Администрирование субъектов системы ЕВФРАТ-Документооборот
В состав пользователей системы ЕВФРАТ-Документооборот входят сотрудники организации, в которой установлена и эксплуатируется система, и других организаций, с которыми поддерживаются тесные деловые отношения. Каждый пользователь обладает набором свойств (информационная карточка сотрудника, права и группы доступа), его имя может фигурировать в адресах и списках рассылки.
Архив документов
Зарегистрированные в системе ЕВФРАТ-Документооборот документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.
После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля документ может быть списан на долговременное хранение в модуль Архивариус. Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной. Модуль обеспечивает контроль срока хранения документа, уведомляя архивариуса о его истечении, протоколирует действия архивариуса, связанные со списанием документов в архив и уничтожением документов.
Документ системы ЕВФРАТ-Документооборот
Документом в системе может являться как бумажный, так и электронный документ. На все типы документов формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и прикреплены к РКК. К одной РКК может быть прикреплено сколь угодно много электронных документов разных форматов.
ЕВФРАТ-Документооборот имеет встроенные технологии сканирования и распознавания, разработанные компанией Cognitive Technologies. Данные технологии позволяют оперативно помещать в систему графическое или текстовое представление бумажного документа. Помимо этого, используются технологии экспорта в любое зарегистрированное в MS Windows приложение.
Функциональные возможности
Набор операций, описанных ниже, может полностью или частично размещаться на любом рабочем месте. Необходимый для данного рабочего места набор операций формируется администратором системы ЕВФРАТ-Документооборот в соответствии с утвержденными должностными обязанностями пользователей.
Индивидуальные настройки
Помимо стандартных настроек и модификаций системы ЕВФРАТ-Документооборот возможно внесений изменений в базовую версию программы или разработка дополнительных модулей.
Специалисты Cognitive Technologies могут оказать следующий спектр услуг, касающийся индивидуальной настройки:
проведение предпроектного обследования; разработка Технического задания на модификацию системы; модификация системы.
При оценке стоимости данных работ учитываются расходы на командировку специалистов Cognitive Technologies, а также трудозатраты на оговоренный объем работ.
Информационная безопасность
Информационная безопасность обеспечивается за счет наличия в составе системы ЕВФРАТ-Документооборот средств, которые обеспечивают конфиденциальность работы с информацией.
В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности.
Каждому пользователю определен объем информации, к которому он допущен.
Права доступа к документам (просмотр или редактирование) определяются в момент их создания или регистрации.
В системе ЕВФРАТ-Документооборот ведутся отдельные списки пользователей, имеющих права на регистрацию, контроль за прохождением документов, вывод отчетов и журналов, доступ к любым документам на чтение, а также администрирование системы.
Возможность несанкционированного доступа и нарушение конфиденциальности документооборота практически исключено, поскольку:
? весь сетевой трафик между сервером и клиентской программой шифруется криптосредствами собственной разработки, так же применяется хэширование паролей;
? при работе используется сетевой протокол обмена данными собственной разработки над TCP/IP, неизвестный потенциальным злоумышленникам, что сводит вероятность разработки программ для взлома сервера системы практически к нулю;
? ЕВФРАТ-Документооборот имеет собственную систему авторизации и аутентификации пользователей, все данные которой хранятся в собственной СУБД в зашифрованном виде, причем пароли никогда не передаются по сети в открытом виде;
? использование собственной СУБД, ее закрытость делают невозможным доступ к хранимым данным стандартными хорошо известными хакерам всего мира средствами;
? проверка прав доступа к документам системы в ЕВФРАТ-Документооборот делается как в прикладных программах, так и на сервере системы, что делает невозможным несанкционированный доступ к ним с помощью специально написанных посторонних программ.
Категории пользователей
Контроль исполнения документов
Данная функция системы позволяет автоматически контролировать сроки исполнения документа, поручений и согласований по нему и формировать отчеты о ходе их исполнения. Постановка документа на контроль – это формирование поручения конкретному сотруднику организации или группе сотрудников с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения документа.
Результатом исполнения документа является отчет об исполнении (информация по исполнению документа и результаты, полученные в процессе исполнения документа).
Система позволяет визуально контролировать статус того или иного поручения – выполнено в срок, выполнено с нарушением срока, не выполнено, просрочено.
Надежность функционирования системы ЕВФРАТ-Документооборот и сохранность данных
Надежность функционирования системы ЕВФРАТ-Документооборот и сохранность данных определяется наличием разработанных организационно-технических требований к условиям эксплуатации, а также средств обеспечения надежности.
С точки зрения средств обеспечения надежности система ЕВФРАТ-Документооборот обладает набором специализированных программных средств для осуществления страхового копирования данных системы на резервные устройства хранения с последующим их восстановлением, протоколирования действий пользователей, разграничения прав доступа и аутентификации пользователей.
Обеспечение надежности и безопасности эксплуатации системы ЕВФРАТ-Документооборот с организационно-технической точки осуществляется за счет соблюдения установленного регламента страхового копирования данных, а также выбора отказоустойчивого оборудования.
Название модуля
Общее функциональное описание
ЕВФРАТ-Документооборот обеспечивает технологию учета, контроля и перемещения документа в соответствии с принятыми в организации стандартами делопроизводства и документооборота. При этом на любом этапе ЕВФРАТ-Документооборот позволяет получить информацию о состоянии задания, сформировать типовой отчет о ходе исполнения документов и поручений.
Общие сведения о системе ЕВФРАТ-Документооборот
Электронный документооборот в настоящее время становится действенным средством повышения эффективности управления многих передовых организаций. И это не просто «дань моде». Это - осознание тех преимуществ, которые дает внедрение полноценной системы электронного документооборота.
ЕВФРАТ-Документооборот - корпоративная система электронного документооборота, в которой оптимально сочетаются современные информационные технологии работы с документами и преимущества отечественных традиций документооборота. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. ЕВФРАТ-Документооборот обладает также функциональностью workflow-систем.
Главное назначение системы ЕВФРАТ-Документооборот - поднять на новый качественный уровень процессы управления за счет использования современных информационных технологий для работы с документами, совершенствования системы коммуникаций между сотрудниками и накопления базы знаний организации.
ЕВФРАТ-Документооборот позволяет построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.
Особенностью системы ЕВФРАТ-Документооборот является ее гибкость и простота настройки. Одновременно с готовыми решениями предлагается полный набор инструментов для успешной адаптации к особенностям любой компании. Система ЕВФРАТ-Документооборот масштабируема – она может функционировать как на одном рабочем месте делопроизводителя, так и в рамках крупной организации. Кроме того, система может поддерживать работу территориально-распределенных организаций. При этом силами самих пользователей ЕВФРАТ-Документооборот может меняться вместе с развитием компании.
Уникальной особенностью системы является входящая в комплект поставки собственная СУБД НИКА, обеспечивающая работу системы. ЕВФРАТ-Документооборот – это единственная программа, которая не требует особых условий установки и эксплуатации, не требует покупки и внедрения дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков.
ЕВФРАТ-Документооборот полностью российская разработка, созданная с учетом специфики российского делопроизводства. Программа имеет дружественный полностью русифицированный интерфейс. В комплект поставки входит подробное руководство по всем подсистемам, позволяющее пользователям самостоятельно внедрить программу в своей организации.
Внесение списка пользователей, присвоение прав
– Инсталляция Клиентской части на N рабочих мест
– Создание структуры подразделений
– Внесение списка пользователей, присвоение прав доступа
– Консультации администратора системы (не более 2-х часов)
Сопровождение в режиме «горячей линии» по телефону и электронной почте по вопросам администрирования системы ЕВФРАТ-Документооборот в течение 6 месяцев
Оповещения и напоминания
Для оповещения пользователей о возникновении тех или иных событий (например, о появления у пользователя нового поручения, снятии поручения с контроля, о назначении пользователя контролером, о приближении срока исполнения задания или документа и т.п.) в системе ЕВФРАТ-Документооборот используется целый ряд служебных сообщений. Эти сообщения значительно повышают эффективность работы сотрудников, не позволяя им забывать о текущих делах, а также обеспечивают возможность качественного контроля за состоянием дел со стороны руководства или контрольной службы.
Надо отметить, что все служебные сообщения, относящиеся к поручению, группируются вместе с поручением. Это дает возможность пользователю мгновенно ориентироваться в текущем состоянии статуса любого поручения, а также в любой момент просмотреть историю переписки по данному поручению.
Для получения информации о ходе исполнения любого поручения в системе ведется журнал хода исполнения.
Печать документов
Система предоставляет возможность печатать отчеты и журналы, РКК документов, а также файлы, присоединенные к документу.
Для печати присоединенных файлов могут быть использованы средства встроенной программы просмотра систем ЕВФРАТ-Документооборот или средства внешних приложений.
Поиск документа
Функция обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса. Результат поиска – это список документов, удовлетворяющих запросу, с перечнем значений реквизитов найденных документов.
Для документов, имеющих текстовое представление, система обеспечивает возможность поиска по словам и фразам, содержащимся в документе – контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Краткое содержание», то можно осуществлять контекстный поиск по словам и словосочетания, записанным в этом поле. Также возможно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту документа.
Отдельный вид поиска – поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.
Поручения и согласования, электронно-цифровая подпись (ЭЦП)
WorkFlow модуль системы ЕВФРАТ-Документооборот позволяет поддержать бизнес-процессы организации, связанные с работой по документам, такие как поручение и согласование.
В рамках работы по документу возможно создание любого количества поручений и согласований. При задании нескольких поручений и согласований по документу создается маршрут (бизнес-процесс) прохождения документа по организации. Маршрут может быть последовательным (когда перемещение документа к сотруднику №2 происходит после завершения работы предыдущим сотрудником №1) и параллельным (когда в рамках документа существует одновременно несколько самостоятельных потоков работ). При этом возможно построение иерархической цепочки выполнения поручения, например, руководитель подразделения, назначенный ответственным исполнителем задания, может создать подпоручение своему подчиненному с обеспечением контроля хода исполнения этого подпоручения.
Для построения типовых маршрутов используется графический «Дизайнер маршрутов», а с помощью пунктов меню на панели инструментов документа можно построить нестандартный маршрут работ по документу.
При выполнении заданий по документу (поручений и согласований) исполнитель может подписать документ с помощью ЭЦП.
Приглашение к сотрудничеству
Данный документ содержит описание базовой версии системы ЕВФРАТ-Документооборот.
Для обсуждения вопросов, связанных с внедрением системы, определением конфигурации поставки и возможных модификаций, пожалуйста, свяжитесь с менеджером отдела продаж компании Cognitive Technologies Потапенко Михаилом по т. (095) 135-5510, 135-8968 или e-mail: michael@cognitive.ru.
Просмотр документа
Просмотр документа в системе ЕВФРАТ-Документооборот осуществляется через его РКК. Просмотр присоединенных файлов делается в отдельном окне путем вызова из списка этих файлов и осуществляется с помощью встроенной программы просмотра системы ЕВФРАТ-Документооборот. В окне просмотра файлов дается возможность экспорта их во внешнее приложение, а также печати.
Кроме этого, РКК документа содержит таблицу связанных документов. Работая с текущим документом, пользователь может мгновенно перейти к связанному с ним документу. Например, можно связать договор и дополнительные соглашения к нему, акты, счета, накладные и т.п., входящий документ и связанный с ним исходящий.
Работа с системой ЕВФРАТ-Документооборот через Интернет
Для обеспечения доступа к информации сотрудникам организации, находящимся, например, в командировке, или для структурного подразделения, находящегося в другом городе, в системе ЕВФРАТ-Документооборот возможен удаленный доступ через обычное рабочее место пользователя.
Для безопасной работы через Интернет в систему ЕВФРАТ-Документооборот встроен специальный модуль, обеспечивающий идентификацию пользователя при входе в систему, а также средства передачи данных в шифрованном виде.
Рассылка документа
Целый ряд документов носят статус информационных, по которым задания могут и не появиться, но ознакомиться с которыми должны те или иные сотрудники. Такие документы подлежат рассылке по отдельным пользователям системы ЕВФРАТ-Документооборот или по заранее созданному списку рассылки.
Рассылка документов может производиться как по внутренней почтовой службе системы ЕВФРАТ-Документооборот, так и через внешнюю электронную почту.
Редактирование документа, работа с документом в группе
Редактирование документов, зарегистрированных в системе ЕВФРАТ-Документооборот, осуществляется пользователями, имеющими право на это действие.
Администратор системы ЕВФРАТ-Документооборот со своего рабочего места может получить список редактируемых в настоящий момент документов как для всех пользователей, так и для одного выбранного, и принудительно прервать редактирование.
Регистрация документа
При регистрации каждому документу в системе присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами, и формируется соответствующая РКК документа.
Поля РКК могут заполняться как вручную (набивка с клавиатуры), так и с использованием различных средств автоматизации. Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает рядом функциональных особенностей, которые значительно упрощают регистрацию и работу с электронными документами. Например:
? автоматическая генерация номера и текущей даты;
? подстановка значений из словарей, справочников, классификаторов;
? подстановка даты из календаря;
? использование уникальной технологии Drag&Recog (перетащи и распознай);
? контроль заполнения полей РКК;
? контроль дублирования документов.
Кроме того, система ЕВФРАТ-Документооборот позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте.
Регистрируемые документы распределяются по потокам, например, входящий, внутренний, исходящий. Администратор имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков). При необходимости возможна модификация РКК потоков или создание новых типов потоков. Для этого в стандартную поставку программы входит модуль «Дизайнер форм».
В системе ЕВФРАТ-Документооборот обеспечивается ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.
Средства для разработчиков
Система ЕВФРАТ-Документооборот является открытой системой для интеграции с внешними приложениями, например, ERP/CRM системами, правовыми и бухгалтерскими программами. В комплект поставки системы входит ЕВФРАТ-Документооборот API, а также в системе обеспечена возможность обмена информацией в формате XFF, разработанном на основе формата XML.
Стоимость базовой поставки системы ЕВФРАТ-Документооборот
В комплект системы ЕВФРАТ-Документооборот входят лицензии на ЕВФРАТ-Документооборот Клиент и ЕВФРАТ-Документооборот Сервер (данные компоненты отдельно не продаются).
| ЕВФРАТ-Документооборот Клиент | ЕВФРАТ-Документооборот Сервер | |||
| Состав: АРМ Пользователя | Состав: средства администрирования и настройки системы документооборота, СУБД НИКА, документация на русском языке | |||
| Кол-во лицензий * | Цена за 1 лицензию в $ | Кол-во максимально поддерживаемых лицензий * | Цена в $ | |
| 1 | 199 | 1 | 100 | |
| 2-5 | 159 | 2-5 | 250 | |
| 6-10 | 149 | 6-10 | 450 | |
| 11-15 | 129 | 11-15 | 650 | |
| 16-25 | 119 | 16-25 | 850 | |
| 26-50 | 109 | 26-50 | 1250 | |
| 51-100 | 100 | 51-100 | 1800 | |
| 101-200 | 90 | 101-200 | 3000 | |
| * Лицензия - это максимальное количество одновременно работающих Пользователей системы ЕВФРАТ-Документооборот. При этом количество установок клиентских мест не лимитируется. | * При приобретении серверной части той или иной мощности, Пользователю тем не менее предоставляется право на использование мощности в объеме не более оплаченного количества клиентских лицензий. |
Обращаем Ваше внимание на то, что мы не лимитируем количество установленных клиентских мест, мы лицензируем только количество одновременно работающих пользователей.
Пример расчета стоимости комплекса ЕВФРАТ-Документооборот с возможностью одновременной работы 20-ти пользователей.
В состав комплекса входят 20 лицензий ЕВФРАТ-Документооборот Клиент (20*119=2380$) и ЕВФРАТ-Документооборот Сервер, ограниченный возможностью поддержки 20-ти одновременно работающих Пользователей, по цене 850$.
Итого 3230$.
Примечание: в случае увеличения количества лицензий системы ЕВФРАТ-Документооборот, расчет цены на докупаемые лицензии осуществляется с учетом ранее приобретенных лицензий.
| Дополнительные модули для ЕВФРАТ-Документооборот |
Стоимость услуг по сопровождению системы ЕВФРАТ-ДокументооборотСпециалисты Сервисного центра Cognitive Technologies оказывают следующие услуги в рамках сервисного сопровождения системы ЕВФРАТ-Документооборот: - неограниченные телефонные и e-mail консультации; - ответы на вопросы Пользователей в течение одного рабочего дня с момента поступления вопроса; - 24 рабочих часа в квартал консультаций в офисе Пользователя (в пределах Москвы); - предоставление Update системы ЕВФРАТ-Документооборот; - льготное дополнительное обучение сотрудников Пользователя (со скидкой 50%). Стоимость годового сервисного сопровождения системы ЕВФРАТ-Документооборот составляет 20% от стоимости контракта на поставку и внедрение системы, но не менее 500$. Условия обновления системы ЕВФРАТ-ДокументооборотСистема ЕВФРАТ-Документооборот обновляется примерно 1 раз в год. Обновление системы включает новые возможности. Компания Cognitive Technologies предоставляет Пользователям системы ЕВФРАТ-Документооборот возможность получения одного очередного обновления бесплатно. Стоимость дальнейшего обновления системы ЕВФРАТ-Документооборот составляет 30% от полной стоимости программы по текущему прайс-листу Cognitive Technologies. ВНИМАНИ! АКЦИЯ «ПЯТЕРОЧКА С ПЛЮСОМ» В преддверии выпуска новой версии программы компания Cognitive Technologies проводит акцию «Пятерка с плюсом». Согласно условиям этой акции все пользователи, которые приобретают систему ЕВФРАТ-Документооборот v.11 в период с 01.10.2005 г. по 31.12.2005 г. получают право на два бесплатных последующих обновления системы до версий v.12 и v.13, а для пользователей, которые приобретают 5 и более лицензий системы ЕВФРАТ-Документооборот v.12 получают право выбора - Вы можете выбрать либо бесплатное обновлении до версии v.13, либо 1 рабочее место модуля Архивариус. Взаимодействие удаленных подразделенийВ системе ЕВФРАТ-Документооборот реализована подсистема обмена документами, которая предназначена для обмена документами, письмами и поручениями в территориально-распределенных организациях и между организациями, использующими ЕВФРАТ-Документооборот. Данная подсистема позволит руководителям контролировать работу не только центрального офиса, но и удаленных подразделений. Журналы и отчетыСистема ЕВФРАТ-Документооборот позволяет формировать различные аналитические отчеты и журналы. В стандартный комплект поставки системы ЕВФРАТ-Документооборот входят типовые отчеты и журналы. Формы журналов и отчетов, а также их вид и количество, могут быть изменены самим пользователем с помощью модуля «Менеджер журналов и отчетов». 
|