Системы контроля исполнения и управления документооборотом

В. Климов, АО Весть
Единственным термином, который сейчас применяется для обозначения такого класса систем -
это документооборот. В дальнейшем мне не хотелось бы применять этот устоявшийся термин, так
он реально не отражает проблему со всех сторон, так как является только составной частью
класса систем автоматизации деловых процессов (в дальнейшем, АДП-системы). Для того, чтобы
правильно сейчас и в последующем обсуждении понимать то о чем будет говорится, необходимо
сначала дать определение терминам.
Над ниже приведенными определениям работала коалиция из 30-ти производителей подобных
систем.
Задачи (tasks) - это собрание неких действий направленных на достижение
некой деловой цели (конкретного сотрудника, отдела, предприятия в целом)
Сотрудники (people) - Эти задачи выполняются в определенном порядке
определенными людьми или некоторые выполняют роль людей на основании
заранее определенных деловых условий или правил.
Инструменты (tools) - В реальной жизни, информации связанная с каждой
отдельно взятой задачей обрабатывается не АДП-приложением, а
специализированной информационной системой

. Приложения, которые

обрабатывают информацию, связанную с задачей или задачами называются
инструментами.
Процесс (process) - Собрание скоординированных последовательных и/или
параллельных действий.
Деловой процесс (Business Process) - Собрание скоординированных
последовательных и/или параллельных действий в контексте структуры
организации и политики фирмы для достижения каких-либо деловых целей.
Описание процесса (Process definition) - Формализованное описание
процесса. Описание процесса состоит из описание действий и их взаимосвязей и
критериев которые определят начало и окончание процесса.
Действие (Activity) - Выделенный, логический шаг внутри делового процесса,
который вносит вклад в достижение деловой цели. Это мельчайший (самый
маленький, который мы способны выделить) элемент из делового процесса в
целом, который мы способны описать с помощью модели, которая помогает нам
формализовать деловые процессы.
Данные (Data) - Информация, которая необходима для осуществления
действия. Выделяют два типа данных: данные процесса и внешние данные.
Пример данных процесса: срока, даты. Примеры внешних данных: документ в
самых разнообразных форматах (текстового процессора, электронной таблицы,
изображение, голос, видео и т.п.)
Кроме того системы можно подразделить по типу движения задач:

Системы пейджинговой связи:

COPRIS & M предлагает систему компьютерной телефонии для автоматизации работы операторов
пейджинговой связи.
Как показывает опыт, большинство сообщений поступающих на пейджер клиента являются
типовыми. Например: просьба позвонить по определенному номеру телефона, назначение времени
встречи и т.д.
Поэтому абоненту, передающему сообщение на пейджер, предлагается выбор типовых сообщений.
Он вводит с клавиатуры телефона номер пейджера, номер типового сообщения, номер телефона
или другую числовую информацию. Речевой сервер полностью контролирует диалог, что
исключает ошибки набора, и при необходимости может соединить абонента с оператором.
Применение такой системы, по предварительным подсчетам, снимет 95% нагрузки операторов и
существенно увеличит пропускную способность службы.

Системы, поставляющие данные

Традиционные системы "клиент-сервер" - это системы, поставляющие данные, или, для
краткости, D-системы (рис.3).

работают разнородные приложения, что существенно усложняет обслуживание. Практика
показывает, что сопровождение ПК оказывается очень дорогостоящей операцией. Средняя
стоимость обслуживания одного персонального компьютера составляет от 3 до 7 тыс. долларов в
год. Здесь учитываются затраты на приобретение новых версий программных продуктов,
стоимость рабочего времени на обслуживание, дополнительные средства для
администрирования. Цифра в несколько тысяч долларов считается очень хорошей. Компания
должна содержать значительный штат специалистов, обслуживающих персональные
компьютеры. Цифра 2 - 3 тыс. в год на обслуживание одного ПК достигается далеко не на тех
конфигурациях, к которым мы все привыкли, когда данные расположены на локальных дисках.
Она достигается применением всех возможных мер, включая расположение данных на сетевых
дисках, унификацию программных и аппаратных средств, разнообразные специальные средства
управления, средства динамической конфигурации и т.д. И тем не менее стоимость обслуживания
оказывается очень высокой.
D-система - это часто система легко уязвимая и плохо администрируемая. Парадоксально, но
такая система теряет и в открытости - ведь для того, чтобы подключиться к информационной
системе, необходимо иметь компьютер со специальными характеристиками и предустановленной
программой, составляющей фрагмент информационной системы. Значит, в случае его поломки
мы не сможем попросту заменить или отремонтировать его как устройство доступа - мы должны
выполнить сложные процедуры связывания и согласования данного фрагмента
информационной системы с основной ее частью, функционирующей на сервере. И, в любом
случае, общение клиента и сервера будет происходить по закрытому протоколу, специфичному
для данной информационной системы.

Системы, поставляющие информацию

Вовсе не так устроена жизнь в традиционных системах "клиент-сервер". В любой модели, в
любом варианте ее исполнения, тот или иной элемент информационной системы присутствует на
компьютере-клиенте. Рассмотрим эту проблему более подробно, виду ее важности для
последующего изложения.

Системы сбора статистической информации:

COPRIS & M устанавливает системы автоматического сбора статистической информации,
которые позволяют крупным организациям производить учет и контроль деятельности своих
удаленных подразделений на всей территории России. Преимущества такой системы очевидны,
подразделениям нет необходимости пользоваться телетайпом, почтой или иметь у себя компьютер
с модемом, достаточно позвонить в центральный офис по телефону и передать числовые данные.
Речевой сервер работает круглосуточно, отвечает на звонки, идентифицирует корреспондента, на
лету, проверяет вводимые данные (при необходимости, голосом, корректирует человека),
производит предварительную обработку принятой информации и сохраняет ее на сервере базы
данных.

Сопровождение контрактов с помощью

Д. Васильев, А. Цветков,
Консалтинг ПРИМ - Primavera Systems, Inc.
Одной их основных проблем, возникающих у корпорации в процессе реализации ее проектов -
ведение контрактов по проектам. Эту проблему должна решать соответствующая система
управления документооборотом. Система приживается, если она решает вопросы организации и
учета документов, принимая на себя большую часть рутинной работы по отслеживанию
прохождения документов, по учету изменений по объемам, срокам и стоимости выполнения работ,
обеспечивая при этом комфорт пользователю, не мешая естественному процессу
функционирования организации.
Сохраняя индивидуальную целостность каждого проекта, система должна иметь возможность
укрупнять информацию по всем проектам, одновременно реализуемым корпорацией. Она должна
быть отлажена с самого начала работ по проектам, так как в процессе их реализации с большой
вероятностью могут возникать отклонения. Пренебрежение к работе с документами,
несвоевременное выполнение обязательств и изменений может обернуться тяжелыми
последствиями для участников проекта. Ее составной частью, поэтому, должна быть подсистема
управления изменениями, вносимыми в проекты по ходу их выполнения.
Подобная система может быть создана на основе пакета Expedition американской компании
Primavera Systems, Inc.
Expedition это многопользовательская многопроектная база данных, построенная по принципу
Клиент/Сервер, которая позволяет Вам отслеживать контракты, изменения, а также все что требует
рассмотрения и утверждения. Система предоставляет централизованный путь для хранения,
организации и отслеживания проектной информации.


Ключевые позиции в сопровождении контрактов это Изменения и документы требующие
рассмотрения. Все остальные модули в Expedition направлены на поддержку этих ключевых
позиций.
В систему заносится информация о Контрактах и Ордерах на закупку. При отслеживании
стоимости проекта значения стоимостей заносятся в Таблицу стоимостей в соответствии с Кодом

структуры цены.
Инвойсы и запросы используются для отслеживания фактической стоимости.
В раздел Доставка материалов заносится дата и количество полученного материала и заметки для
каждого ордера на закупку.
Вся информация о почтовых адресах участников проекта содержится в разделе Контакты и
электронная почта. Expedition использует эту информацию при отправке документов участникам
проекта.
В Тенденциях менеджер проекта отмечает предполагаемые цены. Это можно использовать для
оценки возможного увеличения стоимости проекта.
После подтверждения участником контракта или ордера на закупку и началом работ все
изменения спецификаций и условий влияют на исходный контракт.
Раздел Ежедневные отчеты дает возможность записывать ежедневные работы, события и условия,
которые могут повлечь за собой изменения контракта. Такими событиями могут например стать
обнаружение большого камня в грунте при проведении земляных работ.
В раздел Телефонные переговоры, Встречи, Корреспонденция, Заметки записывается информация,
которая может повлиять на процесс рассмотрения документа и вызвать Изменения.
Раздел На Рассмотрение включает в себя чертежи, образцы материалов и любые разрешения
связанные с контрактом. Этот раздело помогает менеджеру отследить кто, когда и что получил.
Документы сопровождаются временными данными о статусе документов и предметов, и об
ответственности за них участников проекта.
Уведомления могут создаваться как в ручную, так и автоматически для сопровождения
документов, уже отставших от графика.
Отчеты предоставляют точную информацию о документах в различных форматах. Expedition
имеет гибкую систему создания отчетов, которая позволяет быстро получать информацию о том
кто, когда, какой документ получил, кто отвечает за следующий этап прохождения документа.
Какой срок прошел с момента начала рассмотрения документа и к какому сроку документ должен
быть рассмотрен.
Expedition позволяет связывать любые файлы и объекты к любой своей записью, с возможностью
быстрого вызова документа в дальнейшем.
Модуль Входящие содержит всю информацию переданную Вам другими участниками
проекта.

[]
[]
[]

Специфические цели и крайние сроки

Какую роль должны принять на себя Учреждения? Учреждения могут стать электронным
издателем с помощью, в основном, добровольных усилий и внутреннего развития. Другая (не
исключающая) возможность --- это сформировать партнерство с издательством, преданным идее
электронных публикаций.
Отказ от теперешних изданий на бумаге. Это требует внимательного планирования и ясного
представления о том, что ждет нас впереди. Переход от бумажных публикаций к полностью
электронному формату, вероятно, потребует последовательных приближений, которые начнутся
с наложения дополнительных расходов. Фаза отказа от бумажных документов может занять
несколько лет, в зависимости от инерции общества и поддержки новых носителей.
Издательская политика сосредоточена вокруг хранилища документов. Конкретные документы
будут индексированы в одной электронной библиотеке. Имеющиеся в настоящее время различия
основаны скорее на требованиях упаковки, чем на содержании документов.

Список литературы

[Davenport93] Davenport T.H., "Process Innovation: Re-engineering Work through Information
Technology". Harvard Business School Press, Boston, 1993.
[Hammer90] Hammer M. "Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate". Harvard Business Review,
July - August 1990.
[Hammer,Champy93] Hammer M., Champy J. Reengineering the Corporation. A Manifesto for Business
Revolutions. HarperBusiness, 1993.
[Porter84] Porter M., "Competitive Advantage". Free Press, 1984.
[Swenson,Irwin95] K. Swenson, K. Irwin, "Workflow Technology: Tradeoffs for Business Process Re-
engineering", Proc. of the Conf. on Organizational Computing Systems. Milpitas, CA, USA, 1995.
[Зиндер96-1] Зиндер Е.З. Новое Системное Проектирование: информационные технологии и
бизнес-реинжиниринг (часть 2 - бизнес-реинжиниринг). СУБД, N1, 1996.
[Зиндер96-2] Зиндер Е.З. Новое Системное Проектирование: информационные технологии и
бизнес-реинжиниринг (часть 3 - методы Нового Системного Проектирования). СУБД, N2,
1996.

[]
[]
[]

SQLBase Server

- новая версия сервера реляционных баз
данных, включающая средства репликации данных;
семейство

Средства автоматизации документооборота

В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные
системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем
можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему
контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу
workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что
невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а
сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.
Пакет управления документооборотом Action Workflow
Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в организации
определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроля исполнительской
дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов обработки информации и желательно
осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в ваше
распоряжение предоставляется "свободный маршрутизатор", созданный и интегрированный в
систему DOCS Open, посредством которого можно из списка пользователей системы или групп
пользователей выбрать адресатов корреспондентов, назначить времена работы, просмотреть
статус работ (получена/прочитана/выпол-нена и т.д.), проследить историю работы над той или
иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные маршруты хождения
документов, предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании
Action Technologies.
Самое сложное и ответственное в данном направлении - это выбор инструментария, который
позволит перенести существующие в организации процессы на язык, понятный машинам, удобно и
просто будет описать с помощью терминов системы существующие взаимодействия сотрудников
организации. Все это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий
системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология

определяет скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта,
дает возможность создавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками, образцы
систем. Ее отсутствие или использование ошибочной методологии часто приводит к плохим
результатам. Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на скорость
проектирования системы, но и на конечный результат. В отличие от "графовых систем", где
каждый "шаг " представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом,
или просто документа от одного субъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность
функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций , в том числе и
так называемых "непредвиденных" (или отказных), которые по ходу дела могут возникнуть на
пути продвижения документа, методология Action Workflow в элементарном звене включает все
многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым
привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по
нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.
Основные особенности Action Workflow:
методология учитывает "человеческий фактор";
в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их
должности (роли), что является серьезным подспорьем в организации
производства;
созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость:
документ не может быть отправлен в "никуда" или остановиться непонятно
почему. Лицо, сделавшее запрос, должно узнать о результате;
четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной
операции отводится определенное количество времени, и система сама по
вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и
реакцию системы на подобное нарушение;
на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для
своей отрасли производства терминами - в процессе создания карты вы сами


определяете "сленг", на котором будут общаться сотрудники вашего
предприятия;
доступ к информации в данный момент имеют только лица, которые
должны с ней работать, кому это разрешили. Администратор же системы видит
только состояние процесса ("запущен", "ожидает активации", "завершен");
поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого-нибудь
отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых
сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы,
которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь
запускаемые процессы пойдут по новой карте);
система имеет открытый интерфейс и может быть интегрирована в
существующие приложения.
Система состоит из трех частей, каждая из которых направлена на решение определенного круга
задач. В совокупности они призваны обеспечить быстрый и простой путь к созданию карты
взаимодействия между сотрудниками в организации. Ядром системы является AWS Manager -
модуль, непосредственно отвечающий за выполнение работ согласно данным из карт, а также за
контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками
временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к AWS Manager
поставляется открытый API, посредством которого можно получить всю необходимую
информацию об интересующих процессах: кто в данный момент работает над проблемой,
посмотреть историю, просмотреть и при необходимости назначить временные интервалы
выполнения различных стадий работ, а также сотрудников, выполняющих определенные роли, или
же получить список документов, которые отправили на обработку.
Продукт AWS Builder - средство, с помощью которого представляется возможность строить карты
процессов и выполнять их реинжиниринг, вводить новых сотрудников и роли, проводить
назначения последних, определять временные интервалы выполнения различных этапов работы,
штрафные санкции, которые будут применяться в случае нарушения оных.


Последняя и наиболее
ценная черта данного компонента - это статическая проверка карты процесса на замкнутость при
генерации процесса, что не позволит бизнес-процессу "уйти в никуда".
Продукт AWS Analist - средство, предназначенное для моделирования деловых процессов,
существующих на предприятии. С помощью него можно оптимизировать бизнес-процесс либо по
времени, либо по затратам.
Следует отметить модульность предлагаемого решения, т.е. в зависимости от потребностей можно
сначала организовать у себя электронный архив, а затем систему контроля исполнения или
наоборот. При этом оба компонента легко интегрируются как друг в друга, так и в уже
действующие приложения.
Пакет электронного документооборота Staffware
Интересными представляются технологии организации электронного документооборота и
автоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по
технологии "клиент-сервер".
Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:
поддержка коллективной работы с множеством заданий большого
числа исполнителей;
динамическое управление и контроль исполнения работ;
интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;
использование различных платформ.
StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать
исполнение документов по времени и дате исполнения. Будучи открытой системой, StaffWare
способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод
входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и
проч. Связь с внешними процедурами может осуществляться средствами DDE и
OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и
StaffWare on Infirmix.
Используя строгий алгоритм прохождения документов по рабочим местам, система электронного
документооборота может быть быстро адаптирована к измененной структуре организации при
помощи разделения работ по группам и ролевым отношениям.



Наращиваемость системы электронного документооборота осуществляется путем разработки
новых процедур.

Структура программирования процедур в StaffWare чрезвычайно проста:
процедура::= {шаг-1,...,шаг-i,...,шаг-k}
шаг::=адресат+форма+действие
адресат - пользователь (группа)/роль/переменная
форма - совокупность полей для заполнения + сопроводительный текст +
помощь + выполнение внешних процедур
действие - направление по маршруту + проверка условий (время, событии,
сценарии) + выполнение внешних процедур
В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий
маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.
Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare
представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и пополняться.
Каждая процедура связывает совокупность документов, из которых одни являются родителями,
другие - потомками.
Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения
между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого
документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем потоке документов. Этот
идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого
поиска.
Документы-потомки порождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступных
приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, процессоры
мультимедиа и т.п.
Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных,
удовлетворяющая следующим требованиям:
поддержка иерархического построения, включая распределение на
различных серверах с ограничением прав доступа;
классификация документов по их типам (входящие, исходящие,
внутренние);
ведение истории жизни документа в регистрационном журнале по всем
реквизитам видов работ (кто, когда и что делал с данным документом);
возможность получения информации о других документах, связанных с


конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках),
санкционирование получения доступа к этим документам;
объединение документов во временные иерархические группы с
различным уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения
физического размещения документа в архиве.
Наряду с информационным моделированием должно проводиться и функциональное
моделирование для каждой процедуры документооборота.
В заключении можно сказать, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем
управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем
workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за
своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод,
хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов,
реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой
деятельности.

[]
[]

Средства офисной автоматизации и коллективной работы в сети

Пакет Microsoft Office for Windows 95
Microsoft Office for Windows 95 представляет собой набор прикладных программ для
автоматизации работы современного офиса, которые объединены в один пакет и работают как
единое целое.
Microsoft Office for Windows 95 поставляется в двух различных вариантах, что позволяет
удовлетворить потребности всех пользователей. Microsoft Office Standard имеет в своем составе
электронную таблицу Microsoft Excel, текстовый процессор Microsoft Word, систему подготовки
презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. Microsoft Office
Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД Microsoft
Access.
Microsoft Office for Windows 95 использует все преимущества Windows 95: поддерживаются
длинные имена файлов, "горячие клавиши" и многозадачность. Пользователь получает доступ к
почтовой станции Microsoft Exchange для обмена факсами и электронными письмами.
Microsoft Office for Windows 95 - это не только набор приложений, но и платформа для разработки.
Разработчики могут использовать Microsoft Office в качестве основы для создания собственных
приложений, предназначенных для удовлетворения конкретных нужд заказчика.
Microsoft Office for Windows 95 содержит мощные инструментальные средства для
разработки:
Система Lotus Notes
Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки
и размещения прикладных программ группового обеспечения.
Благодаря тому, что система Lotus Notes объединяет важные технологии, необходимые для
подготовки этих приложений, она предлагает разработчикам наиболее производительную
платформу, ориентированную на совместное использование информации.
Система Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и
создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в
различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников,

таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий
(Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes
обеспечивает доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский
интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).
Основными системы Lotus Notes являются:

Единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем
другим пользователям, сетевым ресурсам и информации.
Гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные различного
рода от таких источников, как компьютерные приложения, новостные каналы
(newsfeeds), сканированные изображения и структурированные реляционные
системы.
Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп.
Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до
уровня отдельного документа.
Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к
свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в
его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков.
Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных
операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных,
систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API.
Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера,
от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками
тысяч пользователей.
Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных
программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка
документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для
создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве платформ.
Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes представляет собой
графический пользовательский интерфейс, который знаком для пользователей систем Windows,
Mac System7, OS/2 или Unix.
Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в
которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes
.
Пользователь может располагать окна на экране по своему усмотрению.
База документов Notes представляет собой средство хранения объектов, при помощи
которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию в
своей сети. База документов может совместно эксплуатироваться пользователями,
присоединенными к одной и той же сети.
Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при
помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет
пользователю вводить и редактировать текст или применять неделимые объекты
системы Notes.
Система Lotus Notes использует средства OLE и другие программные мосты для
интеграции с различными прикладными программами.

Средства управления электронными документами

В любом учреждении рано или поздно становится актуальным вопрос наведения порядка в
информационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое для поиска
необходимого документа или для подборки материалов.
Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы
находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них
информация представляет интерес.
Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и
технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из
систем управления электронными документами. Электронные документы - это все документы,
созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.
Система управления документами DOCS OPEN
Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать
электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки
информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной
природы.
Система построена по современной архитектуре "клиент-сервер". DOCS Open имеет
минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер
документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной
машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса. В качестве сервера
библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами
данных должна отвечать двум требованиям: уметь работать с ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер.

Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной системы. Основное
внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT.
Хранение документов можно оценивать по следующим критериям:
Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и
иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые
размещаются на файловом сервере..
Предусмотрена возможность полуавтоматического удаления
редко используемых документов. Документы редактируются непосредственно по месту
хранения.
Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и
полнотекстовых индексах документов. Каждый документ в системе DOCS Open снабжается
учетной карточкой.
DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить
документы по содержанию документа.
Поисковые возможности DOCS Open основаны на интерфейсе запроса по образцу QBE
(Query By Example). Для того, чтобы найти документ, необходимо заполнить предполагаемую
карточку документа. В ответ система выдает список документов, соответствующих введенным
данным. Пользователи имеют возможность объединять документы в папки.
DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов. Поэтому документы всегда
лежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. Документ передается
пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для обработки.
При редактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCS Open
позволяет редактировать с временным копированием документов на локальный диск.
Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных и
удаленных архивов информации.
DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может
определять права доступа к карточке документа и к самому телу документа.
Для интеграции с приложениями в состав DOCS Open входит модуль обмена информацией
с Lotus Notes, а именно: Interchange for Lotus Notes.
Система DOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления документооборотом
Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.
Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при
вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.
Система управления документами Excalibur EFS
Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur


EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение данной системы
функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать
под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться
СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных
сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному
содержанию документа и "компактный" способ индексирования (30% исходного текста против 70-
100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок
распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок
правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного
распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта
технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает
необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого
слова в документе.
Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации:
нечеткий поиск по названиям документов;
ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами;
прямой доступ к файлам по пиктограммам;
запросы в стиле обычной базы данных;
поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях;
логический поиск по всему тексту.
Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом.
Данный продукт хорошо интегрируется с системой документооборота Staffware.
К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив
работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X-
терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения
файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на
одного пользователя.

Структура программного продукта ИС ПРОМИС

ПРО/МИС - это Интегрированная Система Автоматизации Учета и Управления Финансами,
целью которой является повышение эффективности труда при решении задач, возникающих при
управлении предприятием/предприятиями.
ПРО/МИС состоит из следующих модулей:
Администрация системы
Бухгалтерия и Финансы
Основные средства и Нематериальные активы
Малоценные и Быстроизнашивающиеся предметы
Складское хозяйство
Снабжение и Продажи
Заработная плата
Кадровый учет
Касса и Банк
Транспорт
Финансовый анализ
Экспорт в другие системы
Система ПРО/МИС была разработана с использованием современных инструментальных
средств, какими являются система управления реляционной базой данных PROGRESS и язык 4
поколения PROGRESS. Способ действия и функциональные характеристики системы ПРО/МИС
базируются на характеристиках PROGRESS, равно как и на собственных характеристиках
системы ПРО/МИС.
Если Вы заинтересовались кратким описанием системы ПРОМИС, ее функциональных
возможностей и хотите повысить эффективность, производительность и конкурентоспособность
Вашей фирмы в рамках комплексных решений системной интеграции обращайтесь по
следующим телефонам:
Computer Systems for Busness International Eastern Europe (CSBI EE)
т.(812) 293-0521, 293-2762, 291-8462, факс 293-3513
E-mail :

[]
[]
[]

Структурная схема DOCS Open

Документы редактируются непосредственно по месту хранения (т.е. прямо на серверах
документов). Впрочем, если доступ к документам медленный, то есть возможность
предварительного создания локальной копии документа (причем это происходит
автоматически).
Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой, содержащей атрибуты
документов. При этом какая экранная форма будет использоваться определяется для какой
программы обработки и для какого пользователя ведется поиск (или регистрация)
документов.
Эта система позволяет находить документы не по учетной информации, а по содержанию
документа. Эта возможность просто необходима при аналитической работе с документами.
DOCS Open строит поиск на основе интерфейса QBE (Query By Example), т.е. для того чтобы
найти документ, Вы должны заполнить предполагаемую карточку документа (возможно не
полностью). В ответ на это деяние система выдает вам список документов соответствующих
веденным данным. Полученный результат поиска можно или расширить, или, наоборот,
уточнить. Полнотекстовой поиск осуществляется для пользователя прозрачным (т.е. незаметным)
образом. Просто в запросной форме добавляется еще одно поле - содержание документа. DOCS
Open автоматически транслирует запрос, определяет наиболее оптимальные пути выполнения
запроса и обеспечивает объединение полученных результатов. Для того чтобы не вводить
наиболее часто используемые запросы, DOCS Open позволяет сохранить типовые поисковые
запросы. При этом такие запросы определяют только критерии поиска документов, а
отображение определяется экранной формой результатов запроса (которых к стати говоря в
системе может быть несколько). Пользователи имеют возможность объединять документы в
папки. В папки документы объединяются произвольно (в том смысле, что перенос документа в
папку осуществляется чисто руками, без всякой связи с критериями отбора документа). Папки
могут быть связаны между собой произвольным образом (а не только иерархически, как в

системах электронной почты).
При распределенном поиске информации DOCS Open автоматически транслирует запрос,
определяет наиболее оптимальные пути выполнения запроса и обеспечивает объединение
полученных результатов. Для того чтобы не вводить наиболее часто используемые запросы,
DOCS Open позволяет сохранить типовые поисковые запросы. При этом такие запросы
определяют только критерии поиска документов, а отображение определяется экранной формой
результатов запроса (которых к стати говоря в системе может быть несколько). Пользователи
имеют возможность объединять документы в папки. Папки могут быть связаны между собой
произвольным образом (а не только иерархически, как в системах электронной почты).
DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов. При этом документы всегда
лежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. В случае запроса на поиск
документа DOCS Open распределяет поисковый запрос по всем необходимым серверам
библиотек. Они производят поиск документа у себя и возвращают списки найденных
документов. DOCS Open объединяет эти списки и выдает окончательный результат поиска
пользователю. Документ передается пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для
обработки.
DOCS Open, в соответствии со своим названием, является открытой системой, причем открытой
полностью. И если первая особенность характерна для многих систем управления документов, то
вторая возможность является отличительным свойством именно DOCS Open.
Гибкость и компактность программного интерфейса, открытость внутренних структур данных
делает DOCS Open безусловным лидером среди систем управления документами по возможности
интеграции с другими приложениями.
DOCS Open 3.0 поддерживает полный спектр баз данных, сетей, операционных систем и
аппаратных платформ, позволяя без проблем интегрировать продукт практически в любую
компьютерную инфраструктуру предприятия. Многоуровневая архитектура пакета
обеспечивает:
Управление документами на предприятии



Масштабируемый и гибкий DOCS Open 3. 0 предлагает поддержку гетерогенных сетевых сред, в
состав которых включены Windows NT, NOVELL, Banyan, DEC, UNIX и т.д. , настраиваемую
систему защиты документов и усовершенствованные возможности поиска и выборки
документов.
Расширение границ системы управления документами за пределы предприятия
Конкурентные продукты не предоставляют реализованные в новой версии DOCS Open
функциональные возможности, расширяющие системы управления документами за пределами
предприятий - средства для групп мобильных пользователей; клиентов и бизнес-партнеров,
взаимодействующих по сети с помощью приложений коллективной работы (включая Microsoft
Exchange и Lotus Notes), и средства безопасного управления документами в рамках Internet.
Дополнительно пакет поддерживает интеграцию различных продуктов работы с изображениями
документов и электронного документооборота; является ODMA-совместимым, поэтому способен
интегрироваться с другими системами управления документами.
Усовершенствованный поиск и выборка
DOCS Open 3.0 имеет усовершенствованный интерфейс поиска и более мощный механизм
полнотекстового поиска, основанный на технологии Verity. Возможности включают оценку
соответствия запроса, поиск по близости, фразе, "звучит как" и нечеткую логику. Версия 3.0
позволяет иметь в системе несколько индексных серверов на одну библиотеку. Verity на
сегодняшний день обладает самым широкими возможностями индексации и поиска документов,
в том числе, развитым языком запросов с возможностями поиска с использованием логических и
множества контекстных операторов связки слов и основ слов. Развивая стратегию PC DOCS по
поддержке открытых систем, новый продукт реализует несколько механизмов полнотекстовой
выборки.
Управление предприятием
В организациях с гетерогенными сетевыми средами DOCS Open 3.0 упрощает поддержку
идентификаторов пользователей различных сетей благодаря единой службе каталогов
предприятия, исключающей необходимость нескольких загрузок в систему, типичную для других


СУД.
Настраиваемые системы защиты
Только DOCS Open 3. 0 предлагает различные методы защиты документов. Новый специальный
агент Document Sentre Agent (DSA), дополнительный 32-разрядный серверный модуль
разработан для сред, в которых предъявляются серьезные требования к защите информации,
например, в наукоемких областях промышленности. DSA создает брандмауэр между
пользователями и документами. Он помещается на сервере документов и дает пользователям на
время сеанс доступа к документам. В ходе сеанса все действия, производимые над документами,
записываются в контрольный журнал DSA. Журнал располагается за пределами брандмауэра,
поэтому к нему нельзя получить доступ и изменить. DSA обеспечивает наивысшую степень
защиты документов. Кроме того, в DOCS Open 3.0 есть служба Hierarchical Directory Service,
обеспечивающая систему защиты, полностью интегрированную с сетевой операционной
системой, и позволяющую защищать документы пользователям, группам и организационным
структурам.
Мобильное рабочее место пользователя - DOCS Unplugged
DOCS Unplugged (раннее назывался DOCS Mobile) совершенствует поддержку мобильных
пользователей (за которую PC DOCS уже получал награды), обеспечивая пользователей,
подсоединяющимся к системе по телефонным линиям лучшими средствами доступа.
Пользователям, работающим в локальной сети, DOCS Unplugged предлагает все
функциональные возможности СУД в случае, если корпоративная сеть стала недоступной или в
ней произошел сбой , что обеспечивает повышение отказоустойчивости всей системы работы с
документами. Все документы и информация из карточек документов автоматически сохраняется
или отображается как "теневая" на настольном компьютере пользователя, гарантируя
автоматическую синхронизацию и непрерывный доступ к документам DOCS Open.
Группы мобильных пользователей
В распоряжение удаленных рабочих групп, которым необходим доступ к библиотекам
документов предприятия во время работы вне офиса, находятся все функциональные


возможности управления документами. Один пользователь или рабочая группа peer-to-peer
выступает в качестве клиент/сервера группы, а все остальные пользователи - в качестве
клиентов. Сервер обеспечивает библиотечный доступ к библиотекам предприятия, позволяя по
мере необходимости получать доступ к документам и синхронизировать их.
DOCS Interchange
PC DOCS расширил семейство продуктов DOCS Interchange, предложив DOCS Interchange for
Microsoft Exchange. Цель - упростить электронную публикацию документов, необходимую как
сотрудникам предприятия, так и клиентам и деловым партнерам. Теперь документы DOCS Open
и метаданные карточек документов могут помещаться в папки Microsoft Exchange.
Продукты семейства Interchange позволяют в электронном виде публиковать информацию из
документов, используя программы для коллективной работы и общие сети, в тоже время
контролируя и управляя жизненным циклом документа посредством DOCS Open. Данные модули
позволяют выполнять как простые передачи данных из продукта в продукт, причем в
автоматическом режиме, так и организовывать сложный распределенный доступ до документов
архивов DOCS Open. При этом администратор архивной системы может организовать подписку
на документы, хранимые в DOCS Open. Interchange будет рассылать группам пользователей
Lotus Notes или в общие папки Microsoft Exchange списки всех новых поступлений по заданной
тематике. Тематика задается сохраненным запросом на поиск информации в DOCS Open,
который может включать в себя ссылки на атрибуты документа и содержание документа.
Администратор архива может определить состав информации: задать атрибуты, которые будут
рассылаться пользователям, документы (или ссылки на них) и т.д.. Конкретный пользователь
почтовой системы, просмотрев списки поступлений может заказать себе отдельные (или все)
статьи, послав ответ к Interchange. В ответ он получит все заказанные статьи. Семейство
Interchange включает Interchange for Microsoft Exchange и Interchange for Lotus Notes.



Если учесть то, что DOCS Open содержит в себе средства вычисления стоимости хранения
документов и стоимости работы пользователя, то можно с уверенностью сказать, что совместное
использование DOCS Open и Lotus Notes позволяет построить распределенный архив
информации (вплоть до платных библиотек электронных документов).
PC DOCS разработал технологию управления документами в Internet, совместимую с WEB
технологией. С ее помощью обеспечивается доступ к DOCS-хранилищу из любого web-броузера,
публикация документов на web-сервере и шифрование информации. Реализация этих функций
PC DOCS Inc. ведет в три этапа. Из них первый воплощен в готовом продукте - работа DOCS
Open через Web сервера. В рамках этого проекта должен быть создан мост из WEB сервера к
серверу DOCS Open. Для пользователя сильно облегчается поиск информации в больших
архивах. Для него будет достаточно задать критерии отбора информации, указывая при этом
атрибуты документа и/или контекстные запросы к содержанию документов. В ответ система
вернет список документов, удовлетворяющих заданным критериям. После этого пользователь
может отобрать необходимую информацию и получить у себя на рабочем месте. При этом у
пользователя используется только стандартные продукты, такие, как WEB-броузеров, например,
Microsoft Internet Explorer или Netscape Navigator. Срок реализации этого этапа - июль 1996
года.
Компания Весть выпустила целый ряд продуктов, расширяющих возможности DOCS Open и
улучшающие его интерфейс. Это следующие продукты:
DOCS Links. Это средство построение сложных связей между документами. Эта компонента
позволяет строить связи между документами не помещая их в папки. При этом поддерживаются
два типа связей: направленные вертикальные связи (типа "главный-подчиненный") и
ненаправленные горизонтальные связи (типа "родственные документы"). Данная система
позволяет построить сложный лес документов, типичный для таких сфер применения архивных
систем, как архивы нормативно-справочных документов или архив юридических
документов.
DOCS Browser. Этот компонент позволяет отобразить содержание архива в структурном виде (в
формате Explorer от Windows'95). Причем пользователь может выбрать формат представления
информации, критерии сортировки и группировки документов. Данная компонента упрощает
доступ к документам неподготовленных пользователей архивной системы, объединяет в себе
различные разрозненные компоненты в одном диалоге (типа документов, хранимых запросов и
папок документов).

[]
[]
[]

Структурный анализ и реорганизация деятельности предприятия

М.Каменнова, МетаТехнология
Основным направлением работы фирмы МетаТехнология является реорганизация деятельности
предприятий на основе анализа и моделирования бизнес-процессов. При этом предприятие
рассматривается как сложная бизнес-система, имеющая направления деятельности, иерархию
целей, организационную структуру, текущее состояние и функционирующая на основе
определенного множества бизнес-процессов.
Задачей реорганизации является перевод предприятия в некоторое целевое состояние,
характеризующееся, как правило, качественно более высоким уровнем организации работы за
счет:
повышения эффективности бизнес-процессов, приведение их в
соответствие с иерархией целей;
создания организационной структуры, направленной на поддержку
выполнения бизнес-процессов;
создания информационной системы поддержки выполнения бизнес-
процессов.
Способом решения поставленной задачи является детальное описание, всесторонний анализ,
моделирование бизнес-процессов, оценка их эффективности.
Рассматриваются следующие классы моделей:
функциональные модели, позволяющие описать бизнес-процесс в виде
иерархии функций, связанных между собой входящими/исходящими потоками
(материальными, финансовыми, информационными), управляющими
воздействиями, исполнителями;
информационные модели, позволяющие описать информационное
пространство выполнения бизнес-процессов в виде согласованной системы,
содержащей информационные объекты (сущности), их свойства (атрибуты),
отношения с другими объектами (связи);
ABC-модели, описывающие механизм формирования стоимости и других
характеристик изделий и услуг на основе стоимости функций и ресурсов,
задействованных в бизнес-процессах;
динамические модели бизнес-процессов, описывающие зависящие от
времени характеристики выполнения процесса и распределение ресурсов, для
входящих потоков различной структуры при различных значениях управляющих
параметров.
Модели каждого типа строятся с помощью соответствующих методологий (IDEF0, IDEF1X, DFD,

STD, ABC, ABB, CPN и др.), которые многократно апробированы в разнообразных проектах по
всему миру, утверждены в виде национальных стандартов ряда стран, реализованы в различных
программных продуктах (Design/IDEF, EasyABC, ServiceModel и др.).
Использование этих методологий и программных продуктов позволяет разработать всесторонне
проработанные проекты реорганизации предприятия на основе количественных показателей,
сформированных в результате анализа всех наиболее важных аспектов функционирования
предприятия.
Основные работы, проводимые в рамках разработки проекта реорганизации, представлены на рис.
1 (первая цифра номера работы соответствует этапу разработки).
Выделены следующие этапы:
Функциональное и информационное обследование предприятия. Цель этого этапа состоит
в сборе подробной информации о направлениях работы, решаемых задачах, приоритетах,
показателях развития, показателях эффективности, организационной структуре, выполняемых
функциях, сопутствующих им материальных, финансовых и информационных потоках,
взаимодействии с внешними абонентами, используемых средствах автоматизации и др.
Определение миссии предприятия, иерархии целей, разработка функциональных моделей
существующей ("как есть") организации бизнес-процессов. Цель этого этапа состоит в
формальном представлении собранной информации в соответствии с согласованной целью
проекта.
Анализ организации бизнеса. Оценка эффективности существующей организации бизнес-
процессов. На этом этапе выделяются показатели эффективности выполнения бизнес-процессов,
выполняется анализ существующего уровня и методов их информационной поддержки,
функционально-стоимостной анализ, выделение центров затрат, динамический анализ загрузки и
распределения ресурсов и др.
Разработка функциональных и информационных моделей рациональной ("как должно быть")
организации бизнес-процессов, в соответствии с установленной иерархией целей предприятия, на
основе согласованных принципов и возможностей информационных технологий.


На этом этапе
проводится также формирование предложений по совершенствованию системы управления
предприятия и системы информационной поддержки бизнес-процессов.
Оценка эффективности предлагаемых решений. На этом этапе проводится расчет значений,
выделенных ранее показателей эффективности бизнес-процессов, соответствующих моделям "как
должно быть", их сопоставление с значениями, полученными для моделей "как есть", анализ
различий.
Разработка поэтапного плана реорганизации и проекта корпоративной информационной
системы. На этом выполняется также анализ окупаемости инвестиций.
Более детальное содержание и трудоемкость выполнения каждого из этапов определяется
особенностями конкретного проекта и конкретного предприятия.
Наибольшее значение имеют следующие факторы:
выбор приоритетного направления исследований: управление
предприятием, финансами, материальными потоками, информацией,
документами, обеспечение конкурентноспособности, снижение издержек и др.;
существующее количество уровней управления, структурных
подразделений, отделений, филиалов;
уровень типизации, т.е. возможность использования типовых решений в
различных автономно работающих подразделениях;
степень детализации проработки проекта: уровень управления
предприятием, основными и/или вспомогательными подразделениями,
спецификация типовых рабочих мест, уровень конкретного документа и др.;
уровень развития информационной системы предприятия.

[]
[]
[]

Связь анализа стоимостных цепей с BPR офиса

И анализ стоимостных цепей, и BPR ставят во главу угла ориентацию на требования потребителей.
Более того, BPR Хаммера/Чампи прокламирует: управление не очень важно, т.к. оно не создает
потребительной стоимости (см. следующий раздел). Одна из целей - резко сократить число
документов и число информационных единиц в них. В этой связи полезно указать, что полная
потребительная стоимость продукта или услуги складывается из двух составляющих: прямой и
дополнительной. Прямая определяется стоимостью продукта или услуги как таковых.
Дополнительная привносится такими факторами, как сервис высшего качества, быстрая доставка
и т.п.
Существенно, что системный анализ целесообразности инвестиций в те вторичные ВД, которые
состоят из рутинных операций с документами, полезно основывать на критериях, связанных с
определением как прямых, так и дополнительных составляющих суммарной потребительной
стоимости конечного продукта/услуги предприятия. Другими словами, если инвестиции в
электронный архив или средства workflow позволят увеличить не обязательно прямую, но хотя бы
дополнительную стоимость конечного продукта так, что инвестиции окупятся за разумный
период, то такие средства автоматизации офиса могут рассматриваться как кандидаты на
получение инвестиций из ограниченного объема инвестиционных фондов предприятия. При этом
должно учитываться, что:
вложения в совершенствование другого ВД могут быть более
выгодными или неизбежными,
должны рассматриваться разные варианты получения нужного эффекта от
рутинной офисной деятельности, например, за счет лучших условий труда или
кадрового обеспечения.
Так, в условиях конкретного предприятия сокращение затрат на поиск документов и снижение их
утерь может быть экономически оправданным достичь за счет найма дополнительных архивных
работников, а не покупки и эксплуатации системы электронного архива.

Свободная.

Сотрудник в каждый момент времени может определить новый
деловой процесс (в частном случае маршрут движения документа), тут же задать
его параметры и запустить его на выполнение. Под параметрами процесса
понимается список сотрудников, участвующих в нем, последовательность
прохождения задания по сотрудникам, права каждого сотрудника по операциям с
конкретным заданием.

Свободная маршрутизация

- Вы создаете "костяк" маршрута, а
детали отдаете на откуп инициативным Исполнителям, которые могут
использовать предоставленную "свободу поведения" по своему усмотрению для
более качественного выполнения порученного задания (они могут запустить
сохраненный или же составить новый маршрут на базе данного Вами
задания).
Что же понимается под термином "адресат" (или "Исполнитель") в нашей системе?
В зависимости от конкретного задания вы можете пользоваться понятием "Пользователь системы
DOCS OPEN" и "Группа Пользователей системы DOCS OPEN"
При этом, если Вы решили использовать в качестве адресата группу пользователей, у Вас
появляется возможность назначить дополнительную опцию для рассылки :
послать всем членам группы (скорее всего для режима ознакомления)
послать менеджеру группы (аналог начальника отдела)
послать первому вошедшему из группы
Эта же панель появляется в случае переназначения Исполнителя на этап.
Типы информации. В процессе выполнения работы Исполнителям может потребоваться (по
мнению Инициатора) справочная информация, которая позволит им более успешно выполнить
поставленную задачу (в этом случае он имеет возможность определить на стадии формирования
новой работы или в процессе редактирования уже запущенной работы список необходимой
информации для ознакомления лицам, указанным в списке участников процесса).
Другой вариант, когда Инициатор дает задание Исполнителям подготовить для него подборку
необходимых материалов или же разработать новые документы (здесь Инициатор может
поместить в список рассылаемой информации указатель на пустую папку (это для больших
эстетов), в которую участники процесса по мере выполнения работы будут добавлять
информацию - при этом Инициатор может указать кто из Исполнителей имеет право добавить
документы к работе).
К заданию может быть привязан:
отдельный документы
папки) документов
сохраненный запрос, который позволит участнику получить
соответствующую выборку документов

В заключении следует отметить, что Исполнители могут удалять из списка информации только
то, что добавили они, а Инициатор - все документы по своему усмотрению.

Мониторинг выполняемых работ
Итак, Вы определили объем работ, необходимых Исполнителей, возможно, информацию и
запустили задание. Теперь Вы имеете возможность производить мониторинг выполняемых работ
- у кого, в каком состоянии и как долго еще будет находится задание.
При этом Вам предоставляется возможность изменить характеристики для текущего или более
позднего этапа:
заменить Исполнителя для этапа
изменить Исполнителю режимы работы
изменить Исполнителю Временные интервалы
изменить содержание информации для рассылки
Вы также можете изменить состояние работы :
отложить (работа попадает в список "Отложенные задания")
прервать (работа попадает в список "Архив")

Определение режима работы для Исполнителя. В зависимости от того какого рода задания Вы
решили поручить Исполнителям, возможны различные режимы работы последних.
Для более гибкого управления работой Исполнителей при определении задания или его
редактировании можно задать:
Исполнителя - лицо, ответственное за выполнение данного этапа работ,
Контрольное время - момент времени, после которого система начинает
напоминать Исполнителю о том, что ему необходимо выполнить работу (посылка
почтовых сообщений),
Предельное время - момент времени, после которого задание считается
просроченным (дальнейшее поведение системы можно определить,
манипулируя опциями "Действия при нарушении отпущенного времени" см.ниже),
дать возможность Исполнителю передавать задание другим подчиненным (в
этом случае Исполнитель может ознакомить с пришедшей информацией, если
таковая имеется, всех тех сотрудников, кого сочтет необходимым, с
установленными правами доступа к информации не большими, чем у него
самого, при этом Инициатор может видеть состояние работ на всех этапах
выполнения),

дать возможность Исполнителю добавлять информацию к работе (эта


потребность возникает при необходимости работы над документом(ми) или же
сборе различного рода информации, естественно, что Исполнитель может
удалить только то, что добавил он сам, а Инициатор процесса - все),
действия при завершении Исполнителем порученного задания (когда
Исполнитель нажимает кнопку "Выполнено"),
Информация о задании переходит следующему Исполнителю(по умолчанию)
Нотификация о выполнении (при выполнении задания во входной очереди
Инициатора появляется сообщение о том, что определенный этап выполнения работ
завершен)
Контроль исполнения (после завершения этапа работы задание отображается во
входных заданиях Инициатора и получает статус "Контроль исполнения", при этом
Инициатор может либо принять задание, после чего оно перейдет следующему
Исполнителю, либо вернуть его на доработку - в этом случае задание получает статус
"Возвращено на доработку")
действия при нарушении отпущенного времени (когда текущее время
превысило Предельное время),
ожидать завершения работы - работа получает статус "Просрочена" и
остается у данного Исполнителя - потребность в данном режиме возникает в том
случае, если от результата работы данного Исполнителя зависит успех
остальных этапов, другими словами передавать дальше работу нет смысла, т.к.
остальные будут строить свою работу по итогам данного этапа (Инициатор может
снять конфликт с помощью следующих действий : изменить временной
интервал, отпущенный на выполнение данного задания, заменить Исполнителя
и изменить временной интервал, убрать флаг ожидания работы - в этом случае
работа перейдет следующему Исполнителю, а у провинившегося останется
нотификация о том, что он должен выполнить),
передать работу следующему сотруднику - информация о работе переходит
следующему Исполнителю, а у текущего остается нотификация о просроченной
работе.
Сохранение карт маршрутов. При желании Вы имеете возможность сохранить созданную карту
маршрута, которая может содержать следующую информацию о процессе:


имя маршрута ( обязательный параметр, по нему Вы сможете затем
воспроизвести и, при необходимости, изменить сохраненный ранее маршрут),
временные интервалы выполнения различных этапов работы (при
этом будут сохранены только относительные эквиваленты времен),
режимы выполнения заданий (при установлении этого флага будет
сохранена следующая информация, относящаяся к выполнению задания
конкретным Исполнителем),
доступность данного маршрута другим Пользователям системы (по
умолчанию предполагается, что каждый Пользователь системы может
манипулировать только теми маршрутами, которые составил он сам, но в каждой
организации существуют процедуры, однотипно протекающие для любого
сотрудника - например, "Оформление командировочного удостоверения",
"Оформление отпуска за свой счет").

[]
[]
[]

Sybase SQL Server

- семейство серверов,
ориентированных на задачи, связанные с быстрой обработкой транзакций в
реальном масштабе времени, с системами принятия решений, обслуживанием
большого числа пользователей и т.д.;

Технические предложения на разрабатываемый проект содержат:

моделирование бизнес-процессов, включающее описание организационной
структуры предприятий, их технологических процессов и систем
документооборота, а также связей с внешними организациями;
разработка планов реинжиниринга предприятий;
определение Автоматизированных Рабочих Мест (

Технологии Workflow с точки зрения BPR

Эти технологии всегда связывались с автоматизацией офисов. Именно поэтому полезно обратить
внимание на то, как их рассматривают в аспекте применения BPR. Ниже использованы материалы
анализа К. Свенсона и К. Ирвина . Интересный сам по себе,
этот анализ важен и тем, что учитывает позицию Коалиции WfMC - Workflow Management
Coalition.

Технология работы систем EDMS первого поколения

Суть индексирования по ключевым словам (или атрибутного индексирования) заключается в
том, что для каждого вводимого или сохраняемого документа заполняются соответствующие
поля в индексном файле. Заполнение осуществляется как вручную, так и с помощью программы,
которая по какому-либо признаку выделяет в документе значения ключей/атрибутов.
Серьезные ограничения при использовании этих систем связаны со следующими
обстоятельствами:
Определение ключевых слов - достаточно субъективный процесс; даже при
участии самого независимого эксперта трудно избежать одностороннего влияния
и субъективности при выборе ключевых слов.
Определение ключевых слов - достаточно дорогостоящая процедура (по
оценкам AIIM** составляет от $5 до $20 на документ) из-за невозможности
автоматической индексации и низкой производительности при определении
ключевых слов вручную.
Предполагается, что пользователи будут осуществлять поиск информации
предсказуемым способом, т.е. по тем ключевым словам, которые были
заложены.
Поиск по ключевым словам - это четкий поиск, т.е. пользователь должен
знать в точности то, что он ищет. Если сделана ошибка при написании ключевого
слова в запросе для поиска, система никогда не найдет нужную информацию.
Ключевые слова могут меняться со временем, т.е. понятия, которые были
"ключевыми" вчера, вовсе не необязательно будут столь же важны через
год.
Технология работы с системами EDMS второго поколения представлена на рис. 2. Если
документ вводится в систему с помощью сканера, его графический образ преобразуется в
текстовый файл с помощью средств распознавания символов.

Технология работы систем EDMS второго поколения

Поиск информации в таких системах происходит с помощью механизмов полнотекстового
поиска (Full Text Retrieval). Принципиальным технологическим новшеством в системах EDMS
второго поколения явилось использование оптического распознавания символов (Optical
Character Recognition - OCR).
Оптическое распознавание символов - одна из основных компонент для большинства
современных систем управления документами, особенно тех из них, в которых большую роль
играет ввод текстов в систему. Хотя современные технологии OCR позволяют достаточно
надежно распознавать высококачественные бумажные документы, они не могут гарантировать
абсолютной надежности во всех случаях. Поэтому в процесс распознавания текста, как мы
видим из рис. 2, включен процесс ручной правки, в ходе которого исходный текст сверяется с
полученным ASCII-файлом. Вокруг проблемы доводки, исправления и повторного ввода текстов,
прошедших распознавание, выросла целая индустрия.
Несомненно, этот очень медленный и дорогостоящий процесс исправления текста является
серьезным "узким местом" в автоматизации управления электронными документами и приводит
к значительным скрытым расходам при использовании систем с четким поиском, особенно если
вы вводите старые, не слишком хорошего качества документы.
Среди других "узких мест" рассматриваемых систем EDMS можно назвать:
Механизм четкого поиска не позволит вам найти информацию, если были
допущены ошибки при распознавании текста или при написании запроса.
Из-за необходимости "очистки" текста стоимость обработки документов
достаточно велика - от $2 до $10 на страницу.
Индекс, создаваемый такими системами, обычно составляет от 100 до 400%
от объема исходного текста, что означает увеличение времени поиска и ресурсов
компьютера.
В начале 90-х годов появились технологические разработки, связанные с индексацией и поиском
документов и использующие результаты, полученные в области нейронных сетей и
искусственного интеллекта. Они позволили сформулировать принципиально новые концепции

построения систем управления неструктурированной информацией в электронном виде.
Компания Excalibur Technologies разработала и представила на рынке технологию адаптивного
распознавания образов APRP(Adaptive Pattern Recognition Processing), которая была положена в
основу программного продукта - систему управления документами Excalibur EFS. Технология
APRP основана на нейронных сетях. Она позволяет не только обойти проблемы ошибок
распознавания текстов, но и предоставляет возможности автоматического индексирования и
поиска различных типов неструктурированной информации в электронной форме.
Компания Excalibur Technologies разработала библиотеки, реализующие нечеткий поиск
информации различной природы:
Библиотека TRS - Text Recognition Software - предназначена для индексации
и нечеткого поиска текстовой информации
Библиотека SRC - Signal/Sound Recognition Software - предназначена для
распознавания (индексации и нечеткого поиска) голосовой, звуковой и
сигнальной информации
Библиотека VRS - Visual Recognition Software - предназначена для
индексации и нечеткого поиска изображений (например, поиск по фотографиям,
отпечаткам пальцев и т.д.)
Технология адаптивного распознавания образов легла в основу коммерческого программного
продукта Excalibur EFS - системы управления электронными документами третьего поколения.
Технология работы с системой Excalibur EFS включает те же этапы (рис. 3), что и работа с
системами EDMS второго поколения. Однако, отсутствует самый дорогостоящий и трудоемкий
этап - исправление ошибок в тексте документа после распознавания.

Технология работы системы EDMS третьего поколения Excalibur EFS

Отметим основные преимущества, которые дает Excalibur EFS для контекстного поиска
текста:

Технология разработки корпоративных систем с использованием современных инструментальных средств

Б.Вольфман, ЭЛКО Технологии

Основное направление деятельности "ЭЛКО
Технологии" - выполнение крупных проектов на базе современных информационных
технологий.

Технология создания и кастомизации офисных информационных систем

А. Закис, DataX/Florin
Офисные системы - одна из наиболее традиционных областей применения информационных
технологий во всем мире. Однако, современный момент в России накладывает свой весьма
характерный отпечаток и на эту вроде бы типовую отрасль информационных технологий.
Прежде всего это вызвано нашим весьма динамичным стилем жизни, когда завтра все
оказывается совсем не так, как было вчера. Причем меняются не только направление и масштаб
деятельности фирмы, но и все и всяческие правила игры, будь то правила ведения бухгалтерской
документации, банковские атрибуты или налоговое законодательство. В таких условиях заказ
системы "под ключ" или закупка готовой системы редко позволяет руководству фирмы
чувствовать себя достаточно уверенно. С другой стороны, содержание большой группы
программистов, которая бы могла за требуемое время (практически это значит "вчера") обновить
программное обеспечение и приспособить его к новым "правилам игры", а также обучить
непосредственных пользователей работе с ним весьма накладно даже для многих весьма
преуспевающих фирм.
Среди возможных направлений "борьбы" со сложившейся ситуацией можно отметить желание
многих разработчиков сделать свои системы гибкими и настраиваемыми в очень широких
границах. Тут и "настройка на любое налоговое законодательство", и "поддержка
произвольного числа валют", и различные средства генерации отчетов, и многое другое.
Однако, оборотная сторона такого подхода ясна - громоздкая программа, которую весьма
трудно протестировать во всем многообразии возможных режимов с одной стороны, и которую
очень трудно администрировать даже профессиональным программистам, не говоря уже о
непосредственных пользователях, поскольку правила настройки иной раз оказываются куда
сложнее, чем синтаксис современных языков программирования. Отнють не отрицая
необходимости написания гибких, настраиваемых программ мы не считаем такой подход
панацеей, способной разрешить весь комплекс реальных проблем.


На наш взгляд современный путь решения подобных проблем должен сочетать разработку
достаточно гибкого и универсального ядра проекта, определение необходимых индивидуальных
особенностей проекта и максимально автоматизированную генерацию кода, реализующего этот
проект. При этом необходимо обеспечить качественное документирование проекта, позволяющее
в любой момент вернуться к стадии уточнения индивидуальных особенностей проекта и быстро
пройти весь путь до генерации работоспособного приложения, по возможности без потери
прежних наработок.
Разумеется, такой подход требует достаточно развитого инструментария разработчика. Основу
его может составить мощный CASE, включающий в себя не только средства разработки
структуры базы данных, но и средства анализа и проектирования бизнеспроцессов,
проектирования интерфейсов, генератор SQL-кода и генератор кода приложения. Помимо
возможности быстрой разработки системы для конкретного заказчика такой подход позволяет: -
достаточно быстро модифицировать однажды разработанную систему; - сохранять при
модификации высокую степень преемственности интерфейса, обеспечиваю простое и быстрое
освоение пользователями новой версии системы.
CASE-средства с такими возможностями есть на российском рынке. На наш взгляд, это прежде
всего Vantage Team фирмы CAYENNE и, с некоторыми оговорками, Designor/2000 фирмы Oracle
и Silverrun фирмы Computer Systems Advisers, Inc. К сожалению, CASE-средства с такими
возможностями достаточно дороги. Их использование в рамках средних и меньше проектов не
всегда экономически оправдано. Другая проблема состоит в ограниченном наборе языков
программирования, для которых возможна автоматическая генерация.
Поэтому нами был разработан совместимый с Vantage Team автономный кодогенератор
Grindery Grabber. Этот кодогенератор позволяет прочитать структуру существующей базы
данных (в том числе, связи между таблицами), задать дополнительные атрибуты таблиц базы
данных и их колонок, используемые при кодогенерации, и сгенерить код на языках Informix-


4GL, NewEra и SuperNova. Кодогенератор поддерживает многопользовательский режим работы,
многоверсионность и выгрузку проектной информации в виде текстовых отчетов.
Разработанные библиотеки функций, классов и шаблонов кодогенерации позволяют создавать
приложения, использующие преимущества соответствующих средств разработки. Единство
используемых атрибутов позволяет вам, разработав проект, создать часть приложений на
Informix-4GL и использовать их на алфавитно-цифровых терминалах для массового вода
однотипной информации, а другую часть приложений создать под графический интерфейс на
языках NewEra или SuperNova. Такие приложения позволяют осуществлять сложный анализ
имеющейся информации и необходимы для информационного обеспечения руководства фирмы,
маркетинга и долгосрочного планирования.
С использованием CASE-средства Vantage Team и кодогенератора Grindery Grabber нами был
разработан в качестве базового проект офисной системы для нашей фирмы. Основными его
особенностями являются:
поддержка линейного документооборота (документ становится видимым
на следующем шаге после того, как он прошел предыдущий, выписанный счет
виден при регистрации поступивших платежей, товары из оплаченного счета
видны при формировании заказа фирме-поставщику, заказанные товары видны
при регистрации поступивших на склад и т.п,);
учет с точностью до единицы товара (под какой счет заказан, когда поступил,
кому выдан);
контроль актуального состояния ведущихся проектов от замысла до
регистрации статуса различных версий (от "разработка начата" до "версия
продается");
регистрация пользователей проданных программных продуктов, генерация
активизационных ключей, регистрация договоров на техническую поддержку и
соответствующих обращений пользователей;
полная авторизация всей внесенной в базу данных информации.
Разработанная информационная система может предлагаться как готовая система для оффиса
средней фирмы. Однако, как мы уже говорили, вряд ли такая возможность сегодня актуальна.


Более реальными на наш взгляд являются следующие варианты:
поставка готовой системы вместе с проектом, выполненным в CASE или
в Grindery Grabber, вместе с соответствующим средством разработки и
обучением программистов заказчика работе с этими средствами;
поставка проекта, выполненного в CASE или в Grindery Grabber, и прототипа
системы, то есть программы со всеми необходимыми функциональными
возможностями по доступу к таблицам базы данных (ввод, модификация и
удаление произвольных записей) без "наведения глянца" также с поставкой
соответствующего средства разработки и обучением программистов заказчика
работе с этими средствами;
поставка средств разработки, обучение программистов заказчика работе с
этими средствами и совместное выполнение проекта до произвольной
стадии.
Предлагаемая технология и инструментарий позволяют, на наш взгляд, достаточно быстро
разработать офисную информационную систему с учетом требований конкретного заказчика,
передать заказчику достаточно полно документированный проект и средства разработки,
которые позволят ему по мере необходимости достаточно быстро модифицировать полученную
систему в соответствии с новыми требованиями.

[]
[]
[]

Тезисы доклада

Чтобы пройти путь от новинки до предмета первой необходимости, телефону потребовались
десятилетия. Электронная почта совершила этот скачок неизмеримо быстрее. Сегодня она
представляет собой самое лучшее, простое и наиболее полезное средство взаимодействия с тех пор
как Александр Грэхам Белл придумал первую примитивную телефонную трубку. Между тем,
электронная почта (E-mail) реализует в настоящее время лишь малую часть своих
потенциальных возможностей.
GroupWise 5 расширяет средства электронной почты, предлагая полную коммуникационную
среду. Это ПО интегрировано с технологиями интрасетей/Internet. Кроме того, данный продукт
позволяет без излишних сложностей добавлять к нему средства и функции для поддержки
коллективной работы и автоматизации документооборота. GroupWise 5 дает возможность
каждому пользователю в организации применять речевую почту, обмениваться с другими
людьми записками, информацией о назначении встреч, документами, факсами и электронной
почтой столь же легко, как если бы они работали с обычной системой электронной почты.
Система GroupWise 5 обладает обратной совместимостью с GroupWise 4.1, функционирует в
NetWare 4.1 и во многих других популярных сетевых средах, защищая тем самым ваши
инвестиции в существующие системы. Кроме того, это программное обеспечение спроектировано
с учетом потребностей администраторов сети и мобильных пользователей. GroupWise 5
представляет собой систему электронной почты нового уровня, и для работы с нею вам не нужно
быть экспертом.
Средний пользователь затрачивает немало усилий на поиск информации (например, исходящих
и входящих сообщений), которая может находиться в разных местах. Если сложить все то время,
которое уходит в компаниях на поиск сотрудниками всех рангов (от клерка в отделе
электронной почты до главного исполнительного директора) почтовых сообщений, информации
о назначенных встречах, списков текущих дел и т.д., то получится отрезок времени длиною в
жизнь. GroupWise 5 решает эту проблему и экономит ценное время, консолидируя всю

информацию в едином хранилище - универсальном почтовом ящике (Universal Mail Box).
Благодаря этому доступ ко всем документам и сообщениям не требует дополнительного обучения.
Чтобы воспользоваться всеми преимуществами расширенных средств GroupWise 5, достаточно
простых операций с помощью мыши (point-and-click).
Кроме обычных сообщений GroupWise 5 позволяет пользователям посылать и сохранять ссылки
URL, открывая которые пользователь получает доступ прямо к соответствующей базовой
странице Internet.
GroupWise 5 предоставляет наиболее простой и быстрый способ получить полное решение для
интрасетей и Internet. Благодаря продукту GroupWise WebAccess частные интрасети или Internet
становятся расширениями вашей системы обмена сообщениями. WebAccess позволяет
обращаться к функциям GroupWise через броузер Netscape Navigator или любую другую
стандартную систему просмотра World Wide Web. Таким образом, если вы предпочитаете
рабочую среду интрасети, то можете в реальном времени получать доступ к своим сообщениям,
календарю и другой информации. Кроме того, для переключения между GroupWise WebAccess и
другими базовыми страницами потребуется всего несколько щелчков мышью.
GroupWise позволяет вам взаимодействовать с другими пользователями и работать вместе с ними
через Internet или интрасети. Благодаря GroupWise WebAccess, находясь в дороге или дома,
пользователи не теряют связи с корпоративной интрасетью. Поскольку система GroupWise 5
широко открыта для разработчиков, для специализации данного продукта они могут
обращаться через Internet к необходимым инструментальным средствам.
Бизнес-процессы часто требуют коллективных действий. При этом одни сотрудники ставят на
документ свою подпись, а другие вводят данные в различные формы. Подобный процесс может
оказаться медленным и болезненным, а некоторые сотрудники создают в нем ?узкие места?.
Между тем, система GroupWise 5 способна упростить и автоматизировать подобные
процедуры.
Интегрируя информацию из нескольких приложений и помогая людям совместно выполнять


гораздо больший объем работы, GroupWise WorkFlow позволяет активно управлять любыми
бизнес-процессами. С помощью подсистемы управления документооборотом и автоматизации
деловых процедур GroupWise WorkFlow вы даже можете включить в этот процесс удаленных
пользователей, в том числе своих заказчиков и поставщиков. Более того, все эти операции будут
не сложнее обычного обмена электронной почтой.
GroupWise 5 позволит не только быстро найти нужный документ, но и подобрать другую
относящуюся к нему информацию, такую как электронная почта, примечания и факсы. Это все
равно, что иметь под рукой толкового личного секретаря. Подсистема управления документами
GroupWise 5 Document Management обеспечивает также совместную работу нескольких человек
над одним документом. Она отслеживает его различные версии и реализует защиту -
контролирует изъятие документа с блокировкой оригинала (check out) и возврат его
исправленной версии с отменой блокировки (check in). Членам рабочих групп можно
присваивать полномочия на модификацию или удаление документов. Для выполнения
подобных функций специальной подготовки также практически не требуется.
При работе с GroupWise в среде NetWare 4.1 вы получаете не только невероятную
производительность, но и такое прекрасное средство как служба каталога NDS (Novell Directory
Services), которая реализует глобальный сетевой каталог и обеспечивает централизованное
администрирование GroupWise и NetWare. Таким образом, вам не нужно будет дважды
выполнять работу при изменении адреса пользователя, изменении его полномочий или
выполнении любых других задач, с которыми ежедневно приходится сталкиваться
администраторам. GroupWise 5 использует те же утилиты администрирования и управления, что
и NetWare. Кроме того, Novell и NDS позволяют вам постоянно поддерживать связь со своей
сетью, где бы вы ни находились. Находясь за много километров от своего офиса, администратор
сети сможет управлять GroupWise со своего портативного ПК.
Кроме того, GroupWise 5 снижает стоимость эксплуатации системы, давая возможность


использовать один и тот же сервер в качестве платформы сети, Web-сервера и основы для
функционирования системы коммуникаций/обмена сообщениями. Благодаря интеграции в
одной пользовательской среде всех своих инструментальных средств - электронной почты,
ведения календаря, планирования, управления документами и автоматизации деловых
процедур - вам потребуется изучить только один простой интерфейс. Поскольку работать с
электронной почтой умеет практически каждый, то 9/10 операций будут вам уже знакомы.
В своем недавнем исследовании (?Максимальная окупаемость инвестиций в сетевые
вычисления?; компания IDC, 1996 г.) независимые аналитики пришли к выводу, что типичный
коэффициент окупаемости капиталовложений (ROI) в расчете на пользователя GroupWise
составляет 334%.
Где бы вы ни оказались, GroupWise повсюду сопровождает вас. Перед тем как отправиться в
путь, подключитесь к сети и загрузите свои сообщения в портативный ПК. После этого, несмотря
на задержку с вылетом самолета или пробки на дорогах, вы сможете читать свою электронную
почту, отвечать на сообщения, назначать встречи и даже отдавать поручения. Когда появится
возможность получить доступ к телефонной линии, вы просто установите соединение с системой
GroupWise 5 и синхронизируете свою информацию. Можно также воспользоваться броузером
World Wide Web и связаться с главным офисом компании через GroupWise WebAccess. В любом
случае продукт позволит вам принимать и передавать сообщения, как если бы вы никогда не
покидали офиса.
GroupWise 5 может даже предоставить доступ к универсальному почтовому ящику (Universal
Mailbox) с использованием технологии цифрового преобразования текста в речь. Вы звоните
GroupWise по телефону, и подсистема GroupWise PhoneAccess читает пришедшие на ваш адрес
сообщения электронной почты, информацию о назначенных встречах из календаря, сведения о
заданиях и полученные записки. Фактически, с помощью GroupWise PhoneAccess вы можете даже
делегировать задания или отправлять копии своих сообщений, информацию календаря и


документы по факсу.
GroupWise 5 имеет также шлюз Pager Gateway для пейджинговой связи, который будет работать
согласно заданным вами правилам. Таким образом, находясь в дороге, вы сможете получать все
важные сообщения. Например, если начальник направил в ваш почтовый ящик сообщение, оно
переадресуется прямо на пейджер. Система позволяет также задать правило для немедленной
передачи ответа по электронной почте. С помощью аналогичного правила GroupWise 5 наберет
номер вашего сотового телефона и зачитает сообщение начальника. Вы всегда будете ?на
связи?!
Пока производители не пришли к единому стандарту - общей настольной и серверной платформе
(а этого, вероятно, никогда не случится) - GroupWise будет поддерживать множество платформ,
включая Windows 95, Windows 3.1, Windows NT, Macintosh и несколько вариантов UNIX.
GroupWise 5 позволяет вам также поддерживать популярные броузеры Internet и клиентов
электронной почты, совместимых с POP и MAPI. Что касается шлюзов, GroupWise 5 устраняет
несовместимость между разнородными почтовыми системами: большинство программ
электронной почты могут взаимодействовать с GroupWise 5, обеспечивая пользователей и
администраторов простой связью между системами.

[]
[]
[]

Типовые процессы канцелярии

В данном разделе переходим от великой статики к динамике документов, т.е. вместе с
рассмотрением самих документов приступаем к рассмотрению процессов обработки документов.
Основным процессом канцелярии является прохождение по предприятию входных документов.
Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов, точнее выполняет фискальные
функции: кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных
маршрута прохождения документа:
Непосредственно исполнителю.
На принятие решения в центральный аппарат.
Причем второй маршрут означает то, что почти наверняка этот документ будет поставлен на
контроль. В то же время не следует путать со вторым маршрутом документы, которые поступают
на исполнение в центральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме
стоит "Директорам предприятий..."). Такие документы (поступающие на исполнение в
центральный аппарат) характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является
один из директоров предприятия (или их замов). Для документов, проходящих по второму
маршруту, ответственным исполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а
директорат осуществляет контроль за результатами работы (а то и этого не делает).
По существующей практике работы канцелярий крупных организаций на контроль ставятся
только дела проходящие по второй схеме. Причем, как известно из жалоб работников
канцелярий, дела проходящие по первой схеме часто "провисают", т.е. теряются в ходе
обработки. Если в дальнейшем кому то из директоров придет в голову получить информацию о
таком деле, то в канцелярии возникают достаточно большие проблемы.

Типы документов, классификация и их взаимосвязи

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их
характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много
(на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения
канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на
всего 3 вида:

Требование изменений

Электронные документы до сих пор подвергаются сомнению в качестве основного инструмента
для распространения информации между профессионалами. Подробно обсуждаются недостатки
теперешнего процесса в работах . Мы приводим здесь
некоторые наиболее относящиеся к делу выводы:
Экспоненциально увеличивающееся количество электронных документов
напрягает современную систему. В среднем за последние 120 лет вся
техническая продукция удваивается каждые двадцать лет. После Второй
мировой войны этот ритм усилился до удваивания за каждые 10 лет href="#lit">[Odlyzko].
Увеличивающаяся специализация затрудняет деловым и финансовым
журналам обслуживание своих подписчиков. Журнальные статьи публикуются
одними экспертами для чтения другими экспертами. Но эксперты составляют
менее 20% читателей . Это может привести к увеличению
числа специализированных журналов, которые никто не читает (журналы
"только для написания''). Эта увеличивающаяся специализация и более узкая
область электронных документов приводит к ограниченному обращению и
высокой стоимости распространения таких документов.
Увеличивающиеся задержки в традиционном цикле распространения
документов общего пользования через деловые и финансовые журналы и книги
"написание-рецензия-исправление-распространение'' неприемлема ни для
авторов, ни для читателей. Задержки на 6--18 месяцев являются
общепринятыми для процесса реферирования и весь процесс до реального
распространения может занять от 12 до 18 месяцев .
Обычные бумажные документы уже служат не как средство для сообщения
результатов, а единственно для архивных целей (снова документы "только для
написания'').
Конференции и презентации стали альтернативным средством передачи и
распространения новых документов. Они имеют низкое время оборота от
представления документов до их публикации (около 6 месяцев), в то же время
сохраняя процесс экспертной оценки, который придает документам
достоверность. Более того, конференции сосредотачивают свое внимание на
специализированных областях, позволяя служащим обмениваться самыми
свежими документами.
Препринтные версии документов доступны через FTP, WWW и электронную
почту. Эти методы распространения намного дешевле традиционных способов.
Некоторые авторы утверждают, что такая практика способствует улучшению
качества представленных документов, которые подвергаются более широкой
проверке, чем документы на бумажных носителях, рецензируемые только
несколькими экспертами. Однако, этот механизм обычно заслуживает меньшего
доверия, чем установленный процесс рецензирования, поскольку нет явных
гарантий, что каждый конкретный документ, доступный on-line, будет
откорректирован автором в ответ на замечания читателей.

Убираются внутрифирменные барьеры

Думаем, многие руководители сейчас озабочены информационной разобщенностью своих
специалистов. Корпоративные системы сыграют немаловажную роль в том, чтобы коллектив
начал работать как единая команда, ориентированная на выполнение общей цели (увеличение
прибыли предприятия).


Для обеспечения согласованной работы произвольного числа пользователей в единой
компьютерной сети наиболее подходящей является технология клиент/сервер, в которой один или
несколько самых мощных компьютеров, называемых серверами, используются не для работы, а
выделяются для хранения данных со всех участков и, главное, для обеспечения правильного
взаимодействия между рабочими местами. Все остальные компьютеры в сети являются клиентами.
Раньше в компьютерных сетях применялась технология файл-сервер, которая практически не
обеспечивала защиты данных от сбоев и ошибок специалистов и создавала поэтому множество
аварийных ситуаций. Клиент/серверная технология гораздо надежнее и "умнее": она позволяет
избегать потерь данных (например, когда несколько людей пытаются одновременно вносить
изменения в одни и те же данные), гораздо лучше обеспечивает сохранность информации и от
случайностей, и от злого умысла, и, наконец, она дает возможность работать в сети гораздо
большему числу людей одновременно.

Удобство и простота работы

Понятие "интуитивно понятный интерфейс" означает, что уже после 1-2 часов экспресс-обучения
человек свободно может общаться с программой. Такие системы учитывают психологию людей,
они дружелюбны и понятны, широко используют изображения и звук вместо текста. Работать с
такой системой может даже непрофессионал, и ему не требуется изучать тома документации.
Человек видит на экране просто свой рабочий стол со стопками чистых бланков, папками с
подшивками документов, журналами и ведомостями.
Кроме того, существует ряд современных технологий, облегчающих общение человека и
компьютера. Эти технологии особенно оценят те специалисты, которым приходилось работать с
неудобными системами, где простейшая операция требует многократных нажатий кнопок
клавиатуры и сложных переходов по меню.

Управление документооборотом - БОСС-Референт

хранение информации о клиентах и партнерах
хранение образцов документов
планирование и контроль мероприятий и контактов
составление, учет и контроль договоров

Управление финансами - БОСС-Финансист

финансовое планирование
оперативное управление финансами
финансовый анализ

Управление очередью заданий

В процессе эксплуатации Staffware накапливает задания, ожидающие обработки, и формирует
очереди заданий различных типов как для каждого пользователя, так и для группы. Staffware
автоматически производит периодическое обновление очередей и уведомляет пользователя о
наличии в очереди новых (непросмотренных) заданий, а также заданий с установленным
предельным сроком выполнения.

Управление персоналом - БОСС-Кадровик

штатное расписание
учет кадров
табельный учет
учет труда и заработной платы

Управление производством - БОСС-Технолог

планирование производства
техническая подготовка производства
управление технологическим процессом
система контроля качества

Управление сбытом - БОСС-Продавец

маркетинг (анализ рынка потребителей)
расчеты с покупателями и заказчиками

Управление снабжением - БОСС- Снабженец

маркетинг (анализ рынка поставщиков)
расчеты с поставщиками и подрядчиками

Управление точностью поиска;

Excalibur EFS позволяет улучшить параметры процесса поиска данных, обеспечивая
возможность пользователю самому определять степень совпадения найденной
информации с запросом. Вы можете сформулировать эффективный запрос без
необходимости знать правильное написание слов или фраз. Получив запрос найти
какой-либо документ, система просматривает образы и составляет список "ближайших
приближений" к тому, что было описано в запросе. Затем система упорядочивает
содержимое этой области по степени вероятности того, что тот или иной найденный на
этом этапе документ является истинной целью поиска. Вы можете установить
"ближайшую десятку", "ближайшую сотню" и т.д. Это потенциально создает среду
поиска, в которой пользователь может проводить поиск в интерактивном режиме, чтобы
найти ответ, предварительно не определив точно, что же является ответом.

В заключение:

Мы готовы предоставить необходимое оборудование, дать Вам полную информацию о
Компьютерной Телефонии, соответствующую литературу. Наши специалисты обучат Вас работе с
системой и программированию. Мы можем создать для Вас готовые приложения.
Использование Автоматической офисной телефонной системы в вашей фирме - это не только
модно и престижно, но и поднимет качество обслуживания клиентов.

Если Вы представляете Банк, Вам просто необходима такая система. Позаботьтесь о своих клиентах! Избавьте своих сотрудников от рутинной клерковской работы. Вы еще не решились? Тогда не удивляйтесь, когда, позвонив своему конкуренту, услышите голос: - "Здравствуйте! Добро пожаловать в компьютерную информационно-справочную службу нашей Фирмы!..."

ВАРИАНТ - система обработки персональной информации

Система реализует нетрадиционный подход к обработке персональной информации, который
позволяет вести многоаспектный анализ, классификацию и поиск не только физических лиц, но
и таких взаимосвязанных с ними объектов анализа, как события, документы, организации и
т.п.
Объект любого типа может быть связан как с объектом того же типа (например, связь лицо-
лицо), так и с объектом любого другого типа (например, лицо-событие и т.п.). Для каждой связи
может быть определен тип связи, задаваемым пользователем, а также дополнительные
показатели, характеризующие связь. Количество и состав различных объектов системы может
быть произвольным.
Пользователь имеет возможность динамического создания любых объектов на основе
информации, содержащейся в показателях других объектов (например, создание объекта типа
"лицо" на основании его упоминания в тексте документа, или создание объекта типа
"организация" на основании занимаемой лицом должности и т.п.). Динамически может быть
определен также и тип связи.
Основным достоинством системы являются богатые возможности поиска информации. Поиск
может осуществляться по многим критериям одновременно (например, национальность и
возраст), а также по произвольно заданному пользователем тексту. Кроме того, возможен поиск
как по связям между объектами (например, выборка всех лиц, участвовавших в данном событии
и т.п.), так и по типу связи.
Часто используемые сложные запросы для поиска могут быть сохранены в системе, и в
дальнейшем такие выборки будут осуществляться автоматически. При необходимости ранее
сохраненный запрос может быть изменен или дополнен новыми критериями поиска.
Интерфейс работы пользователя построен в виде истории работы с объектами различных типов,
что позволяет вернуться в любую точку диалога как к связующей информации, так и к самим
объектам.
Кроме текстовой информации, в системе может храниться графическая информация, в т.ч.
фотоизображения лиц, событий и т.п.
ИПС "Вариант" реализована в современной технологии клиент/сервер, обеспечивающей
одновременную согласованную работу произвольного числа пользователей в единой
компьютерной сети.
Комплекс ориентирован на создание информационных систем служб безопасности финансовых
структур, правоохранительных органов и т.п.

Входящие

. Это документы, которые поступили на предприятие
от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать
соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки
устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное
время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения,
указанным непосредственно во входящем документе.

Входящие документы

имеют кроме базовых атрибутов еще:
Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или
непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из
типа входного документа, которая определяет сроки ответа на те или иные
входные документы (например, заявление граждан о предоставлении
гражданства СССР должны быть рассмотрены в течении 6 месяцев со дня
подачи заявления в консульский отдел).
Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц
предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и
ставить резолюцию "Об исполнении доложить" Данный атрибут
проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее
важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в
случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении
документа соответствующему субъекту.

Виток спирали

Архитектура систем Интранет стала естественным завершением очередного витка спирали
эволюции информационных систем - от систем с централизованной архитектурой через системы
"клиент-сервер" в традиционном понимании к Интранет (рис.1).

Виток спирали эволюции

Обратимся к мэйнфреймам, в которых в классическом виде была воплощена идея
централизации. Все вычислительные ресурсы были сконцентрированы в едином комплексе, там
же хранились и обрабатывались огромные массивы данных. Достоинства централизованной
архитектуры мэйнфреймов очевидны - это простота администрирования, защиты информации и
ряд других.
Среди множества характерных черт архитектуры мэйнфреймов особо отметим использование в
качестве основного средства доступа к информации алфавитно-цифровых терминалов. Решение
выглядело естественным, логичным и оправданным - если где-либо требовался доступ к
информационной системе, то к этому месту техническая служба подводила кабели и
устанавливала терминал, который тут же начинал работать и пользователь получал доступ к
мэйнфрейму. Если терминал ломался, техническая служба заменяла его, и пользователь
продолжал свою работу. Вообще говоря, терминал подобен бытовой технике - стиральной
машине, холодильнику или утюгу - простому устройству, которое все время функционирует, а в
случае поломки подвергается ремонту или замене.
Обратим внимание: поскольку терминал - устройство простое, не требовалось никаких
специальных действий по настройке и конфигурированию программного обеспечения в виду его
отсутствия. Терминалами управляли с мэйнфрейма, то есть централизованно. Пользователю не
надо было забивать голову данными об устройстве терминалов - достаточно было знать, как его
включить и на какие кнопки нажимать, чтобы запустить программу и работать с ней. Все
терминалы были однотипными - следовательно, гарантировалось, что программа, запущенная
на мэйнфрейме, будет работать (то есть отображать информацию и принимать ввод
пользователя) на них всех абсолютно одинаково. То есть, устройства на рабочих местах
пользователей вели себя предсказуемо и в любой момент могли бы быть заменены.
Все это было просто великолепно с точки зрения руководства компаний, где такая технология
использовалась. Затраты на обслуживание терминалов и линий связи, конечно, были, но это

были предсказуемые и прогнозируемые затраты на выполнение ограниченного набора чисто
технических действий со стопроцентным результатом.
Но вот произошла революция - появились персональные компьютеры. Стало возможным иметь
вычислительные и информационные ресурсы на собственном рабочем месте и управлять ими по
собственному разумению. Появился великолепный оконный графический интерфейс,
несопоставимый по своим возможностям с ограниченным репертуаром прежних алфавитно-
цифровых или даже графических терминалов. Появились новые средства ввода ("мышь" и
другие), интерфейс с пользователем усложнился, стал богатым и разнообразным, насыщенным
цветом, звуком и анимацией. Люди почувствовали вкус к работе с красивыми и изящными
средствами.
Но не это главное. Появились идея переноса части системы для выполнения на персональном
компьютере, непосредственно на рабочем месте - действительно, почему бы не поручить
персональному компьютеру выполнять ту часть программы, которая отвечает за интерфейс с
пользователем (а может быть, и ту часть программы, которая реализует прикладную логику), а
функции обработки данных оставить на центральном компьютере? Таким образом, система
стала распределенной - одна ее часть выполнялась на центральном компьютере, другая - на
персональном, который был объединен в сеть с центральным. Появилась исключительно удобная
и естественная парадигма "клиент-сервер" - модель взаимодействия компьютеров и программ в
сети. Высокими темпами стали развиваться средства разработки приложений в архитектуре
"клиент-сервер", которыми сейчас мы пользуемся для реализации информационных систем.
Начались дискуссии о том, какие функции выполнять на клиенте, какие на сервере, появилось
понятие "толстый" и "тонкий" клиент и так далее (все это хорошо известно по многочисленным
статьям и нет нужды пересказывать эту историю).
Однако архитектура "клиент-сервер" в том виде, в каком она описана выше, имеет два
существенных недостатка, видимых даже при поверхностном анализе. Сравним ее с
централизованной архитектурой мэйнфреймов. В последней абсолютно ВСЯ информационная
система находится на центральном компьютере. На рабочих местах стоят простейшие устройства
доступа, дающие возможность человеку управлять процессами в информационной системе. Ни
малейшего элемента информационной системы на рабочих местах нет - ни единой строки кода,
ни одного файла, ничего. Все процессы происходят на центральной машине, с которым
устройство доступа общается посредством максимально простого протокола (передаются экраны
и коды нажатых клавиш на пульте), аппаратно реализованного в устройстве доступа. Здесь мы
имеем выраженную в концентрированном виде идею "системы, поставляющей информацию"
(рис.2).

Визуальные средства поиска информации в документоориентированных базах данных

В. Плешко, Гарант-Парк
Постоянно растущий поток документов, проходящих через информационное пространство
предприятий, все чаще заставляет менеджеров информационных систем искать новые решения по
автоматизации документооборота. Основная проблема, которая встает перед пользователем,
имеющим дело с большими массивами документов - это быстрое получение необходимой
информации. Современные системы автоматизации документооборота предлагают в основном
следующие четыре вида поиска:
поиск по атрибутам,
гипертекстовые ссылки,
тематические рубрикаторы,
контекстный поиск.
Рассмотрим приведенные способы поиска с точки зрения возможности их автоматической
подготовки.
Редко случается, когда документы приходят в нескольких заранее установленных и неизменных
форматах, и появляется возможность создать средства поиска документов по атрибутам. В общем
случае автоматически удается отслеживать лишь минимальный набор атрибутов, как-то: время
поступления документа, источник.
Системы автоматизированной сортировки документов пока еще редко встречаются и довольно
дороги. Автору не известно ни одной такой системы, работающей с русским языком. Самый
простой выход из такой ситуации - это нанять экспертов по конкретной тематике для
сортировки документов по рубрикам. Однако, как показывает опыт, с ростом потока
документов, качество работы экспертов по заполнению рубрикатора снижается.
Расстановка гипертекстовых ссылок опять-таки лежит целиком на плечах экспертов. Этот
процесс поддается автоматизации только в простейших случаях, например, обнаружении в
тексте адресов Internet или терминов из толкового словаря.
Контекстный поиск - это единственный полностью автоматизируемый вид поиска. Он хорошо
работает в качестве дополнения к предыдущим средствам. Но на больших объемах информации,
когда нет возможности поддерживать рубрикатор или выделить атрибуты документов, и
контекстный поиск является единственным инструментом, получение пользователем нужной
информации сопряжено со значительными трудностями.
Тот, кто хотя бы раз пользовался
услугами поисковых серверов в Internet, например, , тот наверняка сталкивался с тем, что ответ на запрос может
состоять из нескольких тысяч документов.
Поэтому уже сейчас необходимы дополнительные средства, не требующие специальных форматов
представления документов, полностью автоматизированные и позволяющие сузить контекст
поиска.
Другая сторона разработки систем поиска информации - это улучшение пользовательского
интерфейса. В идеале интерфейс должен быть предельно простым, и пользователь должен иметь
возможность получать информацию посредством одного щелчка мыши.
Естественно, что любая новая технология, позволяющая хотя бы частично решить
вышеперечисленные проблемы, представляет большой интерес для любого, кому приходится
сталкиваться с большими объемами информации.
С начала своего существования фирма "Гарант-Парк" () активно занимается исследованиями по развитию методов поиска и
упорядочения информации для полнотекстовых баз данных. Эти исследования напрямую
связаны с деятельностью компании по разработке и поддержке WWW-версии СПС "Гарант",
которая хорошо известна широкому кругу пользователей, а также молодой, но быстро
развивающейся информационной системы "Парк", ориентированной на предоставление
информации экономического характера. Специалисты "Гарант-Парка" постоянно следят за
новинками в области новых информационных технологий и пополняют банк данных фирмы
информацией о перспективных направлениях. Так, в январе этого года из нескольких
кандидатов на внедрение была выбрана новая и перспективная технология, которая, по нашему
мнению, может претендовать на роль дополнительного средства поиска в
документоориентированных базах данных. Речь идет о методе WebSOM, предназначенном для
публикации документоориентированных баз данных в виде карты плотностей на
плоскости.
WebSOM является аббревиатурой слов Web Self-Organization Maps, что можно перевести, как
самоорганизующиеся карты (SOM) для Web.Данная технология была разработана группой
ученых, возглавляемой профессором Хельсинкского Технологического Университета Т.
Кохоненом. Первая публикация на эту тему в Internet была в январе 1996 года по адресу href="http://websom.huf.fi/websom/"> http://websom.huf.fi/websom/. Там доступны статьи с
описанием метода и демонстрацией визуального представления массивов документов из групп
новостей Internet.
Специалистам "Гарант-Парка" пришлось адаптировать данную технологию к русскому языку,
и совсем недавно демонстрационная версия русского WebSOM появилась на сервере "Гарант-
Парка" по адресу .

Внедрение корпоративной системы управления

Опыт показывает, что внедрение корпоративных систем управления позволяет экономить свыше
20% времени и бюджета, выделяемых на реализацию проекта, формировать за кратчайший срок
более привлекательные предложения при участии в тендерах и в конечном счете значительно
увеличить эффективность работы корпорации.
Но чтобы этого достичь необходимо выполнение несколько условий: (1) использование
специализированного программного обеспечения, (2) команда обученных сотрудников и (3)
применение внутрифирменного стандарта управления проектами. Обычно первые два условия
выполняются, тогда как третьему не уделяется достаточного внимания, хотя именно создание
внутрифирменного стандарта определяет насколько эффективно будет использоваться созданная
система управления.
Разработка внутрифирменного стандарта управления, планирование и сопровождение первых
проектов достаточно трудоемкий процесс. Для ее создания требуется специальная подготовка и
опыт.
Тем не менее, реализуя проекты, корпорации накапливают собственный опыт (формирование
стандартных фрагментов проектов, из которых как из готовых блоков за короткое время
строятся новые проекты, разработке оригинальных проектных решений и т.д.), уменьшают
рутинную работу сотрудников, перекладывая ее на систему, культура управления проектами
становится неотъемлемой частью жизни корпорации.

[]
[]
[]

Внутренние

. Данные документы используются для организации
работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы,
а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия
(особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства
предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы,
порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства
единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю
организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его
преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.
Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть
письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на
предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если
письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения
канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе
делопроизводство оно безусловно необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только
канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.
Прежде всего все документы, проходящие через общий отдел обладают уникальным
регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов
документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера - это просто
бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного
номера.

Внутренние документы

помимо стандартных атрибутов могут
обладать еще следующими:
Список подразделений предприятия для ознакомления.
Контрольный срок ознакомления или исполнения.
Список исполнителей документа.

В докладе обсуждаются основополагающие вопросы

В докладе обсуждаются основополагающие вопросы разработки офисных информационных
систем (ИС) с учетом задач бизнес-реинжиниринга в их актуальной трактовке. Рассматриваются
правила выполнения BPR - business process reengineering - по Хаммеру/Чампи ( href="#lit">[Hammer90], ), определяется их связь с
автоматизацией офисов и разработкой офисных ИС. Обосновывается исходная позиция
целеполагания, во многом противоположная распространенной узкой постановке задач офисной
автоматизации.
Такой подход к теме целесообразен по той причине, что часто приходится сталкиваться с
зауженной трактовкой понятий "офис" и "автоматизация офиса", а вследствие этого - с
неоправдано суженной трактовкой методов бизнес-реинжиниринга и средств построения офисных
ИС. В указанных случаях задачи сводятся к автоматизации рутинной деятельности по
оформлению, хранению, передаче, контролю исполнения и поиску документов, отчего смысл
понятий "бизнес-реинжиниринг" и "информационная система" выхолащивается или совсем
исчезает. Вместе с ними исчезает или искажается система критериев, основываясь на которой
можно принимать обоснованные проектные решения по применению или неприменению тех или
иных средств автоматизации рутинных операций с документами. В то же время, известно исходное
требование BPR рассматривать "автоматизацию" как деятельность, противоречащую принципам
реинжиниринга.
В силу этого полезна позиция, с которой офис рассматривается как полноценное предприятие,
создающее ценный для потребителя выход, а значит, выполняющее ту основную деятельность,
качество, экономичность и динамику развития которой экономически оправдано обеспечивать.
Ниже проводится именно такое рассмотрение в направлениях:
общих основополагающих положений бизнес-анализа,
основных положений и правил BPR,
особенностей применения средств Workflow в условиях BPR.
Анализ последнего направления особо важен тем, что используется разбор роли технологий
поддержки офисной рутины, корреспондированный с деятельностью самих разработчиков этого


класса программных систем, прямо ориентированных на офисы, в том числе - с деятельностью
WfMC - Workflow Management Coalition.
Отталкиваясь от указанной позиции при разработке офисных ИС можно будет обоснованно
определять место офиса в трехслойной модели современного предприятия, предложенной в рамках
Н.С.П. - Нового Системного Проектирования (). Это, в свою
очередь, позволит применять к офисам все составные части комплексной дисциплины Н.С.П., в
том числе, в конструктивном плане рассматривать все аспекты применения Информационных
Технологий (ИТ) в офисах разных типов. В частности, анализ с этой позиции позволяет
локализовать те попытки автоматизации "канцелярских" или "архивных" работ, имеющихся в
любом офисе , которые не имеют серьезного обоснования с точки зрения системного анализа
офиса как предприятия и задач совершенствования его деятельности.
Ввиду объема проблемы, носящей, к тому же, синтетический характер, изложение часто ведется в
тезисном стиле, а частные методики или инструменты практически не рассматриваются.

Выполнение вариантов процедуры

Любой конкретный случай выполнения процедуры называется вариантом. Выполнение
варианта состоит в рассылке пользователям заданий и управлении процессом работы с ними в
соответствии с алгоритмом, предусмотренным процедурой.
При этом Staffware обеспечивает одновременное выполнение множества вариантов каждой
процедуры; передачу информации между шагами процедуры; обмен произвольными
сообщениями между пользователями системы; взаимодействие с внешними программами на
сервере и клиенте.
При заполнении экранных форм поддерживается технология электронной подписи.

Высокая Надежность:

Мы предлагаем готовые к использованию системы на базе речевых серверов.
Речевой сервер, представляет собой компьютер - оборудованный платами компьютерной
телефонии и необходимым программным обеспечением.

Высокая скорость поиска информации.

Программные системы, базирующиеся на методологии APRP, имеют возможность
динамически использовать ресурсы и архитектуру компьютера для получения
быстрейшего и точного доступа к информации. Поскольку индекс занимает
минимальный объем, его можно с высокой скоростью загрузить в память любого
компьютера в сети и работать с ним со скоростью двоичных логических операций.

[]
[]
[]

Взаимосвязи документов

Все документы, проходящие через канцелярию являются связанными документами, в том смысле,
что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является
входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий.

Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем
входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так
и на другие входящие (см. "Процесс согласования или уточнения ответа" на рис. 1). Все
документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения
(как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование
связей.
Связи в большинстве случаев направленные по принципу: "главный-подчиненный". Иногда
встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы,
посвященные одному вопросу).

Взаимосвязи канцелярии и остальных подразделений организации

Канцелярия и архив предприятия
Все документы, проходящие через канцелярию попадают в архив предприятия. Рассмотрим
организацию документов в архиве предприятия.
Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы
предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации. Объем единицы
хранения в архиве не может превосходить 200 страниц. В связи с этим для больших дел вводятся
несколько томов. Таким образом подразделение документов в архиве происходит по делам, а
затем по томам. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по
атрибутам документов.
Дела в архив передаются в архив из канцелярии или отдельно (по томам) или целиком по
окончанию года. В любом случае дело закрывается в конце года. При этом проверяется полный
перечень документов в деле, их разбивку по томам. После этого готовиться опись дел, в которой
указывается список дел (по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в
каждом томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на хранение.
Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранения
документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50 лет. После истечения срока хранения
дела дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив (для
государственных организаций). Для частных компаний после истечения срока хранения дела
уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив
или на уничтожения поступают как единое целое, т.е. в отличие от процесса формирования
архивных дел, запускается соответствующая операция для всех томов дела.
Канцелярия и документооборот уровня отдела
Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того он только
начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения
организации. В принципе канцелярию за редким исключением не волнует документооборот в
отделах.
Только в некоторых случаях, когда на канцелярию пробуют "вешать собак" за вовремя
неисполненные документы ее серьезно волнует положение дел в подразделениях.
На уровне подразделений документооборот должен позволять вести внутренний
документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения
предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня
подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между
отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела
должен отслеживаться и регистрироваться.
Канцелярия и специализированное делопроизводство
Специализированным делопроизводством можно считать любую специализированную систему,
работающую с структурированными данными, такую как бухгалтерию, торговую систему и т.д.
Иногда предприятию удобно рассматривать часть неструктурированного документооборота,
как специализированную систему делопроизводства. Некоторые специализированные системы
делопроизводства могут работать с собственными архивными системами (например -
бухгалтерия, торговые или банковские системы и т.д.), в которых документы хранятся в
структурированном сложноорганизованном виде. Чаще всего такие системы характеризуются
следующими параметрами:
Они связаны с основной производственной деятельностью организации.
На них существуют жесткие маршруты прохождения документов (можно и
нужно применять системы жесткой маршрутизации).
Они работаю с структурированными документами.
Документы подвергаются сложной и специфической обработке или имеют
развитую семантику, которую нужно программно проверять и поддерживать
(контракт-счет-накладная).
С маршрутов обработки документов возможен выход в общую систему делопроизводства,
например, для обсуждения проекта документа или для получения справок из других отделов или
подразделений предприятия. В общем делопроизводстве основная схема работы с заданиями и
документами - это свободная маршрутизация.Оно отвечает за сбор и распределение
информации, за связи с внешними организациями (вне основного производственного процесса).
Во все специализированные системы делопроизводства от нее есть отростки для обмена
информацией.

[]
[]
[]

Взаимосвязи системы автоматизации документооборота канцелярии

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней
документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений
предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем
случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации, как
центральную систему, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота,
своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия.
На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления
документов долговременного хранения и их поиска.

WorkRoute(r) for DOCS OPEN

Очереди заданий. На каждом рабочем месте каждый сотрудник видит несколько папок с
заданиями:
Очередь входных заданий - задания, порученные Вам другими
Пользователями системы или же нотификация о заданиях, которые породили Вы
- контроль исполнения, вопрос от Исполнителя и т.д.
Очередь выходных заданий - те работы, для которых Вы являетесь
Инициатором
Очередь отложенных заданий - временно приостановленные Вами работы
(для которых Вы являетесь Инициатором), информация о заданиях исчезает из
входных очередей задействованных Исполнителей, а временные интервалы по
этапам работ замораживаются до тех пор, пока Вы же его не активируете.
Очередь завершенных работ (архив) - список выполненных или же
прерванных (в виду их нецелесообразности их дальнейшего продолжения)
работ, для которых Вы являлись Инициатором.
Раскрывая соответствующую папку Вы имеете возможность просмотреть дерево заданий по
определенной работе с соответствующими статусами состояний и именами Исполнителей.
Определение участников делового процесса. Для того, чтобы описать деловой процесс
необходимо определить состав участвующих в нем лиц, последовательность и характер
(субординационные отношения) их взаимодействия (другими словами Вы должны составить
сценарий поведения Исполнителей при выполнении описываемого Вами бизнес-процесса).
В зависимости от того какую степень свободы Вы оставляете Исполнителям при составлении
сценария выполнения работы, маршруты можно условно разделить на два типа:

При проектировании офисной ИС офис

При проектировании офисной ИС офис должен рассматриваться как полноценное предприятие,
создающее добавленную потребительную стоимость. В связи с этим средства ИТ должны
применяться в тех первичных и вторичных (включая автоматизацию рутинной деятельности) видах
деятельности (ВД), которые:
вносят необходимый вклад в создание добавленной потребительной стоимости,
прямой или дополнительной ее составляющей,
для которых возврат инвестиций планируется в приемлемые сроки,
которые не являются менее приоритетными, чем другие ВД, требующие инвестиций.
При этом должны рассматриваться все альтернативные варианты инвестиционной поддержки
первичных и вторичных ВД, в том числе - не использующие ИТ.
Основные цели применения ИТ на предприятии офисного типа:
поддержка первичной деятельности, в первую очередь - принятия
решений, являющихся полезным выходом офиса,
поддержка бизнес-процессов, по существу нужных офису, в том числе,
удовлетворяющих требованиям BPR.
Исследования и разработки в области офисных ИС получили второе дыхание. Наиболее значимых
успехов оправдано ждать не в локальных средствах автоматизации, но при интегральном
рассмотрении вопросов проектирования офисных ИС, например, сочетания широких подходов
общего бизнес-реинжиниринга и новых поколений технологии "Workflow".
При проектировании офисной ИС адекватно интегральное применение всех трех составляющих
комплексной дисциплины Нового Системного Проектирования - Н.С.П., включая работу с
человеческим фактором, не рассматривавшуюся выше.
В рамках трехслойной модели предприятия, предложенной в Н.С.П., офисная ИС в большинстве
случаев может совпадать с третьим слоем модели, представляющей предприятие как современную
"киберкорпорацию", т.е. со слоем, объединяющим бизнес-архитектуру офиса, его сотрудников, а
также его ИТ-платформу и ИТ-архитектуру.

Замечания по характеристике подхода

Общие замечания
Вряд ли надо трактовать слова Хаммера/Чампи "начнем сызнова на чистом листе бумаги"
слишком прямолинейно, поскольку предприятие уже существует, старые процессы работают,
работают люди, работает ИС. Таким образом, действительно происходит РЕинжиниринг, в
отличие от инжиниринга заново при создании нового предприятия.
Около 70% случаев проведения BPR кончаются неудачами, часть из них случается тогда, когда
делаются попытки выдать за BPR нечто другое, но при этом ожидаются результаты того
масштаба, который предполагается в BPR.
Особое внимание рекомендуется уделять первым двум видам подмены понятия "реинжиниринг"
из указываемых М.Хаммером и Дж.Чампи (см. п.п. 1 и 2 в подразделе 4.5.), а именно, подмены
на автоматизацию имеющегося процесса или на внедрение более изощренной ИТ (с вводом в
действие многофункциональной системы электронного архива, с выдачей каждому сотруднику
ноут-бука с модемом и т.п.).
Указывается, что задачи BPR могут быть выполнены только с применением новых ИТ. Вместе с
тем, формулируются предупреждения против ошибок в применении ИТ, причем имеются в виду
не инженерные ошибки, а ошибки стратегического осмысления роли и функций ИТ.
Подчеркивается: "Компания, которая ставит равенство между ИТ и автоматизацией не может
выполнить реинжиниринг. Компания, которая сначала обнаруживает проблемы, а затем ищет
для них технологические решения не может выполнить реинжиниринг."
Предыдущее замечание актуально и по той причине, что "лобовое" использование CASE-
инструментов описания функций или процессов, сочетаемое с применением методов и
инструментов функционально-стоимостного анализа (ABC, Activity Based Costing) часто
рассматривается как полнокровная методология реорганизации бизнес-процессов.
Ограниченность или даже вред такого подхода проявляется и в том случае, если он предлагается
только для реорганизации отдельных бизнес-процедур.
В силу этого, с точки зрения как бизнес-реинжиниринга, так и создания рациональной ИС неверно

предлагать в качестве типового такой, например, план работ:
построение модели существующей деятельности как совокупности взаимосвязанных
моделей бизнес-процедур - модель, часто называемая в западной практике "as is" ("как
есть"),
фиксация числовых показателей оценки эффективности выполнения работ и процедур (с
разбиением их на различные категории затрат),
анализ эффективности посредством вычисления суммарных и профилированных значений
показателей,
разработка, моделирование, оценка и сравнительный анализ вариантов применения ИТ и
соответствующих вариантов модернизации бизнес-процедур для снижения показателей
затрат,
на этой основе - выбор итогового варианта организации бизнес-процедур и
окончательное построение функциональной модели "to be" ("как должно быть").
(В отдельных случаях и такой подход может быть полезным, но он должен применяться только как
частный, локальный метод на ограниченных участках работы по созданию ИС предприятия.)
Одна из причин непригодности такой схемы заключается в том, что с ее помощью могут быть
получены частные оптимумы, приводящие к удорожанию или снижению другого параметра
эффективности деятельности предприятия (см. требования в разделе 3). Другая причина состоит в
том, что BPR подразумевает поиск не модернизированных вариантов, а такого кардинально
измененного процесса, который обеспечит упоминавшийся "прорыв".
Выводы для построения офисных ИС
Новый процесс может базироваться не столько на "канцелярской" поддержке документооборота,
сколько на работе одного менеджера клиентов с экспертной системой и центральной БД. Другие
требуемые характеристики процессов, отличающие их от потоков документов, обсуждаются в
разделе 5.
Процессы могут строиться с опорой на хранение в централизованной БД отработанных
методистами-консультантами наборов типовых заготовок различных вариантов документов
разных видов (типовых контрактов, списков предпочтительных поставщиков, вариантов


внутренне согласованных спецификаций на компоненты сложных технических систем,
транспортно-коммерческих схем доставки товаров и др.).Новый процесс может быть построен в
расчете на то, что документ не будет в рамках некоторой формальной процедуры обходить по сети
всех причастных лиц, но задача скорейшего его рассмотрения и согласования будет задачей
менеджера клиента или иного конкретного лица. Более того, согласования и мониторинг
рекомендуется сокращать как работы, не создающие потребительной стоимости.
Наконец, возможны любые другие решения, позволяющие достичь целей BPR, каких-либо
априорных ограничений не накладывается.
Использование ИТ в офисе должно поддерживать глобализацию бизнеса и независимость от
расположения информации. Работы предприятия для потребителя могут и должны выполняться в
любой нужной для дела точке, в любое время и вовсе не обязательно штатным сотрудником.

Жесткая.

Перед тем, как сотрудники начинают работать, неким аналитиком
создается карта деловых процессов, которая проверяется, тестируется и потом
преобразуется в АДП-приложение. Сформированное АДП-приложение
запускается на сервере с помощью модуля исполнения. Некоторые сотрудники
имеют право инициировать деловые процессы в рамках запущенного процесса ,

некоторые имеют право только исполнять задания в тех же рамках.
Нельзя говорить о преимущества и недостатках того или иного способа движения задач.
Каждый из них применим для конкретной ситуации на конкретном предприятии. Для того, что
бы определится о том, как решать для конкретного случая проблему выбора, необходимо
поговорить еще об одном важном элементе АДП-систем, как контроль исполнения.
Контроль исполнения также является интегрирующим термином. Для того, чтобы лучше
понимать о чем идет речь рассмотрим уровни контроля исполнения задания.
Уровни контроля исполнения задания:
Контроль доставки - выдается информация инициатору задания, что его
задание достигло места назначения.
Контроль прочтения - выдается информация инициатору заданию, что с его
заданием ознакомились сотрудники для которых это задание было
предназначено.
Контроль выполнения - выдается информация инициатору задания, о том
что задание выполнено.
Мониторинг - инициатор всегда может посмотреть кто и что сейчас делает с
его заданием.
Извещение о нарушении сроков исполнения - АДП-система может известить
инициатора, о том, что посланное им задание просрочено конкретным
сотрудником.
История выполнения заданий
Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и
исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору задания
или просто с помощью сообщения по электронной почте.
Итак обобщая систему классификации и перекладывая ее на реальную жизнь можно сказать,
что:
Системы со свободным движением документов с контролем доставки и
прочтения - это обычные системы электронной почты.
С помощью
дополнительного программирования к ним можно добавить еще и контроль
выполнения.
Системы со свободным движением документов и со всеми функциями
контроля исполнения, включая мониторинг, извещения и историю - это класс
специализированных маршрутизаторов. К ним можно отнести маршрутизатор
Компании ВЕСТЬ WorkRoute 1.0
Системы с жестким движением документов и со всеми функциями контроля
исполнения - это высший класс АДП-систем. К ним можно отнести Action
WorkFlow, StaffWare, IBM FlowMark, WorkRoute II.
Рассмотрим компоненты АДП-систем

высшего класса, как наиболее неизвестного российскому
пользователю класса систем.
Методология описания деловых процессов. В настоящее время без
адекватной методологии трудно проектировать сложные деловые процессы. Это
в основном связано с тем, что деловые процессы не являются некой жесткой
структурой и меняются в течении жизни предприятия по самым разным
причинам. К таким причинам можно отнести и изменяющиеся внешние условия
жизни предприятия, так и естественное желание руководителя оптимизировать
внутренние деловые процессы с целью высвобождения ресурсов и экономии
средств. В результате мы имеем задачу с неопределенными внешними
условиями. Следовательно ее можно решать только через некий абстрактный
уровень, который можно легко и быстро модернизировать и приводить
соответствие с настоящей или желаемой ситуацией. Далее АДП-приложение
использует этот абстрактный уровень для своей работы. В настоящее время с
методологией описания деловых процессов существуют определенные
проблемы. Самой распространенной методологией на сегодняшний день
является методология направленного графа. Истоки этой методологии лежат в
истоках АДП-систем. Первые АДП-системы были созданы для деловых
процессов производственного (даже, конвейерного) толка, где сотрудники
выполняли роль неких автоматов, работающих над конкретной технологической
операцией. Сотрудник мог только выполнить операцию и отрапортовать об ее
выполнении. В некоторых случаях он мог произвести выбор между несколькими


состояниями и принять решение о дальнейшем направлении движения делового
процесса. В дальнейшем АДП- системы стали применять для задач управления
предприятием. Здесь такая методология не совсем подходит и вот почему. Во-
первых она совершенно не учитывает влияние человека на конкретный деловой
процесс. Если в конвейерной задаче, мы можем им пренебречь, то в разработке
контракта, где человек является главной производящей силой - нет. Влияние
человека на конкретный бизнес-процесс огромно. Оно может носить как
отрицательный характер - человек забывает, поступает вопреки логике, просто
не хочет выполнять ту или иную работу, так и положительный характер - человек
проявляет творчество, изобретательность при исполнении делового процесса. В
том случае если методология не учитывает реалии жизни

, то она все свои
недостатки перенесет в АДП-приложение. Обычно к методологии
прикладывается графический редактор, который позволяет в удобной форме
проектировать карты деловых процессов.
Преобразователь методологии в конкретное АДП-приложение. Данный
модуль выступает связным звеном между методологией и конкретным АПД-
приложением. Обычно это некий конвертор, который исходя из карты деловы
процессов и их заданных параметров, как то роли, персоны, время исполнения и
т.п., формирует базу данных с соответствующей структурой и наполнением, а
также создает триггера, которые отслеживают выполнение бизнес-правил.
Модуль исполнения АДП-приложения. Данный модуль взаимодействует со
сформированными, преобразователем методологии, данными и программами и
исполняет их.
Рабочее пространство пользователя. Можно сказать, что речь идет о
рабочем месте пользователя и его интерфейсе. Он может быть отдельно
стоящим, встроенным в какое-либо приложение или использующим для своей
работы интерфейсы других программ

. Каким бы образом интерфейс
пользователя не был бы организован, сколько кнопочек и бантиков на нем бы ни
было, построение у всех одно и тоже. Это окно входящих заданий к


пользователю и окно исходящих заданий от пользователя. Для каждого задания
показывается его состояние и прочие его характеристики.
Кроме составных частей, которые описывают практически любую АДП-систему

, необходимо
помнить, что АДП-системы не должны работать напрямую со списком конкретных сотрудников,
а только через список ролей, которые могут исполнять конкретные сотрудники. Использование
ролей позволяет
связывать структуру предприятия с конкретными деловыми процессами, что
очень немаловажно
связывать деловые процессы с ролями, а не сотрудниками, что имеет,
естественно, более общую постановку. "Есть сотрудник, нет сотрудника,
обязанности все равно остаются".
динамически переназначать сотрудников на роли, что позволит системе
более гибко реагировать на изменения происходящие на предприятии.
более гибко управлять заданиями. Например, посылать задание на
исполнение всем "менеджерам" и т.д.
После того, как мы обрисовали то, какие бывают и из чего состоит АДП-система, необходимо
поговорить об архитектуре построения систем. Относительно архитектурного построения таких
систем идут большие дебаты между специалистами в этой области. Что лучше, все хотят знать.
Но мир устроен таким образом, что не существует абсолютного оружия для всех целей. И ставить
вопрос, что лучше, не разумно. Лучше спросить, что лучше в моем случае, для моей конкретной
задачи. Обратимся к архитектурным моделям. В основном, они различаются по типу
ориентации
Ориентированы на документ. В своей основе они рассматривают документ и
процесс его движения между сотрудниками

. Системы ориентированные на
документ в своем архитектурном построении идут от почтовых систем. Самой
сильной стороной такой модели является поддержка удаленных пользователей
и офисов и поддерживать работоспособность системы в самых разнообразных
операционных и сетевых средах и поддерживать множество типов клиентов и
серверов. Величайшая слабость такого подхода - это сложность в управлении


правилами деловых процессов. Так система не предназначена с самого начала
отслеживать деловой процесс, все попытки сохранить информацию в недрах
системы не приводят к приемлемому результату. При таком подходе, часто
бывает трудно, а иногда невозможно определить текущий статус данного
делового процесса. Кроме того, в приложениях, которые построены на таком
подходе и которые маршрутизируют документ, документ становится
недоступным никому, кроме получателя почты. Это довольно значительное
ограничение в приложениях, когда требуется непрерывный доступ к документу.
Ориентированы на деловой процесс или на задание, как составную часть
делового процесса. Данные системы возникли от попыток не просто
автоматизировать движение документов, а от попыток взглянуть на весь процесс
управления предприятием в целом. Соответственно, основная логика
построения таких систем выглядит следующим образом, деловой процесс-
задание-документ. Соответственно к заданию может быть прикреплен документ,
а может и нет. В реальной жизни, подход от задания или делового процесса
является более общим в документоориентированного подхода. Поэтому
внимание уделяется не только поддержке документа ( в реальных системах, эти
функции отдаются на откуп системам управления документами, см. выше), а в
основном поддержке деловых процессов. Единственным местом, где можно
хранить и обслуживать информацию о деловых процессах является база данных
со всеми ее преимуществами и недостатками. В таком случае мы можем следить
за состоянием и историей каждого задания и каждого делового процесса. Но мы
получаем определенные недостатки связанные с трудностью организации
распределенных систем и особенно с поддержкой удаленных пользователей. В
случае, когда удаленный пользователь может регулярно подсоединяться к
центральной базе данных, то эти проблемы решаются, но что делать если он
находится в Владивостоке и единственная надежная связь - это электронная
почта.
Какую модель выбрать для своей системы, это в основном зависит от Вас, от стиля работы


Вашего предприятия, от задач, которые стоят перед Вами. В жизни, никогда не побеждают
крайности и последние версии ряда АДП-систем доказывают нам это. Корпорация KeyFile
выпустила новую АДП-систему, которая в качестве транспортного механизма использует
Microsoft Exchange, а объектную базу данных собственной разработки для информационного
хранилища для деловых процессов. Также имеет право на жизнь и обратный подход, к
существующей АДП-системе основанной на базе данных прицепить почтового клиента,
который поддерживает удаленных пользователей
Все вышеизложенное выше не претендует на всесторонний анализ проблемы работы с
электронными документами, но он может быть оказаться полезным для выбора той или иной
системы. В данном обзоре, я не пытался дать какие либо рекомендации по выбору то или иного
конкретного программного продукта, так как рекомендации должны быть всегда привязаны к
конкретным требованиям и условиям заказчика. Эйфория об абсолютном оружии на все случаи
жизни была, но быстро прошла по мере погружения в проблему. Компания ВЕСТЬ имеет в своем
портфеле набор программных продуктов, которые закрывает определенные задачи. Но понимая
то, что каким бы хорошим продукт не был, он не решит все задачи, которые иногда возникают в
гениальном мозгу заказчика, нам пришлось обобщая накопленный опыт создавать новые
программные продукты, которые дополняют функционал уже имеющихся. Почему же не
написать все с нуля, задаст вопрос проницательный читатель. Идеи написания своей
операционной системы, системы управления документами и подобных сложных управляющих
комплексов посещают людей или никогда не писавших программы в своей жизни

, либо не
желающих оглядеться вокруг и посмотреть, что кто делает. Нельзя сказать, что Компания
ВЕСТЬ писала много и выдающееся, но того, что было сделано сформировало стойкий принцип:
"Если можно не писать, то лучше не писать". Поэтому наша позиция сейчас следующая: к
продукту, который максимально соответствует всем принципам изложенным выше и решает все
функции создавать программные системы-дополнения, которые позволят предлагать единый
комплекс Заказчику удовлетворяющий его требования на 101 процент.

[]
[]
[]

Жесткая маршрутизация

- когда заранее установленный маршрут
прохождения задания не может быть кем-либо изменен (Вы оговариваете все
возможные ситуации, которые по Вашему мнению могут произойти при
протекании процесса, и все эти условия учитываете при составлении карты
маршрута, одновременно инструктируя своих сотрудников о возможных
действиях при возникновении различных ситуаций - в некоторых организациях
подобная процедура получила название "ознакомление с функциональными
обязанностями").

---

---