Документирование деятельности современной организации
ВВЕДЕНИЕ
Предлагаемое справочное пособие содержит необходимую предпринимателю информацию о документировании деятельности современной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора — в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий — в актах; производственно-хозяйственная деятельность — в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.
Руководители негосударственных и общественных структур не всегда учитывают требования Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ, согласно которому документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов (ст. 5).
Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать[1], служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации в народном суде.
Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных и муниципальных архивах.
Руководители негосударственных и общественных структур, являющихся собственниками документов негосударственной части Архивного фонда России, далеко не всегда учитывают установленные государством правила ведения делопроизводства и порядок сдачи документов на государственное хранение. Однако в Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах[2], а также в Положении об Архивном фонде Российской Федерации в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная[3]. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций, физических лиц[4].
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Федеральной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов[5].
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях организаций и предприятий. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов необходимо информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов. В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения архивной службы[6].
Руководители организаций несут персональную ответственность за документы, образующиеся в организации, и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.
Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации[7]:
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Документация по созданию организации, предприятия.
Документация по реорганизации организации, предприятия.
Документация по ликвидации организации, предприятия.
Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий.
Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.
Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия.
Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.
Документация по приему на работу.
Документация по переводу на другую работу.
Документация по увольнению с работы.
Документация по оформлению отпусков.
Документация по оформлению поощрений.
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Платежная документация по безналичным расчетам через банки.
Документация по кредитным операциям банков.
Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов.
Документация по операциям банков, связанная с международными расчетами.
Выходная документация банков.
Документация по депозитарным операциям банков.
Платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов.
Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов.
Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) — внутрибанковские формы документов.
Выходная документация банков — внутрибанковские формы документов.
Документация по денежному обращению — внутрибанковские формы документов.
Документация по кредитным операциям банков — внутрибанковские формы документов.
Бухгалтерская документация — внутрибанковские формы документов.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
Финансовая документация.
Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.
Учетная бухгалтерская документация.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОТЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Документация по статистике национальных счетов и экономических балансов.
Документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса.
Документация по статистике труда.
Документация по статистике материальных ресурсов.
Документация по статистике финансов.
Документация по социальной статистике.
Документация по статистике промышленности.
Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции.
Документация по статистике капитального строительства.
Документация по статистике внешнеэкономических связей.
Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры.
Документация по статистике транспорта и связи.
Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ
Отчетная бухгалтерская документация.
Регистры бухгалтерского учета.
Первичная учетная документация.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ
Документация по состоянию рынка труда.
Документация по трудовым отношениям.
Документация по повышению квалификации работников органов по труду.
Документация по охране труда.
Документация по минимальным потребительским бюджетам.
Документация по обращениям в органы по труду.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Документация по учету и распределению средств.
Документация по планово-экономической деятельности.
Документация по контрольно-проверочной деятельности.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Оперативно-коммерческая документация.
Товаросопроводительная документация.
Расчетная внешнеторговая документация.
Документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара.
Транспортная внешнеторговая документация.
Экспедиторская внешнеторговая документация.
Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) фиксирует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности. Именно с ОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления.
В настоящем пособии рассматривается организационно-распорядительная документация, включающая следующие группы документов:
организационные документы:
§ положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работника;
распорядительные документы:
§ приказ, распоряжение, указание;
информационно-справочные документы:
§ протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.
В пособии описываются состав и правила оформления реквизитов ОРД, приводятся формуляры основных ОРД[8] и примеры их составления, рассматривается технология ведения делопроизводства в организации.
5. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
5.1 Номенклатура дел организации
Для обеспечения правильного формирования и учета дел в каждой организации должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел организации разрабатывается специалистом, отвечающим за работу с документами, утверждается руководителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел составляется по установленной форме (см. приложения № 33 и 34) и включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 граф: индексы (номера) дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), срок хранения и номер статьи по перечню, примечания.
В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: индекс структурного подразделения организации по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности организации.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки дел в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
¦ заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
¦ заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
¦ заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п., т.е. неконкретные, не показывающие, какие именно документы подшиты в дело, не допускаются.
¦ Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дела образуют следующие элементы:
¦ наименование вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
¦ наименование организации или ее структурного подразделения;
¦ адресат или корреспондент;
¦ краткое содержание документов дела;
¦ название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
¦ даты (период), к которым относятся документы дела;
¦ указание на копийность документов дела.
Наименование вида заводимого дела или разновидности содержащихся в нем документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» — в конце заголовка, например:
Приказы директора организации по основной деятельности за 2001 г. Копии.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе, например:
Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 2001 г.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется, например:
Переписка с Бизнес-Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор, например:
Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 2001 г.
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указываются вид документа и автор, например:
Приказы директора организации по личному составу за 2001 г.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:
Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости).
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В номенклатуру дел организации также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.
Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год полностью сформированы и известен их объем (количество листов в деле)[9].
В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указываются срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на государственные или отраслевые перечни типовых документов со сроками хранения или на типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые по отдельным направлениям деятельности.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников, об изъятии дел, об утрате дел и т.п. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года в организации.
По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения (см. приложение № 35). По каждой категории дел подсчитывается также количество незаконченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и количество дел с отметкой «ЭПК» (эксперно-проверочная комиссия).
Отметка «ЭПК» проставляется рядом со сроком хранения тех дел, для которых срок хранения не установлен окончательно. По истечении предварительного срока хранения (например, 5 л. ЭПК) вопрос о дальнейшем хранении данного дела решается с участием экспертно-проверочной комиссии архивных органов.
Пример составления номенклатуры дел приведен в приложении № 36.
5.2 Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дел:
• номинальный;
• предметно-вопросный;
• авторский;
• корреспондентский;
• географический;
• хронологический.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.
При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например:
Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например:
Протоколы производственных совещаний ЗАО «Контакт» за 2001 г.
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например:
Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2001г.
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например:
Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции.
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например:
Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях за 2001г.
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) раздельно группируются:
1.1)
1.2) подлинники и копии документов;
1.3) годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
1.4) утвержденные документы и их проекты;
2) в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
3) каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий);
4) каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
5) в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации).
6) в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров);
7) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2002г., составленный в 2001г., должен быть отнесен к 2002г., а отчет за 2001г., составленный в 2002г. - к 2001г.
Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года.
Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности, например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, пояснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: пояснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения.
Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела располагаются в них по алфавиту фамилий.
Протоколы заседаний, совещаний у руководства и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарной год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом -
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
5.3 Подготовка документов к архивному хранению
Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации. Текст примерного положения об ЭК организации приведен в приложении № 37.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел.
При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).
Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.
Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Форма описи унифицирована (см. приложение № 38).
Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению (см. приложение № 39). Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.
Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002г.
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.
Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения - частичному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает;
• перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающейся при формировании дела в течение года);
• нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;
• составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;
• составление заверительной надписи дела;
• подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.
Внутренняя опись документов дела (см. приложение № 40) составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.п.).
Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сфо-римированных из документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе (см. приложение № 41) и отражаета, при необходимости, особенности физического состояния дела (например, наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.).
Описание дела - это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.
На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются: наменование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела (см. приложение № 42).
Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.
В ведомтсвенный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.
В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.
Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе (см. приложение № 43). В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д.
Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.
 |
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1
1. 1 Секретариат является самостоятельным подразделением, подчиненным непосредственно директору организации.
1.2. Секретариат возглавляет заведующий секретариатом, назначенный на должность и освобождаемый от должности директором организации.
1.3. На должность зав. секретариатом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы в службах документационного обеспечения управления не менее одного года.
1.4. В штатный состав секретариата входят: секретарь-референт, два секретаря, делопроизводитель, курьер.
1.5. Секретариат в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, нормативно-методическими материалами в области работы с документами, приказами и распоряжениями директора организации, настоящим Положением.
1.6[10]...
…
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
2.1. Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
2.2. Обеспечение единого порядка документирования деятельности организации.
2.3. Совершенствование документооборота организации, форм и методов работы с документами.
2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по ведению делопроизводства в организации.
2.5. Осуществление бездокументного обслуживания деятельности организации.
2.6...
…
3. ФУНКЦИИ
3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.
3.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.
3.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3.5. Организация копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
3.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
3.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
3.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
3.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.
3.11. Организация работы ведомственного архива.
3.12. Повышение квалификации сотрудников секретариата.
3.13. Организация рабочих мест сотрудников секретариата, совершенствование условий их труда.
3.14...
…
4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ
4.1. Секретариат имеет право:
4.1.1. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации
4.1.2. Запрашивать от структурных подразделений и организации сведения, необходимые для работы секретариата.
4.1.3. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
4.1.4. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства организации.
4.1.5. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.1.6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.7. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
4.1.8.
Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов о состоянии работы с документами, и совершенствовании форм и методов работы с ними.
4.1.9. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников секретариата, их поощрении наложении взысканий.
4.1.10....
…
4.2. Секретариат обязан:
4.2.1. Своевременно обеспечивать руководство организации информацией, необходимой для принятия управленческих решений.
4.2.2. Вносить изменения в локальные нормативные акты по вопросам документационного обеспечения управления при изменении общего-государственных нормативных актов.
4.2.3. Совершенствовать работу с документами на основе применения современных автоматизированных информационных технологий.
4.2.4...
…
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретариат несет ответственность за:
5.1. Необеспечение установленного порядка работы с документами в организации.
5.2. Невыполнение указаний и поручений руководства организации и несоблюдение необходимых условий труда работников секретариата.
5.3. Неиспользование предоставленных прав.
5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.
5.5...
…
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ
Секретариат взаимодействует:
6.1. Со структурными подразделениями организации - по вопросам документационного обеспечения управления.
6.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
6.3. Со службой кадров, - по вопросам подбора и расстановки кадров секретариата и повышения их квалификации.
6.4. Со службой хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников секретариата.
6.5. С коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.
6.6...
…
7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
7.1.Сотрудники секретариата работают в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
7.2. Сотрудники секретариата имеют ненормированный рабочий день.
7.3.Реорганизация секретариата, изменение его штатного состава и штатной численности осуществляется на основании приказов директора организации.
7.4...
…
 |
 |
 |
 |
 |
 |
секретаря-референта
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Секретарь-референт является специалистом канцелярии и подчиняется непосредственно начальнику канцелярии.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности директором организации.
1.3. При отсутствии секретаря-референта его функции выполняет другой сотрудник канцелярии в соответствии с приказом директора организации.
1.4. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется: действующим законодательством Российской Федерации, нормативно-методическими материалами соответствующих министерств и ведомств в области работы с документами, учредительными документами организации, приказами и распоряжениями директора организации, Положением о канцелярии и настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо с высшим специальным образованием без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года в области документационного обеспечения управления.
1.6....
…
2. ФУНКЦИИ
2.1. Регистрация получаемых, отправляемых и внутренних организационно-распорядительных документов.
2.2. Контроль исполнения получаемых и внутренних документов.
2.3. Анализ состояния исполнительской дисциплины и разработка мер по ее улучшению.
2.4. Учет объема документооборота организации.
2.5. Оформлением отправление исходящих документов.
2.6.
2.7. Составление внутренних описей документов, входящих в дела с длительными и постоянными сроками хранения.
2.8...
…
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Ведение регистрации организационно-распорядительных документов с использованием установленных регистрационных форм.
3.2. Передача зарегистрированных документов исполнителям под расписку.
3.3. Проверка правильности оформления внутренних и отправляемых документов до передачи их на подпись.
3.4. Организация поисково-справочной работы по зарегистрированным документам.
3.5. Совершенствование системы регистрации и поиска документов на основе применения современных информационных технологий.
3.6.Ведение контрольной картотеки.
3.7.Работа с исполнителями в ходе ведения предупредительного контроля исполнения документов.
3.8.Составление ежемесячных сводок об итогах работы исполнителей с контрольными документами.
3.9.Разработка предложений по повышению уровня исполнительской дисциплины.
3.10. Совершенствование системы контроля исполнения документов.
3.11. Обеспечение своевременного и правильного формирования документов в дела.
3.12. Оформление дел постоянного и длительного сроков хранения.
3.13....
...
4. ПРАВА
4.1. Требовать выполнения установленных правил работы с документами в функциональных службах организации.
4.2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручению руководства организации.
4.3. Возвращать сотрудникам документы и требовать их соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения или оформления.
4.4. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы.
4.5. Требовать от руководства организации создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов.
4.6 ...
…
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1.
5.2. Невыполнение указаний и поручений руководства организации.
5.3. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.
5.5....
…
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ
Секретарь-референт взаимодействует со всеми сотрудниками организации по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности.
7. ОЦЕНКА РАБОТЫ*
7.1....
7.2....
…
 |
 |
 |
 |
 |
 |
Приложение № 9
Пример выписки из приказа
по основной деятельности
ООО «СТРОИТЕЛЬ»
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
08.01.2001 №2
Москва
О введении Инструкции
по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами в ООО «Строитель» и обеспечения их сохранности
ПРИКАЗЫВАЮ:
3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам с 01.02.2001 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные - начальники структурных подразделений.
Директор СТ. Борисов
Приложение № 10
Пример распоряжения по
основной деятельности
ЗАО "ЭТАЛОН"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
12.02.2001 №5
Москва
О проведении
ремонтных работ
В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 3
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Провести ремонтные работы в цехе № 3. Ответственный - начальник ремонтно-технической службы Макаров Д.И., срок - 15.02.2001.
2. Контроль за проведением ремонтных работ возложить на начальника цеха № 3 Антонова Ю.В.
Приложение № 11 Пример указания
ЗАО "ЭТАЛОН"
УКАЗАНИЕ
01.12.2001 №28
Москва
О графике отпусков на 2002 г.
Для составления графика отпусков на 2002 г. ПРЕДЛАГАЮ:
1. Руководителям структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 2002г. Срок представления списков - 10.12.2001.
2. Отделу кадров составить сводный график отпусков на 2002г. и представить его на утверждение в дирекцию. Ответственный - начальник отдела кадров Панкратова О.Ю. Срок представления графика - 20.12.2001.
Приложение № 12
Форма протокола8
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 №00
Москва
производственного совещания
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные: должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О подготовке ……………………. Доклад замдиректора
2. О выполнении ………………………………………………………………………………
………………..Сообщение гл.бухгалтера …………………………………………………...
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. — Изложение содержания доклада
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О., должность — Содержание выступления
Фамилия И.О., должность — Содержание выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Утвердить...
Голосование:
1.2. Представить...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Голосование:
Председатель Личная подпись Расшифровка подписи
Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 13
Пример полного протокола
ЗАО «ПРОГРЕСС»
ПРОТОКОЛ
25.03.2001 № 1
г. Елец Липецкой обл.
общего собрания
трудового коллектива
Председатель — Покровский А.М,
Секретарь — Зверева З.А
Присутствовали: 37 чел. (список прилагается)
Приглашенные: председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов О.Ю.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О переходе на новую систему оплаты труда. Сообщение гл. бухгалтера Матвеевой О.Б.
2. О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение зам. директора Голубева И.П.
1. СЛУШАЛИ:
Матвеева О.Б. — Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Назарова И.И., начальник отдела кадров - Одобрила переход на новую систему оплаты труда, отметила ее положительные стороны для совершенствования процессов подбора кадров и управления персоналом.
Богданов Н.В., ведущий экономист - Положительно оценил новую систему оплаты труда и высказал ряд пожеланий по ее совершенствованию в дальнейшем.
Дегтярев В.А., менеджер по продажам - Предложил доработать отдельные положения рассматриваемой системы оплаты труда и повторно обсудить этот вопрос в начале апреля 2001г. (альтернативный проект системы оплаты труда прилагается).
ПОСТАНОВИЛИ:
Перейти на новую систему оплаты труда с 01.06.2001. Ответственные - гл. бухгалтер Матвеева О.Б., начальник отдела кадров Назарова И-И. Срок внедрения новой системы оплаты труда - май 2001г. Голосование: за - 36, против - 1, воздержались - 2.
2. СЛУШАЛИ:
Голубев И.П. — Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Покровский A.M., генеральный директор - Поддержал высказанные в сообщении Голубева И.П. идеи о развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей, дал высокую оценку деятельности Ассоциации по развитию предпринимательской деятельности.
Малинина Е.Н., специалист по связям с общественностью - Привела статистические данные проведенного анкетного опроса сотрудников ЗАО «Прогресс» по проблеме социальной ответственности в бизнесе, предложила ряд новых направлений развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей.
Ефимов О.Ю., председатель Ассоциации предпринимателей - Поблагодарил коллектив специалистов ЗАО «Прогресс» за активное участие в работе Ассоциации предпринимателей, рассказал о планах работы Ассоциации на 2001г., одобрил направления развития сотрудничества Ассоциации с ЗАО «Прогресс», предложенные выступавшими сотрудниками ЗАО.
ПОСТАНОВИЛИ:
Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 2001-2002 гг. Ответственный - зам. директора Голубев И.П. Срок - 15.04.2001.
Приложение № 14
Форма сокращенного протокола
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 №00
Москва
производственного
совещания
Председатель — Фамилия И.О.
Секретарь — Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные: должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ………………………………….. Доклад ………………………………………………
___________________________________________________________________________
(фамилии, инициалы выступивших)
ПОСТАНОВИЛИ:
Утвердить ...
Голосование:
2. . О ………………………………….. Доклад ………………………………………………
___________________________________________________________________________
(фамилии, инициалы выступивших)
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1 ……………………………………………………………………………………………….
2.2 ……………………………………………………………………………………………….
Председатель Личная подпись Расшифровка подписи
Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи
Визы ознакомления
заинтересованных лиц
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 15
Пример сокращенного протокола
000 «КОНСАЛТИНГ»
ПРОТОКОЛ
07.08.2001 №4
г. Калуга
заседаний дирекции
Председатель — Лиходеев Ю.И.
Секретарь — Мамонтова Е.П.
Присутствовали: Гришин М.С., Панкратова И.О., Сергеев Р.И., Яковлев Н.В.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ходе рекламной кампании в III кв. 2001 г. Сообщение начальника отдела рекламы Гришина М.С.
___________________________________________________________________________
(Сергеев Р.И., Панкратова И.О.)
ПОСТАНОВИЛИ:
Одобрить работу отдела рекламы в III кв. 2001г.
2. Об изменениях в системе налогообложения. Сообщение гл. бухгалтера Яковлева Н.В.
___________________________________________________________________________
(Лиходеев Ю.И., Сергеев Р.И.)
ПОСТАНОВИЛИ:
Принять к сведению информацию об изменениях в системе налогообложения.
Приложение № 16
Форма краткого протокола
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 № 00
Москва
производственного
совещания
Председатель — Фамилия И.О.
Секретарь — Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные: должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О …………………………….. Сообщение ………………………………………………
ПОСТАНОВИЛИ:
……………………..
2. О …………………………….. Сообщение ………………………………………………
ПОСТАНОВИЛИ:
……………………..
Председатель Личная подпись Расшифровка подписи
Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи
Визы ознакомления
заинтересованных лиц
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 17
Пример краткого протокола
АОЗТ «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
ПРОТОКОЛ
18.11.2001 №8
г. Красноярск
производственного
совещания
Председатель — Жуков П.Н.
Секретарь — Игнатова Е.В.
Присутствовали: Аникеева О.И., Воробьев Г.А., Звягина Е.О., Нефедов О.П., Шишикин С.Д, Щеглова В.Н.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
О подготовке к переговорам с представителями немецкой фирмы «Крафт». Сообщение зам. директора Чернова Ю.И.
ПОСТАНОВИЛИ:
Подготовить предложения для обсуждения на переговорах. Ответственный - начальник производственного отдела Шишкин С.Д. Срок - 25.11.2000.
Приложение № 18
Форма выписки из протокола
Наименование организации
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
00.00.0000 № 00
Москва
производственного
совещания
Председатель — Фамилия И.О.
Секретарь — Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные : должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ:
3. О ………………………………. Сообщение ………………………………………………
СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. — Текст выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
3.1. Установить ……………..
3.2 ……………………………
Председатель Расшифровка подписи
Секретарь Расшифровка подписи
Верно
Должность Личная подпись Расшифровка подписи
00.00.0000
Приложение № 19
Пример выписки из протокола
ЗАО «ПРОГРЕСС»
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
25.03.2001 № 1
г. Елец Липецкой обл.
общего собраний
трудового коллектива
Председатель — Покровский А.М.
Секретарь — Зверева З.А
Присутствовали: 37 чел. (список прилагается)
Приглашенные; председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов О.Ю.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
2. О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение зам. директора Голубева И.П.
2. СЛУШАЛИ:
Голубев И.П. — Текст сообщения прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:
Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 2001-2002 гг. Ответственный - зам. директора Голубев И.П. Срок - 15.04.2001.
Председатель A.M. Покровский
Секретарь З.А. Зверева
Приложение № 20
Форма акта9
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Руководитель организации
___________№ ___________ Личная Расшифровка
подпись подписи
Москва 00.00.0000
О …………………………….
Основание: ……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………….
Составлен комиссией:
Председатель: …………………………………………………………………………………
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1. ………………………………………………………………………
(должность, фамилия, инициалы)
2. ………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………
Присутствовали: ………………………………………………………………………………
(должность, фамилия, инициалы)
ТЕКСТ
………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
Составлен в _______ экземплярах:
1-й экз. — куда, кому
2-й экз. — ……….
3-й экз. — ……….
……………….
Председатель Личная подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии Личные подписи Расшифровки подписи
С актом ознакомлены:
Должности Личные подписи Расшифровки подписей
Даты
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 21
Пример акта
ЗАО «МЕДПРИБОР» УТВЕРЖДАЮ
АКТ Директор ЗАО «Медприбор»
08.04.2001 № 1 Петров А.Н. Петров
Москва 05.04.2001
проверки работы
с документами
в отделе маркетинга
Основание: приказ директора от 01.04.2001 № 23 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности ЗАО «Медприбор».
Составлен комиссией:
Председатель: зав. канцелярией О.П. Иванова
Члены комиссии: 1. Зав. производственным отделом К.А.
Тихонов.
2. Зам. гл. бухгалтера В.Е. Павлова.
3. Менеджер по кадрам П.Е. Александров
4. Секретарь-референт канцелярии Г.И.Пахомова
Присутствовали: секретарь отдела маркетинга СИ. Родионова
08.04. 2001 комиссия проверила состояние работы с документами в отделе маркетинга.
В результате проведенной проверки установлено:
1. В отделе маркетинга несвоевременно формируются в дела исполненные документы.
2. Заголовки дел не всегда соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел.
3. Отсутствуют два дела с перепиской за 1999г.
4. Не проведена предархивная обработка документов 1998г., подлежащих длительному хранению.
Таким образом, в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления.
1-й экз. — в дело 01-09;
2-й экз. — зам. директора по административно-хозяйственным вопросам;
3-й экз. — зав. отделом маркетинга; 4-й экз. — председателю комиссии.
Приложение: объяснительная записка секретаря отдела маркетинга
СИ. Родионовой на 1 л. в 1 экз.
Приложение № 22
Пример исходящего письма
Уважаемый Юрий Викторович!
Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в N85 «Экономической газеты» от 15,01.2001, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра,
Просим включить наiу организацию в число участников выставки. Приложение: на 3л, в 2 экз.
С уважением,
|
Петров Андрей Иванович 181-07-09 |
 |
 |
Приложение № 24
Пример телеграммы10
ТЕЛЕГРАММА
СРОЧНАЯ
ЧЕЛЯБИНСК ОАО УРАЛСТРОЙ
ГРИГОРЬЕВУ
ПРОШУ СООБЩИТЬ ДАННЫЕ О СОСТОЯНИИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ зпт ЕЕ ОСТАТКАХ зпт ОБЪЕМАХ ОТГРУЖЕННОЙ зпт А ТАКЖЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ ОТГРУЗКЕ ПРОДУКЦИИ зпт НЕОПЛАЧЕННЫХ СЧЕТАХ тчк
18/07-12
Петров
Приложение № 25
Пример международной телеграммы
МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА
МАКСИМОВ ТОРГОВЫЙ ПРЕДСТАВИТЕЛЬ
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО ЗАО КОНТАКТ В БОЛГАРИИ
УЛ КРАСОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ
ПРЕДСТАВИТЕЛИ ЗАО КОНТАКТ АНИСИМОВ зпт КОНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 2001 ГОДА СОФИЮ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ ДИРЕКТОР
15-23-08/12
Петров
Приложение № 26
Форма телефонограммы11
Наименование Адресат
организации № телефона
ТЕЛЕФОНОГРАММА
00.00.0000 № 00
Время передачи
Место составления
ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
(до 50 слов)
Наименование должности лица,
подписавшего телефонограмму И.О. Фамилия
Передала: секретарь И.О. Фамилия № телефона
Приняла: секретарь И.О. Фамилия № телефона
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 27
Пример телефонограммы
ЗАО «ПОЛИГРАФ» ООО «СТРОИТЕЛЬ»
ТЕЛЕФОНОГРАММА Главному бухгалтеру
31.08.2001 №10 С.Т.Иванову
11.45 35-18-01
г. Магнитогорск
Челябинской обл.
Ваш заказ на изготовление рекламных материалов выполнен в полном объеме. Просим оплатить выставленный счет в срок до 05.09.2001.
Зам. директора И.М.Федоров
Передала: секретарь В.Д.Харламова 38-05-11
Приняла: секретарь Ф.Ю. Осипова 35-18-01
Приложение № 28
Пример справки
ЗАО «ОРГКОМПЛЕКТ» Директору
Московский филиал ЗАО «ОРГКОМПЛЕКТ»
СПРАВКА А.Б. Иванову
15.04.2001 № 1
Москва
о закупке мебели
и оборудования
В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в I квартале 2001 г. были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:
|
Вид комплекта |
Количество (шт.) |
Стоимость (руб.) |
Место установки |
|
|
|
|
|
|
Павлова Анна Петровна 449-28-32 |
Приложение № 29
Форма докладной записки12
Наименование Адресат
структурного
подразделения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА РЕЗОЛЮЦИЯ
00.00.0000 № 00
О ………………
ТЕКСТ
Наименование
должности Личная подпись Расшифровка подписи
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 30
Пример докладной записки
Бухгалтерия Директору
ООО «ПОЛИМЕР»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА И.К.Савельеву
24.05.2001 №3
О применении штрафных
санкций
Предлагаю применить штрафные санкции к московскому филиалу АОЗТ «Спецоснастка», задерживающему в течение двух месяцев оплату поставленной продукции, несмотря на неоднократные письменные напоминания.
Приложение № 31
Форма объяснительной записки13
Наименование Адресат
структурного
подразделения
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА РЕЗОЛЮЦИЯ
00.00.0000 № 00
ТЕКСТ
Наименование
должности Личная подпись Расшифровка подписи
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 32
Пример объяснительной записки
Отдел маркетинга Директору
ООО «КОНСУЛЬТАНТ»
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА М.П. Устиновой
28.09.2001 № 5
Об опоздании на работу
28.09.2001 я опоздал на работу на 45 мин. из-за транспортной аварии. Справку, выданную автотранспортным предприятием, прилагаю.
Приложение № 33
Форма номенклатуры дел организации14
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Руководитель организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Личная Расшифровка
00.00.0000 №00 подпись подписи
Москва
на ________ год
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел |
Срок хранения и № статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Должность
руководителя
службы ДОУ Личная подпись Расшифровка подписи
ОДОБРЕНО
Протокол заседания
ЭК организации
от 00.00.0000 №00
Приложение № 34
Форма номенклатуры дел структурного подразделения15
Наименование организации
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 № 00
Москва
на ___________ год
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел |
Срок хранения и № статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Должность
руководителя
службы ДОУ Личная подпись Расшифровка подписи
Виза согласования
с руководителем
службы ДОУ
Приложение № 35
Форма итоговой записи к номенклатуре дел16
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в _________________________________________________________________________ ;
(наименование организации)
в _______ г.
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
|
постоянного |
|
|
|
|
временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
ИТОГО: |
|
|
|
Должность
руководителя
службы ДОУ Личная подпись Расшифровка подписи
00.00.0000
Итоговые сведения переданы в архив организации.
Наименование должности
лица, передавшего
сведения в архив Личная подпись Расшифровка подписи
Приложение № 36
Пример номенклатуры дел организации17
ЗАО «СЕНЕЖ» УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Директор ЗАО «СЕНЕЖ»
25.12.2001 № 1 Прохоров М.Д.
Прохоров
Москва 25.12.2001
на 2002г.
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел |
Срок хранения и № статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
01-01 01-02 01-03 01-04 01-05 01-06 |
01 КАНЦЕЛЯРИЯ Устав организации Учредительный договор Свидетельство о регистрации организации Структуры и схемы организации управления Штатное расписание организации Штатная расстановка |
|
Пост, ст. 13а Пост, ст. 14 Пост, ст. 15 Пост, ст. 18а Пост, ст. 32а 75 л. ст. 34 |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
01-07 |
Положение о структурных подразделениях организации |
|
Пост, ст. 16 |
|
|
01-08 |
Должностные инструкции работников организации |
|
Пост, ст. 35а |
|
|
01-09 |
Приказы по основной деятельности |
|
Пост, ст. 6а |
|
|
01-10 |
Приказы по административно-хозяйственным вопросам |
|
5л. ст. 6в |
|
|
01-11 |
Протоколы совещаний у руководителя организации |
|
Пост, ст. 5г |
|
|
01-12 |
Протоколы собраний трудового коллектива организации |
|
Пост, ст. 5д |
|
|
01-13 |
Протоколы собраний структурных подразделений организации |
|
5л. ЭПК ст. 5е |
|
|
01-14 |
Документы о командировках (программы, задания, отчеты, доклады, переписка). |
|
5л. ЭПК ст. 45 |
|
|
01-15 |
Документы проверок организации (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) |
|
Пост, ст. 48 |
|
|
01-16 |
Предложения, заявления, жалобы граждан (личного характера) |
|
5л. ЭПК ст. 566 |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
01-17 |
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, аналитические справки) |
|
Пост, ст. 54 |
|
|
01-18 |
Журнал регистрации распорядительных и нормативных документов организации |
|
Пост, ст. 72а |
|
|
01-19 |
Журнал регистрации поступающих документов |
|
3г. ст. 726 |
|
|
01-20 |
Журнал регистрации отправляемых документов |
|
3г. ст. 726 |
|
|
01-21 |
Журнал регистрации обращений граждан |
|
5л. ст. 72в |
|
|
01-22 |
Номенклатура дел организации |
|
Пост, ст. 67 |
|
|
01-23 |
Описи дел постоянного хранения (утвержденные) |
|
Пост.1 ст. 72а |
1Неутвержденные до минования надобности |
|
01-24 01-2518 |
Описи дел временного хранения |
|
3г.1 ст. 746 |
1 После уничтожения дел |
|
01-26 |
|
|
|
|
|
01-27 |
|
|
|
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
02 ОТДЕЛ ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ |
|
|
|
|
02-01 |
Перспективный план развития организации на 2001 - 2005 гг. |
|
Пост. ст. 84 |
|
|
02-02 |
План экономического и социального развития организации на 2001г. |
|
Пост. ст. 87а |
|
|
02-03 |
Бизнес - план организации |
|
Пост. ст. 88 |
|
|
02-04 |
Годовой план организации по основным видам деятельности на 2002г. |
|
Пост. ст. 90а |
|
|
02-05 |
Аналитические записки о выполнении планов |
|
5л. ЭПК ст. 96 |
|
|
02-06 |
Справки об итогах социально-экономического развития организации |
|
5л. ЭПК ст. 97 |
|
|
02-07 |
Переписка по вопросам планирования |
|
5л. ст. 98 |
|
|
02-08 |
……….. |
|
|
|
|
02-09 |
……….. |
|
|
|
|
……. |
……….. |
|
|
|
|
……. |
……….. |
|
|
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
03 ФИНАНСОВЫЙ ОТДЕЛ |
|
|
|
|
03-01 |
Годовой финансовый план организации на 2002 г. |
|
Пост, ст. 1056 |
|
|
03-02 |
Годовой план финансирования и кредитования на 2002 г. |
|
Пост, ст. 1056 |
|
|
03-03 |
Квартальные планы финансирования и кредитования на 2002 г. |
|
5л. ст. 105в |
|
|
03-04 |
Годовой отчет о выполнении финансового плана на 2002 г. |
|
Пост, ст. 1146 |
|
|
03-05 |
Документы о соблюдении финансовой дисциплины (акты, докладные записки, переписка) |
|
5л. ст. 118 |
|
|
03-06 |
Кредитные договоры |
|
5л.1 ЭПК ст. 125 |
1После истечения срока действия договора |
|
03-07 |
Годовой кассовый план на 2002 г. |
|
5л. ст. 132 |
|
|
03-08 |
Отчет по кассовому плану |
|
5л. ст. 133 |
|
|
03-09 |
……….. |
|
|
|
|
03-10 |
……….. |
|
|
|
|
……. |
……….. |
|
|
|
|
1 |
2 3 |
4 |
5 |
|
|
04 БУХГАЛТЕРИЯ |
|
|
|
04-01 |
Годовой бухгалтерский баланс |
Пост, ст. 135б |
|
|
04-02 |
План счетов бухгалтерского учета |
5л. ст. 142 |
|
|
04-03 |
Договоры с аудиторами |
5л.1 ЭПК ст. 147 |
1После истечения срока действия договора |
|
04-04 |
Кассовые документы |
5л.1 ст. 150 |
1При условии завершения проверки (ревизии) |
|
04-05 |
Банковские документы |
5л.1 ст. 150 |
1При условии завершения проверки (ревизии) |
|
04-06 04-07 |
Лицевые счета работников Положение о премировании работников |
75л. ЭПК ст. 153 5л.1 ЭПК ст. 154 |
1После замены новым |
|
04-08 |
Гарантийные письма |
5л. ст. 158 |
|
|
04-09 |
Исполнительные листы |
До минования подобности1 ст. 162 |
1Не менее 5л. |
|
04-10 |
Оборотные ведомости |
5л.1 ст. 168 |
|
|
04-11 |
Годовой отчет по налогам |
Пост, ст. 170а |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
04-12 |
Квартальные отчеты |
|
5л. ст. 1706 |
|
|
04-13 |
Договоры о материальной ответственности |
|
5л.1 ст. 189 |
1После увольнения материально-ответственного лица |
|
04-14 |
Образцы подписей материально-ответственных лиц |
|
До минования надобности ст. 190 |
|
|
04-15 |
Книга учета основных средств |
|
5л. ст. 193в |
|
|
04-16 |
Книга учета приходно-расходных документов |
|
1г. ст. 193д |
|
|
04-17 |
Заказы на бланки учета и отчетности |
|
1г. ст. 150 |
|
|
04-18 |
………. |
|
|
|
|
04-19 |
………. |
|
|
|
|
……. |
………. |
|
|
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
05 ОТДЕЛ КАДРОВ |
|
|
|
|
05-01 |
Приказы по личному составу |
|
75л.1 ЭПК ст. 66 |
1О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках -5л. |
|
05-02 |
Правила внутреннего распорядка |
|
Пост, ст. 10 |
|
|
05-03 |
Коллективный договор |
|
Пост, ст. 275 |
|
|
05-04 |
Личные дела работников |
|
75л. ЭПК ст. 3376 |
|
|
05-05 |
Личные карточки работников |
|
75л. ЭПК ст. 339 |
|
|
05-06 |
Книга учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников |
|
75л.1 ст. 358а |
1После увольнения |
|
05-07 |
Книга учета личных дел |
|
75л. ст. 358д |
|
|
05-08 |
Книга учета личных карточек |
|
75л. ст. 358д |
|
|
05-09 |
Книга учета трудовых договоров (контрактов) |
|
75л. ст. 358д |
|
|
05-10 |
Протоколы заседаний аттестационной комиссии |
|
15л. ЭПК ст. 359 |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
05-11 |
Переписка об оформлении командировок |
|
5л.1 ст. 352 |
1 Для загранкомандировок 10л. ЭПК |
|
05-12 |
Табели учета рабочего времени |
|
1г. ст. 281 |
|
|
05-13 |
Графики предоставления отпусков |
|
1г. ст. 356 |
|
|
05-14 |
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий |
|
5л. ЭПК ст. 386 |
|
|
05-15 |
………. |
|
|
|
|
05-16 |
………. |
|
|
|
|
…… |
06 ………. |
|
|
|
|
06-01 |
………. |
|
|
|
|
06-02 |
………. |
|
|
|
Должность
руководителя
службы ДОУ Личная подпись Расшифровка подписи
ОДОБРЕНО
Протокол заседания
ЭК организации
от _________ № _________
Приложение № 37
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива
от 19.01.95 №2
ПОЛОЖЕНИЕ*
о постоянно действующей экспертной комиссии
учреждения, организации, предприятия20
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную» документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия'».
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе учреждения.
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем учреждения. В необходимых случаях (см.
п. 3.4. настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России (Росархив).
1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения, ее секретарем, которым, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя учреждения системы Росархива.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
1.5. На основе настоящего примерного положения учреждение разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреждения.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по выгодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и уничтожения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения:
¦ по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;
¦ по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;
¦ по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.
3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.4.1. на утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения —
¦ описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации,
¦ перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне, документов до 1945 года включительно;
3.4.2. на согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения —
¦ сводную номенклатуру дел учреждения,
¦ описи дел по личному составу,
¦ акты об утрате или неисправимом повреждении документов,
¦ постоянного хранения;
3.4.3. на рассмотрение ЭПК архивного учреждения —
¦ предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем:
3.4.4. на утверждение руководителя учреждения —
¦ акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п.3.4.1),
¦ акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит
4. ПРАВА ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
¦ письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
¦ предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.
4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК
5.1. Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях - по согласованию с учреждениями Росархива).
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.
Приложение № 38
Форма описи дел постоянного*, временного
(свыше 10 лет) сроков хранения21
и по личному составу
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Личная Расшифровка
подпись подписи
Дата
|
Название раздела |
||||||
|
№ п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Кол-во листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данную опись внесено _________________________________________________ дел с
(цифрами и прописью)
№ _____________ по № ___________________________________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО
Наименование должности Протокол ЭК организации
руководителя службы ДОУ
от __________ № __________
Личная Расшифровка
подпись подписи
Дата
Передал ________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _______________________________________ регистрационно-контрольных карточек
(цифрами и прописью)
к документам*
Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения
(общественной
организации) Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял _______________________ дел и ________________________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам
Наименование должности
работника ведомственного
архива Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 39
Форма акта о выделении документов
к уничтожению22
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
руководителя организации
___________ № ___________
(место составления) Личная Расшифровка
подпись подписи
Дата
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня
__________________________________________________________________________________________
документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _______________________________
(название фонда)
|
№ п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера описей (номенклатур) за годы |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи |
Кол-во дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого _____________________________ дел за ______________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________________________________ годы
утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________
___________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ____________ № ____________)
Наименование
должности лица,
проводившего
экспертизу
ценности
документов Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ___________ № ___________
Документы в количестве ________________(цифрами и прописью)______________ дел,
весом _____________________ кг сданы в _______________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ № __________________
Наименование
должности работника
организации,
сдавшего документы Личная подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
работника ведомственного
архива (службы
делопроизводства),
внесшего изменения
в учетные документы Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 40
Форма внутренней описи документов дела23
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № _____________
|
№ п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого __________________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование
должности лица,
составившего
внутреннюю опись
документов дела Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 41
Форма листа-заверителя дела24
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _____________________________________
(цифрами и прописью)
__________________________________________________________________ листа (ов),
в том числе: литерные листы _________________________________________________;
пропущенные номера ______________________________________ + листов внутренней
описи ______________________________________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
Наименование
должности лица,
составившего
заверительную
надпись Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 42
Форма обложки дел постоянного и длительного сроков хранения25
Приложение № 43
ОДОБРЕН
решением ЦЭПК при Росархиве
Протокол от 15.03.95 № 1
ДОГОВОР26
о передаче документов негосударственной части
Архивного фонда Российской Федерации на хранение
в государственный архив*
______________________ _______________________
(место составления) (дата)
Исходя из необходимости сохранения для российской истории документальных источников о деятельности собственника (название) и руководствуясь «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», «Положением о Государственной архивной службе России», а также законодательством о собственности, об авторском праве и смежных с ним правах, собственник (название) в лице (должность, фамилия, имя, отчество), именуемый в дальнейшем «Собственник», с одной стороны, и госархив (название) в лице (должность, фамилия, имя, отчество), именуемый в дальнейшем «Госархив», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА И ПРИНЦИПЫ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ СТОРОН
1.1. Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе отбора и передачи Собственником Госархиву на хранение документов, отнесенных к составу негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также их последующего использования в научных, практических и иных целях.
1.2. Документы, в зависимости от договоренности, могут передаваться Госархиву:
на постоянное хранение с одновременной передачей права собственности государству;
Примечание. 1. При передаче Собственником права собственности на документы государству должно быть указано в договоре законное основание передачи этих прав: безвозмездная передача-дарение или купля-продажа.
2. На депозитарное и временное хранение документы могут передаваться за плату, вносимую Собственником.
1.3. Документы передаются Собственником на постоянное хранение Госархиву, как правило, безвозмездно (в дар).
Примечание. В исключительных случаях ценные документы могут быть куплены Госархивом, что и указывается в договоре.
1.4. Все действия по отбору, передаче, использованию документов производятся с соблюдением оговоренных в договоре прав собственности сторон на передаваемые документы и авторского права, которое учитывается при публикации, экспонировании, копировании, выдаче документов.
1.5. Стороны договариваются не передавать своих прав и обязательств, предусмотренных настоящим договором, третьей стороне без письменного согласия сторон.
1.6. В случае реорганизации, перерегистрации, изменения названия Собственника при условии его сохранения за ним сохраняются его права и обязанности по договору, а при смене Собственника они переходят к правопреемнику, если он не заявит о расторжении договора.
2. ПОРЯДОК РЕАЛИЗАЦИИ ДОГОВОРА
2.1. Состав передаваемых на хранение документов определяется примерным перечнем документов, согласованным сторонами и приложенным к договору, но может быть уточнен при проведении экспертизы ценности документов с учетом имеющейся номенклатуры дел текущего делопроизводства.
2.2. Отбор документов для экспертизы их ценности проводится, как правило, ежегодно представителем Госархива, сроки отбора согласуются с Собственником.
2.3. Отобранные для экспертизы документы принимаются Госархивом по сдаточной описи. Документы, отобранные в результате экспертизы в состав Архивного фонда Российской Федерации, обрабатываются и описываются в соответствии с архивными требованиями не позже, как правило, чем через три месяца после окончания экспертизы. Опись документов представляется на одобрение экспертной комиссии, назначенной распорядительным актом руководителя Организации-Собственника, либо Центральной экспертной комиссии органа управления, которому подчинен Собственник, после чего утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Документы ставятся на государственный учет.
Примечание. 1. Может быть составлен отдельный договор на обработку и описание документов, в т.ч. на платных условиях.
2. Срок обработки устанавливается конкретно для каждой организации, исходя из объема документов и возможностей госархива.
2.4. Передача документов Собственником Госархиву производится по описи, утвержденной экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, как правило, непосредственно после утверждения описи или по истечении срока, указанного в договоре, и оформляется актом передачи.
Примечание. Документы, переданные на временное (депозитарное) хранение, учитываются в госархиве отдельно.
2.5. Отдельные документы, необходимые для практического пользования Собственнику, передаются в виде заверенных ксерокопий, изготавливаемых силами и за счет средств Собственника или по соглашению сторон с учетом их материальной базы и возможностей с последующей заменой ксерокопий подлинниками.
2.6. В том случае, если объем документов, необходимых для практического пользования Собственнику, значителен, может быть продлен на обусловленное время срок передачи всего комплекса документов по описи.
3. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
3.1. Собственник обязуется:
3.1.1. Ежегодно в согласованные сроки предоставлять Госархиву для экспертизы ценности и отбора полный комплекс документов, образовавшихся в деятельности Собственника (за исключением составляющих коммерческую тайну), а в дальнейшем передавать на хранение все отобранные документы по описи в подлинниках или копиях в соответствии с пунктами 2.4-2.6 договора;
3.1.2. Организовать работу экспертной комиссии для консультирования представителя Госархива при проведении им экспертизы ценности документов и для рассмотрения описей документов (сдаточной и составленной Госархивом по завершении обработки документов);
3.1.3. Оплатить работу Госархива по отбору, обработке и описанию документов в соответствии с действующими тарифами, расценками и поправочными коэффициентами к ним.
Примечание. Этот пункт может быть введен в договор с учетом объема работ и платежеспособности Собственника;
3.1.4.
3.1.5.В случае самоликвидации или ликвидации Собственника обеспечить концентрацию и передачу Госархиву всех оставшихся документов (при условии, что заключен договор о передаче документов на постоянное хранение).
3.2. Госархив обязуется:
3.2.1. Создать на базе полученных документов самостоятельный фонд, включить информацию о нем в научно-справочный аппарат своих архивных фондов (в случае передачи документов на постоянное хранение) и обеспечивать сохранность принятых документов.
Примечание. При небольшом объеме документов они по согласованию с Собственником могут быть включены по отдельной описи в состав объединенного фонда или коллекции.
3.2.2. Проводить обработку и описание документов в соответствии с действующими правилами работы государственных архивов в части комплектования и учета документов;
3.2.3. Принять меры для организации использования переданных документов в научных, информационных и иных общественно значимых целях, в том числе через читальный зал архива, через публикацию и экспонирование документов на условиях, согласованных с Собственником.
Примечание. Может быть составлен отдельный договор о порядке использования документов;
3.2.4. Предоставлять Собственнику по его просьбе ксеро- и фотокопии переданных документов с учетом технических и финансовых возможностей Госархива;
3.2.5. Оказывать Собственнику безвозмездную консультативную и методическую помощь по вопросам организации документационного обеспечения управленческих процессов в деятельности Собственника, в том числе в разработке и применении номенклатуры дел текущего делопроизводства, организации хранения документов оперативного назначения и по личному составу, отборе к уничтожению документов оперативного назначения, утративших практическую надобность.
Примечание. Работы, предусмотренные пп. 3.2.2., 3.2.4., 3.2.5., могут выполняться на платных началах, в т.ч. по отдельным договорам;
3.2.6. Обеспечивать соблюдение банковских, коммерческих, налоговых, профессиональных (медицинских и др.) тайн, содержащихся в документах и ставших ему известными ввиду служебного знакомства с документами.
4. ПРАВА СТОРОН
4.1. Собственник имеет право:
4.1.1. Участвовать в согласовании вопросов формирования структуры фонда сданных им документов и его научно-справочного аппарата;
4.1.2. Требовать согласования с ним вопросов режима и условий хранения, пользования и публикации документов, в частности, оставлять часть документов на закрытом хранении;
4.1.3. Приоритетно пользоваться переданными на хранение документами, включая право на их первую публикацию.
4.2. Госархив имеет право в случае передачи документов на временное хранение:
4.2.1. По согласованию с Собственником организовывать использование переданных документов в информационно-справочной работе через читальный зал;
4.2.2. Публиковать и экспонировать переданные документы на условиях, согласованных с Собственником.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
5.1. Невыполнение одной из сторон обязательств или условий настоящего договора может служить основанием для расторжения договора, о чем инициативная сторона должна не менее чем за два месяца уведомить другую сторону. При этом документы, принятые Госархивом на постоянное хранение до момента расторжения договора, возврату Собственнику не подлежат.
5.2. За утрату документов Архивного фонда Российской Федерации, включенных в опись, утвержденную ЭПК архивного учреждения, Собственник несет Ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
5.3. За утерю (утрату) или нанесение физического ущерба переданным документам, нарушение установленных договором условий использования документов Госархив несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
6. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА
Договор действует со дня его подписания и до тех пор, пока одна из сторон не заявит о расторжении договора, письменно предупредив другую сторону за два месяца до этого.
7. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН
Подписи
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95. № 24-ФЗ.
Закон Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 23.09.92 № 3520-1.
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93 № 5341 1 //Ведомости съезда народных депутатов РФ и Верховного Совета РФ. —1993.—№ 33.
Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30.11.95 № 1203 (в ред.
Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61).
Указ Президента Российской Федерации « Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 06.03.97 № 188.
Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России» от 17.03.94 № 552.
Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» от 26.09.97 № 1239.
Постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993г. № 191.
Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998г. № 1562.
Постановление Правительства Москвы «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела» от 01.06.93 № 532.
Распоряжение мэра Москвы «Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением Мосгорархив, за нарушение действующего законодательства по архивному делу» от 19.10.93 № 595-РМ.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». -М.: Изд-во стандартов, 1998.
ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М.: Изд-во стандартов, 1997.
Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97. Принято и введено в действие Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст.
ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования». - М.: Изд-во стандартов, 1984.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. - М.: Изд-во стандартов, 1995.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.
Государственная система документационного обеспечения управления. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. — М.: ВНИИДДЦ, 1991.
Основные правила работы ведомственных архивов. — М., 1986.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. — М.: Росархив, 2000.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. - М.: ВНИИДАД, 1993.
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994.
Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30.97. - М.: «Научная книга», 1998.
Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. — М.: ВНИИДАД, 1998.
Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур). Методические рекомендации. — М.: ВНИИДАД, 1997.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М.: Минтруд России, 2000.
Архив фирмы (негосударственной организации). Методическое пособие и Примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. — М.: Мосгорархив, 1997.
1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ,
РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97[11], утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31.07.97.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:
§ федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
§ предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации[12].
С 1 апреля 2000 г. введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст.
Порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6.30-97 разъясняется и конкретизируется в Методических рекомендациях[13] ВНИИдокументоведения и архивного дела. Методические рекомендации «предназначены для внедрения в организациях:
• единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
• новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
• делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
• правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
• правил проектирования бланков документов;
• правил учета, использования и хранения бланков и печатей;
• правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи»[14].
Ценным практическим пособием при составлении служебных документов являются Методические рекомендации по унификации текстов документов[15], использование которых поможет практикам успешно решать следующие задачи:
• «упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
• унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;
• сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;
• использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;
• ускорить процессы принятия управленческих решений»[16].
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления изложены в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ)[17], одобренной коллегией Главархива СССР 27.04.88 (приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33). ГСДОУ, являясь, по сути, общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит «нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работы службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств»[18].
Составной частью ГСДОУ является альбом образцов форм и примеров основных организационно-распорядительных документов[19].
«Альбом схем- плакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности...»[20].
Унифицированные формы некоторых ОРД были разработаны в начале 1980-х годов, перерабатывались в 1993 году и в настоящее время входят в состав альбома унифицированных форм организационно-распорядительной документации (УСОРД), содержащего также инструктивные и методические материалы по применению этих форм[21]. Рекомендации УСОРД необходимо учитывать при составлении и оформлении ОРД-
Вопросы организации работы с документами, т. е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением и др., описаны в Основных положениях ГСДОУ[22]. Технологические решения по основным задачам делопроизводства, содержащиеся в ГСДОУ, могут быть использованы и в традиционных (ручных) и в автоматизированных (с использованием ПЭВМ) системах обработки информации.
В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.
В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ[23], устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов[24]. Правила содержат унифицированные формы документов, создаваемых при организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.[25]
Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17914-72[26].
Нормативно-справочным пособием при определении сроков хранения документов организации является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[27].
Негосударственным коммерческим и некоммерческим организациям (в том числе общественным объединениям и организациям) полезно воспользоваться специальным Методическим пособием[28] Московского городского объединения архивов (Мосгорархив), в котором изложены основные требования к процессу систематизации документов в делопроизводстве, подготовке дел к передаче на архивное хранение и обеспечению сохранности и использования документов в архиве. Особый интерес данное пособие представляет для организаций с относительно небольшим и средним объемом документооборота, в которых отсутствуют ведомственные архивы как самостоятельные структурные подразделения и в штате которых нет специалистов соответствующего профиля. В пособии определены права и обязанности должностного лица, назначенного ответственным за хранение и использование документов, отложившихся в деятельности организации.
Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
2.1 Понятие и состав реквизитов ОРА
При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.
ГОСТ Р 6.30—97 устанавливает следующий состав реквизитов ОРД[29]:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — код формы документа;
06 — наименование организации;
07 — справочные данные об организации;
08 — наименование вида документа;
09 — дата документа;
10 — регистрационный номер документа;
11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12
13 — гриф ограничения доступа к документу;
14 — адресат;
15 — гриф утверждения документа;
16 — резолюция;
17 — заголовок к тексту;
18 — отметка о контроле;
19 — текст документа;
20 — отметка о наличии приложения;
21 — подпись;
22 — гриф согласования документа;
23 — визы согласования документа;
24 — печать;
25 — отметка о заверении копии;
26 — отметка об исполнителе;
27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 — отметка о поступлении документа в организацию;
29 — идентификатор электронной копии документа[30].
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.
Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его издания.
Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации).
Однако многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (например: дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.
Заголовочная часть — это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01—16).
Содержательная часть — главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17—20).
Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21—24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25—29).
Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е. текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу.
Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа — придание документу юридической силы.
Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р 6.30-97 надписей на организационно-распорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей (см. схемы 1 и 2).
 |
Схема 1
Угловое расположение реквизитов ОРД[31]
Схема 2
Продольное расположение реквизитов ОРД[32]
Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги (одностороннее оформление), хотя ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Двустороннее оформление документов удобно при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации.
2.2 Реквизиты заголовочной части документа
Реквизит «Герб»[33]
Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Положением о Государственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например:
На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.
Реквизит «Эмблема»
Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации, т.е. зарегистрированного в установленном порядке в Государственном патентном ведомстве РФ товарного знака (знака обслуживания) организации[34].
Товарный знак и знак обслуживания — это обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.
Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации. Право на товарный знак охраняется законом.
Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство.
Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами.
В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.
 |
Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например:
 |
Допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа на уровне реквизита «Наименование организации», например:
 |
При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится.
Реквизиты «Код организации» и «Код формы документа»
Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации но каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных[35].
Код организации проставляется но Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации.
Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом.
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации (класс 0200000)[36].
Реквизит «Наименование организации»
Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.
 |
При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже, сокращенное (в скобках или без них), например:
При наличии наименования организации на иностранном языке разрабатывается двуязычный бланк, например:
Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций - субъектов Российской Федерации.
При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования предприятия, например:
Реквизит «Справочные данные об организации»
Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.
Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997г. № 1239.
В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных букв, цифр или каких-либо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:
наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя, например:
ЗАО «Информационные технологии»
пр. Мира, 181, Москва, 112281
Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты, например:
ЗАО «Информационные технологии»
пр. Мира, 181, Москва, 112281
Тел. 183-15-01, факс 183-18-36.
E-mail:cooper@sityline.ru
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах:
ЗАО «Информационные технологии»
пр. Мира, 181, Москва, 112281 Тел. 183-15-01, факс 183-18-36
E-mail:cooper@sitytine.ru
р/с 40705360438080100248 в Нагорном ОСБ 8171/0602
в МБ АК СБ РФ г. Москва БИК 048528342
кор/сч 30109510600000000342
Реквизит «Наименование вида документа»
Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД (класс 0200000).
Наименования всех видов используемых документов целесообразно перечислить в Табеле форм документов, применяемых в организации, сгруппировав их по управленческим функциям. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса документирования управленческой деятельности и позволяет исключить применение в организации видов документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности. Примерная форма Табеля приведена в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации[37]:
|
№ п/п |
Наименование формы документа |
Дата утверждения, наименование органа, утвердившего форму документа |
Периодичность издания |
Подразделение, ответственное за подготовку |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Реквизит «Дата документа»
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.
День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами[38], например:
28.08.2001 или 2001.08.28
Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т.е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется 0, например:
01.09.2001
После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка за исключением случая, когда датой заканчивается предложение, т.к. в конце предложения всегда ставится точка.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например:
15 марта 2001 г. 28 декабря 2001 года
При словесно-цифровом способе изображения дат не обязательно добавление 0 для чисел с 1 по 9, например:
8 декабря 2001 г.
При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр.
Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако, согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении[39].
Реквизит «Регистрационный номер документа»
Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например:
при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел.
Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставленных через косую черту[40].
Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»
Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:
На № 301/07-15 от 21.04.2001
Реквизит «Место составления или издания документа»
В каждом документе должно быть указано место его составления или издания, т.е. название местности, территории, где был создан документ.
В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах - может входить в реквизит «Наименование организации», например:
Московское научно-производственное
объединение «Маяк»
Рязанский приборный завод
В других случаях место составления или издания специально указывают в документах с учетом административно-территориального деления, например:
Москва
г. Подольск Московской обл.
пос. Строитель Мытищинского р-на Московской обл.
Административно-территориальное деление страны, т.е. наименование областей, краев, районов, необходимо учитывать в
г. Красногорск Московской обл.
г. Красногорск Челябинской обл.
г. Красногорск Сахалинской обл.
г.
Красногорск Алтайского кр.
Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.
Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»
Реквизит указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе такого документа в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф (например: секретно, конфиденциально и др.) в зависимости от того, государственная или коммерческая тайна содержится в данном документе[41].
Гриф ограничения доступа к документу обычно сопровождаемся указанием номера экземпляра документа, например:
Конфиденциально
экз. 1
Реквизит «Адресат»
Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительной падеже, например:
Муниципальное
предприятие «Контакт»
Управление образовательных
программ
Не допускается адресование типа: «Предприятию «Контакт» или «В фирму «Маяк».
При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией[42].
АОЗТ «Стройдеталь»
Главному специалисту
А.С. Смирнову
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:
Директору завода
«Эталон»
И.Н. Иванову
Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:
Директорам
машиностроительных
заводов
При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов.
Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется.
При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.
В сослав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи[43], например:
Директору предприятия
«Янтарь»
О.Н. Петрову
ул. Мира, д. 7,
г. Пермь, 413425
Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например:
А.Ю. Красовой
ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3,
г. Химки Московской обл.,
148012
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке[44], например:
Генеральному директору
ЗАО «Контакт»
Д. И. Преображенскому
Ректору
Московского университета
экономики и права
проф. Аникину С.А.
При адресовании служебных документов неизбежно встает «опрос о том, как обратиться к получателю письма: товарищ или господин? Как отмечается в Методических рекомендациях
Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение к конкретному должностному лицу способствует ускорению движения документов в организации-получателе при их обработке.
Реквизит «Гриф утверждения документа»
Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Принято ставить гриф утверждения на следующих управленческих документах[46]:
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
Задания ( на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
Инструкции (правила) — (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.).
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; рас
Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).
Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.).
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).
Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия).
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.
Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, дополнительно удостоверяется печатью.
Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.
При утверждении документа должностным лицом гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:
Дата в грифе утверждения проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется только число или число и месяц, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Электроника»
Максимов К.П. Максимов
15 сентября 2001 г.
Документ может утверждаться посредством издания или составления другого документа. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера[47], например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора
ОАО «Маяк»
от 20.01.2001 № 4
УТВЕРЖДЕН
Протоколом собрания
акционеров КБ
«Стройинвест»
от 12.05.2001 № 2
В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки[48], например:
УТВЕРЖДЕНО
Решением общего собрания
трудового коллектива,
протокол от 01.07.2001 № 1
Реквизит «Резолюция»
Указания по исполнению полученного документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется, например:
Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный»).
Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.
Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).
2.3 Реквизиты содержательной части документа
Реквизит «Заголовок к тексту»
Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа, например: приказ о реорганизации структуры предприятия, протокол собрания акционеров, должностная инструкция секретаря-референта, положение о канцелярии, правила внутреннего трудового распорядка.
Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка документа.
Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5[49],
Реквизит «Отметка о контроле»
Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту».
Реквизит «Текст документа»
Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.
Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д.).
§ краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
§ объективность и достоверность информации;
§ составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
§ структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;
§ широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.
Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками[50]:
> нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
> точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);
> краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.;
> употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период..., направляем на рассмотрение и утверждение..., проверкой установлено, что... );
> ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);
> использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);
> безличный характер изложения текста;
> употребление специальных терминов;
> использование сокращенных слов;
> использование универсальных слов с неопределенным значением;
> исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);
> исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.
Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.
Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.
Реквизит «Отметка о наличии приложения»
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:
Приложение: 1. Акт сдачи-приемки выполненных
хоздоговорных работ на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень объектов для внедрения
системы на 5 л. в 3 экз.
При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень на 5 л. в 3 экз.
Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:
Приложение: брошюра в 1 экз.
При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:
Опись
приложений к письму от ___________ № ___________
|
Наименование документа |
Количество листов |
Количество экземпляров |
|
1. 2. 3. .... Секретарь Личная подпись И.О. Фамилия Дата |
Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:
Приложение: по описи.
Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:
от 18.04.2001 № 138/07-12
и приложение к нему, всего на 3 л.
Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например:
Приложение № 1
к письму ЗАО «Маяк»
от 08.04.2001 № 87/03-12
или
Приложение № 3
к приказу директора
ЗАО «Маяк»
от 12.05.2001 № 17
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки[51], например:
Приложение № 1
к приказу директора завода
от 30.11.2001 № 71
2.4 Реквизиты оформляющей части документа
Реквизит «Подпись»
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:
 |
или
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности[52]. При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ, например:
Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки[53], например:
 |
Реквизит «Гриф согласования документа»
Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля - это процедура, сопровождающая подготовку почти каждого организационно-распорядительного документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа — одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений.
Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется, как правило, индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации. Однако при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов, целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов и разновидностей. Эта информация в дальнейшем должна быть внесена в должностные инструкции сотрудников, в раздел «Должностные обязанности».
Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование).
Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).
Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего - оформляется гриф согласования.
13.07.2001[54]
При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа.
Распространенной ошибкой в практике работы многих организаций является неверное оформление процедуры согласования документа с профсоюзным органом, когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома. Оформленный таким образом гриф согласования подтверждает факт согласования документа лично с председателем профкома, а не с самим профкомом, как коллегиальным органом. Таким образом, при согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профкома
от 10.01.2001 № 3
Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Госстандарта РФ
от 06.01.2001 № 7/05-09
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласована прилагается».
Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности[55]
• с организациями, интересы которых затрагивает документ
• с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;
• с общественными организациями (при необходимости);
• с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.
• с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Реквизит «Визы согласования документа»
Реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов.
Виза включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:
Юрисконсульт
Смелов К. И. Смелов
03.08.2001
При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например:
Гл. бухгалтер
Не согласен
Павлов Н.Д. Павлов
17.07.2001
Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности[57]:
• составитель документа;
• руководитель структурного подразделения, где составлен документ;
• заинтересованные должностные лица других подразделений организации;
• общественные организации (при необходимости);
• руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
• заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
• руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.
Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:
При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:
Визы ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись»,
Реквизит «Печать»
Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. Принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документов[58]:
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).
Архивные справки.
Архивные копии.
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений о производстве работ и т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).
Заключения и отзывы.
Заявления ( на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).
Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Нормы расхода.
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение инвалюты со счетов; перевод валюты, на импорт и т.д.).
Положения об организациях.
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).
Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).
Соглашения.
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
Титульные списки.
Удостоверения.
Уставы организаций.
Штатные расписания.
Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати.
ГОСТ Р 6.30-97 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати па документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ Р 6.30-97 отмечено, что оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ[59], например:
Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати» (например: бухгалтерские документы, личные документы граждан и др.).
Реквизит «Отметка о заверении копии»
Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.
Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:
ГОСТ Р 6.30- 97 допускает заверение копий документов печатью, определяемой по усмотрению организации.
В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.
При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию удостоверяют печатью.
Реквизит «Отметка об исполнителе»
Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный в дальнейшем руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения с партнером ответных действий и т.п.
Отметка об исполнителе включает фамилию составителя документа (или фамилию, имя и отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т.», например:
Иванов 123-78-89
или
Емельянов Петр Васильевич 145-22-34
Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена сведениями о сотруднике, оформлявшем документ на пишущей машинке или компьютере (о секретаре, машинистке, операторе ЭВМ и т.п.). В эти сведения включают: начальные буквы имени и фамилии сотрудника, количество изготовленных экземпляров документа, дату распечатки документа, например:
Авдеева Ольга Петровна
153-12-45
НК 3 17.07.2001
Реквизит «Отметка об исполнении документа
и направлении его в дело»
Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа — ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ, например:
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»
Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации — получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса:
При отсутствии такого штампа от руки пишутся регистрационный номер и дата поступления документа (при необходимости — часы и минуты).
Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
Реквизит «Идентификатор электронной копии документа»
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каж
На внутренних и исходящих документах эта отметка проставляется в момент подготовки документа на компьютере, на входящих документах отметку проставляет секретарь, вносящий сведения о документах в компьютер.
2.5 Требования к бланкам документов
Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.
К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.
Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере[61].
ГОСТ Р 6.30- 97 устанавливает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:
§ общий бланк;
§ бланк письма;
§ бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому могут добавляться: герб, эмблема, наименование вышестоящей организации, например: ,
Рис. 1. Общий бланк организации
Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка письма связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.
 |
Бланк письма включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). В бланке письма обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. Бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации. Реквизиты бланка письма могут иметь угловое или продольное расположение, например:
Рис. 2. Бланк письма с угловым расположением реквизитов
Рис. 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов
Если правом подписи документов обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных подразделений, а также отдельные должностные лица, то организация может иметь бланки писем структурных подразделений и должностных лиц, например:
Рис.4.Бланк письма структурного подразделения организации
Рис. 5. Бланк письма должностного лица
|
Рис. 6. Бланк конкретного вида документа |
Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа.
В бланке данного типа обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа. Бланк конкретного вида документа может содержать изображение герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), например:
 |
Организации субъектов Российской Федерации, как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций являются двуязычными. На двух языках, русском и национальном, печатают реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа.
При изготовлении служебных бланков используют два основных стандартных формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков форматов A3 (420 х 297 мм) и А6 (148 х 105 мм). На бланках формата А6 оформляют резолюции (поручения).
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм[62]: левое и нижнее - 20; правое - 10; верхнее — 15.
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.
Особый порядок работы установлен ГОСТ Р 6.30-97 при использовании в организации гербовых бланков, подлежащих учету. Эти бланки должны быть пронумерованы типографским способом или нумератором. Каждый вид гербовых бланков учитывается отдельно в регистрационной форме (в журнале или на карточке) с использованием следующих реквизитов[63]:
при поступлении бланков:
§ наименование вида гербового бланка;
§ дата поступления;
§ номер сопроводительного документа;
§ наименование организации - поставщика гербовых бланков;
§ количество экземпляров;
§ серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
§ наименование вида гербового бланка;
§ количество экземпляров;
§ серия и номера гербовых бланков;
§ наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;
§ расписка в получении;
§ примечание (отметка об уничтожении и т.д.). Уничтожение испорченных или устаревших гербовых бланков оформляется актом с отметкой в регистрационной форме.
2.6 Правила оформления документов при использовании технических средств
Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала. По ГОСТ 6.10.5-87 межстрочный интервал составляет 4,25 мм, а шаг письма, т.е. размер печатного знака — 2,6 мм.
Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.
Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля (т.е. с «красной строки»).
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:
СОГЛАСОВАНО
1.5
Директор предприятия
1
«Контакт»
2
А.Н. Иванов
Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля.
Точку в конце заголовка не ставят.
При печатании документов используют 8 стандартных положений печатающего устройства:
0 — от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;
1 — после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 — после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3 — после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4 — после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;
5 — после 40 печатных знаков для реквизитов «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;
6 — после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;
7 — после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатающего устройства.
При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.
В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа[64].
Описанные правила следует применять при использовании для оформления документов печатающих устройств средств ПЭВМ и пишущих машинок.
3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ
ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
3.1 Организационные документы
Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо прежде всего ее организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения, т. е. создание комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения. Если служба документационного обеспечения управления представлена одним сотрудником (например, секретарем-референтом), разрабатывается должностная инструкция на этого сотрудника.
Положение о структурном подразделении определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения.
В альбоме унифицированных форм организационно-распорядительных документов дана форма положения о структурном подразделении[65].
В соответствии с рекомендациями ГСДОУ[66] текст положения о структурном подразделении должен включать следующие основные разделы:
«Общие положения», определяющие правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъяв
«Основные задачи» — раздел, где излагаются направления деятельности данного структурного подразделения.
«Функции» — перечисление конкретных видов производственно- хозяйственной деятельности, закрепленных за данным структурным подразделением.
«Права и обязанности» — раздел, описывающий права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые структурное подразделение выполняет по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям.
«Ответственность» — раздел, устанавливающий в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций, неиспользование предоставленных ему прав.
«Взаимоотношения. Связи» — описание служебных взаимоотношений структурного подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д.
«Организация работы» — определение порядка деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации.
При разработке текста положения о структурном подразделении целесообразно взять за основу структуру текста положения о службе документационного обеспечения управления, приведенного в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления[67].
Положение о структурном подразделении организации разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается. Согласование текста документа проводится по усмотрению администрации организации. Общепринятая практика показывает, что к согласованию организационных документов часто привлекают юрисконсультов, экономистов из отделов труда и зарплаты (при наличии таких подразделений в структуре организации), заместителей первого руководителя, курирующих работу соответствующих подразделений, и т.д.
Положение о структурном подразделении относится к группе документов, подлежащих утверждению, поэтому данный документ должен иметь гриф утверждения.
Положения о структурных подразделениях, как правило, вводятся в действие с момента их утверждения руководителем организации, не требуя специальных мер по вводу их в действие, т.е. не требуя издания приказа (распоряжения) об утверждении этих документов. Поэтому для утверждения положений о структурных подразделениях используется гриф с личной подписью руководителя организации.
Положение о структурном подразделении доводится до работников под расписку путем оформления на этом документе виз ознакомления с обязательным указанием (от руки) даты ознакомления.
Унифицированная форма положения о структурном подразделении дана в приложении № 1. Пример оформления положения о службе документационного обеспечения управления приведен в приложении № 2.
При необходимости внесения изменений и дополнений в организационные документы не допускаются зачеркивания и исправления текста с пометкой «Исправленному верить». Изменения и дополнения отражаются в соответствующем приказе руководителя организации (см. приложение № 3). Приказ доводится до работников структурного подразделения под расписку.
Правовое положение работника организации регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД[68], включает следующие разделы:
«Общие положения», устанавливающие сферу деятельности данного специалиста, его непосредственную подчиненность, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности и замещения по должности во время отсутствия. Здесь же определяются квалификационные требования к претенденту на данную должность и перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности.
«Функции» — раздел, где определяются основные направления деятельности специалиста.
«Должностные обязанности» — перечисление конкретных задач, возложенных на специалиста; указание формы его участия в управленческом процессе — руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.
д.
«Права» — определение прав, предоставляемых специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.
«Ответственность» — установление видов ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.
«Взаимоотношения. Связи по должности» — перечисление круга должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указание сроков получения и представления информации, определение порядка подписания, согласования и утверждения документов.
В ГСДОУ рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел «Оценка работы», в котором должны быть перечислены критерии оценки качества выполнения работником своих функций и обязанностей, степени использования прав и т.д.[69].
При разработке должностных инструкций следует учитывать наименования должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованых в Квалифи
Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем организации.
Вопросы согласования текстов должностных инструкций с определенными должностными лицами решаются индивидуально в каждой организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций. Например, во многих организациях тексты должностных инструкций согласовывают с юрисконсультами.
Должностные инструкции доводятся до работников под расписку. Унифицированная форма должностной инструкции дана в приложении № 4. Пример оформления должностной инструкции секретаря-референта приведен в приложении № 5.
Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работников под расписку.
Форма такого приказа дана в приложении № 6.
Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т. д. Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:
при изменении наименования организации или структурного подразделения;
при изменении наименования должности;
при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция в виде исключения была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы бывшего работника.
3.2 Распорядительные документы
Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.
Проекты приказов подготавливаются специалистами организации, согласовываются с главными, ведущими специалистами, при необходимости — с юрисконсультом и главным бухгалтером и подписываются руководителем организации. Подписанный руководителем приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы согласования и ознакомления, отметка об исполнителе (при необходимости).
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых распорядительных действий, указываются причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.
Распорядительная часть содержит:
- предписываемые распорядительные действия (задания, поручения);
- наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручено выполнение заданий или которые являются ответственными за выполнение приказа;
- срок исполнения приказа.
Последовательность информации в распорядительной части приказа может быть различной, например:
Начальнику отдела кадров Ефимовой И.С. составить график проведения аттестации специалистов филиала ЗАО «Ротор» до 25.08.2001.
или
Составить график проведения аттестации специалистов филиала ЗАО «Ротор». Ответственный — начальник отдела кадров Ефимова И.С, срок — до 25.08.2001.
или
Начальнику отдела кадров Ефимовой И.С. в срок до 25.08.2001 составить график проведения аттестации специалистов филиала ЗАО «Ротор».
Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения печатающего устройства. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом, например:
Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Борисова Ю.П.
Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись:
Приложение
к приказу директора
ЗАО «Контакт»
от 02.06.2000 №101
(Инструкция Минфина РФ
от 13.04.2000 № 134/56)
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Пример оформления приказа по основной деятельности приведен в приложении № 8.
В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка — это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии (см. приложение № 9).
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую». Примеры распоряжения и указания приведены в приложениях № 10 и № 11.
3.3 Информационно-справочные документы
Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.
Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.
Заголовок к тексту протокола — это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола должна показывать:
- кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;
- кто вел протокол;
- кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание;
- кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций;
- какие вопросы обсуждались на совещании.
Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек).
Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций — должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные», например:
Присутствовали: Антонов М.К., Воронов С.Г., Дьяконов И.Б., Жуков О.М., Игнатов В.М., Николаев Ю.В., Самсонов А.И., Черкасов В.Х.
Приглашенные: менеджер отдела рекламы Потапов Е.А., менеджер по персоналу Шутова О.Н., зав. отделом маркетинга ООО «Прогресс» Григорьев Н.П., менеджер по продажам ЗАО «КОМБИ» Ярославцев Е.И.
Присутствовали: 85 чел. (список прилагается).
Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, т.к. непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания и т.п.). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, т.к. его решения будут неправомерны.
Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.
Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже, например:
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О развитии сотрудничества с ЗАО «Электрон». Сообщение зам. директора Тихонова О. П.
2. О переходе на новый режим работы. Сообщение начальника отдела кадров Черкасовой В.д.
Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.
Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие.
Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1- го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут - «Доклад прилагается» (в протоколе - без кавычек).
Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе - без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи.
Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие.
Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.
Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения, например:
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Подготовить проект нового Положения о персонале. Ответственный - менеджер по персоналу Родионова Н.П. Срок - 18.11.2001.
2. Обсудить проект нового Положения о персонале на общем собрании трудового коллектива в первой декаде декабря 2001 г. Ответственные - зам. директора Антонов Н.Г., менеджер по персоналу Родионова Н.П. Срок - 10.12.2001.
Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе - без кавычек) и приводятся результаты голосования: единогласно или за - ..., против - ..., воздержались - ...
Форма протокола дана в приложении № 12, пример составления и оформления полного протокола приведен в приложении № 13.
В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов.
В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. Форма сокращенного протокола дана в приложении № 14, пример составления и оформления сокращенного протокола приведен в приложении № 15.
В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения. Форма краткого протокола дана в приложении № 16, пример составления и оформления краткого протокола приведен в приложении № 17.
В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.
В практике очень часто приходится делать выписки из протоколов. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:
- все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания);
- заголовок к тексту;
- все реквизиты вводной части текста протокола: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «ПОВЕСТКА ДНЯ»;
- отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «Голосование»;
- реквизиты оформляющей части протокола: реквизит «Подпись», включающей слова «Председатель», «Секретарь», инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей т.к.
выписки, как правило, не подписываются подлинными подписями, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии.
Таким образом, из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. Форма выписки из протокола дана в приложении № 18, пример выписки из протокола приведен в приложении № 19.
Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.
В акте содержатся следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата (дата актируемого события), номер, место составления, гриф утверждения (при необходимости)[71], заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подписи, отметка об исполнении
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата; или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка; или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами с точками и печатаются через 1,5 интервала. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.
В констатирующей части текста акта излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы; фиксируются установленные факты, делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков.
Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила»)[72].
Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту (см. приложение № 20). Пример акта дан в приложении № 21.
Служебные письма оформляются на бланках писем, в которые вносятся следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:
> от первого лица единственного числа (прошу);
> от первого лица множественного числа (просим);
> от третьего лица единственного числа (предприятие просит);
> от третьего лица множественного числа (руководство предприятия и трудовой коллектив просят)[73].
В современной коммерческой переписке принято использовать «формулы» вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста письма, например:
а) вежливое обращение:
Уважаемый господин директор
Уважаемый господин Иванов И. И.
Уважаемый Борис Петрович
Уважаемые господа
Уважаемые коллеги
б) вежливое заключение:
С уважением
С благодарностью
С надеждой на сотрудничество
С пожеланием успехов
Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и др. При подготовке любого письма необходимо помнить об этических нормах служебной переписки, учитывать особенности языка и стиля служебных документов, знать особенности оформления писем, отправляемых за рубеж.
Для исключения ошибок при работе над текстами служебных писем необходимо использовать специаль
Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. Пример исходящего письма приведен в приложении № 22.
На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников организации, рассматривавших письмо, а в дальнейшем - отметка о контроле (если исполнение письма контролировалось службой документационного обеспечения управления) и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Пример входящего письма приведен в приложении № 23.
Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.
Первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата) печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче. Если организация имеет условный телетайпный адрес, например «Контакт», то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без добавления слов «номер», «Ваш», «на Ваш». Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТ, кавычки - КВЧ.
Условно обозначается также слово «номер» - HP.
Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью[75]. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов. Пример телеграммы приведен в приложении № 24.
Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименование адресата, наименование пункта или страны назначения. Текст международной телеграммы подписывается, руководителем организации и заверяется печатью. В левом нижнем углу международной телеграммы указываются номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона. Пример оформления международной телеграммы приведен в приложении № 25.
Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации; вид документа, дата, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов (или только фамилий и инициалов) лиц, принявших и передавших телефонограмму[76]. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы, составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов. Форма телефонограммы дана в приложении № 26, пример оформления телефонограммы приведен в приложении № 27.
Для отражения производственной деятельности организации или подтверждения сведений о ее работниках составляются справки. Справки по вопросам производственной деятельности организации оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию[77].
При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Пример оформления справки приведен в приложении № 28.
Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации[78]. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Форма докладной записки дана в приложении № 29, пример составления и оформления докладной записки приведен в приложении № 30.
Объяснительная записка — это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины[79]. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Форма объяснительной записки дана в приложении № 31, пример составления и оформления объяснительной записки приведен в приложении № 32.
4. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
4.1 Организация документооборота
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:
• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Движение входящих документов включает:
• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение;
• регистрацию;
• рассмотрение руководством;
• передачу на исполнение;
• исполнение;
• контроль за исполнением;
• списание исполненного документа в дело.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и т.п.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока:
> направляемые на рассмотрение руководителю организации;
> направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит ускорить и их исполнение.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений, например:
1. Письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другой организации.
2. Жалоба покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данной организацией.
3. Копия приказа генерального директора организации, присланная в ее филиал.
Целесообразно передать на исполнение в структурные подразделения (исполнителям) без рассмотрения руководителем организации, например, следующие документы:
1. Письмо-напоминание от организации-партнера о приближении очередного срока оплаты выполненных работ.
2. Рекламный проспект изделий, присланный из другой организации.
3. Письмо-запрос, полученный от торгового дома, о видах продукции, которая будет выпускаться данной организацией в новом году.
Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).
Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.
Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям.
Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.
Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку для подтвержения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учитывать объем документооборота. Учету подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры (копии), например:
1. Приказ директора организации был размножен в 10 экз., документооборот этого приказа составил 11 документов (1 оригинал +10 копий).
2. Письмо-приглашение было разослано в 15 организаций, его документооборот составил 16 документов (15 экз. отправлено и 1 экз. подшит в дело).
В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте.
При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять документы наиболее распространенного формата — А4 (210 х 297 мм), а документы другого формата — А5 (148 х 210 мм) учитывать по схеме:
2 документа формата А5 = 1 документу формата А4.
Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, созданную по усмотрению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ, например:
Сводка учета
объема документооборота
за _____________ 200__г.
(месяц)
|
Виды документов |
Количество документов |
Всего |
|
|
оригиналы |
копии |
||
|
входящие исходящие внутренние |
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
4.2 Регистрация документов
Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документов необходима для решения следующих задач:
> учет количества документов;
> обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;
> обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;
> обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.
Согласно ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы[80], независимо от способа их создания (с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой или по каналам связи).
Однако не все документы организации должна регистрировать служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) целесообразно регистрировать в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ должен разрабатываться перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях, т.е. не регистрируемых в службе ДОУ, например:
Примерный перечень документов, не подлежащих
регистрации в службе ДОУ
1. Письма, присланные для сведения (копии),
2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.
3. Технические задания на командирование Специалистов за рубеж и сметы по командированию.
4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
6. Сводки и информация, присланные для сведения
7. Учебные планы и программы.
8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.
9. Прейскуранты.
10. Технические условия.
11. Претензии.
12. Нормы и нормативы расходов материалов.
13. Поздравительные письма.
14. Пригласительные билеты.
15. Документы по заключению коллективных договоров.
16. Бухгалтерские документы.
17. Планово-финансовые документы.
18. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)
19.
20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично» и общественным организациям.
21. Объяснительные записки.
22. Арбитражные и исковые документы.
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — вдень подписания или утверждения.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Для входящих документов характерна их повторная регистрация в структурных подразделениях. В то же время основным принципом регистрации является ее однократность. В связи с этим при повторной регистрации документа в структурном подразделении недопустимо присваивать ему новый регистрационный номер. В структурном подразделении документ регистрируется под тем номером, который был присвоен ему в службе ДОУ.
Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.
Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит, как минимум, из двух частей:
> порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;
> номера дела по номенклатуре дел.
Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:
1) для входящих документов: 218/08-17, где 218 - очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 - номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;
2) для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 - номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 - очередной порядковый номер.
К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости коды из классификаторов: корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо)[81].
ГСДОУ установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов[82]:
> автор документа (корреспондент);
> наименование документа;
> дата документа;
> номер документа;
> дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
>
> заголовок документа или его краткое содержание;
> резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата простановки резолюции);
> отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:
• расписка исполнителя в получении документа;
• ход исполнения;
• наличие приложений;
• количество листов и экземпляров документа и др.
В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).
Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам и разновидностям документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.
При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов, например:
Нумерационный бланк-шахматка
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ организации. Примеры регистрационных карточек и журналов даны на страницах 95—96 настоящего издания.
Регистрация документов- ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
Пример регистрационно-контрольной карточки
Лицевая сторона карточки
|
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 |
|
|
Корреспондент |
|
|
Дата поступления и номер документа |
Дата и регистрационный номер документа |
|
Краткое содержание |
|
|
Резолюция или кому направлен документ |
|
|
Отметка об исполнении документа |
|
Контрольные отметки (ход исполнения) |
|
Фонд № Опись № Дело № |
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
|
Дата поступления |
Регистрационный номер документа |
Корреспондент (автор) |
Дата документа |
Номер документа |
Краткое содержание документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Резолюция или кому направлен документ |
Дополни- тельные сведения о документе |
Расписка в получении |
Отметка об исполнении |
||||
|
Исполнители |
Задание |
Срок исполнения |
Автор резолюции |
Дата простановки резолюции |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
|
Дата документа |
Регистрационный номер документа |
Корреспондент (получатель) |
Краткое содержание документа |
Кем подписан документ |
Исполнитель |
Дополнительные сведения о документе |
Отметка об исполнении |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Дата документа |
Регистрацион ный номер документа |
Краткое содержание документа |
Кем подписан документ |
Исполнитель |
Дополнительные сведения о документе |
Расписка в получении документа |
Отметка об исполнении |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
4.3 Контроль исполнения документов
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения документов является составной частью функции менеджмента «Контроль».
Основная цель организации контроля исполнения — обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Например, в Законе города Москвы «Об обращениях граждан» № 25 от 28 июня 1997 г. в статье 8 установлены типовые сроки рассмотрения обращений граждан:
«Решения по обращениям граждан принимаются... в срок до одного месяца со дня их поступления и регистрации»[83].
«Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные сроки — до 15 дней со дня их поступления...»[84].
Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.
Контроль исполнения включает:
• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:
> формирование картотеки контролируемых документов;
> направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;
> выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, и отчества и телефона исполнителя (в крупных организациях);
> напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
> получение информации о ходе и результатах исполнения;
> запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
> регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
> сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
> снятие документов с контроля по указанию руководителей;
> формирование картотеки исполненных документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке:
¦ заданий последующих лет — ежеквартально;
¦ заданий последующих месяцев текущего года — ежемесячно;
¦ заданий текущего месяца — каждые десять дней, а в последнюю декаду — за пять дней и за три дня до истечения срока и исполнения документа.
Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (отметка об исполнении документа и направлении его в дело).
Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя организации в целях повышения исполнительской дисциплины. Форма сводки о состоянии исполнительской дисциплины разрабатывается самой организацией, например:
ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТАВЛЕННЫХ НА КОНТРОЛЬ,
ЗА ПЕРИОД _____________ 200 __г.
|
Ф.И.О. исполнителя |
Всего документов |
Из них |
Причина неисполнения |
|
|
Исполнено в срок |
Исполнено с опозданием |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
Дата
