Формулы вежливости:

С уважением,

С уважением и надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,

С уважением и надеждой на продолжение диалога,

С наилучшими пожеланиями,

Искренне Ваш,

Следует обратить особое внимание на сочетание элементов адреса (14), обращения и формул вежливости, используемых в письме.

Необходимо также отметить, что особенности стиля переписки негосударственных организаций диктуют необходимость избегать фиксации отметки о наличии приложения (20). Прилагаемые документы целесообразно упоминать в тексте письма.

Фразы, завершающие текст письма:

Буду признателен за все замечания и предложения, которые Вы сочтете необходимым высказать в ответ на наши инициативы.

Наша фирма открыта для любых форм сотрудничества. Готовы рассмотреть альтернативные предложения, которые последуют с вашей стороны.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:

постоянные реквизиты бланка письма: эмблема (03); наименование организации (06); справочные данные (07); код ОКПО (04); переменные реквизиты бланка письма: дата (09); регистрационный номер (10); ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 )6; адресат (14)7; заголовок (17); текст (19); отметка о наличии приложения (20)8; подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций (21); печать (24)9; отметка об исполнителе (26)10.

Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?».

Оформление видов организационно-распорядительных документов

Глава 2. Оформление видов организационно-распорядительных документов

Документы справочно-информационные Составление и оформление писем Составление и оформление актов Составление и оформление протоколов Распорядительные документы Организационные документы

Инструкция

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера.

Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица («исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»).

На каждого работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция (пример приведен в приложении).

1 Заголовок устава, как правило, отвечает на вопрос «чего?»; положения - «о чем?»; должностной инструкции - «кого?».

2 Заполняется при необходимости.

Конструкции с отглагольным существительным

В переписке государственных организаций для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного и глагола вместо простой глагольной формы («расщепление сказуемого»).

Нормы делового этикета при ведении переписки

Ответное письмо должно быть адресовано лицу, подписавшему инициативное письмо, направленное в ваш адрес. Должностной ранг адресата должен соответствовать должностному рангу лица, подписавшего письмо (21). Необходимо отвечать на каждое поступившее письмо. Срок ответа - неделя. Если за этот период нельзя принять окончательного решения, необходимо в промежуточном ответе оговорить срок, за который оно будет принято.

Если письмо содержит в себе отказ от предложений вашего корреспондента, то необходимо указать и обосновать его причину.

Общие положения

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении.

Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.

Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

постоянные реквизиты бланка письма: эмблема (03); наименование организации (06); справочные данные (07); код ОКПО (04); переменные реквизиты бланка письма: дата (09); регистрационный номер (10); ссылка на регистрационный номер и дату документа (11)1; адресат (14); заголовок (17); текст (19); отметка о наличии приложения (20)2; подпись (21); отметка об исполнителе (26).

Общие положения

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.

Формуляр организационного документа:

постоянные реквизиты "единого" бланка: эмблема (03); наименование организации (06); наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА); переменные реквизиты "единого" бланка: дата (09); регистрационный номер (10); место составления или издания документа (12); заголовок (17)1; текст (19); отметка о наличии приложения (20)2; подпись (21); гриф согласования (22) или визы (23); гриф утверждения (15); печать (24).

Ограниченная сочетаемость слов

Ограниченная сочетаемость слов, используемая в стиле переписки государственных организаций, приближает словосочетания к языковым формулам.

Правильно	Неправильно
предоставить в пользование	предоставить для использования
направить на рассмотрение	выслать на рассмотрение
передать в управление	передать для управления
оказывать содействие	оказывать помощь
осуществлять контроль	вести контроль
вносить предложения	давать предложения
предоставить кредит	выдать кредит
обладать правом	владеть правом
вступать в силу	входить в силу
пострадать в результате	пострадать в событиях

Ограниченное употребление глаголов в личной форме

Государственному стилю переписки свойственен неличный (безличный) характер изложения текста. Выражается это в ограниченном употреблении глаголов в форме первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица употребляются в неопределенно-личном значении.

Особенности стиля переписки коммерческих организаций

Появление стиля переписки коммерческих организаций обусловлено изменениями характера и этики взаимоотношений между ними. Партнерские отношения возможны только при условии равноправия и взаимного уважения сторон. Характерной особенностью стиля является подчеркнутая вежливость и тактичность. По этой причине активно используется сослагательное (условное) наклонение глаголов. Повелительное наклонение недопустимо. Рекомендуется избегать категоричных выражений, что достигается вводными словами: по-видимому..., если возможно... и т.п.

Как правило, текст излагается от первого лица единственного числа (прошу, считаю необходимым и т.д.), т.к. акцентируется единоличная ответственность должностного лица за принятые решения.

В стиле переписки коммерческих структур ограниченно используются устойчивые языковые формулы, «нанизывание падежей» и отглагольные существительные.

Положение

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Положение об организации включает разделы: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.

Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Построение предложений

При построении предложений следует учитывать закономерности, характерные для синтаксиса управленческой документации. В документах наиболее распространенными являются односоставные предложения (без подлежащего) со сказуемым в качестве главного члена, с которого начинается предложение. («Просим выслать план модернизации оборудования»). В двусоставных предложениях преобладает прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому).

Претензии:

Я очень огорчен данным обстоятельством и надеюсь, что Вы разъясните мне ситуацию или ... свою позицию относительно ...

Полагаю, Вы согласитесь, что это не лучший способ вести дела ...

Это избавит нас от досадной необходимости обращаться в соответствующие государственные инстанции. (фраза следует после описания тех действий партнера, которые позволят сторонам выйти из конфликтной ситуации).

Причастные и деепричастные обороты

Придаточные предложения рекомендуется заменять причастными и деепричастными оборотами. Причастный оборот может следовать за определяемым словом («тема, выполненная институтом») или предшествовать ему («выполненная институтом тема»). Причастный оборот не должен включать в себя определяемое существительное.

Правильно: Интерес, проявленный к выпускаемой продукции

Неправильно: Проявленный интерес к выпускаемой продукции

Место деепричастного оборота относительно свободное. Деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо - субъект действия, и ни в коем случае - с объектом.

Правильно: Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок.

Неправильно: Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок.

Допускается начинать текст письма фразами

Пример 1

О материалах конференции
или
Об отзыве на статью
Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:
Направляем Вам...,
Возвращаем Вам...,
Высылаем Вам....
Допускается начинать текст письма фразами типа
В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем)...
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем) ...
Далее обязательно следует назвать прилагаемые документы.
Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.
Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах.

Пример 1

Допускается, чтобы заголовок акта отвечал на вопрос «чего?».

Пример 1

19-20.09.99.
Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и названия коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы.

и изделие 1215

Пример 2

Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.
Пример оформления сопроводительного письма приведен в приложении.

Пример 2

или

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.
В качестве основания указывается наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия.

Пример 2

или

Текст протокола делится на две части: вводную, где указаны фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих, должности, фамилии и инициалы приглашенных и повестка дня, и основную, фиксирующую ход заседания.
Вводная часть протокола оформляется по следующей схеме:
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствовали: (перечисляются фамилии и инициалы членов коллегиального органа по алфавиту фамилий).
Если на заседании присутствовали более 15 человек, указывается общее количество присутствовавших и дается ссылка на список участников.

с устойчивой языковой формулы: Просим

Пример 3

Об аренде автомобиля
или
О вывозе мусора
или
Об обучении сотрудника
или
О размещении рекламы
Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас.... Далее по смыслу - «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором). Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга.

Пример 3

Основание: приказ директора от 19.09.99 № 52 « О мерах по обеспечению сохранности документов»
При перечислении членов комиссии необходимо указать должность, фамилию и инициалы каждого по следующей схеме:
Составлен комиссией:
Председатель - должность Фамилия И.О.
Члены комиссии:
Должность Фамилия И.О. Должность Фамилия И.О. Должность Фамилия И.О. Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).
В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия:
Присутствовали: должность Фамилия И.О., должность Фамилия И.О.
Фамилии присутствующих располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, и ее результаты (когда работала комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены).
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов.
Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20). Если необходимо, оформляют рассылку акта, т.е. указывают количество составленных экземпляров и место их нахождения.

Пример 3

Присутствовали: 26 чел. (список прилагается)
или
Присутствовали: 120 чел. (регистрационный лист прилагается)
Приглашенные:
или
Приглашены: перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание (по убыванию должностных рангов)
Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на обсуждение коллегиального органа (пункты повестки дня). Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и отвечает на вопрос «о чем?».

Просим Вас разместить рекламу нашей

Пример 4

Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала.
В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные (07) или нет.
Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:
Оплату гарантируем с р/с...
или
Оплату гарантируем. Наш р/с...
или
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты ...
Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.
Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (

Пример 4

Следует обратить особое внимание на то, что под экземпляром акта понимают его подлинник. Рассылка акта оформляется только в тех случаях, если экземпляры акта направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы.
Если необходимо, лица, присутствовавшие при работе комиссии, должны своими личными подписями удостоверить факт ознакомления с содержанием акта по форме:

Акт подписывают все члены комиссии. При оформлении подписей не указываются должности, не ставятся тире или двоеточие.

Пример 4

Повестка дня:
1. О проекте производства продукции совместно с...
Доклад (кого?) должность Фамилия И.О.
2. Об участии в отраслевой выставке...
Доклад (кого?) должность Фамилия И.О.
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть следующие части:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки от границы левого поля, после них ставится двоеточие.
Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется после цифры, обозначающей порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. После инициалов докладчика через тире фиксируются основные положения доклада. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа и, как правило, начинается с глагола в прошедшем времени (поддержал, опроверг, поставил под сомнение, одобрил, возразил, отметил, подчеркнул и т.п.).
Последовательность записи выступлений определяется порядком обсуждения.
Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после инициалов докладчика или выступившего указывается; текст (тезисы) доклада (выступления) прилагается (прилагаются).
После доклада или каждого выступления, если необходимо, последовательно записываются вопросы и ответы на них.

Исключительная особенность гарантийного письма: подписи

Пример 5

директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.
Пример оформления гарантийного письма приведен в приложении.

Пример 5

Некоторые разновидности актов (ликвидации учреждения, проверок, ревизий, о выделении документов к уничтожению) обязательно подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом (15).
Примеры оформления актов приведены в приложении.
1 Заполняется при необходимости.
2 Заполняется при необходимости.

Пример 5

Фамилия И.О. - как будет осуществляться переподготовка специалистов?
Фамилия И.О. -...
Вопросы и ответы фиксируются только в том случае, если, отвечая на
вопрос, докладчик или выступавший затронули темы, не нашедшие отражения в докладе (выступлении).
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решение нумеруется арабскими цифрами с указанием пунктов и подпунктов. Номер пункта соответствует номеру обсуждаемого вопроса.
На каждом заседании коллегиальный орган по всем пунктам повестки дня принимает или решение (РЕШИЛИ:) или постановление (ПОСТАНОВИЛИ:). Постановляющая часть решений должна быть конкретной и, при необходимости, содержать сведения об исполнителе, сути поручения и сроках его исполнения.
Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20).
Подписывают протокол председатель и секретарь собрания.

В отдельных случаях языковые формулы

Пример 6

Сообщаем, что в период с... по...
Установлено, что в период с... по ...
Сообщаем, что по состоянию на ...
Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам ...
Направляем Вам согласованный с ...
Направляем на рассмотрение и утверждение ...
Проверкой установлено, что...
Считаем целесообразным ...
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью ...
Просим Вас рассмотреть вопрос ...
Просим Вас изыскать возможность ...
Принимая во внимание, что..., просим ....
В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма.

Пример 6

Пример оформления протокола приведен в приложении.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов протоколы делятся на полные, краткие и сокращенные.
В краткой форме протокола не фиксируется процесс обсуждения вопросов, т.е. в основной части отсутствуют позиции СЛУШАЛИ и ВЫСТУПИЛИ.
В сокращенной форме протокола отсутствуют слова «Повестка дня». Указывается порядковый номер вопроса, его формулировка и (на отдельной строке) перечисляются в соответствии с порядком обсуждения фамилии и инициалы лиц, выступивших с докладами или сообщениями. Содержание выступлений не раскрывается.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты

Пример 7

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты ... (гарантийное письмо)
или:
... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции
... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд (претензия).

Пример 7

О производстве продукции совместно с фирмой...
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
Далее фиксируется решение (постановление) по данному вопросу аналогично полной форме протокола.
Если необходимо проинформировать партнера о решениях, принятых относительно совместной деятельности, т.е. сообщить часть информации, содержащейся в подлиннике документа, оформляют выписку из протокола.
Пример оформления выписки из протокола приведен в приложении.
1 Заполняется при необходимости.

Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения

Пример 8

Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Управления (род. п.) делами (род. п.) Президента (род. п.) Российской Федерации (род. п.) и руководства (род. п.).
или
Направляем Вам проект повестки (род. п.) дня (род. п.) научно-практической конференции (род. п.).

Пример Правильно

Пример

Правильно	Неправильно
оказать содействие	посодействовать
оказать помощь	помочь
произвести уборку	убрать
произвести учет	учесть
оказать поддержку	поддержать
произвести ремонт	отремонтировать

Кроме того, активно используются страдательные

Пример 10

Комиссией проведена проверка...
или:
Министерством принято решение...
Кроме того, активно используются страдательные конструкции, в отличие от форм действительного залога.

Проектом предусмотрено сооружение здания

Пример 11

Проектом предусмотрено сооружение здания ... (а не: Проект предусматривает).

Желательно	Нежелательно
нами будет выполнено	мы выполним
Вами предложено	Вы предлагаете

Из сложных предложений наиболее употребительны

Пример 12

Комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов
Из сложных предложений наиболее употребительны сложноподчиненные предложения. Место придаточного предложения в них зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно следует непосредственно за этим словом.

В работе совещания, на котором

Пример 13

В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие...
Если придаточное относится ко всему главному предложению, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.

и качественного выполнения полного объема

Пример 14

При условии досрочного и качественного выполнения полного объема работы, заказчик обязуется ... (обстоятельства совершения действия).
или
Одновременно сообщаем, что в настоящее время подготовлено технико-экономическое обоснование... (поясняется основная мысль предложения).

Обращение по фамилии11 придает письму

Пример 15

Уважаемый Иван Иванович!
2. Обращение по фамилии11 придает письму более официальный характер. Может использоваться и в том случае, если имя и отчество адресата не известны отправителю. Перед фамилией обязательно указывается вежливое обращение только в одном из приведенных вариантов: «г-н», «г-жа», «тов.», «т.».

Обращение по должности, ученому или

Пример 16

Уважаемый г-н Иванов!
3. Обращение по должности, ученому или воинскому званию подчеркивает официальный характер переписки. Может использоваться при обращении к должностным лицам высокого ранга. Перед наименованием должности или звания обязательно указывается вежливое обращение только в одном из приведенных вариантов: «г-н», «г-жа», «товарищ», «т.».

Наименование должности или звания должно

Пример 17

Уважаемый г-н директор!
или:

Уважаемый г-н профессор!
но:

Уважаемый товарищ генерал!
Наименование должности или звания должно быть коротким (одно или два слова). Нельзя: «Уважаемый г-н начальник отдела развития и внедрения новой техники!»
Если «президент», «директор», «профессор» или «генерал» - дама, то предпочтительнее использовать обращение по фамилии или по имени и отчеству.
4. Обобщенное обращение12.

С выражения благодарности начинается ответное

Пример 18

Уважаемые господа!
или

Уважаемые коллеги!
С выражения благодарности начинается ответное письмо.

Благодарю Вас за внимание, проявленное

Пример 19

Благодарю Вас за внимание, проявленное к нашей фирме и выпускаемой нами продукции.
Благодарю Вас за письмо, в котором Вы любезно проинформировали о...
Нам очень приятно, что фирма, продукция которой не нуждается в представлении, именно к нам обратилась с деловой инициативой.
С комплимента можно начинать первое инициативное письмо (предложение сотрудничества, в частности).

и отзывы потребителей побудили нас

Пример 20

Высокая репутация Вашей фирмы у партнеров и отзывы потребителей побудили нас именно к Вам обратиться с деловой инициативой.
Отличное качество вашей продукции известно во многих регионах России.
Наши специалисты высоко оценили новые разработки вашей лаборатории.
Сотрудничая с Вашей фирмой на выставке ..., мы еще раз убедились в качестве и конкурентоспособности вашей продукции.
Нам известно, что на потребительском рынке ваша продукция пользуется большим спросом.
Примеры речевых оборотов, использующихся в переписке коммерческих структур приведены ниже.
Сообщения:
Следует отметить...
Обращаю Ваше внимание...
Считаю необходимым проинформировать Вас о том, что ...

К сожалению, мы уже приняли

Пример 21

К сожалению, мы уже приняли на себя аналогичные договорные обязательства, нарушать которые не в традициях нашей фирмы.
К сожалению, мы приостановили выпуск продукции в связи с модернизацией оборудования.
Отказ не должен выглядеть окончательным. Необходимо наметить варианты дальнейшего сотрудничества: определить срок, когда стороны могут вернуться к продолжению диалога; выдвинуть альтернативные предложения; запросить дополнительную (конкретную) информацию и т.д.
Примеры писем приведены в приложении.
1 Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным.
2 Заполняется при необходимости.
3 Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным.
4 Заполняется обязательно.
5 Заполняется в том случае, если подписывает письмо не его автор.
6 Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным.
7 В качестве адресата в гарантийном письме указывается только руководитель организации.
8 Заполняется при необходимости.
9 Заполняется обязательно.
10 Заполняется обязательно.
11 Инициалы адресата при обращении по фамилии не указываются.
12 Обобщенное обращение допустимо только в первом инициативном письме.

Просьбы:

Буду Вам признателен за информацию о...

Был бы весьма благодарен, если бы Вы сообщили о ...

Ваш ответ позволит нам приступить к ... (действиям, предпринимаемым в интересах взаимной выгоды).

Будем признательны, если Вы найдете возможность ...

Распорядительные документы

Составление и оформление приказов

Приказ - основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т.е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

Готовит проект приказа структурное подразделение или должностное лицо, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Формуляр приказа:

постоянные реквизиты "единого" бланка: эмблема (03); наименование организации (06); наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ); переменные реквизиты "единого" бланка: дата (09); регистрационный номер (10); место составления или издания документа (12); заголовок (17); текст (19); отметка о наличии приложения (20)1; подпись (21); визы (23).

Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?».

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:

Постоянные реквизиты бланка письма:

эмблема (03); наименование организации (06); справочные данные (07); код ОКПО (04); переменные реквизиты бланка письма: дата (09); регистрационный номер (10); ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 )3; адресат (14); заголовок (17); текст (19); отметка о наличии приложения (20)4; подпись (21); отметка об исполнителе (2б)5.

Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?».

Составление и оформление актов

Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.

Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.

Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:

постоянные реквизиты "единого бланка": эмблема (03); наименование организации (06); наименование вида документа (08) (АКТ); переменные реквизиты "единого" бланка: дата (09); регистрационный номер (10); место составления или издания документа (12); заголовок (17); текст (19); отметка о наличии приложения (20)1; подписи членов комиссии (21); гриф утверждения (15)2.

Дата (09) и место составления (12), проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок (17) акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных.

Составление и оформление протоколов

Протокол - справочно-информационный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и решения (постановления), принятые коллегиальным органом. Коллегиальность - принцип управления, при котором руководство осуществляется не единолично, а группой лиц, обладающих равными правами при решении вопросов; форма принятия решений, при которой учитывается коллективное мнение, используется метод обсуждения. Формуляр протокола:

постоянные реквизиты "единого" бланка: эмблема (03); наименование организации (06); наименование вида документа (08) (ПРОТОКОЛ); переменные реквизиты "единого" бланка: дата (09); регистрационный номер (10); место составления или издания документа (место; где состоялось заседание) (12); заголовок (17); текст (19); отметка о наличии приложения (20)1; подписи (21).

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания.

Составление и оформление указаний

Указание - правовой акт, издаваемый по следующим вопросам:

информационно-методические; организация исполнения приказов, инструкций; оформление решения оперативных вопросов.

Указания оформляются аналогично приказам. Распорядительная часть указания начинается со слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ.

Круг лиц, имеющих право подписать указание, определяется Положением о документационном обеспечении управления или приказом ее руководителя.

Составление и оформление распоряжений

Распоряжение - правовой акт, издаваемый для решения оперативных вопросов. Распоряжения оформляются аналогично приказам. В распоряжении может отсутствовать констатирующая часть и слова ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ или СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ:.

Круг лиц, имеющих право подписать распоряжение, определяется Положением о документационном обеспечении управления или приказом ее руководителя.

16 Заполняется при необходимости.

Стиль переписки государственных организаций

Стиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными инстанциями.

Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. О принятых решениях сообщают либо от третьего лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме (министерством принято решение).

Структура текста

Текст письма состоит из вступления, изложения или доказательства и заключения.

Во вступлении обосновываются причины возникновения вопроса или дается его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В изложении или доказательстве приводится аргументирующая информация: изложение фактов, описание ситуаций и т.д.

В заключении формулируется основная цель письма, приводятся выводы, предложения, просьбы, распоряжения, т.е. излагается позиция автора.

В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим.

Для удобства восприятия текст письма делится на абзацы, т.е. новая мысль начинается с красной строки.

Структура текста

Элементы текста письма: обращение, благодарность или комплимент, мотивация, аргументация, позиция автора, заключение, формула вежливости.

В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим. Как правило, изложение позиции автора может предшествовать аргументирующей информации.

Текст письма начинается с обращения. В переписке негосударственных организаций составление текста письма без обращения недопустимо. Обращение рекомендуется начинать с абзаца и завершать восклицательным знаком.

Может быть использован один из четырех вариантов обращения.

1. Обращение по имени и отчеству.

Используется преимущественно в переписке с постоянным партнером.

Употребление слов в одной падежной форме

Употребление однотипных падежных форм при имени существительном («нанизывание падежей») - характерная особенность стиля. Чаще всего в текстах писем используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном.

Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

Устав

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизация и ликвидация.

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

Выражения сожаления:

К сожалению, вынужден сообщить ...

К сожалению, вынужден констатировать ...