Архивирование файлов

Архивирование7 - процесс уменьшения размера файлов для удобства их хранения и перемещения. Архивирование производят с помощью специальных программ-архиваторов. Среди многочисленных программ-архиваторов в последнее время наибольшей популярностью пользуется программа WinZip. Эта программа не входит в состав стандартных программ Windows и должна быть предварительно установлена на компьютер.

При архивировании файлов создается новый файл, который называют архивным. Архивный файл содержит один или несколько файлов в сжатом виде.

Для создания архивного файла следует выполнить следующие действия.

Выделить файлы, подлежащие архивированию. Щелкнуть по выделенным значкам правой кнопкой мыши и выполнить команду Add to Zip. В окне Add в поле Add to Archive ввести имя создаваемого архивного файла. В раскрывающемся списке Action можно выбрать способ помещения файлов в архив: Add (добавление, копирование) или Move (перемещение). В раскрывающемся списке Compression можно выбрать степень сжатия файлов. В окне Add нажать кнопку Add или Move, в зависимости от выбранного способа помещения файлов в архив. Закрыть окно программы WinZip.

Для добавления файлов в существующий архив следует отбуксировать значок на значок архивного файла.

Для извлечения файлов из архива проще всего открыть архивный файл и отбуксировать извлекаемый файл из окна архивного файла в окно нужной папки.

2 В Windows 95/98 практически все действия могут быть выполнены различными способами. В данном учебном пособии приводятся только наиболее распространенные и удобные варианты действий с использованием окон специальной папки «Мой компьютер».

3 При переименовании файлов не рекомендуется изменять расширение имени файла.

4 При копировании объектов в папку другого логического диска клавишу (Ctrl) держать нажатой не требуется.

5 Для поиска файла с именем Письмо в ЗАО Заря.doc достаточно указать имя письмо.

6 Поиск можно производить за последний период (несколько дней или месяцев) или за какой-то конкретный период (с одной даты до другой даты).

7 Используются также термины: «сжатие», «упаковка».

Действия с фрагментами текста документа

Все действия по оформлению документа: копирование, перемещение, удаление фрагментов документа - производятся с выделенными фрагментами текста. Одновременно может быть выделен один неразрывный фрагмент текста. При выделении фрагмента текста цвета шрифта и фона меняются на негативные цвета.

При выделении текста следует придерживаться следующих правил и рекомендаций.

Выделение одной строки - поставить курсор слева от строки и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Выделение одного слова - поставить курсор на слово и два раза щелкнуть левой кнопкой мыши. Выделение нескольких строк - поставить курсор слева от строки, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространять выделение на другие строки. Выделение нескольких слов - поставить курсор на слово, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространять выделение на другие слова. Выделение одного абзаца - поставить курсор слева от абзаца и два раза щелкнуть левой кнопкой мыши или поставить курсор на абзац и три раза щелкнуть левой кнопкой мыши. Выделение одного предложения - поставить курсор на предложение и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши при нажатой клавише [Ctrl]. Выделение всего документа - поставить курсор в левом поле и три раза щелкнуть левой кнопкой мыши или поставить курсор в левом поле и один.раз щелкнуть левой кнопкой мыши при нажатой клавише [Ctrl]. Выделение произвольного прямоугольного фрагмента текста - поставить курсор к началу области выделения, нажать и не отпускать клавишу [Alt], нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространять выделение.

Выделение фрагментов текста можно также производить перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише [Shift].

Для того чтобы снять выделение фрагмента текста, следует один раз щелкнуть левой кнопкой мыши в правом поле документа.

Выделенный фрагмент документа можно копировать в буфер. Для этого следует выполнить одно из следующих действий:

нажать кнопку Копировать

Действия с группами папок и файлов

Перемещать, копировать и удалять можно не только отдельные папки и файлы, но и группы папок и файлов. Объединять в группу можно только файлы и папки, расположенные в одном окне. Для объединения файлов и папок в группу их требуется выделить.

Для выделения всех папок и файлов окна проще всего выполнить команду Правка - Выделить все.

Для выделения папок и файлов, расположенных в окне подряд один за другим, следует сначала выделить первый объект из группы, а затем выделить последний объект при нажатой клавише клавиатуры [Shift].

При выделении произвольной группы папок и файлов следует выделять их при нажатой клавише клавиатуры [Ctrl].

При выделении всех папок и файлов окна, кроме некоторых, следует сначала выделить объекты, не подлежащие выделению, а затем выполнить команду Правка - Обратить выделение.

Выделенную группу файлов можно перемещать, копировать, удалять любым из описанных выше способов.

Действия с мышью

Работа в ОС Windows 95/98 во многом основана на использовании мыши.

Перемещение курсора по экрану производится перемещением мыши по коврику в требуемом направлении. При подводе курсора к некоторым элементам появляется информация об их назначении или свойствах. Например, при подводе курсора к кнопкам панели «Microsoft Office» появляются названия программ, запускаемых этими кнопками.

Однократный щелчок левой кнопкой мыши используют для выделения объектов, нажатия на отображаемые на экране кнопки, выбора пунктов меню, фиксации текстового курсора и некоторых других целей.

Двукратный щелчок левой кнопкой мыши используют для открытия окон папок и файлов.

Однократный щелчок правой кнопкой мыши используют для вызова контекстного меню того объекта, по которому щелкнули правой кнопкой мыши.

С помощью мыши объекты можно перемещать по экрану. Для этого надо подвести курсор к объекту, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить объект. После этого кнопку мыши отпустить. Это действие называется буксировкой, или перетаскиванием. Перемещать объекты можно и при нажатой правой кнопке мыши. При этом после перемещения появляется меню возможных действий с объектом.

Диалоговое окно Дата и время

Если в диалоговом окне поставить отметку против команды Обновлять автоматически, дата и время будут автоматически обновляться каждый раз при открытии файла или его печати.

Для простановки нумерации страниц документа следует выполнить команду Вставка - Номера страниц.... В диалоговом окне Номера страниц (рис. 15) выбрать расположение нумерации и нажать кнопку ОК.

Диалоговое окно Изменение стиля

Для применения стиля необходимо выделить фрагмент текста, открыть раскрывающийся список Стиль панели инструментов Форматирование и выбрать желаемый стиль, например,

Диалоговое окно Номера страниц

Диалоговое окно Открытие документа

Диалоговое окно Печать

Диалоговое окно Переопределение стиля

Диалоговое окно Присоединение шаблона

Стиль создают, как правило, на основе существующего оформления фрагмента текста. Фрагмент текста, на основе оформления которого создают стиль, требуется выделить и выполнить команду Формат - Стиль....

В диалоговом окне Стиль (рис. 37) необходимо нажать кнопку Создать.... В диалоговом окне Создание стиля (рис. 38) следует в поле Имя ввести название стиля, поставить отметку Добавить в шаблон, после чего нажать кнопку ОК. В диалоговом окне Стиль нажать кнопку Применить.

Диалоговое окно Разбиение ячеек

На строки и столбцы можно разделить и несколько ячеек (например, две ячейки разбить на три столбца). Для этого следует выделить ячейки перед разбиением, а в диалоговом окне Разбиение ячеек поставить отметку Объединить перед разбиением.

Для объединения нескольких ячеек следует эти ячейки выделить и выполнить одно из следующих действий:

нажать кнопку Объединить ячейки

Диалоговое окно Шаблоны и надстройки

В диалоговом окне Присоединение шаблона (рис.36) необходимо выбрать имя файла присоединяемого шаблона, после чего нажать кнопку Открыть. В диалоговом окне Шаблоны и надстройки нажать кнопку ОК.

Диалоговое окно Сохранение документа

Для создания документа на основе шаблона необходимо выполнить команду Файл - Создать.... В диалоговом окне Создание документа (рис. 34) выбрать имя используемого шаблона, после чего нажать кнопку ОК.

Диалоговое окно Создание документа

Дальнейшая работа с документом производится обычным порядком.

Целесообразно иметь шаблоны для всех основных видов организационно-распорядительных документов. Применение шаблонов исключает необходимость установки параметров страницы, разметки расположения реквизитов документа, ввода постоянных и некоторых переменных реквизитов. Кроме того, использование шаблонов позволит обеспечить единообразие оформления документов.

Существующие документы, созданные ранее на основе других шаблонов, можно и следует присоединить к соответствующим шаблонам организационно-распорядительных документов.

Для этого следует выполнить команду Сервис - Шаблоны и надстройки... и в диалоговом окне Шаблоны и надстройки (рис. 35) нажать кнопку Присоединить....

Диалоговое окно Создание стиля

Диалоговое окно Свойства: Корзина

В диалоговом окне Свойства: Корзина (рис. 8) следует обратить внимание на отсутствие отметки против команды Уничтожать файлы сразу после удаления, не помещая их в корзину. Если же такая отметка установлена, восстановить удаленные файлы будет невозможно. В этом же диалоговом окне можно настроить максимальный объем корзины. Рекомендуемый объем - 10... 15 % от размера жесткого диска.

Корзину рекомендуется периодически очищать. Это можно делать, выборочно удаляя из нее отдельные файлы и папки или полностью удаляя все содержимое. В первом случае следует выполнить следующие действия.

1. Открыть специальную папку «Корзина». 2. Щелкнуть по значку удаляемого объекта правой кнопкой мыши и выполнить команду Удалить. 3. В появившемся окне нажать кнопку Да.

В втором случае следует выполнить следующие действия.

1. Щелкнуть по значку «Корзина» объекта правой кнопкой мыши и выполнить команду Очистить корзину. 2. В появившемся окне нажать кнопку Да.

При желании файлы и папки можно удалять, не помещая их в корзину. Для этого можно воспользоваться любым способом удаления, однако любой из них необходимо выполнять при нажатой клавише клавиатуры [Shift].

Диалоговое окно Вставка таблицы

Диалоговое окно Язык

Расстановка переносов устанавливается для всего документа. Для этого необходимо выполнить команду Сервис -Язык - Расстановка переносов, в диалоговом окне Расстановка переносов поставить отметку против команды Автоматическая расстановка переносов и нажать кнопку ОК.

Добавление строк и столбцов

Для добавления новой строки на место существующей следует выделить строку, на место которой должна встать новая строка, щелкнуть правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Добавить строки. Существующие строки при этом сдвинутся вниз.

Для добавления новой строки ниже существующей следует выделить строку, ниже которой должна встать новая строка, и выполнить команду Таблица - Добавить - Строки ниже.

Для произвольного добавления строки можно поставить курсор в любую ячейку строки и выполнить одну из команд Таблица - Добавить - Строки ниже или Таблица - Добавить - Строки выше.

Для добавления нового столбца на место существующего следует выделить столбец, на место которого должен встать новый столбец, щелкнуть правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного Добавить столбцы. Существующие столбцы при этом сдвинутся вправо.

Для произвольного добавления столбца можно поставить курсор в любую ячейку столбца и выполнить одну из команд Таблица - Добавить - Столбцы слева или Таблица - Добавить - Столбцы справа.

Кроме того, для добавления строк и столбцов можно пользоваться раскрывающейся кнопкой

Форматирование текста в ячейках

Текст в ячейке форматируют обычным образом2. Можно установить параметры шрифтов и абзацев, применить оформление списком. Однако имеются дополнительные возможности оформления текста в ячейках таблицы.

Текст в ячейке можно повернуть на 90° влево или вправо. Для этого необходимо выполнить команду Формат - Направление текста..., в диалоговом окне Направление текста выбрать вариант оформления и нажать кнопку ОК.

Текст можно выровнять по высоте ячейки. Обычно текст выровнен по верхнему краю и левой границе ячейки. Для иного выравнивания необходимо открыть кнопку Выровнять по...

1 Сетка в документ не печатается.

2 За исключением форматирования текста в колонки.

Персональный компьютер в работе секретаря-референта

Глава 7. Персональный компьютер в работе секретаря-референта

Основные сведения о персональных компьютерах Назначение и состав устройств персонального компьютера Работа в операционной системе Windows 95/98 Организация хранения информации Основные приемы работы Операции с файлами Работа в текстовом редакторе MS WORD 2000 Основные сведения о текстовом редакторе MS WORD 2000 Работа с файлами Работа с документами Форматирование документа Создание и оформление таблиц Графические возможности Оформление ОРД в MS Word 2000 Создание бланка документа Использование шаблонов и стилей при оформлении документов Печать документов

Использование надписей

Надпись - независимый от основного текста фрагмент страницы документа. Надпись может содержать текст, таблицы, рисунки и некоторые другие объекты.

Для вставки надписи следует нажать кнопку Надпись

Использование шаблонов и стилей при оформлении документов

Для облегчения работы при создании и оформлении документов следует использовать шаблоны документов и стили.

Шаблон - заготовка документа, включающая в себя повторяющиеся в разных документах параметры страницы, текст, элементы оформления, стили и т. п.

Стиль - совокупность элементов оформления текста, включающая в себя параметры шрифта, абзаца, заливки и другие элементы.

Шаблон создают, как правило, на основе существующего документа. В документе оставляют заполненными и оформленными только те реквизиты, которые будут повторяться в других документах данной группы. Например, в шаблоне сопроводительного письма оставляют реквизиты: эмблема (03); наименование организации (06); справочные данные (07); код ОКПО (04); отметка о наличии приложения (20); подпись (21); отметка об исполнителе (26).

Для сохранения файла в качестве шаблона необходимо выполнить команду Файл - Сохранить как....

В диалоговом окне Сохранение документа (рис. 33) в раскрывающемся списке Тип файла выбрать Шаблон документа (*.dot), ввести имя создаваемого шаблона, после чего нажать кнопку Сохранить.

Изменение высоты строк и ширины столбцов

Изменить высоту строки можно буксировкой нижней границы этой строки при нажатой левой кнопке мыши. Если при этом держать нажатой клавишу клавиатуры [Alt], то на левой линейке окна документа будет указана высота строки в сантиметрах.

Изменить ширину столбца можно буксировкой границы этого столбца при нажатой левой кнопке мыши. Если при этом держать нажатой клавишу клавиатуры [Alt}, то на верхней линейке окна документа будет указана ширина столбца в сантиметрах.

Более точно высоту строк и ширину столбцов можно установить выполнив команду Таблица - Свойства таблицы.... Во вкладках Строка и Столбцы диалогового окна Свойства таблицы (рис. 25а и 25б) следует установить требуемые параметры строк и столбцов.

Клавиатура

Клавиатура предназначена для ввода информации и управления ПК. В настоящее время чаще всего используются так называемые «стандартные клавиатуры 101/102 клавиши». На клавиатуре имеются алфавитно-цифровые клавиши, предназначенные для ввода букв, цифр, знаков препинания, некоторых математических и специальных символов. Расположение алфавитно-цифровых клавиш соответствует стандартной пишущей машинке. Ввод прописных букв производится при нажатой клавише [Shift]. Для переключения клавиатуры в верхний регистр используют клавишу [CapsLock]. Включение этой клавиши отмечается индикатором в правом верхнем углу клавиатуры. Для подтверждения выбранной команды, перехода к новому абзацу при вводе текста используют клавишу [Enter]. Для отказа от выполнения — клавишу [Esc]. Для перемещения курсора используют клавиши , , [Home], [End], [PageDown], [PageUp]. Для удаления символа слева от курсора используют клавишу [Backspace], расположенную над клавишей [Enter]. Часто на клавиатуре вместо названия этой клавиши изображена стрелка влево [<-]. Для удаления выделенного объекта или удаления символа справа от курсора используют клавишу [Delete]. Клавиши [Ctrl] и [Alt] используют, как правило, в комбинации с другими клавишами. Функциональные клавиши от [F1] до [F12] могут иметь разное назначение, в зависимости от используемой в данный момент программы. Однако, клавиша [F1] практически во всех случаях вызывает справочную систему.

Мышь

Мышь предназначена для перемещения курсора по экрану и управления различными объектами. В настоящее время чаще всего встречаются двухкнопочные мыши.

Назначение и состав устройств персонального компьютера

Персональный компьютер (ПК) предназначен для хранения и переработки информации. Информация может представлять собой текст, таблицы, рисунки, фотографии, звукозаписи и т. п. Информация хранится и обрабатывается в цифровом виде. Единица измерения информации - байт. Один байт (1б) соответствует примерно одному символу текста. Для удобства введены также более крупные единицы измерения информации: килобайт (Кб), мегабайт (Мб), гигабайт (Гб).

Современный ПК включает в себя следующие элементы:

системный блок; монитор; клавиатура; мышь; принтер; сканер.

Кроме перечисленных, в состав ПК могут входить модем или факс-модем, плоттер, устройства воспроизведения и записи звука и некоторые другие устройства.

Обрамление элементов таблицы

Таблица вставляется в документ, как правило, уже обрамленная. Для изменения обрамления следует выделить таблицу, а затем в панели инструментов Таблицы и границы выбрать тип линии, ее толщину, цвет и в раскрывающейся кнопке Границы выбрать вид границы. Обрамлять можно и отдельные элементы таблицы: строки, столбцы, ячейки.

Для того чтобы убрать обрамление таблицы, ее следует выделить, а затем в раскрывающейся кнопке Границы выбрать вид границы - Нет границы.

После удаления обрамления на экране должна остаться бледно-серая сетка таблицы1, показывающая границы ячеек таблицы. Если сетка не отображается, следует выполнить команду Таблица - Отображать сетку.

Обрамление и заливка текста

Вокруг абзаца или только с некоторых его сторон можно установить обрамление. Для обрамления удобно пользоваться панелью инструментов Таблицы и границы.

Оформление списков

Отдельные части документа могут быть оформлены в виде нумерованного списка. Элементом списка может являться только абзац.

Для оформления нескольких абзацев в виде нумерованного списка следует выделить этот фрагмент текста и нажать кнопку Нумерация панели инструментов Стандартная. После этого выделенные абзацы будут пронумерованы арабскими цифрами. Для установки нумерации других типов следует выделить фрагмент текста, щелкнуть правой кнопкой мыши и выполнить команду Список..., или выполнить команду Формат - Список.... Во вкладке Нумерованный диалогового окна Список (рис. 20а) можно выбрать вид нумерации, после чего нажать кнопку ОК.

значок системного меню окна. Двойной

Окно папки в Windows 98

Основные элементы управления окном и объектами в нем:

Окно программы «Проводник»

Имена файлов в окнах папок и в окне программы «Проводник» могут отображаться с расширением или без расширения. Для переключения режима отображения имен файлов необходимо выполнить команду Вид -Свойства папки... и во вкладке Вид выбрать желаемый режим.

Окно текстового редактора MS Word

Окно текстового редактора MS Word 2000

Первоначально меню содержат только основные команды. Для того чтобы в меню появились все команды, следует щелкнуть левой кнопкой мыши по значку «двойная стрелка» в нижней части меню или повторно открыть меню

Для удобной работы необходимо иметь в окне две панели инструментов: Стандартная и Форматирование. Первоначально панели инструментов содержат только основные кнопки. Для того чтобы в панели инструментов появились дополнительные кнопки, следует щелкнуть левой кнопкой мыши по значку Другие кнопки

Для установки панелей инструментов можно выполнить команду Вид -Панели инструментов и выбрать необходимую панель. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по любой панели инструментов и выбрать необходимую панель из контекстного меню.

Документ в окне MS Word 2000 может быть отображен в различных видах: Обычный; Web-документ; Разметка страницы; Структура. Выбор вида документа производится с использованием меню Вид или с помощью кнопок в левом нижнем углу окна документа. Для работы с документами наиболее удобен вид Разметка страницы, при котором документ отображается так, как он будет напечатан. В режиме Разметка страницы окно документа должно иметь вертикальную и горизонтальную линейки. Отображение линеек управляется командой Вид - Линейка.

Документ в окне MS Word 2000 может быть отображен в различных масштабах: от 10 % до 500 %. Масштаб отображения документа никак не связан с масштабам печати. Выбор масштаба производится с использованием раскрывающегося списка Масштаб панели инструментов Стандартная.

В MS Word 2000 одновременно может быть открыто несколько документов. Каждый из них открывается в отдельном окне и имеет собственный значок в Панели задач Windows 95/98. Переход от одного документа к другому производится через Панель задач или через меню Окно MS Word 2000.

Окно Вставка картинки

Рисунок обычно вставляется в документ как элемент текста. Для удобства работы с рисунком можно оформить его поверх текста. Для этого следует выделить рисунок и выполнить команду Формат - Рисунок.... Во вкладке Положение диалогового окна Формат Рисунка выбрать вариант обтекания рисунка текстом.

Положение рисунка можно изменить буксировкой за любую часть рисунка. Размер рисунка можно изменить буксировкой маркеров выделения рисунка. Более точно установить размер и расположение рисунка на странице, а также выполнить некоторые другие настройки можно во вкладках диалогового окна Формат Рисунка. Кроме того, для работы с рисунком можно использовать кнопки панели инструментов Настройка изображения.

Организация хранения информации

Операционная система (ОС) - комплекс программ, обеспечивающих работу и управление ПК, а также хранение и переработку информации. Существует несколько различных ОС. В настоящее время в офисных ПК чаще всего используют ОС Windows 95 и Windows 98, разработанные фирмой Microsoft. Во многом различаясь по внутренней структуре и способам организации переработки информации, эти ОС имеют общие приемы работы в них рядовых пользователей.

Информация на ПК в ОС Windows 95/98, как впрочем и в других ОС, хранится в файлах. Файл — это поименованная область дискового пространства, то есть файл обязательно должен иметь имя и место размещения на жестком диске, дискете или ином носителе информации. Имя файла в ОС Windows 95/98 состоит из двух частей. Первую часть имени также называют «имя». Имя файла может содержать до 255 символов. В качестве символов можно использовать русские и английские буквы, пробел, цифры и некоторые знаки. Нельзя использовать знаки / \<> | * ?: ". Вторую часть имени называют «расширение». Расширение может содержать до трех символов. Между именем и расширением ставится точка. В качестве символов можно использовать русские и английские буквы, цифры и некоторые знаки. Нельзя использовать знаки / \ <> | * ?: ". Рекомендуется давать файлу имя, отражающее его содержание. Например, Письмо Иванову, Приказ о командировании Петрова и т. д. Для удобства работы не рекомендуется использовать в имени файла более 25-30 символов. Расширение файлу обычно автоматически присваивается программой, в которой этот файл создан. Например программа Word присваивает файлам расширение .doc, программа Excel - .xls и т. д. Не рекомендуется произвольно изменять расширение имени файла.

При размещении информации на жестком диске его для удобства особым программным способом условно разделяют на несколько частей - логических дисков. Логический диск имеет имя. Имя логического диска представляет собой латинскую букву с двоеточием - С: D: и т. д. Имена А: и В: зарезервированы для дисководов гибких дисков (дискет). Устройство для работы с компакт-дисками также имеет имя - первая свободная буква, следующая за именами логических дисков. Например, если жесткий диск разделен на три логических диска С: D: Е:, устройство для работы с компакт-дисками имеет имя F:.

Имена файлов на логическиx дисках регистрируются в папках (каталогах). Папки имеют имена. Требования к именам папок те же, что и к именам файлов. В большинстве случаев имена папок не имеют расширения.

Имена папок могут регистрироваться в папках более высокого уровня. Таким образом на логическом диске образуется древообразная иерархическая структура (рис. 4).

о текстовом редакторе MS WORD

Основные сведения о текстовом редакторе MS WORD 2000

Текстовый редактор MS Word 2000 предназначен для создания преимущественно текстовых документов с включением таблиц, рисунков и других объектов. Размер документа практически не ограничен ни по количеству страниц, ни по размеру файла.

MS Word 2000 входит в пакет программ MS Office 2000 и является дальнейшим развитием семейства программ MS Office. Овладение навыками работы в MS Word 2000 позволит без труда работать с предыдущими версиями MS Word.

Программа MS Word 2000 запускается кнопкой панели Office на рабочем столе или выбором соответствующего пункта в Главном меню.

Окно текстового редактора MS Word 2000 содержит строку меню, панели инструментов, поле документа, строку состояния (рис. 10). Окно документа имеет вертикальную и горизонтальную полосы прокрутки.

Открытие документа

Для открытия файла с документом следует выполнить одно из следующих действий:

нажать кнопку Открыть

Отмена и повтор действий с документом

Все действия с документом, произведенные после его открытия, можно последовательно в обратном порядке отменить. Для этого следует выполнить одно из следующих действий:

нажать кнопку Отменить

вьполнить команду Правка - Отменить; нажать комбинацию клавиш [Alt] + [Backspace].

Отмененные действия можно последовательно вернуть. Для этого следует выполнить одно из следующих действий:

нажать кнопку Вернуть

выполнить команду Правка - Вернуть; нажать комбинацию клавиш [Alt] + [Shift] + [Backspace].

Для повторения последнего выполненного действия следует выполнить одно из следующих действий:

нажать клавишу [F4 ]; выполнить команду Правка - Повторить.

Отображение таблицы на экране

Панель инструментов Буфер обмена в окне документа

Панель инструментов Буфер обмена в верхней части окна MS Word 2000 (б)

Для вставки из буфера обмена единственного находящегося там фрагмента или последнего копированного фрагмента следует выполнить одно из следующих действий:

нажать кнопку Вставить

Печать документов

Для печати всего документа в одном экземпляре достаточно нажать кнопку Печать

Переименование папок и файлов

Для переименования папки или файла следует выполнить следующие действия.

1. Открыть окно папки, в которой располагается переименовываемый объект. 2. Щелкнуть по значку объекта правой кнопкой мыши и выполнить команду Переименовать. 3. С использованием клавиатуры ввести новое имя объекта. 4. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши в пустом месте окна.

Можно рекомендовать еще один способ переименования папок и файлов. Для этого следует выполнить следующие действия.

1. Открыть окно папки, в которой располагается переименовываемый объект. 2. Выполнить два-три одиночных щелчка левой кнопкой мыши по имени объекта так, чтобы курсор начал мигать в поле имени. 3. С использованием клавиатуры ввести новое имя объекта. 4. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши в пустом месте окна.

Переключение раскладки клавиатуры

Обычно в Windows 95/98 имеется возможность работать с клавиатурой на русском и английском языке. Для переключения языка используется комбинация клавиш [Alt] + [Shift] или [Ctrl] + [Shift], в зависимости от настроек ОС Windows 95/98.

Переключение языка клавиатуры осуществляется также однократным щелчком по индикатору клавиатуры в правом углу Панели задач и выбором желаемого языка.

Перемещение и копирование папок и файлов

Перемещение и копирование папок и файлов может осуществляться двумя принципиально разными методами: буксировкой (перетаскиванием) и с использованием буфера обмена.

При перемещении и копировании объектов буксировкой следует выполнить следующие действия.

1. Открыть окно папки, из которой будет перемещаться или копироваться объект. 2. Открыть окно папки, в которую будет перемещаться или копироваться объект. 3. При необходимости разместить окна на экране так, чтобы оба были одновременно видны. 4. При перемещении - буксировать (перетащить) значок объекта из окна одной папки в окно другой папки. 5. При копировании - буксировать (перетащить) при нажатой клавише [Ctrl] значок объекта из окна одной папки в окно другой папки.

Перемещение и копирование папок и файлов можно производить также и буксировкой объектов правой кнопкой мыши. В этом случае необходимо после окончания буксировки в появившемся контекстном меню выбрать необходимую команду: Переместить или Копировать.

При перемещении и копировании объектов с использованием буфера обмена следует выполнить следующие действия.

1. Открыть окно папки, из которой будет перемещаться или копироваться объект. 2. При перемещении - выделить перемещаемый объект и переместить его в буфер обмена одним из следующих способов: щелкнуть по значку объекта правой кнопкой мыши и выполнить команду Вырезать; выполнить команду Правка - Вырезать; нажать кнопку Вырезать

Перемещение курсора по документу

Перемещать курсор по документу можно с помощью мыши. Для этого следует подвести курсор к требуемой позиции в тексте и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

Перемещение курсора можно производить клавишами клавиатуры:

клавиши

Поиск папок и файлов

Для поиска папки или файла на ПК следует открыть Главное меню Windows и выполнить команду Поиск - Папки и файлы.

Поиск производится в окне Найти: Все файлы (рис. 9). Поиск папок и файлов может производиться по следующим признакам:

вкладка Имя и размещение: имя файла (или фрагмент имени5); текст файла; вкладка Дата: дата создания, изменения или открытия файла6; вкладка Дополнительно: тип файла; размер файла.

Искать можно по какому-либо одному признаку или по всем признакам одновременно. Результатом поиска может быть несколько объектов.

Из окна поиска файлы можно перемещать, копировать, удалять любым из способов, описанных выше

Принтер

Принтеры служат для вывода документов на бумагу. В современном офисе чаще всего используют лазерные принтеры. Лазерный принтер позволяет печатать до 10 страниц в минуту, обеспечивая высокое качество печати. Струйные принтеры работают медленнее, качество печати на них ниже. В то же время, струйные принтеры обеспечивают сравнительно недорогую многоцветную печать. Матричные принтеры в современных офисах практически не используются.

Сканер

Сканер предназначен для ввода в ПК рисунков, фотографий, схем и других изображений. Помимо этого, сканер, при наличии специальной программы, позволяет вводить и распознавать текстовые материалы. В настоящее время повсеместно используют планшетные сканеры. Ручные сканеры уже практически не встречаются.

1 В специальной литературе используют аббревиатуру RAM - random access memory (память с произвольным доступом).

2 В специальной литературе используют аббревиатуру HDD - hard disk driver (устройство управления жестким диском).

3 В специальной литературе используют аббревиатуру FDD - floppy disk driver (устройство управления гибким диском).

4 Компакт-диски, а также устройства для работы с ними часто называют CD ROM.

Проверка правописания в документе

Обычно правописание (орфография и грамматика) в документе проверяются автоматически. Проверка орфографии производится сравнением введенных слов со встроенным словарем MS Word 2000. Если слово отсутствует в словаре, оно будет подчеркнуто красной волнистой линией. Поэтому, помимо действительных ошибок и опечаток, выделяются также правильно введенные слова, незнакомые MS Word 2000. Это могут быть названия организаций, фамилии и т. п. Предложения с грамматическими и стилистическими ошибками подчеркиваются зеленой волнистой линией.

Для исправления ошибок и опечаток следует щелкнуть по слову с опечаткой правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать правильный вариант написания слова. Если в контекстном меню нет вариантов правильного написания, исправить слово следует ручным вводом с клавиатуры. Если же слово введено правильно, в контекстном меню следует выбрать команду Добавить.

Грамматические ошибки, как правило, приходится исправлять ручным вводом с клавиатуры.

Для проверки правописания во всем документе необходимо выполнить одно из следующих действий:

нажать клавишу клавиатуры [F7]; нажать кнопку Правописание

Рабочий стол

После включения ПК загрузка ОС производится автоматически. После загрузки на экране монитора появляется изображение, которое называется «Рабочий стол» (рис. 5). Рабочий стол - основной элемент интерфейса Windows 95/98 и, одновременно, специальная папка самого высокого уровня.

В нижней части Рабочего стола

Рабочий стол Windows 98

В нижней части Рабочего стола обычно находится Панель задач. В левой части панели задач расположена кнопка «Пуск», раскрывающая Главное меню Windows 95/98. В правой части Панели задач могут располагаться индикатор раскладки клавиатуры, часы, а также значки для запуска некоторых специальных программ.

В правой верхней части Рабочего стола может находиться панель «Microsoft Office» с кнопками для запуска наиболее часто используемых программ. На Рабочем столе располагаются значки специальных папок «Мой компьютер», «Сетевое окружение», «Корзина». На Рабочем столе также могут располагаться значки обычных папок, файлов и ярлыков.

Работа с меню

В Windows 95/98 меню вызываются в окнах папок и программ из строки меню однократным щелчком левой кнопки мыши. Контекстное меню для выделенного объекта вызывается щелчком правой кнопки мыши.

Для выполнения требуемого пункта медю следует щелкнуть по нему левой кнопки мыши (в контекстном меню можно щелкать любой кнопкой мыши). Если название пункта заканчивается многоточием, после его выполнения появится диалоговое окно, в котором следует выбрать и установить необходимые параметры. Если название пункта отображено бледным шрифтом, его выполнение в данный момент невозможно. Пункт может содержать подчиненное меню (обозначается треугольником справа от названия пункта).

Если против названия пункта меню стоит галочка или знак •, это означает, что данный пункт уже выполнен.

Работа с окнами

Вся работа в Windows 95/98 организована в окнах1. В окнах открываются папки, в окнах организована работа прикладных программ, в диалоговых окнах происходит общение с компьютером.

Окна папок открываются в однотипных окнах (рис. 6).

Разделение и объединение ячеек

Ячейку можно разделить на строки и столбцы. Для этого необходимо поместить курсор в ячейку и выполнить одно из следующих действий:

нажать кнопку Разбить ячейки

Размещение таблицы на странице

Таблицу можно перемещать по странице буксировкой за маркер перемещения таблицы около верхнего левого угла таблицы (см. рис. 23).

Расположение таблицы можно установить, выполнив команду Таблица - Свойства... во вкладке Таблица (рис. 24) диалогового окна Свойства таблицы.

Разметка страницы для размещения реквизита

Разметка страницы для размещения реквизита 21

В ячейке 1 размещают наименование должности, в ячейке 3 размещают расшифровку подписи. Ячейку 2 оставляют пустой.

Для размещения реквизита 21 при подписании документа несколькими лицами одного ранга следует после заполнения реквизита 19 или 20 вставить 1-2 пустых строки, а затем вставить таблицу из требуемого числа столбцов и одной строки. После создания таблицы следует снять обрамление границ таблицы.

Для размещения реквизита 26 необходимо вставить рамку надписи. Обрамление и заливку надписи следует удалить. Следует установить высоту надписи - 2 см, ширину - 7,3 см. Следует установить положение «надписи» по горизонтали - 0 см относительно Поля, по вертикали - 24 см относительно Поля; установить отметки Перемещать вместе с текстом, Установить привязку. Выбрать обтекание Сверху и снизу.

После разметки страницы можно приступать к вводу текста. Текст документа вводится в соответствии с правилами, указанными выше.

1 Заполняется при необходимости.

Разметка страницы для заполнения постоянных реквизитов продольного бланка

После создания таблицы следует снять обрамление границ таблицы.

Реквизит 01 (или 02, или 03) размещают в ячейке 1, реквизиты 04-08 размещают в ячейке 2, реквизиты 09, 10 размещают в ячейке 3, реквизит 12 размещают в ячейке 4, реквизит 11 размещают в ячейке 5, реквизиты 14-15 размещаются в ячейке 6, реквизит 17 размещается в ячейке 7. Остальные ячейки не заполняются.

Независимо от вида бланка реквизит текст (19) заполняется на странице ниже созданной таблицы.

Для размещения реквизита 201 следует после заполнения реквизита 19 вставить 1-2 пустых строки.

Для размещения реквизита 21 следует после заполнения реквизита 19 или 20 вставить 1-2 пустых строки, а затем вставить таблицу из трех столбцов и одной строки (рис. 32). Следует установить ширину столбца 1 - 7,3 см, ширину столбца 2 - 4,2 см, ширину столбца 3 - 5,0 см. После создания таблицы следует снять обрамление границ таблицы.

Разметка страницы для заполнения постоянных реквизитов углового бланка

Следует установить ширину столбца 1 - 7,3 см, ширину столбца 2 - 1,4 см, ширину столбца 3 - 7,8 см. Следует установить высоту строки 1 - Минимум 1,7 см, высоту строки 2 - Минимум 3,4 см, высоту строки 3 - Минимум 2,2 см, высоту строки 4 - Минимум 1,8 см, высоту строки 5 - Минимум 1,3 см. После создания таблицы следует снять обрамление границ таблицы.

Реквизит 01 (или 02, или 03) размещают в ячейке 1, реквизиты 04-08 размещают в ячейке 2, реквизиты 09-12 размещают в ячейке 3, реквизит 17 размещают в ячейке 4, реквизиты 14-15 размещают в ячейке 5. Остальные ячейки не заполняются.

При разметке расположения реквизитов 01-12, 14-15, 17 на формате А4 продольного бланка вставляется таблица из шести строк и трех столбцов (рис. 31). Следует установить ширину столбца 1 - 7,3 см, ширину столбца 2 - 1,4 см, ширину столбца 3 - 7,8 см. Следует установить высоту строки 1 - Минимум 1,7 см, высоту строки 2 - Минимум 2,0 см, высоту строки 3 - Минимум 1,0 см, высоту строки 4 - Минимум 1,2 см, высоту строки 5 - Минимум 1,8 см, высоту строки 6 - Минимум 1,3 см. Ячейки строк 1 и 2 необходимо объединить, следует объединить две ячейки столбца 3, а ячейки строки 3 необходимо объединить и разбить на три равные ячейки, как это показано на рис. 31.

Редактирование текста документа

Для удаления символа справа от курсора используется клавиша [Delete]. Для удаления символа слева от курсора используется клавиша [Backspace].

Для разделения абзаца необходимо поставить курсор в место разделения и нажать клавишу [Enter]|.

Для присоединения к абзацу нижерасположенного абзаца следует поставить курсор в конец абзаца и нажать клавишу [Delete]. При необходимости добавить пробел.

Для присоединения абзаца к вышерасположенному абзацу - поставить курсор в начало абзаца и нажать клавишу [Backspace]. Если присоединяемый абзац оформлен с абзацным отступом (с красной строки), клавишу [Backspace] нажать два раза. При необходимости добавить пробел.

Для вставки пустой строки (пустого абзаца) необходимо поставить курсор в начало строки и нажать клавишу [Enter].

Системный блок

В системном блоке размещаются основные устройства ПК, осуществляющие переработку и хранение информации. Непосредственно переработку информации производит процессор, размещенный на материнской плате системного блока. Основная характеристика процессора - его быстродействие, иначе называемое «тактовая частота». Единица измерения тактовой частоты - мегагерц (МГц), Современные офисные ПК оснащены процессорами с тактовой частотой 200...400 МГц. Кроме того, на материнской плате системного блока расположено оперативное запоминающее устройство (ОЗУ), или оперативная память1. ОЗУ хранит информацию, в данный момент перерабатываемую процессором. Необходимо отметить, что информация в оперативной памяти хранится только при включенном ПК. После выключения ПК вся информация из ОЗУ пропадает. Основная характеристика ОЗУ - объем хранимой информации. Современные офисные ПК оснащены ОЗУ объемом 32...64 Мб. Постоянное хранение информации производится на жестком диске2, который также называют «винчестер». Основная характеристика жесткого диска - объем хранимой информации. Современные офисные ПК оснащены жестким диском объемом 3...7 Гб. Для работы с внешними носителями информации системный блок имеет 1 или 2 дисковода для дискет3, а также устройство для работы с лазерными компакт-дисками4. В последнее время используются почти исключительно дискеты размером 3,5" с объемом хранимой информации 1,44 Мб. Иногда еще встречаются дискеты размером 5" с объемом хранимой информации до 1,2 Мб. Компакт-диск может содержать информацию объемом до 640 Мб. Кроме перечисленных устройств, в системном блоке расположены и другие устройства, обеспечивающие работу ПК: блок питания, видеоплата, контроллеры, платы управления внешними устройствами.

Монитор

Монитор служит для отображения информации. Подавляющее число современных мониторов цветные. Большинство мониторов оснащено электронно-лучевой трубкой и работает по принципу телевизора. Монитор имеет собственную кнопку включения и выключения, а также кнопки или регуляторы для настройки яркости, контрастности и размера изображения. Современные офисные ПК имеют мониторы с размером экрана по диагонали 15" (38 см) или 17" (43 см).

Сохранение документа

Для сохранения файла под тем же именем в той же папке следует выполнить одно из следующих действий:

нажать кнопку Сохранить

Сохранение документа под новым именем

Для сохранения безымянного документа в виде файла следует выполнить любое из действий сохранения файла. Для сохранения существующего файла под другим именем и (или) в другой папке следует выполнить одно из следующих действий:

выполнить команду Файл - Сохранить как...; нажать клавишу клавиатуры [F12].

После любого из перечисленных выше действия в диалоговом окне Сохранение документа (рис. 12) следует открыть раскрывающийся список Папка, перейти к требуемому логическому диску, последовательно открыть папку, в которую будет сохраняться файл,в поле Имя файла ввести с клавиатуры имя файла, после чего нажать кнопку Сохранить. В раскрывающемся списке Тип файла должен быть выбран Документ Word.

Создание бланка документа

ГОСТ Р 6.30-97 требует строгого соблюдения полей страницы документа и расположения полей постоянных и переменных реквизитов.

До начала работы с документом следует выбрать размер бумаги и установить требуемые поля страницы документа. Для этого следует выполнить команду Файл - Параметры страницы... и во вкладках Размер бумаги и Поля диалогового окна Параметры страницы установить требуемые параметры.

После установки параметров страницы следует разметить расположение реквизитов документа. Разметка страницы создается с помощью вставки таблиц.

При разметке расположения реквизитов 01-12, 14-15, 17 на формате А4 углового бланка вставляется таблица из пяти строк и трех столбцов (рис. 30). После этого необходимо установить требуемые в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей реквизитов.

Создание документа

Пустой безымянный документ создается автоматически после запуска программы MS Word 2000.

Если необходимо создать еще один документ на основе шаблона «Normal», следует выполнить одно из следующих действий:

нажать кнопку Создать

Создание файлов

Обычно файлы создаются с помощью прикладных программ (MS Word, MS Excel и др.). Однако, некоторые типы файлов можно создать без запуска соответствующей программы.

Файл создается в окне папки, в которой он будет находиться. Для создания файла следует выполнить следующие действия.

1. Открыть окно папки, в которой будет создаваться файл. 2. В пустом месте окна щелкнуть правой кнопкой мыши и выполнить команду Создать и в появившемся подчиненном меню выбрать желаемый тип файла. 3. С использованием клавиатуры ввести имя создаваемого файла. 4. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши в пустом месте окна.

Создание и использование ярлыков

Ярлык - особого рода файл, предназначенный для быстрого открытия других файлов, папок и запуска программ. Ярлыки обычно размещают на Рабочем столе.

Для создания ярлыка следует выполнить следующие действия.

Открыть окно папки, в которой расположен объект, для которого создается ярлык. Буксировать объект на Рабочий стол при нажатой правой кнопке мыши. После буксировки в появившемся контекстном меню выполнить команду Создать ярлык(и).

Ярлык можно переименовать как обычный файл.

При желании можно сменить значок ярлыка. Для этого следует выполнить следующие действия.

Щелкнуть правой кнопкой мыши по значку ярлыка и выполнить команду Свойства. В диалоговом окне Свойства:... перейти во вкладку Ярлык. Во вкладке нажать кнопку Сменить значок. В диалоговом окне Смена значка выбрать желаемый значок. В диалоговом окне Смена значка нажать кнопку ОК. В диалоговом окне Свойства:... нажать кнопку ОК.

Двойной щелчок левой кнопкой мыши по значку ярлыка открывает окно объекта, для которого этот ярлык создан.

Переименование, изменение значка ярлыка, копирование, перемещение и даже его удаление никак не отражается на объекте, для которого он создан. Напротив, переименование или перемещение объекта может привести к тому, что ярлык не будет нормально работать. Удаление объекта, для которого создан ярлык, приводит к полной неработоспособности ярлыка.

Создание папок

Перед началом работы на ПК следует создать структуру папок для сохранения файлов.

Папка всегда создается в окне папки, в которой она будет находиться. Для создания папки следует выполнить следующие действия.

1. Открыть окно папки, в которой будет создаваться новая папка. 2. В пустом месте окна щелкнуть правой кнопкой мыши и выполнить команду Создать - Папку. 3. С использованием клавиатуры ввести имя создаваемой папки. 4. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши в пустом месте окна.

Удаление строк и столбцов

Для удаления строки следует эту строку выделить и выполнить одно из следующих действий:

щелкнуть правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить строки; выполнить команду Таблица-Удалить-Строки.

Для удаления столбца следует этот столбец выделить и выполнить одно из следующих действий:

щелкнуть правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить столбцы; выполнить команду Таблица - Удалить - Столбцы; нажать клавишу клавиатуры [Backspace].

Установка параметром шрифтов

Для установки основных параметров шрифтов (шрифт, размер шрифта, полужирное начертание, курсив, подчеркивание, цвет шрифта, выделение цветом) следует выделить фрагмент текста и воспользоваться раскрывающимися списками и кнопками панели инструментов Стандартная.

Установка параметров абзацев

Для выравнивания абзацев текста по краям страницы документа следует выделить фрагмент текста и воспользоваться кнопками на панели инструментов Стандартная:

Установка параметров страницы

Для установки параметров страницы следует выполнить команду Файл -Параметры страницы.... Во вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы (рис. 13) устанавливаются поля документа, их взаимное расположение и при необходимости размер и положение переплета. Во вкладке Размер бумаги при необходимости можно установить размер страницы отличный от формата А4.

Вкладка Цвета и линии диалогового окна Формат надписи

Вкладка Граница диалогового окна Границы и заливка

Для того чтобы убрать обрамление фрагмента текста, его следует выделить, а затем в раскрывающейся кнопке Границы выбрать вид границы - Нет границы.

Фон абзаца можно заполнить каким-либо цветом. Для этого можно воспользоваться раскрывающейся кнопкой Заливка панели инструментов Таблицы и границы или вкладкой Заливка диалогового окна Границы и заливка. Не рекомендуется пользоваться заливкой темными цветами или с применением узоров.

Обрамить и заполнить фоном можно не только абзацы, но и отдельные слова или даже отдельные символы. При этом следует иметь ввиду, что рамку вокруг отдельных слов и символов можно установить только со всех сторон.

2 Шрифт Arial легче распознается и лучше отображается факсимильными аппаратами.

3 1 пункт равен 0,328 мм.

4 Выравнивание «По ширине» означает, что текст будет выровнен по левому и правому краям одновременно за счет изменения интервалов между словами.

Вкладка Интервал диалогового окна Шрифт

Вкладка Маркированный диалогового окна Список

Каждый из вариантов списков имеет собственные параметры форматирования абзацев. При необходимости после установки нумерации и маркеров можно изменить параметры абзацев.

Для удаления оформления в виде нумерованного и маркированного списка следует выделить этот фрагмент текста и нажать кнопку Нумерация или Маркеры панели инструментов Стандартная.

Вкладка Нумерованный диалогового окна Список

Список можно сортировать. Для этого следует выделить сортируемые абзацы и выполнить команду Таблица - Сортировка.... В диалоговом окне Сортировка текста указать тип и порядок сортировки.

Удобство использования списков заключается в том, что при удалении каких-либо элементов списка перенумерация оставшихся элементов производится втоматически.

Абзацы текста документа можно отметить маркерами в виде различных символов. Для оформления нескольких абзацев в виде маркированного списка следует выделить этот фрагмент текста и нажать кнопку Маркеры

Вкладка Обтекание текстом диалогового окна Дополнительная разметка

Вкладка Отступы и интервалы диалогового окна Абзац

Вкладка Положение диалогового окна Формат надписи

Для установки точного положения надписи относительно страницы следует во вкладке Положение нажать кнопку Дополнительно и во вкладках диалогового окна Дополнительная разметка (рис. 29а и 29б) ввести необходимые параметры.

Вкладка Положение на странице диалогового окна Абзац

Вкладка Положение рисунка диалогового окна Дополнительная разметка

Вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы

Вкладка Размер диалогового окна Формат надписи

Вкладка Шрифт диалогового окна Шрифт

Вкладка Столбец диалогового окна Свойства таблицы

Для столбцов можно при создании таблицы в диалоговом окне Вставка таблицы (см. рис. 22) установить автоподбор ширины.

Для изменения ширины столбцов можно также использовать команды Таблица - Автоподбор - По содержимому и Таблица - Автоподбор - По ширине окна.

Для выравнивания высоты нескольких строк их следует выделить и выполнить одно из следующих действий:

нажать кнопку Выровнять высоту строк

Вкладка Строка диалогового окна Свойства таблицы

Вкладка Таблица диалогового окна Свойства таблицы

Восстановление удаленных папок и файлов. Настройка Корзины

Удаленные папки и файлы обычно не уничтожаются, а помещаются в специальную папку «Корзина».

Для восстановления случайно или ошибочно удаленных папок и файлов следует выполнить следующие действия.

1. Открыть специальную папку «Корзина». 2. Щелкнуть по значку восстанавливаемого объекта правой кнопкой мыши и выполнить команду Восстановить.

При этом папка или файл восстановятся в той же папке, из которой были удалены.

Для восстановления удаленного объекта в любой произвольной папке следует его переместить в желаемую папку одним из способов, описанных выше.

Необходимо отметить, что папки и файлы, удаленные с дискеты, в специальную папку «Корзина» не помещаются и, следовательно, восстановлению не подлежат.

Во избежание проблем при восстановлении папок и файлов следует проверить и, при необходимости, изменить настройку параметров специальной папки «Корзина». Для этого необходимо щелкнуть по значку специальной папки «Корзина» правой кнопкой мыши и выполнить команду Свойства.

Возможная структура папок логического диска D:

Вставка рисунков

В пакет программ MS Office 2000 входит большой комплект рисунков, которые можно использовать при работе с документми.

Для вставки рисунка в документ необходимо выполнить команду Вставка - Рисунок - Картинки.... В окне Вставка картинки (рис. 27) выбрать категорию и щелкнуть по ней левой кнопкой мыши. После появления в этом же окне рисунков щелкнуть левой кнопкой мыши по конкретному рисунку. В появившемся меню щелкнуть левой кнопкой мыши по значку Вставить клип

Вставка таблиц

Для вставки таблицы в документ следует поставить курсор в место вставки и выполнить одно из следующих действий:

нажать кнопку Добавить таблицу панели инструментов Стандартная и в появившемся под кнопкой окне

Ввод текста

Текст вводится в том месте, где в данный момент находится курсор.

Обычно текст вводят, начиная от левого поля страницы. При желании текст можно вводить в любом месте страницы. Для этого следует мышью подвести курсор и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши.

При вводе текста следует придерживаться следующих правил и рекомендаций.

Не следует использовать клавишу [Enter] для перехода к новой строке. Переход на новую строку производится автоматически. Клавишу [Enter] следует нажимать для перехода к новому абзацу или вставки пустой строки. Не следует расставлять переносы в словах с использованием клавиши [-]. Расстановка переносов производится автоматически. Не следует использовать клавишу [Enter] для перехода к новой странице. Переход на новую страницу производится автоматически. Не следует использовать клавишу [Tab] или [Spacebar] для получения красной строки или выравнивания текста по ширине страницы. Знаки препинания . , в русской раскладке на клавиатуре часто не обозначены. Знак . в русской раскладке вводится клавишей, расположенной слева от правой клавиши [Shift]. Знак , в русской раскладке вводится этой же клавишей, но при нажатой клавише [Shift]. Знак препинания : в русской раскладке вводится клавишей с цифрой 6 на основной клавиатуре при нажатой клавише [Shift]. Знак препинания ; в русской раскладке вводится клавишей с цифрой 4 на основной клавиатуре при нажатой клавише [Shift]. Знак препинания ? в русской раскладке вводится клавишей с цифрой 7 на основной клавиатуре при нажатой клавише [Shift]. Знак препинания ! в русской раскладке вводится клавишей с цифрой 1 на основной клавиатуре при нажатой клавише [Shift]. Знак № в русской раскладке вводится клавишей с цифрой 3 на основной клавиатуре при нажатой клавише [Shift]. Знак $ в английской раскладке вводится клавишей с цифрой 4 на основной клавиатуре при нажатой клавише [Shift]. Знаки препинания . , : ; ! ? пишутся слитно со словом, за которым следуют. После знаков препинания . , : ; ! ? ставится пробел. Перед знаками « " ( [ { ставится пробел. Следующее за этими знаками слово пишется без пробела. Знаки » " ) ] } пишутся слитно со словом, за которым следуют. После этих знаков ставится пробел, за исключением тех случаев, когда ставятся знаки препинания, которые пишутся слитно со словом, за которым следуют. Знак дефиса - пишется слитно с предшествующей и последующей частями слова. Знак тире — вводится той же клавишей клавиатуры, что и дефис, но перед знаком и после знака обязательно ставится пробел. Рекомендуется вводить текст шрифтом одного вида и размера. Все оформление документа производят после ввода текста.

Для вставки символа, отсутствующего на клавиатуре, следует выполнить команду Вставка - Символ.... В диалоговом окне Символ следует выбрать символ, нажать кнопку Вставить, после чего нажать кнопку Закрыть или клавишу [Esc].

В документ можно вставить текущую дату и время. Для этого следует выполнить команду Вставка - Дата и время.... В диалоговом окне Дата и время (рис. 14) следует выбрать формат даты (времени) и язык, после чего нажать кнопку ОК.

Выделение элементов таблиц

Выделение элементов таблиц осуществляется следующим образом.

Выделение одной строки - поставить курсор слева от строки и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Выделение нескольких строк - поставить курсор слева от строки, нажать на левую кнопку мыши и не отпуская ее, распространять выделение на другие строки. Выделение одного столбца - поставить курсор сверху от столбца и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Выделение нескольких столбцов - поставить курсор сверху от столбца, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространять выделение на другие столбцы. Выделение нескольких ячеек - поставить курсор на ячейку, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространять выделение на другие ячейки. Выделение всей таблицы - щелкнуть левой кнопкой мыши по маркеру около правого нижнего угла таблицы (рис. 23).

Закрытие документа

Для закрытия файла следует выполнить одно из следующих действий:

нажать кнопку Закрыть окно

выполнить команду Файл - Закрыть.

Завершение работы с ПК

Для завершения работы с ПК в ОС Windows 95/98 необходимо выполнить следующие действия.

1. Раскрыть Главное меню и выбрать команду Завершение работы... 2. В появившемся окне выбрать команду Выключить компьютер и нажать кнопку ОК. 3. После появления на экране монитора соответствующего сообщения выключить ПК.

1 Windows - по-английски означает «Окна».

	1 - значок системного меню окна. Двойной щелчок левой кнопкой по этому значку закрывает окно. Однократный щелчок правой кнопкой по значку вызывает контекстное меню папки, открытой в окне.
	2 - строка заголовка окна. Буксировкой за строку названия окно можно перемещать по экрану. Двойной щелчок левой кнопкой мыши по строке названия разворачивает окно на весь экран.