Microsoft Windows NT
характеризуется приоритетной
многозадачностью, встроенной сетевой поддержкой, защищенностью,
многопоточностью, поддержкой широкого спектра компьютерных платформ,
симметричной мультипроцессорной обработки и т.д.;
Моделируются бизнес-процессы
Пояснять, что такое бизнес-процессы в документообороте, вряд ли нужно - каждый специалист
сталкивается с ними ежедневно. Например, бизнес-процесс покупки материалов состоит из
получения счета, его оплаты, получения материалов по накладной и их оприходования на
склад. Этому сопутствует оформление и подписание определенного набора документов
состоит вся оперативный документооборот предприятия. Корпоративные системы нового
поколения позволяют предприятию самостоятельно моделировать в системе свои бизнес-
процессы. Это значит, что, продумывая внедрение нового бизнес-процесса, руководитель
самостоятельно или с помощью своего специалиста по компьютерам описывает его в своей
корпоративной системе, определяя при этом, какие документы участвуют в процессе и кто из
специалистов отвечает за действия с этими документами. Больше руководителю не придется ни
инструктировать своих специалистов, ни контролировать последовательность действий или
правильность оформления документов - система просто не позволит персоналу делать ошибки
или нарушать технологию работы.
Нечеткий поиск;
В технологии APRP под нечетким поиском понимается возможность найти достаточно близкое
приближение к запрошенному термину или фразе.
Нечеткий поиск устраняет для пользователя необходимость знать правильное написание
каждого термина, с которым он работает. Поскольку Excalibur EFS работает не с ключевыми
словами, а с образами, две-три ошибочные буквы в слове или фразе не могут существенно
изменить базовую картину текста. Таким образом, автоматически становится допустимой
ошибка как во входных данных, так и в терминах запроса. Excalibur EFS всегда в состоянии
найти ближайшее приближение к терминам и фразам, заданным в качестве объектов поиска.
Низкий риск и быстрая отдача инвестиций
Особенности внедрения Web-технологии весьма не типичны для новой революционной
технологии. Речь идет о простоте и очень невысокой стоимости создания систем Интранет.
Стоимость начальных вложений оказывается очень небольшой, при этом концептуальная
простота упрощает и внедрение.
Уникальность Web-технологии состоит в том, что она позволяет начать с малого, сделав очень
небольшие предварительные затраты. В них входит только стоимость навигаторов и Web-
сервера - так как организовать Web-сервер можно практически на любой уже имеющейся в
распоряжении организации технике. Далее можно последовательно развивать и
совершенствовать в рамках Web-сервера необходимые организации сервисы, двигаться в
желаемом направлении, на каждом маленьком шаге получать конкретные видимые результаты,
и корректировать курс, если какие-либо из сервисов реализованы неверно, неудобно, не в
полном объеме и т.д.
Одна из колоссальных проблем традиционных информационных систем состоит в том, что,
начиная сегодня планировать появление систем, мы можем ожидать появление первых
результатов через год-полтора. Необходимо в течение длительного времени двигаться по
выбранному пути, чтобы продемонстрировать первые результаты. При этом всегда много
сомневающихся, всегда возникает много вопросов, достаточны ли быстро мы идем, соответствует
ли наше продвижение графику работ и, самое главное, тот ли результат мы хотим получить - что
будет нужно через полтора года. Ведь ситуация в организации может измениться, и задачи,
которые казались важными год назад, в настоящий момент могли потерять актуальность, зато
на первый план могли выйти новые, о существовании которых мы раньше и не
подозревали.
Существенным свойством внедрения Интранет является быстрая отдача. Это не означает, что
очень быстро мы начинаем получать ВСЕ результаты. Чудес не бывает. Но очень быстро мы
начинаем получать промежуточные, однако немедленно полезные и используемые результаты.
Правильность выбранного пути может быть проверена нашим руководством или нами самими
очень быстро. Приняв решение и начав процесс, через несколько недель, максимум через месяц,
мы демонстрируем первые результаты. Пользователи дают свои замечания и уже через полтора
месяца первые компоненты системы начинают появляться в реальной эксплуатации.
Это резко упрощает внедрение технологии, поскольку пользователь сразу видит отдачу, видит
пользу от внедрения технологии, и поэтому охотно начинает взаимодействовать с
разработчиками и помогать во внедрении системы. Психологический эффект "быстро
достижимых целей", "участия в общем деле" невозможно переоценить. Более того, видимо, это и
есть единственный реальный способ внедрения новых технологий при построении
информационной системы современной организации.
Novell
основано на
концепции интегрированной вычислительной архитектуры (NICA - Novell
Integrated Computing Architecture), которая позволяет создать открытую
сетевую среду, интегрирующую ресурсы серверов, настольных компьютеров,
больших и мини- ЭВМ и поодерживающую на рабочих станциях разные
операционные системы: Windows, DOS, OS|2, UNIX, Macintosh;
О современных информационных технологиях
Прежде, чем перейти к непосредственному изложению представленных материалов, кратко
остановимся на основных понятиях и терминах, используемых при описаниях современных
автоматизированных систем (АС).
Об авторе
Ромадин Вадим Валентинович, родился в 1962 году в г. Москве.
Окончил (1986) Московский Институт РадиоЭлектроники и Автоматики (МИРЭА) по
специальности Электронные приборы.
Работает с 1990 года на фирме СП "Коприс энд М", в настоящее время в должности главного
эксперта.
СП "Коприс энд М" - дочернее предприятие АО "РОСТЕЛЕКОМ".
Основные направления деятельности:
разработка высоких технологий в области интеграции компьютерных и
телекоммуникационных технологий
внедрение (специальных) новых банковских технологий
- компьютерная телефония
- банковские WWW серверы
- системы на базе нейротехнологии
- смарт-карты высокого уровня
- рефлексивное исчисление Д. Сороса
проектирование и реализация проектов банков и офисов "под ключ"
обучение специалистов банков
сдача в аренду линий связи и другого оборудования
СП "Коприс энд М" ТОО
123103 Москва, ул. Таманская 2а
Для писем 103055 Москва п/я 12
Телефон: (095)978-5022
Телефакс: (095)943-0096
Эл. Почта:
[]
[]
[]
Области использования различных методологий в работах по моделированию и анализу бизнес-процессов
В качестве инструментальных средств выполнения работ используются:
Пакет Design/IDEF компании Meta Software - для функционального и информационного
моделирования, анализа и проектирования бизнес-процессов;
Основными особенностями Design/IDEF являются:
полная поддержка методологий IDEF0 и IDEF1X;
интеграцию функционального и информационного представления системы в
рамках единой модели;
контроль непротиворечивости модели на протяжении всего цикла ее создания;
встроенный словарь данных, позволяющий создавать неограниченное количество
параметров описания любого объекта,
генератор отчетов, позволяющий создавать отчеты о функциях и потоках
данных модели;
интерфейсы к внешним программам, экспорт и импорт данных;
поддержка коллективной работы группы разработчиков.
Пакет EasyABC Plus компании ABC Technologies - для функционально-стоимостного
анализа бизнес-процессов;
Основными особенностями EasyABC Plus являются:
поддержка ABC-метода анализа бизнес-процессов, выявление затратных
центров, подготовка данных для планирования и управления предприятием;
возможность определить любое количество уровней назначения стоимости
между ресурсами, функциями, стоимостными объектами;
поддержку работы с реальными и бюджетными данными, что дает возможность оценить
реальную производительность по сравнению с запланированными
показателями;
возможность моделирования результатов принимаемых решений в режиме
"что-если";
возможность анализа групп функций или стоимостных объектов, помеченных
одинаковыми метками (атрибутами);
генерация разнообразных отчетов;
экспорт и импорт данных.
Пакет ServiceModel компании PROMODEL - для имитационного моделирования
выполнения бизнес-процессов, анализа зависящих от времени характеристик, распределения
ресурсов.
Основными особенностями ServiceModel являются:
возможность использования функциональных моделей бизнес-процессов,
подготовленных в Design/IDEF;
учет множества дополнительных элементов, описывающих поведение модели:
продолжительность выполнения функций, время передачи выходных данных, объем данных,
схема приоритетов исходных данных, весовые коэффициенты выходных данных, параллельные
процессы, категории ресурсов, комплексные ограничения и др.
контроль корректности разработанной модели, выявление ошибок и неоднозначностей;
изменение характеристик входящих потоков и распределения ресурсов по
принципу "что-если";
возможность использования в модели пользовательских программ;
сбор статистических данных и генерация разнообразных отчетов;
использование анимационных эффектов для демонстрации работы модели.
Пакет S-Designor компании Powersoft - для создания концептуальных и физических моделей
структуры базы данных.
Основными особенностями S-Designor являются:
поддержка широкого класса объектов моделирования: сущности, элементы
данных, связи, наследования, атрибуты, домены, таблицы, ссылки, столбцы, индексы,
представления, триггеры, хранимые процедуры;
возможность использования правил обработки данных, построенных на основе анализа
бизнес-процессов;
автоматическая генерация физической модели данных;
разделение больших моделей на подмодели с сохранением уникальности
определений объекта;
средства порождения моделей (обратное проектирование): физической модели из
существующей базы данных, концептуальной модели из физической;
поддержка свыше 30 баз данных: Sybase, Oracle, Informix, Ingres, SQL Server,
SQL Base, Progress, Access, Paradox, FoxPro и др.;
генерация стандартных и заказных отчетов;
экспорт и импорт данных.
Все перечисленные пакеты широко использовались для создания проектов сложнейших систем,
связанных с анализом, реорганизацией и автоматизацией деятельности предприятий в
различных странах, секторах рынка, с многообразием направлений деятельности, видов
продукции,
способов организации бизнеса и т.д.
[]
[]
[]
Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:
обработка текста,
электронные таблицы,
деловая и презентационная графика,
планирование работ и совещаний,
генерация отчетов из базы данных,
мультимедиа.
Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются
несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и
встраивания объектов.
Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web-
серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по
телекоммуникациям.
Общее в примерах BPR
М.Хаммер и Дж. Чампи отмечают, что приведенные примеры являются примерами истинного
реинжиниринга. Выделяются четыре черты, которые свойственны всем таким примерам.
Ориентация на процессы. Все достижения получены в результате рассмотрения процесса в
целом с пересечением всяких организационных границ на предприятии.
Большие амбиции проекта. Предприятия ставили целью осуществить коренной перелом. Так,
Форд отказался от улучшения на 20% и пошел на решение, дающее 80%.
Слом старых правил. Предприятия пошли на полный отказ от старых традиций. Были
отвергнуты традиционные специализации, последовательности действий и временные нормы.
Творческое использование ИТ. Тем действующим лицом, которое позволило осуществить слом
старых правил и создание новых процессов были Информационные Технологии, они дали
возможности для того, чтобы предприятие осуществляло свою работу радикально изменившимися
методами.
Общие сведения
Компания Staffware plc. (Великобритания) уже более 10 лет специализируется в области
разработки автоматизированных систем для комплексного решения задач, связанных с
управлением административными процедурами, деловыми операциями и документооборотом.
Staffware относится к системам класса Workflow. Место и роль систем этого класса в
корпоративных информационных системах иллюстрирует рис. 1, на котором программное обеспечение сгруппировано в
зависимости от количества решаемых задач и исполнителей, участвующих в их решении.
| Люди | |
| электронные таблицы текстовые редакторы бухгалтерские системы | ТЕХНОЛОГИЯ GROUPWARE |
| интегрированное программное обеспечение управления задачами ТЕХНОЛОГИЯ WORKFLOW |
Выделены 4 класса систем:
"настольное" программное обеспечение, использующееся в случае, когда
различные пользователи решают независимые задачи, причем каждый решает
одну и только одну задачу;
"интегрированное" программное обеспечение, управляющее
взаимодействием между задачами, решаемыми отдельным пользователем; При
этом пользователи работают независимо друг от друга.
системы класса Groupware, обеспечивающие взаимодействие между
пользователями в рамках единой и, как правило, слабо структурированной
задачи;
системы класса Workflow, ориентированные на автоматизацию работы
коллектива сотрудников компании, участвующих в решении множества задач в
рамках связанных бизнес-процессов.
Обзор средств автоматизации учреждений
Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие
категории:
функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;
системы для организации групповой работы;
системы управления электронными документами;
средства управления документооборотом.
Оценки объемов документооборота
Данный пункт является достаточно коротким. Приведены некоторые оценки объемов
корреспонденции для различных организаций. Так например через канцелярию центрального
офиса Национального банка Украины за год проходит: 16 тыс. единиц входящих документов
(помимо этого еще порядка 8 тыс. документов поступают децентрализовано непосредственно в
подразделения банка), 25 тыс. писем граждан, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом
список данных документов непосредственно в канцелярии храниться в течении 3 лет для 90%
документов, а оставшиеся 10% в течении 5 лет. Тексты документов хранятся в канцелярии (в
архивном отделе канцелярии) до конца текущего года, далее они передаются в архив на
долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и
более мелкими порциями, несколько раз в год.
Документооборот Государственной думы имеет несколько больший объем - 90-120 тыс.
документов в год. Документооборот Дома правительства Российской федерации составляет
90-110 тыс. документов в год (эти цифры приведены без учета писем граждан). Характерные
сроки хранения перечня документов для этих организаций - 5 лет для думы и 1 год для аппарата
правительства. Далее все документы передаются в архив. К сожалению подразделение по типам
документов в этих организациях не известно. Можно считать то, что входящие и исходящие
представлены примерно в равных пропорциях.
Рассчитаем необходимые объемы базы данных для хранения таких объемов документов.
Карточка документа занимает примерно 2 Кб на диске (цифра характерная для сложной
карточки документа в DOCS Open). Еще 1Кб на карточку занимает ее индекс. Таким образом
под один документ на диске требуется 3 Кб дискового пространства для данных. Учитывая то,
что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс. документов в год и карточка
документа храниться в течении 3 лет, то для хранения 150-300 тыс. документов потребуется
примерно от 0.5 до 1 Мб на диске.
OCR CuneiForm i
Новая версия популярной в России OCR CuneiForm включила в список выходных форматов HTML-
формат. Эта уникальная возможность позволит пользователям преобразовывать бумажные
документы со сканера непосредственно в формат WWW (с сохранением иллюстраций и таблиц).
Возможен прямой экспорт результатов распознавания в популярный броузер NetScape Navigator.
CuneiForm 96b устраняет целую цепочку лишних действий и позволяет использовать все возможности
профессиональной OCR-системы при подготовке документов для Internet.
Офис и автоматизация офисной деятельности - основные понятия и точки зрения
Рассматриваются нормативные и обиходные толкования слова "офис", а также распространенные
подходы к задачам автоматизации офисов. Цель - пояснить некоторые проблемы и границы
различных подходов к применению ИТ в офисах.
Из словарных толкований: Офис: - "канцелярия", "бюро", "контора", но также "ведомство",
"управление", "министерство";
Существующее мнение (широкий подход, хотя и ограниченный): Офис - это организация, на
входе и выходе которой - "бумаги" (в отличие от материальных изделий, сырья, полуфабрикатов,
инструментов, комплектующих, может быть, и в отличие от бумаг типа "научно-исследовательский
отчет", "проектная инженерная документация"), причем часто не любые бумаги, но являющиеся:
письмом или заключением, фиксирующим решение, принятое
должностным лицом или организацией в целом в ответ на запрос к этой
организации (письмо или заявление частного лица, распоряжение
государственного органа и др.), форма: документ или виза на другом
документе,
договором (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.) с
некоторым юридическим или физическим лицом,
распорядительным или учетным документом, выпущенным для фиксации и
юридического оформления действий в рамках договора или свободной
инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и др.),
и т.п.;
Другое существующее мнение (узкий подход): Офис - это организация типа канцелярии,
функция которой - получать и выпускать документы, а также - отслеживать их движение; часто это
мнение сочетается с достаточно широким толкованием понятия документ: любое сообщение,
передаваемое друг другу участниками бизнес-процесса.
Распространенная точка зрения развивая узкий подход предполагает выделение в качестве задач
автоматизации офиса задачи, общие для офисов всех видов, как механизмов, "перерабатывающих"
документы. К ним в первую очередь относятся: редактирование (набор, проверка, оформление) и
печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль
исполнения поручений и т.п. Для обоснования такой точки зрения выделяются те трактовки типов
систем и действий по автоматизации, которые достаточно употребительны при интерпретации
англоязычной литературы. Они состоят в том, что офисный ИТ-компонент может относиться к
одной из двух непересекающихся групп средств, но не к обеим сразу:
office automation - поддержка рутинных работ с документами, т.е.
обычных для большинства офисов,
DSS (decision support system), средства поддержки принятия решений -
специфические - в отличие от средств предыдущей группы - для той или иной
отрасли или проблемы методические и программные средства.
При этом термин "workflow" относится к поддержке рабочих процессов как процессов управления
потоками документов.
В ситуации, когда за основу определения предмета берутся англоязычные термины, логично
рассмотреть относящиеся к теме значения термина "office ":
канцелярия (допустимо предположить, что в ней могут выполнять
только "синтаксические" действия над документами, то есть не зависящие от их
содержания),
справочное бюро (inquiry o.),
редакция (editorial o.),
издательство (publishing o.),
учреждение (public o.),
а также:
заводоуправления,
головные конторы объединений и предприятий,
ведомства (Record O. - государственный архив),
министерства (см. Foreign Office, UK, Office of Education, USA).
С учетом такого разнообразия офисов одно из следствий узкого подхода состоит в том, что
понятие "офисная ИС" теряет смысл. В самом деле, ИС заводоуправления имеет мало общего с ИС
министерства иностранных дел или издательского дома. Делается вывод: такие ИС проблематично
рассматривать в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс
систем. Если же общим для таких ИС является поддержка документооборота (а это, в общем
случае, только часть каждой ИС), то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных
операций с документами нужно говорить как о самостоятельном классе функций и
соответствующих средствах автоматизации офиса.
Однако, такая трактовка эквивалентна отказу от рассмотрения многих существующих в реальном
проектировании проблем, в частности, проблем системного обоснования целесообразности затрат
на то или иное средство автоматизации офиса (см. далее обсуждение затрат при анализе методом
стоимостных цепочек). Кроме того, оказывается, что в современных ИС предприятий "офисного
типа" сама поддержка документооборота может радикально трансформироваться, чуть ли не
исчезнуть. Причины этого могут быть обнаружены при рассмотрении требований BPR,
примененного к офису как к предприятию.
Основываясь на том, что в общем случае офис вырабатывает не бумаги, и не траекторию их
перемещения, но решения, имеющие ценность для клиента офиса, далее офис будет
рассматриваться как полноценное предприятие. В соответствии с этим к нему приложимы задачи и
методы общего бизнес-реинжиниринга, в том числе - BPR по Хаммеру/Чампи. На этой основе
становится возможен анализ требований к современным технологиям "Workflow", которые могли
бы реально использоваться в условиях BPR.
Офисные системы обработки информации
Д.Смирнов, Cognitive Technologies
За последнее время положение в секторе электронного документооборота изменилось. Если раньше, в
продвижении технологий бесклавиатурного ввода делался упор на достоинства их персонального
применения, то сейчас на первый план выступают преимущества коллективного и рационального
использования технологий ввода и обработки документов. Иметь одну, обособленную систему
распознавания сегодня уже явно недостаточно. С распознанными текстовыми файлами (как бы они
хорошо распознаны не были) нужно что то делать: хранить в базе данных, осуществлять поиск,
передавать по локальной сети и т.д. Словом, требуется взаимодействие с архивной или иной системой
работы с документами. Таким образом, система распознавания превращается в утилиту для архивных
и иных систем работы с документами. Изменения на рынке определили последние разработки
Cognitive Technologies.
С появлением сетевых версий систем сканирования (режим потокового сканирования OCR CuneiForm)
и распознавания (сервер распознавания CuneiForm OCR Server) документов, компании уже удалось
реализовать некоторые преимущества коллективного использования данных технологий в малых и
крупных организациях. Представляемые сегодня Cognitive Technologies разработки продолжают
линию компании, направленную на расширение применения систем ввода информации и разработку
технологий автоматизации работы с документами.
Ограничения: что не является BPR; когда BPR терпит поражение
Для более полного разъяснения того, что такое BPR, Хаммер и Чампи приводят распространенные
ошибочные мнения на этот счет. Эти указания важны как характеристики радикальности
результатов, отражаемых и в офисной ИС.
Указывается, что:
Реинжиниринг - это не автоматизация, в первую очередь - не автоматизация существующих
процессов. Автоматизация - это простой путь более эффективно выполнять неверные вещи. (Тем
более осторожно надо рассматривать office automation.)
Это не программный реинжиниринг (software reengineering), который перестраивает
существующие информационные системы, переводя их на более современные технологии.
Программный реинжиниринг часто не обеспечивает ничего, кроме создания более изощренно
компьютеризованных систем, которые автоматизируют те же самые процессы.
Реинжиниринг - это не реструктуризация или "уменьшение" (downsizing), при которых -
отвечая на снижение спроса продукции - производится переход к производству меньшего при
меньших затратах. Реинжиниринг, в противоположность этому, производит больше меньшими
силами.
Реинжиниринг - это не реорганизация и не построение плоской организации, хотя
реинжиниринг может, на самом деле, продуцировать плоские оргструктуры. Проблемы, говорят
Хаммер и Чампи, с которыми сталкиваются предприятия, коренятся не в организационных
структурах, а в структурах процессов. Метод, с помощью которого можно улучшить оргструктуру,
состоит в реинжиниринге процессов таким образом, чтобы они не были более фрагментированы.
Наконец, реинжиниринг - это не TQM или подобное движение за постоянное повышение
качества. Подходы TQM и BPR имеют много общего. Они оба признают важность процессов, оба
начинают с нужд потребителя и строят работы отталкиваясь от них. Однако, между ними есть
фундаментальная разница. Она состоит в том, что программы улучшения качества работают с
заданными процессами и делают лучше то, что делается. BPR удаляет существующие процессы и
заменяет их на совершенно новые.
Рекомендуется обращаться и к афористичным определениям реинжиниринга Хаммера/Чампи:
"начнем сызнова на чистом листе бумаги". Или: "реинжиниринг - это противоположность
промышленной революции, индустриальной парадигме Адама Смита с ее разделением труда,
иерархическим контролем, экономии на издержках за счет роста масштаба производства".
Оперативные отчеты
Назначение данного вида отчетов - получение информации для оперативного управления
предприятием. Они готовятся на различную глубину - от одного дня и до недели. Основное их
содержание - список работ, которые должны быть завершены в ближайшее время. Получатели
отчетов - ответственные исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают сводными и
индивидуальными. Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в
компетенции того или иного должностного лица. Сводный отчет - это список работ,
находящихся в стадии завершения на заданный период времени (возможно разделенный на
отдельные подразделы по различным признакам). Сводные отчеты поступают к руководству
предприятия или к руководству канцелярии для общего контроля за процессом
делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителям или
контролирующим лицам.
При рассмотрении отчетов не производится их группировка (т.е. на самом деле отчетов может
быть и меньше, если использовать специализированные фильтры). У каждого оперативного
отчета должен быть фильтр, задающий интервал времени в который происходит окончание
работ. Данные этого фильтра помещаются в заголовок отчета. Типичными примерами таких
отчетов могут являться:
Завершающиеся работы по исполнителям
Сводный отчет по подразделениям организации
Сводный отчет по контрагентам
и т.д.
Описание экранных форм
В Staffware информация передается от пользователя к пользователю в виде множества полей
данных. На каждом шаге используется подмножество этих данных, состав которого, а также
способ представления данных задаются соответствующей экранной формой.
Создание форм является прерогативой разработчика процедур. Главной особенностью
экранных форм, циркулирующих в системе, является их "интеллектуальность", т.е. возможность
динамически изменять состав, содержание и вид полей данных.
Staffware располагает двумя средствами построения форм: UNIX - редактор форм и графический
построитель форм для Windows. Возможно подключение форм, созданных на других средствах
разработки приложений (Visual Basic, Delphi или PowerBuilder).
Опыт разработки и внедрения российской автоматизированной системы управления для крупных предприятий
А. Логинова, АйТи
Анкетирование представителей заводов и компаний, обращавшихся за консультациями по
подбору систем управления финансовой деятельностью предприятий, показало устойчивую
потребность в автоматизации крупных предприятий.
И если сегодня вопрос автоматизации малых предприятий решается приобретением простых и
дешевых программ типа "мини-бухгалтерия", то при подборе программных комплексов для
автоматизации средних предприятий его решение становится достаточно трудоемким. В этом
случае, как правило, приходится выбирать из тиражируемых отечественных комплексов,
функциональные возможности которых наиболее полно соответствуют специфике ведения
финансового учета на конкретном предприятии.
Самой сложной на сегодня остается задача комплексной автоматизации крупных предприятий и
фирм. Ее решение имеет целью объединение бухгалтерии с финансовыми, коммерческими и
техническими службами, производством и отделами управления. При этом остро встают
проблемы выбора между поставщиками принципиально различных технических решений
автоматизации учета, между отечественными и зарубежными системами автоматизации, между
разработкой системы силами своих программистов или ее приобретением.
Разработка силами своих специалистов хотя и имеет такие преимущества, как непосредственная
близость разработчиков к объекту автоматизации, глубокое знание специфики предметной
области, в реальных условиях является процессом длительным и малоэффективным. Собственные
отделы АСУ делают ничем не оправданные закупки новейшего оборудования и дорогих средств
программирования, сильно зависят от сложившейся структуры управления на предприятии,
поэтому ожидаемого снижения издержек при такой автоматизации, как правило, не
происходит.
Внедрение западных систем автоматизации является заманчивым только на первый взгляд.
Западные фирмы-поставщики комплексных решений обладают большим опытом разработки
отраслевых решений, имеют высококвалифицированных специалистов и большое количество
успешных внедрений (правда за рубежом). Но на деле существенно сказывается отдаленность
разработчиков от объекта автоматизации, изначальная ориентация на западную систему учета
и управления, а самым решающим фактором является цена таких систем. При стоимости
продукта 300-400 тысяч долларов стоимость обследования, внедрения, консультирования и
сопровождения в 2-3 раза перекрывает стоимость самой системы.
Отечественные разработки ориентированы на российскую систему учета и управления, способны
быстро реагировать на постоянно изменяющееся российское законодательство, находятся в
непосредственной близости, поэтому специалисты-разработчики могут работать на территории
заказчика. Кроме того, стоимость отечественных систем более чем на порядок ниже аналогичных
западных.
Компания АйТи предлагает Вашему вниманию качестве комплексной системы автоматизации
интегрированную систему - БОСС&226. Несмотря на то, что в момент появления системы (1993
год) на российском рынке существовало более 600 фирм-разработчиков программного
обеспечения, система БОСС&226 прочно заняла свою нишу и продолжает удерживать
лидирующие позиции в автоматизации крупных предприятий. Это объясняется теми
основополагающими принципами, которые были заложены в концепцию построения
системы.
Система БОСС, классически реализованная в архитектуре клиент-сервер отличается высокой
надежностью, способна восстанавливаться при сбоях аппаратуры и обеспечивает эффективную
защиту от несанкционированного доступа.
Реальный масштаб времени совершения операций позволяет существенно ускорить ведение
планирования, учета и управления производственными процессами.
Как инструмент управления предприятием, система БОСС представляет собой набор
функциональных модулей, ориентированных на отраслевую специфику и направленных на
автоматизацию определенных бизнес-процессов:
Опыт создания электронных версий периодических изданий
А. Цицин, В. Меркулов, С. Самойленко, Термика
При современном уровне развития информационных технологий использование компьютера для
хранения любых видов информации становится единственным способом, предоставляющим
широчайшие возможности по управлению информацией.
Кому в первую очередь нужна электронная версия периодического издания?
Во-первых, она жизненно необходима редакционному коллективу.
Во-вторых, она необходима специалистам, занимающимся аналитической работой в
данной предметной области.
В-третьих, она нужна читателям, получающим доступ ко всему архиву данного издания
и возможность опережающего, по сравнению с печатным изданием, получения очередного
номера газеты или журнала.
Технология выпуска печатных изданий в каждой редакции имеет свои особенности. Но единой
для всех является проблема хранения различного рода информации, как графической, так и
текстовой. Как правило редакция пытается справиться с большими объемами информации при
помощи архивирования, причем практически неупорядоченного. При этом очень трудоемким
является выборка статей на определенную тему, назначение ссылок на предыдущие статьи и т.д.
Эти факторы влияют на общую производительность редакции из-за трудностей поиска и
выборки предыдущих статей. Для бумажного варианта подшивки периодического издания
поиск по тематике или контексту абсолютно неприменим, причем каждый раз приходится рыться
в поисках нужной статьи, а для поиска всех статей одного автора придется просмотреть все
страницы номеров.
База данных, содержащая всю информацию из подшивки будет без проблем выполнять любой из
этих поисков в совокупности с множеством других. Несомненно, что необходимо будет потратить
время для перевода всей уже имеющейся информации в базу данных или, при отсутствии каких-
либо архивов в электронном виде, применить технологии распознавания образов для
преобразования текстов в электронный вид. Но не надо забывать, что базу данных
впоследствии придётся наполнять поступающей информацией, а это значит, что придется
преобразовать и порядок оборота документов в редакции.
Так как практически в любой редакции каждый ответственный редактор отвечает за ведение
своей рубрики, то погрешности при её ведении проще всего выявить, используя эффективные
возможности специализированных систем обработки и хранения информации. При помощи
таких инструментов как поиск по тексту, приблизительный поиск, поиск по атрибутам статьи
(номер статьи, дата выхода в печать, дата подписания в печать, номер печатного издания и
т.д.), статьи могут быть отсортированы по любому атрибуту, при этом заметно упрощается и
упорядочивается обработка и хранение статей и графических элементов, создается возможность
улучшить положение с ссылками в печатном издании, при этом статистически можно определить
продуктивность того или иного автора за определенный период времени.
Очень положительно сказалось бы применение технологии электронного документооборота для
всей группы верстальщиков, когда сверстанные полосы в своей окончательной,
отредактированной версии передавались бы по локальной вычислительной сети к сотруднику
редакции, занимающемуся преобразованием полос из формата системы верстки в другие, широко
распространенные форматы (например, формат Microsoft Word) с их последующим вводом базу
данных. Такая работа по преобразованию содержит в себе немало трудностей, так как
непосредственного перевода из одного формата в другой не может быть без дополнительных
затрат времени на разработку средств автоматического преобразования - макросов. Но и это не
решает всех проблем по преобразованию таблиц в текстовую форму, как единственную
приемлемую для проведения контекстного поиска, которые в системах вёрстки чаще всего
представляют из себя сложную графическую конструкцию. Преобразованию статей необходимо
уделять очень много внимания, так как при этом возможны потери отдельных частей статьи, не
являющихся единым целым с основным текстом, например, врезок, сносок и т.д.
При помощи развитых инструментальных средств поиска в базе данных существует возможность
выявления погрешностей и несоответствий в статьях, рубриках, графических материалах,
удобно хранящихся непосредственно с текстом статей, что облегчает поиск необходимой
картинки. Система обработки информации может быть использована и в сетевом режиме. В
таком случае возможно совместное ведение электронной версии издания в масштабах всей
редакции, причем актуализированная информация всегда доступна всем членам редакции. При
ведении электронной версии издания попутно вводится ещё одна ступень проверки статей на
наличие орфографических ошибок, пропусков статей и других чисто технических ошибок,
проверка на содержание в словах русского словаря букв английского алфавита, и наоборот, что
позволяет собрать статистику работы корректорской группы. Таким образом, гармонично
внедрив новые возможности специализированной системы по упорядочению информационного
материала в уже существующую технологию, устоявшуюся в редакции, можно получить
значительное повышение производительности труда отдельного взятого сотрудника редакции.
Актуальность электронной версии опережает как правило само печатное издание, так как
новый номер издания поступает в систему до реального выхода печатного издания.
Для организации баз данных электронной версии периодического издания возможно
применение, в принципе любой СУБД, но мы рекомендуем информационную систему "КОДЕКС"
версии 4.1, обладающую рядом преимуществ для создания электронных версий периодических
изданий, которых нет у других универсальных СУБД. Версия 4.1 ИПС "КОДЕКС" содержит
средства для разработки и поддержки баз данных произвольной структуры с наполнением
текстом со стандартными возможностями форматирования (выравнивание, выделение разными
стилями шрифта), графическими вставками в формате BMP, а также возможностью вставки
текста в виде таблиц. Это позволяет сделать электронную версию издания полноценно
иллюстрированной.
Уникальной возможностью для ИПС "КОДЕКС" версии 4.1 является хорошо разработанная
система поддержания актуальности базы данных путем генерации и распространения любым из
доступных способов - почтой на магнитных носителях, электронной почтой, через FTP-сервера
Internet и т.д. - пакетов обновления, небольших по сравнению с размером самой базы данных
файлов, содержащих описание изменений в базе данных вплоть до любых серьезных
преобразований структуры. Если говорить о наполнении базы данных, то ИПС "КОДЕКС"
позволяет делать любые операции над базой данных по локальной сети нескольким
пользователям одновременно. Перенос материалов из системы верстки в ИПС "КОДЕКС" может
осуществляться непосредственно через стандартное Windows-средство (clipboard), или через
промежуточный перевод в формат Microsoft Word. Материал, внесенный в базу данных ИПС
"КОДЕКС" автоматически получает все встроенные мощные средства поиска по контексту и по
любым полям статей. В процессе разработки структуры будущей базы данных следует особо
уделять внимание совместимости по структуре с другими базами, которая позволяет
использовать Вашу базу данных одновременно с другими базами данных. Это дает помимо
просто удобства (одна оболочка - много баз данных) возможность проведения сквозных поисков
по произвольным наборам баз данных, причем для всех периодических изданий возможна
разработка единой универсальной структуры, что позволило бы объединить данные из одного
журнала с другим, например узнавать, что написано в нескольких изданиях по конкретной
тематике, организовав поиск по тематике или контексту.
Сочетание электронных версий различных печатных изданий в ИПС "КОДЕКС" версии 4.1
образует единое информационное пространство для поиска и хранения информации, причем с
возможностью перекрестных ссылок между разными базами данных, например, статьи
электронной версии одного печатного издания могут ссылаться на статьи в другом издании и
т.д.
[]
[]
[]
Oracle Server
- универсальный сервер, поддерживающий
распределенные базы данных, параллельные системы, а также включающий
новые средства поддержки хранилищ данных.
Предложения по использованию и разработке прикладных программ.
Компания ЭЛКО Технологии готова по заказам пользователей выполнить программные
проекты любой степени сложности. Мы принимаем на себя ответственность за выполнение всех
требований заказчика, за эффективное функционирование и развитие систем.
[]
[]
[]
Основные функции системы LanDocs:
Регистрация документов.
Управление хранением документов, интеграция с разнообразными
офисными приложениями (MS Word, MS Excel, TWAIN-сканирование и др.)
Контроль этапов разработки документа.
Навигация и поиск документов в хранилище.
Обмен документами, сообщениями и заданиями.
Контроль исполнения документов и заданий. Контроль отчетов по
заданию (поручению).Управление почтовыми ящиками.
Настройка на организационную иерархию предприятия
Настройка на должностную структуру подразделений.
Регламентация доступа к документам и функциям системы.
Архивирование и разархивирование документов.
LanDocs функционирует на локальной сети персональных компьютеров (486 или Pentium, от 4
Mb RAM) с ОС Windows. Через ODBC поддерживаются все основные серверы баз данных.
Основные положения BPR
Эти положения (известные и по другим публикациям) кратко изложены с целью определения их
взаимосвязи с вопросами построения офисных ИС. Важны правила и ограничения выполнения
BPR. Они будут использоваться и при анализе современных требований к технологии
Workflow.
Основные принципы организации канцелярской работы
В данном разделе перечислены основные принципы организации устойчивого и управляемого
документооборота для организации. Все они изложены в литературе и известны практически
любому руководящему работнику, но как показывает практика они достаточно часто
нарушаются.
Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных
архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов,
является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая
служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы не
учтенные в канцелярии теряются чаше всего.
В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов.
Даже если прием документов построен по распределенной схеме (см. "Методы связей с
внешним миром"), то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все
такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в
режиме on-line связи с канцелярией). Можно рассматривать, что такие удаленные пункты
регистрации документов являются подразделениями канцелярии.
Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должна
заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота
организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в
системах управления документооборотом подразделений организации.
Особенности корпоративного управления проектами
Каковы требования к корпоративной системе управления? Можно выделить несколько
основных требований:
Цель определяет средства. Каждый участник проекта должен получить такой инструмент,
который соответствует его полномочиям и поставленным перед ним задачам. Например,
рядовому исполнителю достаточно использовать упрощенный программный продукт для
планирования и контроля своей деятельности, который, тем не менее, должен быть полностью
интегрирован в общую систему управления проектами. Управляющий проектом или
руководитель предприятия должен быть обеспечен программным продуктом с мощными
возможностями анализа альтернативных планов, наглядного предоставления отчетной
информации, обновления больших объемов информации и т.д., т.к. отвечает за реализацию всех
проектов, определяет приоритеты и наиболее перспективные направления (в рамках своих
полномочий), разрешает конфликты ресурсов и разрабатывает финансовую стратегию
предприятия.
Единый стандарт. Одновременная реализация корпорацией нескольких проектов связана с
совместной работой большого количества людей и подразделений, распределением
ограниченных ресурсов между проектами, организацией финансирования каждого проекта с
учетом общего бюджета и многими другими проблемами. Качество, а иногда и возможность
решения этих проблем во многом определяется результатами подготовительного этапа внедрения
системы управления, когда разрабатывается так называемый внутрифирменный стандарт. Он
включает в себя стандартные решения как с точки зрения информационных потоков
(стандартные процедуры по сбору, передаче и предоставлению информации), так и с
организационной точки зрения (стандартные обозначения, виды представления, структуры
проекта, подходы к декомпозиции проекта, отчетные формы) и т.д.
Возможность интеграции. Программные средства для управления проектами должны также в
себя включать или/и обеспечивать интеграцию с программными средствами, предназначенными
для поддержки документооборота по проектам, анализа проектных рисков, организации
бухгалтерского и управленческого учета и т.д. Поэтому возможность и средства интеграции
являются совершенно необходимым требованиям к программным средствам для управления
проектами.
Отчетность канцелярии о проделанной работе
Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет
руководству предприятия о потоке документов на предприятии. Отчеты условно можно
разделить на две большие группы:
Оперативные. Они выводятся или ежедневно или еженедельно.
Основное их назначение - получить объективную картину информации для
оперативного управления.
Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота
на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц,
квартал, полугодие, год.
Рассмотрим основные отчеты, т.е. такие отчеты, которые присутствуют практически в каждой
канцелярии.
Открывается доступ в международные информационные сети
А для пользователей это означает:
У вас появляются новые способы ведения бизнеса: в сеть можно поместить свои прейскуранты
и другую информацию для всебщего ознакомления, можно по электронной почте получать и
посылать заказы, выставлять клиентам счета, обсуждать и согласовывать тексты контрактов и
коммерческих предложений, посылать напоминания должникам и т.д.
Вы можете обращаться к огромным объемам информации по любым областям знаний,
гораздо большим, чем в любой самой крупной библиотеке. Это могут быть книги, справочники,
программы, материалы периодических изданий, различные базы данных, коммерческая реклама
и многое другое.
Вы можете вести деловую переписку по электронной почте с абонентами в любых уголках
мира
Вы приобретаете одну из самых удобных возможностей получения консультаций, советов,
помощи. Все серьезные фирмы, производящие компьютеры или программы, осуществляют сейчас
техническую поддержку своих пользователей через глобальные сети.
Наиболее известной фирмой, обеспечивающей коммуникационные возможности (или услуги
глобальной сети), является Internet. Каждое серьезное предприятие сегодня обязательно должно
иметь выход в Internet. Такую возможность начинают предоставлять многие корпоративные
системы.
Перспективы развития DOCS Open и компонент для него
А. Афанасьев, АО Весть
В работе современных предприятий важную роль играют его информационные ресурсы. Любое
более или менее крупное предприятие вынуждено хранить десятки и сотни тысяч документов.
Типичными примерами неструктурированных документов являются договора, письма,
распоряжения, служебные записки и тому подобные документы. При большом объеме хранения
найти что-либо в архиве неструктурированных документов без применения необходимых мер
организации информации очень сложно. Типичными для хорошей информационно-поисковой
системы являются возможность поиска документов по атрибутам, ключевым словам документа и
содержанию документа. В настоящее время все большее распространение получают
специализированные системы управления документами (СУД).
К основным их функциям относятся:
выдача и возврат документов библиотечного типа.
Нумерация версий документов.
Поиск документов (как по тексту, так и по атрибутам, задаваемым
пользователем).
Многоуровневая система защиты информации.
Администрирование учета и архивирования.
Работа с разнообразными форматами документов (просмотр документа без
процессора обработки документа).
Рассмотрим систему DOCS Open, предназначенную для ведения архивов средних и крупных
организаций.
Система DOCS Open построена по современной архитектуре "клиент-сервер", причем. должно
быть минимум 2 сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер
документов, хранящий сами документы. Это вовсе не означает того, что для этого необходимо 2
машины - оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. В то же время для
больших архивов один сервер библиотеки может управлять несколькими серверами документов.
Дополнительно в системе может быть сервер полнотекстового индекса, обеспечивающий быстрое
построение полнотекстовых индексов на документы, хранимые в архивах DOCS Open. Данная
возможность позволяет искать документы по их содержанию, не зная атрибутов необходимых
документов.
В качестве сервера библиотек может использоваться практически любая промышленная
реляционная база данных. Для ряда СУБД поддерживается специальные методы доступа
(напрямую через интерфейсные библиотеки). В качестве сервера документов могут выступать
произвольная сетевая операционная система. PC DOCS Inc. сделала основную ставку на
Windows NT. В последнее время именно для этой платформы выпускаются новые продукты,
обеспечивающие повышенную секретность доступа к информации. Сервер полнотекстового
индекса работает на IBM PC под любыми вариантами Windows или на MAC.
Клиентское место DOCS Open функционирует на IBM PC (в DOS и Windows) или на MAC.
Причем экранные формы, используемые в средах Windows, DOS и Mac - одни и те же, хотя
администратор архива при желании может разработать специальные экранные формы для
каждой из среды и для каждой группы пользователей. Так называемый мобильный клиент
DOCS Open может работать и в отрыве от основного архива, причем синхронизация локального
архива и архива предприятия происходит автоматически. Синхронизация локального архива
пользователя и архива предприятия может происходить по локальной сети, по коммутируемым и
некоммутируемым каналам связи.
DOCS Open хранит документы в файлах, которые размещаются в файловой системе сервера
документов (сетевой операционной системы). Каждый документ содержится в исходном виде (в
виде одного или нескольких файлов). Для одного документа может храниться несколько версий
(до 99 версий и 26 подверсий документа). Можно ввести ограничение на объем хранимой
информации на каждом сервере документов.
DOCS Open имеет средства миграции документов по различным типам носителей данных.
Миграция документов осуществляется автоматически в соответствии с частотой обращения к
документам.
DOCS Open позволяет вести off-line архивы документов. При этом в сервере библиотеки лежат
только учетные карточки документов.
Перспективы систем Интранет
В заключение несколько слов о том, к чему сегодня идет эта технология. В целом тенденции
развития систем Интранет таковы:
интеллектуальный сетевой поиск;
высокая интерактивность навигаторов за счет применения Java-технологии;
сетевые компьютеры;
превращение интерфейса навигатора в универсальный интерфейс с
компьютером.
Как уже говорилось выше, чтобы облегчить и упростить поиск информации в системах
Интранет, необходимы интеллектуальные системы сетевого поиска. Как правило, данные
поступают из разных источников, из разных компьютеров, расположенных в разных местах
сети, и вопрос поиска информации по всем этим источникам чрезвычайно актуален.
Развитие технологии Java означает на практике, что от статических экранов, характерных для
существующей Web-технологии, мы уже сейчас переходим к динамическим системам, когда на
экране мы будем получать тот интерфейс и в той динамике, с которой мы привыкли работать на
ПК.
Концепция универсального клиента привела естественным образом к появлению такого
средства, как сетевой компьютер. Фактически это новая версия терминала, компьютер, который
будет обеспечивать доступ к информационной системе согласно небольшому набору
стандартных протоколов, характерных для сети Интернет. На нем будет исполняться только
одна программа - программа-навигатор.
Заслуживает внимания еще одна важная тенденция. Интерфейс навигаторов начинает
"вытеснять" пользовательский интерфейс операционных систем. Можно констатировать, что
процесс в этом направлении стал практически необратимым. Интерфейс, появившийся в
навигаторе, становится новой парадигмой взаимодействия человека с компьютером, новым
интерфейсом рабочего места, вне зависимости от того, с каким программным обеспечением
пользователь имеет дело - операционной системой, СУБД или чем-либо еще.
План изменений
Научно-техническая документация уже давно и активно переносится с бумажных носителей на
цифровые. Мы описали преимущества такого переноса и необходимость для Учреждений
принять стратегию электронных документов. В то время как некоторые из этих рекомендаций
относятся к новым материалам и инициативам, Учреждениям полезно провести такой
эксперимент с новыми носителями и электронными форматами. Их, скорее, надо рассматривать
как отправную точку для обсуждения внутри организации.
Учреждениям следует решить, хотят ли они принять электронные документы. Мы считаем, что
переход от бумажных носителей к электронным уже начался и является неизбежным. Начав
действовать сейчас, Учреждения могут стать новаторами, а не последователями. Правда, раннее
принятие содержит дополнительный риск и дополнительную работу.
Поддержка многосерверной конфигурации
Система Staffware поддерживает работу пользователей в сети с многосерверными установками
. При этом пользователи работают каждый со своим сервером системы, а те уже
обмениваются данными процедур документооборота и системной информацией. Работа в таком
режиме возможна, если сервера системы связаны друг с другом по сети TCP/IP или какой-либо
почтовой системой (типа SMTP или X.400), на серверах используются совместимые версии
Staffware.
Примечательно, что при этом часть серверов может работать под UNIX, другая - под Windows
NT, третья - под любой из этих операционных систем плюс СУБД ORACLE, а четвертая -
аналогично предыдущей, но с СУБД INFORMIX.
Появление и определение BPR - понятия и термина
М. Хаммер в докладе выдвинул принципиальные требования:
"Реконструируйте работы не автоматизацией, а упрощением или удалением",
"Используйте компьютеры не для автоматизации, но для реконструкции существующих бизнес-
процессов".
После публикации монографии , термин "BPR" стал
доминировать в работах по реорганизации предприятий.
Определение Хаммера/Чампи:
"BPR - фундаментальное переосмысление и радикальная реконструкция бизнес-процессов с целью
достижения драматически сильных улучшений в критически важных в современных условиях
уровнях критериев производительности, таких как стоимость, качество, услуги, скорость."
Это определение раскрывается трактовкой использованных в нем ключевых понятий.
"Фундаментальный":
Должны быть получены ответы на наиболее фундаментальные вопросы о деятельности
предприятия: "Почему мы должны делать то, что мы делаем?" и "Почему мы должны делать это
тем способом, которым мы это делаем?" В противовес этому, вопрос: "Каким образом мы можем
выполнять проверки кредитования заказчика более эффективно?" предполагает, что кредитование
заказчика ДОЛЖНО проверяться. Реинжиниринг же сначала определяет, ЧТО предприятие
должно делать, и только затем - КАК делать. Реинжиниринг ни для чего не гарантирует
сохранения. Он игнорирует то, что есть, и концентрируется на том, что должно быть.
"Радикальный":
М.Хаммер и Дж. Чампи указывают, что происходя от латинского "radix" - "корень" -
радикальность означает изменение вещей в самом их корне. В BPR радикальность означает
отбрасывание всех существующих структур и процедур и воплощение новых способов выполнения
работ.
"Драматический":
Если предприятие имеет падение всего на 10%, если его затраты всего на 10% слишком велики, если
показатель качества нужно увеличить всего на 10%, если обслуживание заказчиков требует
ускорения всего на 10% - то предприятию не требуется BPR.
В этом случае применимы "обычные"
методы, такие как программы постепенного улучшения качества. BPR должен применяться только
тогда, когда есть нужда во "взрывном" воздействии.
"Процессы":
Указывается, что хотя это понятие - самое важное в определении BPR, оно наиболее трудно
понимается управляющими корпораций. Большая часть деловых людей не является
"процессоориентированными"; они сфокусированы на задачах, на работах, на людях, на
структурах, но не на процессах. М.Хаммер и Дж.Чампи определяют бизнес-процесс как
"совокупность видов деятельности (activities)", которая имеет один или более видов входных
потоков и создает выход, имеющий ценность для клиента".
Далее они указывают на то, что со времен и под влиянием Адама Смита, описавшего разбиение
работ на простые задачи и разделение их между отдельными специалистами, современные
компании и их менеджеры фокусируют внимание на частных задачах, например: на согласовании
условий контракта, на получении ордера-заказа, на выписывании товара со склада и т.п. При этом
часто выпадает из поля зрения главная цель - клиент должен получить товар, который он заказал.
Частные задачи важны, но ни одна из них не имеет никакого значения для клиента, если товар не
окажется у него в руках.
Построение процедур выполнения работ
По технологии Staffware каждый бизнес-процесс представляется в виде процедуры, состоящей из
отдельных шагов и содержащей описание каждого шага, а также описание порядка следования
шагов. Каждый шаг может содержать информационное сообщение и задание, выполнение
которого состоит в вводе и/или обработке данных. При описании шага необходимо определить
4 параметра:
адресата, т.е. пользователя, должность или группу пользователей,
получающих задание, при этом можно указать права на пересылку задания
другому адресату и прав доступа к данным
экранную форму, содержащую представление данных и определения
функций, используемых пользователем;
предельный срок выполнения задания (необязательный параметр),
определяющий до какого времени этот шаг должен быть выполнен;
действия системы при инициализации и завершении шага и перечень
последующих шагов процедуры и условий их выполнения.
Последовательность выполнения шагов и условия перехода от одного шага к другому
составляют алгоритм процедуры. Помимо шагов, рассмотренных выше, в описании алгоритма
используются логические условия и внешние по отношению к процедуре события, есть
возможность создания параллельных ветвей исполнения и точек синхронизации, определения
сложных сценариев обработки.
Использование графического построителя процедур для Windows не требует от разработчика
каких-либо знаний в области программирования или систем управления базами данных.
Правила и общая схема выполнения работ BPR
Правила выполнения работ BPR
BPR предполагает некоторый набор работ, которые часто встречаются в процессе выполнения
реинжиниринга. Важно, что это не исчерпывающий и не обязательный набор. Не предлагается
"алгоритмизированной" методики выполнения реинжиниринга. Наоборот, отмечается большое
своеобразие каждого случая.
Тем не менее, в BPR применяются следующие работы или приемы (требующие адекватной
поддержки со стороны ИТ):
Несколько работ комбинируются в одну. Определяется один человек, несущий
ответственность за все шаги процесса от начала до конца. Благодаря этому появляется человек,
который может ответить на все вопросы, которые могут интересовать клиента. Этот человек часто
называется "case worker" или "case manager" (здесь он назван менеджером клиентов). В тех случаях,
когда один человек не может справиться со всеми работами в процессе, организуется группа с
аналогичными функциями и ответственностью - case team.
Работники (workers) сами принимают решения. В отличие от периодических принятий
самостоятельных решений, естественных в любой реальной работе, в этом случае принятие
решений вводится в функциональные обязанности работника. (Такой подход применяется и к
рабочим, и к управленцам).
Шаги в процессе выполняются в их естественном порядке. Этот порядок не фиксируется
директивным предписанием, но определяется работниками по ходу выполнения работ и в
соответствии с реальной обстановкой. Многие шаги могут выполняться параллельно.
Процессы имеют множество версий. Это существенно для условий, отличающихся от
массового промышленного производства.
Работы выполняются там, где это имеет наибольший смысл. Работы не обязаны
концентрироваться на соответствующих шагах вокруг соответствующих специалистов, которые
размещаются в различных местах (помещениях, зданиях).
Проверки и управление сокращаются. Имеется в виду, что такой вид работ, как управление,
который не создает прямой добавленной потребительной стоимости, вводится только на тех
участках работ, где это имеет экономический смысл (см. об этом факторе при описании анализа
"стоимостных цепей").
По аналогичной причине минимизируются согласования.
Преимущественно используются и централизованные, и децентрализованные операции. Цель -
использовать преимущества, имеющиеся у обоих подходов. Роль ИТ здесь существенна.
К общей схеме выполнения работ BPR
В этой схеме предусматриваются принципиально важные в BPR положения:
ключевым элементом является конструирование такого решения
бизнес-процессов, которое обеспечивает "прорыв", т.е. предлагающего такую
организацию бизнес-процессов, которая в реальности может обеспечить
радикальное повышение итоговой эффективности (например, на 80-100%),
определение такого решения может сильно зависеть и от параметров,
находящихся вне предприятия; например, реинжиниринг на Форде опирался на
то, что можно договориться о получении товаров от поставщиков без
предоплаты, исключить такой документ, как счет (invoice) и др.
Правовые базы и справочники ГАРАНТа
Справочная правовая система ГАРАНТ состоит из универсальных правовых баз -
"Законодательство России" и "Законодательство России на английском языке";
специализированных баз по банковскому, таможенному, жилищному, земельному, уголовному,
административному законодательству, международному праву (Россия-СНГ); баз региональных
нормативных документов (законодательство Москвы и 30 регионов России).
Недавно система ГАРАНТ пополнилась экономико-правовым справочником "ГАРАНТ-
Практик". Новый программный продукт содержит три типа информации для практической
деятельности: 1) документы по налогообложению, бухучету, предпринимательству, другим
отраслям права; 2) экономическую информацию; 3) календарь бухгалтера. В ноябре поступают в
продажу новые правовые базы "Суд и Арбитраж" (практика судебной системы РФ по
гражданским делам) и "Архивы ГАРАНТа" (документы особой специфики).
Среди продуктов марки ГАРАНТ - шестиязычный толковый словарь "Бизнес и право",
компьютерные справочники "Проспекты эмиссий акций коммерческих банков", "Налого-
обложение и бухгалтерский учет в вопросах и ответах", "Формы правовых документов" и
программный комплекс "Идеальная бухгалтерия". Еженедельно выпускаются новые версии
правовых баз и справочников.
Предмет бизнес-реинжиниринга и информационной поддержки в офисе
Под бизнес-реинжинирингом будем понимать широкий подход, подразумевающий осуществление
изменений на предприятии, предназначенных для повышения эффективности производства и
скорости реакции предприятия на изменения рынка (требований потребителей, действий
конкурентов и др.). В общий реинжиниринг включается и реинжиниринг предприятия как
такового, и постепенное совершенствование процессов (). Ниже в
первую очередь будет рассматриваться реинжиниринг бизнес-процессов, не предполагая, что
другие формы не учитываются.
В аналитических и обзорных работах (К. Саймон, П. Страссман и др.) как синонимы приводятся
термины: Business Reengineering, Business Process Reengineering, Business Process Redesign, Business
Process Improvement. Все же, в дальнейших разделах при использовании термина BPR имеется в
виду подход именно М.Хаммера и Дж.Чампи.
К видам деятельности, осуществляемым в офисе, потенциально являющихся предметом
реинжиниринга и требующих информационной поддержки, необходимо в первую очередь
отнести:
основную деятельность офиса: принятие решений разных уровней,
контрактование, планирование и контроль выполнения производственных
заданий и др.,
стратегическое и тактическое планирование основной деятельности,
собственно документооборот и организацию делопроизводства,
обслуживание входных информационных потоков разнообразных видов,
офис-менеджмент,
техническую поддержку бизнес-процессов как процессов специфического
рода (длительных, вариантных, распределенных и др.).
Ниже кратко рассмотрен подход к анализу деятельности, который позволяет разделить предметы
реинжиниринга и построения ИС офисов на первичные и вторичные, выделить критерий
обоснованности затрат на их решение.
Представления и предыстория
Авторы анализа указывают, что бытуют предельно идеализированные представления об
автоматизированном офисе. Одна крайность рисует "кнопочный" офис, в котором достаточно
нескольких щелчков мышью для того, чтобы работник был проинформирован о ситуации,
подготовил и осуществил свое решение. Вторая крайность подразумевает под офисом некоторую
мастерскую, где "белые воротнички" до седьмого пота работают над задачами, заранее
расписанными для каждого из них, а централизованная система ведет учет и контроль их работ, а
также назначает соответствующие суммы вознаграждений. Этим крайностям реальное положение
соответствует лишь в некоторой части, и это - несмотря на огромные суммы, инвестированные в
ИТ и ИС.
Технологии Workflow ("Wf"), разрабатывавшиеся с 70-х годов, в настоящее время получили второе
дыхание. На поверхностном уровне анализа выделяются три способствующих фактора:
сетевые инфраструктуры дали технологические возможности
реализации "Wf";
экономика 90-х побуждает многих руководителей искать способы делать
больше меньшим числом людей;
BPR продвигает организацию работ в виде "процессов".
Именно способность "Wf" поддерживать процессы представляется весьма сомнительной многим
профессионалам в области BPR.
Отмечается, что "Wf" в настоящее время является больше плодом рыночных проб и ошибок, чем
результатом исследований того, как должны поддерживаться работы. "Wf" представляется
логическим следствием движения "Офисная Автоматизация", имевшего существенную
академическую поддержку в 70-х годах. В начале 80-х исследователи начали понимать, насколько в
действительности сложна общественная структура офисной среды, что ежедневную рутинную
работу вовсе не так просто формализовать, как казалось. В этих условиях термин "Workflow" был
продвинут фирмами-производителями, которые занимались продажей в офисы сканеров,
принтеров и другого компьютерного оборудования.
Ранние системы "Wf" основывались на
упрощающих предположениях об офисных работах, проводя документо-центристский взгляд на
офис. Вместе с тем, такие примитивные системы отвечали большой потребности в маршрутизации
и передаче документов.
В то же время, и сложные программные средства координации деятельности работников не
являются новыми. Были разработаны большие программные системы для госпиталей, центров
обслуживания клиентов, и иные приложения в конкретных "вертикальных" областях. В таких
системах правила выполнения процессов были встроены внутрь самого приложения. (Для офисов
промышленных предприятий в системах класса ERP этот принцип сохраняется и сейчас.) В
противовес этому, уникальным аспектом "Wf" является отделение правил выполнения процессов от
приложений. Это похоже на возникновение серверов БД, отделенных от прикладных программ,
благодаря чему разные приложения могут стыковаться с одной БД. Аналогично, отделение правил
процесса от приложений позволяет интегрировать набор различных приложений в единый
рабочий процесс. В настоящее время, когда доступны различные специализированные
инструментальные средства, недостаточно одного, пусть интегрированного, приложения для того,
чтобы охватить все шаги процесса. Бизнес-процесс может вовлекать людей в самых разных частях
компании, для которых должны использоваться программные прикладные системы,
специализированные для решения именно тех задач, которые они выполняют. "Wf" не может
заменить эти приложения, но должна связать их вместе в координируемый процесс.
Маршрутизация документов - очень ограниченный и специальный случай групповых
коммуникаций. То, что системы такого сорта не решают общих задач, может быть причиной того,
что так мало серьезных исследований выполнено в области "Wf". В последнее время наблюдается
рост исследований в этой области, а сами продукты "Wf" увеличивают свои возможности.
Уместным является вопрос: может ли "Wf" поддерживать BPR, и что должно быть
усовершенствовано для совершенствования этой поддержки.
Преимущества электронных документов
Подготовка документов крутится вокруг состоящего из трех стадий процесса. На стадии
подготовки авторы (служащие) готовят черновик и предлагают этот черновик редактору
(менеджеру). На стадии рецензирования и исправления редакторы требуют оценку экспертов и
отклоняют рукопись или требуют внесения в нее изменений. Эта стадия заканчивается, когда
редактор принимает документ к распространению. На последней стадии редактор посылает
документ в издательский отдел, где он редактируется, форматируется и печатается. Эта стадия
заканчивается, когда документ напечатан и разослан специалистам и в депозитарий
(хранилище) документов, где его архивируют и снабжают указателем. Электронные документы
вносят в этот процесс изменения с явными преимуществами в нескольких областях, которые мы
укажем ниже:
Почти нулевая цена печати и распространения. Это составляет от 15 до 30% текущих расходов
на печать. Поскольку документы становятся доступными электронным образом, пользователи
могут получить их по связи и распечатать. Поступая так, они (или организации, в которых они
работают) не оплачивают расходы по печати и распространению. Прогресс в технологии
печати сделал возможным издавать и печатать документы с помощью уже готовых
компьютерных систем и с качеством, сравнимым с достигаемым традиционными издателями.
Низкая стоимость редактирования и подготовки. С помощью имеющихся издательских пакетов
и программного обеспечения для распространения электронных документов авторы могут
выполнять большую часть операций по редактированию и макетированию. Современные
настольные издательские системы с помощью лазерных принтеров с разрешением 600dpi и 1200dpi
могут производить документы, качество которых сравнимо с качеством, получаемым
профессиональными издателями. Более того, многие авторы жалуются на ошибки, вносимые при
традиционном печатном процессе. Преимущество обычных издателей размывается, поскольку
намного дешевле перекачать и распечатать документ, чем иметь его напечатанным в журнале
href="#lit">[Odlyzko]
электронных документов стала Всемирная паутина, осуществляя это распространение очень
легко с помощью гипертекстовых связей.
Сокращение цикла подготовки электронных документов можно достичь при помощи процедур
электронного представления, рецензирования и исправления. Многие прогрессивные издания
заявляют о цикле рецензирования от трех до четырех месяцев, который получается
исключительно использованием электронных коммуникаций и предписыванием экспертам дать
рецензию в течение месяца . Это выгодно отличается от срока от
восьми до двенадцати месяцев, обычно требуемого при традиционном процессе.
Новые носители. Одно преимущество электронных документов по отношению к бумажным --- это
возможность включить в издаваемые документы такие динамические объекты, как видео и
озвучивание. Эта возможность может иметь смысл для протоколирования важных совещаний и
конференций.
Интерактивные документы. Бумажные документы составляют негибкую среду. После того, как
они напечатаны, остается очень мало возможностей для их изменения. Исправления к бумажным
документам обычно имеют вид указания на ошибку, опубликованную в позднейших изданиях.
Наоборот, электронные документы могут непрерывно модернизироваться автором. В печатной
продукции нет удобной возможности поддерживать читательские комментарии, примечания и
авторские исправления в ближайшее реальное время, что вызвано более длинным циклом
исправления и распространения. С помощью Всемирной паутины можно отследить читателей
документа, включая интерактивные формы получения от них комментариев, и процитировать их
через гиперсвязи. Весь этот сервис возможен в электронных документах.
Преимущества технологии ГАРАНТ
Система ГАРАНТ была создана в 1990 г. коллективом выпускников МГУ им. М.В.Ломоносова
на основе уникальной технологии, удачно сочетающей юридическую обработку документов и
возможности гипертекстовой среды. Комплексная юридическая информация позволяет получить
целостную картину правового регулирования интересующего вопроса, а оптимальная
(гипертекстовая) структура представления информации, мощные средства альтернативного
поиска, многочисленные сервисные функции облегчают работу с документами.
Нормативные акты ГАРАНТа постоянно поддерживаются в последней действующей редакции и
всегда готовы к применению. Кроме текстов документов базы ГАРАНТа содержат юридические
комментарии, встроенные справки о дате и месте опубликования документа и комплекс
перекрестных ссылок, показывающих место данного документа в системе права. Нормативные
акты поступают в ГАРАНТ непосредственно из Администрации Президента, Минфина,
Минэкономики, Центрального банка Российской Федерации и еще 152 органов власти и
управления. Официально принятые изменения вносятся в тексты ГАРАНТа сразу после
утверждения. Полное обновление информационного банка производится еженедельно.
Применение "Wf" к BPR
О разной применимости "Wf" к разным процессам
Наибольшая новизна BPR - ориентация на процессы. "Wf" по самой своей природе - процессно-
ориентированы. В общем, это делает "Wf" прекрасным кандидатом на воплощение результатов
BPR. Но не все процессы подходят для поддержки посредством "Wf". Лучшими кандидатами
являются процессы, которые либо "многокопийны", либо связаны с большими рисками, либо
длинны. Такие процессы имеют больше шансов на то, что затраты будут перекрыты
преимуществами (что должно быть показано и с использованием анализа "Value Chains). При этом
закупочная цена системы "Wf" - лишь малая часть полных затрат на внедрение процесса. Затраты
на внедрение в основном состоят из затрат на кадры: от затрат на конфигурирование системы для
специфического процесса до затрат на обучение пользователей. Затраты на внедрение составляют
барьер для внедрения в случае процессов с малым вкладом в добавочную потребительную
стоимость. Отсюда следует, что снижение затрат и проблем при внедрении повышает число и
разнообразие процессов, которые могут быть поддержаны "Wf".
О риске унификации процессов
Распространенная попытка ускорить возврат инвестиций в "Wf" состоит в том, что единственный
вариант процесса внедряется в рамках всей большой организации или даже для множества
организаций. В этом состоит скрытая опасность, которой практики BPR должны остерегаться.
Разные люди и группы людей часто достигают одной цели с помощью разных процессов. Это не
рассматривается как отказ от унификации в организации, а как разрешение различным участникам
оптимизировать свой ВД. Центральное управление, при котором внедряется один процесс в
рамках всей организации, может разрушить возможность организации тонко настраивать
групповое поведение.
Одно из преимуществ BPR состоит в том, что методология работает на всех уровнях. Ясно, что
наибольшая победа скорее будет достигнута на уровне всей компании, но те же принципы
работают на уровне маленькой команды. Однако, эти возможности масштабирования отличаются
от возможностей "Wf", чья механическая природа может быть более ригидной, чем у ручной
системы. В результате - риск того, что система, спроектированная для некоей "средней" команды,
окажется непригодной ни для одной команды.
Искажение процессов
Сообществу BPR известна разница между процессом и Wf-процессом. Коалиция WfMC
испытывает трудности с определением различных терминов для процессов, Wf-процессов и ручных
процессов. Не все может быть поддержано Wf-системой.
Если команда BPR ставит целью внедрить "Wf", она должна решить две задачи: во-первых, найти
оптимальный процесс, во-вторых, закодировать этот процесс в "Wf"-системе. Каждая "Wf"-система
имеет ограничения выразительных средств. Каждая из них работает лучше в своем специфичном
типе ситуаций, но все системы требуют, чтобы некоторый процесс был закодирован способом,
принятым именно в данной системе. "Wf"-система может обеспечить хорошее приближение к
процессу, но никогда - точно тот процесс, который нужен. Т.о. всегда наблюдается искажение
процесса. Некоторые "Wf"-системы требуют, чтобы процесс был описан в терминах потоков
документов, направленных от работника к работнику. Именно эта ориентация и породила термин
"Wf". Ориентация на потоки данных может быть полезной для внедрения традиционно
формализуемых процессов, но это может существенно ограничивать BPR-команду. Если документ
перемещается с места на место, это значит, что документ имеет место; пользователь либо имеет
документ, либо не имеет его. В то же время, важной целью BPR является перепроектирование
рабочих процессов, использующее все возможности новых ИТ, наиболее важной из которых
является независимость от размещения информации. Большая часть BPR-команд не обнаружит
смысла в использовании "Wf"-системы, которая будет устанавливать зависимости от места
нахождения информации.
Проблема консервации процессов
Наибольший отдельный недостаток реализации процесса в "Wf"-системе состоит в том, что
процесс становится зафиксированным. Если есть необходимость в организационных изменениях,
придется столкнуться с ценой модификации "Wf"-реализации для учета новых требований. Нужно
отметить, что цели бизнеса - это движущиеся цели, и есть все основания верить, что в будущем
значение этого фактора будет нарастать. Большее число "Wf"-систем спроектировано для
поддержки статических описаний процессов; некоторые из них требуют даже перекомпиляции
сервера для того, чтобы сделать изменения в процессе.
BPR на своем фундаментальном уровне означает изменения. Т.Давенпорт в
процессов идут рука об руку. (В указано, что существуют
принципиальные препятствия для совмещения подходов CPI и BPR в том виде, как их определили
Деминг и Хаммер соответственно - а именно это совмещение часто подразумевается - и эти
препятствия лежат в области человеческого фактора. Требования же к изменчивости процессов
сохраняются по другим причинам, как это и будет указано ниже.) Работа BPR-команды в
некотором смысле никогда не кончается, вместо этого должны прилагаться постоянные усилия для
оценки успеха последних усовершенствований и для поиска новых областей усовершенствований.
Если "Wf"-система действительно поддерживает BPR, она должна поддерживать этот аспект
непрерывного совершенствования реализованных процессов. Если затраты и хлопоты
осуществления малых изменений в процессе будут превышать выгоды от этих малых изменений, то
организация будет "приклеена" к тому процессу, который был спроектирован когда-то (т.е. к тому
состоянию, которое когда-то было названо "как должно быть").
Планировщики и пользователи без участия программистов
BPR-команда должна составляться из экспертов в реинжинируемой области, особенно - из людей,
работающей в ней ежедневно. То же справедливо для реализации процесса на "Wf"-системе, но
последнее может оказаться невозможным, если требуется специальный технический опыт для
реализации процесса. Если для изменений в процессе требуется программист, если сколь угодно
малые изменения требуют привлечения внешнего человека, это повышает стоимость изменений и
формирует барьер против малых усовершенствований процессов. В связи с этим, большее число
"Wf"-систем имеет средства прямого графического описания процессов без участия
программистов. Однако, в этой области все еще требуются существенные увеличения
возможностей.
"Wf", ориентированная на BPR
Можно выделить три ключевые области, в которых "Wf"-системы должны
поддерживать BPR.
Поддержка индивидуальных решений
BPR предполагает, что процесс, оптимальный для одной организации или группы не обязательно
оптимален для других групп и организаций. "Wf"-система, имеющая возможности поддерживать
для разных групп разные процессы, имеющие оду цель, будет обеспечивать организации большую
производительность.
Поддержка эволюции процессов
Большинство экспертов по управлению указывают, что для того, чтобы оставаться в лидерах,
организация должна постоянно эволюционировать. Кодирование процессов в "Wf"-системе
подобно замораживанию процесса в одном состоянии при высокой стоимости изменений. Т.о.
"Wf"-системы должны иметь специальные средства для поддержки эволюции процессов. Первое
требование: процессы должны легко модифицироваться без помощи программистов с тем, чтобы
барьер перед изменениями был минимизирован.
Поддержка процесса BPR
"Wf"-системы должны учитывать, что выполнение BPR требует поддержки работ , выполняемых в
стиле сотрудничества. Описание процессов, их документирование, поддержка обсуждений того,
как внедрить процесс, и общение по поводу результатов - все эти виды деятельности должны иметь
хорошую помощь от "Wf"-систем. "Wf"-система, ориентированная на BPR, должна поддерживать
соответствующие возможности ( включая моделирование процесса по его описанию, поддержку
получения консенсуса, совместную параллельную работу, если это нужно). В настоящее время
отсутствуют системы, обладающие всеми этими возможностями, но есть тенденция быстрого
движения в эту сторону.
Совместное планирование
Подразумевается совместное создание заготовок процессов. Обычные "Wf"-системы сейчас (1995
год) не поддерживают такого специального ВД множества людей, вовлеченных в проектирование
заготовок процессов. Упоминаемая в "Regatta", разработанная
фирмой Fujitsu, представлена как технология, которая с самого начала разрабатывалась с
включением средств совместного планирования процессов. Это снижает барьер затрат на
автоматизацию "Wf". Указывается, что Regatta - не только средство совместного планирования, в
ней используется набор средств проектирования процессов третьих фирм, что может быть
использовано для добавления средств совместного планирования в любую "Wf"-систему,
поддерживающую стандарты интерфейсов WfMC.
Пример применения метода WebSOM
Визуально (рис. 1) предметная область представлена, как карта с разнородной окраской, где
более темные области соответствуют большему числу документов. В зависимости от содержания
документов области карты поименованы. Пользователь с помощью мышки выбирает любую
точку на карте и получает соответствующие ей документы. Для получения документов,
содержание которых находится на пересечении нескольких категорий (именно так в
терминологии WebSOM называются разделы предметной области), достаточно кликнуть
мышкой в точку, расположенную между или на пересечении областей этих категорий. В общем и
целом, придумать что-либо проще, с точки зрения пользовательского интерфейса, трудно.
В методе WebSOM можно выделить два основных этапа - подготовка категорий смысловых
единиц (фактически - это разделы предметной области, которую предстоит описывать карте) и
построение карты документов (это та картинка, с которой в результате будет работать
пользователь). При подготовке категорий смысловых единиц исходят из того, что смысловая
единица - это объект, однозначно идентифицируемый в тексте, и отвечающий какому-либо
понятию. Например, слово, слово с дополнительной информацией, словосочетание. Категория
смысловых единиц - множество смысловых единиц, отвечающих одному и тому же понятию.
Грубо говоря, в категорию "криминал" попадают смысловые единицы "преступление",
"убийство", "ограбление"... Эти категории необходимы для построения смысловых портретов
документов. Смысловой портрет документа - это многомерный вектор, отражающий содержание
документа. Категории смысловых единиц можно готовить как заранее для заданной предметной
области, так и автоматически. Здесь, собственно говоря, и основное различие оригинального и
адаптированного методов WebSOM. В оригинальном WebSOM это делалось автоматически, с
использованием семантических самоорганизующихся карт (SSOM). В адаптированном, в силу
особенностей русского языка, от этого пришлось отказаться - категории смысловых единиц
создаются вручную, а затем могут использоваться для построения карт по конкретной
тематике.
При автоматическом построении каждый документ сначала подвергается лексическому анализу,
при котором удаляются служебные символы и части речи. Затем документ подается на вход
семантической самоорганизующейся карты для обучения. Семантическая самоорганизующаяся
карта представляет собой специально обученную SOM и служит для выделения слов, близких по
смыслу в категории. Основная идея здесь состоит в предположении, что слова, близкие по
смыслу, употребляются в сходном контексте, т.е. у близких по смыслу слов распределение слов,
употребляемых до и после должны быть близки. В результате получается карта категорий слов,
представляющая собой двухмерный массив, с каждым элементом которого связан список слов.
Предполагается, что слова, связанные с соседними элементами отвечают близким по смыслу
понятиям (рис. 2).
Пример семантической самоорганизующейся
Все это оказалось хорошо для английского языка, но как часто бывает, сломалось на русском.
Менее строгая модель построения предложений, большее влияние стиля документа и тот факт,
что большинство понятий русского языка составляют словосочетания (согласно исследованиям
профессора Г.Г. Белоногова - более 60%), привели к тому, что оригинальная модель не пошла.
Попытки специалистов из "Гарант-Парка" заставить ее удовлетворительно работать с русским
языком успехом не увенчались. В результате в адаптированном WebSOM пришлось подойти к
вопросу организации категорий по другому. Смысловой единицей в нем считается
словосочетание, а выделением категорий смысловых единиц вручную занимаются эксперты.
Второй этап - построение карты документов в обоих вариантах метода реализован одинаково.
После лексического анализа подсчитывается, сколько раз в документе встретилась каждая из
категорий (т.е. сколько раз встретились смысловые единицы, входящие в категорию). В
результате получается гистограмма категорий, представляющая собой смысловой портрет
документа. Смысловые портреты документов подаются на вход карты категорий слов -
происходит обучение карты. После обучения карта раскрашивается пропорционально
плотности распределения смысловых портретов (чем больше документов в области, тем она
темнее) и, затем, размечается экспертом в зависимости от содержания областей.
Таким образом, при существующей карте категорий слов можно создавать карты, содержащие
сколь угодно много документов, причем система сама будет располагать документы на карте в
зависимости от содержания - задача администратора будет состоять только в переразметке
карты и введении, по-необходимости, новых категорий.
Фирма "Гарант-Парк" собирается активно продвигать эту технологию. Ко всему
вышесказанному можно добавить, что WebSOM от "Гарант-Парка" - это на данный момент
единственная коммерческая реализация данной технологии. И вообще, похоже, единственная
реализация данного метода, кроме реализации его авторов из Хельсинкского Технологического
Примеры выполнения реинжиниринга
Данные примеры описаны во многих работах, трактующих подход BPR. Ниже они напоминаются
по той причине, что реинжинирингу подвергались именно конторы (как и в большинстве других
случаев), а не промышленные подразделения. Важно, что примеры посвящены упрощению
процессов, и выделена роль ИТ.
Пример 1
Рассматривается анализ, проведенный в компании Форда (Ford Motor Company) на примере
службы оплаты поставок. В этой службе у Форда работало 500 человек. Сравнение с аналогичной
службой на Мазде показало, что размер службы должен быть в четыре-пять раз меньше. Кроме
того, при таком избыточном числе работников допускалось много ошибок в оформлении
документов.
В результате реинжиниринга был внедрен новый бизнес-процесс, в котором:
работники были снабжены связью с компьютерной базой для лучшего
выбора поставщика и фиксации отправки ему поручения на покупку (purchase
order),
поставщики доставляли товар без предоплаты,
сообщение о получении товара фиксировалось в общей базе данных,
был ликвидирован такой документ, как счет на оплату (invoice): оплата
производилась после получения товара, для чего - с использованием
компьютерной поддержки - хватало резко уменьшенного числа персонала.
В итоге, штат службы был сокращен на 75%, точность действий была улучшена. Использовалась
компьютеризация параллельной деятельности, в процессе от заказа до оплаты вместо 14-ти
информационных элементов использовалось 3: обозначения поставщика и товара, характеристика
количества.
Пример 2
В другом примере многократное сокращение времени и персонала было основано на снабжении
работников страховой конторы MBL Insurance мощными персональными станциями с
установленными экспертными системами и связью с автоматизированной системой на хост-
компьютере. До реинжиниринга страховое заявление обрабатывалось за 30 шагов 19-ю
сотрудниками 5-ти разных отделов, для чего требовалось от 5-ти до 25-ти дней. В итоге реальное
время сократилось до интервала 2-5 дней, в головной конторе было сокращено 100 ставок, а
"менеджеры клиентов" смогли обслуживать в два раза больше заявлений, чем компания ранее
могла обработать.
Принцип первый. Электронный офис
В основе офисной деятельности лежит работа с документами. Внедрение электронного офиса
предполагает изменение технологии работы с документами, т.е. замену ручной методов
обработки документов автоматизированными процедурами.
Внедряемая информационная система в любом случае затронет существующую (сложившуюся в
организации) технологию работы. Естественный путь - перепроектирование сложившейся
технологии работы персонала с бумажными документами с учетом возможностей современных
автоматизированных технологий.
Информационное обеспечение должно предоставлять возможность интегрированной обработки
всех видов информации, циркулирующей в организации, в том числе документов, порожденных
электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки,
осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.
База данных документов становится элементом централизованной базы данных организации и
формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в том числе и
бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система
управления базой данных документов должна обеспечивать:
централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в
организации,
хранение документов в электронном виде в различных форматах,
ведение централизованного каталога документов организации,
обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с
использованием полнотекстового поиска и т.д.),
хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с
документом), а также различных версий документов,
надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к
документам различного назначения,
возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних
устройств, включая магнито-оптические и библиотеки лазерных компакт-
дисков.
Прикладное программное обеспечение должно включать следующие ключевые компоненты:
систему управления хранением документов - программное обеспечение,
реализующее функции управления единым документарным фондом организации
(централизованным архивом).
систему управления документооборотом - программное обеспечение,
реализующее администрирование документооборота, управление
маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков,
контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и
т.д.,
набор стандартных бизнес-приложений, использующихся сотрудниками
организации для подготовки документов - текстовых процессоров, электронных
таблиц и т.п., набор специализированных функциональных приложений,
предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-
приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей
структурированную информацию),
систему экспорта / импорта документов.
Принцип третий. Программное обеспечение
Сколько организаций - столько технологий управления. Чем обеспечить возможность
адаптации программного обеспечения к специфике его эксплуатации? Наш подход -
проектирование электронного офиса в виде CASE-модели, снабженной средствами
автоматической генерации программного кода.
Внедрению информационной системы предшествует этап предпроектного обследования и
анализа с целью построения формальных моделей функционирования объекта автоматизации.
При этом решаются три основные задачи:
построение модели существующей в организации технологии
работы - формулируются и описываются функции подразделений,
решаемые ими задачи и технология их выполнения,
на основе анализа модели существующей технологии определяются
основные направления ее совершенствования.
разрабатывается модель будущей (автоматизированной)
информационной системы - определяется набор автоматизируемых
функций, структура единой информационной базы организации, схемы и
алгоритмы обработки информации и т.д.
Принцип второй. Электронный офис - активное программное обеспечение
Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала
организации. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ними
заданий, получение целостного механизма управления деятельностью организации - через
систему управления документооборотом до каждого исполнителя доводится информация о том,
какие работы, в какие сроки и в какой последовательности он должен выполнять. Через систему
управления документооборотом руководство организации получает возможность распределять
работы и контролировать процесс их выполнения исполнителями
Доставленные на рабочие места исполнителей документы и поручения выстраиваются в список
работ, который должен выполнить исполнитель. Выбирая из списка соответствующую работу,
он "погружается" именно в то функциональное приложение, которое связано с соответствующим
типом работы (или задания).
Такая модель программного обеспечения (для ее обозначения мы используем термин "активное
ПО") принципиально отличается от традиционной модели "пассивного ПО" - лишь
предоставляющего возможность пользователю выполнить те или иные функции, а не
планирующего и контролирующего какие функции и когда необходимо выполнить.
Процесс прямой обработки входящего документа
Значительная часть проблем канцелярии возникает из за того, что она обязана контролировать
только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная
цепочка обработки документа контролируется на уровне систем организации документооборота
отдела или на уровне специального делопроизводства (см. Взаимосвязи системы
автоматизации документооборота канцелярии).
Программная платформа включает:
Операционную систему - Windows NT Workstation.
Мощная и надежная операционная система с полным набором средств работы практически в
любой компьютерной сети. Включает поддержку средств резервного копирования и сохранения
данных, удаленное администрирование, обеспечивает круглосуточную работу речевого
сервера.
Главными особенностями программ всех наших приложений являются удобный графический,
пользовательский интерфейс, благодаря чему пользователю не требуется иметь высокий уровень
подготовки и он может самостоятельно перепрограммировать систему.
Очень интересным и наиболее популярным (и самым простым) предлагаемым нами приложением
является:
Программное решение корпоративной системы управления на базе программных продуктов Primavera
SureTrak - исключительно простой в использовании, полностью русифицированный
программный продукт. Он позволяет достаточно быстро создавать расписания проекта,
анализировать критический путь, планировать и контролировать использование ресурсов.
Коды работ помогут организовать работы проекта и сконцентрировать свое внимание на тех
задачах, решение которых необходимо в данный момент. Горизонт Управления помогает
выделить работы текущего периода и обновить их данные. Встроенные форматы отчетов и
графиков, а также множество настраиваемых опций и язык создания пользовательских отчетов
помогает предоставить требуемую информацию.
Primavera Project Planner (Р3)- программное средство, позволяющее объединить в себе все
фрагменты проектов созданные и скорректированные в SureTrak. Не важно насколько велик
проект, каковы трудности финансирования, ограничения использования ресурсов, расчета
альтернативных вариантов реализации проекта, какова стандартная процедура контроля
выполнения проекта и потребления ресурсов для предприятия. Р3 создан специально для
решения этих задач. И чем сложнее задачи, тем в большем объеме проявляются возможности Р3,
помогающий координировать множество проектов, борющихся за ограниченные ресурсы.
Сетевая версия Р3 позволяет менеджерам работать параллельно, обновляя и анализируя
информацию, подготавливая отчеты по множеству проектов одновременно. Р3 позволяет
работать с неограниченным набором основных проектов и подпроектов в рамках прав доступа,
ограничивающих возможности пользователя просмотром и/или изменением той или иной
информации в соответствии с его полномочиями.
Единый стандарт представления данных, общие принципы декомпозиции проектов, единый
подход к отражению организационной, технологической, информационной и других структур
проектов позволяют построить внутрифирменный стандарт управления проектами с помощью
программных продуктов Primavera Project Planner (P3) и SureTrak Project Manager. Эти
программные продукты поддерживают большинство операционных сред и сетевых решений.
Открытость программных продуктов, их совместимость со стандартами ODBC, OLE, DDE, а
также внутренние языки программирования позволяют интегрировать данные программные
продукты с любыми другими программными средствами, обеспечивающими деятельность
предприятия.
Среди них прежде всего нужно отметить Expedition - программный продукт для организации
контрактинга и поддержки документооборота по контрактам и договорам, MonteCarlo -
программный продукт для анализа проектных рисков, TimeSheet Professional- программный
продукт, предназначенный для организации работы склада и определения загрузки рабочего
времени сотрудников, вовлеченных в работу над проектами.
Простота и естественность технологии
Все те полезные качества Web-технологии, о которых говорилось выше, реализуются в рамках
крайне простой схемы. Программа просмотра, которая размещается на рабочем месте
пользователей (навигатор), Web-сервер, который выступает в качестве информационного
концентратора, и стандарты взаимодействия между клиентом и Web-сервером. Это практически
все, что необходимо для построения пилотного варианта системы. На этой основе можно
расширять спектр функций системы, добавляя такие сервисы, как поиск информации, как
коллективная работа с единым массивом информации, и ряд других.
При создании систем Интранет отмечено еще одно, по сути, уникальное качество новой
технологии, которое заключается в том, что усложнение системы, расширение сервисов,
детализация функций не требует от пользователя наращивания специальных знаний. Он учится
работе с информацией один раз, а далее, пользуясь в своей повседневной работе средствами
навигации по информационному пространству организации, он раз за разом обнаруживает
новые возможности, облегчающие выполнение его задач - но при этом инструмент-то остается
старым, надежным и испытанным! Разумеется, это психологически исключительно важно.
Человек начинает по-другому относится к работе с информацией - он начинает работать
быстрее, эффективнее, он видит реальные результаты, приобщается к коллективной работе над
колоссальной ценностью, практически самым важным, чем владеет организация - ее
информационным хранилищем.
Более того, в организации устанавливается разумная и поддерживаемая всеми сотрудниками
дисциплина работы с информацией. Информация важна в работе - она актуальна, достоверна,
она доступна - и доступна непрерывно, в любое время, как только она потребовалась. Близость
информации к потребителю, "информация у кончиков пальцев" - вот в чем одна из причин
колоссального успеха технологии Интранет.
Простота и эффективность
Система ГАРАНТ работает в DOS, Windows (в том числе Windows-95, Windows NT и OS/2), на
компьютерах Macintosh, в локальной сети. Распространяется на дискетах и компакт-дисках
(СD-ROM). Резидентно запускается из любой бухгалтерской программы. Базы и справочники
ГАРАНТа доступны в режиме ON-LINE, в том числе через сеть Internet в любой точке мира.
Быстродействие и простота в сочетании с широкими возможностями обеспечили ГАРАНТу уже
пять побед в конкурсах правовых систем 1994-1995 г.г.
Развитые средства интеграции с прикладными системами
Система Staffware является открытой. Специальные средства обеспечивают запуск внешних
программ на сервере и клиенте, двусторонний обмен данными между Staffware и процессами на
сервере, а также динамический обмен данных (Dуnamic Data Exchange - DDE) с приложениями,
работающими под Windows.
Кроме того, имеются библиотеки функций уровня прикладного программирования (API) под
UNIX и Windows, позволяющие разработчикам прикладных программ получить доступ к
системным функциям Staffware.
РЕФЕРЕНТ - система информационного обслуживания и планирования деятельности руководителя
Система "Референт" предназначена для эффективного распределения рабочего времени
руководителя, планирования мероприятий и встреч, а также автоматического приема,
обработки и рассылки документов и распоряжений любого вида (тексты, изображение,
звук).
Все входящие документы - от стандартного листа А4 до рукописной заметки на клочке бумаги
- сразу же сканируются и вводятся в компьютер. Обеспечивается ввод и хранение в электронном
виде и других видов информации - звукозаписи, фото-, видео-, кино-документов.
При этом исключается возможность потери или забывания информации. Документы в системе
можно привязывать к конкретным мероприятиям, а также назначать ответственное лицо,
контролирующее документ. Упорядоченность документов значительно сокращает объемы
обрабатываемой референтами информации.
Мероприятия группируются по тематикам, которые пользователь может задавать
самостоятельно. Можно также указать степень значимости мероприятия (это выбрать наиболее
важную встречу из нескольких). За каждым мероприятием закрепляется ответственное лицо.
Кроме того, с мероприятием может быть связан набор входных (т.е. подготовительных) и
выходных (т.е. итоговых) документов.
Планировать рабочее время руководителя можно по дням, неделям, месяцам. Для этого заранее
должен быть составлен регламент - набор обязательно и регулярно проводимых мероприятий
(например, завтрак, обед и ужин). На составляемое расписание рабочего времени вначале
накладывается регламент, а затем распределяются прочие мероприятия.
Если у руководителя запланирована встреча, то в систему можно занести не только анкетные
данные лица, с которым эта встреча будет происходить, но и его фотографию. О переносе или
отмене встречи его можно известить по телефону, факсу или электронной почте.
"Референт" позволяет получать самые разнообразные отчеты. Можно получить отчет, например,
обо всех мероприятиях, подготовленных данным человеком.
Система построена в архитектуре клиент/сервер и обеспечивает одновременную согласованную
работу нескольких референтов в единой компьютерной сети.
Рекламные - маркетинговые службы:
COPRIS & M предлагает систему компьютерной телефонии для рекламно-издательских фирм, а
также торговых фирм занимающихся распространением печатной продукции. Услуги,
предоставляемые речевым сервером клиенту достаточно широки: каталог продукции, условия
заказа, анонсы книг, предварительные заказы и другое. Для торговых фирм возможна активная
реклама книг по выбранным телефонам клиентов.
Мы готовы предложить аналогичные системы для любых видов товаров.
Нами создана интересная реализация системы компьютерной телефонии для гостиниц.
Речевой сервер предоставляет клиенту полную информацию о гостинице и услугах, осуществляет
предварительное бронирование номеров.
Революция или дань моде? (вперед навстречу электронным документам)
С. Клименко, Институт физики высоких энергий,
П. Боно, Я. Йорге, Еврографика
В настоящем докладе представлены материалы дискуссии по переходу на электронные
документы и безбумажную технологию обмена информацией в Европейском сообществе
специалистов по машинной графике. Дискуссия состоялась на конференции Еврографика'96 в
конце августа 1996 в Пуатье, Франция. Исходные материалы были
подготовлены Питером Боно (Peter Bono) и Якимом Йорге (Joaquim Jorge), которые любезно
разрешили использовать этот материал. Исходные материалы были переработаны
С.В.Клименко для представления на данной конференции.
Многие учреждения смело смотрят в лицо революционным изменениям, ожидающим нас в
ближайшем будущем. Здесь будет рассмотрена роль электронных документов как инструмента
повышения эффективности работы клерков. Мы обсуждаем специфические проблемы и
возможности, связанные с переходом на безбумажную технологию и даем рекомендации, которые
могут служить основой для стратегии автоматизированного делопроизводства.
Официальные документы все больше и больше переносятся на цифровые носители. В настоящее
время нет полной ясности с тем, где эта тенденция застанет нас и какова будет наша способность
воспринимать новую информационную обстановку. Однако, имеются несколько явных
преимуществ, которые будут благоприятствовать широкому восприятию электронных
документов:
Стоимость их распространения значительно ниже, чем у бумажных носителей.
Время распространения измеряется не неделями, а часами (минутами, секундами).
Время, требуемое для воспроизведения документа в другом месте, можно значительно
сократить, особенно если мы полностью примем электронные методы передачи и
воспроизведения.
Огромным преимуществом этой технологии является способность производить
содержательный (контекстный) поиск документа.
Имеются громадные возможности для взаимодействия с другими учреждениями.
Широкому восприятию новых носителей мешают некоторые сомнения:
беспокойство о долговечности электронной информации
неустойчивые стандарты для представления, хранения и индексирования
(снабжения указателем) информации
"драконовские'' цены на инфраструктуру (например, Internet)
"приемлемость'' клиентами электронных документов
проблемы безопасности и обеспечение защиты от несанкционированного
доступа к электронным документам.
Одна из черт нашего времени
Одна из черт нашего времени - качественный скачок в автоматизации финансово-хозяйственной
и производственной деятельности предприятий. Программы нового поколения - корпоративные
системы, выполненные в технологии клиент/сервер, - предоставляют такие возможности для
учета и управления, о которых руководители еще недавно могли только мечтать. Ряд ведущих
фирм разрабатывает и предлагает такие проекты для предприятий различных отраслей и видов
деятельности. Сообщения об этом регулярно появляются в компьютерной прессе и компьютерных
рубриках экономических изданий, корпоративные системы демонстрируются на тематических
выставках, семинарах, конференциях.
SCO Open Server
обеспечивает возможность работы до 30
процессоров и хорошую отказоустойчивость при выполнении
клиент/серверных приложений.
V UNIX, имеет отказоустойчивую файловую
основана на самой современной версии
ядра UNIX - System V UNIX, имеет отказоустойчивую файловую систему,
обеспечивает интеграцию с TCP/IP и NetWare рабочими средами.
Средства построения сетей:
сетевое оборудование Cabletron, Bay Networks, 3Com, Chipcom;
высококачественные Brand Name компьютеры фирм Compaq,
Gateway, Tricord для серверов и рабочих станций.
Средства программирования:
Сервисы Интранет
В своей программной статье от Марк Андриссен пишет, что стратегическим направлением
движения в области Интранет является так называемый полнофункциональный Интранет (FSI -
Full Service Intranet) в том виде, как он был определен в докладе Forrester Research.
FSI - способ использования стандартных технологий Интернет для построения богатых,
полнофункциональных, всеобъемлющих сред для совместного использования информации, для
коммуникаций и приложений, построенных на основе открытых сетевых технологий и открытой
платформы приложений, опирающейся на сеть.
В настоящий момент в Интранет разработаны открытые стандарты, позволяющие строить на их
основе большинство видов приложений, которые достаточно мощны, чтобы успешно
конкурировать с закрытыми системами класса Lotus Notes и Microsoft BackOffice.
Модель FSI описывается в терминах сервисов (services). Они предоставляются различным
программным обеспечением, но, будучи независимыми от платформы, и основываясь на
открытых стандартах, образуют вместе целостную сетевую инфраструктуру. Существует два
вида сервисов - пользовательские и сетевые. Среди пользовательских сервисов выделяются
четыре основных типа:
создание и публикация документов;
координация работ и взаимодействие пользователей информационной
системы - системы электронной почты и средства коллективной работы
(groupware);
навигация (быстрый поиск и доступ к информации);
доступ к приложениям.
К сетевым сервисам относятся:
справочники - управление информаций о людях и ресурсах (единая
справочная служба);
репликация - прозрачное распространение данных по сети;
безопасность;
управление
Приложения FSI делятся на три группы:
базовые, предоставляемые Интранет в качестве стандартных средств:
электронная почта, средства коллективной работы, телеконференции,
компьютерная телефония, хранение и совместное использование информации,
навигация и поиск, справочники;
приложения, поставляемые независимыми производителями программного
обеспечения;
приложения, разрабатываемые специально для нужд каждой организации:
базы и хранилища данных, исследования, проекты, продажи и маркетинг,
кадровые и финансовые приложения, взаимодействие с партнерами и
поставщиками.
Проблема современных систем заключается в том, что одна и та же справочная информация
может храниться в нескольких местах, в личных справочных подсистемах. Каждая прикладная
подсистема нередко создает для себя некоторую справочную службу, в которой хранит
информацию о людях, о ресурсах, о правах доступа и т.д., а вот единой интегрированной
справочной службы в существующих ИС, как правило, нет.
Интранет позволяет создать единую справочную службу, которая будет отвечать за хранение и
управление всей справочной и конфигурационной информацией, информацией о людях, о
вычислительных и других ресурсах организации. А далее, используя принцип тиражирования,
собрав всю информацию в центре, вы можете переместить ее в несколько других точек, с тем,
чтобы отказ одного из серверов, хранящих справочную информацию, не привел к остановке
системы.
Важным сервисом является поиск и навигация по информации. Для систем Интранет этот сервис
оказывается ключевым. Дело в том, что в традиционных системах важной была сама
возможность доступа к информации. В системах Интранет главное уже не это.
Каждый пользователь Интранет реально имеет мгновенный доступ к информации как только
она появляется в сети, разумеется, при наличии прав доступа. Вопрос о том, чтобы иметь доступ
к информации, не ставится. Вопрос в том, что информации становится настолько много, что
огромное время уходит на поиск нужной информации. Поэтому задаче поиска информации и
навигации по информационному полю уделяется огромное внимание. Без адекватного решения
этой задачи сети Интранет могут перейти в состояние коллапса, сами себя задушить.
Еще одна группа сервисов - прикладные сервисы (их еще часто называют приложениями
Интранет). Уже сейчас многие компании снабжают свои прикладные системы Web-интерфейсом,
что позволяет напрямую интегрировать их в системы Интранет.
Более подробно сервисы систем Интранет будут рассмотрены в статье .
Система опроса общественного мнения:
Речевой сервер системы позволяет в течение 2 часов опросить (как активно, так и пассивно) по
телефону около 2000 человек в любом выбранном регионе России. Вопросы для анкеты, а также
диапазоны телефонных номеров могут быть введены в систему в течение 10 - 30 минут.
Осуществляется предварительная обработка результатов опроса в реальном масштабе
времени.
Системы такого рода полезны при проведении предвыборных кампаний и референдумов. Впервые
такую систему применил независимый кандидат в президенты США Росс Перро.
Система свободной маршрутизации WorkRoute
В. Климов, АО Весть
Хорошо, когда существует система, позволяющая Вам быстро, в соответствии с присущими
рангу привилегиями получать доступ к необходимой информации. Наиболее характерными в
истории жизненного цикла документа можно выделить следующие стадии:
стадия подготовки документа - работа над его содержимым, на
этом этапе к работе, возможно, привлекается большая группа сотрудников, в
связи с чем необходимо обеспечить коллективный доступ к документам, на
который в качестве основополагающего принципа возлагается задача
обеспечения одновременного бесконфликтного доступа пользователей к
информации. Естественно, что весь доступ к информации и работа с
документами происходит в соответствиями с правами, установленными для них;
стадия ознакомления с содержимым документа - пользователи
получают доступ на просмотр содержимого документа без дополнительных
возможностей по модификации оригинала;
стадия архивного доступа к документу - на данном этапе
производиться поиск и отбор документов по разнообразным критериям (атрибуты
документов, содержание документов и т.д.).
Вопрос о хранении информации и доступе к ней, решен в системе DOCS Open, но существует
множество "подводных камней", сопряженных с тем, что бы информация о том что и как
необходимо сделать своевременно появлялось у того (или у тех) кто это должен выполнить.
Человеку свойственно забывать (при этом совершенно не важно являетесь ли Вы Инициатором
работы или Исполнителем), и поэтому неплохо было бы всю эту рутинную работу по доведению
информации о назначенных работах и отправление дополнительных сообщений об изменении
статусов работ переложить на мощные плечи наших электронных помощников. Именно для этой
цели служит система свободной маршрутизации WorkRoute.
Системы Интранет - системы, поставляющие информацию
Тяжкий груз проблем в традиционных системах "клиент-сервер", которые по своей сути являются
D-системами, снимается в системах новой архитектуры, которые сконцентрировали и
объединили в себе лучшие качества централизованных систем и традиционных систем "клиент-
сервер".
Они отличаются следующими чертами:
на сервере порождается конечный продукт - информация в форме,
предназначенной для представления пользователю (а не полуфабрикат в виде
данных);
для обмена информацией между клиентом и сервером используется
протокол открытого стандарта;
передается клиентам информация в виде, пригодном для восприятия
человеком;
прикладная система сконцентрирована на сервере (на клиентах, кроме
программ-навигаторов, ничего нет).
Будем называть для простоты такие системы I-системами. По сути, они и есть системы Интранет.
Таким образом, на новом витке спирали мы возвращаемся к идеям, воплощенным ранее в
мэйнфрэймах, но уже на качественно ином уровне. Рабочее место представляет собой простое
универсальное устройство. Фактически, это графический терминал для потребления информации
- сетевой компьютер, снабженный специализированным программным обеспечением -
программой навигации. Вся потребляемая информация порождается на сервере. Доступ к
информации осуществляется через одну и ту же программу, не требующую локальных данных.
Устройство на рабочем месте целиком настраивается из центра и нет необходимости выполнять
какие-то дополнительные действия по его конфигурированию. Если с устройством что-то
происходит, то действия становятся теми же самыми, какими они были на мэйнфрэйме. Одно
устройство выключается, приносится другое, включается и работа продолжается.
Одно из полезных качеств систем Интранет - облегченное централизованное управление, причем
не только серверной частью, но и рабочими местами. Сегодня уже можно говорить о
централизованном конфигурировании каждого рабочего места, что на несколько порядков
упрощает и удешевляет администрирование информационной системы.
Для упрощения администрирования системы мы совершили три действия. Во-первых, мы сделали
рабочие места универсальными, во-вторых, мы сделали их очень простыми, в-третьих, мы
предусмотрели централизованное управление серверным оборудованием и рабочими местами.
Вообще говоря, мы перешли к I-системе.
В таких системах проще решается и вопрос информационной безопасности. Проблема
безопасности сложна в первую очередь не тем, что сложны сами по себе задача и каждая
отдельная подзадача обеспечения информационной безопасности, а тем, что задач много и они
исключительно разнообразны. В D-системах очень сложно обеспечить комплексное решение с
одинаковым уровнем надежности, перекрывающее все прикладные системы. Все дело в том, что
имеются разнообразные компоненты, разнородные задачи, различные уровни - от системно-
технического до прикладного.
Когда мы переходим к технологии Интранет, мы качественно упрощаем себе задачу.
Во-первых, гораздо большая часть ресурсов централизована. Централизованными ресурсами не
только легче управлять, но их и легче защищать.
Во-вторых, внешние интерфейсы оказываются унифицированными, стандартными. Способов
взаимодействия удаленного рабочего места с центральным сервером оказывается очень немного.
Не нужно более заботиться о десятках или даже сотнях приложений на компьютерах-клиентах и
для каждого из них решать задачу защиты взаимодействия клиента с сервером. Достаточно
обеспечить стандартное решение для одного рабочего места, которое и будет стандартным для
всех. Вопросы информационной безопасности в Интранет детально рассматриваются в статье
После того, как вы централизовали данные, у вас появилась возможность тиражировать их в
разные точки организации для того, чтобы решать дополнительные задачи, которые возникают
в большой информационной системе с целью повышения производительности и надежности, в
первую очередь. Технология тиражирования информации позволяет кардинально решить
вопрос о надежности информационной системы за счет дублирования и раздельного хранения
важной информации.
