Акт

- документ, составленный несколькими лицами для под­тверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назнача­емыми распорядительным документом (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномочен­ным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для со­ставления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, орга­низаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, ма­териальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; ин­вентаризации; ревизии; расследования несчастных случаев, аварий и др. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.

Прежде всего лица, составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жа­лобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с "Типовым положением о ведении делопроизводства по предложени­ям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на пред­приятиях, в учреждениях и организациях". Знание этого документа по­может комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, порядок регистрации, хранения и т.д., наметить круг вопросов для про­верки. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составля­ется текст документа. Главное при составлении акта - установить фак­тическое состояние дел и объективно их отразить в документе.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, про­ставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту акти­руемого события.

Для актов с повторяющейся информацией следует разработать и при­менять бланки с трафаретным текстом. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы бланков. Например, актов, составляемых архивными учреждениями при провер­ке наличия и состояния архивных дел, актов о выделении к уничтоже­нию документов, не подлежащих хранению,* и т.п. Госкомстатом 30.10.97 утверждён ряд унифицированных форм актов по учёту основных средств и нематериальных активов; материалов; малоценных и быстроизнаши­вающихся предметов; работ в капитальном строительстве. Например, акт на списание основных средств (форма № ОС-4), акт о приёмке мате­риалов (форма № М-7), акт приёмки законченного строительством объекта (форма № КС-11) и др.

* Основные правила работы государственных архивов СССР.- М.: Главархив СССР, 1984.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается ос­нование для составления акта (распорядительный документ, норматив­ный документ, договор и т.п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом "Основание", которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставятся две точки и указывается наименование распорядительного документа в именитель­ном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора школы от 17.04.97 №2 "О проведе­нии инвентаризации на складе школы"

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово "Составлен" и далее перечисляются фамилии с инициалами составите­лей акта или состав комиссии. Например:





Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по ал­фавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установ­ленные факты, результаты.


Констатирующая часть может быть оформ­лена таблицей. В заключительной части акта делаются выводы или да­ются рекомендации, Эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересо­ванных в этом документе сторон или нормативными документами, рег­ламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также не обязательна. Например:

Составлен в 2-х экземплярах:



1-й экз. направлен в Департамент образования

2-й экз.- в дело.

При наличии приложений на них делается ссылка. Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указыва­ются. Например:



Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своём несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога "О" ("Об") и формулируемый с помощью от­глагольного существительного: "О проверке", "О приеме-передаче", "О списании", "Об уничтожении".

Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется гри­фом в соответствии с требованиями ГОСТа.

Пример оформления акта

Бланк документа

Бланк* - как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспро­изводится информация об организации - авторе, от имени которого доку­мент издаётся, появился в 30-х гг. XIX века и нашел повсеместное рас­пространение.

* ГОСТ P51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. так определяет бланк - набор реквизитов, идентифицирующих автора официаль­ного письменного документа.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправ­ляемые из организации, оформляются на бланках, как в государствен­ных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпе­чатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводить­ся при распечатке конкретного документа.

Однако, бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только поли­графическим способом. ГОСТ Р 6.30-97 содержит как общие требования к бланкам документов, так и специальный раздел с требованиями к изго­товлению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации.

Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бу­мага светлых тонов.

Можно проектировать бланки с угловым или продольным располо­жением реквизитов.

В организации обычно применяется два вида бланков -для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но если известна по­требность, можно иметь и бланки конкретных видов документов (напри­мер, приказа, акта и т.д.).

Руководители могут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов. Максимальный набор реквизитов;

Герб (реквизит 01 и 02)

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Рос­сийской Федерации помещается на бланках до­кументов государственных органов и учрежде­ний, определённых Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъек­тов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а так­же учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположе­ния. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименова­нием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации яв­ляются полиграфической продукцией, подлежащей учёту.

В новом ГОСТе Р 6.30-97 введён раздел Требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением Госу­дарственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российс­кой Федерации. В нём указывается, что гербовые бланки подлежат осо­бому учёту:

"На гербовых бланках типографским способом или нумератором про­ставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номе­ров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации - поставщика гербовых бланков;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надёжно запираемых и опечатываемых шкафах.



Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учётно-регистрационной форме".*

* ГОСТ Р 6.30-97 п. 5.4, 5.5, 5.6

Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, помните, что Правительством Российской Федерации 27.12.95 издано Постановление "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государствен­ного герба Российской Федерации", в котором установлено, что "изго­товление ... бланков с воспроизведением Государственного герба Рос­сийской Федерации осуществляют только полиграфические... предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовле­ния указанного вида продукции на должном качественном уровне".

Эмблема (реквизит 03)



В бланке, особенно коммерческих организаций, по­мещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изоб­ражение, отражающее направления деятельности орга­низации, предприятия или фирмы. Чаще всего в каче­стве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема мо­жет состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление ее дея­тельности. Размеры эмблемы не ограничены.



Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Россий­ской Федерации или герб субъекта Российской Феде­рации.



Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу опделить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наимено­вание организации. У нас в стране эмблема рас­полагается на верхнем поле бланка над середи­ной наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организа­ции.


За рубежом эмблема в большинстве случа­ ев располагается на левом или на правом поле бланка на уровне наименования фирмы.

Наименование автора документа (реквизит 06)

В бланке мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее дол­жностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразде­ления или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая ин­станция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих орга­низациях - наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприя­тий или организаций, которые имеют прямое или административное под­чинение.

Например:



Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать требованиям установленным зако­нодательства, нормативных и учредительных документов т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наиме­нованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, уч­редительным договором).

Например:





Сокращённое наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительном документе название организации было повто­рено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наиме­нованием на русском языке.

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государствен­ного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках - национальном и русском на одном уровне продольного бланка.



Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

Справочные данные об организации-авторе (реквизит 07)

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке для письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизи­та входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефо­нов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW-страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести номер госу­дарственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы (пло­щади), затем название города, штата или округа, почтовый индекс и в конце название страны. С 1 января 1998 года наша страна также перехо­дит на международную систему написания адреса.

В настоящее время быстро растет количество организаций, имеющих постоянных иностранных корреспондентов. Для переписки с ними разрабатываются специальные бланки, в которых наименование организа­ции и ее адрес воспроизводятся дважды на русском и иностранном (чаще всего английском) языках.

Имеют свои особенности и бланки совместных международных объединений, предприятий, фирм. В них указываются страны и адреса сторон, входящих в объединение. Реквизиты таких бланков также изго­тавливаются на двух языках.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль вер­хнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем углу (угловой бланк).



Например:





В общем бланке на месте справочных данных указывается вид доку­мента.

Дата и регистрационный номер документа (реквизит 09 и 10)

В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа.


Это важнейшие поисковые признаки доку­мента. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди дру­гих аналогичных. Образно говоря, дата и индекс - "имя и отчество" доку­мента.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют ста­дии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опуб­ликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утвержда­ющим документ. Если авторами документа выступают несколько орга­низаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении докумен­та, отметка для автоматического поиска и контроля информации.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков - шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03.04.98. Оформ­ленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов.


Но можно писать год и полностью. Тогда дата выглядит так: 03.04.1998. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 1998 г.) применяется в документах, содержащих сведения фи­нансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

Дата оформляется без кавычек.

Международным стандартом предусмотрена обратная последователь­ность оформления дат: год, месяц, число. Например: 1998.03.08.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистра­ции. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Реги­страцию проводят децентрализовано по группам документов - обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. На­пример, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, при­казы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита "Регистрационный номер документа" является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних докумен­тов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавля­ются буквы К (кадры) или Л\С (личный состав). Например: Приказ №8к или приказ № 21 л/с.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составивше­го документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда под­шит документ (или копия отправленного документа). Например: 02-15/ 89, где 02 - индекс структурного подразделения (например, бухгалте­рии), 15 - номер дела по номенклатуре, 89 - порядковый номер отправ­ляемого документа.



При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии. Например: В-17, Д-124.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).* Например: № 463/162/298

 

* Государственная система документационного обеспечения управления. Ос­новные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1994. п. 2.3.1.9. с. 16.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11)

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в 1972 году. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста пись­ма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой "На Ваше пись­мо от 12 апреля 1969 г. за № 0514.83 сообщаем...". Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на ко­торый пишется ответ и включает регистрационный номер и дату доку­мента, на который даётся ответ.

Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руково­дителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информа­ция: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

В зарубежной коммерческой корреспонденции ссылка на индекс по­лученного документа и индекс самого документа выступают как один реквизит. Обычно он состоит из двух частей - ссылка на индекс входя­щего и индекс отправляемого документа. Индекс документа, на который ссылаются, оформляется первым и сопровождается словами "Ваш ин­декс..." Например: Your ref: ICL/RH - Ваш индекс: ICL/RH. Затем сле­дует индекс отправляемого документа, сопровождаемый словами "Наш индекс...". Например: Our ref: EK/R - Наш индекс: EK/R.


После сопро­ вождаемых слов ставится двоеточие, после которого проставляется ин­декс. Он может быть цифровым, буквенным или буквенно-цифровым.

Этот реквизит в иностранной корреспонденции оформляется в левом или правом поле и ссылки располагаются друг под другом. В инициа­тивных документах будет только индекс отправляемого документа.

Место составления или издания (реквизит 12)

В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставля­ется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 он указывается только в тех случаях "если затруднено его определение по реквизитам "наименование организации" и "справочные данные об организации". Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местона­хождение вошло в название организации. АО Пермские авиамоторы не указывает в г. Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать - Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петер­бург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пун­ктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13)

В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (секретно, для слу­жебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения дос­тупа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземп­ляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

Докладные и объяснительные записки

служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю дан­ного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложив­шейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руковод­ства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому её текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имев­шие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, информирующие руково­дителя о ходе работ, могут представляться регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Как и в справках, от адресата зависит оформление этого вида документов. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразде­ления или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизво­дятся реквизиты: наименование структурного подразделения-автора, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель, внешняя докладная записка, адресу­емая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреж­дения и подписывается руководством.

Пример оформления внутренней докладной записки

Пример оформления внешней докладной записки

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание от­дельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.)* или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступ­ка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдель­ных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные за­писки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок дол­жен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписывают­ся составителем.

* Единая государственная система делопроизводства. (Основные положения). М.: Главархив СССР, 1975, С. 77.

Должностные инструкции

Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифи­цированную форму и установленную структуру текста:

• Общие положения

• Функции

• Должностные обязанности

• Права

• Ответственность

• Взаимоотношения (Связи по должности)

"Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщённые сведения о должности, подчинённость и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назна­чения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Чаще всего от работника службы делопроизводства, секретаря-ре­ферента и секретаря требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определён­ный стаж работы, а для секретаря-референта - знание иностранного язы­ка. Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчине­ние - они подчиняются непосредственно руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам организации делопроизвод­ства - начальнику службы делопроизводства.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нор­мативно-методических, организационных, распорядительных докумен­тов которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обоб­щённом виде эти акты указаны в рассмотренном выше Положении о службе делопроизводства.

Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положе­ние о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел – «функции». В нём указывают основные направ­ления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже пере­ числяют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должнос­тные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого разде­ла многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих.

Но хотелось бы сразу подчеркнуть, что к сожалению при утвержде­нии тарифно-квалификационных характеристик не были учтены не толь­ко изменившиеся профессиональные требования к работникам службы делопроизводства (наличие высшего или среднего специального обра­зования), но и место, которое занимает сегодня эта служба в системе управления, престижность и востребованность этой специальности. По­этому раздел Требования к квалификации по разрядам оплаты труда и сами разряды по Единой тарифной сетке, к которой отнесены работники службы делопроизводства, на сегодня устарели и абсолютно не соот­ветствуют сложившейся практике работы учреждений.

Из квалификационных характеристик можно использовать раздел Должностные обязанности.

Так, в квалификационной характеристике зав. канцелярией неболь­шой организации его должностные обязанности сводятся к следую­щему:

- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправ­ляемой корреспонденции, её доставку по назначению;

- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

- организует работу по регистрации, учёту, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текуще­го делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руковод­ства;

- организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;

- разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в орга­низации и организует их внедрение;



- принимает меры по обеспечению работников необходимыми инст­руктивными и справочными материалами, а также инвентарём, обо­рудованием, средствами механизации и автоматизации управлен­ческого труда;

- осуществляет методическое руководство делопроизводством в организации, контроль за правильным формированием, хранени­ем и своевременной сдачей дел в архив;

- обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

- участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;

- организует оформление командировочных документов, регистра­цию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинист­ки и секретаря-стенографистки, приведённые в сборнике тарифно-ква­лификационных характеристик, фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного оформления документов у секретаря-ма­шинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характе­ристик.

Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

- выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руко­водителя организации или её подразделений;

- получает для руководителя сведения от работников подразделе­ний, вызывает их по его поручениям;

- организует телефонные переговоры руководителя;

- принимает и передаёт телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;

- осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, опо­вещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведёт и оформляет протоколы;

- следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлеж­ностями, средствами организационной техники, создаёт условия, способствующие эффективной работе руководителя;

- передаёт и принимает информацию по приёмо-переговорным уст­ройствам;



- печатает по указанию руководителя различные материалы;

- ведёт делопроизводство, принимает поступающую на имя руко­водителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передаёт пос­ле её рассмотрения руководителем в подразделения или конк­ретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поруче­ний руководителя, взятых на контроль;

- принимает документы на подпись руководителю;

- организует приём посетителей, содействует оперативности выпол­нения просьб и предложений работников;

- формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.

Как видим, приведённые характеристики достаточно подробно пере­числяют должностные обязанности и помогут при написании разделов конкретной должностной инструкции.

Безусловно, обязанности секретарей руководителей различных уров­ней будут отличаться как по содержанию работы, так и по объёму. На­пример, у секретаря руководителя учреждения значительно больше обязанностей по организации приёма посетителей, а секретарь руково­дителя структурного подразделения может вести учёт рабочего времени сотрудников отдела, у него большой объём работ по перепечатке доку­ментов, формированию дел и т.д.

В обязанности ответственного за ведение делопроизводства в струк­турном подразделении обычно включают:

- приём поступивших в отдел документов и передача их руководи­телю на рассмотрение;

- заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК) при де­централизованной системе регистрации;

- внесение резолюции руководителя, сведений о движении доку­мента, его исполнении (как при централизованной, так и при де­централизованной системе регистрации);

- передача документа исполнителю;

- сроковый контроль за исполнением документов и поручений руко­водителя;

- сообщение инспектору по контролю (в бюро контроля) об испол­нении документов в отделе и снятии их с контроля);



- проверка правильности оформления документов, представляемых на визу или подпись руководителю отдела и для отправки;

- приём от исполнителя и передача документов для машинописно­го оформления;

- передача документов на отправку или (при децентрализованной системе делопроизводства) - их отправка, включая факс и элек­тронную почту;

- участие в составлении номенклатуры дел подразделения;

- формирование дел в подразделениях в соответствии с номенкла­турой дел;

- подготовка и сдача дел структурного подразделения в архив. В обязанности машинисток (операторов ПЭВМ) входит:

- выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПЭВМ или пишущих машинках различ­ных систем;

- печатание под диктовку;

- распечатка записей с диктофонов и магнитофонов;

- уход за используемой техникой, контроль за её состоянием. В крупных организациях, где перепечатка и окончательное оформ­ление документов ведётся централизованно в машбюро, в обязанности заведующего бюро печати, осуществляющего руководство работой опе­раторов ПЭВМ (машинисток) можно внести:

- приём документов на печать и распределение их между операто­рами ПЭВМ (машинистками);

- учёт выполненных работ;

- контроль за сроками выполнения работ;

- контроль за качеством выполнения работ;

-   учёт и обеспечение сохранности бланков документов, находящихся   в бюро;

-   обеспечение сохранности принимаемых документов и фонограмм;

-   оборудование рабочих мест операторов ПЭВМ (машинисток);

-   обеспечение работников бумагой и другими необходимыми мате­риалами;

-   контроль за состоянием ПЭВМ, принтеров, диктофонов, пишущих

машин, организация их своевременного ремонта. В свободное время заведующий бюро также занимается машино­писными работами.

В должностной инструкции инспектора по контролю как функция за­писывается контроль за исполнением документов, поставленных на кон­троль, а в должностных обязанностях указывают:

- постановка документа на контроль (с помощью ПЭВМ или тради­ционной сроковой картотеки);



- получение от структурных подразделений или от исполнителей данных о ходе исполнения документа;

- проставление в контрольно-регистрационной карточке отметок о ходе исполнения документов(его передаче, промежуточных эта­пах исполнения и т.д.);

- проставление отметки об окончательном исполнении документа и снятие документа с контроля;

- информирование руководства о ходе исполнения документов;

- составление сводок о исполнении документов и т.д. Если в составе службы делопроизводства выделяется работник по обработке поступающих и отправляемых документов, ему в должност­ной инструкции в разделе "Функции и обязанности" можно указать:

При обработке входящих документов:

- проверка правильности адресования документов и целостности упа­ковки;

- вскрытие пакетов и проверка правильности вложений;

- проверка читаемости полученных по факсу сообщений и сообще­ние отправителю о необходимости повторной передачи;

- проставление отметки о получении документа;

- сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

- передача регистрируемых документов на регистрацию;

- передача нерегистрируемых документов в структурные подразде­ления;

- общий учёт количества входящих документов.     

При обработке отправляемых документов:

     - проверка правильности оформления отправляемых документов и их комплектности;

     - проставление адреса на конверте, вложение документов в кон­верт;

     - маркирование почтовых отправлений;

     - составление описей на заказную почту;

     - отправка факсов и сообщений электронной почты;

     - общий учёт количества отправляемых из организации документов и т.д.    

В должностные обязанности-курьера обычно записывают:

     - доставку корреспонденции с почты и доставку на почту в установ­ленное время;

     - доставка документов по городу;

     - доставка документов в структурные подразделения;

- запись рассылаемых и получаемых документов в рассыльной кни­ге и т.д.

Приведённые примеры, конечно, далеко не исчерпывают всех долж­ностных обязанностей работников службы делопроизводства.


Отдель­ ному работнику может быть поручена регистрация документов - и это найдёт отражение в его должностной инструкции. Другому—копировально-множительные работы. Свои специфические обязанности имеет заве­дующий архивом или ответственный за архивное хранение.

Все функции, записанные в Положении о службе делопроизводства, должны быть включены в должностные инструкции работников службы. При этом должно быть ясно, кто какой работой занимается и за что отве­чает.

В том и состоит особенность должностной инструкции на конкретного работника, что она перечисляет именно его функции и должностные обя­занности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должност­ных инструкций.

Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" бу­дет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же ука­зывается и взаимозаменяемость.

Раздел "Права" очень важен для работника. В нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Например, для секретаря или работника, ведущего предварительный просмотр документов, записывается право предвари­тельного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя.

Для секретаря руководителя - право при организации приёма опре­деления приоритетности приёма посетителя; "фильтрации" телефонных звонков; контроля за правильностью оформления документов до пред­ставления их на подпись руководителя.

Для работников, в обязанности которых входит отправка документов - контроль за правильностью оформления документов, предназначен­ных к отправке и возвращение их на дооформление.

Очень важны права доступа к информации и запроса информации и документов для руководителя.

Для машинистки надо записать право возврата документов с нечита­емыми фрагментами текста или неразборчивой правкой, а для заведую­щего архивом - право не принимать дела, оформленные с нарушением правил.



Раздел должностной инструкции "Ответственность" может быть напи­сан обобщённо типа " работник несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТа Р 6.30-97; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса об админист­ративных правонарушениях "Должностные лица подлежат администра­тивной ответственности за административные правонарушения, связан­ные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка ... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обя­занности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисципли­нарные взыскания (ст. 135 КЗОТ). В случае материальной ответственно­сти за ущерб, причинённый организации, в соответствии со ст. 121 КЗОТ работник несёт материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.

Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности) также очень важен для организации работы. Обычно в нём обобщённо записывают, что ра­ботник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудника­ми данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно пред­ставить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передаёт документы, в какие сроки.



В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел Оценка работы. Основные критерии: своевременность выполне­ния работы и её качество.

Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, организация рабочего места, распорядок рабочего дня и т.д.

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке её пересмотра. Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подле­жит пересмотру в случае изменения функций работника". Возможно ука­зание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного рас­писания и перераспределение обязанностей, внедрение новых техноло­гий, меняющих характер работы и т.д.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и ут­верждается руководителем.

Например:

Формирование дел

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласова­ние", "На подпись" и т.п. На каждой папке надо указать фамилию испол­нителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передаётся для помеще­ния в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях системати­чески, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формиро­вание и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и по­мещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполне­ние этого несложного правила исключит потерю документов и обеспе­чит их сохранность.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается мно­го. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как "группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел".* Распределение до­кументов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Пра­вильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработа­ны единые требования к формированию и оформлению дел.

* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения, п. 42.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, офор­млению и хранению дел являются "Основные правила работы ведом­ственных архивов" и "Государственная система документационного обес­печения управления".

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специ­фики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой ин­струкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответствен­ные за формирование и хранение дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секрета­риате руководства.

В небольших учреждениях, фирмах дела централизовано формиру­ет и хранит секретарь.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за пра­вильным формированием дел и методическое руководство этой рабо­той осуществляет ведомственный архив и соответствующий государствен­ный архив.*

* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.2.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть за­ведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регист­ратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреж­дения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокра­щенное наименование, то лучше употребить его. Например: Горбачев-Фонд, Атлантиксторм, МГИМО и т.п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например, Бухгалтерия или Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения в середине обложки ука­зывается индекс дела по номенклатуре.


Например, Дело № 02-24, где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из но­менклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянных срок хранения, пишется "хранить постоянно").

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предус­мотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не пре­дусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить исполнен ли он (о чем должна быть помета). Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа. Требование "Основных правил работы ведомственных архивов" указывает "каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других норма­тивных актов",* т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие под­писей, заверительной надписи, отметок, дат, индекса и т.п.

* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.3.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черно­вики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных докумен­тов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм., около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важ­нейшим из них является группировка в отдельные дела документов по­стоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одно­го вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и за­вершения работы дела переформируются.



Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судеб­ные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учеб­ным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятель­ность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.

Документы помещаются вдело со всеми относящимися к ним прило­жениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе реше­ния вопроса. Однако, в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

Например, к приказам часто подбирают различные заявления, справ­ки, акты, записки, послужившие основанием для их издания. Их можно группировать отдельно: "Приказы за 1997 г." - одно дело и "Документы (справки, заявления, докладные записки) к приказам за 1997 г." - второе.

Также часто формируют протоколы и документы к ним.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1996 год будет составлен в 1997 году, но помещается в дело 1996 г. И наоборот, план на 1998 г. составляется в 1997 году, а помещается в дело 1998 года. Перспективные планы дол­жны быть отнесены к начальному году их действия. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации. Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса.


Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.

Систематизация отдельных категорий документов имеет свою специ­фику.*

* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.5.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановле­ния и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы коллегий группируются в два дела:

- протоколы и решения коллегии;

- документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справ­ки, заключения, проекты решений и т.д.). Переписку систематизируют в хронологической последовательнос­ти: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Свою специфику имеет формирование бухгалтерских документов. Формирование дел в бухгалтерии начинается сразу с начала года. В бухгалтерских книгах в начале года в соответствии с правилами, изложенными в "Инструкции по бухгалтерскому учету..." до начала запи­сей нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подпи­сью главного бухгалтера делается надпись "В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)". Кассовая книга ф. КО-4, ф. 440, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ф. Т-9, кроме того, должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной печатью, а количество листов в фф. КО-4 и 440 заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера и ф. Т-9 -руководителем учреждения".*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, М., ИПО "Полигран", 1993, п. 20, с. 13.

"Инструкция по бухгалтерскому учету..." указывает, что по истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним доку­ментами должны быть подшиты в хронологическом порядке и сброшю­рованы.


При незначительном количестве документов брошюровку мож­но производить за три месяца в одну папку".*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, п. 24, с. 15.

Документы формируются в дело за один календарный год. Однако "книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года сво­бодных листов могут быть использованы для записей операций следу­ющего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года".*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состо­ящих на бюджете, п. 20, с. 13.

Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группи­руется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе могут группиро­ваться документы за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группи­руются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые от­четы, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательно­сти их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и дру­гая подобная документация. Оправдательные документы (наряды на работу, сменные рапорты и др.) рекомендуется помещать в отдельные дела во избежание их потери или злоупотреблений.

Изъятие документов организации, может производиться только орга­нами государственной налоговой инспекции, дознания, предваритель­ного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным зако­нодательством Российской Федерации.



Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие и оформляется протоколом, копия которого вручается под распис­ку соответствующему должностному лицу этой организации.

На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производя­щих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представи­телей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подпи­сью, печатью.*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, п. 27, с. 16.

В случае утери или уничтожения бухгалтерских документов норма­тивные акты предусматривают создание руководителем учреждения ко­миссии по расследованию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых случаях к ее рабо­те привлекаются представители следственных органов, охраны и госу­дарственного пожарного надзора.*

* Там же.

делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию ра­боты с документами",* т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

* ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположитель­но в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - "дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорён­ность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употреб­ляется слово дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу".* Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксиро­вано в документах в 1584 г.

* Словарь русского языка (XI-XVII вв.), вып. 4; М.: Институт русского языка АН СССР, 1977,с. 207.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказатель­ство, свидетельство.

Закон об информации, информатизации и защите информации опре­деляет информацию как "сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

По определению специалистов - документоведов документ пред­ставляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, яв­лений объективной действительности и мыслительной деятельности че­ловека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специ­альном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания рег­ламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информа­ции, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во вре­мени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непремен­ного элемента внутренней организации любого учреждения, предприя­тия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация явля­ется основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой дея­тельности документ выступает и как предмет труда, и как результат тру­да, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистичес­кой, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация - организаци­онных документов; инструктирование - в виде инструкций, методичес­ких указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми фор­мами управленческой деятельности, используется аппаратом управле­ния в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного уп­равления.
Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зареги­стрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.
Организация делопроизводства условно делится на две части:
- обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);
-организация работы с документами: получение-передача, обра­ботка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, унич­тожение.


Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документиро­вания и нормативно-методические документы, регламентирующие ве­дение делопроизводства издавались, и в советский период.
Сегодня обязательность документирования информации определена Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите ин­формации". В нём указано: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию, делопроизводства, стандартизацию документов и их мас­сивов, безопасность Российской Федерации".
Федеральный закон "О бухгалтерском учёте", указав, что бухгалтер­ский учёт осуществляется путём "сплошного, непрерывного и докумен­тального учёта всех хозяйственных операций", специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учётных документов. В ней под­чёркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организаци­ей, должны оформляться оправдательными документами. Эти докумен­ты служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. При этом закон уточняет, что "первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машин­ных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носите­лях для других участников хозяйственных операций, а также по требо­ванию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законода­тельством Российской Федерации, суда и прокуратуры".
Таким образом внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установлен­ными правилами.
Представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдель­ных показателей и избавит от составления документов, является глубо­ко ошибочным.


Об обязательности документирования говорится и в ряде других за­ конодательных актов. Так, например, Гражданский кодекс Российской Федерации в ст. 47 предписывает обязательность документирования рождения, смерти, заключения, расторжения брака, усыновления, удо­черения и т.п. "Регистрация актов гражданского состояния производится органами записи актов гражданского состояния путём внесения соответ­ствующих записей в книги регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей".
В законодательно-нормативных актах в отдельных случаях указыва­ется и состав информации, которая должна быть отражена в документе (его структура). Например, в ст. 878 в Гражданского кодекса РФ, часть II, определено - "чек должен содержать:
1) наименование "чек", включённое в текст документа;
2) поручение плательщику выплатить определённую денежную сум­му;
3) наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведён платёж;
4) указание валюты платежа;
5) указание даты и места составления чека;
6) подпись лица, выписавшего чек, - чекодателя.
Отсутствие в документе какого либо из указанных реквизитов лишает его силы чека."
В Постановлении правительства Российской Федерации от 12 декаб­ря 1995 года № 1227 "Об удостоверении беженца" не только перечисле­но, какие сведения и на основании чего в него вносятся, но и даётся форма удостоверения, утверждённая этим постановлением, соблюде­ние которой является обязательным.
Однако формы документов, установленные законом, редки. Это обыч­но наиболее массовые виды документов, чаще всего удостоверяющих личность.
Документ является средством укрепления законности и контроля.
Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие.


Другие докумен­ты наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 авгус­та 1997 г. № 1009 утверждены "Правила подготовки правовых актов фе­деральных органов исполнительной власти и их государственной регис­трации". В этих правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утвержде­ния, оформления, сроки подготовки и детально расписан порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нор­мативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в министерстве юстиции. При нарушении требований, изложенных в пра­вилах, документ не вступает в силу.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соот­ветствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Но один до­кумент - это единичный акт документирования. Деятельность учрежде­ния оформляется совокупностью определенным образом взаимодейству­ющих документов, обычно соответствующих функциям управления.
Ряд функций управления является типовым, присущим любому уп­равленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, про­гнозирование и планирование, организационно-распорядительная дея­тельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систе­му документации.
Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систе­му документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.
В условиях научно-технической революции произошло резкое уве­личение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенк­латуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовле­ния, расширением экономических и культурных связей.


В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установ­ления необходимого и достаточного количества видов документов, вы­полняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механи­зации, эффективность их использования находятся в прямой зависимо­сти от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования докумен­тации является унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой систе­ме, форме, единообразию".*
* Большой энциклопедический словарь, М.: Изд-во Советская энциклопедия, 1991, т.2. с. 526.
Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров".*
* ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Основные положения. - М.: Госстандарт России, 1994, п.3.22.
Стандартизация - это процесс установления и применения стан­дартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимае­мые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается ком­петентным органом».* Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).
* Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991, т. 2. с. 407. Более пространное и детальное определение стандартизации даётся в ГОСТе Р 1.0-92. «Государственная система стандартизации РФ. Основные положения».
Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифици­рованных форм, их информационных элементов и систем документации возложена в стране на Комитет Российской Федерации по стандартиза­ции, метрологии и сертификации (в настоящее время Государственный комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации включён в состав Министерства промышленности и торговли РФ).


Результатом работы по унификации документов могут быть:
-общероссийские унифицированные формы;
-отраслевые унифицированные формы;
-унифицированные формы документов предприятия;
"Унифицированная система документации состоит из взаимоувязан­ных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечива­ющих документированное представление данных в определенных ви­дах хозяйственной деятельности".*
* ПР50-733-93 п.2.4.
Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем до­кументации являются Министерства (ведомства), возглавляющие ту от­расль деятельности, документы которой унифицируются.
Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы бланков документов, при этом обязательно учитывая возможность их компью­терной обработки. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерс­кие документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет Российской Федерации по статистике за уни­фицированные формы первичной учётной документации. Новые унифи­цированные формы первичной учётной документации утверждены Гос­комстатом 30 октября 1997 года.
Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществля­ют архивные органы, так как наиболее ценные документы после исполь­зования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.
В Положении "О государственной архивной службе России", утверж­дённом Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552 в числе главных задач государственной архивной службы России (Росархив) указано: "координация деятельности федеральных органов го­сударственной власти в области ... делопроизводства, развития совме­стно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации". Росархив в соответствии с возложенными на него задачами "осуществляет межотраслевое органи­зационно-методическое руководство и контроль за ...


организацией до­кументов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти". Росархив "проверяет выполнение учреждениями, организация­ми и предприятиями независимо от их ведомственной подчинённости требования законодательства в области организации документов в де­лопроизводстве". Росархиву предоставлено право согласовывать отрас­левые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по орга­низации документов в делопроизводстве.
Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методичес­кие документы по организации делопроизводства должны быть в каж­дой организации. К ним относятся:
• Государственная система документационного обеспечения уп­равления. Основные положения. Общие требования к документам и служ­бам документационного обеспечения. М.,1991.
В настоящее время в соответствии с федеральной целевой про­граммой ведётся разработка новой редакции ГСДОУ - системы поло­жений, определяющих основные правила работы с документами в орга­низациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В норма­тивной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, её пример­ная структура; порядок подготовки и оформления документов; все эта­пы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учёт, регистра­ция, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; органи­зация хранения документов.
Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного докумен­тирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизи­рованного документооборота (включая электронную почту), баз дан­ных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).*


* Банасюкевич В.Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы докумен­тационного обеспечения управления — актуальная задача / / Делопроизводство, 1998, № 1.
• Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ве­домствах Российской Федерации. - М., 1994.
Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции Российс­ кой Федерации. Она включает как общий порядок подготовки и оформ­ления документов, так и особенности подготовки отдельных видов до­кументов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на ар­хивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практи­чески все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназ­начена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроиз­водства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.
• ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению докумен­тов. М.: Госстандарт России, 1997.
Стандарт распространяется на документы "которые фиксируют ре­шения административных и организационных вопросов, а также воп­росов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования де­ятельности:
- федеральных органов государственной власти, органов государ­ственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, орга­нов местного самоуправления;


- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности".
• Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
Правила условно можно разделить на две части. В первой (разде­лы 2-4) детально освещены вопросы делопроизводственные:
- требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их состав­ления, заполнения, ведения;
- порядок формирования дел в делопроизводстве;
- организация и порядок проведения экспертизы ценности доку­ментов в делопроизводстве;
- порядок выделения документов к уничтожению;
- подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумера­ция, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.
В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается рабо­та с документами в архиве.
Для коммерческих организаций, не предающих документы на госу­дарственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются неза­менимым подспорьем в организации их архива.
• Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).*
* О перечнях подробно см. в Главе 8
• Типовое положение о ведении делопроизводства по предложени­ям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на пред­приятиях, в учреждениях и организациях.
В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сро­ки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.
Кроме того надо знать, что работа с определённой категорией доку­ментов регламентируется специальными актами. Так, правила работы с бухгалтерскими документами отражают:
• Федеральный закон о бухгалтерском учёте. От 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
•  Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ (в ред.

обработка дел для последующего хранения

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизвод­стве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами за­вершается в начале нового календарного года. По истечении этого сро­ка дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела по­стоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф. Например, дела за 1995 г. должны быть обработаны в 1997 г.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требования­ми, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Ос­новных правилах работы ведомственных архивов" и "Государственной системе документационного обеспечения управления".

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы на­учной и практической ценности документов, оформление дел; составле­ние описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

организация делопроизводственного обслуживания

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся ос­новой принятия решений и построен на оперативной работе с документа­ми, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важ­нейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной орга­низации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в ко­нечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специ­фические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организа­ционно-обособленной службой - структурным подразделением: управ­лением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопро­изводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. Далее обобщённо будем называть её службой делопроизводства. В небольших учреждениях, фирмах, где объём обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняе­мую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта (сек­ретаря).

Служба делопроизводства, как самостоятельное структурное подраз­деление, возглавляется руководителем, который в свою очередь под­чиняется непосредственно руководителю организации. Объеди­нение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например, вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой.

Основными задачами такой службы является постановка и веде­ние информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплекс­ной системы делопроизводства (информационно-документационного обес­печения управления) в организации, единого порядка работы с докумен­тами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

Это достигается разработкой соответствующего пакета организацион­ных и нормативно-методических документов.
В зависимости от объёма работ (объёма документооборота организа­ции) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений, например, секретариат (или несколько, если свои сек­ретариаты имеют заместители руководителя учреждения); экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке вхо­дящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.); бюро учётно-справочной работы (в нём могут быть группы регистрации, информационно-справочного обслуживания); бюро контроля; бюро писем и приёма граждан; группа печати и размно­жения документов; отдел автоматизации; архив и др.
В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение несколь­ких функций в одном подразделении или вместо структурных подразде­лений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведёт один секретарь.
Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства также определяются исходя из функций и объёма работ службы. Кроме того, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При отсутствии такого руководитель подразделения должен назначить одного из сотруд­ников отдела ответственным за ведение делопроизводства.
Рациональная организация постановки делопроизводства начинает­ся с определения организационно-правового положения службы, её структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организацион­но-правовые документы: положение о службе делопроизводства и дол­жностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства. Организационно-правовые документы содержат пра­вила, нормы, положения, устанавливающие статус структурного подразделения, его компетенцию, структуру, должностной состав, функциональ­ное содержание деятельности работников подразделения, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.Положения, содержа­щиеся в организационно-правовых документах, строго обязательны для исполнения. Эти документы подлежат утверждению руководителем орга­низации.

особенности работы с кадровыми документами

Свои особенности имеет работа с кадровыми документами. К сожа­лению, во многих недавно созданных фирмах из-за некомпетентности часто не придают должного значения этому участку работы. Вместе с тем именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работ­ника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.

В небольших фирмах оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, возлагается на секретаря (секретаря-референта).

Для правильного ведения кадровой документации необходимо, по­мимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

- Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и до­полнениями);

- Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприяти­ях, в учреждениях и организациях.

Кроме того, как уже указывалось выше, пооперационно работа с кад­ровыми документами хорошо расписана в "Межотраслевых укрупнён­ных нормативах времени на работы по комплектованию и учёту кадров".

Прием на работу обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); прика­за о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2).

Заявление чаще всего пишется от руки. Но организация (фирма) мо­жет иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную фор­му, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт, как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые - справку о последнем занятии).
Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рожде­нии.
При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступаю­щий предъявляет диплом или иные документы о полученном образова­нии или профессиональной подготовке.
На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учёту кадров). Анкета является наиболее удобным обобщаю­щим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она за­полняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатан­ный листок с правилами заполнения.
В Правилах указывается следующий порядок заполнения анкеты:
- фамилия, имя, отчество пишутся полностью;
- в дате рождения указываются год, число и месяц рождения;
- место рождения записывается на основании паспорта.
- образование - среднее, среднее специальное и высшее - указы­вается на основании документов (аттестата, удостоверения, дип­лома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указываются на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указыва­ется, сколько классов окончил. Наименование высшего или сред­него специального учебного заведения пишется полностью. Со­кращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);
- лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствую­щую графу;
- в анкете указывается адрес прописки (регистрации), фактический адрес проживания и телефон;
- сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном обра­зовании, военном билете и трудовой книжке.



9 Обязанность работодателя по обеспечению условий работы на ра­бочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредны­ми, особо вредными и опасными условиями труда___________

Определение трудового договора (контракта) дает ст. 15 КЗоТ: "Трудо­вой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприя­тием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а пред­приятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные зако­нодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон".
В комментариях к ст. 15 КЗоТ в §2 есть очень важное разъяснение о том, что КЗоТ употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны вправе сами выбирать наименование заключаемого ими договора о труде. "Вместе с тем надо учитывать, что для оформления отношений между отдельными категориями работни­ков и работодателем следует заключать именно контракты, если это прямо предусмотрено законом. Это, в частности, касается работников образовательных учреждений, руководителей предприятий".*
* Комментарий к Кодексу законов о труде Российской Федерации (с изменени­ями и дополнениями на 15 декабря 1995 года).- М.: «Вердикт», 1995, с. 28.
В комментариях к ст. 15 также хорошо разъясняется содержание тру­дового договора (контракта): взаимные права, обязанности и ответствен­ность сторон.
Различаются основные и дополнительные условия трудового дого­вора (контракта).
К основным условиям трудового договора (контракта) относятся со­глашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должно­стям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.


К дополнительным относятся условия трудового договора (контрак­та), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также соци­ально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника мо­гут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т.д.*
* Там же.
В соответствии со ст. 17 КЗоТ трудовые договоры (контракты) заклю­чаются:
- на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;
- на определенный срок не более пяти лет;
- на время выполнения определенной работы.
Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предус­мотренных законом.
* КЗоТ. ст. 17.
Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случа­ях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для заме­щения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в дек­ретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. В таких догово­рах срок договора оговаривается фразой типа "на время отпуска по ухо­ду за ребенком" и т.п. В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения какой-либо работы, срок оговаривается временем заверше­ния определенной работы. Разновидностью срочных трудовых догово­ров являются договора о временной и сезонной работе.
Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовит­ся проект приказа о приеме на работу. Ст. 21 КЗоТ указывает, что "при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работ­ника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указа­но в приказе (распоряжении) о приеме на работу".


Срок испытания огово­рен в ст. 22 КЗоТ. Он не может превышать трех месяцев, "а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом - шести месяцев".
Приказ оформляется на общем бланке, т.е. указывается название организации, фирмы, вид документа (приказ), дата, номер, место состав­ления, заголовок.
Текст приказов по личному составу имеет свои особенности. Они оформляются всегда отдельно от приказов по основной деятельности и большинство из них не имеет констатирующей части.
Приказы по личному составу могут составляться на одного человека или на несколько лиц и быть простыми (выражающим одно действие, например о зачислении или об увольнении) или сложными (на несколь­ко управленческих действий).
Приказы о командировании сотрудников (за исключением длитель­ных загранкомандировок) и приказы об отпусках (если отпуска не офор­мляются докладными (служебными) записками) издаются отдельно от приказов о назначении, переводе и увольнении, так как эти группы при­казов имеют различные сроки хранения.*
* Приказы о приеме, переводе, премировании, увольнении, длительных команди­ровках хранятся 75 лет. Приказы о предоставлении отпусков, назначении дежур­ных, взысканиях, командировках — 3 г.
Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина наложения взыскания или объяв­ления поощрения. Они также издаются отдельно от других приказов по личному составу.
Начинаются приказы по личному составу с глагола, выражающего распорядительную деятельность: принять, перевести, уволить, коман­дировать и т.д. Глагол пишется отдельной строкой большими буквами.
При приеме на работу рекомендуется приказ начинать глаголом ПРИ­НЯТЬ;
для лиц, прошедших конкурс - ЗАЧИСЛИТЬ;
при оформлении руководящего состава - НАЗНАЧИТЬ.
Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (обяза­тельно полностью, а не инициалы), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом.


При необходимости указываются условия приема (с испытательным сроком, временно с ... по ... и т.д.).
Далее с новой строки после слова "Основание:" перечисляются до­кументы, на основании которых издается приказ. Например:

Пример оформления приказа о приеме на работу на нескольких лиц:

При переводе работника с одной должности на другую в приказе указывается с какого числа происходит перевод и какой оклад назна­чается.


При увольнении обязательно указываются причины увольнения со ссылкой на статью КЗоТ.
Для всех приказов по личному составу обязательно требование фор­мулировки каждого пункта в строгом соответствии с требованиями КЗоТ.

Подготовленные проекты приказов по личному составу передаются руководителю организации для подписания. Приказ датируется и регис­трируется. Поступивший сотрудник должен быть ознакомлен с прика­зом. Он ставит свою ознакомительную визу.
С приказа изготавливаются две копии: для личного дела и передачи в бухгалтерию. Обе копии приказа заверяются по следующей форме:

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, переводе, уволь­нении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенк­латуре дел (Приказы по личному составу).
Приказы по личному составу являются не только распорядительны­ми документами, но одновременно они относятся и к первичным учёт­ным документам, так как они фиксируют факт приёма, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему зара­ботной платы.
Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российс­кой Федерации "О первичных учётных документах" от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и утверждены 30 октября 1997 года Постанов­лением Госкомстата формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. В соответствии с Постановлением Правительства они вводятся "в организациях независимо от форм собственности, осу­ществляющих деятельность на территории Российской Федерации".
Среди этих форм:


- приказ (распоряжение о приёме на работу (форма № Т-1);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (кон­тракта) (форма № Т-8).
Форма приказа о приёме на работу и форма приказа о переводе за­полняется работником, ведущим кадровую документацию, в одном эк­земпляре, а форма приказа о предоставлении отпуска и форма приказа о прекращении трудового договора - в двух экземплярах. Второй эк­земпляр передаётся в бухгалтерию, где производится соответствующий денежный расчёт.
Форма № Т-1 - Приказ (распоряжение) о приёме на работу заполня­ется с двух сторон на формате А5 и имеет следующий вид:*
* Остальные унифицированные формы приказов смотри в приложении.


Как видно из приведённой формы, она отражает все условия работы: постоянная или временная, основная или по совместительству, режим и условия труда, продолжительность рабочего дня и т.д., предусмотрены необходимые визы в момент оформления приёма на работу и, в случае необходимости, заключение медицинского осмотра и отметки о прохож­дении инструктажа по технике безопасности.
Приказ по приведённой выше форме заполняется в одном экземпля­ре, визируется, подписывается руководителем организации и объявля­ется зачисленному работнику под расписку. На основе приказа делает­ся запись о зачислении на работу в трудовую книжку и будут заполнены на поступившего на работу следующие формы: работником кадровой службы – личная карточка и в бухгалтерии - открыт лицевой счёт по форме № Т-54 или Т-54а.
Форма № Т-2 -личная карточка - является основным учётным доку­ментом. Форма содержит с небольшими изменениями те же сведения, что и ранее используемая форма № Т-2, но более приспособлена к ав­томатизированной обработке информации. Форма заполняется работни­ком, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совмес­тителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (сви­детельства, удостоверения) об окончании образовательного учрежде­ния и др.


документов.
Информация, вводимая из формы в память компьютера, составит достаточно исчерпывающую базу данных о кадровом составе организа­ции и позволит формировать необходимые сводки по кадрам.
По мере продвижения работника по службе, изменении его семейно­го положения, окончании учебного заведения новые сведения добавля­ются в личную карточку, т.е. она постоянно поддерживается "в рабочем состоянии" и отражает последние данные о сотруднике.
Учётные карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике вводятся в электрон­ную версию формы, а затем форма № Т-2 распечатывается. Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы № Т-2, позво­ляют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.
В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и техноло­гии, на научных работников, помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учётная карточка научного работника (форма № Т-4).* Она ведётся на формате А5.
* Формы № Т-4 даны в приложении.
Данные этой учётной формы отражают специфику научных кадров: наличие степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагоги­ческой работы. Заполняется форма работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов в одном эк­земпляре.
Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку.
Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте рабо­ты, должны быть заверены подписью руководителя или работника отде­ла кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступив­ших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на дру­гую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. За­писи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.


Исправления, внесённые в трудовую книжку, оговариваются и заве­ряются печатью.
Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предпри­ятиях, в учреждениях и организациях". Данная инструкция является ос­новным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудо­выми книжками.
Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в от­дельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возмож­ность их утраты или порчи. Они являются основным документом о тру­довой деятельности и ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе и временных работников, а также на нештатных работников при условии, что они подлежат государственному социаль­ному страхованию.
К внештатным относятся те работники, которые не зачислены в спи­сочный состав и выполняют работы по письменным трудовым соглаше­ниям с оплатой труда в установленном порядке.
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.
В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы со­ответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, на­граждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время ра­боты в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руково­дителя организации или начальника отдела кадров (если такой отдел есть) и печатью.
Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу уче­та трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.


При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник рас­писывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета.
Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошну­рована и скреплена подписью и печатью.
На всех сотрудников фирмы, организации, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персо­нала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформ­ляется личное дело.
Таким образом, оформление на работу требует от работника, веду­щего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций: со­ставления проектов трудового договора (контракта) и приказа, оформле­ния личной карточки (форма Т-2), заведения личного дела, внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последую­щего быстрого нахождения.
Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоян­ного их ведения, отражения движения работника по службе (в форме Т-2, трудовой книжке, дополнении к анкете).
Перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следую­щих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе.
Заявление должно иметь визы руководителей подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделе­ния перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции:
- составление на основании заявления или служебной записки про­екта приказа (или заполнение унифицированной формы № Т-5);
- подписание приказа и его регистрация;
- ознакомление с приказом работника, о чем делается помета на первом экземпляре приказа (ознакомительная виза);
- на основании приказа о переводе делаются соответствующие за­писи в форме № Т-2;
- изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносят­ся в трудовую книжку.
Таким образом, перевод требует внесения соответствующих измене­ний в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

требования к оформлению документов

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определён ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. В нём изложены правила оформления каждого реквизита документа.

Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный тер­мин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называет­ся "обязательный элемент оформления официального документа".*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1984, С.4.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризую­щих документы, определяется целями создания документа, его назна­чением, требованиями к содержанию и форме данного документа, спо­собом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, под­линность и подложность, физическое состояние документа, формат бу­маги, способ изготовления документа и т.д.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служеб­ном документе делает документ недействительным. Для ряда докумен­тов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодатель­ных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

Для бухгалтерских документов, в частности, Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" предписано, что "Первичные учётные докумен­ты принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащей­ся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хо­зяйственной операции и правильность её оформления;
ж) личные подписи указанных лиц".*
* Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», ст. 9.
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуля­ром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.
Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизи­тов.* Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась в 1960-е годы.
* ОСТ 2479-2481 - Деловые письма ОСТ 1780 - телефонограммы ОСТ 1781 - протоколы заседаний ОСТ 1782 - извещения о заседаниях.
В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требова­ния к отдельным системам документации, применяемым в сфере управ­ления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядитель­ной, первичной, учетной и др.).
В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название "формуляров-об­разцов".
Формуляр-образец - это совокупность расположенных в опреде­ленной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов.


В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектирует­ся формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей пара­метрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бу­маги А4 (210х297мм.). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помо­гает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, при­менить метод однократной записи.
Правила составления и оформления служебных документов изло­жены в Российском стандарте ГОСТ Р 6.30-97 УСОРД. Требования к оформлению документов. Он "распространяется на организационно-рас­порядительные документы, предусмотренные Унифицированной систе­мой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее - документы) - постановления, распоряжения, приказы, решения, прото­колы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административ­ных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаи­модействия, обеспечения и регулирования деятельности:
- федеральных органов государственной власти, органов государ­ственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
- предприятий, организаций и их объединений независимо от орга­низационно-правовой формы и вида деятельности".
Таким образом стандарт распространяется на любые, как государ­ственные, так и негосударственные организации.
В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.


ГОСТ указывает следующие реквизиты, кото­ рые могут быть использованы при создании документа:
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 Герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации-автора документа;
05 код формы документа;
06 наименование организации - автора документа;
07 справочные данные об организации - авторе документа;
08 название вида документа;
09 дата документа;
10 регистрационный номер документа;
11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 место составления или издания документа;
13 гриф ограничения доступа к документу;
14 адресат;
15 гриф утверждения документа;
16 резолюция;
17 заголовок к тексту;
18 отметка о контроле;
19 текст документа;
20 отметка о наличии приложения;
21 подпись;
22 гриф согласования документа;
23 визы согласования документа;
24 печать;
25 отметка о заверении копии;
26 отметка об исполнителе;
27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 отметка о поступлении документа в организацию;
29 отметка для автоматического поиска документа.
Таким образом в стандарте перечислено 29 реквизитов. Но все рек­визиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них вза­имоисключающие, например, "название вида документа" и "справочные данные об организации"; "гриф утверждения документа" и "адресат". Кон­кретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подго­товки и работы с ним.
Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управ­ленческого труда.
Так как документы складываются из одних и тех же составных час­тей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих рек­визитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.

Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделе­ниях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно со­ответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по но­менклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Последнее время получила распространение подвесная система хранения документов. Однако она требует специального устройства (или специальных шкафов) и папок с вырезами по корешку или выступаю­щей по краям корешка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге.

К сожалению, еще очень часто дела хранятся в столах у исполните­лей, которые не только не знают правил формирования дел, но и недо­оценивают эту работу, вследствие чего дела часто ведутся небрежно, на поиски нужного документа тратится много времени, документы теря­ются.

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформирован­ных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документа­ми ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внут­ренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса докумен­та, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи при­ведены в "Основных правилах работы ведомственных архивов".

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребо­ваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: ког­да, кому и на какой срок выдан документ.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-замести­тель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после воз­вращения документов.



Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудни­кам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (на­пример: прокуратуры: суда и т.д.) может производится только на осно­вании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руко­водства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Информационно-справочная работа

Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о доку­ментах учреждения. Служба делопроизводства и секретарь-референт (в маленькой фирме) на основе этого банка данных обязаны в несколь­ко минут ответить на вопросы двух типов:

- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ и

- в каких документах можно найти информацию по конкретному воп­росу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистраци­онные формы все данные о документах.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных карто­тек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреж­дении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по ал­фавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложе­ния, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.

В момент регистрации, как уже указывалось выше, надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе и быстро наве­сти справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положен­ные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следо­вательно, пока документ в работе, на него имеется две карточки - в сроковой и справочной картотеках.

После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как бо­лее полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная кар­точка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо исполь­зуется для создания дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год. Общий срок хранения карточек - 3 года. В картотеке законодатель­но-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до за­мены документов новыми.

Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют наво­дить справки по любой комбинации данных, включенных в регистраци­онную карточку документа.

"Справка может выдаваться:

- По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; ре­зультат исполнения; место хранения.

- По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.

- По корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определённому вопросу; все до­кументы автора за указанный период.

- По региону: стране; области; городу. Для поиска документа или группы документов могут задаваться сле­дующие реквизиты:

- входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вес­тись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем груп­пам документов);

- вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

- приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступ­ления или для внутренних - подписания документа, от и до);

- регион, по которому ведется поиск (страна, область);

- организация (корреспондент/адресат);

- содержание (тема).



При поиске сведений по конкретному документу может непосредствен­но задаваться номер документа.

Поиск документов может выполняться по неисполненным докумен­там, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы теку­щего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выво­дится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.

В случае поиска неисполненного документа результатом поиска яв­ляется информация, у какого исполнителя документ находится в дан­ный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится ин­формация, в каком деле находится данный документ".*

* Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения — важное условие успешной работы офиса. — «Секретарское дело», 1997, № 1, с. 80. Более подробно см. книгу: Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. — М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1997.

Информационно-справочные документы

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учрежде­ний и фирм и направляемых им, являются информационно-справочны­ми. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреж­дениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справ­ки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, пись­ма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный харак­тер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Инструкция по делопроизводству

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления докумен­тов и работы с ними в организации является инструкция по делопроиз­водству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, пред­приятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стан­дартов на унифицированные системы документации, Типовой инструк­ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методи­ческих материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности по­становки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных опера­ций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или исполь­зование комплексной системы автоматизации делопроизводства и орга­низации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной органи­зации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Составляя такую инструкцию, можно воспользовавшись Типовой ин­струкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Россий­ской Федерации, взять из неё структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к ар­хивному хранению и т.д.

Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов - положение и должнос­тная инструкция, с раздела "Общие положения". В нём должно быть ука­зано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы.
Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.

Например, общее положение можно написать так:

1.1 Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в органи­зации.

1.2 Инструкция определяет основные правила подготовки, оформле­ния, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях организации.

1.3 Инструкция разработана в соответствии с законодательными акта­ми Российской Федерации, актами Президента Российской Феде­рации и Правительства Российской Федерации, нормативно-мето­дическими документами Государственной архивной службы России, организационными документами организации.

1.4 Правила и порядок работы с документами, установленные насто­ящей инструкцией, обязательны для всех работников аппарата орга­низации. Все работники организации ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и не­разглашение содержащейся в них информации.

1.5 Организация и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой технической политики и применения современ­ных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделе­ниях организации осуществляется канцелярией.

1.6 Внедрение и сопровождение информационных технологий произ­водится во взаимодействии с Отделом программно-технических средств.

1.7 Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с докумен­тами несут руководители структурных подразделений.

1.8 Руководитель структурного подразделения определяет ответствен­ного за ведение делопроизводства в подразделении и согласо­вывает его кандидатуру с заведующим канцелярией.



1. 9 Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организа­цию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работников под­разделения с нормативными и методическими документами по де­лопроизводству.

1.10 При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, пере­мещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя струк­турного подразделения другому работнику (под расписку) с уве­домлением зав. канцелярией о передаче дел.

1.11 Задачи и функции канцелярии, обязанности, права и ответствен­ность зав. канцелярией регламентируются Положением о канце­лярии.

1.12 Обязанности, права и ответственность делопроизводственных ра­ботников определяются их должностными инструкциями. Следующие разделы инструкции обычно посвящаются порядку со­ставления и оформления документов. В их построении можно следо­вать Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ве­домствах Российской Федерации: сначала дать раздел - "Подготовка и оформление документов", а затем раздел - "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов".

При написании раздела - "Подготовка и оформление документов" за основу берётся ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов. Порядок оформления реквизитов, изложенный в ГОСТе, переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации. В раздел "Особенности подготовки и оформления отдель­ных видов документов" выносят наиболее часто составляемые виды документов: приказы, договора, распоряжения, протоколы, акты, пись­ма, телеграммы и др. В этом разделе очень важно подробно расписать порядок визирования и согласования каждого вида и даже разновидно­сти документов в организации. Например, какие визы должен иметь при­каз по личному составу, приказ о премировании, различные виды дого­воров, кто подписывает эти виды документов. В этом разделе указывается структура текста протокола, акта, порядок оформления телеграмм, раз­новидностей писем.


Всё это сопровождается примерами из документов организации. Отдельно можно выделить раздел: порядок печатания и размножения документов. Наличие таких разделов в инструкции значи­тельно упростит порядок подготовки документов, характерных для дан­ной организации и исключит их многократные пересоставления и пере­оформления.

После разделов, посвящённых составлению и оформлению доку­ментов, следуют разделы, описывающие порядок работы с ними: приём и первичную обработку документов, регистрацию, направление докумен­тов к исполнителям, контроль исполнения документов, информационно-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, те­кущее хранение документов в делопроизводстве, экспертизу ценности документов, подготовку дел для сдачи в архив, передачу дел в архив.

Разделы по обработке документов пишутся с учётом технологии, при­нятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризирован­ная. Все этапы работы с документами присутствуют как при традицион­ной технологии, так и автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций.

Например: раздел "Информационно-справочная работа" в автомати­зированной системе может выглядеть так:

1.1 В процессе регистрации создается база данных для информаци­онно-справочной работы по документам организации.

1.2 Поиск документа может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.

1.3 Справка может выдаваться:

По конкретному документу:

- где (у кого) находится;

- стадия исполнения (подготовки);

- результат исполнения;

- место хранения (для исполненных документов).

По теме (содержанию):

     - конкретный документ;

     - группа документов.

     По корреспонденту/автору:

     - конкретный документ;

     - все документы автора/корреспондента;

     - все документы автора по конкретному вопросу;

     - все документы автора за определенный период.           

По региону:

     - стране;

     - области;

     - городу.



     1. 4 При поиске документов может указываться:

     - Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов)

     - Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

     - Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления, а для внутренних - подписания документа);

     - Регион, по которому ведется поиск (страна, область);

     - Организация (корреспондент/адресат);

     - Содержание (тема).

1.5 При поиске сведений по конкретному документу может непос­редственно задаваться его номер;

1.6 При выдаче информации по конкретному документу на экран вы­водится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выво­дятся на экран и распечатываются в табличной форме.

К инструкции даются приложения и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Это обычно:

- образцы оформления наиболее распространённых видов докумен­тов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма, телеграм­мы, телефонограммы и т.д.);

- формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа-за­верителя дела, обложки дела, описей, акта о выделении к уничто­жению документов, не подлежащих хранению и др.);

- списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации, под­лежащих утверждению, документов, на которые ставится печать и т.д.).

Достаточно часто в организациях правила подготовки и оформления документов выделяются в самостоятельный документ и в них более детально, с большим количеством типовых форм и примеров расписы­вается порядок составления документов. Тогда в организации будет два нормативно-методических документа - правила составления и оформ­ления документов и инструкция по делопроизводству, в которой будет регламентирован только порядок работы с документами.

Инструкция по делопроизводству, также как и Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный доку­мент, утверждаются.


Чаще всего они утверждаются приказом руководи­теля организации, в котором указывается, с какого числа они вводятся в действие и перечисляются те мероприятия, которые служба делопроиз­водства должна произвести для их внедрения. Например:

1 Организовать ведение делопроизводства в соответствии с требо­ваниями Инструкции.

2 Обеспечить оказание методической помощи подразделениям по внедрению Инструкции по ведению делопроизводства.

3 Организовать обучение сотрудников правилам оформления доку­ментов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

4 Отделу информационных технологий обеспечить обучение сотруд­ников работе с новым программным обеспечением.

и т.д.

Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении и каж­дый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.

Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции, в которых распределены все функции службы делопроизводства между конкретными исполнителями и инструкция по делопроизводству - ос­новные документы, определяющие организацию делопроизводственно­го обслуживания в учреждении.

Экспертиза ценности документов

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, орга­низаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека. И наконец, определенная группа доку­ментов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребу­ются большие помещения, оборудование, штаты специальных работни­ков. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев".*

* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 7.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, на­чинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государствен­ном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив уч­реждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под ру­ководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно.
В круп­ ных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экс­пертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинённых или под­ведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в "Основных правилах работы ведом­ственных архивов". 17 марта 1998 г. приказом Федеральной архивной службы России утверждено "Примерное положение о центральной экс­пертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федера­ции".* На основе этого Примерного положения должно быть разработа­но положение об экспертной комиссии конкретной организации, фирмы, предприятия. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцеля­рией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В неболь­ших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секре­тарь и бухгалтер.

* Примерное положение..." даётся в приложении к книге.

В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государствен­ной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обыч­но комиссия состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

- рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его струк­турных подразделений;

- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничто­жение;

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.*

* Основные правила работы ведомственных архивов, с. 25-26.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их ре­шения принимаются большинством голосов, заседания протоколируют­ся. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и ут­верждает руководитель организации.



Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

- основная документация, наиболее полно отражающая деятель­ность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основ­ных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, докла­ды, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению.

- оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерско­му учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хо­зяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов ус­танавливаются временные сроки хранения.

- документация по личному составу (приказы, личные карточки ра­бочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обра­щаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудо­вом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в уч­реждении, на предприятии, фирме или в организации долговременно.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональ­ных структурных подразделений, как производственные отделы и бух­галтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспектив­ные планы, отчеты, доклады и т.д.

Например, к бухгалтерским документам постоянного срока хранения относятся:

- сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним (приложения к балансу, специализированные формы, объяснительные записки и рекламации);

- годовой (сводный) отчёт о финансовых результатах и их исполь­зованию;



- сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;

- протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;

- аудиторские заключения;

- аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;

- налоговые декларации;

- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с при­ложениями и объяснительными записками к ним;

- документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, расчёты) по оценке и переоценке основных фондов; по оценке стоимости иму­щества и др.;

- паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, нахо­дящихся под охраной государства;

- акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;

- штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

- лицевые счета по учету основного фонда.*

 * Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы (1995 г.), ст. 304.

Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделе­ния) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется толь­ко подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные по­метки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в пло­хом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они уста­навливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт про­дукции и т.п.).



В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколь­ко видов типовых перечней:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности гос­комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, органи­заций и предприятий с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные ар­хивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Кроме того коммерческие организации могут воспользоваться вышед­шим в 1996 г. справочным пособием "Управленческие документы посто­янного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)".*

* Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в дея­тельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных това­риществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. — М.: ВНИИДАД, 1996.

Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документа­цию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабаты­ваются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие доку­ментацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, обра­зующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ве­домственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведе­нии экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

В последние годы вышло два новых перечня: "Перечень докумен­тов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации с указанием сроков хранения" (1994 г.) и "Перечень докумен­тов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегатель­ного банка Российской Федерации и учреждений его системы" (1995 г.).

Кроме того, надо знать, что по инициативе Государственной налого­вой службы Российской Федерации Росархив в 1996 г.


увеличил сроки хранения бухгалтерских документов с 3 до 5 лет. Сроки хранения бух­галтерских документов, указанные в Перечне типовых документов..., по мнению налоговой службы, не обеспечивали применение экономичес­ких санкций при наличии нарушений, связанных с исчислением и пере­числением платежей в бюджет и внебюджетные фонды. Новые сроки хранения бухгалтерских документов закреплены в Федеральном законе О бухгалтерском учёте в ст. 17. В ней сказано: "Организации обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соот­ветствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".

Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с ус­ловием завершения ревизии или истечения срока действия договора.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанав­ливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, де­сять лет, пятнадцать лет и т.д.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопро­изводством в 1993 г. исчисляется с 1 января 1994 г. Следовательно, наряды на поставку и отгрузку готовой продукции за 1993 г., имеющие срок хранения 3 г., могут быть отобраны к уничтожению в 1997 г.

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использо­вать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заго­ловкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при форми­ровании дела в него могли попасть и другие категории документов.

Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов вре­менного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.



Если в деле содержатся документы временного хранения, но раз­личной ценности и следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документа­ции, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодично­го и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре груп­пы дел:

- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хране­ния.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организа­ции, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной служ­бы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении докумен­тов к уничтожении проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдают­ся в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государ­ственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделе­нию к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляет­ся и их уничтожение проводится только после составления годовых раз­делов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. "Органи­зация обязана систематически описывать документы по личному соста­ву и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет..."*



* Основные правила работы ведомственных архивов,с.29.

8.2 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого прово­дится работа по оформлению дел для последующего хранения или пе­редачи их в ведомственный архив.

Оформление дела - "подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами",* проводят работники структурных подраз­делений, ответственные за формирование и хранение дел или секретарь. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, п.43.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклату­ре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями "Государственной системы документационного обеспече­ния управления" и "Основных правил работы ведомственных архивов" проводится их полное оформление, которое включает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов;

- составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи докумен­тов дела;

- оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепле­ния (булавки, скрепки). В конце каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи, и, в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись, бланки форм внутренней описи.



Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удоб­ства использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Упот­ребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запре­щено. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколь­ко томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, под­шитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложе­ние в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов, на них ставят­ся номера предыдущих листов с прибавлением букв а, б, в и т.д., то же самое делают, если несколько соседних листов пронумеровано одной цифрой. Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле: литерные и про­пущенные номера листов; номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложениями в них; номера крупнофор­матных листов, карт, рисунков и т.д.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела дана в приложении к "Основным пра­вилам работы государственных архивов", "Основным правилам работы ведомственных архивов". Формы не идентичны, но состав информации, вносимой в формы, одинаков.





Для дел с особо ценными документами, личных, судебных и след­ственных, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторс­кие свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив со­ставляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к де­лам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации.

В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи.*

* Формы внутренней описи дела приведены в Приложении к "Основным прави­лам работы государственных архивов", "Основным правилам работы ведомствен­ных архивов". Форма не унифицирована.

Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола или переплетаются.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются установленные государствен­ными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска проч­ной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по лич­ному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговремен­ную сохранность документов. Для обложек дел, сдаваемых в государ­ственный архив, применяется безкислотный картон.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении до­кументы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно помес­тить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

Элементы текста документа

ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ (РЕКВИЗИТ 17)

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголо­вок, являющийся обязательным элементом любых документов, выпол­няемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с названием вида. В нём кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "о чем?", "о ком?" и формули­руется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо - Об открытии фирмы; Договор - О поставках тары; Положение - О бухгалтерии и т. п.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила за­головок отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инст­рукция - секретаря-референта; протокол - заседания правления; акт - приёма помещения; правила - трудового распорядка и др.

Если документ сложный и в нём отражено несколько вопросов, заго­ловок формулируется обобщённо. Например, "О приёмной комиссии". В документах большого объёма составляются подзаголовки.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он раз­мещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголо­вок печатается без кавычек и не подчёркивается. Наличие заголовка зна­чительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, орга­низацию контроля. Заголовок помогает правильному включению докумен­та в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное со­ставление заголовка - важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие доку­менты, выполненные на формате А5 (148х210): извещения, телеграммы.

ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ (РЕКВИЗИТ 20)

Отдельные служебные документы имеют приложения.
Такими при­ ложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводи­тельным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются до­кументы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например, инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержа­ние основного документа, например таблицы, справки и т.д.

Порядок оформления приложений описан в ГОСТе Р 6.30-97. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:

Приложение:     на 2 лл. в 3 экз.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы прямо от поля все­гда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывает­ся количество листов и экземпляров.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеру­ют. Например:

Приложение: 1 Правила по составлению и оформлению докумен­тов Компании на 10 л. в 2 экз.

2 Альбом унифицированных форм Компании на 24 л. в 1 экз.

Между названиями приложений делается 1.5-2 межстрочных ин­тервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.

Если к документу прилагается другой документ, который также име­ет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение:     письмо Минздрава РФ от 13.11.97 №01-17/785 и при­ложение к нему, всего на 12л.

Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например:

Приложение:     на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указыва­ется. Например:

Приложение:    Типовая инструкция по делопроизводству в мини­стерствах и ведомствах Российской Федерации, в 3 экз.

Сами документы - приложения к распорядительным документам име­ют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложе­нием к какому документу они являются. Например:

Приложение

к приказу Министра

здравоохранения России от 12.08.97 №36

Контроль за исполнением документов

Контроль исполнения порученного задания является одной из функ­ций управления. В контроле можно выделить контроль по существу ре­шения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руко­водитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме - секре­тарь. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупреди­тельный.

Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.

Учитывая пока еще низкую исполнительскую дисциплину в стране, все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть постав­лены на контроль.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодатель­ством. Например, для исполнения обращений граждан.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содер­жащих какое-либо поручение обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для ре­шения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В приложении к "Государственной системе документационного обес­печения управления" дан перечень типовых сроков исполнения доку­ментов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по де­лопроизводству конкретного учреждения.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установ­лены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контроли­ровать выполнение задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения.
Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня всё чаще ис­пользуется автоматизированная система контроля исполнения докумен­тов.

Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме ис­пользуются регистрационные карточки и картотечный ящике 32-мя под­вижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на сле­дующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделите­лем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок испол­нения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку за то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.

Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Одна из главных обязанностей инспектора по контролю (или секрета­ря в небольшой фирме), в начале рабочего дня вынуть из сроковой кар­тотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим пе­ренос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим.

Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполне­ния которых истекает через 3 дня и предупреждают об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приуча­ются к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.



Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведен­ ная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фир­мы и т.д. все время подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того сроковая картотека помогает при планировании ра­бочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается как решен вопрос; за каким номе­ром и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тог­да, когда полностью выполнены поставленные в документе или указан­ные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксиру­ется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля, контрольная карточка вынима­ется из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполне­ния документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изы­мается и используется, при необходимости, в других справочных карто­теках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

Периодически (в крупных учреждениях ежемесячно) составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество доку­ментов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный кон­троль за исполнением документов, который секретарь ведет на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки докумен­тов, исполнение которых истекает в определенный срок, Автоматизиро­ванная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загруз­ку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения доку­ментов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудни­ков.При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с исте­кающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соот­ветствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководите­ля. Автоматизированный контроль за исполнением документов выпол­няется либо с использованием специализированных программ контро­ля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

Номенклатуры дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получа­ют и создают большое количество документов. После их использова­ния в оперативной деятельности для решения текущих вопросов доку­менты становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает опре­деление дела, как "Совокупность документов или документ, относящих­ся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдель­ную обложку".* Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит но­менклатура дел.

* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 4

Номенклатура дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, офор­мленный в установленном порядке".* Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить до­кументы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надоб­ности.

Номенклатура дел -документ многоцелевого назначения.

* Там же, с. 4.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит пла­ном распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указа­ние срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя до­кументы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким обра­зом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регист­рации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит состав­ной частью в регистрационный индекс документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет вклю­чительно.

Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структу­ры учреждения.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: "Государственной системе документационного обеспечения управления", "Основных пра­вилах работы ведомственных архивов", "Типовой инструкции по делоп­роизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации". Архивными учреждениями разработаны методические пособия по со­ставлению номенклатур дел.*

* Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. М.: Главархив, 1990.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в про­цессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкрет­ные или индивидуальные (номенклатура дел епределенной организа­ции, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.*

* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.1.3.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделе­ния. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенк­латура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года.


В крупном учреж­ дении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура, как классификационный справочник, имеет структурную схему построе­ния, в которой названиями частей (классами) будут наименования струк­турных подразделений.

Широкое распространение получили типовые и примерные номенк­латуры дел, которые составляются для однородных по характеру дея­тельности организаций. Они позволяют установить единую систему фор­мирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что "Типовая номенклатура дел ус­танавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве опре­деленной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрас­ли (системе) и являются нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распростра­няется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер".*

* Основные правила работы ведомственных архивов, пп. 2.1.5.1. и 2.1.5.2.

Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышесто­ящими организациями для своих подведомственных организаций. В по­рядке оказания методической помощи эти виды номенклатур могут со­ставляться архивными учреждениями на хоздоговорных началах.

Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуаль­ную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел в уч­реждениях начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Руководители структурных подразделений обязаны не только органи­зовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие специалисты, лицо ответственное за делопро­изводство и обязательно привлекается сотрудник архива учреждения.


Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и офор­мления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно пере­числить круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подраз­деление в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты. Совместная работа специалистов с делопро­изводственными и архивными работниками обеспечит составление номен­клатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать тре­бования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами - "Государственной системой документационного обеспечения управле­ния", "Основными правилами работы ведомственных архивов" и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положе­ние об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписа­ние, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временно­го хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения.

При наличии типовой номенклатуры дел "Основные правила работы ведомственных архивов" предписывают: "Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только кон­кретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной орга­низации".*

* Основные правило роботы ведомственных архивов, п. 2.1.6.

Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в конкретной, что обуславливается или объемом документации, или спецификой работы.


Заголовки дел пример­ ной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием авто­ра, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно, обязательным условием является совпадение сроков хранения объеди­няемых в одно дело документов.

"Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений".* Так как главным требованием к номенклатуре дел являет­ся охват всей совокупности документов, в нее должны быть включены документы и временно действующих комиссий, творческих групп, дру­гих временных образований, созданных для решения или обсуждения каких-либо задач. Обязательно включение в номенклатуру дел обще­ственных организаций, если они есть. Выявив круг документов, подле­жащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголов­ков дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого доку­мента. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (пере­писка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы, пла­ны, отчеты, акты и т.п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладыва­ются документы и т.п. Понятие "дело" "Основные правила работы ведом­ственных архивов" предлагают употреблять "в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, со­держащих документы, связанные последовательностью делопроизвод­ства по одному конкретному вопросу".

* Там же.

Например. "Личное дело Петрова Петра Петровича"

или

"Дело о поджоге зернохранилища в поселке Ивановское Петровско­го района".

Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому докумен­ту, в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных ар­хивов", употребляется термин "документы".* В конце заголовка в скоб­ках перечисляются основные виды документов. Например:



"Документы о строительстве нового учебного комплекса инсти­тута (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка)";

"Документы к протоколам заседания Ученого Совета за 1996/97 уч. год (справки, докладные записки, проекты решений)".

* "Основные правила работы ведомственных архивов". — М.: Главархив СССР, 1986, п.2.1.20. В "Основных правилах работы государственных архивов СССР". — М.: Главархив СССР, 1984 п. 4.1.14 вместо термина "документы" употребляется понятие "материалы". Примеры: Материалы по внедрению законченных научно- исследователь­ских работ в производстве синтетического волокна (протоколы, докладные записки, заключения и др.); Материалы к приказам, протоколам, отчетам за такой-то год.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.

Например:

"Протоколы заседаний Приёмной комиссии за 1998 г. "

"Заявки на оборудование"

В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким воп­росам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название. Например:

"Переписка с фирмой "Софтоп" о поставке принтеров и расход­ных материалов".

Если в деле переписка с несколькими однородными корреспонден­тами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое на­звание корреспондента. Например:

"Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и ис­пользовании тары".

В том случае, когда переписка ведется с разнородными корреспон­дентами, в заголовке дела они не выносятся, а указывается лишь воп­рос. Например:

"Переписка об организации факультета повышения квалификации при университете".

В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, на­ходящихся на определенной территории (край, область, район), т.к.


пе­реписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело. Т.е. группировка дела ведется по географическому признаку. Например:

"Переписка со школами Заречного района об участии в дне откры­тых дверей"

или

Годовые отчеты леспромхозов Кировской области".

Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содер­жать указание на периодичность и характер документов. Например:

"Годовой отчет по основной деятельности кафедр факультета за I семестр",

"Месячные отчеты об отгрузке товаров" и т. д.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр)

Например: "Годовой отчет о работе цехов по форме Б-36",

"Ведомость №... по счетам..."

"Ведомости затрат на производство по ф. № 12".

В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоко­лами, после указания вида документа, дается автор и год.

Например: "Приказы директора банка за 1997 г. ", "Протоколы Прав­ления за 1997г.".

В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрываю­щих содержание и виды документов. Например таких:

"Переписка по общим вопросам", "Руководящие материалы", "Раз­ная переписка", "Дела с отчетностью" и т.д.

Подобные заголовки недопустимы.

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавлива­ются по перечням документальных материалов с указанием сроков хра­нения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклату­ре они должны быть расположены в определенной последовательнос­ти, одинаковой для всех структурных подразделений, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи.


Стабильный порядок располо­ жения дел облетает быстрый поиск конкретного дела.

Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышесто­ящих органов, затем дела с организационной документацией, относя­щейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или струк­турного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с орга­низационно-распорядительными документами самого учреждения (при­казы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.

02-01   Приказы и инструктивные письма Комитета РФ по ме­таллургии по вопросам бухгалтерского учета и отчет­ности

02-02   Положение о бухгалтерии и должностные инструкции со­трудников. Копии.

02-03   Приказы директора предприятия по производственным вопросам. Копии.

02-04   Приказы директора предприятия по личному составу. Ко­пии.

02-05   Штатное расписание

02-06   Бухгалтерские отчеты предприятия. Годовые.

02-07   Бухгалтерские отчеты предприятия. Квартальные.

02-08   Бухгалтерские отчеты предприятия. Месячные.

При наличии однородных корреспондентов, "заголовки дел, заведен­ные по географическому и по корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических назва­ний.*

* Основные правило работы ведомственных архивов, п. 2.1.34,с. 21.

Например: Переписка с фирмой "Аврора"

Переписка с фирмой "Светлый путь" Переписка с фирмой "Факел" и т.д.

или      Переписка с вузами Амурской область;

Переписка с вузами Белгородской области;

Переписка с вузами Курской области;

Переписка с вузами Ярославской области и т.д.

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотре­ния, редактирования и корректировки согласовывается с архивом уч­реждения, одобряется экспертной комиссией и визируется у руководи­теля структурного подразделения.


При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом, его работники проверяют полноту охвата но­менклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения. Общественные орга­низации учреждения и органы функционирующие на общественных на­чалах, также составляют отдельные номенклатуры дел.

На основе номенклатур дел структурных подразделений (в т.ч. и об­щественных организаций и органов, действующих на общественных на­чалах), делопроизводственная служба организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел. Ее разделами являются названия струк­турных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвер­жденной структурой и штатным расписанием организации. Первым раз­делом номенклатуры, независимо от места в штатном расписании, ставится делопроизводственная служба (канцелярия). Последними раз­делами помещаются общественные организации и органы действующие на общественных началах.

Расположение всех разделов и дел в номенклатуре закрепляется ин­дексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организа­ция маленькая, ее номенклатура строится по производственно- отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре (01,02,03,04,...).

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в пре­делах структурного подразделения. Индексация структурных подразде­лений как правило постоянна и следовательно повторяется из года в год. Желательно, для оперативного поиска документов устанавливать одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структур­ных подразделений, сохранять из года в год нумерацию дел структурно­го подразделения. Под одним и тем же индексом из года в год вносятся в номенклатуру переходящие дела (т.е. по вопросам, рассматриваемым в течение нескольких лет). Например:

"Переписка с машиностроительным заводом о поставке оборудо­вания для строительства 2-й очереди метро".



Индекс должен обозначаться арабскими цифрами. Например, если дело включено в номенклатуру седьмым, а индекс структурного под­разделения 02, то индекс данного дела будет 02-07.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в кото­рой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного запол­нения".*

* Форма номенклатуры дел приведена в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных ар­хивов, в Методических указаниях по составлению номенклатур дел.

Название раздела
		Кол-во	Срок хране­	При-
Индекс дела	Заголовок дела	дел (томов,	ния дела (тома,части)	ме-ча-
		частей)	и № статьи по Перечню	ния
01-03	Устав фирмы		Пост. ст. 37
01-04	Положения о структур­ных подразделениях		Пост. ст. 38
01-05	Штатное расписание		Пост. ст. 52

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенк­латуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подраз­деления и порядкового номера дела в пределах структурного подразде­ления. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении до­полнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установ­лен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архи­вом и ЭК (ЦЭК) учреждения и утверждаются ЭПК архивного органа.



Пятая графа "Примечания" заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел, передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год и т.п.

Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одобряет­ся ЦЭК (ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным ар­хивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреж­дения.

Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей орга­низации.

Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: пер­вый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий в ве­домственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (раз­делов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел.

Экземпляр, согласованный с государственным архивом и утверж­денный руководителем учреждения, имеет постоянный срок хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел делопроизводствен­ной службы.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего кален­дарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согла­сованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреж­дения. В таком случае Государственный архив уведомляется, что но­менклатура дел на следующий год остается без изменений.

Однако, не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересо­ставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная но­менклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными де­лами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о катего­риях и количестве заведенных дел.


При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3 - количество дел (томов, час­тей). В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчи­тывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел



Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутрен­ней дверце шкафа, где хранятся дела и по ней быстро можно устано­вить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

Номенклатура - достаточно сложный документ, ее составление тре­бует специальных знаний и коммерческим фирмам, небольшим учреж­дениям, не имеющим специально подготовленных работников в области документального обеспечения управления, лучше заказать номенкла­туру на хозрасчетной основе в архивных учреждениях.

Обслуживание совещаний

Обслуживание совещания начинается в день его проведения, но если есть приглашённые из других городов, то накануне.

В день совещания помещение открывается заранее и тщательно про­ветривается, еще раз проверяется наличие необходимой аппаратуры, её рабочее состояние, готовность рабочего места стенографистки или ведущего протокол. На небольших совещаниях на место каждого учас­тника совещания кладутся необходимые документы (если они не были разосланы заранее). Кроме того на стол ставятся минеральная вода или другие прохладительные напитки, стаканы, бумажные салфетки. Если есть президиум, аналогично готовится место для каждого члена прези­диума.

К первым организационным мероприятиям обслуживания совещания относится и встреча его участников. Она во многом определяет настро­ение. Всякий срыв, накладка (не встретили, встретили с опозданием, возникли затруднения с размещением, поиском места совещания) неиз­бежно вызывают отрицательные эмоции.

При проведении совещания с ограниченным числом участников, их встречают перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствуют каждого и приглашают пройти на совещание.

В ряде случаев, один из организаторов встречает при входе в зал совещания, а другой сотрудник встречает при входе в здание, привет­ствует, указывает, где раздеться, куда пройти. На больших совещаниях развешиваются указатели и таблички. Но часто бывают и такие ситуа­ции, когда какого-то участника надо встретить в аэропорту, другого на железнодорожном или автовокзале, или в день совещания заехать за участниками в гостиницу и т.д. Поэтому процедура встречи должна быть продумана до мельчайших деталей и расписана между членами рабо­чей группы: кто кого и где встречает.

Участники совещания регистрируются. Если их число ограниченно, эту работу проводит секретарь руководителя. Если совещание с боль­шим количеством участников, их регистрирует специально выделенный работник или группа работников. Обычно регистрация ведется по зара­нее заготовленным спискам участников.
В тех случаях, когда принятие решения предполагает голосование, прибывший на совещание распи­сывается в заранее заготовленном списке присутствующих. При органи­зации больших конференций участники могут заполнять анкеты (карточ­ки) с последующим обобщением этих данных в списки. Анкеты (карточки) позволяют получить всю необходимую информацию об участниках. В регистрационных анкетах (карточках) как минимум указывается фами­лия, имя, отчество, место работы, занимаемая должность, на научных конференциях - наличие ученых степеней и званий.

Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих, их количество. Количественный состав особенно ва­жен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, т.е. установленного законом или уставом такого количества присутствую­щих, при котором принятое решение является правомочным.

После окончания регистрации уточнённый список присутствующих, включающий фамилию, имя, отчество и название организации, переда­ётся председателю, что позволяет ведущему ориентироваться при про­ведении совещания.

Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставле­ние отметок на командировочных удостоверениях. Если эту операцию не провести сразу, потребуется сбор, а затем раздача отмеченных ко­мандировочных удостоверений участникам совещания или же каждый участник должен будет по этим вопросам обращаться к организаторам совещания.

Во время регистрации следует сразу же собрать сведения о потреб­ности в обратных билетах. При хорошей организации совещания рабо­чая группа берет на себя задачу приобретения билетов на обратную до­рогу.

В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предла­гаемых мероприятиях культурной программы.

При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосла­ны, размноженные для них документы (тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться канцелярские принадлежности (папки, блокно­ты, авторучки и т.п.), что предусматривается заранее и закладывается в финансовые расходы.



Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с участниками правила совместной работы: регламент для выступлений, перерывы, время окончания совещания.

Во время перерывов не забывайте проветривать помещение. При наличии системы кондиционирования воздуха, необходимо произвести её регулировку в зависимости от степени заполнения помещения. В пе­рерыве могут быть предусмотрены кофе-паузы, когда участникам пред­лагаются кофе, чай, бутерброды, печенье и т.д., организована продажа литературы.

Ответственным этапом является документирование совещания, т.е. запись процесса обсуждения внесенных на повестку дня вопросов. В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты вы­ступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно стеног­рафировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

Стенограмма и фонограмма -это дословная запись всего, что гово­рилось на совещании, т.е. всех выступлений, вопросов, ответов, реп­лик. При стенографировании и фонозаписи следует учитывать, что сте­нографистки могут не знать фамилии всех выступающих, особенно подающих реплики и задающих вопросы. При фонозаписи часто трудно определить выступающего по голосу, если он не был назван. Поэтому, несмотря на стенографирование или фонозапись, необходимо фикси­ровать фамилии всех выступающих в порядке хода совещания, что по­зволит установить принадлежность каждого выступления, реплики, воп­роса в ходе расшифровки стенограммы или фонограммы. Для ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные работ­ники: стенографистки и диктофонистки. В расшифрованные стенограм­мы и фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно дорогостоящий вид документирования совещаний. Его це­лесообразно вести лишь для наиболее важных мероприятий или в том случае, когда заранее предусматривается публикация материалов со­вещания.

Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний яв­ляется их протоколирование.

Оформление обложки дел

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Её эле­менты определяет ГОСТ 17914-72.* Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

- наименование учреждения и его подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- делопроизводственный индекс дела;

- заголовок дела;

- срок хранения дела.

* ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, техничес­кие требования. — М., Изд-во стандартов, 1972.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы); проставляется также:

- дата дела;

- количество листов в деле;

- архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требования­ми ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют ме­сто для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименова­нии учреждения или структурного подразделения произошли измене­ния или дело передано в другое структурное подразделение, при офор­млении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Заголовок дела был перенесен на обложку в начале года из номенк­латуры дел. Он нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Следует помнить, что заголо­вок должен точно, кратко в обобщенной форме отразить основное со­держание документов. При этом факты и события, отраженные в доку­ментах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид докумен­тов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные докумен­ты, документы - приложения к основному документу, документы, содер­жащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заго­ловку, к заголовку составляется аннотация.* Пишется аннотация после заголовка с красной строки.

* Основные правило роботы государственных архивов СССР, с. 68, п. 4.1.2.2.

Например:

Годовой отчет о работе фирмы за 1998 год. В отчете содержится ретроспективный анализ развития фир­мы с момента создания в 1991 году.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (при­казы, протоколы), вносятся номера этих документов.

Например: Приказы директора предприятия по производственным вопросам № 1-84.

Протоколы заседаний Правления за 1999г. №1-18.

Подлинность документов дела в заголовке специально не оговари­вается, она подразумевается. Копийность документов в заголовке ука­зывается.

Например: Приказы директора фирмы по личному составу за 1999 г. № 1-78. Копии.

Проставляя дату дела (крайние даты), указывают начальную дату (дата самого раннего документа в деле) и конечную дату (дата самого позднего документа в деле).

Если в деле имеются документы (например, приложения, справки, обзоры и т.д.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ... год".

При наличии в деле особо ценных документов и невостребованных личных документов (трудовых книжек, аттестатов, дипломов, паспортов и т.д.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшива­ется в дело.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнен по решению ЭК учреждения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.

Организация приёма

Организация приёма посетителей -одна из важнейших функций служ­бы делопроизводства. Первое впечатление о фирме (учреждении) скла­дывается именно от уровня организации приёма.

Организация приёма зависит от категории посетителей:

I сотрудников своей организации;

II сотрудников других организаций;

А) по предварительной договоренности

Б) прибывших внезапно

III посетителей по личным вопросам.

Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организа­цию приёма всех, обратившихся в фирму. Секретарь руководителя орга­низует приём посетителей только руководством.

Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должно­стным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Для приёма сотрудников организации по текущим вопросам жела­тельно иметь установленные часы и дни, что является основой рацио­нального планирования рабочего дня руководителя. К пришедшим на приём сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации.

При приёме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать:

- фамилию, имя, отчество;

- организацию, которую он представляет и его должность;

- по какому вопросу;

- было ли назначено время приёма;

Часто посетитель, представляясь секретарю, вручает ему свою ви­зитную карточку, которая содержит необходимые данные о нём.

Выяснив цель посещения, секретарь может сразу направить посети­теля к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой.

Если посетитель будет принят руководителем, о нём докладывают, передав визитную карточку или запись с данными о нём. Иногда секре­тарь подбирает и передаёт руководителю необходимые для разговора документы.

Если предварительно назначенный приём переносится по непредви­денным обстоятельствам (болезнь руководителя, командировка, сроч­ный вызов и т.д.), необходимо связаться с посетителем, поставить его в известность и договориться о времени, на которое приём перенесён.

О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно докладывают. О сотрудниках организации, пришедших на приём, можно доложить по телефону. Пришедших на приём из других организаций представляют руководителю, чётко называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию) и передают визитную кар­точку или запись сведений о нём.

Некоторую особенность имеет приём командированных работников. В этом случае служба делопроизводства может оказать содействие в размещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы.

В случае отсутствия руководителя, в зависимости от решаемого воп­роса, можно направить посетителя к его заместителям.

Несколько иной порядок имеет приём граждан по личным вопросам. Это самостоятельный участок службы документационного обеспечения управления. В учреждениях и организациях, где обращений бывает много, для работы с ними создаются специальные подразделения - бюро (от­делы, сектора) обращений граждан. В тех организациях, где обращений сравнительно мало, ими занимается специально выделенный работник и, наконец, в маленьком учреждении, фирме, организация личного при­ёма является частью обязанностей секретаря. Во всех случаях за эту работу должно отвечать специально выделенное лицо. Организация при­ёма и рассмотрение обращений граждан обычно выделяются в самосто­ятельный раздел инструкции по делопроизводству.

Личный прием в соответствии с законодательством осуществля­ют руководители организаций, их заместители или ответственные ра­ботники.

Прием граждан должен быть тщательно организован. Прежде всего устанавливается место и время приема. Должны быть выделены дни и часы, в которые граждане всегда будут приняты. Информация о порядке приёма вывешивается на видном месте. При этом предусматривается и вечернее, свободное от работы время. Удобнее всего проводить ежене­дельные приемы посетителей.

Прием ведется в помещении, имеющем свободный доступ. При не­обходимости организуются выезды руководителей на место приема на­селения.



Приемная должна быть хорошо оборудована, предусмотрены стулья, стол, за которыми обращение может быть оформлено в письменную форму. Должна быть бумага, ручки. Рекомендуется широко использо­вать "немую справку", с образцами заявлений, адресами и телефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто направляют граж­дан.

При личном приеме руководителю помогает сотрудник, встречающий посетителей и ведущий их регистрацию.

Доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность во многом определяют атмосферу приемной.

Во время личного приема граждан ведется журнал (книга) приема, где записываются: дата приема, фамилия, имя и отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия ведущего прием и резуль­таты рассмотрения обращения. При большом объеме работ такая регис­трация ведется на компьютере или регистрационно-контрольных карточ­ках. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными обращениями.

Должностное лицо, ведущее прием, обязано быть предельно внима­тельным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, способствующих принятию правильного решения.

В конце приема гражданину надо сообщить о принятом по обраще­нию решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, оказать содействие в определении этого органа, его местона­хождении, телефонах и т.д.

Организация рабочих мест

Большое значение в работе управленческого аппарата имеет органи­зация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.

Управленческий труд обычно отличается малой двигательной актив­ностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помеще­нии. Всё это вызывает быструю утомляемость и естественно отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроиз­водства, большое внимание должно уделяться устройству и планиров­ке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нор­мам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функция­ми, установлению рационального режима труда.

При выборе помещения для службы делопроизводства надо учиты­вать, что в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м2 на одного ра­ботника. Кроме того принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования и, прежде всего, персональных ЭВМ, скане­ров, факсов, принтеров, которые очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую для их размещения. Скопление в небольшом помещении, где работает несколько человек, большого количества средств автоматизации и механизации значитель­но изменяет микроклимат в комнате, условия труда и приводит к быст­рой утомляемости. Поэтому расчёт площади на одного сотрудника, ра­ботающего за дисплеем компьютера, ведётся от нормы 6 м2 на человека. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м. При большом количестве технических средств удобнее с помощью передвижных перегородок или офисной мебели отделить несколько рабочих зон. Помещение всегда должно быть хоро­шо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.
Повышенные требования к вентиляции (скорости воздухообмена) предъявляют скоро­стные копировальные и печатающие устройства.

Не меньшее значение имеет правильное освещение рабочих мест. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомля­емости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди.

Искусственное освещение рабочих мест может быть общим (светиль­ники расположены на потолке) или местным, когда на каждом рабочем месте имеется настольная лампа. Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.

При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.

Не менее важен и температурный режим. В помещении рекомендует­ся поддерживать температуру 22- 24 градуса Цельсия, а влажность 60-40%.

Служба делопроизводства находится обычно рядом с приёмной ру­ководителя, а секретарь-референт располагается в приёмной руководи­теля или фирмы. Если учесть, что приёмная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создаётся первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно зна­чение, которое придаётся её оборудованию.

Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых под­разделений учреждения, поэтому его интерьеру также уделяется повы­шенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо разме­щать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудни­ков, работающих в одной комнате, учитываются их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материа­лами. При размещении рабочих мест учитываются размеры, рекоменду­емые для проходов:

- ширина прохода для одного человека - 60 см.

- для двух человек - 80 см.

- для трёх человек - 100 см.

- между столами - 55 см.



- между отопительными приборами и рабочим столом - 55 см.

- между стеной и столом - 65 см.

Не желательно располагать экран дисплея напротив окон, а работа­ющему на дисплее - сидеть лицом к окнам.

Рабочее место каждого сотрудника оборудуется с учётом его функ­циональных обязанностей. Например, рабочее место секретаря руково­дителя или секретаря фирмы состоит из трёх зон: основная, где нахо­дится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Большое значение имеет выбор мебели. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения и она не должна загромождать комнату. Выбирая мебель, учитывают антропологические показатели сотрудника. Так как работнику службы делопроизводства приходится много сидеть, очень важен выбор удобного стула или кресла с регули­руемой высотой сиденья. Например, удобны кресло и стулья со спин­кой большой высоты с двумя изгибами: для поясничного и грудного от­делов позвоночника.

Шкафы должны обеспечивать вертикальное хранение папок и быст­рый обзор дел, а рабочие столы регулироваться по высоте в пределах 680-760 мм. Ящики в столах должны соответствовать размерам доку­ментов и папок, легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. К столам часто предусматриваются приставки. Сегодня различными фир­мами выпускается большое количество рациональных комплектов ме­бели для приёмной и офисных помещений.

Для каждого рабочего места должен быть предусмотрен набор про­стейших средств оргтехники, например, многоярусные лотки для сбора документов, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручка­ми, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блок­нот для записей, папки для текущего хранения документов и т.д.

Набор технических средств работника службы делопроизводства должен соответствовать его функциональным обязанностям, но сегодня почти обязательным для каждого рабочего места в службе делопроиз­водства является компьютер и телефон (внутренней связи или с выхо­дом на городскую сеть).



Если есть бюро (группа) машинописных работ, то она оснащается персональными компьютерами, диктофонами, скоростным принтером, сшивателями документов, стеллажами и шкафами для хранения блан­ков документов, машиной для уничтожения документов и т.п. Участок копировально-множительных работ кроме копировальной техники может иметь переплётно-брошюровочные, подборочные, бумагорезательные машины и др.

Для первичной обработки входящих и исходящих документов нужен сшиватель документов, конвертовскрывающая, конвертозаклеивающая, фальцевальная и маркировальная машины, ламинатор, штемпелеваль­ный аппарат и т.д.

При традиционной регистрации документов и контроле исполнения нужны настольные картотеки.

Для хранения дел используются стеллажи, шкафы, металлические сейфы.

Выбор средств оргтехники постоянно расширяется и приспосаблива­ется к внедрению автоматизированных технологий.

Правильно оборудованное рабочее место, красивый дизайн служеб­ного помещения, здоровый микроклимат создают хорошее рабочее на­строение и значительно повышают производительность труда.

Организационные документы –уставы, положения, инструкции

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в частности на должностных лиц, правилами.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в опреде­ленной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Например, Устав добровольного спортивного общества, Устав железных дорог. Ветеринарный устав и т.п. Общие уставы утверж­даются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съез­дами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установлен­ном порядке. Устав относится к обязательным учредительным докумен­там при создании негосударственных коммерческих организаций. Об­щие требования к порядку его составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста Устава меняется в зависимости от его разновиднос­ти. Например, устав организации включает: общие положения; цели и задачи; права; деятельность; имущество; управление; реорганизация и ликвидация.

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения; акционерный капитал; порядок деятельности; права; управление; учёт и отчётность; распределение прибыли; прочие накопления; прекращение деятельности.

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификацион­ный характер и определяющие порядок образования, структуру, функ­ции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инс­пекции), структурного подразделения (комиссии, группы).
Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность орга­низационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, "Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в Рос­сийской Федерации", "Положение о документах и документообороте в бухгалтерским учёте" или "Типовое положение о ведении делопроиз­водства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государ­ственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях". Наиболее многочисленны разновидности положений, составляемых при создании новых организаций, структурных подразделений, проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

Часто индивидуальные положения создаются на основе типовых, которые, как правило, разрабатываются и утверждаются вышестоящи­ми органами управления.

Положения утверждаются в установленном порядке.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчи­ками.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Указом Президента

Российской Федерации

от 17.03.94 №552

ПОЛОЖЕНИЕ

о Государственной архивной службе России

1 Государственная архивная служба России (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в области ар­хивного дела. ...

5 Главными задачами Росархива являются:

а) формирование, обеспечение сохранности и использование Ар­хивного фонда Российской Федерации;

б) координация деятельности федеральных органов государствен­ной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизвод­ства и унифицированных систем документации:

в) анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и законо­мерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;



Очень важно учитывать последовательность, в которой пользователь должен изучать и использовать инструкцию. Текст разделяется по определенной логической схеме на части: разделы, под­разделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92.

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стан­дартов. П.4.2., 4.3.

Начинается, инструкция как правило, разделом "Общие положения", в котором указываются цели ее издания, области распространения, по­рядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до заме­ны новой).

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомен­дуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: "дол­жен", "следует", "необходимо", "имеет право", "не допускается", "реко­мендуется", "запрещается" и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, "Руководители или по их поручению другие должност­ные лица государственных органов, предприятий, учреждений и орга­низаций должны систематически анализировать, обобщать предло­жения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания..."; "Годовой бухгалтерский отчет составляют предприя­тия и организации, являющиеся юридическими лицами по законода­тельству Российской Федерации, независимо от форм собственнос­ти в порядке и по формам, утверждаемым Министерством финансов Российской Федерации") или в безличной форме (например: "При напи­сании заголовка дела за основу берётся формулировка, данная в но­менклатуре дел").

На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на работника службы делопроизводства, составляется должностная инст­рукция.

Инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руково­дителем структурного подразделения, которое его разрабатывала. Ин­струкция утверждается специальным распорядительным актом или не­посредственно руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядитель­ному документу. При утверждении инструкции распорядительным доку­ментом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения ин­струкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.




г) управление федеральными архивными учреждениями, органи­зациями и предприятиями, обеспечение их функционирования;

д) контроль за соблюдением законодательства Российской Феде­рации в области архивного дела;

е) ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и организация обеспечения информацией о его составе и содержании;

ж) осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства.

6...

Положения и уставы учреждений (предприятий) входят в состав уни­фицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста, как и положения о структур­ных подразделениях. В организации (фирме) должны быть положения о каждом структурном подразделении. Они имеют установленную струк­туру текста, оформляются на общем бланке, подписываются руководи­телем структурного подразделения и утверждаются руководителем орга­низации (фирмы).

Например:





Инструкции - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-техничес­кие, технологические, финансовые и иные специальные стороны дея­тельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения по­рядка применения законодательных актов и распорядительных докумен­тов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполне­нию и ведению бухгалтерских документов.

Инструктивный характер носят также такие документы, как правила, регламенты и др.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объек­тов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: "Дол­жностная инструкция инспектору по контролю...", "Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администра­ции Президента Российской Федерации".

К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и яс­ности изложения текста.

---

---