Форматирование осей

Ось значений и ось категорий могут быть отформатированы с помощью изменения Вида (Pattern), Шкалы (Scale), Шрифта (Font), Числа (Number) и Выравнивания (Alignment).

Закладка Шкала (Scale) используется для установки минимальных и максимальных значений, а также цены основных и промежуточных делений.

Закладка Выравнивание (Alignment) позволяет изменить направление текста с помощью поворота стрелки Надпись (рис. 115).

Изменение текста в заголовках

Заголовки диаграммы и осей могут быть изменены как по содержанию, так и по внешнему виду.

1. Выберите Название диаграммы (ChartTitle), заголовок Ось X (категорий) или заголовок Ось Y (значений). Маркеры изменения размеров должны появиться для выделенного объекта.

2. Щелкните еще раз в заголовок для вставки курсора ввода в объект.

3. Отредактируйте выделенный объект. Для добавления второй строки поместите курсор ввода в конец текста, нажмите Enter и введите новый текст.

4. Нажмите Esc после завершения.

Заголовки также можно форматировать с помощью контекстного меню. Для перемещения заголовка выделите заголовок и перетащите его с помощью мыши на нужное место.

Изменение внешнего вида диаграммы

Выполнение следующих достаточно простых операций полезно для улучшения внешнего вида диаграммы;

редактирование названия диаграммы, заголовка Ось X (категорий) и заголовка Ось Y (значений); добавление/удаление Линий сетки (Gridlines); применение рамок и заполнение цветрм объектов диаграмм; изменение параметров осей; добавление Подписи данных (Data Labels).

Панель инструментов диаграммы может быть выведена на экран с помощью команды Панели инструментов в меню Вид (View, Toolbars) и выбора панели Диаграммы (Chart).

Панель инструментов Диаграмма (рис. 114) включает кнопки:

Круговые диаграммы

Круговые диаграммы используются для отображения только одного ряда данных и показывают отношение размеров элементов, образующих ряд, к сумме элементов. Такой тип диаграммы целесообразно использовать, когда необходимо показать составные части целого.

Круговая диаграмма выводит данные как сегменты круга. Excel использует первую строку или столбец выделенных данных для определения надписей для каждого сегмента, в то время как^ вторая строка или столбец определяет собственно значения данных.

Для создания круговой диаграммы следует выделить область данных и воспользоваться мастером.

Объекты диаграммы

Диаграмма представляет собой набор объектов,, который включает область построения, ось категорий, заголовок оси категорий, ось значений, заголовок оси значений, название диаграммы и легенду.

Внутри области диаграммы каждый сгруппированный объект может состоять из одного или нескольких объектов, как, например, легенда. Каждая группа или объект имеет свое собственное контекстное меню и диалоговое окно свойств этого объекта.

Объекты круговой диаграммы

Следующая схема иллюстрирует основные группы объектов, на круговой диаграмме (рис. 117).

Построение диаграмм

Диаграммы - это графический способ представления числовых данных, находящихся на листе, удобный для анализа и сравнения.

Описание разных типов диаграмм можно посмотреть в справочной системе Excel (рис. 106).

1. Выберите в меню Справка строку Справка по Excel.

2. Введите слово Диаграмма в поле ввода.

3. Выберите из предложенного списка Примеры диаграмм различных типов.

4. Просмотрите описания и примеры для разных типов диаграмм.

Примеры диаграмм в справочной системе Excel

Рис. 106. Примеры диаграмм в справочной системе Excel

Для создания диаграммы необходимо определить, какие данные на листе будут использованы.

Область данных диаграммы - это выделенная область ячеек на листе, значения которых используются для построения диаграммы. Она может содержать данные вместе с заголовками (метками) строк и столбцов. Метки строк и столбцов используются соответственно для определения оси X и наименований групп данных, так называемой легенды.

Область числовых данных - это ячейки, которые содержат числовые данные. Последовательность однотипных данных определяется как ряд. Ряды данных могут быть заданы по строкам или по столбцам. В зависимости от выбранного метода определения рядов меняются метки по оси X.

Категории оси X - это область, содержащая имена, которые представляют собой метки, помещаемые вдоль оси X (горизонтальной оси) диаграммы. В круговой (pie) диаграмме категории оси X используются для обозначения сегментов круга.

Легенда - это область, содержащая имена, которые используются для обозначения отображаемых элементов указанных категорий данных.

Часто именно прямоугольная область листа[используется для создания диаграммы. В этом случае достаточно выделить эту область, чтобы сгенерировать диаграмму.

Иногда необходимо исключить некоторые части листа перед созданием диаграммы, потому что они пустые или содержат данные, которые должны отсутствовать на диаграмме. Простейший путь исключить ячейки, которые не должны отображаться на диаграмме, - это нажать клавишу Ctrl при выделении несмежных областей ячеек.

Excel строит диаграмму (рис. 107) в соответствии с выделенными пользователем областями данных (табл. 34).

Пример построения диаграммы

Рис. 107. Пример построения диаграммы

мастера диаграмм

Рис. 108. Шаг 1 мастера диаграмм

мастера диаграмм

Рис. 109. Шаг 2 мастера диаграмм

мастера диаграмм

Рис. 110. Шаг 3 мастера диаграмм

7. Укажите необходимые параметры диаграммы.

Поле Название диаграммы (Chart title) используется для ввода заголовка, который появится вверху диаграммы.

Поля Ось X (категории) и Ось Y (значений) (Category/Value axis) используются для ввода .заголовков, которые будут показаны в соответствующих частях диаграммы.

8. Выберите Далее (Next).

Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы.

Диаграмма Образование сотрудников

Рис. 112. Диаграмма Образование сотрудников

иллюстрирует основные группы объектов на диаграмме.

Рис. 113 иллюстрирует основные группы объектов на диаграмме.

Чтобы изменить параметры объекта диаграммы, необходимо его выделить. Для этого достаточно щелкнуть по объекту диаграммы. На выделенных объектах появляются маркеры изменения размера.

Чтобы убедиться, что выделен нужный объект диаграммы, переместите указатель мыши ни этот объект, через несколько секунд появится всплывающая подсказка. Всплывающие подсказки по умолчанию показывают имена объектов и значения рядов данных.

Размеры диаграммы могут быть изменены с использованием следующей техники:

1. Выделите диаграмму и перетащите за маркеры соответствующих сторон.

2. Перетащите угловой маркер для одновременного изменения сторон.

3. Перетащите центральный маркер для изменения только одной стороны. Для удаления самой диаграмма выделите ее и нажмите Delete.

Объекты диаграммы

Рис. 113. Объекты диаграммы

Панель инструментов диаграммы

Рис. 114. Панель инструментов диаграммы

Форматирование оси диаграммы

Рис. 115. Форматирование оси диаграммы

Упражнение

Изменение вида диаграммы: .

добавление строки в название диаграммы; изменение шрифта названия; добавление рамки вокруг и легенды; изменение цвета области построения; изменение числового формата оси значений.

Откройте файл Образование_сотрудников.х1s с диаграммой, созданной в предыдущем упражнении.

Добавьте вторую строку к названию диаграммы.

1. Щелкните в Заголовок диаграммы, чтобы поместить курсор ввода в текст.

2. Перейдите в конец строки и нажмите Enter.

3. Введите 2000 г. и нажмите Esc после завершения.

Изменение шрифта названия диаграммы.

1. Щелкните правой кнопкой мыши по названию диаграммы для открытия контекстного меню и выберите Формат заголовка диаграммы.

2. Выберите закладку Шрифт и задайте шрифт Arial, полужирный, размер 14.

3.Нажмите ОК после завершения.

Добавьте рамку с тенью вокруг Легенды.

1. Щелкните правой кнопкой мыши Легенду и откройте ее контекстное меню.

2. Выберите Формат легенды и закладку Вид.

3. Выберите Обычная и С тенью из группы Рамка и нажмите ОК после завершения.

Измените формат чисел для Оси значений на числовой без десятичных знаков.

1. Щелкните правой кнопкой Мыши по Оси значений и откройте ее контекстное меню.

2. Выберите Формат оси и затем выберите закладку Число.

3. Выберите Числовой из списка Числовые форматы, уменьшите число знаков после запятой до 0 и нажмите ОК.

Измените фон Области построения на голубой.

1. Щелкните правой кнопкой мыши по Области построения и откройте ее контекстное меню.

2. Выберите Формат области построения и закладку Вид.

3. Выберите голубой цвет из группы Заливка, затем нажмите ОК.

4. Сохраните файл (рис. 116).

Изменение объектов диаграммы

Рис. 116. Изменение объектов диаграммы

Объекты круговой диаграммы

Рис. 117. Объекты круговой диаграммы

Пример построения круговой диаграммы

Рис. 118. Пример построения круговой диаграммы

Таблица данных для построения диаграммы Образование сотрудников

Таблица 34. Таблица данных для построения диаграммы Образование сотрудников

Образование	Магазины
Магнолия	Лилия	Фиалка
Высшее	25	20	9
Среднее спец.	28	23	20
ПТУ	27	58	20
Другое	8	10	9

Диаграммы создаются с использованием Мастера диаграмм (Chart Wizard) при последовательном заполнении полей предлагаемых диалоговых окон.

Мастер диаграмм может быть запущен с помощью команды Вставка, Диаграмма (Insert, Chart) или с помощью выбора кнопки Мастер диаграмм (Chart Wizard) -

Данные для построения...

Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4).

4. Выберите Тип - Гистограмма, Вид - Обычная, затем выберите Далее. Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4), на закладке Диапазон данных. Проверьте Диапазон данных.

5. Выберите Далее. Появится диалоговое окно Параметры диаграммы (шаг 3 из 4). Задайте название заголовка диаграммы Образование сотрудников.

6. Введите название оси X - Филиалы, оси Y - Количество сотрудников.

7. Выберите Далее и перейдите к следующему шагу.

8. Выберите вариант размещения Поместить диаграмму на текущем листе.

9. Выберите Готово после завершения.

10. Сохраните файл (рис. 112) с именем Образование_сотрудников.х1s.
Таблица 35. Данные для построения диаграммы

	A	B	C	D
1		Магнолия	Лилия	Фиалка
2	Высшее	25	20	9
3	Среднее	28	23	20
4	ПТУ	27	58	20
5	Всего	80	101	49

1. Введите данные, как показано в таблице.

2. Выделите область для создания диаграммы A1:D4.

3. Щелкните кнопку Мастер диаграмм.

Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4).

6. Введите название оси X - Филиалы, оси Y - Количество сотрудников.

7. Выберите Далее и перейдите к следующему шагу.

8. Выберите вариант размещения Поместить диаграмму на текущем листе.

9. Выберите Готово после завершения.

10. Сохраните файл (рис. 112) с именем Образование_сотрудников.х1s.

А будут использоваться для определения

Создание объемной круговой диаграммы
Воспользуйтесь данными таблицы файла О6разование_сотрудников.х1s.
Данные столбца А будут использоваться для определения надписей сегментов круговой диаграммы или легенды, а данные в столбце С будут определять сегменты круговой диаграммы.
1. Выберите несмежные области А2:А4 и С2:С4.
2. Щелкните кнопку Мастер диаграмм. Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы.
3. Выберите Круговая из списка Тип и затем выберите Объемный вариант круговой диаграммы из списка Вид.
4. Щелкните кнопку Далее. Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы на закладке Диапазон данных.
5. Убедитесь, что текст =Лист1!$А$2:$А$4;Лист1!$С$2:$С$4 указан в поле Диапазон, и что выбран переключатель Ряды в столбцах.
6. Щелкните кнопку Далее. Появится окно Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы.
7. Добавьте следующие параметры диаграммы:
Закладка Заголовки
Поле Название диаграммы введите текст Магазин "Лилия"
Закладка Легенда
Поле Размещение выберите Внизу
Закладка Подписи данных
Поле Подписи значений выберите Доля
8. Щелкните кнопку Далее. В диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы выберите В имеющемся (размещение на текущем листе) и нажмите ОК.
9. Получите круговую диаграмму (рис. 118).
10. Сохраните файл.

Вставка сетки

Горизонтальные и вертикальные линии сетки могут быть добавлены, удалены или отформатированы для улучшения читаемости диаграммы.

1. Выберите Область построения (Plot Area). 2. Откройте контекстное меню и выберите Параметры диаграммы (Chart Options).

3. Выберите закладку Линии сетки (Gridlines).

4. Выберите Удалить линии сетки.

Аргументы в пользу автоматизации делопроизводства в российских условиях

За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

С документами работают абсолютно асе организации и большое количество частных лиц. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики. Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства/ часто стремятся повысить свою квалификацию.

5. Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и "десять тысяч одних курьеров" определяли "лицо" солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

В данной книге все "делопроизводящие" программы рассматриваются на примерах приложений, входящих в комплект Microsoft Office 2000 (в дальнейшем - просто Office).

Некоторые обычные возражения

Пользователи систем документооборота и руководители имеют много вполне уважительных причин для игнорирования систем автоматизированного управления документами.

Счастливое неведение. Большинство пользователей и руководителей подразделений не представляют реально, как много времени теряется из-за проблем с документооборотом. Высокая стоимость. До недавнего времени системы управления документами были очень дороги. Новое программное обеспечение для персональных компьютеров изменило эту ситуацию, но большинство пользователей не знают об этой доступности. Инерция мышления. Ежедневные проблемы делают пользователей и руководителей нацеленными на сиюминутные результаты (финансовые проблемы, отношения с заказчиками и т. п.) и теряются из виду неэффективные процедуры управления документами. Неверное позиционирование. Большинство пользователей считают, что управление документами - удел только чрезвычайно крупных корпораций с тысячами служащих. Но в любой, даже очень небольшой фирме потери из-за неправильного управления документами отнимают много времени. Страх перед неудачей. Даже люди, которые знают, что система управления документами им нужна, могут не знать, с чего начать. Из боязни сделать что-нибудь не так эти пользователи предпочитают не делать ничего. Работа и так делается. Вопрос только в том, насколько эффективно.

С чего начать?

Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты:

средства для создания и обработки информации в электронной форме; средства для хранения данных - архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием); система передачи данных между пользователями; средства для получения твердой копии архивных данных; собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.

Три уровня

В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня:

1. Персональные системы (однопользовательские). Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия. Как пример может быть рассмотрена простая организация делопроизводства в среде Windows 95/98.

2. Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 - 30 одновременно работающими сотрудниками.

3. Системы масштабов предприятия. Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQL Server (что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе PC, так и на рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чем системы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать их как в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей стране системы такого класса - на основе DOCS Open. Производители САПР для UNIX-станций также предлагают ряд систем: ComputerVision Optegra, EDSAJnigraphics IMAN, Intergraph AIM. Однако эти системы более дорогие.

При переходе к электронной форме хранения документов часто допускается следующая стратегическая ошибка: сначала устанавливается программное и аппаратное обеспечение, сканеры, программы распознавания символов и векторизации чертежей, редакторы текстов, графические пакеты и только потом, когда предприятие уже тонет в потоке электронных документов, решается вопрос о приобретении системы документооборота и управления данными.

в пользу автоматизации делопроизводства

Аргументы в пользу автоматизации делопроизводства в российских условиях Некоторые обычные возражения Три уровня С чего начать?