Что общего у всех приложений Office
Сегодня Microsoft Office (в дальнейшем - Office) рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе, и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или как средство доступа и обмена данными.
Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для ведения делопроизводства предприятий малого и среднего бизнеса.
Как правило, в решении задач, работе над проектами и принятии деловых решений участвуют группы исполнителей. Но для совместной подготовки документа или для управления проектом такой команде необходим надежный фундамент, поддерживающий процесс сотрудничества.
В прошлом попытки совместного использования файлов наталкивались на ряд типичных проблем, в том числе на различие форматов файлов, несогласованность в организации обратной связи с получателем, трудности работы при использовании разных программных средств и отсутствие контроля версий документов с последними изменениями. Поскольку интенсивность совместной работы над проектами продолжает возрастать, то все большее значение приобретают приложения, обеспечивающие комплексность решений и поддержку такого сотрудничества.
Комплект Microsoft Office включает следующие приложения:
Microsoft Word - версия популярного текстового процессора для
операционной системы Microsoft Windows позволяет создавать документы любой сложности и оформлять их с использованием различных шрифтов, имеет удобный графический интерфейс и средства автоматизации оформления документов. Создаваемые файлы имеют расширение DOC.
Microsoft Excel - версия программы представления и обработки данных в виде электронных таблиц, имеющая универсальные возможности решения задач от учета продаж до планирования деятельности предприятия в целом. Microsoft Excel имеет мощный аппарат математических инструментов для решения задач линейного программирования, оптимизации, статистического моделирования. Создаваемые файлы имеют расширение XLS.
Microsoft PowerPoint - версия графического пакета для создания презентаций и слайд-фильмов предоставляет пользователю возможности оформления текста, рисования, построения диаграмм, а также широкий набор стандартных иллюстраций, стилевых шаблонов и возможности использования звука и видео. Создаваемые файлы имеют расширение РРТ.
Microsoft Outlook - программа управления информацией, которая помогает работать с сообщениями, приходящими по электронной почте, контактными лицами, назначать встречи, ставить задачи, отслеживать деятельность свою и сотрудников, просматривать совместные документы.
Все офисные приложения устроены одинаково. Общие команды открытия, закрытия и создания файлов, общие принципы работы со справкой, использование шаблонов при создании документов, печать и сохранение документов, настройка панелей инструментов и команд меню, все эти функции не зависят от того, обрабатывает ли программа текстовый документ, электронную таблицу, презентацию или рисунок.
Рассмотрим далее общие операции на примере программы Word, как наиболее часто используемой в делопроизводстве.
Запуск программы Microsoft Office
I. Нажмите кнопку Пуск, в стартовом меню выберите папку Программы (Start, Programs), которая откроет доступ к нужной программе (рис. 9).
Рис. 9. Запуск программ Office
2. Установите указатель мыши на значок программы Microsoft Word и нажмите левую кнопку мыши.
Изучение общих приемов работы с программами Office следует начать с создания, открытия и сохранения документов.
Создание, открытие и сохранение документов Office
После запуска программы Office необходимо открыть файл с созданным ранее документом или, если он не существует, создать новый.
Для создания документов Office можно использовать разные способы. Самый простой способ - создание нового документа в открытом приложении.
Создание документа
1. Откройте нужное приложение Word.
2. Щелкните по кнопке Создать (New) - 
панели инструментов или выберите из меню Файл команду
Создать (File, New).
Будет создан пустой документ, в который можно ввести нужный текст или данные таблицы.
Вновь созданному документу по умолчанию присваивается имя "Документ". Для создания уникального имени документа его нужно сохранить.
Если документ сохраняется впервые или надо вновь сохранить ранее созданный документ под другим именем, необходимо выполнить команду Сохранить как.
Сохранение документа
1. Выберите команду Сохранить как из меню Файл (File, Save as) (рис. 10).
2. Выберите Папку (Folder), в которой нужно сохранить документ.
3. Введите имя документа в поле Имя файла (File Name).
С помощью команды Сохранить (Save) из меню Файл (File) можно сохранить текущий документ с тем же именем.
Если сохранять документ не нужно, следует нажать клавишу Отмена.
Поле Имя файла служит для ввода названия документа. Поле Тип файла позволяет осуществить выбор формата сохраняемого файла (по умолчанию предлагается формат открытого приложения).
В левой части окна Сохранение документа предлагаются папки для сохранения документа.
Рис. 10. Сохранение документа
В верхней части окна расположено пиктографическое меню переключения папок, режимов просмотра и сервисных функций:
- Список (представление файлов в виде списка);
- Таблица (представление файлов с указанием размера, типа и даты изменения);
- Свойства (названия документа, автора, используемого шаблона и т. д.);
- Просмотр документа.
Сервис (рис. 11).
Рис. 11. Команды меню Сервис
Выбор команды Параметры открывает диалоговое окно Сохранение и позволяет задать параметры для сохранения файла (рис. 12).
Рис. 12. Параметры сохранения файла
Для безопасности работы с файлом рекомендуется задавать параметры автосохранения. При сбое компьютера обеспечивается возможность восстановления результата изменений документа, внесенных до автосохранения,
Диалоговое окно Открытие документа (рис. 13) позволяет открывать документы, располагающиеся в различных папках. Можно открывать документы, хранящиеся на жестком или гибком диске компьютера или на сетевом диске, к которому имеется доступ.
Рис. 13. Открытие файла
Открытие документов Office
1. В меню Файл выберите команду Открыть (File, Open) (открыть файл можно нажатием кнопки Открыть или двойным щелчком левой клавиши мыши на его имени).
2. В качестве требуемого типа файла установите, например, Документы Word.
3. Укажите нужную папку в окне списка Папка (Folder).
4. Выберите файл, с которым хотите работать.
Для каждого приложения в нижней части меню Файл сохраняется список файлов, которые использовались последними. Любой из этих файлов можно открыть, выбрав его из списка.
Можно открыть любой документ, не открывая приложения, из папки Мой компьютер или в окне Проводник Windows. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на его имени.
Кроме того, последние документы, которые были открыты на компьютере, можно открыть, выбрав нужный документ в списке Документы меню Пуск.
Если файл находится на сетевом диске, вместо значка Мой компьютер следует воспользоваться значком Сетевое окружение.
Панели команд, элементы меню
Существенным преимуществом использования Office является единообразная структура панелей инструментов всех программ-приложений, входящих в пакет.
Панели команд, также известные как панели инструментов, состоят из меню команд и/или кнопок, которые можно использовать для выполнения определенных операций. По умолчанию приложения Office отображают панель главного меню и панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting), а также строку состояния (рис. 14).
Рис. 14. Панели команд
Панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting) содержат кнопки, используемые для быстрого доступа к командам главного меню.
Можно настроить любую из панелей инструментов для создания собственного набора команд, чтобы облегчить доступ к наиболее часто используемым операциям. Кнопки, которые не используются (или используются редко) можно убрать, чтобы не загромождать экран.
Главное меню позволяет выполнять перечисленные в нем основные команды, как элементы вложенных меню (рис. 15). Некоторые команды меню имеют продолжение в виде диалоговых окон с дальнейшими вариантами. Значками отмечены элементы меню, соответствующие кнопкам панели инструментов. Элементы меню, которые недоступны для данной операции, не высвечиваются.
Рис. 15. Элементы меню
Многоточие (...) показывает, что за пунктом меню следует панель диалога. Треугольники внизу окна показывают, что за этим элементом следуют дополнительные строки меню.
Как создавать однотипные документы
В делопроизводстве обычно приходится пользоваться некоторым набором однотипных документов, поэтому использование шаблонов и мастеров является наиболее рациональным приемом при работе с документами в Office .
Создав шаблон один раз, вы экономите время и сможете избежать ошибок при создании стандартных документов. Очень удобно с помощью шаблонов и мастеров создавать служебные записки, письма, факсимильные сообщения, отчеты, справочники, бюллетени, брошюры, календари, Web-страницы, расписания, повестки дня, резюме, заказы и счета-фактуры.
Шаблон документа - это метод автоматизации создания документа на основе существующих текстовых заготовок и форматирования. Файл шаблона представляет собой файл, в котором содержатся рекомендации по форматированию текста, абзацев и страниц документа. В каждый файл шаблона входит несколько стилей абзацев и один макет страницы. Стили абзацев содержат информацию, необходимую для форматирования текста. Макет страницы содержит информацию, касающуюся форматирования страницы.
Мастер документа предназначен для решения той же задачи, что и шаблон документа, но в режиме диалога мастер запрашивает дополнительную информацию, на основе которой и создастся документ в приложении Office .
Часть шаблонов и мастеров устанавливается при выполнении типичной установки пакета Office на компьютере, другая часть - только при выборочной установке; некоторые шаблоны поставляются на компакт-дисках с Office и через Microsoft Web.
Установленные при инсталляции шаблоны хранятся в папке стандартных шаблонов Office (C:\Program files\Microsoft Office\Шаблоны).
Для каждой программы приложения Office существуют собственные шаблоны документов.
При запуске программы Office или нажатии кнопки Создать создается новый пустой документ; если не указывается тип шаблона, то по умолчанию подключается шаблон Обычный. Шаблон Обычный является основным, подходящим для разных типов документов.
Шаблон Обычный также служит для хранения наиболее часто используемых объектов автоматизации: элементов автотекста, макросов, панелей инструментов, настраиваемых меню и сочетаний клавиш. Этот шаблон можно редактировать, чтобы изменить стандартное форматирование или добавить текст шаблона. Настроенные пользователем элементы, хранимые в шаблоне Обычный, доступны в любом документе. Поэтому в шаблоне Обычный целесообразно хранить наименование организации, адресные данные, логотип и др.
Если приложение не открыто, то документ можно создать и с помощью выбора меню Создать документ Microsoft Office при нажатии кнопки Пуск. При этом доступна панель всех шаблонов для приложений Office (рис. 16).
Рис. 16. Шаблоны Office
Создание нового документа на основе выбранного шаблона
1. Выберите команду Создать в меню Файл (File, New).
2. Выберите нужную закладку и шаблон.
3. Установите переключатель в положение Документ (Document), а затем нажмите кнопку ОК.
Образец документа будет показан в окне Просмотр.
В Office включено несколько десятков шаблонов для 10 категорий (отчеты, письма и факсы, публикации и др.). Шаблоны оформлены разными стилями: изысканным, стандартным и современным.
Созданный на основе шаблона документ можно редактировать, вводить нужные данные и сохранять с собственным уникальным именем.
Упражнение
Создание нового документа на основе мастера писем.
l. Выберите команду Создать в меню Файл.
2. Установите переключатель в положение Документ, а затем нажмите кнопку ОК.
3. Выберите закладку Письма и факсы (рис. 16).
4. Выберите мастер писем (рис. 17).
5. Затем последовательно шаг за шагом заполните нужные поля экранов диалога (как показано ниже).
6. Чтобы перейти к следующему окну, выберите Далее (на последнем шаге - Готово).
7. После заполнения полей сохраните документ с именем Письмо1.
Настройка панелей инструментов
В каждом приложении Office для автоматизации работы пользователю предоставляются следующие функции настройки панелей:
создание собственной панели инструментов; создание собственного меню; добавление кнопок в существующую панель инструментов.Использование команды Настройка из меню Сервис (Tool, Customize) позволяет выполнить эти действия и просмотреть список панелей в поле Панели инструментов (Toolbars) (рис. 18).
Панели инструментов создаются для макрокоманд, наиболее часто используемых операций, стилей, шрифтов и т. п.
Рис. 17. Мастер писем
Рис. 18. Панели инструментов
Создание собственной Панели инструментов
1. Щелкните правой клавишей мыши на панели команд, чтобы открыть всплывающее меню, и выберите Настройка (Customize). Появится диалоговое окно Настройка.
2. Выберите закладку Панели инструментов (Toolbars).
3. Нажмите кнопку Создать (New) и введите имя панели в текстовом поле Имя панели инструментов (Toolbar name).
4. Нажмите ОК. Панель инструментов появится на экране.
Добавление кнопок в существующую панель инструментов
1. Выберите закладку Команды (Commands).
2. Выберите нужную категорию из списка Категории (Categories).
3. Перетащите нужную команду из списка Команды (Commands) на существующую или новую панель.
Для удаления кнопки с существующей панели инструментов следует, при появлении диалогового окна Настройка (Customize), перетащить кнопку (например, Панель Web, если компьютер не связан с Internet) с панели инструментов на поле окна. Office отличает панели команд пользователя от панелей команд, существующих по умолчанию. Office позволяет привести в исходное состояние только существовавшие по умолчанию панели команд путем их сброса, в то время как панели команд пользователя могут быть удалены.
Удаление и сброс панелей команд
1. Откройте панель диалога Настройка (Customize) и выберите вкладку Панели инструментов (Toolbars).
2. Выберите нужную панель инструментов из списка Панели инструментов (Toolbars).
3. Выберите Удалить (Delete).
4. Для восстановления панелей команд, существующих по умолчанию, выберите Сброс (Reset).
5. Выберите Да (Yes), чтобы подтвердить удаление или сброс панели.
Панели инструментов можно перемещать на экране. Для этого необходимо установить указатель мыши на свободное поле панели (Не на —кнопку!) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить панель в нужное место на экране.
Просмотр документов на экране
Окно приложения показывает только часть текста текущего документа. Для просмотра всего документа используются бегунки на вертикальной и горизонтальной линейках прокрутки, а также кнопки перемещения по страницам документа (рис. 19).
Рис. 19. Просмотр документа
Удержание нажатой кнопки мыши на стрелке прокрутки или на затененной области линейки прокрутки обеспечивает непрерывное прокручивание.
Справочная система Microsoft Office
Справка доступна для всех приложений Microsoft Office через меню Справка (?). Команды меню Справка (Help) обеспечивают различные режимы работы со справочной системой (рис. 20).
Рис. 20. Режимы справочной системы
Выбрав команду Справка по (название приложения) или нажав клавишу F1, можно воспользоваться справкой для каждого приложения.
Закладки диалогового окна Справка позволяют использовать разные режимы работы со справочной системой (рис. 21).
Рис. 21. Справочная система
Закладка Содержание (Contents) представляет список тем справочной системы.
Закладка Указатель (Index) приводит к списку ключевых терминов или фраз предметной области.
Закладка Мастер ответов (Find) позволяет найти справку по запросу или по ключевому слову интересующей темы.
Упражнение
Поиск справки по теме
1. Откройте Word и выберите Справку по Microsoft Word.
2. Щелкните на закладке Мастер ответов (рис. 22).
Рис. 22. Результат поиска в справочной системе
3. Введите ключевое слово для поиска нужной темы, например Шрифт. В результате первичного поиска на экране появится список повторений ключевого слова и список связанных тем.
4. Выберите раздел Изменение шрифта из списка для определения области поиска.
5. Выберите Найти.
На экране появится новое окно справочной систему, содержащее интересующую информацию по запросу. Можно воспользоваться услугами Помощника (Office Assistant). По умолчанию Помощник появляется на экране (рис. 23).
Рис. 23. Помощник
Помощник может быть настроен по желанию пользователя. Существует девять типов Помощника.
1. Нажмите клавишу F1.
2. Нажмите кнопку Параметры (Options).
3. Выберите закладку Коллекция (Gallery) для изменения типа Помощника (рис. 24).
Рис. 24. Коллекция Помощников
4. Выберите закладку Параметры (Options) для задания необходимых параметров работы с Помощником (рис. 25).
5. Нажмите ОК.
В течение первых дней работы с Office на закладке Параметры стоит установить флажок Отображать полезный совет при запуске (рис. 25). Это поможет вам быстрее изучить возможности программы.
Рис. 25. Параметры Помощника
Можно просмотреть темы, предлагаемые Помощником, или осуществить поиск, задав вопрос в текстовом поле (рис. 26).
Рис. 26. Ввод вопроса Для получения ответа нажмите кнопку Найти.
Можно воспользоваться подсказкой в каждом окне диалога при выборе команды для выяснения назначения полей и переключателей диалогового окна команды. Для этого необходимо щелкнуть мышью на знаке вопроса в строке заголовка окна и затем установить указатель на нужное поле (рис. 27).
Рис. 27. Подсказка по параметрам диалогового окна команды Абзац
