Краткая характеристика систем электронного документооборота

Глава 5. Краткая характеристика систем электронного документооборота

Общая характеристика систем Основные характеристики систем делопроизводства и документооборота Система Дело-96 Система LanDocs Система Золушка

Общая характеристика систем

Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследуют достижение следующих целей:

обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения; создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции; обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации; обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах; обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указании руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

сокращение сроков прохождения и исполнения документов; обеспечение централизованного хранения текстов доку ментов, подготовленных в электронной форме и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

обеспечивается единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации; объединяются потоки электронных документов между подразделениями организации.

предназначена для автоматизации делопроизводственной

Система Дело-96

Система автоматизации делопроизводства и документооборота Дело- 96 предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система Дело-96 обеспечивает выполнение следующих возможностей.

1. Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений. 2. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и документы, созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. 3. Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним. 4. Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей. 5. Пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций. 6. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов. 7. Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов. 8. Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам. 9. Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы. 10. Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов. 11. Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству. 12. Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства. 13. Хранение электронных образов документов. 14. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела. 15. Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями. В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet технологии.

Система LanDocs

Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

1. Регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения. 2. Рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку. 3. Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображении, звука и т.д.). 4. Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов. 5. Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов. 6. Поддержку нескольких версий одного документа. 7. Сканирование бумажных документов и распознавание текстов. 8. Интегрированный вызов офисных приложении для просмотра, редактирования и печати документов. 9. Организацию архивирования документов. 10. Гибкую настройку на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда. 11. Регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы.

Система Золушка

Программно-технологический комплекс Золушка-WIN. Электронная канцелярия состоит из 3-х функциональных компонент программных систем:

«Служебная корреспонденция» характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, повторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых устанавливается свой срок исполнения и свой исполнитель; «Решения и распоряжения» отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности; «Письма граждан» характеризуется тем, что связующим началом пакета писем является адресат-отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система Золушка-WIN. Служебная корреспонденция предназначена для автоматизации регистрации документов, их обработки и контроля исполнения.

Система обеспечивает:

1. Регистрацию исходящей и входящей почты в стандартной многоуровневой карточке. 2. Регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу. 3. Регистрацию повторных и вторичных документов (например, ответов). 4. Контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям. 5. Выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения. 6. Подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д. 7. Поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа. История вопроса может быть сформирована в виде древовидной графической схемы истории обработки вопроса (схема первичных, повторных и вторичных документов по данному вопросу, включая данный документ). 8. Формирование истории движения документов. 9. Организацию доступа к электронным копиям документов. 10. Разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при регистрации и контроле исполнения документов.

Однако ни одна система электронного документооборота не может заменить документооборота традиционного и существует параллельно с ним, поскольку электронные версии документов не могут являться гарантией юридической достоверности информации.

Типичной особенностью всех изученных систем электронного документооборота является долговременный, трудоемкий ввод и максимально ускоренный поиск информации. Принято считать, что внедрение систем эффективно при годовом объеме документооборота свыше 10 тысяч единиц документов в год.