

АКТ

обследования технического состояния пожарной сигнализации детского оздоровительного лагеря "Альбатрос"

05.05.2001г. №3

г.Москва.

Основание: Распоряжение от 30.04.2001 г. № 21

Составлен комиссией

Председатель:

Директор ДОЛ "Альбатрос" Деточкин Д. Д.

Члены комиссии:

Главный инженер ДОЛ "Альбатрос" Бабушкин Б. Б.
Генеральный директор ЗАО "Альбатрос" Иванов И. И.
Административный директор ЗАО "Альбатрос" Петров П. П.

Комиссия провела обследование и выявила, что в помещениях корпусов для размещения детей установлены пожарные извещатели типа ИП-101-2 с устаревшей модификацией.

Комиссия считает необходимым установить пожарные извещатели типа РЕ-9, имеющие сертификат пожарной безопасности и обеспечивающие адресную подачу сигнала по месту возникновения нештатной ситуации.

Председатель: Деточкин Д. Д

Члены комиссии: Бабушкин Б. Б.
Иванов И. И.
Петров П. П.

Справочно-аналитические документы

Справочно-аналитические документы составляются для анализа данных о деятельности предприятия, его кадровом составе, текущем состоянии и перспективах выполнения работ и т. п. Для наглядности предоставления данных рекомендуется использование таблиц, графиков и диаграмм, построение которых обеспечивается средствами MS Office.

Анализ объема продаж за день

В приведенном примере рассматриваются данные о продажах автомобилей различных моделей за день и круговая диаграмма, построенная на основе таблицы данных.

Продажа автомобилей ВАЗ

Дата 01.12.01

Курс доллара 29,8

Модель	Комплектация	Цена в руб.	Цена в USD	Количество	Стоимость в руб.	Стоимость в USD
ВАЗ-21060	Дв. 1600 куб см., 4-ступенчатая КПП	89400	3000	20	1788000	60000
ВАЗ-21047	Дв. 1500 куб см., 5-ступенчатая КПП	104300	3500	11	1 147 300	38500
ВАЗ-21043	Дв. 1500 куб см., 5-ступенчатая КПП	101 320	3400	13	1317160	44200
ВАЗ-21099	Дв. 1500 куб см., европанель, катализатор, иммобилайзер	154960	5200	18	2 789 280	93600
ВАЗ-210991	Дв. 1500 куб см., инжектор, европанель, катализатор, иммобилайзер	160920	5400	25	4023000	135000
ВАЗ-21102	Дв. 1500 куб см., инжектор	172 840	5800	30	5 185200	174000

Анализ причин увольнения сотрудников ЗАО "Север"

В приведенном примере рассматриваются данные о причинах увольнения сотрудников ЗАО "Север" в течение года, и график, построенный на основе таблицы данных.

	янв	фев	мар	апр	май	июн	июл	авг	сен	окт	ноя	дек	сумма
Семейные обстоятельства	1	2	1	1	3	2	0	2	0	1	2	0	15
Состояние здоровья	1	0	1	2	0	5	1	0	0	3	2	0	15
Отсутствие перспектив роста	1	2	1	0	2	1	2	2	2	3	1	3	20
Перемена места жительства	0	1	1	3	2	0	1	3	1	2	1	1	16
Другие причины ....	3	4	2	3	1	1	2	4	2	3	3	7	32
Всего	6	9	6	9	8	9	6	8	5	12	9	11	98

---

---