Экспертиза ценности документов

Сведения итоговой записи о количестве заведенных дел лежат в основе проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Примерное положение об экспертной комиссии дано в приложении. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения документов должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы временного (до 10 лет включительно) хранения. По документам, сроки хранения которых не установлены государственным или отраслевыми перечнями, экспертная комиссия принимает самостоятельное решение.

В результате работы экспертной комиссии формируются четыре группы документов с различными сроками хранения:

подлежащие постоянному хранению в государственных архивах; подлежащие временному (свыше 10 лет) хранению в ведомственном архиве (документы по личному составу); подлежащие временному (до 10 лет включительно) хранению; подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (приложение). В акт об уничтожении включаются дела, срок хранения которых истек к 01 января того года, в котором составлен акт. При определении срока хранения значение имеет только год заведения дела, месяц во внимание не принимается. (Дело «Переписка...», заведенное в январе 1999 года и дело «Переписка ...», заведенное в декабре 1999 года должны быть уничтожены в 2003 году).

Уничтожать документы без составления актов о выделении документов к уничтожению категорически запрещается.

1 Название Перечня с указанием сроков хранения документов и его выходные данные. Действует Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. М., 1989.

Формирование дел

Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»1.

Формирование дела - «группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела»2.

При формировании дел используются следующие признаки заведения дел (классификационные признаки):

номинальный (по видам и разновидностям документов) - приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.;

предметно-вопросный (по содержанию).

Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

Глава 6. Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

Формирование дел Номенклатура дел Экспертиза ценности документов Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

Номенклатура дел

Для обеспечения правильной систематизации документов в организации должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел - «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»1.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий. Номенклатуру дел составляет работник службы ДОУ с привлечением специалистов структурных подразделений.

Формуляр номенклатуры дел:

постоянные реквизиты «единого» бланка: эмблема (03); наименование организации (06); наименование вида документа (08) (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ); переменные реквизиты «единого» бланка: дата (09); регистрационный номер (10); место составления или издания документа (12); заголовок (17); текст (19); подпись составителя (21); гриф согласования (22)2; гриф утверждения (15).

В заголовке номенклатуры дел указывают «на_____год». Например:

Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хране- ния дела (тома, части) и № статей по перечню6	Примечание
1	2	3	4	5

Содержательная часть текста номенклатуры дел группируется по разделам.

Названиями разделов являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности фирмы. Названия разделов нумеруются парами арабских цифр и указываются в графе 2.

Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу должны храниться в службе ДОУ или в архиве организации в течение трех лет, после чего они подлежат передаче на государственное хранение.

Распоряжением мэра Москвы от 19.10.93 № 595-РМ установлен размер штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу: 70 минимальных окладов — за утрату (гибель, незаконное уничтожение) дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу), 35 — за отказ от передачи на государственное хранение, 28 — за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также за немотивированный отказ в допуске представителей объединения «Мосгорархив» к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с ними.

В процессе подготовки дел для передачи на государственное архивное хранение необходимо:

1. Перегруппировать документы дела в хронологической последовательности (с 01.01.00 по 31.12.00), располагая документы в порядке прямой хронологии. Приложения от основных документов не отделяют. 2. Пронумеровать листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами. В каждом томе — сквозная валовая нумерация листов. При нумерации листов необходимо иметь в виду следующее: если лист формата A3 подшит за середину, он нумеруется как два листа, если он подшит за левое поле - как один лист; на листах, представляющих собой чертеж, рисунок, фотографию, номер проставляется на обороте; если в дело подшит конверт с вложениями, то последовательно нумеруются конверт, вложения, затем очередной лист дела. 3. Удалить канцелярские скрепки и скрепки степлера. 4. Составить заверительную надпись дела (приложение). 5. Составить для наиболее ценных дел внутреннюю опись документов дела (приложение). 6. Поместить документы в картонную обложку и прошить их в четыре прокола шпагатом (или переплести). 7. Внести необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (приложение).

Взаимодействие государственных архивов с коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе.

докладные записки, графики, сметы,

Пример 1

«Документы о модернизации оборудования ( докладные записки, графики, сметы, отчеты)»; авторский (документы одного автора группируются в одно дело).

номенклатуры дел указывается делопроизводственный

Пример 1

01. Дирекция 02. Бухгалтерия и т.д. В графе 1 номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать порядковый номер раздела и порядковый номер заголовка дела в пределах этого раздела.

Протоколы собраний трудового коллектива фирмы

Пример 2

« Протоколы собраний трудового коллектива фирмы «Заря» за 1998 год» или «Документы о совместной деятельности с фирмой «Икс» (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)»; корреспондентский; по грифу ограничения доступа к документу (13). Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.
Основной признак группировки документов - вопросно-логический, т.е. документы располагаются в деле в логической последовательности решения вопроса. Дело должно отражать историю решения вопроса.
Категорически недопустимо в качестве признака систематизации использовать способ отправки документов («письма отдельно, факсы отдельно») и формировать в отдельные дела входящие и исходящие письма.
При формировании документы в дела необходимо учитывать следующие требования.
1. В дело помещаются: исполненные документы; правильно (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97) оформленные документы; один экземпляр каждого документа (подлинник или заверенная копия); документы одного года (за исключением переходящих дел3). 2. Черновики документов в дело не помещаются. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию («План работы... на 1998 год», «Отчет о работе... в 1998 году» должны храниться в делах 1998 года). 3. Приложения, независимо от даты их утверждения или составления, помещаются после основных документов. 4. Дело не должно содержать более 200-250 листов. При необходимости дело разделяют на несколько томов, частей. 1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998, с.З, п.71.
2 Там же, п.72.
3 Переходящим называется дело, документы которого отражают решение вопроса, которое длится более одного года (устав фирмы, уголовное дело и т.д.). Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

указывают заголовки дел. Порядок

Пример 2

01-05.
В графе 2 указывают заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри раздела определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки организационных документов, далее - распорядительных и справочно-информационных (планы, отчеты, акты, справки и т.д.) в порядке убывания сроков хранения. При составлении заголовков необходимо учитывать следующее:
заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, формируемых в данном деле; заголовки типа «Общая переписка», «Материалы разные» и т.п. не допускаются. Заголовок дела должен состоять из следующих элементов:
наименование вида или разновидности документов; наименование предприятия или структурного подразделения; корреспондент; краткое содержание документов дела; название региона, с которым связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документа. Заголовок может начинаться с указания вида документов («Приказы», «Протоколы») и разновидности документов (... «по основной деятельности», ... «заседаний совета директоров»). Если в качестве вида документов названы «Планы ...» или «Отчеты ...», необходимо указать периодичность и характер документов.

Заголовок может начинаться со слов

Пример 3

«Годовой финансовый план» или «Квартальные отчеты о сбыте продукции».
Заголовок может начинаться со слов «Документы...» или «Материалы...». В этом случае необходимо в скобках перечислить основные виды документов дела.

список участников, повестка дня, тезисы

Пример 4

«Материалы научно-производственной конференции ( список участников, повестка дня, тезисы докладов, решение)».
Заголовок может начинаться со слова «Переписка». В этом случае необходимо указать, с кем и по какому вопросу она ведется. Если в дело помещена переписка с одним корреспондентом, его указывают в заголовке.

в заголовке их не перечисляют,

Пример 5

«Переписка с фирмой «Закат» о поставках оборудования». Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают их общее видовое название.

в заголовке их не перечисляют,

Пример 6

«Переписка с предприятиями химической промышленности о закупке сырья». Если в деле содержится переписка с несколькими разнородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают вопрос, по которому она ведется.

В номенклатуру дел включаются справочные

Пример 7

«Переписка о подготовке научно-практической конференции».
В номенклатуру дел включаются справочные картотеки и журналы регистрации.
Графа 3 заполняется по окончании года, на который составлена номенклатура дел, т.е. в номенклатуре дел на 2000 год графа 3 будет заполнена в 2001 году.
В графе 4 указывается срок хранения дела и ссылка на статью перечня, которой руководствовался составитель номенклатуры дел.
Сроки хранения некоторых документов даны в приложении.
В графе 5, если необходимо, проставляются отметки о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинника, «Дело не заведено» и т.д.
При оформлении номенклатуры дел в каждом разделе оставляют резервные номера (свободное место) для того, чтобы была возможность внести в номенклатуру заголовки дел, сформированных в течение года.
Номенклатуру дел подписывает составитель. При необходимости оформляют гриф согласования (22) с экспертной комиссией (ЭК). Примерное положение об экспертной комиссии дано в приложении.
Номенклатуру дел утверждает руководитель организации (15).
До начала календарного года следует перенести данные граф 1, 2, 4 на обложки заводимых дел.
В течение календарного года необходимо формировать дела строго в соответствии с номенклатурой дел.
После того, как год истек, в начале следующего календарного года на основании данных граф 3, 5 составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (приложение).
1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998, с.З, п.75.
2 Заполняется при необходимости.

Главная сайта