Знакомство с MS Windows
Использование программного обеспечения MS Windows предоставляет пользователю большие возможности для работы, обеспечивая при этом простоту и легкость освоения и реализации этих возможностей.
Описание MS Windows (в дальнейшем - просто Windows) в данной книге имеет ознакомительный характер и рассчитано на тех пользователей, которые только начинают работать в среде Windows, более подготовленные читатели могут эту главу пропустить.
Термин "делопроизводство" в последнее время все чаще заменяется термином "информационно-документационное обеспечение управления", которое включает следующие этапы: :
создание документов и их оформление; прием-передачу документов; организацию движения документов; регистрацию и контроль документов; организацию групповой работы над документами; информационное обслуживание; . хранение документов.Автоматизация этой работы невозможна без современного технического оснащения
(персональные компьютеры, принтеры, сканеры, факсы, ксероксы и т. п.),
облегчающего работу и обеспечивающего сохранность, достоверность и Оперативность получения информации.
Использование персонального компьютера существенно изменило каждый из этапов делопроизводства, для реализации которых в организациях малого переднего бизнеса используется специализированное программное обеспечение ведущих фирм.
Сегодня для реализации задач информационно-документационного обеспечения управления необходимы:
операционная система; вспомогательные программы (утилиты); коммуникационные, программы; текстовый процессор; электронные таблицы; система управления базами данных, .Операционная система - программа, которая загружается при включении персонального компьютера и поддерживает работу всех системных и прикладных программ, обеспечивая их взаимодействие с аппаратурой, а также дает возможность пользователям выполнять общее управление персональным компьютером.
Вспомогательные программы (утилиты) представляют собой дополнительные средства, которые расширяют возможности компьютера и облегчают пользователю осуществлять часто выполняемые действия (программы-упаковщики, программы диагностики компьютера и т. п.).
Коммуникационные программы предназначены для организации обмена информацией между компьютерами, пересылая информацию с одного компьютера на другой.
Текстовый процессор - программа создания печатных документов, обеспечивающая обработку текстов, создание композиции страницы, оформление документа с использованием комплекта шрифтов.
Электронные таблицы - программы, представляющие данные в виде таблиц и выполняющие преобразования данных, разнообразные вычисления для инженерных, бухгалтерских расчетов и задач принятия решений.
Система управления базами данных - программа, обеспечивающая эффективные средства организации больших объемов данных, доступа к ним, их хранения и обслуживания.
В данной книге рассматриваются программные продукты фирмы Microsoft, получившие наибольшее распространение в нашей стране и во всем мире. В качестве операционной системы рассматривается MS Windows, а в качестве офисных приложений пакет - MS Office.
Экран компьютера - это ваш рабочий стол
При включении персонального компьютера и загрузки Windows на экране появляется так называемый рабочий стол, на котором находится панель задач и значки (пиктограммы), определяющие элементы программного обеспечения и дополнительных устройств, подключенных к компьютеру (рис. 4). Существует возможность настройки различных параметров рабочего стола, включая размещение на нем значков для доступа к наиболее часто используемым программам, документам и устройствам вашего компьютера.
Рис. 4. Рабочий стол
В нижней части рабочего стола находится панель задач. Она содержит кнопку Пуск и кнопки открытых программ и папок. Кнопка Пуск предназначена для быстрого запуска программ, настройки компьютера и поиска файлов.
Меню, появляющееся при нажатии кнопки Пуск, содержит следующие стандартные пункты:
Программы - каскадное меню, обеспечивающее быстрый доступ к программам и программным группам;
Документы - меню, содержащее 15 последних из используемых ранее документов и папок;
Настройка - обеспечивает возможность доступа к панели управления системой Windows, к параметрам панели задач, меню конфигурации принтеров и настройки рабочего стола;
Поиск - позволяет найти папку или файл на компьютере или в сети;
Справка - открывает справочную систему Windows;
Выполнить - обеспечивает запуск нужной программы, не включенной в пункт меню Программы;
Завершение работы - используется для завершения работы персонального компьютера или перезагрузки системы.
При запуске программы на рабочем столе появляется окно этой программы, а на панели задач появляется соответствующая открытому окну кнопка. Нажатие этой кнопки позволяет быстро свернуть или развернуть выбранное окно.
Как хранится информация в памяти компьютера
Файлы
Информация, с которой работает ПК, содержится в файлах. Файл - это именованный набор данных, предназначенный для хранения различного рода информации. В файлах могут храниться тексты программ, документы, рисунки и т. д. Каждый файл имеет своё имя и местоположение. При задании имен необходимо соблюдать следующие правила;
имя файла может содержать до 255 символов, включая пробелы; в имя файла не могут быть включены следующие символы: , ? : * " < >| /Существует много типов файлов. Большинству файлов имеют расширение. Расширение файла не является обязательным. Расширение отделяется от имени точкой и может содержать не более трех символов. В расширении нельзя использовать пробелы и вышеприведенные символы.
Многие программы автоматически устанавливают расширение имени файла и по нему можно .узнать, какая программа создала файл. Например, расширение DOC имеют файлы документов, а расширение ЕХЕ - файлы выполняемых программ.
Система хранит информацию о размерах всех файлов, дате и времени их создания или изменения. Эта информация существенно помогает следить за файлами, выполнять их сортировку и поиск, создавать резервные копии.
При необходимости эту информацию всегда можно вывести на экран.
Папки (Каталоги)
Папка (в компьютерной терминологии - каталог) - это специальное место на диске, в котором хранятся имена файлов, время последнего их обновления, атрибуты файлов и т. д. В ПК на диске может храниться несколько сотен и даже тысяч файлов. Имена файлов регистрируются на дисках в папках. Если сравнить диск с архивом, в котором хранятся папки с документами, то диск хранит папки (каталоги), в которых собраны группы файлов. Как в книжном шкафу, на диске каждая папка имеет свое название и может содержать и документы, и вложенные папки.
Каталоги и подкаталоги (вложенные папки) образуют структуру, называемую деревом каталогов. На каждом диске имеется, как минимум, один главный каталог, в котором хранятся все остальные файлы и каталоги. Он называется корневым каталогом. Требования к именам каталогов те же, что и к именам файлов. Расширение имени для каталогов не используется., Два подкаталога в одном и том же каталоге не могут иметь одинаковых имен.
Каталог (папка), в котором в настоящий момент работает пользователь, называется текущим.
Для организации делопроизводства необходимо создание и "ведение папок документов по тематике, по исполнителю, по времени регистрации и другим признакам, принятым в организации.
Учимся работать с окнами
Окно является основным элементом в среде Windows. Открытые папки, содержащие другие папки, работающие программы, документы появляются на экране в виде окон (рис. 5).
Рис. 5. Окно папки Мои документы
Рис. 6. Окно папки Мой компьютер
Окна в Windows стандартные, в правом верхнем углу окна находятся три значка
Чтобы выяснить назначение кнопки панели инструментов, достаточно установить на нее указатель, через несколько секунд появляется "всплывающая" подсказка.
Если открыто несколько окон, то заголовок активного окна, в котором доступно выполнение команд, подсвечивается (например, выделяется синим цветом).
Основные приемы работы с окнами
Чтобы переместить окно, достаточно установить указатель
мыши на заголовок окна и перетащить его в другое место.
Чтобы изменить размеры окна,
достаточно перетащить любой из его углов
в другое место с помощью мыши.
Чтобы прокрутить содержимое окна, нажмите одну из кнопок прокрутки или
перетащите бегунок по полосе прокрутки.
Чтобы закрыть окно, нажмите расположенную в правом верхнем углу кнопку
Закрыть.
Чтобы перейти к другой программе или окну, нажмите соответствующую кнопку на
панели задач или щелкните в другом окне.
Значок "Мой компьютер" на рабочем столе вашего ПК
Значок Мой компьютер на рабочем столе представляет собой папку, содержащую значки всех доступных дисковых накопителей (жесткий диск, гибкий диск и др.), а также Панель управления, папку Принтеры и в некоторых случаях другие папки (рис. 6). Чтобы просмотреть находящиеся на диске компьютера папки, дважды щелкните по соответствующему значку диска.
Чтобы изменить способ отображения файлов в папке Мой компьютер, откройте меню Вид и выберите одну из команд: Крупные значки, Мелкие значки, Список или Таблица. Определите, какое из представлений является наиболее удобным.
Папки и файлы в окне можно отсортировать по имени, размеру, дате создания или типу, в зависимости от выбранного представления. Для этого в меню Вид служит команда Упорядочить значки.
Если строка состояния в окне отсутствует, выберите в меню "Вид" команду "Строка состояния". Если в окне отсутствует панель инструментов, выберите в меню "Вид" команду "Панель инструментов".
"Проводник Windows" программа управления файлами и папками
Проводник Windows - программа для просмотра содержимого дисков и папок, а также для управления файлами и папками на компьютере. Проводник одновременно отображает как структуру вложенности находящихся на компьютере папок (их иерархию) в виде дерева, так и содержимое выделенной папки.
Запуск "Проводника Windows"
1. Нажмите кнопку Пуск и выберите меню Программы.
2. Выберите из списка Проводник.
Окно Проводника включает две панели (рис. 7). Левая показывает ресурсы компьютера в виде иерархического дерева. В правой панели выводится содержимое выбранной папки.
Если объекты содержат вложенные папки, то в дереве они помечены знаком плюс (+). Для отображения структуры папки следует щелкнуть по этому значку, при этом отображается содержимое папки и знак плюс меняется на минус ( - ).
Строка состояния содержит информацию о текущем выделенном объекте. Если выбран диск, то строка состояния укажет объем свободного пространства на этом диске. Диск обозначается одной из букв латинского алфавита с двоеточием (например, D:).
Папки представлены в виде значков, например 
Рис. 7. Проводник Windows .
Значки файлов могут иметь разное изображение в зависимости от типа файла:
Документ Internet (HTML) Документ Write Документ системы просмотра... Другие документы Office...Чтобы просмотреть содержимое папки, достаточно дважды щелкнуть на значке папки.
Чтобы открыть файл, находящийся в папке, достаточно дважды щелкнуть на значке этого файла.
Что делать с файлами и папками
Операции с файлами и папками включают создание, копирование, просмотр и удаление папок и файлов и требуют соблюдения определенной последовательности действий. Создать папку можно разными способами.
Создание папки (1-й способ)
1. Откройте в папке Мой компьютер или в окне Проводника папку, в которой необходимо создать новую папку;
2. Выберите в меню Файл команду Создать (File, New), а затем выберите Папку (Folder). В окне появляется значок новой папки с именем, которое присвоено ей по умолчанию (—).
3. Введите имя папки и нажмите клавишу Enter. .
Создание папки с помощью контекстного меню (2-й способ)
1. Щелкните правой клавишей мыши на рабочем столе, в окне Проводника или в окне папки, в которой требуется создать другую папку.
2. В контекстном меню (рис. 8) выберите Создать (New).
Рис. 8. Контекстное меню
3. Из предложенного списка выберите Папку (Folder) или нужный тип файла.
Будет создана папка или файл выбранного типа, и на экрану появится
соответствующий значок, например для документа Word:
Копирование (перемещение) файлов или папок
1. Выделите в папке или в окне Проводника нужный файл или папку.,
2. Выберите в меню Правка команду Копировать (Edit, Сору) для копирования или Вырезать (Cut) для перемещения.
3. Откройте диск или папку, в которые предполагается поместить копию.
4. Выберите в меню Правка команду Вставить (Edit, Paste).
Чтобы выделить сразу несколько файлов и/или папок, следующих в списке не подряд, при выделении объектов следует удерживать клавишу Ctrl. Чтобы выделить диапазон файлов и/или папок в списке, следует удерживать клавишу Shift.
Особенно удобно при копировании и перемещении данных использование перетаскивания с помощью мыши в окне Проводника вместо меню. Достаточно открыть папку, содержащую нужный файл, и перетащить этот файл в другую папку.
Перетаскивание файла в папку, находящуюся на том же диске, приводит к перемещению папки. Если вторая папка находится на другом диске, объект будет скопирован. Чтобы не происходило перемещения, а выполнялось копирование необходимо удерживать клавишу Ctrl.
Копирование перетаскиванием с помощью мыши .
1. Найдите в папке или в окне Проводника нужный файл или папку.
2. Убедитесь, что папка, куда предполагается перетащить объект, присутствует на экране.
3. Перетащите объект в нужное место с помощью мыши.
Результат этого действия зависит от типа объекта и выбранного места. В частности, перетаскивание файла к значку принтера позволяет вывести этот файл на печать.
Если при перетаскивании объекта удерживать не левую, а правую кнопку мыши, на экране появится контекстное меню с набором возможных действий.
Удаление файла или папки
1. Выделите в папке Мой компьютер или в окне Проводника удаляемый файл или папку.
2. Выберите в меню Правка команду Удалить (Edit, Delete).
3. Файл не исчезнет, а переместится в папку, которая называется Корзиной (Recycle Bin).
При необходимости восстановить удаленный файл, загляните в "Корзину". Удаленные файлы остаются в "Корзине" до тех пор, пока не будут удалены оттуда явным образом.
Значок файла или папки можно напрямую перетащить в корзину с помощью мыши. Если при этом удерживать клавишу Shift, объект будет не перемещен в Корзину, а просто удален.
Переименование файла или папки
1. Выделите в папке Мой компьютер или в окне Проводника нужный файл или папку. (Открывать папку не требуется.)
2. Выберите в меню Файл команду Переименовать (FUe, Rename).
3. Введите новое имя и нажмите клавишу Enter.
Для переименования файла или папки можно также воспользоваться контекстным меню. Оно появится, если навести курсор на нужный файл и щелкнуть правой кнопкой мыши.
Несколько полезных советов, чтобы не уставать
При продолжительной работе на компьютере очень важно правильно организовать рабочее место. Несколько полезных советов помогут сохранить здоровье и избежать преждевременной усталости.
Стол для компьютера должен быть удобным и достаточно широким, чтобы при наборе на клавиатуре локти не "висели" в воздухе, а лежали на столе.
Необходимо подобрать удобное кресло, желательно с высокой полумягкой спинкой. Хорошо, если спинка установлена так, чтобы можно было контролировать свою осанку. Во время работы следует сидеть удобно, сохраняя ровное положение спины.
Монитор должен находиться на расстоянии не более 80 см от глаз и ниже их уровня. Лучше использовать мониторы с диагональю экрана 15 -21 дюйм.
По возможности используйте эргономические модели клавиатуры и мыши. Они стоят несколько дороже обычных, но предохранят от преждевременной усталости кистей рук и мышц.
Учитесь набирать текст на клавиатуре максимальным числом пальцев, а не только двумя указательными.
Проветривайте помещение, в котором работаете. Очень вредно курение за компьютером (не только для работающего на нем человека, но и для окружающих).
Многие программы (например, Windows ) позволяют изменять цветовое оформление элементов на экране. Воспользуйтесь этим и выберите подходящую для себя гамму.
Следует работать на абсолютно исправном компьютере, "глюки", "залипание", несрабатывание клавиш и другие неисправности создают в процессе работы мини-стрессы, накопление которых приводит к повышенной раздражительности. По этой же причине рекомендуется использовать максимально "быстрые" компьютеры (это определяется типом процессора и объемом оперативной памяти). Вы должны чувствовать, что компьютер исполняет ваши команды, а не вынуждает вас тупо смотреть на экран в напряженном ожидании результата.
Необходимо делать перерывы в работе. Как бы ни было важно закончить работу вовремя, не следует "зависать" за компьютером на несколько часов. Нужно делать перерывы каждые 40 - 60 мин работы на компьютере. Крайне нежелательна работа перед сном.
Компьютеры лучше размещать в помещениях, преимущественно ориентированных на север или северо-восток. Компьютеризированное рабочее место должно быть не менее 20 куб. м. Расстояние между рабочими столами - не менее 2 м.
Если работа за компьютером требует концентраций вниманий, рабочие места желательно разделить перегородками.
