Отметки на документе

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фикси­руются отметками, помогающими определить, где он находится в дан­ный момент и какова стадия его исполнения.

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28)

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специ­альным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил до­кумент, даты получения и входящего учётного номера (индекса).

Дата получения является важным поисковым признаком и началом от­счета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный до­кумент. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

Отметка для автоматического поиска документа (реквизит 29)

Если документ вводится в память машины или создан на компьюте­ре, на документе делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код операто­ра, дату, место изготовления, а также другие поисковые данные.

Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.

Резолюция (реквизит 16)

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рас­смотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция - "надпись на документе, сделанная должностным ли­цом, и содержащая принятое решение".* Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на получен­ном документе.
От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевре­менность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подпи­си, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, "Зачислить", "Вы­делить 300 тыс. руб", "Отказать") или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три час­ти: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, что поручает­ся - характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Каревой Я.Д.

Свяжитесь с музеями и выясните их готовность

участия в совещании к 05.08.98

Личная подпись 28.07.98

* Юридический энциклопедический словарь. — М.: Советская энциклопедия, 1984, с. 319.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указан­ное первым, является ответственным за исполнение документа и орга­низует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руко­водителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа и, следовательно, не требуется его специаль­но указывать в резолюции, то руководитель может проставить в резолю­ции только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, поря­док подготовки вопроса, подпись и дату. Например:

ВеберуА.Б.

ГалкинуА.А.

Организуйте проведение конференции

к указанному сроку

Личная подпись 03.08.97

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и час­то является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резо­люция готовится в виде отдельного поручения, ГОСТ Р 6.30-97 допуска­ет оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7.



Отметка о контроле (реквизит 18)

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (контроль) или слова "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

Её цель - напоминание исполнителю, что документ контролируется.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27)

Завершающая отметка на документе - эта отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в до­кументе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, при­ложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также доку­менты, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "По­лучено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).*

* Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п.2.21

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над доку­ментом закончена. После проставления этой отметки документ подши­вается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер доку­мента, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот рек­визит помещается на нижнем поле в левой его части. Например:

Сообщено по телефону О. Б. Павловой 12.05.96.

В дело 03-13.

И.Иванов. 14.05.98

или:

Ответ направлен

17.06.98 № 01-13/184.

В дело 13-13

И.Иванов 19.06.96

или:

Рассмотрено на заседании коллегии.

Протокол коллегии от 12.08.98 №17

В дело 06-13

И.Иванов 15.08.98

Отметка об исполнителе (реквизит 26)



На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с но­мером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимос­ти, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюан­сы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит обще­ние и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на ниж­нем поле. Например:

Лопухова

Людмила Николаевна

1579806

Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указа­ния имени и отчества. Например:

Карпухин

1579806

При размещении этого реквизита придерживаются следующих пра­вил: если документ подлежит размножению, отметка указывается толь­ко на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполните­ля указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Семёнова

Галина Константиновна

9439594

экз. № 1 - в адрес

экз. №2 - в отдел № 2

экз. № 3 - в отдел №10

экз. № 4 - в дело 08

Форматы бумаги

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики - ведомости, планы и т.д. оформляются на формате A3 (297х420). Эти форматы приняты у нас в стране ещё в 1920-е гг. и в их основу положены широко распространенные в западных странах не­мецкие форматы.

Для измерения форматов была принята метрическая система. Пло­щадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основно­го формата составляют 0.841 м х 1.189 м.


Каждый последующий фор­ мат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основ­ных ряда - А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем после­довательного деления основного формата пополам (см. таблицу 11).

Таблица 11

Форматы потребительских бумаг

А-0 – 841 ´ 1189	А-7 – 74 ´ 105
А-1 – 594 ´ 841	А-8 – 52 ´ 74
А-2 – 420 ´ 594	А-9 – 37 ´ 52
А-3 – 297 ´ 420	А-10 – 26 ´ 37
А-4 – 210 ´ 297	А-11 – 18 ´ 26
А-5 – 148 ´ 210	А-12 – 13 ´ 18
А-6 – 105 ´ 148	А-13 – 9 ´ 13

Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограни­чения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Фор­маты обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации).*

* ИСО 216: 1975 Писчая битого и виды писчих материалов. Потребительские форматы — серий А и В.

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают, но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы, а в США североамериканские форматы бумаг, где основной формат - ана­лог А4 - равен размеру 21,59 см. х 27,94 см. (Letter 8^ х 11 in.).

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском язы­ке), в качестве установок "по умолчанию" заданы форматы бумаги и раз­меры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный раз­мер бумаги, принятый в нашей стране - А4 в качестве используемого для всех создаваемых документов.

Размеры полей

Установлены и размеры полей. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 они должны быть не менее:

левое поле - 20 мм;

правое поле -10 мм;

верхнее поле - 20 мм;

нижнее поле -10мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускается, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение докумен­тов, но большие поля допустимы.Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

Нумерация листов

Если документ оформляется на двух и более листах, второй и пос­ледующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посреди­не верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница" (стр. или с.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторо­нах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.

Отправка документов

Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:

- наличие подписи;

- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее про­ставляют);

- наличие заголовка;

- правильность адресования;

- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;

- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, на­правляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Кон­верты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов кон­верты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соот­ветствии с требованиями Почтовых правил.

Однако, в последние годы с развитием передачи документов по те­лефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество кор­респонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправления­ми, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значи­тельно сокращает время на передачу информации и повышает надёж­ность доставки.

Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по элек­тронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы "электронной подписи" и заключения специального соглашения об авто­ризации с каждым корреспондентом.

Подготовка совещаний

В процессе управления часто приходится сталкиваться с такими за­дачами, решение которых невозможно без привлечения многих специа­листов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Они могут проводиться периодически или иметь разовый характер. Проведе­ние собраний, заседаний может быть заложено в организационно-устав­ной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.). В данной книге организационно-техническое обеспече­ние их деятельности рассматривается обобщенно как проведение сове­щаний.

Слово "совещание" определяется толковым словарем как действие по глаголу совещаться т.е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь. Таким образом под совещанием по­нимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обус­ловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее по­ставленным вопросам.

Так как в принятии решений задействовано много работников, такой вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим.

Стоимость совещания складывается из заработка всех его участни­ков, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командиро­вочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов. Как указывает L.J.Seiwert, "Вряд ли найдётся дру­гой вид такой деятельности, при котором растрачивалось столько вре­мени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний".*

* Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках. Пер. с нем. - М.: Экономика, 1990, с. 186.

Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно с детальной проработкой всех организационно-технических мероприя­тий как по организации, так и его проведению. Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются "просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и орга­низованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены".*

* Зайверт Л. Ваше время — в Ваших руках. Пер. с нем. — М.: Экономика, 1990.

В зависимости от состава участников совещание может быть между­народным, всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки совещания: многоднев­ное, однодневное, несколько часов и в пределах 1-1.5 часа.

В соответствии с видом совещания, количеством участников и вре­менными рамками проводятся различные подготовительные организа­ционно-технические мероприятия. В учреждениях с постоянно действу­ющими коллегиальными органами (советами, коллегиями) должен быть типовой регламент проведения заседаний, где определены периодич­ность заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. Такие коллеги­альные органы имеют секретаря, основной обязанностью которого явля­ется подготовка, обслуживание заседаний и ведение документации это­го коллегиального органа. Для организации крупных совещаний создается рабочая группа из сотрудников различных подразделений. В небольших организациях, коммерческих фирмах, акционерных обществах работу по обслуживанию совещаний выполняет секретарь.

Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предпо­лагаемых участниках, времени и месте проведения. Постоянно действу­ющие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют годовые, квар­тальные и месячные планы работы, постоянный день и время заседаний.

Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, что­бы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей пере­ключаться с одного вида деятельности на другой. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете ру­ководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначен­ных для этого одних и тех же залах заседаний.


Но в том случае, когда имеются приглашённые и общее количество участников требует боль­шего помещения, необходимо к его выбору отнестись ответственно. Помещение надо выбрать до составления приглашений, чтобы в нём точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают прежде всего количество участников. Обязательно должно быть пре­дусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств и оборудования.

На основании указаний руководителя и по согласованию с ним раз­рабатывается повестка дня. Повестка дня -это первый документ, кото­рый составляется при подготовке совещания.

Такие коллегиальные органы как коллегии, различные советы и т.д. имеют годовые, квартальные и месячные планы работы. При формиро­вании повестки дня заседания такого коллегиального органа выносятся на обсуждение как плановые вопросы, так и оперативные по указанию руководителя.

При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить воп­росы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения при­глашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога "О", "Об", или формули­руются в именительном падеже. Например:



Список участников - это второй документ, который подготавливает­ся. Если это заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашённые лица.

Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющими опыт в реше­нии аналогичных проблем.



Чёткой организации работы способствует составление списка по оп­ределённой форме, в которой заранее можно предусмотреть все сведе­ния, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания. Например:

Список участников совещания 01.02.99



При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать одновременно при регистрации, для работы хозяй­ственных служб, он может быть положен на стол президиума совеща­ния, что позволит ведущим ориентироваться при непосредственной орга­низации работы совещательного органа.

Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведе­ния совещания, приступают к оповещению участников.* Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимо­сти дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одно­временно уточняется и список участников совещания.

* Особенности формирования повестки дня собраний акционерных обществ и сроки её рассылки подробно изложены в книге: Быкова Т.А, Кузнецова Т.В. Подго­товка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО Бизнес-школа "Ин­тел-синтез", 1997, 76 с.

Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону). Если все участники совещания-работники одной организации, достаточно их опо­вестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение че­рез сотрудников подразделения. Распространённым способом пригла­шения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.

Пример приглашения телефонограммой:



В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, колле­гиях, комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени засе­дания обычно рассылается.

Если для участия в совещании приглашаются работники других орга­низаций, составляется письмо-приглашение.


В нём помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтвер­ждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного при­глашения после получения подтверждения об участии, в первом письме-приглашении даётся полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Если рассылается по­вторное приглашение лицам, подтвердившим своё участие, то эти све­дения будут указаны в повторном приглашении. Например:



Другой пример:





Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего исполь­зуются современные формы связи - факс или компьютерная почта. Преимущество рассылки с помощью компьютера состоит в том, что имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет ав­томатическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату.

В случае отправки письменного приглашения любой формой связи желательно по телефону проверить, дошло ли приглашение до адреса­та. Отправив приглашение, в списке участников совещания делают от­метку о посылке письма, телефонограммы, оповещении по телефону и полученных ответах (принятие приглашения, отказ, причины отказа и т.п.).

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким до­кументам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы вы­ступлений основного докладчика и содокладчиков.

Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачитывают­ся. Участники совещания имеют их текст (или тезисы) и поэтому доклад­чик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основ­ные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос - отчеты, таблицы, графи­ки, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.



Секретарю-помощнику или секретарю-референту, службе делопро­ изводства руководитель может поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое он предпола­гает сделать. Обычно не требуется подготовки текста выступления, надо лишь подобрать полную, точную, предельно достоверную информацию. Это может быть подборка необходимых документов: законодательно-нормативных, распорядительных документов, отчётов, актов ревизий, справок, писем и т.д. Лучше сделать подборку в виде ксерокопий, т.к. на них можно фломастером, ярким карандашом и другими средствами выделить наиболее важные места, цифры, фамилии и другую информа­цию, необходимую для доклада. Можно составить и информационно-обзорный реферат по интересующей руководителя теме. Однако такая работа может быть выполнена только сотрудником или секретарём-ре­ферентом высокого класса с высшим образованием.

Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых до­кументов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глуб­же вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необ­ходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих воп­рос и организовать их оформление.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также может быть выполнена с использова­нием компьютерной почты и факса.

Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходи­мые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьёй расхода.

На подготовительном этапе определяется общий объём работ во время обслуживания совещания и в случае необходимости вносится предло­жение о создании рабочей группы по подготовке совещания.


Необходи­ мо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую рабо­ту должен выполнить, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техни­ческое обслуживание совещания и т.д. При организации крупных сове­щаний с большим количеством участников вопрос организации совещания следует закрепить приказом руководства.

В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важным является процедура размещения участников. Имея список участников совещания, ответственный за его организацию знает, кто приедет из дру­гих городов. По каждому такому участнику совещания обязательно вы­ясняется, будет ли он нуждаться в размещении в гостинице.

Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабаты­вают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются администра­тивно-хозяйственные службы. Готовящий совещание сообщает, сколь­ко и каких мест необходимо забронировать и держит вопрос размеще­ния под контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания будет размещен.

В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспече­нии участников. Необходимо учесть, будет ли нужна машина, автобус для встреч, проводов, доставки участников от места проживания к мес­ту проведения совещания. В случае необходимости составляется точ­ный график, когда и куда подается машина, в какое время транспорт будет в распоряжении ответственного за транспортное обслуживание.

Для больших совещаний, особенно с участием иногородних, может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа распи­сывается по дням совещания, а количество участников каждого предла­гаемого мероприятия будет уточняться в день регистрации.


Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Мож­но культурную программу предложить путем приглашения в день регист­рации выездных театральных кассиров и развешиванием музейно-выставочных плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.

Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабо­чее состояние. В больших помещениях проверяется исправность ра­диосети. За установку технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалифи­кацию. Важно помнить, что в определённых случаях совещания стеног­рафируются или организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ве­дущего протокол и заранее проверить возможность размещения и ис­правность звукозаписывающей аппаратуры.

Таким образом при подготовке совещания можно выделить вопросы:

I Выработка повестки дня, определение круга участников и вре­мени совещания

II Определение места совещания (выбор помещения)

III Оповещение участников совещания

А. составление приглашения

В. передача приглашения

IV Уточнение списка участников

V Подготовка материалов для рассмотрения на совещании

А. основного сообщения

В. справочно-информационных материалов

С. проекта решения

VI Организация рабочей группы совещания и распределение обя­занностей

VII Определение финансовых расходов

VIII Проведение организационных мероприятий

А заказ гостиницы

Б заказ транспорта

С организация кофе-паузы

В организация культурно-массовых мероприятий

Г закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д.

IX Проверка готовности помещения (количество мест и техничес­кая оснащённость).

Приступая к подготовке совещания, хорошо иметь такой перечень под рукой, чтобы не упустить какую-либо деталь.

Сегодня широкое распространение получили компьютерные техно­логии, которые в сочетании с современными телекоммуникациями по­зволяют не собирать участников совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компью­теров в реальном режиме времени.


Эта форма совещания также требу­ ет предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещения участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов.

В зависимости от возможностей линий связи такое совещание может быть обменом только текстовой и графической информацией, но может быть добавлена аудио и даже видеосвязь, когда участники слышат и видят друг друга. При такой форме совещания организаторы до начала совещания должны провести пробное подключение и проверить каче­ство связи с каждым его участником. С лицами, на принимавшими ра­нее участия в аналогичных совещаниях, следует связаться заранее, чтобы уточнить наличие у них необходимого программного обеспечения и проверить качество связи.

Но и при традиционной форме совещания, когда участники собира­ются в одном помещении, компьютер используется для демонстрации материалов по ходу выступления. В этом случае организатору совеща­ния необходимо заранее уточнить у выступающих, в какой программе подготовлена демонстрация и перед совещанием проверить представ­ленные материалы.

Положение о службе делопроизводства

"Положение" - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.*

* Единая государственная система делопроизводства. - М., 1975, С. 76.

Уже само определение этого вида документа раскрывает его содер­жание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий длительный срок действия и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицирован­ной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:

-общие положения;

-цели и задачи;

-функции;

- права и обязанности;

- руководство;

- взаимоотношения (служебные связи);

-организация работы.

Составляя положение о службе делопроизводства в Вашей органи­зации (общем отделе, канцелярии, секретариате и т.д.) можно восполь­зоваться Примерным положением о службе документационного обеспе­чения управления, помещённом как приложение в Государственной системе документационного обеспечения управления,* учитывая, конеч­но, когда этот документ создавался, и Примерным положением о служ­бе Документационного обеспечения управления, данном в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российс­кой Федерации. Эти документы рассчитаны на крупные организации, но они содержат все разделы и помогут при отработке формулировок поло­жения о службе делопроизводства в Вашей организации.

* Государственная система документационного обеспечения управления. Ос­новные положения. Общие требования к документам и службам документационно­го обеспечения. М., 1991, приложение 12,с. 86-93.

Начинается Положение о службе делопроизводства с раздела "Об­щие положения", в котором важно указание на то, что служба делопро­изводства (канцелярия, секретариат и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчинённым непосредственно руково­дителю. Таким образом, сразу определяется место службы и её значи­мость.
Далее можно указать структуру службы. Например, в состав служ­бы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и штаты службы определяют­ся штатным расписанием организации (фирмы).

Учитывая, что Положение действует длительный период, в нём не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления Положения (с ростом фирмы шта­ты службы могут быстро измениться).

Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт - каки­ми законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщённо типа "Служ­ба делопроизводства в своей деятельности руководствуется законода­тельными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжения­ми Правительства Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопро­сам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе делопроизводства и инструкцией по делопроизводству организации". При наличии отраслевых нормативно-методических документов или нормативно-методических актов по де­лопроизводству, разработанных в данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт.

Заканчивается раздел "Общие положения", как правило, пунктом о руководстве службы. Возглавлять службу делопроизводства должен специалист с высшем или среднем (в небольших организациях) специ­альным образованием.

В этом разделе можно указать, что служба делопроизводства имеет печать с обозначением своего наименования.

Раздел "Цели и задачи" можно целиком взять из Типовой инструкции по делопроизводству, так как они отражены в ней достаточно полно: ос­новными целями службы делопроизводства являются организация, руко­водство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.


Служба решает следующие задачи:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации ра­боты с документами, построения поисковых систем, контроля ис­полнения и подготовки документов к передаче в архив в соответ­ствии с действующими нормативами;

- сокращение документооборота, унификация форм документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в орга­низации (фирме, учреждении и т.д.).*

* Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., 1994, С. 96.

Из основных целей и задач вытекает раздел "Функции". В нём необ­ходимо подробно перечислить все работы, выполняемые службой. Имен­но этот раздел больше всего отражает специфику вашей организации. При написании раздела также можно воспользоваться примерными по­ложениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те специфические виды работ, которые характерны для Вашей органи­зации. Например, учёт и хранение договоров, создание и ведение конк­ретных баз данных, ведение библиотеки и т.д.

Как правило, в функции службы делопроизводства помимо общего руководства делопроизводством в организации входит:

- разработка бланков документов, их тиражирование, учёт, обеспе­чение ими сотрудников, занимающихся составлением докумен­тов;

- составление отдельных документов по поручению руководства;

- оформление документов, их согласование, печатание, тиражиро­вание;

- контроль за оформлением документов, представляемых на под­пись руководству и к отправке;

- приём, отправка и первичная (экспедиционная) обработка доку­ментов;

-   регистрация документов;

-   предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;

-   обеспечение доставки документов исполнителям;

-   контроль за прохождением документов в организации;



-   контроль за сроками исполнения документов;

-   разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);

-   информационно-справочное обслуживание;

-   подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хра­нения документов в организации;

-   формирование дел;

-   организация экспортно-проверочной комиссии учреждения;

-   подготовка дел для сдачи в архив;

-   организация работы архива;

-   документационное обслуживание совещаний;

-   организация работы с письмами и обращениями граждан;

-   методическое руководство постановкой делопроизводства в струк­турных подразделениях;

-   совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;

-   организация повышения квалификации работников организации в сфере работы с документами и др.

Кроме делопроизводственных работ на службу делопроизводства возлагается и ряд организационных задач, таких, как подготовка и об­служивание совещаний, организация и обеспечение приёма посетите­лей, телефонных переговоров и т.д. Эти функции, если они есть, также записываются в Положение.

Очень важен раздел "Права и ответственность". Права надо распи­сать как можно подробнее, помня, что служба делопроизводства имеет те права, которые сюда внесены. Обычно указываются права:

- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в орга­низации;

- контролировать выполнение установленных правил работы с до­кументами;

- определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;

- разрабатывать должностные инструкции на работников служб де­лопроизводства;

- запрашивать от структурных подразделений и сотрудников орга­низации сведения, необходимые для работы;

- привлекать, по поручению руководства, специалистов структур­ных подразделений к подготовке проектов документов;

- проверять правильность оформления документов, представлен­ных на подпись руководства и для отправки, возвращать для до­работки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТа;



- получать для руководства сведения из подразделений и вызы­вать сотрудников по поручению руководства;

- вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;

- при организации приёма определять приоритетность приёма посе­тителей руководством;

- контролировать исполнение поручений руководителя;

- контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у под­разделений и исполнителей сведения о ходе исполнения доку­ментов;

- иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.

Вторая часть этого раздела - ответственность может быть записана обобщённо типа "служба несёт ответственность за невыполнение обя­занностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми акта­ми и данным положением", или расписана более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТа Р 6.30-97; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

В Положении о службе может быть раздел "Руководство", в котором фактически отражена должностная инструкция руководителя службы. В нём указывается, что он назначается и увольняется руководителем орга­низации, которому непосредственно подчиняется, требования к его про­фессиональной подготовленности и стажу работы, обязанности, права. Например, Руководитель:

- распределяет обязанности между работниками службы делопро­изводства;

-   принимает решения по вопросам, отнесённым к сфере деятельности службы делопроизводства;

-   подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;

-   докладывает руководителю о поступивших документах;

-   представляет документы на подпись руководителю;

- докладывает и представляет посетителей и т.д.

Объём работы и сложность руководства зависят от структуры служ­бы, численного её состава, сложности применяемой техники, техноло­гии работы с документами.



В разделе "Взаимоотношения" можно указать, что служба делопро­изводства взаимодействует:

- со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесён­ным к сфере деятельности службы;

- с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, свя­занным с подготовкой документов;

- с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольне­ния кадров службы делопроизводства и повышения их квалифи­кации;

- отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычисли­тельной техники.

Последний раздел - "Организация работы" - может содержать лишь пункт о том, что служба делопроизводства работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фирмы). Если таких правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы делоп­роизводства, например, ненормированный рабочий день, начало рабо­ты на 30 мин. раньше для первичной обработки документов до прихода сотрудников фирмы (организации) и т.п., то это должно найти отражение в этом разделе Положения.

Заканчивается Положение пунктом о порядке реорганизации службы.

Даже краткое изложение содержания Положения о службе делопро­изводства показывает важность этого документа, чётко расписывающе­го порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопро­фильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем чётче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения.

Оформляется Положение на общем бланке, подписывается руково­дителем службы и утверждается руководителем организации (фирмы). Например:



Имея Положение о службе делопроизводства, в котором указаны возложенные на неё задачи и функции, определяют общий объём работ. Для этого можно воспользоваться "Межотраслевыми укрупнёнными нор­мативами времени на работу по документационному обеспечению уп­равления",* "Укрупнёнными нормативами времени на работу по делоп­роизводственному обслуживанию"** и "Нормами времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспе­чению органов управления".*** Соответственно устанавливают числен­ный и должностной состав службы делопроизводства.На каждого пред­полагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция.

* Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работу по документа­ционному обеспечению управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72. - ЦБНТ Минтруда Россий­ской Федерации. — М., 1995,26 с.

** Укрупнённые нормативы времени на роботу по делопроизводственному обслу­живанию. Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42. - ЦБНТ Госкомтруда - М., Экономика, 1988,30 с.

*** Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утверждены Постановле­нием Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152. - ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1993, 77с.

Понятие документооборота и его основные этапы

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, про­думанной организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документа зави­сит скорость получения информации, необходимой для выработки ре­шения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэто­му рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

"Движение документов в организации с момента их создания или по­лучения до завершения исполнения или отправления"* называется до­кументооборотом.

* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1984, С.4. п. 37.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, ко­личестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем доку­ментооборота учреждения. Величина документооборота нужна для рас­чета необходимой численности делопроизводственного персонала, рас­чета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управ­ленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов и отправка.

Порядок адресования

Адресат (реквизит 14)

Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресат присутствует уже на документах XVI-XVII веков, но первона­чально он занимал место в начале текста документа и выделяется в XVIII в. в отдельную строку над текстом документа. В XIX веке правила написания адресата определялись соподчиненностью учреждений. Пе­ред обозначением должности и фамилии указывался титул. После ре­волюции 1917 г. порядок адресования значительно упростился и опре­деленный порядок был введен лишь государственным стандартом в 1972 г. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосред­ственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответ­ственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок напи­сания адресата достаточно подробно описан в ГОСТе.

Реквизит "адресат" максимально может состоять из следующих со­ставных частей:

- наименование учреждения, организации (в именительном паде­же);

- наименование структурного подразделения (в именительном па­деже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);

- фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указывают­ся после фамилии, например: Иванову С.И.);

- почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1.5 межстрочных интервала. Длина мак­симальной строки не должна превышать 9-10 см. и ограничивается пра­вой границей текстового поля. Знаки препинания - точки и запятые - не ставятся.

Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа.
Так для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:

Директору школы

Фролову П.Н.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразде­ления, укажем:

Декану экономического

факультета

проф. Черепанову П.С.

Должность получателя и его фамилия указываются только в том слу­чае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или уче­ным) эти звания указываются перед фамилией. Например:

Российский государственный

гуманитарный университет

Историко-архивный институт

Зав. кафедрой

проф. Логунову А. П.

В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граж­дан обязательно указывается почтовый адрес. Например:

Самсоновой А.В.

113556, Москва, ул. Фруктовая,

д.54

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в слу­чае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке коррес­понденции. Например:

Ответственному редактору

журнала "Деньги"

103863, ГСП, Москва, ул. Полянка,

д.8/1

При направлении документа группе однородных организаций адре­сат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подве­домственных организаций. Например:

Заведующим  отделениями

Сбербанка РФ

или

Руководителям органов

юстиции субъектов РФ

При направлении документа вышестоящим органам власти и управ­ления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адреса­тов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рас­сылку составляет тот, кто готовил документ. Слово "копия" перед вто­рым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.


Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каж­дого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно на­правлен данный документ.

За рубежом порядок адресования несколько иной. Перед фамилией и именем лица, которому адресуется документ, обязательно проставля­ется обращение. Оно может быть: "Mr", "Miss", "Missies", "Messrs." и т.п. Полное или сокращенное имя получателя указывается всегда перед фамилией.

При адресовании документа в фирму, без указания должности лица, вначале проставляется ее наименование, а затем почтовый адрес.

Например:

The American Magazine

119 Sixth Avenue

New York, N.Y. 11011

Направляя документ конкретному должностному лицу, необходимо указать его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес. Например:

Mr. C.Manri

Credito Milano

Via Cavour

Milan

Italy

или

Г-ну проф. В.Козлову

Руководителю федеральной

архивной службы России

Ильинка 12,

103132, Москва, Россия

Прием и первичная обработка документов

Операция в основном техническая. Проводится централизованно: в крупных учреждениях экспедициями или специально выделенным ра­ботником (экспедитором), в небольших - секретарем-референтом.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Передача документов с использованием электронной почты значи­тельно сокращает время на передачу информации и повышает надёж­ность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная си­стема и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего вво­да входящих бумажных документов в память машины (вручную или путём сканирования).

При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается от­правителю или пересылается адресату. Заказная корреспонденция при­нимается под расписку. При получении документов с пометой "Срочно" проставляется время получения. Документы, полученные работниками при командировках, в других организациях и от посетителей, должны также передаваться в группу первичной обработки.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса так же проверяется как общее количество полученных стра­ниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия унич­тожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.
Кроме того, при получении по почте просроченно­го финансового документа надо составить акт о дне получения доку­мента, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работ­ником почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учётного порядкового номера. Кроме того в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учётный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих докумен­тов, является проставление отметки о поступлении только на докумен­тах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рек­ламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком слу­чае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку не­учтенной корреспонденции невозможно просчитать. Отсюда нередко возникающие недоразумения между работниками, получающими и об­рабатывающими поступающую корреспонденцию и руководством, кото­рое не может увидеть выполненную работу во всём объёме.

Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.

Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учиты­вая, что факс как правило выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают ксе­рокопию.

В последнее время получили распространение факсимильные аппа­раты, позволяющие получать документы на обычной бумаге и следова­тельно не нуждающиеся в копировании. Аналогично проблема решает­ся при получении факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом и последующей, при необходимости, распечаткой фак­сов на обычном принтере.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сра­зу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В органи­зации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроиз­водству.

Приложения

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

ОБ ИНФОРМАЦИИ, ИНФОРМАТИЗАЦИИ И ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ*

* Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 8, ст.609, с. 1213-1225

Принят Государственной Думой 25 января 1995 года

ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Статья 1 Сфера действия настоящего Федерального закона

1 Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:

формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распростране­ния и предоставления потребителю документированной информации;

создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения;

защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

2 Настоящий Федеральный закон не затрагивает отношений, регулиру­емых Законом Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах".

Статья 2 Термины, используемые в настоящем федеральном законе, их определения

В настоящем Федеральном законе используются следующие понятия:

информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлени­ях и процессах независимо от формы их представления;

информатизация — организационный социально-экономический и науч­но-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворе­ния информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов;

документированная информация (документ) — зафиксированная на ма­териальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее иден­тифицировать;

информационные процессы — процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации;

информационная система — организационно упорядоченная совокуп­ность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реа­лизующих информационные процессы;

информационные ресурсы — отдельные документы и отдельные масси­вы документов, документы и массивы документов в информационных систе­мах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информацион­ных системах);

информация о гражданах (персональные данные) — сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифици­ровать его личность;

конфиденциальная информация — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Рос­сийской Федерации;

средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий — программные, технические, лингвистические, правовые, организационные средства (программы для электронных вычислительных машин; средства вычислительной техники и связи; словари, тезаурусы и клас­сификаторы; инструкции и методики; положения, уставы, должностные инст­рукции; схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые или создаваемые при проектировании инфор­мационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию;

собственник информационных ресурсов, информационных систем, техно­логий и средств их обеспечения — субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения указанными объектами;

владелец информационных ресурсов, информационных систем, техно­логий и средств их обеспечения — субъект, осуществляющий владение и пользование указанными объектами и реализующий полномочия распоря­жения в пределах, установленных законом;

пользователь (потребитель) информации — субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Статья 3 Обязанности государства в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации

1 Государственная политика в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации направлена на создание условий для эффек­тивного и качественного информационного обеспечения решения стратеги­ческих и оперативных задач социального и экономического развития Россий­ской Федерации.



2 Основными направлениями государственной политики в сфере инфор­матизации являются:

обеспечение условий для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы;

формирование и защита государственных информационных ресурсов;

создание и развитие федеральных и региональных информационных систем и сетей, обеспечение их совместимости и взаимодействия в едином информационном пространстве Российской Федерации;

создание условий для качественного и эффективного информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе госу­дарственных информационных ресурсов;

обеспечение национальной безопасности в сфере информатизации, а также обеспечение реализации прав граждан, организаций в условиях ин­форматизации;

содействие формированию рынка информационных ресурсов, услуг, ин­формационных систем, технологий, средств их обеспечения;

формирование и осуществление единой научно-технической и промыш­ленной политики в сфере информатизации с учетом современного мирово­го уровня развития информационных технологий;

поддержка проектов и программ информатизации;

создание и совершенствование системы привлечения инвестиций и ме­ханизма стимулирования разработки и реализации проектов информатиза­ции;

развитие законодательства в сфере информационных процессов, инфор­матизации и защиты информации.

ГЛАВА 2 ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ

Статья 4 Основы правового режима информационных ресурсов

1 Информационные ресурсы являются объектами отношений физичес­ких, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

2 Правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:

порядок документирования информации;

право собственности на отдельные документы и отдельные массивы до­кументов, документы и массивы документов в информационных системах;

категорию информации по уровню доступа к ней;



порядок правовой защиты информации.

Статья 5 Документирование информации

1 Документирование информации является обязательным условием вклю-

чения информации в информационные ресурсы. Документирование инфор-

мации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государствен-

ной власти, ответственными за организацию делопроизводства,

стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Феде-

рации.

2 Документ, полученный из автоматизированной информационной сис-

темы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным

лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федера-

ции.

3 Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передава-

емого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуника-

ционных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при на-

личии в автоматизированной информационной системе программно-техни-

ческих средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении

установленного режима их использования.

4 Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осу-

ществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определя-

ется законодательством Российской Федерации.

Статья 6 Информационные ресурсы как элемент состава

имущества и объект права собственности

1 Информационные ресурсы могут быть государственными и негосудар-

ственными и как элемент состава имущества находятся в собственности граж-

дан, органов государственной власти, органов местного самоуправления,

организаций и общественных объединений. Отношения по поводу права соб-

ственности на информационные ресурсы регулируются гражданским зако-

нодательством Российской Федерации.

2 Физические и юридические лица являются собственниками тех доку-

ментов, массивов документов, которые созданы за счет их средств, приобре-

тены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или насле-



дования.

3 Российская Федерация и субъекты Российской Федерации являются

собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых,

накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъек-

тов Российской Федерации, а также полученных путем иных установленных

законом способов.

Государство имеет право выкупа документированной информации у фи-

зических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государ-

ственной тайне.

Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отне-

сенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственнос-

тью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.

4 Субъекты, представляющие в обязательном порядке документирован-

ную информацию в органы государственной власти и организации, не утра-

чивают своих прав на эти документы и на использование информации, со-

держащейся в них. Документированная информация, представляемая в

обязательном порядке в органы государственной власти и организации юри-

дическими лицами независимо от их организационно-правовой формы и

форм собственности, а также гражданами на основании статьи 8 настоящего

Федерального закона, формирует информационные ресурсы, находящиеся

в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту инфор-

мацию.

5 Информационные ресурсы, являющиеся собственностью организаций,

включаются в состав их имущества в соответствии с гражданским законода-

тельством Российской Федерации.

Информационные ресурсы, являющиеся собственностью государства,

находятся в ведении органов государственной власти и организаций в соот-

ветствии с их компетенцией, подлежат учету и защите в составе государствен-

ного имущества.

6 Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случа-

ев, предусмотренных законодательством Российской Федерации,

7 Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами,

предусмотренными законодательством Российской Федерации, в том числе



он имеет право:

назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информаци-

онными ресурсами или оперативное управление ими;

устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработ-

ки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

определять условия распоряжения документами при их копировании и

распространении.

8 Право собственности на средства обработки информации не создает

права собственности на информационные ресурсы, принадлежащие другим

собственникам. Документы, обрабатываемые в порядке предоставления ус-

луг или при совместном использовании этих средств обработки, принадле-

жат их владельцу. Принадлежность и режим производной продукции, созда-

ваемой в этом случае, регулируются договором.

Статья 7 Государственные информационные ресурсы

1 Государственные информационные ресурсы Российской Федерации

формируются в соответствии со сферами ведения как:

федеральные информационные ресурсы;

информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении Россий-

ской Федерации и субъектов Российской Федерации (далее — информаци-

онные ресурсы совместного ведения);

информационные ресурсы субъектов Российской Федерации.

2 Формирование государственных информационных ресурсов в соответ-

ствии с пунктом 1 статьи 8 настоящего Федерального закона осуществляется

гражданами, органами государственной власти, органами местного самоуп-

равления, организациями и общественными объединениями.

Федеральные органы государственной власти, органы государственной

власти субъектов Российской Федерации формируют государственные ин-

формационные ресурсы, находящиеся в их ведении, и обеспечивают их ис-

пользование в соответствии с установленной компетенцией.

3 Деятельность органов государственной власти и организаций по фор-

мированию федеральных информационных ресурсов, информационных

ресурсов совместного ведения, информационных ресурсов субъектов Рос-

сийской Федерации финансируется из федерального бюджета и бюджетов



субъектов Российской Федерации по статье расходов "Информатика" ("Ин-

формационное обеспечение").

4 Организации, которые специализируются на формировании федераль-

ных информационных ресурсов и (или) информационных ресурсов совмес-

тного ведения на основе договора, обязаны получить лицензию на этот вид

деятельности в органах государственной власти. Порядок лицензирования

определяется законодательством Российской Федерации.

Статья 8 Обязательное представление документированной

информации для формирования государственных

информационных ресурсов

1 Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправ-

ления, организации и общественные объединения обязаны представлять доку-

ментированную информацию органам и организациям, ответственным за фор-

мирование и использование государственных информационных ресурсов.

Перечни представляемой в обязательном порядке документированной

информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и об-

работку федеральных информационных ресурсов, утверждает Правитель-

ство Российской Федерации.

2 Порядок и условия обязательного представления документированной

информации доводятся до сведения граждан и организаций.

Порядок обязательного представления (получения) информации, отне-

сенной к государственной тайне, и конфиденциальной информации устанав-

ливается и осуществляется в соответствии с законодательством об этих кате-

гориях информации.

3 При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечи-

вают их перечнями представляемых в обязательном порядке документов и

адресами их представления. Перечень представляемой в обязательном

порядке документированной информации прилагается к уставу каждого юри-

дического лица (положению о нем).

Необеспечение регистрационными органами регистрируемых юридичес-

ких лиц перечнем представляемых в обязательном порядке документов с

адресами их представления не является основанием для отказа в регистра-



ции. Должностные лица регистрационных органов, виновные в необеспече-

нии регистрируемых юридических лиц перечнями представляемых в обяза-

тельном порядке документов с адресами их представления, привлекаются к

дисциплинарной ответственности вплоть до снятия с должности.

4 Документы, принадлежащие физическим и юридическим лицам, могут

включаться по желанию собственника в состав государственных информаци-

онных ресурсов по правилам, установленным для включения документов в

соответствующие информационные системы.

Статья 9 Отнесение информационных ресурсов к общерос-

сийскому национальному достоянию

1 Отдельные объекты федеральных информационных ресурсов могут

быть объявлены общероссийским национальным достоянием.

2 Отнесение конкретных объектов федеральных информационных ре-

сурсов к общероссийскому национальному достоянию и определение их пра-

вового режима устанавливаются федеральным законом.

Статья 10 Информационные ресурсы по категориям доступа

1 Государственные информационные ресурсы Российской Федерации

являются открытыми и общедоступными. Исключение составляет документи-

рованная информация, отнесенная законом к категории ограниченного дос-

тупа.

2 Документированная информация с ограниченным доступом по услови-

ям ее правового режима подразделяется на информацию, отнесенную к

государственной тайне, и конфиденциальную.

3 Запрещено относить к информации с ограниченным доступом:

законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие право-

вой статус органов государственной власти, органов местного самоуправле-

ния, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и

обязанности граждан, порядок их реализации;

документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, эколо-

гическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологи-

ческую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного

функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безо-



пасности граждан и населения в целом;

документы, содержащие информацию о деятельности органов государ-

ственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюд-

жетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии

экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесен-

ных к государственной тайне;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, ин-

формационных системах органов государственной власти, органов местного

самоуправления, общественных объединений, организаций, представляю-

щие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод

и обязанностей граждан.

4 Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в со-

ответствии с Законом Российской Федерации "О государственной тайне".

5 Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в поряд-

ке, установленном законодательством Российской Федерации, за исключени-

ем случаев, предусмотренных статьей 11 настоящего Федерального закона.

Статья 11 Информация о гражданах (персональные данные)

1 Перечни персональных данных, включаемых в состав федеральных

информационных ресурсов, информационных ресурсов совместного веде-

ния, информационных ресурсов субъектов Российской Федерации, инфор-

мационных ресурсов органов местного самоуправления, а также получае-

мых и собираемых негосударственными организациями, должны быть

закреплены на уровне федерального закона. Персональные данные отно-

сятся к категории конфиденциальной информации.

Не допускаются сбор, хранение, использование и распространение ин-

формации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тай-

ну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых,

телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме

как на основании судебного решения.

2 Персональные данные не могут быть использованы в целях причине-

ния имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализа-



ции прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граж-

дан Российской Федерации на основе использования информации об их

социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиоз-

ной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с

законодательством.

3 Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочи-

ями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие

ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской

Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использова-

ния этой информации.

4 Подлежит обязательному лицензированию деятельность негосудар-

ственных организаций и частных лиц, связанная с обработкой и предостав-

лением пользователям персональных данных. Порядок лицензирования

определяется законодательством Российской Федерации.

5 Неправомерность деятельности органов государственной власти и

организаций по сбору персональных данных может быть установлена в су-

дебном порядке по требованию субъектов, действующих на основании ста-

тей 14 и 15 настоящего Федерального закона и законодательства о персо-

нальных данных.

ГЛАВА 3 ПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫМИ РЕСУРСАМИ

Статья 12 Реализация права на доступ к информации

из информационных ресурсов

1 Пользователи— граждане, органы государственной власти, органы ме-

стного самоуправления, организации и общественные объединения — об-

ладают равными правами на доступ к государственным информационным

ресурсам и не обязаны обосновывать перед владельцем этих ресурсов не-

обходимость получения запрашиваемой ими информации. Исключение со-

ставляет информация с ограниченным доступом.

Доступ физических и юридических лиц к государственным информацион-

ным ресурсам является основой осуществления общественного контроля за

деятельностью органов государственной власти, органов местного самоуп-

равления, общественных, политических и иных организаций, а также за со-



стоянием экономики, экологии и других сфер общественной жизни.

2 Владельцы информационных ресурсов обеспечивают пользователей

(потребителей) информацией из информационных ресурсов на основе за-

конодательства, уставов указанных органов и организаций, положений о них,

а также договоров на услуги по информационному обеспечению.

Информация, полученная на законных основаниях из государственных

информационных ресурсов гражданами и организациями, может быть ис-

пользована ими для создания производной информации в целях ее ком-

мерческого распространения с обязательной ссылкой на источник инфор-

мации.

Источником прибыли в этом случае является результат вложенных труда

и средств при создании производной информации, но не исходная инфор-

мация, полученная из государственных ресурсов.

3 Порядок получения пользователем информации (указание места, вре-

мени, ответственных должностных лиц, необходимых процедур) определяет

собственник или владелец информационных ресурсов с соблюдением тре-

бований, установленных настоящим Федеральным законом.

Перечни информации и услуг по информационному обеспечению, све-

дения о порядке и условиях доступа к информационным ресурсам владель-

цы информационных ресурсов и информационных систем предоставляют

пользователям бесплатно.

4 Органы государственной власти и организации, ответственные за фор-

мирование и использование информационных ресурсов, обеспечивают ус-

ловия для оперативного и полного предоставления пользователю докумен-

тированной информации в соответствии с обязанностями, установленными

уставами (положениями) этих органов и организаций.

5 Порядок накопления и обработки документированной информации с

ограниченным доступом, правила ее защиты и порядок доступа к ней опре-

деляются органами государственной власти, ответственными за определен-

ные вид и массивы информации, в соответствии с их компетенцией либо

непосредственно ее собственником в соответствии с законодательством.



Статья 13 Гарантии предоставления информации

1 Органы государственной власти и органы местного самоуправления со-

здают доступные для каждого информационные ресурсы по вопросам деятель-

ности этих органов и подведомственных им организаций, а также в пределах

своей компетенции осуществляют массовое информационное обеспечение

пользователей по вопросам прав, свобод и обязанностей граждан, их безопас-

ности и другим вопросам, представляющим общественный интерес.

2 Отказ в доступе к информационным ресурсам, предусмотренным в

пункте 1 настоящей статьи, может быть обжалован в суд.

3 Комитет при Президенте Российской Федерации по политике инфор-

матизации организует регистрацию всех информационных ресурсов, инфор-

мационных систем и публикацию сведений о них для обеспечения права

граждан на доступ к информации.

4 Перечень информационных услуг, предоставляемых пользователям

из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не

возмещающую в полном размере расходы на услуги, устанавливает Прави-

тельство Российской Федерации.

Расходы на указанные услуги компенсируются из средств федерального

бюджета и бюджетов субъектов Российской Федерации.

Статья 14 Доступ граждан и организаций к информации о них

1 Граждане и организации имеют право на доступ к документированной

информации о них, на уточнение этой информации в целях обеспечения ее

полноты и достоверности, имеют право знать, кто и в каких целях использует

или использовал эту информацию. Ограничение доступа граждан и органи-

заций к информации о них допустимо лишь на основаниях, предусмотрен-

ных федеральными законами.

2 Владелец документированной информации о гражданах обязан пре-

доставить информацию бесплатно по требованию тех лиц, которых она каса-

ется. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законода-

тельством Российской Федерации.

3 Субъекты, представляющие информацию о себе для комплектования



информационных ресурсов на основании статей 7 и 8 настоящего Федераль-

ного закона, имеют право бесплатно пользоваться этой информацией.

4 Отказ владельца информационных ресурсов субъекту в доступе к ин-

формации о нем может быть обжалован в судебном порядке.

Статья 15 Обязанности и ответственность владельца

информационных ресурсов

1 Владелец информационных ресурсов обязан обеспечить соблюдение

режима обработки и правил предоставления информации пользователю,

установленных законодательством Российской Федерации или собственни-

ком этих информационных ресурсов, в соответствии с законодательством.

2 Владелец информационных ресурсов несет юридическую ответствен-

ность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмот-

ренном законодательством Российской Федерации.

ГЛАВА 4 ИНФОРМАТИЗАЦИЯ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ,

ТЕХНОЛОГИИ И СРЕДСТВА ИХ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Статья 16 Разработка и производство информационных

систем, технологий и средств их обеспечения

1 Все виды производства информационных систем и сетей, технологий и

средств их обеспечения составляют специальную отрасль экономической

деятельности, развитие которой определяется государственной научно-тех-

нической и промышленной политикой информатизации.

2 Государственные и негосударственные организации, а также граждане

имеют равные права на разработку и производство информационных сис-

тем, технологий и средств их обеспечения.

3 Государство создает условия для проведения научно-исследовательс-

ких и опытно-конструкторских работ в области разработки и производства

информационных систем, технологии и средств их обеспечения.

Правительство Российской Федерации определяет приоритетные направ-

ления развития информатизации и устанавливает порядок их финансирова-

ния.

4 Разработка и эксплуатация федеральных информационных систем

финансируются из средств федерального бюджета по статье расходов "Ин-

форматика" ("Информационное обеспечение").



5 Органы государственной статистики совместно с Комитетом при Прези-

денте Российской Федерации по политике информатизации устанавливают

правила учета и анализа состояния отрасли экономической деятельности,

развитие которой определяется государственной научно-технической и про-

мышленной политикой информатизации.

Статья 17 Право собственности на информационные

системы, технологии и средства их обеспечения

1 Информационные системы, технологии и средства их обеспечения

могут быть объектами собственности физических и юридических лиц госу-

дарства.

2 Собственником информационной системы, технологии и средств их

обеспечения признается физическое или юридическое лицо, на средства

которого эти объекты произведены, приобретены или получены в порядке

наследования, дарения или иным законным способом.

3 Информационные системы, технологии и средства их обеспечения

включаются в состав имущества субъекта, осуществляющего права собствен-

ника или владельца этих объектов. Информационные системы, технологии и

средства их обеспечения выступают в качестве товара (продукции) при со-

блюдении исключительных прав их разработчиков.

Собственник информационной системы, технологии и средств их обес-

печения определяет условия использования этой продукции.

Статья 18 Право авторства и право собственности на инфор-

мационные системы, технологии и средства их обеспечения

Право авторства и право собственности на информационные системы,

технологии и средства их обеспечения могут принадлежать разным лицам.

Собственник информационной системы, технологии и средств их обес-

печения обязан защищать права их автора в соответствии с законодатель-

ством Российской Федерация

Статья 19 Сертификация информационных систем, технологий, средств

их обеспечения и лицензирование деятельности по формированию и ис-

пользованию информационных ресурсов

1 Информационные системы, базы и банки данных, предназначенные



для информационного обслуживания граждан и организаций, подлежат сер-

тификации в порядке, установленном Законом Российской Федерации "О

сертификации продукции и услуг".

2 Информационные системы органов государственной власти Российс-

кой Федерации и органов государственной власти субъектов Российской Фе-

дерации, других государственных органов, организаций, которые обрабаты-

вают документированную информацию с ограниченным доступом, а также

средства защиты этих систем подлежат обязательной сертификации. Поря-

док сертификации определяется законодательством Российской Федерации.

3 Организации, выполняющие работы в области проектирования, произ-

водства средств защиты информации и обработки персональных данных,

получают лицензии на этот вид деятельности. Порядок лицензирования оп-

ределяется законодательством Российской Федерации.

4 Интересы потребителя информации при использовании импортной

продукции в информационных системах защищаются таможенными органа-

ми Российской Федерации на основе международной системы сертифика-

ции.

ГЛАВА 5 ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ И ПРАВ СУБЪЕКТОВ В ОБЛАСТИ

ИНФОРМАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ И ИНФОРМАТИЗАЦИИ

Статья 20 Цели защиты

Целями защиты являются:

предотвращение утечки, хищения, утраты, искажения, подделки инфор-

мации;

предотвращение угроз безопасности личности, общества, государства;

предотвращение несанкционированных действий по уничтожению, мо-

дификации, искажению, копированию, блокированию информации; предот-

вращение других форм незаконного вмешательства в информационные ре-

сурсы и информационные системы, обеспечение правового режима

документированной информации как объекта собственности;

защита конституционных прав граждан на сохранение личной тайны и

конфиденциальности персональных данных, имеющихся в информацион-

ных системах;

сохранение государственной тайны, конфиденциальности документиро-

ванной информации в соответствии с законодательством;



обеспечение прав субъектов в информационных процессах и при разра-

ботке, производстве и применении информационных систем, технологий и

средств их обеспечения.

Статья 21 Защита информации

1 Защите подлежит любая документированная информация, неправо-

мерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, вла-

дельцу, пользователю и иному лицу.

Режим защиты информации устанавливается:

в отношении сведений, отнесенных к государственной тайне, - уполномо-

ченными органами на основании Закона Российской Федерации "О государ-

ственной тайне";

в отношении конфиденциальной документированной информации — соб-

ственником информационных ресурсов или уполномоченным лицом на ос-

новании настоящего Федерального закона;

в отношении персональных данных — федеральным законом.

2 Органы государственной власти и организации, ответственные за фор-

мирование и использование информационных ресурсов, подлежащих защи-

те, а также органы и организации, разрабатывающие и применяющие инфор-

мационные системы и информационные технологии для формирования и

использования информационных ресурсов с ограниченным доступом, руко-

водствуются в своей деятельности законодательством Российской Федерации.

3 Контроль за соблюдением требований к защите информации и эксплу-

атацией специальных программно-технических средств защиты, а также обес-

печение организационных мер защиты информационных систем, обраба-

тывающих информацию с ограниченным доступом в негосударственных

структурах, осуществляются органами государственной власти. Контроль осу-

ществляется в порядке, определяемом Правительством Российской Феде-

рации.

4 Организации, обрабатывающие информацию с ограниченным досту-

пом, которая является собственностью государства, создают специальные

службы, обеспечивающие защиту информации.

5 Собственник информационных ресурсов или уполномоченные им лица

имеют право осуществлять контроль за выполнением требований по защите



информации и запрещать или приостанавливать обработку информации в

случае невыполнения этих требований.

6 Собственник или владелец документированной информации вправе

обращаться в органы государственной власти для оценки правильности вы-

полнения норм и требований по защите его информации в информацион-

ных системах. Соответствующие органы определяет Правительство Россий-

ской Федерации. Эти органы соблюдают условия конфиденциальности самой

информации и результатов проверки.

Статья 22 Права и обязанности субъектов в области защиты

информации

1 Собственник документов, массива документов, информационных сис-

тем или уполномоченные им лица в соответствии с настоящим Федераль-

ным законом устанавливают порядок предоставления пользователю инфор-

мации с указанием места, времени, ответственных должностных лиц, а также

необходимых процедур и обеспечивают условия доступа пользователей к

информации.

2 Владелец документов, массива документов, информационных систем

обеспечивает уровень защиты информации в соответствии с законодатель-

ством Российской Федерации.

3 Риск, связанный с использованием несертифицированных информа-

ционных систем и средств их обеспечения, лежит на собственнике (владель-

це) этих систем и средств.

Риск, связанный с использованием информации, полученной из несер-

тифицированной системы, лежит на потребителе информации.

4 Собственник документов, массива документов, информационных сис-

тем может обращаться в организации, осуществляющие сертификацию

средств защиты информационных систем и информационных ресурсов, для

проведения анализа достаточности мер защиты его ресурсов и систем и по-

лучения консультаций.

5 Владелец документов, массива документов, информационных систем

обязан оповещать собственника информационных ресурсов и (или) инфор-

мационных систем о всех фактах нарушения режима защиты информации.

Статья 23 Защита прав субъектов в сфере информационных



процессов и информатизации

1 Защита прав субъектов в сфере формирования информационных ре-

сурсов, пользования информационными ресурсами, разработки, производ-

ства и применения информационных систем, технологий и средств их обес-

печения осуществляется в целях предупреждения правонарушений,

пресечения неправомерных действий, восстановления нарушенных прав и

возмещения причиненного ущерба.

2 Защита прав субъектов в указанной сфере осуществляется судом, ар-

битражным судом, третейским судом с учетом специфики правонарушений и

нанесенного ущерба.

3 За правонарушения при работе с документированной информацией

органы государственной власти, организации и их должностные лица несут

ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации

и субъектов Российской Федерации.

Для рассмотрения конфликтных ситуаций и защиты прав участников в

сфере формирования и использования информационных ресурсов, созда-

ния и использования информационных систем, технологий и средств их обес-

печения могут создаваться временные и постоянные третейские суды.

Третейский суд рассматривает конфликты и споры сторон в порядке, уста-

новленном законодательством о третейских судах.

4 Ответственность за нарушения международных норм и правил в обла-

сти формирования и использования информационных ресурсов, создания

и использования информационных систем, технологий и средств их обеспе-

чения возлагается на органы государственной власти, организации и граж-

дан в соответствии с договорами, заключенными ими с зарубежными фир-

мами и другими партнерами с учетом международных договоров,

ратифицированных Российской Федерацией.

Статья 24 Защита права на доступ к информации

1 Отказ в доступе к открытой информации или предоставление пользова-

телям заведомо недостоверной информации могут быть обжалованы в су-

дебном порядке.

Неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору

поставки, купли-продажи, по другим формам обмена информационными



ресурсами между организациями рассматриваются арбитражным судом.

Во всех случаях лица, которым отказано в доступе к информации, и лица,

получившие недостоверную информацию, имеют право на возмещение по-

несенного ими ущерба.

2 Суд рассматривает споры о необоснованном отнесении информации к

категории информации с ограниченным доступом, иски о возмещении ущер-

ба в случаях необоснованного отказа в предоставлении информации пользо-

вателям или в результате других нарушений прав пользователей.

3 Руководители, другие служащие органов государственной власти, орга-

низаций, виновные в незаконном ограничении доступа к информации и на-

рушении режима защиты информации, несут ответственность в соответствии

с уголовным, гражданским законодательством и законодательством об ад-

министративных правонарушениях.

Статья 25 Вступление в силу настоящего Федерального

закона

1 Настоящий Федеральный закон вступает в силу со дня его официально-

го опубликования.

2 Предложить Президенту Российской Федерации привести в соответ-

ствие с настоящим Федеральным законом изданные им правовые акты.

3 Поручить Правительству Российской Федерации:

привести в соответствие с настоящим Федеральным законом изданные

им правовые акты;

подготовить и внести в Государственную Думу в трехмесячный срок в уста-

новленном порядке предложения о внесении изменений и дополнений в

законодательство Российской Федерации в связи с принятием настоящего

Федерального закона;

принять нормативные правовые акты, обеспечивающие реализацию на-

стоящего Федерального закона.

Президент Российской Федерации

Б. ЕЛЬЦИН

Москва, Кремль

20 февраля 1995 г.

№ 24 - ФЗ

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

ИЗ ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА

О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ РФ

От 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ

(Принят Государственной Думой 23 февраля 1996 г.

Одобрен Советом Федерации 20 марта 1996 года)

. . .

Ст. 17.


Хранение документов бухгалтерского учёта

1. Организация обязана хранить первичные учётные документы, регист-

ры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, уста-

навливаемых в соответствии с правилами организации государственного

архивного дела, но не менее пяти лет.

2. Рабочий план счетов бухгалтерского учёта, другие документы учётной

политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки дан-

ных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией

не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления

бухгалтерской отчётности последний раз.

3. Ответственность за организацию хранения учётных документов, реги-

стров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности несёт руководитель

организации.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 13 августа 1997 года № 1009

г. Москва

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПОДГОТОВКИ НОРМАТИВНЫХ ПРАВО-

ВЫХ АКТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И

ИХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ

В целях дальнейшего совершенствования работы по подготовке норма-

тивных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их

государственной регистрации Правительство Российской Федерации поста-

новляет:

1 Утвердить прилагаемые Правила подготовки нормативных правовых

актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной

регистрации.

Установить, что разъяснения о применении указанных Правил дает Ми-

нистерство юстиции Российской Федерации.

2 Федеральным органам исполнительной власти:

обеспечивать своевременное принятие нормативных правовых актов во

исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов,

указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений

и распоряжений Правительства Российской Федерации;

исключить случаи направления для исполнения нормативных правовых

актов, не прошедших государственную регистрацию и не опубликованных в



установленном порядке;

осуществить меры по укреплению юридических служб и повышению эф-

фективности их деятельности;

привести в месячный срок свои нормативные правовые акты в соответ-

ствие с настоящим Постановлением.

Установить, что руководители федеральных органов исполнительной вла-

сти несут персональную ответственность за несоблюдение Правил подготов-

ки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной вла-

сти и их государственной регистрации.

3 Министерству юстиции Российской Федерации:

обобщать практику государственной регистрации нормативных правовых

актов федеральных органов исполнительной власти, затрагивающих права,

свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающих правовой

статус организаций или имеющих межведомственный характер, и ежеквар-

тально представлять в Правительство Российской Федерации соответствую-

щую информацию, в том числе о нормативных правовых актах, в государ-

ственной регистрации которых отказано;

представить в 2-месячный срок предложения по правилам кодификации

нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

4 Министерство юстиции Российской Федерации вправе:

осуществлять в федеральных органах исполнительной власти проверку

работ по отбору нормативных правовых актов, подлежащих государственной

регистрации, и при необходимости запрашивать нормативные правовые акты

на государственную регистрацию;

привлекать в случае необходимости высококвалифицированных специа-

листов и научных работников в качестве внештатных экспертов для подготов-

ки заключений по нормативным правовым актам федеральных органов ис-

полнительной власти, представленным на государственную регистрацию.

Оплата труда внештатных экспертов производится за счет средств феде-

рального бюджета, предусматриваемых Министерству юстиции Российской

Федерации.

5 Признать утратившими силу:

Постановление Правительства Российской Федерации от 8 мая 1992 г.


N

305 " О государственной регистрации ведомственных нормативных актов";

Постановление Совета Министров - Правительства Российской Федера-

ции от 23 июля 1993 г. N 722 "Об утверждении Правил подготовки ведом-

ственных нормативных актов" (Собрание актов Президента и Правительства

Российской Федерации, 1993, N 31, ст. 2857).

Председатель Правительства

Российской Федерации

В.ЧЕРНОМЫРДИН

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

Утверждены

Постановлением Правительства

Российской Федерации

от 13 августа 1997 г. № 1009

ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ

ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

И ИХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ

I Подготовка нормативных правовых актов

федеральных органов исполнительной власти

1 Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной

власти (далее именуются - нормативные правовые акты) издаются на основе

и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента

Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Рос-

сийской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполни-

тельной власти в пределах их компетенции.

2 Нормативные правовые акты издаются федеральными органами ис-

полнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, пра-

вил, инструкций и положений.

Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не до-

пускается.

Структурные подразделения и территориальные органы федеральных

органов исполнительной власти не вправе издавать нормативные правовые

акты.

3 Нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими

федеральными органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими.

Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтере-

сованными министерствами и ведомствами, если такое согласование явля-

ется обязательным в соответствии с законодательством Российской Федера-

ции, а также если в нормативном правовом акте содержатся положения,



нормы и поручения, касающиеся других министерств и ведомств. Согласова-

ние нормативного правового акта оформляется визами.

Виза включает в себя наименование должности руководителя министер-

ства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, рас-

шифровку подписи и дату.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего лис-

та подлинника нормативного правового акта.

4 Подготовка проекта нормативного правового акта возлагается на одно

или несколько структурных подразделений федерального органа исполни-

тельной власти с учетом их функций и компетенции. При этом определяются

круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок

его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой

работе.

В подготовке проекта нормативного правового акта участвует юридичес-

кая служба федерального органа исполнительной власти.

Срок подготовки проекта и издания нормативного правового акта во ис-

полнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Рос-

сийской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Россий-

ской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не

установлен другой срок.

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных пра-

вовых актов, а также актов, издаваемых совместно несколькими федераль-

ными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.

5 В процессе работы над проектом нормативного правового акта должны

быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской

Федерации, договоры о разграничении предметов ведения и полномочий

между органами государственной власти Российской Федерации и органами

государственной власти субъектов Российской Федерации, практика приме-

нения соответствующих нормативных правовых актов, научная литература и

материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также

данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.



6 Структура нормативного правового акта должна обеспечивать логичес-

кое развитие темы правового регулирования.

Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного

правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Поло-

жения нормативного характера в преамбулу не включаются.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нуме-

руются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут

подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую

нумерацию.

Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на

главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных пра-

вовых актах могут воспроизводиться отдельные положения законодатель-

ных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты

и на официальный источник их опубликования.

Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты,

схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а со-

ответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.

7 Одновременно с разработкой проекта нормативного правового акта

должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или

признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их

частей.

Нормативные правовые акты, изданные совместно или по согласованию

с другими федеральными органами исполнительной власти, изменяются,

дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с этими

федеральными органами исполнительной власти.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу

ранее изданных актов или их частей включаются в текст нормативного право-

вого акта.

8 Если при подготовке нормативного правового акта выявились необхо-

димость внесения существенных изменений и дополнений в ранее издан-

ные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу



нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый но-

вый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в

ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою

силу.

9 Подготовленный проект нормативного правового акта до его подписа-

ния (утверждения) должен быть проверен на соответствие законодательству

Российской Федерации, а также правилам русского языка и завизирован ру-

ководителем юридической службы федерального органа исполнительной

власти.

Нормативные правовые акты подписываются (утверждаются) руководи-

телем федерального органа исполнительной власти или его заместителем.

Подписанный (утвержденный) нормативный правовой акт должен иметь

следующие реквизиты:

наименование органа (органов), издавшего акт;

наименование вида акта и его название;

дата подписания (утверждения) акта и его номер;

наименование должности и фамилия лица, подписавшего акт.

II Государственная регистрация нормативных правовых актов

федеральных органов исполнительной власти

10 Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты,

затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, уста-

навливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный

характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие

сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденци-

ального характера.

11 Государственная регистрация нормативных правовых актов осуществ-

ляется Министерством юстиции Российской Федерации, которое ведет Госу-

дарственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов

исполнительной власти.

Государственная регистрация нормативного правового акта включает в

себя:

юридическую экспертизу соответствия этого акта законодательству Рос-

сийской Федерации;

принятие решения о необходимости государственной регистрации дан-

ного акта;

присвоение регистрационного номера;



занесение в Государственный реестр нормативных правовых актов фе-

деральных органов исполнительной власти.

12 Подлежащие государственной регистрации нормативные правовые

акты не позднее 5 дней со дня их подписания (утверждения) представляются

в 4 экземплярах (подлинник и 3 копии) в Министерство юстиции Российской

Федерации.

Представление на государственную регистрацию нормативного правово-

го акта, изданного совместно несколькими федеральными органами испол-

нительной власти, возлагается на орган, который указан первым в числе под-

писавших (утвердивших) акт.

К нормативному правовому акту прилагается справка, содержащая:

основания издания нормативного правового акта;

сведения о всех действующих нормативных правовых актах по данному воп-

росу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;

сведения о согласовании акта с заинтересованными федеральными орга-

нами исполнительной власти и другими государственными органами, если

такое согласование является обязательным.

Представленный на государственную регистрацию нормативный право-

вой акт должен быть завизирован, а прилагаемая справка подписана руково-

дителем юридической службы федерального органа исполнительной влас-

ти, представляющего акт на регистрацию.

13 Государственная регистрация нормативных правовых актов произво-

дится Министерством юстиции Российской Федерации в срок до 15 дней с

даты получения акта.

В случае необходимости срок регистрации может быть продлен Мини-

стерством юстиции Российской Федерации, но не более чем на 10 дней.

14 В регистрации нормативного правового акта может быть отказано,

если при проведении юридической экспертизы будет установлено несоответ-

ствие этого акта законодательству Российской Федерации.

15 Нормативные правовые акты, в государственной регистрации которых

отказано, возвращаются Министерством юстиции Российской Федерации

издавшему их органу с указанием причин отказа.



16 Нормативный правовой акт может быть возвращен Министерством

юстиции Российской Федерации федеральному органу исполнительной вла-

сти без регистрации по просьбе федерального органа исполнительной вла-

сти, представившего этот акт на государственную регистрацию, а также если

нарушены установленный порядок представления акта на государственную

регистрацию или настоящие Правила.

17 В течение суток после государственной регистрации подлинник нор-

мативного правового акта с присвоенным ему регистрационным номером

направляется Министерством юстиции Российской Федерации в федераль-

ный орган исполнительной власти, представивший акт на государственную

регистрацию.

Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязан-

ности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организа-

ций или имеющие межведомственный характер, подлежат официальному

опубликованию в установленном порядке, кроме актов или отдельных их по-

ложений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или

сведения конфиденциального характера.

Копии актов, подлежащих официальному опубликованию, передаются

Министерством юстиции Российской Федерации в редакцию газеты "Россий-

ские вести", а также в издательство "Юридическая литература" в течение су-

ток после государственной регистрации.

При опубликовании и рассылке нормативного правового акта указание на

номер и дату государственной регистрации является обязательным.

18 Изменения и дополнения, вносимые в нормативные правовые акты,

прошедшие государственную регистрацию, подлежат регистрации в порядке,

установленном настоящими Правилами.

19 Федеральные органы исполнительной власти направляют для испол-

нения нормативные правовые акты, подлежащие государственной регистра-

ции, только после их регистрации и официального опубликования.

При нарушении указанных требований нормативные правовые акты, как

не вступившие в силу, применяться не могут.



20 В случае обнаружения несоответствия действующего нормативного

правового акта Конституции Российской Федерации, федеральным законам,

указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановле-

ниям и распоряжениям Правительства Российской Федерации Министер-

ство юстиции Российской Федерации в течение 3 дней представляет в Прави-

тельство Российской Федерации предложение об отмене такого акта с

обоснованием и проектом соответствующего постановления.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

Правительство Российской Федерации

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 27 декабря 1995 г. № 1268

г. Москва

Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения

печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской

Федерации

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября

1993 г. № 2050 "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собра-

ние актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, № 49,

ст. 4761) Правительство Российской Федерации постановляет:

1 Установить, что изготовление печатей и бланков своспроизведением

Государственного герба Российской Федерации осуществляют только поли-

графические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные

Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид

деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических воз-

можностей для изготовления указанного вида продукции на должном каче-

ственном уровне.

Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного

герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных ор-

ганов государственной власти, иных федеральных государственных органов

и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от

30 ноября 1993 г. № 2050 и утвержденным этим Указом Положением о Госу-

дарственном гербе Российской Федерации.

2 Комитету Российской Федерации по стандартизации, метрологии и

сертификации совместно с Комитетом Российской Федерации по печати обес-



печить в установленном порядке разработку и принятие государственного

стандарта на печати и бланки с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации.

3 Комитету Российской Федерации по печати:

совместно с заинтересованными федеральными органами исполнитель-

ной власти разработать и утвердить положение о порядке сертификации

полиграфических и штемпельно-граверных предприятий, осуществляющих

изготовление продукции с воспроизведением Государственного герба Рос-

сийской Федерации;

обеспечить составление и ведение единого перечня полиграфических и

штемпельно-граверных предприятий, осуществляющих изготовление продук-

ции с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

совместно с заинтересованными федеральными органами исполнитель-

ной власти ускорить разработку и представить в правительство Российской

Федерации предложения о порядке и условиях хранения, использования и

уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного гер-

ба Российской Федерации;

совместно с заинтересованными федеральными органами исполнитель-

ной власти разработать и утвердить порядок и условия хранения, использо-

вания и уничтожения оснастки (форм, матриц, клише и т.п.) для изготовления

печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской

Федерации.

Председатель Правительства

Российской Федерации

В.Черномырдин

ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

Совет Министров - Правительство Российской Федерации

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 3 марта 1993 г. №191

О ПОРЯДКЕ ВЕДОМСТВЕННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

И ОРГАНИЗАЦИИ ИХ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

В целях регулирования взаимоотношений между учреждениями

Государственной архивной службы России и центральными органами феде-

ральной исполнительной власти, государственными учреждениями, органи-

зациями и предприятиями, а также совершенствования ведомственного хра-

нения документов и организации их в делопроизводстве Совет Министров —



Правительство Российской Федерации постановляет:

1 Установить, что центральные органы федеральной исполнительной

власти, министерства, ведомства республик в составе Российской Федера-

ции, государственные учреждения, организации и предприятия:

осуществляют временное хранение документов государственной части

Архивного фонда Российской Федерации в создаваемых ими ведомствен-

ных архивах или других структурных подразделениях, на которые возлагают-

ся соответствующие функции;

обеспечивают учет, сохранность, использование, своевременный отбор и

подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской

Федерации к передаче на государственное хранение в соответствии с прави-

лами, установленными Государственной архивной службой России;

передают документы государственной части Архивного фонда Российс-

кой Федерации в учреждения Государственной архивной службы России по

истечении предельных сроков ведомственного хранения в упорядоченном

состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми

копиями на особо ценные документы. Все работы, связанные с подготовкой

и передачей документов на государственное хранение, выполняются за счет

средств центральных органов федеральной исполнительной власти, мини-

стерств и ведомств республик в составе Российской Федерации, государствен-

ных учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы;

разрабатывают по согласованию с Государственной архивной службой

России и утверждают в установленном порядке нормативно-методические

материалы, определяющие порядок хранения документов, организацию их в

делопроизводстве, работу ведомственных архивных и делопроизводствен-

ных служб.

Ведомственный контроль за соблюдением законодательства Российской

Федерации в области архивного дела государственными учреждениями, орга-

низациями и предприятиями осуществляется центральными органами фе-

деральной исполнительной власти, министерствами и ведомствами респуб-



лик в составе Российской Федерации, в ведении которых они находятся.

2 Установить предельные сроки ведомственного хранения документов

государственной части Архивного фонда Российской Федерации:

для документов центральных органов федеральной исполнительной вла-

сти, министерств и ведомств республик в составе Российской Федерации,

отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и пред-

приятий федерального и республиканского (республик в составе Российской

Федерации) подчинения — 15 лет;

для документов органов государственной власти и управления краев, об-

ластей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-

Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответ-

ствующих органов управления (местной администрации), а также

государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и облас-

тного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения

—10 лет;

для документов государственных учреждений, организаций и предприя-

тий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства —

5 лет;

для записей актов гражданского состояния, документов по личному соста-

ву, записей нотариальных действий и судебных дел — 75 лет;

для научно-технической документации — до утраты практической значи-

мости, но не более 25 лет;

для кинофильмов, киножурналов, звуко- и видеозаписей — до окончания

копирования, но не более 3 лет;

для фотодокументов — 3 года;

для машинно-ориентированных документов — 5 лет.

В необходимых случаях сроки временного хранения документов государ-

ственной части Архивного фонда Российской Федерации могут быть измене-

ны Государственной архивной службой России по согласованию с соответ-

ствующей организацией.

3 Уничтожение документов с истекшими сроками хранения производится

в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой России пос-

ле утверждения соответствующим государственным архивом описей на дела



постоянного хранения и по личному составу.

4. Сроки и порядок передачи на государственное хранение документов,

образовавшихся в процессе деятельности негосударственных организаций,

в том числе общественных объединений, ассоциаций совместных предприя-

тий и международных объединений, определяются с согласия их собствен-

ников на основе договора, заключенного между негосударственной органи-

зацией и учреждением Государственной архивной службы России.

5. При реорганизации или ликвидации центральных органов федераль-

ной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе

Российской Федерации, государственных учреждений, организаций и пред-

приятий, а также в случаях их перехода в иной вид собственности, образовав-

шиеся в процессе их деятельности документы передаются правопреемни-

кам, определяемым соответствующими органами государственной власти и

управления, а при отсутствии правопреемников передаются учреждениям

государственной архивной службы России.

Для решения вопроса о дальнейшем хранении документов в состав ко-

миссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представи-

тели учреждений Государственной архивной службы России.

6. Государственная архивная служба России и ее учреждения:

определяют виды государственных учреждений, организаций и предпри-

ятий, документы которых должны передаваться на государственное хране-

ние, а также состав документов, отнесенных к государственной части Архи-

вного фонда Российской Федерации;

защищают интересы Архивного фонда Российской Федерации при

реорганизации и ликвидации центральных органов федеральной исполни-

тельной власти, министерств и ведомств республик в составе Российской

Федерации, государственных учреждений, организаций и предприятий, а так-

же в случае перехода их в иной вид собственности.

Первый заместитель

Председателя Совета Министров —

Правительства Российской Федерации

В. Шумейко

ПРИЛОЖЕНИЕ № 7



ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ

КОМИССИИ (ЦЭК) МИНИСТЕРСТВА,

ВЕДОМСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ *

* Данное Положение может быть применено для создания экспертных служб

министерств и ведомств субъектов Российской Федерации, других учреждений,

хранящих документы государственной части Архивного фонда Российской Феде-

рации, имеющих подведомственную сеть организаций.

Утверждено приказом Росархива

от 17.03.98 №19

Приказом Федеральной архивной службы России (Росархив) от 17.03.98

№ 19 утверждено "Примерное положение о Центральной экспертной комис-

сии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации".

Министерствам и ведомствам Российской Федерации рекомендовано на

основе Примерного положения разработать индивидуальные положения о

центральных экспертных комиссиях и по согласованию с Росархивом ввести

их в действие.

Центральные экспертные комиссии создаются для того, чтобы обеспе-

чить сохранность ценных исторических документов, образующихся в деятель-

ности федеральных органов государственной власти, организацие и прове-

дению методической работы по экспертизе ценности документов и отбору их

на постоянное государственное хранение.

Правовыми основаниями разработки и внедрения Примерного положе-

ния о ЦЭК является то, что Росархив, согласно Положению о Государствен-

ной архивной службе России (ныне Федеральная архивная служба России)

обязан обеспечивать государственное регулирование развития архивного

дела в стране, осуществлять межотраслевую координацию деятельности го-

сударственных и ведомственных архивов и контролировать соблюдение за-

конодательства Российской Федерации в области архивного дела*. Его глав-

ными задачами являются формирование, обеспечение сохранности и

использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а так-

же координация деятельности федеральных органов государственной влас-

ти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с эти-



ми органами государственной системы делопроизводства и

унифицированных систем документации.

* Законодательную базу архивного дела России составляют Федеральный за-

кон "Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Россий-

ской Федерации и архивах" (1993 г.) и аналогичные законы субъектов Российской

Федерации.

Министерства и ведомства обязаны в течение определенного времени

сохранять ценную документацию, вышедшую из оперативного использова-

ния в управлении, в ведомственных архивах. Право определять ценность

документов на основании их экспертизы принадлежит Федеральной архи-

вной службе, для чего она разрабатывает и утверждает типовые перечни

документов, подлежащих передаче на государственное хранение; федераль-

ные органы государственной власти разрабатывают и утверждают по согла-

сованию с Росархивом ведомственные перечни документов со сроками хра-

нения.

Федеральные органы власти (за исключением специально оговоренных в

"Положении об Архивном фонде Российской Федерации" органов, которые

осуществляют хранение документов на особых условиях) хранят документы в

течение 15 лет, а затем в упорядоченном виде, в соответствии с требованиями

архивной обработки передают их в федеральные государственные архивы.

Эти документы включаются в государственную часть Архивного фонда Рос-

сийской Федерации и предоставляются для использования всем юридичес-

ким и физическим лицам.

Центральная экспертная комиссия министерства (ведомства) осуществ-

ляет организационно-методическое руководство и контроль за всеми проце-

дурами определения ценности документов, обеспечения их сохранности и

учета, архивной обработки и описания, передачи документов из делопроиз-

водства в ведомственный архив, передачи документов на государственное

хранение.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Постоянно действующая ЦЭК создается для:

организации и проведения методической и практической работы по экс-



пертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение до-

кументов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленчес-

кую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую

специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в

министерстве, ведомстве, их структурных подразделениях*, в подведом-

ственных им учреждениях, организациях, предприятиях**;

осуществления методического руководства и координации деятельности

экспертных комиссий (ЭК) подведомственных отраслевых организаций и уч-

реждений.

* В структурных подразделениях центрального аппарата министерства, ве-

домства могут быть созданы экспертные комиссии, работающие под методическим

руководством ЦЭК.

** Далее вместо "подведомственные государственные учреждения, органи-

зации и предприятия" употребляется "подведомственные государственные орга-

низации".

1.2 Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при

руководстве федерального министерства, ведомства. Решения Комиссии всту-

пают в силу после их утверждения руководством министерства, ведомства. В

необходимых случаях (см. п. 2.8. и 2.9. положения) решения ЦЭК вступают в

силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреж-

дением системы Федеральной архивной службы России (Росархив).

1.3 Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя ми-

нистерства, ведомства из наиболее квалифицированных сотрудников основ-

ных структурных подразделений под председательством одного из замести-

телей руководителя.

В состав ЦЭК включаются: заведующий ведомственным архивом (ответ-

ственный за архив) - секретарь комиссии, представитель делопроизводствен-

ной службы министерства, ведомства, представитель соответствующего ар-

хивного учреждения.

В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекать-

ся специалисты научных общественных и других сторонних организаций.



1.4 В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством России, ос-

новами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Рос-

сийской Федерации и архивах, распорядительными документами федераль-

ного министерства, ведомства, нормативно-методическими документами

Росархива, положением о ЦЭК министерства, ведомства.

1.5 В соответствии с настоящим примерным положением федеральное

министерство, ведомство разрабатывают конкретное положение о своей ЦЭК,

которое после согласования с Росархивом утверждается приказом руково-

дителя министерства, ведомства, одновременно с утверждением персональ-

ного состава ЦЭК.

2 ФУНКЦИИ ЦЭК

ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1 Разрабатывает предложения,и рекомендации по оптимизации со-

става документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в

процессе деятельности министерства, ведомства и подведомственных им

организаций.

2.2 Рассматривает предложения и в установленном порядке представ-

ляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения докумен-

тов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособия-

ми, а также решений об установлении сроков хранения документов, не

предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.3 Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных под-

разделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой систе-

мы.

2.4 Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методи-

ческим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.5 Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методи-

ческих пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архи-

вного фонда Российской Федерации (в том числе НТД и спецдокументации)

в министерстве, ведомстве и подведомственных им организациях.

2.6 Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов

отрасли:

по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях и организаци-



ях отрасли, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний,

других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;

по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей

отрасли, которые по различным причинам оказались за границами России;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших

работников отрасли всех уровней) с целью создания устной истории своей

отрасли.

2.7 Рассматривает и выносит решение об одобрении:

сводных описей дел постоянного срока хранения, в том числе спецдоку-

ментации;

перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации по-

стоянного срока хранения;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хра-

нения;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного

и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

описей на документы по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов на госхранение;

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни

документов со сроками хранения, классификаторов, инструкции по делопро-

изводству, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами);

отраслевых списков видов учреждений и организаций, являющихся и не

являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Фе-

дерации.

2.8 Представляются на рассмотрение в Росархив:

- предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков

хранения отдельных категорий документов;

- перечни документов со сроками хранения;

- отраслевые списки видов подведомственных учреждений и организа-

ций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного

фонда Российской Федерации;

- акты на уничтожение документов, созданных до 1945 года включительно;

- положения о ЦЭК и центральном архиве;

- примерные и типовые номенклатуры дел;



- инструкции по делопроизводству.

2.9 Представляются в соответствующие архивные учреждения на утверж-

дение:

- описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная

документации);

- перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного

срока хранения;

- перечни документов, подлежащих передаче в госархивы, на согласова-

ние;

- номенклатуры дел министерства (ведомства);

- описи дел по личному составу.

2.10 Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для

сотрудников центрального аппарата и подведомственных учреждений кон-

сультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую

помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их

деловой квалификации.

3 ПРАВА ЦЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

3.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным

подразделениям министерства, ведомства и подведомственным организа-

циям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в де-

лопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел

постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и

оформления документов и др.

3.2 Запрашивать от руководителей структурных подразделений министер-

ства, ведомства, подведомственных организаций:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного унич-

тожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе

документов по личному составу;

документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3 Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подраз-

делений министерства, ведомства, руководителей подведомственных орга-

низаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению,

об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах

утраты документов.

3.4 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экс-



пертов специалистов структурных подразделений, подведомственных орга-

низаций, а также представителей соответствующего архивного учреждения.

3.5 Информировать руководство министерства, ведомства и подведом-

ственных организаций по вопросам своей компетенции.

3.6 Представлять в установленном порядке министерство, ведомство в

учреждениях Федеральной архивной службы России.

4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЦЭК

4.1 ЦЭК федерального министерства, ведомства работает в контакте с

Центральной экспортно-проверочной комиссией при Росархиве*.

* ЦЭК министерств и ведомств субъектов Российской Федерации работают с

органами Росархива на местах, с соответствующими госархивами.

4.2 ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством министерства,

ведомства.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее

заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания

комиссии протоколируются.

4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочны-

ми, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консуль-

танты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не уча-

ствуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении

голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и руководство фе-

дерального министерства, ведомства (в необходимых случаях по согласова-

нию с учреждениями Росархива).

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии

имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки не-

качественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее доку-

ментов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комис-

сии.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 8

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ*



* Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-

97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа-

ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -

М.: Научная книга, 1998.C. 71

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объек-

тов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, уч-

реждений, предприятий и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капи-

тальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-

конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

Инструкции (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике бе-

зопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологичес-

кого проектирования; численности работников и т.д.);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-ис-

следовательских работах и т.д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;

предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых

документальных материалов, образующихся в деятельности министерств,

ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыска-

тельских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по ка-

питальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого

совета и т.д.);

Положения (об организации; структурном подразделении; премирова-

нии и т.д.);

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);

Расценки на производство работ;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, поме-

щений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подго-

товку и освоение производства новых изделий; на капитальное строитель-

ство и т.д.);



Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия);

Структура и штатная численность;

Тарифные ставки;

Уставы организаций;

Формы унифицированных документов;

Штатные расписания и изменения к ним.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 9

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ*

* В организациях, не имеющих гербовой печати,ставится простая круглая пе-

чать. См.: Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ

Р 6.30-97,с. 72.

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, вы-

полненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

Архивные справки;

Архивные копии;

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, веде-

ние дел в арбитраже и т.д.);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-

техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капи-

тальное строительство; технические и т.д.);

Заключения и отзывы;

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

Исполнительные листы;

Командировочные удостоверения;

Нормы расхода;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право со-

вершения финансово-хозяйственных операций;

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные,

в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);

Положения об организациях;

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями,

премиями и т.д.);

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию

кдоговоруит.д.);

Соглашения;

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных



ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

Титульные списки;

Удостоверения;

Уставы организаций;

Штатные расписания.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 10





ПРИЛОЖЕНИЕ № 11

Форма номенклатуры дел структурного подразделения министерства, ведомства



1 Название перечня и его данные.

Продолжение приложения 11



ПРИЛОЖЕНИЕ № 12

Форма обложки дела постоянного и временного хранения



ПРИЛОЖЕНИЕ № 13

Форма описи дел постоянного хранения



ПРИЛОЖЕНИЕ № 14

Список документов по личному составу с указанием сроков хранения



* По Перечню документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы. - М., 1995.

1 Справки с места жительства, медицинские справки и другие документы второ­степенного значения – 3 г.



1 При отсутствии приказов об установлении и изменении окладов - 50 л. ЭПК.

2 После возвращения из-за границы.

3 После окончания учебного заведения.

4 Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Рос­сийской Федерации, с указанием сроков хранения, 1994.

5 Хранятся в АО. При ликвидации АО передаются на госхранение.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 15

Пример оформления приказа по основной деятельности:



ПРИЛОЖЕНИЕ № 16

Образцы бланков

Пример бланка письма с углового расположением реквизитов



Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов



Пример оформления внутренней объяснительной записки



Пример оформления внутренней докладной записки



Пример оформления внешней докладной записки



ПРИЛОЖЕНИЕ № 17

Протокол

Протокол - организационно-распорядительный "документ, фиксирую­щий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, сове­щаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов".* Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, опре­деляющие его как "документ с записью всего происходящего на засе­дании, собрании".

* Единая государственная система делопроизводства, с. 74.

Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время заседания должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество запи­си выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, являет­ся ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляет­ся по форме общего бланка.

В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указа­ние вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседа­ния, гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверж­дению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире-окончания.

Например, 11-13.03.98.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллеги­ального органа в течение года (в учебном заведении, может быть, учеб­ного года).

В реквизите "место заседания" указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего" и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуются с названием коллегиального органа.
Начинает­ся заголовок с прописной буквы.

Например. "Совещания студсовета", "Заседания комиссии", "Собра­ния трудового коллектива".

После оформления заголовочной части (это можно сделать до нача­ла заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола распадается на две части:

первую - вводную, где указаны фамилия и инициалы председатель­ствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня;

вторую - основную, фиксирующую ход заседания.

Словом "председатель" начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; пос­ле тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформ­ляется слово "секретарь".

Председатель - Харченко В. И.

Секретарь - Веселкова С.Л.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опус­кается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действу­ющего коллегиального органа присутствующие постоянные члены ука­зываются в алфавитном порядке без должностей. После них записы­ваются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих бо­лее 15 человек их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая за­пись в самом протоколе.

Например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требу­ет определенного кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Например, в протоколах профсоюзных собраний указывается: "На уче­те в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117".

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляют­ся вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каж­дый вопрос нумеруется.


Перечисление вопросов в повестке дня может начинаться с предлога "О" ("Об"), но возможен и другой вариант, когда вопросы формулируются в именительном падеже без предлога "О" или "Об". Например:

1 О перспективах развития завода. Доклад директора... (Ф..И..О.)

2 Об итогах социологического опроса рабочих.

Доклад руководителя социологической службы... (Ф.,И.,О,) или

1 Перспективы развития завода. Доклад директора... (Ф..И..О.)

2 Итоги социологического опроса рабочих.

Доклад руководителя социологической службы... (Ф.,И.,О,)

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний колле­гий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоко­лу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылоч­ная запись: "Повестка заседания прилагается".

Основная часть текста протокола строится по разделам, соот­ветствующим пунктам повестки дня.

По каждому пункту могут быть такие части:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, пос­ле них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими по­рядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указыва­ются с новой строки с абзаца. При этом наименование должности не указывается, так как она уже указана в повестке дня. После фамилии и инициалов выступивших в прениях должность лучше указать.

В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматривае­мым вопросам и все принятые решения.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: "Текст доклада (выступления, сообще­ния) прилагается". После каждого выступления, если имеются, записы­ваются вопросы и ответы в порядке поступления. Например:



Соколов А.В - какие приняты меры по ликвидации аварии?

Колесов И. К.- к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение.

Если из-за прекращения прений записавшиеся участники не получи­ли слова, они передают председательствующему на заседании пись­менные выступления, предложения, замечания, которые прикладыва­ются к протоколу.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - за­пись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

Например:

1 СЛУШАЛИ:

Иванова П.И. - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Петров А.П. - краткая запись выступления

Иконников И.И. - краткая запись выступления

РЕШИЛИ:

1.1 Специальным кафедрам провести совместное заседание, по­священное внедрению компьютерной техники в работу в течение пер­вого семестра.

1.2 Иванову П.И. организовать в помещении информационного центра выставку современных технологических средств компьютери­зации управленческих процессов к 1 октября 1998 г..

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель                  подпись         В.П.Каштанов

Секретарь                        подпись         К.Р.Редькин

В ряде случаев, а при выборах должностных лиц обязательно, в протоколе указываются результаты голосования по каждому пункту от­дельно.

Если имеется особое мнение по принятому решению, оно может быть изложено на отдельном листе, подписано и присоединено к протоколу. В протоколе после записи соответствующего решения приводится осо­бое мнение.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие.

Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по та­кому протоколу невозможно.



Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или ког­да тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отра­зить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях.

В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по сте­нограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к прото­колу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после пер­вой части протокола: "Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается". Полностью подготовленный протокол под­писывается председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; в учрежде­ниях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь при­казами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

Например:









Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы выступлений, справочные материалы по обсуждаемым вопросам, про­екты решений и итоговых документов и другие документы, переданные в процессе заседания (все по 1 экземпляру).

Работа с письменными обращениями граждан

Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности.

Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества.

Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.

Под предложениями обычно понимаются обращения граждан, направ­ленные на улучшение деятельности государственных органов, рыночных структур экономики и общественных организаций, не связанные с нару­шением прав и законных интересов самого гражданина. Предложения - это желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содер­жатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, зат­рагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указа­нием на недостатки в их решении, допускаемые конкретными органами, предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Под заявлением подразумевается обращение граждан в целях реа­лизации личных прав и законных интересов, не связанных с нарушени­ем этих прав и интересов. Юридический энциклопедический словарь дает следующее определение: "заявление - официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное... с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения. За­явления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина... и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий, учреждений и организаций...".*

* Юридический энциклопедический словарь, М., Советская энциклопедия, 1984, с. 108.

Термин "жалоба" в словаре определен следующим образом: "жало­ба-обращение в государственный либо общественный орган или к дол­жностным лицам по поводу нарушения прав и охраняемых законом ин­тересов конкретного лица (гражданина), общественной организации, предприятия и т.д.* Таким образом, под жалобой понимается обращение с требованием о восстановлении законных интересов граждан, на­рушенных действиями либо решениями государственных органов, вла­дельцами различных форм собственности, должностными лицами и об­щественными организациями.
- группировки в дела и текущего хранения обращений;

- анализа поступивших обращений.

Обращение граждан в государственные и общественные органы, на предприятия, в учреждении, организации может быть подано в письмен­ной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан.

Все письменные обращения принимаются централизованно в од­ном месте. Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до кон­ца решения вопроса и будет подшит в дело.

На самом документе в нижнем правом углу проставляется штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получе­ния и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почто­вым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому именно с даты, проставленной в штампе, начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в штампе указывает­ся и регистрационный номер предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера по­ступившего обращения. Например, К-121. Типовое положение о веде­нии делопроизводства по обращениям граждан допускает дополнение регистрационного индекса другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан.

К обращениям могут быть приложены различные справочные мате­риалы в подлинниках или копиях. Их надо скрепить вместе с обращени­ем, чтобы они не растерялись в процессе работы. На этом заканчивает­ся первый этап работы с обращениями.

После первичной обработки все обращения передаются на регистра­цию, которая ведется по единой форме в порядке, установленном типо­вым положением.


На самом повторном обращении в правом вер­хнем углу и на его регистрационно- контрольной карточке делается от руки или специальным штемпелем отметка "повторно".

Типовое положение предусматривает и такой случай, когда гражда­нин одно и то же предложение, заявление или жалобу направил одновременно нескольким адресатам, и они были в конечном итоге переад­ресованы в одно учреждение, организацию или предприятие, которое может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, попавшие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавле­нием порядкового номера. Например, В-194/1, В- 194/2 В - 194/3 и т.д.

Зарегистрированный документ докладывается руководителю или его заместителю для принятия решения.

В законодательно-нормативных актах предусмотрен вариант, когда полученное обращение вообще не относится к компетенции получивше­го его учреждения, организации, предприятия. В этом случае работни­ком, отвечающим за эту категорию документов, оно должно быть не по­зднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяс­нение, куда ему следует направить свое обращение.

Если в обращении поставлены вопросы, требующие решения раз­ных компетентных органов, руководитель организации, получивший об­ращение, рассматривает вопрос, относящийся к его компетенции, а о содержании других вопросов сообщает в установленные сроки соответ­ствующим организациям.

Во всех случаях пересылки документов в другие организации заяви­тели ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента по­лучения документа. В том случае, когда руководитель сразу в процессе рассмотрения документа может решить поставленный в нем вопрос, он отражает свое решение в резолюции, которая является по существу от­ветом. На ее основе составляется ответное письмо заявителю. Если вопрос требует лишь разъяснения, руководитель в резолюции указыва­ет исполнителя и срок написания ответного разъяснительного докумен­та.


Все указания руководителя о порядке рассмотрения документа и исполнения переносятся в регистрационно-контрольную карточку.

Каждое решение, принимаемое по обращению граждан, прежде все­го должно быть основано на требованиях конкретных законов, всесто­роннем изучении обстоятельств и причин, породивших критические за­мечания.

Чаще всего для принятия по обращению обоснованного решения необходимо собрать нужный информационно-справочный материал, по­слать запрос на места, потребовать объяснения от виновных, направить документ для проверки в подведомственные органы, организовать вы­езд на место ответственного работника.

К рассмотрению обращений не следует привлекать лиц, участие ко­торых может повлиять на объективное решение вопросов, поднятых в документе.

Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязатель­ному контролю.

Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от слож­ности поставленных в них вопросов. Установлен, как максимальный, месячный срок разрешения жалоб, заявлений и предложений во всех органах. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изуче­ния и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. В тех случаях, когда для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение специальной проверки и истребование дополнительных материалов, разрешено, в порядке ис­ключения, продление сроков не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу. Для разрешения заяв­лений и жалоб военнослужащих и членов их семей были установлены более короткие сроки: в центральных органах власти и управления до 15 дней, в местных органах власти, на предприятиях и в учреждениях - безотлагательно, но не позднее 7 дней. Практика работы подтвердила оптимальность установленных сроков работы с документами граждан. Этих сроков продолжают придерживаться и сегодня.

Контроль за своевременным разрешением рассматриваемых доку­ментов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечи­вать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.



Типовое положение специальным пунктом указывает, что письма граж­дан, направленные в государственные органы, предприятия, учреждения, организации, различным адресатам, требующие сообщить результаты рассмотрения предложения, заявления, жалобы, берутся на особый кон­троль. На всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на предложениях, заявлениях и жалобах проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" или знак контроля "К". Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

Контроль за исполнением ведется по регистрационно-контрольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную кар­тотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится также, как и контрольная сроковая картотека по другим адми­нистративным документам.

Все движение контролируемого документа, передача его от исполни­теля к исполнителю отмечается на карточке с указанием не только фа­милии исполнителя, но и даты передачи ему документа. Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принято­го по нему решения, о чем делается отметка в контрольно-регистрацион­ной карточке. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее по данному документу решение.

Для организации контроля за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан успешно используется компьютер. Количество доку­ментов, которое может быть проконтролировано с помощью компьюте­ра, практически не ограничено. Быстрота ввода и вывода информации в ЭВМ обеспечивает получение оперативных данных о ходе исполнения документов до истечения срока исполнения, что позволяет осуществ­лять превентивный, предупредительный контроль, обеспечивать выпол­нение документов в запланированные сроки. Напоминания могут посту­пать с любой запрограммированной периодичностью, ЭВМ в случае необходимости может обобщить и проанализировать за определенный период времени работу отдельных исполнителей и структурных подраз­делений по исполнению обращений граждан.



Ввод данных в память компьютера по обращениям осуществляется с клавиатуры. На экране можно перестраивать сводки о ходе выполне­ния жалоб и заявлений по различным аспектам и получать необходимое количество копий на печатающих устройствах. Диалог с компьютером ведет сотрудник, работающий с этой категорией документов. Автомати­зированная система "АСУ-заявление" способствует обеспечению высо­кой исполнительской дисциплины, своевременному исполнению обра­щений граждан.

Имеются типовые программы для ведения контроля за сроками ис­полнения документа на персональных электронно-вычислительных ма­шинах (ПЭВМ) и типовые программы для ведения контроля и справоч­ной работы с обращениями граждан.

Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку, другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий зая­вителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражда­нина или учреждения о состоянии рассмотрения конкретного обраще­ния. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообща­ются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствую­щими действующему законодательству. Если конкретное выполнение решения поручено какому-либо другому органу, оно берется под конт­роль и об этом сообщается автору обращения, с указанием должности лица, на которое возложен контроль за исполнением принятого реше­ния. Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа, которому подчинено должностное лицо. Решение, принятое коллегиальным органом, сооб­щается автору обращения со ссылкой на номер и дату принятия этого решения, либо в виде выписки из решения или протокола.


В письмен­ной форме сообщаются и решения об отказе в положительном удовлет­ворении поднятых в обращении вопросов. При этом отказ должен быть аргументирование обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Сотрудник, ведущий делопроизводство по обращениям граждан, обя­зан систематически вести анализ этой категории документов. Периоди­чески (раз в месяц или квартал) составляются аналитические обзоры или справки, в которых отражают вопросы, по которым были поданы обращения, их количество по каждому вопросу, количество положитель­ных и отрицательных решений. Кроме того, в справках указывается, сколь­ко обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком исполнения и почему. Такой анализ служит выявлению причин, порож­дающих нарушение прав и интересов граждан, изучению общественно­го мнения, совершенствованию работы государственных органов, пред­приятий, учреждений и организаций.

На каждом документе после окончательного решения и исполнения делается надпись "В ДЕЛО" и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

В соответствии с требованиями Типового положения предложения, заявления, жалобы должны быть возвращены после их разрешения ра­ботникам, ведущим делопроизводство по обращениям, со всеми отно­сящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Фор­мирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела отдельно от общей переписки. При этом вместе с обращением под­шивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение состав­ляет в деле самостоятельную группу. Внутри дела эти группы докумен­тов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Если в учреждение поступает большое количе­ство обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или не­скольким начальным буквам фамилий заявителей.


Например, "Предло­жения, заявления, жалобы граждан на букву "А", "Б", "В" и т.д. Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Кол­лективные письма сосредотачиваются в отдельном деле. Причем, пред­ложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам.*

* Основные правила работы ведомственных архивов, М., 1988, п.2.2.13.

При небольшом количестве обращений их можно располагать в де­лах и в хронологической последовательности. Появившиеся дополни­тельные материалы по вопросу, связанному с обращением или повтор­ное обращение подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только исполненные документы. Обложка дела с предло­жениями, заявлениями и жалобами граждан оформляется по установ­ленной форме.

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граж­дан хранятся в учреждениях, организациях и предприятиях в справочных и других целях. Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут их руководители. Сроки хранения этой категории документов указаны в статьях "Перечня типовых документов, образую­щихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других уч­реждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения".*

* Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указани­ем сроков хранения, - М.: Главархив СССР, 1989,ст. 31-35. с. 20-21.



Как видно из приведенных статей перечня, обычные обращения лич­ного и второстепенного характера, составляющие подавляющее боль­шинство этой категории документов, хранятся 5 лет, но предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, будут хра­ниться постоянно. Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроиз­водства в архив учреждения, а затем в государственный архив.

Подготовка предложений, заявлений и жалоб граждан и сдача в ар­хив включает в себя: оформление дел, проведение экспертизы ценнос­ти документа, составление описей.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Оформление дел входит в функции лица, ответственного за работу с обращениями граждан.

Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения

К наиболее распространённым видам распорядительных докумен­тов, издаваемых в организациях различных форм собственности, отно­сятся постановления, решения, приказы, указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Подготовка основных видов распорядительных документов в основ­ном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отра­жающих результат коллегиальной деятельности (постановления и ре­шения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседа­нии коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распорядительного докумен­та желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней изла­гаются последовательность работ над проектом документа и те требова­ния, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть пору­чена одному или нескольким структурным подразделениям или отдель­ным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (ко­миссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее ка­чество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъяв­ляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопро­са, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкрет­ное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение.
Учреждение или структурное под­разделение может выступить с инициативой разработки распорядитель­ного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным вопросам.

Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направлен­ность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издавав­шихся по данному вопросу распорядительных документов позволит по­ставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную яс­ность по предмету изучения, четко определив цель издания распоряди­тельного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных по­ложений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимоза­висимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Конста­тирующая часть является введением в существо рассматриваемого воп­роса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка, Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, но­мер, полное название (заголовок), т.е.


Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются испол­нитель (организация, структурное подразделение, конкретное должност­ное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок ис­полнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководите­лям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в нео­пределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения дол­жен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных ис­полнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанав­ливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распоря­дительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распоряди­тельные документы могут иметь приложения, указания на которые дают­ся в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагае­мую инструкцию по делопроизводству). Реквизит "Приложение" после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Пример оформления приказа:





Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в кото­ром чётко и кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отгла­гольных существительных (например, "О назначении...", "Об утвержде­нии...", "О введении...", "О создании...") или существительных, указывающих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах..."). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, ре­организации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о рас­пределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное распи­сание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы докумен­тов, в которых предопределен не только состав, но и порядок располо­жения информации.


Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, о предостав­лении отпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти фор­мы являются унифицированными формами первичной учётной докумен­тации, утверждёнными Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71 а. При оформлении таких приказов фактически только заполня­ются предложенные формы.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наи­менование учреждения - автора, название вида документа, дата, ин­декс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных доку­ментов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структур­ными подразделениями или должностными лицами, которых он касает­ся. Согласование осуществляется путем визирования или проставле­ния грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подраз­деления, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителя­ми, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых тре­бует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финан­совыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа за­конодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдель­ных формулировок специальным требованиям некоторых органов (на­пример, суда, прокуратуры, здравоохранения). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядитель­ных документов.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, гото­вившее проект распорядительного документа.


Визы или гриф согласо­вания, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием про­ект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание сле­дует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиаль­ными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принима­ются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на сле­дующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - пред­седателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на блан­ке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписа­ния не вносятся.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подпи­сания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в са­мом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы ти­ражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовлен­ным составителями проекта документа.

Распределение поступивших документов

Предварительное рассмотрение и распределение документов опре­деляет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время реше­ния вопроса. Обычно в крупном учреждении эту работу проводит опыт­ный сотрудник службы делопроизводства, а в небольшой фирме - сек­ретарь-референт.

Для того, чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных под­разделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указа­нием исполнителей по каждому вопросу. Задача секретаря-референта на данном этапе освободить руководителя от излишнего потока доку­ментов, рассмотрения второстепенных вопросов.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся основ­ных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы выше­стоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в отделы или непосредственно исполнителям-специалистам.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям про­водится в день их поступления, срочных документов - немедленно.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавли­вается очередность исполнения.

Регистрация документов

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установлен­ной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получе­ния".*

* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1984,с.4. п. 39.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номе­ра, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверж­дён.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального уче­та, исполнения и использования в справочных целях независимо от спо­соба получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа по­казателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о доку­ментах учреждения. Таким образом в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учёт­ного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении до­кумента в организацию.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В уч­реждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов про­водится децентрализованно по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раз­дельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационны­ми номерами.

Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму вы­писываются, как правило, следующие сведения:

- дата получения;

- входящий № (индекс);

- дата документа;

}  его основные поисковые признаки

- индекс документа

- регистрационный номер документа;

- автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

- заголовок (о чем документ);

- резолюция;

- срок исполнения;

- исполнитель (кто с ним работает);

- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как ис­полнен)

- № дела (куда документ помещен после исполнения)

При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. На­пример, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять све­дения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учиты­вается количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет до­кументов выступает на первое место, предотвращает претензии со сто­роны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче докумен­тов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступа­ет очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела,* так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и спра­вочную работу по ним.

* Журнальная система регистрации была введена в России в 1720 г. Генераль­ным регламентом Петра I.

Более удобной является карточная система регистрации документов.


Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и распо­ложение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210) или А6 (105х148):



лицевая сторона



оборотная сторона

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размно­жают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необ­ходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и спра­вочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) оп­ределяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведе­ния о документе.*

* Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля испол­нения. — "Секретарское дело", 1996, №4(2), с. 58-65.



Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполне­ния и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем кар­точка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем уже, имея его резолю­цию, заполнить полностью регистрационную форму.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполните­лю для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированно­му контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любо­му из введённых показателей.

Сдача дел в ведомственный архив

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласован­ному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После при­ема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-пере­дачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номе­ров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставля­ются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, "Основные правила ведомственных ар­хивов" разрешают хранение этих дел "централизованной службой де­лопроизводства или в структурных подразделениях" до истечения сро­ка их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела постоянного срока хранения в установленном порядке переда­ются из ведомственных в государственные архивы. Руководителям негосударственных предприятий часто неизвестно, что их документы, "пред­ставляющие собой историческую, научную, социальную, экономичес­кую, политическую или культурную ценность", составляют негосудар­ственную часть Архивного фонда Российской Федерации.* Собственники таких документов имеют право на передачу их по соглашению на хране­ние в государственные архивы.**

* "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Рос­сийской Федерации и архивах". — М.: Государственная архивная служба России, 1993, ст. 6.

** Там же, ст. 13.

Служебные письма

- обобщенное название большой груп­пы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомле­ния о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных опе­ративных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, от­сюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомле­ния, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложе­ния, замечания, просьбы, требования и т.п.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между пред­приятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% вхо­дящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внима­ние на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в лич­ном разговоре).

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке пись­ма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанав­ливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует со­ставить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей, В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, пред­ложения, замечания и т.п.
Учитывая постоянный рост объемов информа­ции, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации, содержащейся в письме можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложе­ния текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказа­тельства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут со­стоять из одной основной части, без пояснений.

Например: "Просим выделить 15 компьютеров для конкурса опе­раторов ЭВМ".

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткос­тью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, обязательно провере­ны, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным.

В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "В письмах используют следующие фор­мы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "на­правляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "про­шу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возража­ет", "ВНИИДАД считает возможным")".*

* ГОСТ Р 6.30-97 п. 3.19, С. 5.

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-пре­жнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа:

"внимательно рассмотрев Ваши предложения...", "Тщательно изучив Ваши замечания...".

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена...", "В порядке исключения...", "В связи...", "В соответствии..." и т.п.



Причины принятия решений также формулируются с помощью дееп­ричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т. д.

Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начи­нать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. Состави­тель документа кроме текста должен сформулировать заголовок пись­ма (для формата А4), отвечающий на вопрос "о чём", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

Если письмо направляется более чем в 4 адреса, его составитель обязан представить список на рассылку.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы - иници­ативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указы­вает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа. При машинописном оформлении письма ма­шинистка руководствуется соответствующим разделом ГОСТа.

По характеру информации письма подразделяются на большое ко­личество разновидностей.

Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, кото­рый информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к пись­му документов. Составление сопроводительного письма допустимо в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к при­ложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Сопроводительное пись­мо составляется также, если направляемый документ не имеет адресу­ющей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов), или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем"» т.


п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводитель­ного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет само­стоятельного заголовка. Например:



или



Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не не­сет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составлять­ся.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в ка­ком-либо проводимом мероприятия. Они могут адресоваться как конк­ретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются слова­ми "Приглашаем Вас" или "Просим Вас принять участие".

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указывают­ся сроки проведения и условия участия в нем.

Например:



или



Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо фак­те или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных пи­сем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускае­мую продукцию, издаваемую литературу. Например:



или



Рекламное письмо - разновидность информационного письма, на­правляется конкретному адресату и содержит подробное описание рек­ламируемых услуг или товаров.

Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель - побудить адресата воспользо­ваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретнос­тью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или теле­фон организации-автора указывается отдельно. Ниже приводим пример оформления рекламного письма.





Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглаше­ниям и информационным письмам. Составляется для конкретного адре­сата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: "Извещаем". "Сообщаем", "Ставим Вас в известность" и т.п., далее излагаются какие-либо факты. Например:



Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нём указывается фамилия, имя, отчество лица, которому оно посылается.



Письмо-подтверждение - содержит сообщение о получении како­го-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, това­ров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверж­дать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверж­дать". Например:



Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять воп­рос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание - содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведе­ния мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Эта разновидность писем, как правило, начинается словом "Напоми­наем", Например,



Или



Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение из­ложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения ис­следований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Например:



Или



Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бух­галтера), на них проставляется печать.

Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адре­сату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная раз­новидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного реше­ния поставленного вопроса. Например:



Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме воп­роса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Например:



Или

Согласование, подписание и утверждение документа

Согласование

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде слу­чаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структур­ными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, име­ющих юридическую службу, документы до подписания согласовывают­ся с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в доку­менте.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, тре­буется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

В "Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Фе­дерации" указывается: "С главным бухгалтером (бухгалтером) целесо­образно согласовывать назначение, увольнение и перемещение мате­риально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других)".

В "Положении о главных бухгалтерах" документы, подлежащие со­гласованию с бухгалтером, перечислены более подробно. Это, кроме приказов по личному составу, договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении долж­ностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д.* Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

* Положение о главных бухгалтерах. / /Настольная книга бухгалтера, т. 1. -М.: ИНФГА, 1996, с. 66.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования доку­мента (реквизит 23), состоящей из личной подписи визирующего, её расшифровки и даты. Но виза может быть оформлена и более полно:

указание должности визирующего, подпись, ее расшифровка (инициа­лы и фамилия) и дата. Например:

Главный бухгалтер

(подпись) Л. И. Иванова

23.11.98

или



В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополне­ний к проекту они излагаются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:



Место визы - ниже подписи или на левом поле документа на после­днем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения - второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, поста­новлений коллегиальных органов обычно визируются на оборотной сто­роне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с ука­занием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой пере­чень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизвод­ству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководите­лю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распе­чатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа мо­жет проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследова­тельскими организациями, общественными организациями, органами го­сударственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоко­лом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа (реквизит 22).

Гриф согласования оформляется в строгом соответствии с требова­ниями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным долж­ностным лицом и согласование другим документом, чаще всего пись­мом, протоколом и т.п.. Например:

СОГЛАСОВАНО                                                                                СОГЛАСОВАНО



Две и более подписи ставятся на документах, за содержание кото­рых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают дого­варивающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удо­стоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бух­галтер. Специальный пункт Федерального закона "О бухгалтерском учё­те" посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: "Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учёт­ных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяй­ственные операции с денежными средствами, подписываются руково­дителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами".*

* Федеральный закон "О бухгалтерском учёте", ст. 9, n.3.

В "Инструкции Министерства финансов РФ по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете", подписание документов расписано более подробно: "В учреждениях все бухгалтер­ские документы, связанные с исполнением смет расходов по бюджету, специальным и другим внебюджетным средствам, подписываются ру­ководителем учреждения или его заместителем и главным бухгалтером или его заместителем". Далее указан порядок подписания расходных, кассовых ордеров, платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей, мемо­риальных ордеров и т.д. В соответствии с Инструкцией "приходные кас­совые ордера действительны при наличии подписи главного бухгалтера или его заместителя и кассира".*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете. Утверждена приказом Министерства финансов Российской Фе­дерации от 3 ноября 1993 года № 122. - М.:ИПО "Полигран", 1993, с. 9-10.

Таким образом, все законодательно-нормативные акты о ведении документации бухгалтерской отчётности касаются вопросов их подписа­ния.



Подписи на документе располагаются одна под другой в последова­тельности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интерва­лами. Например:



Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подпи­сывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например:

Директор института           подпись        В.Т.Логинов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При оформлении документа на чистом листе бумаги название долж­ности включает наименование учреждения. Например:

Директор Всероссийского

научно-исследовательского

института документоведения

и архивного дела                                                                         подпись         М.В.Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание. Например:

Зав. кафедрой зоологии

 профессор, д-р биолог, наук                                                    подпись         И.Ф.Милютин

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой дву­мя межстрочными интервалами. Например:



Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Директор школы № 585          Директор бассейна "Заря" подпись        О.О.Никитина   подпись   Е.Л.Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, под­пись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указыва­ется фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается "зам." или "И.О.") и указывается его фа­милия.


Проставление косой черты перед указанием должности или пред­лога "За" является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки "Зам".

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определён в ст. 5 Федерального зако­на "Об информации, информатизации и защите информации":

2 Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания долж­ностным лицом в порядке, установленном законодательством Российс­кой Федерации.

3 Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и пе­редаваемого с помощью автоматизированных информационных и те­лекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной циф­ровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и со­блюдении установленного режима их использования.

4 Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий оп­ределяется законодательством Российской Федерации".

Печать(реквизит 24).

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица простав­ляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих органи­зациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название уч­реждения. Требования к печати акционерных обществ описаны в п.6 ст. 2 Федерального закона "Об акционерных обществах": "Общество долж­но иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наимено­вание на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на лю­бом иностранном языке или языке народов Российской Федерации".


Гер­бовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждени­ ях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, тру­довой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).*

*Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, дан в приложе­нии к ГСДОУ.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях - приравненной к ней) печати. Это и гаран­тийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджет­ные, банковские, пенсионные, платёжные и др.); заявления (на аккреди­тив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треу­гольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизво­дится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рас­сылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сей­фов и т.д.

Письма, выполняемые на бланках, не требуют удостоверения печа­тью.

Отметка о заверении копии (реквизит 25).

Секретарю часто приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "подпись документа". На основании требований ГОСТа Р 6.30-97 она вклю­чает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, её расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения. Например:

Верно

Секретарь                                  Личная подпись                                 Т.В.Романова

14.07.98

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выда­ётся на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.



Тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, выполненных на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, ГОСТ Р 6.30-97 допускает только при условии заверения каж­дой копии документа печатью организации.

Гриф утверждения документа (реквизит 15).

После подписания некоторых видов документов требуется их утвер­ждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распростра­няет его действие на определенный круг лиц и организаций.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда про­токолом) или должностным лицом. На утверждаемом документе простав­ляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта офор­мления:

УТВЕРЖДАЮ                                                               УТВЕРЖДЕНО

Президент Акционерного общества                           Приказ Министра

"Гималаи" подпись Е.А. Султанов                              здравоохранения России

15.05.98                                                                           15.05.98 № 36

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к методическим рекомендациям "Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р6.30-97.

Составление описей

На документы постоянного и долговременного сроков хранения со­ставляется опись - "архивный справочник, содержащий систематизиро­ванный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации". Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архи­ве. Она закрепляет систематизацию дел путём присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.

Составление описи - это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве.

Перед внесением полностью оформленных дел в опись их система­тизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и системати­зация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.

"Основные правила работы ведомственных архивов" предлагают так­же составлять отдельно описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.) и описи на служеб­ные ведомственные издания.*

* Основные правило работы ведомственных архивов, п. 4.2.3.

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по струк­турным подразделениям. Такая систематизация дел называется хроно­логически-структурная.

Например:           1997 год                                            1998 год

Канцелярия                            Канцелярия

Отдел кадров                         Отдел кадров

Отдел маркетинга                 Отдел маркетинга

Бухгалтерия                           Бухгалтерия

Отдел труда и зарплаты       Отдел труда и зарплаты

и т.д.

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в дру­гое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопро­изводством.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке зна­чимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

-   приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

-   приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

-   планы, сметы;

-   отчеты, балансы;

-   доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости воп­росов, хронологии или по алфавиту.

При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения, можно использовать номенклатуру дел.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись.

При большом объеме специальной документации - технической, тех­нологической, рационализаторских предложений - на нее так же состав­ляются отдельные описи.

В описание каждого дела входит:

- порядковый номер

- индекс дела

- заголовок дела (в т.ч. и аннотация)

- дата

- количество листов

- примечания

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется дополнительная графа - срок хранения дела.

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами "то же". При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Например:

Переписка с фирмой "Агат " об установке нового и замене старого оборудования.

То же с фирмой "Восток"

То же с фирмой "Заря"

Графа описи "Примечания" обычно в делопроизводстве не использу­ется.


В дальнейшем в ней при приёме дел в архив делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдель­ных документов из него другим учреждениям и т.д.

В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, образую­щих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хране­ния в год, составляется общая опись. В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдель­ности.

В соответствии с требованиями "Государственной системы документационного обеспечения управления" обработка дел и отбор их на госу­дарственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

Годовой раздел описи надела, подлежащие постоянному хранению, составляются в каждом структурном подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизвод­ственной службы, секретарём или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Опись дел структур­ного подразделения должна быть представлена в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

Например, годовой раздел описи на дела, отложившиеся в 1995 году, должен быть представлен не позднее 1997 г. В конце описи структурно­го подразделения после последней статьи проставляется итоговая за­пись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи. Если есть особен­ность нумерации дел (пропущены номера или есть литерные), они также оговариваются в итоговой записи.

Опись дел структурного подразделения подписывается составите­лем с указанием должности, согласовывается с руководителем делоп­роизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение крупное и в нем есть экспертная комиссия (ЭК), то опись до ее утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел структур­ного подразделения составляется в 2-х (при наличии ЭК в 3-х) экземп­лярах.Один экземпляр остается в делах структурного подразделения. Второй будет передан в ведомственный архив вместе с делами (3-й бу­дет подшит к протоколу ЭК).



* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хране­ние в государственный архив в соответствии с установленными прави­лами.

В маленьком учреждении или фирме всю эту работу выполняет сек­ретарь.

Список рекомендуемых источников и литературы

ü      Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993 г.

ü      Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 и часть 2.

ü      Кодекс законов о труде Российской Федерации.

ü      Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ

ü      Федеральный закон "О бухгалтерском учёте" от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

ü      Закон Российской Федерации "О товарных знаках, знаках обслу­живания и наименования мест происхождения товаров" от 23 сен­тября 1992 г. № 3520-1

ü      Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. - М.: Государственная архивная служба России, 1993.

ü      Постановление Совета Министров-Правительства Российской Фе­дерации "О порядке ведомственного хранения документов и орга­низации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г. № 191

ü      Постановление Правительства Российской Федерации "Об упоря­дочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации" от 27 декабря 1995 г. № 1268.

ü      Постановление Правительства Российской Федерации "Об утвер­ждении правил подготовки нормативных правовых актов федераль­ных органов исполнительной власти и их государственной регис­трации" от 13 августа 1997 г. № 1009.

ü      Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистра­ции.

ü      Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утвержде­но Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г.
№552.

ü      Положение о Государственной архивной службе России. Утверж­дено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. № 552.

ü      ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.-М., 1998

ü      ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Об­щие требования к построению, изложению, оформлению и содер­жанию стандартов. - М., Госстандарт, 1992.

ü      ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распо­рядительной документации. Требования к оформлению докумен­тов. М., Госстандарт России, 1997.

ü      Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной докумен­тации. Требования к оформлению документов. - М: ВНИИДАД, 1998,108с.

ü      Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.-М.: Госстандарт России, 1995.

ü      Альбом унифицированных форм первичной учётной документа­ции, - М.: НИПИстатинформ Госкомстата России, 1998.

ü      Государственная система документационного обеспечения управ­ления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991

ü      Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1988

ü      Перечень типовых документов, образующихся в деятельности гос­комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, органи­заций, предприятий с указанием сроков хранения.- М., 1989.

ü      Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.98 № 19.



ü      Укрупнённые нормативы времени на работу по делопроизводствен­ному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42). -ЦБНТ Госкомтруда - М., Экономика, 1988, 30 с.

ü      Управленческие документы постоянного срока хранения, образу­ющиеся в деятельности негосударственных коммерческих орга­низаций (хозяйственных товариществ, производственных коопера­тивов). Справочное пособие. – М., ВНИИДАД, 1996 г.

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практичес­кое пособие с образцами документов - М.: Бизнес-школа, 1998, 224с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 5-е, перераб. и доп.- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 1998,187 с.

3. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка доку­ментов к последующему хранению и использованию. - Уч.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.

4. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 1997,76с.

5. Вялова Л.М„ Санкина Л.В., Шатина Н.В. Документы. Современ­ные требования к оформлению. Уч. пособие. - М.: РГГУ, 1994,66 с.

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В.Куз­нецова, М.Т.Лихачев, А.Л.Райхцаум, А.В.Соколов: Сост. М.Т.Ли­хачев.-М.: Экономика, 1991, 271 с.

7. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 1997.

8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. Изд. 3-е., ис­правленное и доп. - М.: ЗАО "Бухгалтерский бюллетень", 1998, 224с.

9. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учеб­но-справочное пособие. - М.: ИМПЭ, 1998, 96 с.

10. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 2-е, испр. и доп.- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1998,288 с.

11. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требо­вания к документам: Уч.


пособие. - М.: Изд-во "Юридический кол­ледж МГУ", 1994, 85 с.

12. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. - М.: УИЦ при Государ­ственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998, 91 с.

13. Составление и оформление служебных документов. Практи­ческое пособие для коммерческих фирм. Под ред. проф. Т.В.Куз­нецовой. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синетез", 1998,192 с.

14. Справочник по деловой переписке. - М.: Межрегионсервис, 1996,362с.

15. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: практ. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. -М.: ПРИОР, 1997, 144с.

16. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: практическое пособие. - М.: ПРИОР, 1997,192 с.

17. Тейлор Клэр Основы делопроизводства в современном бизнесе: пер. с англ. - М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 1997,176 с.

Бюллетень "Делопроизводство", выходящий два раза в год. Журнал "Секретарское дело", выходящий ежеквартально.

Справки

- документы, содержащие текстовую и (или) таб­личную обобщенную информацию по какому-либо определенному воп­росу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверж­дение тех или иных фактов и событий.

Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным граж­данам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типо­вые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда фор­мы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам.

Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. Например, форма справки о доходах физического лица за год.

Текст справки обычно начинается с указания в именительном паде­же фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержа­щих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учит­ся" и т.д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

Справки информационного характера отражают индивидуальные си­туации. Они составляются по запросу и представляются в установлен­ные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформля­ются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное под­разделение.

Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справ­ке данные. Например, справка "О подведении итогов конкурса в 1997 г.". Справка должна объективно отражать состояние дел, поэто­му ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, со­поставления и анализа полученных данных. В ней могут быть приведе­ны таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.

Пример оформления справки:

или

Телефонограмма

- обобщённое название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, пе­редаваемое по телефону, требует документального оформления. С по­мощью телефонограммы передают несложные тексты, такие, как при­глашение на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и слож­ные обороты. Диктуют телефонограмму, чётко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать.

После передачи телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и трудновоспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по бук­вам, допущенные ошибки исправляются. В организации может быть спе­циальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Но обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму и входящим регистрационным номе­ром полученной телефонограммы.

Особенностью этого вида документа является указание должности, инициалов и фамилии сотрудников, передавшего и принявшего сообще­ние, номера их телефонов и указание времени приёма телефонограммы.

Если телефонограмма передаётся нескольким адресатам, к ней дол­жен быть приложен список организаций, которым её направляют и номе­ра телефонов, по которым она должна быть принята.

Телефонограмма имеет следующий типовой формуляр.

Например:

Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумаж­ном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам те­лефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в стро­гом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляе­мого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу предают оперативную информацию, так как документ, полу­ченный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как под­линник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мел­ких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факси­мильной связи. Документы должны быть напечатаны чётким, контраст­ным шрифтом или написаны контрастными (чёрными, тёмно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.

Телеграмма

- вид документа, определяемый способом пере­дачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность пе­редачи и получения информации во многом предопределяют своевре­менность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для пе­редачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и ри­сунков используются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения), электронная почта.

Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Напри­мер, "правительственная", "срочная", "заверенная", "с уведомлением о вручении", "с оплаченным ответом" и т.д. Чаще всего отправляют те­леграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая - до 6 часов.

В телеграмме дается точный адрес (перед ним обязательно про­ставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адре­сата), наименование учреждения, если известно - наименование дол­жности, фамилия (с инициалами или без них) получателя. Для удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки прави­тельственные учреждения и многие организации имеют зарегистриро­ванный на телеграфе условный или сокращенный адрес: "СТРЕЛА", "СОСНА", "СОКОЛ", "УТЁС" и т.д. Адрес в телеграмме печатается от­дельной строкой. Например:

"МОСКВА УТЁС МИРОШКИНУ"; "САРАТОВ ГРАНИТ СУЛТАНОВУ", "ИВАНОВО ТЕКСТИЛЬ БЛОНДИНСКОМУ".

В телеграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если теле­грамма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии, адрес оформляют следующим образом:

СМОЛЕНСК МЭРИЯ

КОПИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагает­ся указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы.
Печатается адресат прописными бук­вами.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной сто­роне через два интервала также прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается, начи­ная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания, смысловые оттенки слов и их связь передаются по­рядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если зна­ки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка -тчк; запятая -зпт; двоеточие -двтч; кавычки - квч; скобки - скб, номер - нр.

Словами в телеграмме всегда пишутся цифровые данные и такие зна­ки как № - номер (можно нр.); "-" минус; "+" - плюс;! - восклицательный знак; ? -вопросительный знак: % - проценты;: -деление и др. Даты обо­значаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами раз­делительные знаки не ставятся. Например, 05 11 97. Заканчивается теле­грамма указанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается от­вет, без слов "Ваш", "На Ваш". Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должно­сти (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграм­му. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указа­ние должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата под­писи, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется те­леграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для пе­редачи, а второй подшивается в дело. Пример телеграммы:

Требования к тексту

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует боль­ших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг воп­росов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во мно­гом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения пра­вительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подоб­ный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа ком­петенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, со­держащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, прика­зов, следует кроме того изучить ранее изданные распорядительные до­кументы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия сними и дублирования, заострить внимание на нерешён­ных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных доку­ментов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справ­ки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решают­ся подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, состав­ляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, на­боры стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъяв­ляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что слу­жебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фак­тов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть бе­зупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактичес­кого состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в до­кументе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запра­шивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в доку­менте, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Чёткость изложения обеспечивает однозначность понимания доку­мента, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что явля­ется одним из основных условий управленческой деятельности. Неточ­но понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и доста­точной информации, исключением повторений и излишних подробнос­тей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую на­грузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формули­ровок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом.


Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, использу­ется обратный порядок слов. Например: Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Если поводом для создания какого либо документа послужил дру­гой документ или доказательством служат сведения из другого доку­мента, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регис­трационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы Рос­сии от 11.12.97 №401 "Об организации учета особо ценных докумен­тов ..."

или

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Фе­дерации от 15.06.95 № 1474-РП "О мерах по стимулированию жилищ­ного строительства"...

К особенностям делового стиля относится широкое применение ус­тойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в не­изменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управлен­ческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов.

В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устой­чивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие по­лучателем. Например: "В соответствии с достигнутой договорённо­стью ..." или "Просим Вас изыскать возможность" или "Принимая во внимание, что ... просим (предлагаем)" и т.д.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т.к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов.


В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употреб­ляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту.* Например: архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия - замещать, иметь; совещание - вести, гото­вить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.

* Унификация текстов управленческих документов. Методические рекоменда­ции. - М.: Главархив СССР, 1982.С.24-43.

Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить по "Сло­варю сочетаемости слов русского языка".* Примеры употребления стан­дартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизвод­ству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

* Словарь сочетаемости слов русского языка. Под ред. П.Н. Денисова, В. В. Морков­кина. — М.: Русский язык, 1983.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Например: адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограниче­но. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист, и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведет­ся от третьего лица, единственного или множественного числа, место­имения заменяются существительными (фирма просит, банк не возра­жает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, отражающих прин­цип единоначалия, текст излагается от первого лица.


Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных запи­сок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах колле­гиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множествен­ного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведётся от 3-го лица единственного числа (Иванов возра­жает ... и предлагает).

Широкое распространение в служебных документах получило при­менение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-мор­ские силы - ВМС; отдел труда и зарплаты - ОТЗ; абсолютный - абс.; страница - с.; так далее - т.д.; смотри - см. и т.д. Сокращения дол­жны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые со­кращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокра­щения в тексте в скобках давать его расшифровку). Например: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокра­щений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономичес­кой информации, требованиями государственного стандарта* и прави­лами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений** русского языка.

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стан­дартов, п. 4.12. Сокращения.

** Алексеев Д.И., Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. М.: Русский язык, 1984.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один воп­рос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение.


Слож­ ные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных воп­росов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполне­ния. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вно­сится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каж­дый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов ин­формационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках кото­рых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, чёткое выделение её основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность тек­стовых компонентов, расположенных в определённой последователь­ности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в дру­гой - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, реко­мендации. Например:

В январе 1998 г. институт проводит конференцию "Проблемы раз­вития предпринимательства в России". Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предприниматель­ства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета И.А.Скокшина

В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключитель­ной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составле­нию документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов.


Количество ПЭВМ. в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруп­пы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части, на­пример, письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью. Например:

Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1.5 ставки с 15 августа 1998 года.

или

УВОЛИТЬ

Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сен­тября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы - простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной закон­ченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух - трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный при­ем помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

ГОСТ рекомендует печатать абзац отступив пять печатных знаков. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двой­ным интервалом, но печатать от полей.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумера­ции должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92.* Номер каж­дой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номе­ра раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Напри­мер: 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.

* ГОСТ Р 1.5-92, п.4.2., 4.3.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопре­делена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструк­ция, положение о структурном подразделении.



Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуа­циями, которые вызывают появление однотипных документов. Это яви­лось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифици­рованной постоянной информацией и пропусками для заполнения пере­менной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, от­ражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов осно­вано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машине или на компьютере.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и офор­мления текстов (текстовых редакторах) типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом "шаблон".

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке одно­типных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиен­тов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. Например:



или





или



или



Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, на­правляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях дея­тельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, орга­низаций одного ведомства или группы однородных учреждений и пред­приятий разных ведомств.

Особенно возрастает значение унификации текстов документов в на­стоящее время в связи с широким внедрением персональных электрон­но-вычислительных машин.



Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в стране, позволяет наметить основные моменты их выявления, создания и вне­дрения.

Методика разработки трафаретных текстов такова:

- выявляются типовые управленческие задачи,

- собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения,

- составляется проект унифицированного текста документа, отра­жающего выявленную типовую ситуацию,

- проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов,

- проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТов.

Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необхо­димая годовая потребность. Сегодня чаще трафаретные тексты вводят­ся в память ЭВМ.

Трафаретные документы значительно сокращают время на состав­ление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фикси­рованное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

В особую группу можно выделить унифицированные формы доку­ментов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов доку­ментов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксиро­вана и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль.

Формы первичных учётных документов разрабатываются и утверж­даются Госкомстатом. В этих формах последовательно указано, какие показатели и информация в них должны быть отражены. Такие докумен­ты фактически не составляются, а только заполняются, что облегчает работу как составителя, так и учреждения - получателя. Они гарантируют представление полной информации, расположенной в определённой последовательности и удобной для обработки.



Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (за­полняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъяв­ляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернила­ми, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочерки­ваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде тек­ста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не зама­зываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над за­черкнутым надписывается исправленный текст или сумма.*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, с. 10.

Затем исправление оговаривается надписью "исправлено" и подтвер­ждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправления не до­пускаются. Об этом сказано в пункте 5 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учёте": "Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хо­зяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения ис­правлений".

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте. При их написании следует по­мнить, что количественные числительные склоняются. При этом изме­няются все части сложных и составных числительных.


Например, с восьмьюстами тридцатью пятью рублями; до трёхсот семидесяти тысяч рублей.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты -"опросные листы для получения определенных сведений".* Наибо­лее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

* Толковый словарь русского языка. Под ред. Д. Н. Ушакова. Т. 1. М., 1935. с.41.

Анкетирование - один из основных методов в социологических ис­следованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по за­ранее разработанной определенной программе. В анкете текст форма­лизован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоян­ная информация в анкете должна быть представлена в тщательно про­думанных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или сло­восочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоя­щего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "нахо­дились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков".

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее под­готовленным ответом типа "да-нет", развернутым ответом, числовыми показателями.

Таблица - это перечень сведений о чем-либо или о числовых дан­ных, приведенных в определенную систему и расположенных по гра­фам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компакт­ном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р 1.5-92. ГОСТ по­священ построению стандартов, но изложенные в нем требования к таб­лицам распространяются на все унифицированные системы документа­ции, в том числе на организационно-распорядительную.


Здесь указывается, что " таблицы применяют для лучшей наглядности и удоб­ства сравнения показателей".*

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стан­дартов, п.4.5. Таблицы.

ГОСТ называет обязательные элементы таблицы и порядок их графи­ческого расположения (Таблица 1)

Таблица 1



В таблице имеется два уровня деления текста: вертикальный - гра­фы и горизонтальный - горизонтальные ряды. В первом столбце (в край­ней левой части таблицы) - боковике - перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуе­мому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.

Все таблицы в тексте за исключением таблиц приложений нумеруют­ся сквозной нумерацией арабскими цифрами.

Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной бук­вы. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую стра­ницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут "Продолжение табли­цы..." или "Окончание таблицы...", повторяют ее головку, а при необходи­мости и заголовки строк.

Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголов­ки граф строчными, если они служат продолжением заголовка, и с пропис­ной буквы, если они имеют самостоятельное значение (Таблицы 2,3).



Таблица 2



Таблица 3



В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заго­ловки граф формулируются в единственном числе и всегда в имени­тельном падеже.

Часто встречающейся ошибкой при оформлении таблиц является диагональное деление строк. Специальный пункт ГОСТа (п.4.5.5.) ука­зывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными лини­ями не допускается, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу "Номер по порядку". Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непос­редственно перед их наименованием (Таблица 4).

Таблица 4

Наименование показателя	Значение
1. Обзоры фондов
2. Тематические обзоры
3. Описи
4. Путеводители

ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических вели­чин и их числового значения, поэтому его следует иметь под рукой каж­дому оформляющему такие таблицы.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значе­ние показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии дан­ных в таблице ставится прочерк (знак тире) (Таблица 5).

Таблица 5

Наименование показателя	1980г.	1985г.	1990г.
Фарфоро-фаянсовая посуда и майоликовая, млн. шт.	436	586	992
Посуда из стекла и хрусталя, млн.руб.	93.4	-	335

Правила заполнения показателей представлены в таблице 6

Таблица 6

Наименование показателя	Пояснения по заполнению показателя
Высшее и среднее специальное учебное заведение Специальность	Записывается полное наименование учебного заведения. Использование сокращенных названий учебных заведений не допускается. В случае когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать сокращенно "им." Записывается в соответствии с формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованию

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяет­ся кавычками (Таблица 7).

Таблица 7

Учащаяся молодежь в возрасте	1980г.	1985г.	1990г.
От 6 до 10 включительно "  11 "   13      "  14 "   16	315 288 417	274 311 385	398 355 550

Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова "То же" и далее ставят кавычки. Также поступа­ют при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивиду­альные сведения. (Таблица 8).

Таблица 8

Наименование должности	Квалификационные требования
Руководитель группы переводчиков Руководитель группы редакторов Руководитель группы корректоров	Высшее образование, стаж работы по специальности не менее пяти лет То же     “

Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (Таблица 9).

Таблица 9

	Пол	Количество
Артисты балета	Мужчины Женщины	10 28
Артисты эстрады	Мужчины Женщины	12 16
Артисты цирка	Мужчины Женщины	25 17

Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. ГОСТ Р 6.30-97 в пункте 3.19, посвященном тексту документа, определяет случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке.

Только на русском языке текст оформляется при направлении доку­ментов:

- в федеральные органы государственной власти, органы государ­ственной власти субъектов Российской Федерации;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящие­ся в ведении данного субъекта Российской Федерации или распо­ложенные на территории других субъектов Российской Федера­ции.*



* ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов, п.3.19, с.5.

Подготовка документа и его окончательное оформление обычно ве­дётся на ПЭВМ с помощью программ типа "текстовый редактор". На се­годня наиболее часто используемая программа, ставшая стандартом "de facto" - это Microsoft Word. Часто можно встретить и отечественную программу "Лексикон", обладающую функциональностью, достаточной для среднего пользователя и значительно более доступную по цене.

В процессе подготовки документа текстовые редакторы позволяют проверять правописание, создавать таблицы, выравнивать текст, использовать различные шрифты для смыслового выделения, использовать диаграммы и другие элементы оформления для облегчения восприятия содержания документа.

Программы позволяют иметь утверждённые унифицированные фор­мы документов, разработанные в организации формы документов и тра­фаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Современное программное обеспечение позволяет иметь список постоянных адреса­тов и другие базы данных, содержащие информацию, используемую при составлении документа: законодательные и нормативные акты, спис­ки товаров, фирм-производителей, клиентов и поставщиков и т.д.

Применение компьютера значительно повысило информативность документов, культуру их оформления и существенно сократило время на их составление.

Тем, кто составляет документы и тем, кто занимается их перепечат­кой или вводом в компьютер, необходимо знать самые распространен­ные корректурные знаки, которые применяются при работе над текстом.

Корректурные знаки - это система условных обозначений, применяе­мых при правке рукописей.

Наиболее часто встречаемые знаки:

* Подробнее см: Словарь-справочник автора. - М.: Книга, 1979, С. 121-126.

Таблица 10



Продолжение табл. 10



Продолжение табл. 10



Окончание табл.10

Каждому человеку хотя бы несколько

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни прихо­дится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.
Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обра­боткой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит сво­евременность и правильность принятия управленческого решения.
Слово "дело - производство" появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело) т.е. решать вопрос. В про­цессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или выс­шее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.
Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими ак­тами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеюще­го дело с документами. Эти акты рассматриваются в первой главе.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональ­ных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в неболь­ших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари). Орга­низация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раз­дел книги.
В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распоряди­тельных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организа­ции или фирмы зафиксирована.


Требования к составлению документов и порядок их оформления подробно рассмотрены в главе 3 и 4. Главы написаны на основе нового стандарта - ГОСТ Р 6.30-97, введённого в действие с 1 июля 1998 года.
Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, прото­кол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои прави­ла работы с ними. Вот почему составление и оформление наиболее ча­сто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов выделено в специальную главу. Кроме того одна из глав книги посвящена специфике работы с кадровыми документами. В ней учтены только что введённые Госком­статом новые унифицированные формы первичной учётной кадровой документации (приказов о приёме на работу, переводе, увольнении и др.), приводятся новые формы личных карточек (форма № Т-2 и № Т-4).
В книге показано, насколько важно оперативно работать с докумен­тами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотре­ние, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях ры­ночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.
Движение документа и его обработка с момента получения и до от­правки может быть разложена на этапы: получение и первичная обра­ботка, регистрация, контроль за исполнением, информационно-справоч­ная работа, отправка. Каждый из этих этапов рассмотрен и подробно разобран в специальном разделе книги.
После исполнения документов надо организовать их хранение так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти. Порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенк­латуры дел достаточно подробно регламентирован нормативно-методи­ческими актами, опираясь на требования которых написана глава книги, посвящённая текущему хранению документов.


Ещё более регламентирован этап обработки документов для архи­вного хранения. Помимо оперативного значения часть документов име­ет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по кри­териям, установленным архивными органами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в ар­хиве учреждения они передаются на вечное хранение в государствен­ный архив. Лица, виновные в утрате или гибели документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями. Порядок подготовки дел для архивного хранения, про­ведения экспертизы ценности документов и их уничтожения изложены в главе 8.
Свои особенности имеет работа с обращениями граждан. Она всегда выделяется в самостоятельную функцию службы делопроизводства и ведётся специальным подразделением (бюро) или назначенным работ­ником. В небольшой организации (фирме) эта работа может быть пору­чена как отдельная функция секретарю-референту (секретарю). Учиты­вая специфику этой категории документов, работа с письмами и обращениями граждан и организация личного приёма рассмотрены от­дельно.
Службе делопроизводства часто поручается подготовка и обслужи­вание совещаний. Так как в этом виде управленческой деятельности участвует значительное количество работников, он наиболее дорогосто­ящ и требует особо тщательной подготовки и чёткости в проведении. Порядок подготовки, обслуживания совещаний, ведения и оформления протокола подробно освещены в последней главе книги.
Следует обратить внимание на приложения в конце книги. В них со­браны не только образцы форм, но даны и законодательно-нормативные акты и методические документы, которые могут потребоваться в работе службы делопроизводства.
Книга предназначена для всех работников управленческого аппара­та.
Руководители организаций, фирм, предприятий, на которых возлага­ется ответственность за организацию Делопроизводства, найдут в этой книге требования к постановке этого вида деятельности и порядок орга­низации работы служб и сотрудников, занимающихся делопроизвод­ством.
Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляе­мые к составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый управленец.
Для работников службы делопроизводства, занятых делопроизвод­ственным обслуживанием, в книге описана технология каждого этапа работы с документами, порядок их хранения и уничтожения.

---

---