Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка отнесены к локальному нормативному акту, регулирующего вопросы трудовых отношений на уровне отдельно взятого предприятия, учреждения, организации.

В основном Правила регламентируют режимы рабочего времени и времени отдыха всех категорий занятых на предприятии, в учреждении, организации, сотрудников.

Разработанные в организации Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии с положениями ст. 190 Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (далее – ТК РФ) (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г.)утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации. Утвержденные в указанном порядке Правила внутреннего трудового распорядка прилагаются к коллективному договору организации.

Правила могут быть оформлены в качестве отдельного локального нормативного акта организации или же в качестве приложения к единому коллективному договору.

Пример правил внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка

1. Общие положения.

1.1. Настоящие Правила определяют внутренний трудовой распорядок в ЗАО «Бизнесконсалт» (в дальнейшем – «Компания»), порядок приема и увольнения работников, основные права и обязанности работников и администрации, режим рабочего времени и его использование, а также меры поощрения за успехи в работе и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

1.2. Правила внутреннего трудового распорядка распространяются на всех работников компании и имеют целью способствовать укреплению трудовой дисциплины, рациональному использованию рабочего времени, высокому качеству работ, повышению производительности труда и эффективности производства.

1.3. Все вопросы, связанные с применением правил внутреннего трудового распорядка, решаются администрацией Компании. В администрацию Компании входят Генеральный директор и его заместители.

2. Порядок приема на работу.

2.1. Прием на работу в Компанию производится на основании трудового договора.

2.2.При приеме на работу в Компанию администрация обязана потребовать от поступающего:

• представления трудовой книжки, оформленной в установленном порядке;

• предъявления паспорта, удостоверяющего личность;

• предъявления диплома или иного документа о полученном образовании или документа, подтверждающего специальность или квалификацию.

Прием на работу без указанных документов не производится.

В целях более полной оценки профессиональных и деловых качеств принимаемого работника администрация Компании имеет право предложить ему представить краткую письменную характеристику (резюме) с указанием прежних мест работы и характера выполняемых ранее работ, а также проверить умение пользоваться оргтехникой, работать на компьютере и т. д.

Прием на работу в Компанию может осуществляться с прохождением испытательного срока продолжительностью от 1 до 3 месяцев.



Прием на работу оформляется приказом, который объявляется работнику под расписку.

2.3. При поступлении работника на работу или переводе его в установленном порядке на другую работу администрация:

• ознакомляет его с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъясняет работнику его права и обязанности;

• ознакомляет с правилами внутреннего трудового распорядка;

• проводит инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, противопожарной охране и другим правилам охраны труда, а также об обязанности по сохранению сведений, составляющих коммерческую тайну или служебную тайну Компании, и ответственности за ее разглашение или передачу другим лицам.

2.4. На всех работающих ведутся трудовые книжки в порядке, установленном законодательством.

3. Порядок увольнения.

3.1. Прекращение трудового договора может иметь место только по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством.

3.2. Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, предупредив об этом администрацию письменно за две недели.


По договоренности между работником и администрацией трудовой договор может быть расторгнут в срок, о котором просит работник.

3.3. Срочный трудовой договор подлежит расторжению досрочно по требованию работника в случае его болезни или инвалидности, препятствующих выполнению работы по договору, нарушения администрацией законодательства о труде, трудового договора и по другим уважительным причинам, предусмотренным действующим трудовым законодательством.

3.4.Трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, а также срочный трудовой договор до истечения срока его действия могут быть расторгнуты администрацией Компании в случаях:

• соглашения сторон;

• ликвидации компании, сокращения численности или штата работников;

• обнаружения несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации либо состояния здоровья, препятствующих продолжению данной работы;

• систематического неисполнения работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором, или правил внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного или общественного взыскания;

• прогула (в т. ч. отсутствие на работе более четырех часов в течение рабочего дня) без уважительных причин;

• неявки на работу более четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности;

• восстановления на работе работника, ранее выполнявшего эту работу;

• появления на работе в нетрезвом состоянии, в состоянии наркотического или токсического опьянения;

• совершения по месту работы хищения (в т. ч. мелкого) имущества Компании, установленного вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, в компетенцию которого входит наложение административного взыскания или применение мер общественного воздействия.

3.5. Прекращение трудового договора объявляется приказом по Компании. По просьбе работника ему выдается справка с указанием размера его заработной платы.


Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью. Днем увольнения считается последний день работы.

4. Основные обязанности работников.

4.1. Работники компании обязаны:

4.1.1. Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда.

4.1.2. Качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения, работать над повышением своего профессионального уровня.

4.1.3. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей.

4.1.4. Эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы.

4.1.5. Соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственной санитарии, противопожарной безопасности.

4.1.6. Не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации как в РФ, так и за рубежом сведений, полученных в силу служебного положения и определенных специальным документом как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред Компании или ее работникам.

4.1.7. Сознательно не вводить в заблуждение администрацию и непосредственных руководителей ложной информацией, относящейся к трудовой деятельности и обстоятельствам, способным повлиять на нее.

4.1.8. Сообщать руководству обо всех нарушениях законодательства.

4.1.9. Сообщать руководству об инициативах конкурентов по выведыванию конфиденциальной информации.

4.1.10. Соблюдать все законы и правила, применимые к сфере деятельности Компании.

4.1.11. Выполнять установленные нормы труда и производственные задания.

4.1.12. Иметь внешний вид, соответствующий нормам делового этикета:



•  во внешнем облике сотрудников не должно быть броских и кричащих элементов, одежда не должна выглядеть вызывающе;

• запрещается появляться на рабочем месте в неопрятной одежде и обуви, а также в одежде и обуви домашнего или пляжного стиля;

• длина юбки у женщин должна быть не выше 10 см от колен.

4.2. Работникам запрещаются следующие действия:

4.2.1. Действия, комментарии или любое поведение (замечания, шутки и т. п.) на рабочем месте, которые могут, по мнению администрации, привести к запугиванию работников и создать агрессивную обстановку.

4.2.2. Угрозы, грубость и насилие.

4.2.3. Выступления, заявления от имени Компании без разрешения администрации или соответствующих полномочий.

4.2.3. Интервью, касающиеся деятельности Компании без разрешения администрации.

4.2.3. Пользование информацией, полученной из баз данных или иных источников принадлежащих Компании, не в ее интересах.

4.2.3. Занятие посторонними делами или личным бизнесом в помещении Компании и в рабочее время.

4.2.7. Использование оборудования Компании, расходных материалов, телефонов, ресурсов или частной информации Компании в личных целях и для выполнения посторонней работы любого вида.

4.2.8. Курение в помещениях Компании.

4.2.9. Появление в помещениях Компании и на рабочем месте в состоянии воздействия наркотических и психотропных веществ (даже если они принимались по предписанию врача), в т. ч. алкоголя.

4.2.10. Организация распродаж всех видов товаров в помещениях Компании.

4.2.11. Без согласия администрации работать по совместительству в других организациях либо выполнять для них работы или оказывать услуги по договорам гражданско-правового характера деятельности Компании.

4.3.Круг обязанностей, которые выполняет каждый работник по своей специальности, квалификации, должности, определяется трудовым договором и должностной инструкцией.

5. Основные обязанности администрации.

5.1. Администрация обязана:

• соблюдать законодательство о труде;

• правильно организовать труд работников на закрепленных за ними рабочих местах, обеспечивать необходимыми принадлежностями и оргтехникой, создавать здоровые и безопасные условия труда;



•  обеспечивать строгое соблюдение трудовой дисциплины, применять меры воздействия к нарушителям трудовой дисциплины;

• соблюдать оговоренные в трудовом договоре условия оплаты труда;

• способствовать работникам в повышении ими своей квалификации, совершенствовании профессиональных навыков.

5.2. Администрация, осуществляя свои обязанности, стремится к созданию высокопрофессионального работоспособного коллектива, развитию корпоративных отношений среди работников, их заинтересованности в развитии и укреплении деятельности Компании.

6. Права работников

Работники имеют право:

6.1. Вносить предложения по улучшению работы, а также по вопросам социально-культурного или бытового обслуживания.

6.2. На вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда.

6.3. На отдых.

6.4. На рабочее место, защищенное от воздействия вредных и опасных факторов, нормальные условия труда.

6.5. Обращаться к непосредственному руководителю по любому вопросу, включая такие, как нарушение закона или неэтичное поведение.

6.6. Кроме того, работники пользуются другими правами, предоставленными им трудовым законодательством и трудовым договором.

7. Права администрации.

Администрация имеет право:

7.1. Определять, изменять и уточнять трудовые обязанности работников исходя из производственных интересов Компании с учетом трудовых договоров и трудового законодательства.

7.2. Издавать распоряжения и давать указания, обязательные для всех сотрудников, а также требовать их неукоснительного исполнения.

7.3. Контролировать соблюдение работниками Компании трудовой дисциплины и выполнения условий настоящих Правил внутреннего трудового распорядка, применять соответствующие меры воздействия к работникам, их нарушающим.

7.4. Поощрять работников за успехи в работе.

7.5. Применять к работникам Компании меры материальной и дисциплинарной ответственности. Расчет материального наказания производится на основании служебной записки руководителя подразделения на имя Генерального директора.


Основанием для материального наказания также могут служить данные автоматизированной пропускной системы.

7.6. Осуществлять другие права, не противоречащие действующему трудовому законодательству.

8. Рабочее время и время отдыха.

8.1. В соответствии с действующим законодательством для работников Компании устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 часов с двумя выходными днями – суббота и воскресенье. Администрация вправе установить выходные в другие дни недели. При этом оба выходных дня предоставляются, как правило, подряд.

8.2. Привлечение работников Компании к работе в выходные дни допускается в случаях, оговоренных в трудовом законодательстве и, в частности, для выполнения неотложных, заранее не предвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа Компании в целом или ее отдельного подразделения.

8.3. Начало ежедневной работы, время обеденного перерыва и окончание рабочего дня устанавливается для работников Компании с учетом их производственной деятельности и определяется трудовым договором или графиками работы, утверждаемыми администрацией Компании. Если трудовым договором установлен 8-часовой рабочий день и характер работы не предусматривает технологических перерывов, суммарное время на отдых, питание и курение в течение рабочего дня не должно превышать 1 часа.

8.4. Накануне праздничных дней продолжительность работы сокращается на 1 час.

8.5. При совпадении выходного и праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день.

8.6. Работа в выходной или праздничный день компенсируется предоставлением другого дня отдыха или по соглашению сторон в денежной форме, размер которой определяется индивидуально.

8.7. Работник обязан в случае невыхода на работу по уважительным причинам (болезнь работника или членов его семьи, смерть близких родственников) известить непосредственного руководителя о причинах своего отсутствия на рабочем месте.

9. Отпуск.

9.1. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для всех работников согласно действующему законодательству установлена не менее 28 календарных дней.



Очередность предоставления отпусков устанавливается администрацией с учетом производственной необходимости и пожеланий работников.

9.2. Администрации Компании и руководителям структурных подразделений ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в два этапа – по 14 календарных дней.

Другим работникам Компании по их желанию или в случае производственной необходимости ежегодный отпуск также может быть предоставлен в два этапа. Право на ежегодный отпуск у работника Компании возникает через 6 месяцев после даты возникновения трудовых правоотношений, если иное не оговорено в трудовом договоре.

9.3. Если предоставление работнику отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы Компании, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий год.

9.4. Запрещается непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд. Замена отпуска денежной компенсацией не допускается, кроме случаев увольнения работника, не использовавшего отпуск.

9.5. Работник Компании может быть отозван из очередного отпуска, если это обусловлено производственной необходимостью. Решение об этом может быть принято Генеральным директором Компании по представлению руководителя структурного подразделения.

9.6. График отпусков работников Компании составляется в январе текущего года. Руководители структурных подразделений должны подать в службу персонала информацию по своему подразделению до 25 января текущего года.

9.7.Работникам Компании при уходе в очередной отпуск выдается единовременное пособие в размере средней заработной платы.

9.8. В связи с личными и семейными обстоятельствами работнику по его просьбе с разрешения руководителя Компании может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы.

10. Поощрения за успехи в работе.

10.1. За высокопрофессиональное выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, продолжительную и безупречную работу и другие успехи в труде применяются следующие меры поощрения работников Компании:



• объявление благодарности;

• награждение ценным подарком, денежной премией;

• повышение в должности.

Поощрения объявляются приказом, доводятся до сведения коллектива и заносятся в трудовую книжку работника.

11. Ответственность за нарушения трудовой дисциплины.

11.1. За нарушение трудовой дисциплины администрация применяет следующие дисциплинарные взыскания:

• замечание;

• выговор;

• увольнение.

11.2. Администрация имеет право вместо наложения дисциплинарного взыскания передать вопрос о нарушении трудовой дисциплины на рассмотрение трудового коллектива. Должны быть затребованы объяснения. Отказ работника дать объяснения не может служить препятствием для применения взыскания.

11.3. Дисциплинарные взыскания применяются непосредственно за обнаружением проступка, но не позднее одного месяца со дня его обнаружения, не считая времени болезни или пребывания работника в отпуске. Взыскание не может быть наложено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

11.4. За каждое нарушение трудовой дисциплины может быть наложено только одно дисциплинарное взыскание. При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника.

11.5. Приказ о применении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его применения объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию под расписку в трехдневный срок.

11.6. Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не подвергшимся дисциплинарному взысканию.

11.7. Дисциплинарное взыскание может быть снято администрацией по своей инициативе, по ходатайству непосредственного руководителя или трудового коллектива, если подвергнутый дисциплинарному взысканию не совершил нового проступка и проявил себя как добросовестный работник.


В течение срока действия дисциплинарного взыскания меры поощрения, указанные в настоящих Правилах, к работнику не применяются.

12. Заработная плата, социальное страхование, льготы.

12.1. Оплата труда каждого работника зависит от его личного трудового вклада и качества труда и максимальным размером не ограничивается.

12.2. Месячная оплата труда каждого работника, отработавшего полностью определенную на этот период норму рабочего времени и выполнившего свои трудовые обязанности, не может быть ниже минимального размера оплаты труда.

В минимальный размер оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, а также премии и другие поощрительные выплаты.

12.3. Администрация Компании вправе ввести новые или изменить существующие условия оплаты труда, при этом она обязана известить об этом работников Компании не позднее чем за 2 месяца.

12.4. Работники Компании пользуются всеми видами обеспечения государственного социального страхования.

12.5. По решению администрации работникам Компании могут быть выплачены единовременные пособия в следующих случаях:



Служебные записки и необходимые документы на получение единовременных пособий передаются руководителем подразделения в службу персонала. Дополнительные выплаты и компенсации, порядок их предоставления работникам устанавливаются администрацией.

12.6. Сотрудники, проработавшие в компании более двух лет, имеют право на получение денежной ссуды в размере и на условиях, определенных в нормативных документах Компании.

13. Прочие условия.

13.1. С правилами внутреннего распорядка должны быть ознакомлены все работники Компании.

13.2. Трудовые споры по вопросам приема и освобождения от работы, оплаты и применения дисциплинарных взысканий разрешаются в порядке подчиненности или в установленном действующим законодательством порядке.

13.3. Настоящие Правила вступают в силу с момента их утверждения Генеральным директором компании.

Пресс-релизы

Появление пресс-релизов, как правило, сопровождает разного рода юбилейные даты, выходящие из общего ряда событий на фирме, научные открытия, благотворительные акции, осуществляемые компанией, другие заслуживающие внимания широкой публики мероприятия. В рыночных условиях данный жанр становится одним из ведущих в плане формирования имиджа фирмы, продвижения на рынке ее продукции, достойного противостояния в конкурентной борьбе. В западных корпорациях работа с пресс-релизами входит в сферу деятельности службы Public Relations и находится в ведении наиболее опытных, хорошо подготовленных специалистов. Крупные компании, широко используя данный жанр в своих целях, нередко для составления эксклюзивных пресс-релизов привлекают маститых «акул пера» со стороны, предусматривая в своем бюджете для этих целей значительные суммы.

Пресс-релиз – это краткое, актуальное, социально значимое письменное сообщение для средств массовой информации (СМИ) от имени руководства предприятия (организации, учреждения).

Значимость пресс-релиза как делового документа еще более возрастает в свете его многофункциональности. В этой связи функциональное назначение пресс-релиза можно определить следующим образом:

1)привлечение внимания потенциальной общественной аудитории к событиям и фактам, описываемым в его содержании;

2) побуждение потенциальной общественной аудитории к поиску дополнительной информации о предприятии, его деятельности, продукции и т. п.;

3) разработка (на основе содержащейся в документе информации) других информационных материалов;

4) расширение потенциальной общественной аудитории, проявляющей здоровый интерес к предприятию;

5) повышение роста осведомленности потенциальной общественной аудитории и на этой основе – обеспечение более позитивного отношения к предприятию.

Помните!

1. Пользуйтесь специальным бланком, предназначенным для пресс-релизов. Если у вас его нет, не забудьте указать в верхней части страницы: «пресс-релиз».

2. Постарайтесь ограничиться объемом в одну страницу формата А4. Если же объем пресс-релиза большой, то вам следует пронумеровать каждую страницу.

3. Всегда проставляйте дату на пресс-релизе, проконтролируйте, чтобы его заголовок был броским!

4. Абзацы должны быть короткими. В первом абзаце должно быть выражено основное содержание в одном или двух предложениях.

5. Печатайте с двойным интервалом, оставляя широкие поля с двух сторон.

6. Пометьте конец текста словом «конец», а затем добавьте имя человека, с которым можно связаться, и его контактный телефон.

Прическа

Длинные волосы

Немного поговорим о возможных укладках длинных волос. Если вы хотите придать большой объем своим волосам, то накрутите их на мелкие бигуди, затем подсушите струей теплого воздуха из фена. Когда волосы остынут, можете их укладывать в высокую прическу.

Если вы хотите уложить волосы так, чтобы получились пышная челка и локоны, разделите мокрые волосы на тонкие прядки, приподнимайте их, фиксируя при этом с помощью металлических зажимов. Затем направьте на волосы струю теплого воздуха из фена, подсушите их. Снимите зажимы и уложите волосы в прическу.

Чтобы уложить волосы пружинистыми волнами, разделите их на тонкие прядки и закрутите назад. Полученные «барашки» зафиксируйте зажимами для волос. Подсушите волосы феном, снимите зажимы и расправьте все волны.

Уход за волосами

Постоянные стрессы ослабляют волосы, они становятся ломкими, слабыми, быстро теряют свой блеск. Кроме того, далеко не всегда на пользу волосам идут разнообразные химические воздействия, то есть частое окрашивание, мелирование, завивка. Тогда придется уделить своей прическе дополнительное время. Не жалейте его – волосы очень быстро восстановятся и вновь обретут былую красоту.

Исследования показали, что на голове у нас бывает примерно от 50 до 140 тысяч волос. Каково строение волос? Стержень – это, собственно, сам волос, расположенный над поверхностью кожи головы. В коже находится волосяной мешочек, называемый также фолликулой. В волосяном мешочке расположен корень волоса. Утолщенная часть корня – это луковица, находящаяся на самом дне волосяного мешочка. С луковицей соединяются кровеносные сосуды и нервные волокна.

У здорового человека каждый месяц волосы вырастают примерно на 1см. У каждого волоса существует свой жизненный цикл – после определенного срока волос выпадает, а на его месте вырастает новый. Срок жизни одного волоса – 3–4 года. Обычно у человека ежедневно выпадает примерно 40–60 волос. Это считается нормой и не должно вызывать опасения. Но бывает, что из-за каких-то причин выпадение волос резко увеличивается.
Разумеется, в этом случае нужно принимать меры.

Врачи-косметологи установили, что на состояние волос влияет как наш рацион, так и все наши привычки. То есть если вы привыкли выкуривать по пачке сигарет в день, то не ждите, что на волосах это никак не отразится. Количество выкуренных сигарет желательно по возможности уменьшить. Это пойдет на пользу не только волосам, но и всему организму.

Основа волоса – это кератин, значит, ваш организм должен получать его в нужных количествах. Для этого желательно почаще употреблять в пищу растительное и сливочное масла, зерновой хлеб, блюда из цельного зерна. Не забывайте о продуктах, содержащих белки, то есть рыбе, молоке и молочных продуктах, мясе, орехах.

Иными словами, ваш рацион должен быть богат и разнообразен. Так что если вы привыкли ограничиваться питанием всухомятку или, в крайнем случае, продуктами быстрого приготовления, лучше всего было бы изменить свои привычки. Не нужно забывать и о том, что овощи и фрукты также помогут вашим волосам хорошо выглядеть. В зимнее и весеннее время волосам просто необходимы витамины, поэтому употребляйте в пищу как можно больше свежих соков. А иногда бывает необходимо поддержать свой организм поливитаминами.

Все мы знаем, что волосы подразделяются на сухие, жирные и нормальные. Еще несколько лет назад в журналах можно было встретить советы о том, что жирные волосы следует мыть примерно раз в неделю, а сухие и того реже. Теперь, к счастью, современные шампуни настолько мягко обращаются с волосами, что мыть голову можно практически ежедневно.

Но если ваши волосы сухие, можно выбрать специальный бальзам-ополаскиватель для защиты поверхности волоса от повреждения. Если у вас сухие и тонкие волосы, разумно сделать короткую стрижку и примерно раз в месяц подстригать секущиеся концы. Дело в том, что если кончики волос секутся, восстановить их уже не удается, приходится прибегать к помощи ножниц.

Если ваши волосы жирные, то шампуни со специальными добавками помогут решить эту проблему. Мы, конечно, понимаем, что у вас очень мало времени, чтобы использовать старинные рецепты наших бабушек.


Но все же рискнем предложить некоторые способы лечения волос. Например, ополаскивание отваром из полыни очень помогает при излишней жирности волос. А если у вас по причине стрессов и нерегулярного питания стали плохо расти волосы, попробуйте применять отвар из крапивы.

Женщине, большей частью выбирающей для себя строгий и элегантный стиль, следует быть особенно осторожной с окрашиванием волос. Как бы вам ни хотелось сменить облик и стать немного другой, вряд ли стоит экспериментировать с яркими и необычными цветами. Согласитесь, что дама в строгом костюме и с ярко-оранжевыми или изумрудными волосами будет смотреться, мягко говоря, странно.

Это, конечно, совсем не значит, что вы не имеете права попробовать что-то необычное. Нет, в кругу своих близких друзей или на новогодней вечеринке вы вполне можете рискнуть и удивить окружающих голубовато-зелеными локонами. Для этого есть великолепные средства, например тушь для волос, которая смывается при первом соприкосновении с водой, или краска, которую также очень легко смыть. В таком случае на следующий день вы легко сможете избавиться от экстравагантного цвета.

Но некоторые цвета будут очень даже к лицу любой женщине. Поговорим немного о том, как, используя естественные цветовые эффекты, придать что-то новое вашему облику.

Окрашивание волос

Например, можно окрасить пряди в разные тона. Конечно, все оттенки цветов будут максимально приближены к естественной палитре. Можно при этом выбрать три или пять оттенков и по очереди нанести их на волосы. В результате такого окрашивания вы сможете добиться очень интересного результата. Будет создаваться впечатление, что на волосах играют солнечные блики, что, без сомнения, подчеркнет изысканность и элегантность вашей прически. Так что если вы предпочитаете традиционное окрашивание волос в тот или иной цвет, можете несколько разнообразить цветовую гамму прически указанным способом.

Короткие стрижки

В этом случае вы легко сможете привести себя в порядок, сохранив время, которое для вас, как все мы понимаем, деньги, и немалые.


Не думайте, что короткая стрижка не позволит вам при желании видоизменять прическу.

Совсем нет, напротив, стрижку, выполненную у хорошего мастера, всегда можно уложить по-новому, тем самым придав своему облику новые штрихи. К тому же психологи подметили, что женщине с аккуратной и элегантной стрижкой гораздо проще делать карьеру и продвигаться по служебной лестнице. Прошли те времена, когда в фаворе были длинноволосые дивы в мини-юбках. Теперь стиль деловой леди – строгий костюм и элегантная стрижка.

Еще один довод в пользу выбора короткой стрижки – стилисты рекомендуют женщинам после тридцати пяти не увлекаться длинными волосами. Дело в том, что длинные локоны больше подходят юной девушке или совсем молоденькой женщине. А для респектабельной дамы такой романтичный облик может быть неуместен.

Рассмотрим несколько вариантов прически на основе коротких стрижек. Например, короткие бахромчатые стрижки. В этом случае волосы на висках коротко подстрижены, а на затылке все пряди также короткие и примерно одной длины. Из такой стрижки можно сделать несколько вариантов укладки.

1. Волосы слегка подсушите с помощью фена. При этом фен нужно поворачивать во все стороны, стараясь создать необходимый объем. Затем с помощью расчески поднимите несколько прядей надо лбом и подсушите их теплой струей из фена.

2. Подсушите волосы феном, при этом пальцами поправляйте волосы у корней. Челку направьте вперед, но уложите ее таким образом, чтобы она не прилипала ко лбу. Некоторые прядки надо лбом можно слегка подкрутить. А саму прическу лучше всего закрепить с помощью воска или геля.

3. Волосы подсушите феном, а потом уложите назад с помощью плоской щетки. При этом на волосы надо направить струю теплого воздуха из фена. Таким образом вы получите нужный объем. Затем закрепите прическу, используя гель или пенку для укладки волос.

Очень красивые и элегантные прически получаются на основе ступенчатой стрижки, называемой также «боб».

1. Слегка подсушите волосы феном, используя насадку в виде круглой щетки.


При этом предварительно лучше всего втереть в волосы специальную пенку для придания объема. Чтобы у вас получился не ровный, а так называемый «плетеный» пробор, слева и справа отделяйте по одной прядке волос и укладывайте их попеременно то на одну, то на другую сторону.

2. С помощью щипцов уложите волосы таким образом, чтобы концы были направлены наружу. Затем направьте их вперед с помощью сильной струи теплого воздуха из фена. Волосы разделите на косой пробор и покройте лаком.

3. На мокрые волосы нанесите фиксатор для завивки. Затем разделите волосы на тонкие прядки и накрутите на мелкие бигуди. Если у вас есть время, пусть локоны высохнут без применения фена. Затем снимите бигуди, но не расчесывайте волосы, а покройте их лаком или гелем и расправьте, чтобы получилась элегантная и красивая прическа.

Если ваши волосы очень тонкие и их никак нельзя назвать густыми, в этом случае оптимальны стрижки с так называемыми «перистыми» контурами. Такую стрижку легко уложить и при этом можно получить очень элегантные прически.

Укладка волос

Теперь поговорим о современных средствах для укладки. Их можно использовать, совершенно не боясь повредить волосы. Наоборот, постоянное использование гелей, муссов и пенок позволит сохранить ваши волосы красивыми и здоровыми, поскольку они питают как корни, так и сами волосы и значительно облегчают ежедневную укладку.

Если вы хотите уложить волосы красивыми волнами или просто подчеркнуть какие-то отдельные прядки, вам следует использовать мусс-спрей. Такие муссы, помимо всего прочего помогут создать увлажняющий эффект.

Если вам нужно создать пышность прически, при этом смоделировав нужную форму, нужно использовать воски. Они сделаны таким образом, что их мягкая и эластичная структура создаст нужную прическу, не утяжеляя при этом волосы.

С помощью моделирующего крема вам удастся придать блеск своим волосам и закрепить форму прически. Крем следует наносить на сухие волосы.

Пенка для укладки волос – это идеальный фиксатор, который сохранит пышность и внешний вид вашей прически в течение всего дня.

Гель вы можете нанести на сухие или влажные волосы. При этом с его помощью вам удастся как смоделировать нужный вариант укладки, так и способствовать увлажнению ваших волос.

Многие женщины при создании своей прически используют разнообразные заколки. Но при этом нужно обязательно следить, чтобы она не была совершенно лишней и чуждой деталью в вашем облике. Конечно, многое зависит от ситуации и от одежды, которая на вас в данный момент. Например, на работе, разумеется, следует избегать неуместных ярких или пестрых заколок.

Впрочем, иногда, на отдыхе или в какой-то другой непринужденной обстановке, вы вполне можете себе позволить такую дополнительную деталь, как элегантная заколочка.

Прием посетителей

Прием посетителей – один из важнейших функций в работе секретаря.

Условно посетителей можно разделить на такие категории:

1)сотрудники своей фирмы по текущим вопросам;

2) представители других организаций;

3) посетители по личным вопросам;

4) посетители, попавшие в офис по недоразумению.

Посетитель приемной может оказаться клиентом фирмы, и от того, как он будет принят, зависит впечатление о фирме, так что встречайте любезно и доброжелательно каждого посетителя.

Секретарь первым здоровается с посетителем, берет его визитную карточку, благодарит, знакомится с содержанием карточки.

Получив визитную карточку, секретарь помещает ее в визитницу или картотеку. Посетителю визитная карточка не возвращается, т. к. это равносильно отказу в приеме.

Если у посетителя нет визитной карточки, запишите в органайзер или рабочий блокнот его фамилию, имя, отчество, должность и место работы; расспросите его о цели визита.

Если вы говорите по телефону или беседуете с кем-то из посетителей, встречайте нового визитера приветливой улыбкой и легким кивком головы укажите, куда он должен сесть.

Если вы не можете уделить ему внимание еще какое-то время, посетителю можно предложить ознакомиться с проспектами, каталогами, прайс-листами фирмы, что, прежде всего, демонстрирует ваше внимание к посетителю, а кроме того, предоставляет ему возможность познакомиться с деятельностью фирмы и спектром ее услуг.

При приеме посетителя, улыбаясь, смотрите ему в глаза, но не слишком пристально.

Для того чтобы определить, к кому направить посетителя, секретарь должен знать структуру фирмы, функциональные обязанности начальников отделов и специалистов предприятия и т. п.

Если руководитель готов принять посетителя, то секретарь приглашает посетителя войти. Можно доложить шефу о приходе посетителя по связи и, получив согласие на прием, предложить посетителю пройти в кабинет.

В каждой организации существует круг лиц, которые имеют доступ к руководителю в любое время, вы должны их знать и беспрепятственно пропускать к шефу.

Если руководитель не может принять посетителя в данный момент, следует сообщить ему дату и время, когда его примут.

Если в организации строгий пропускной контроль, секретарь заранее заказывает пропуска для посетителей, самых важных гостей встречает в холле, а затем, приглашая их следовать за собой, провожает в кабинет руководителя.

Если гости прибыли в середине дня, предварительно побывав на других объектах, надо показать им, где они могут привести себя в порядок.

Если к руководителю пришел важный посетитель, секретарь должен приветствовать его стоя и лично доложить о нем шефу, затем открыть дверь и пригласить посетителя войти.

Профессиональный секретарь сделает все, чтобы обеспечить спокойную обстановку для их общения.

Секретарь выполняет обязанности хозяйки, щедрой и гостеприимной. Нужно заранее подготовиться к намечающейся встрече. Чем угощать гостя, решает руководитель. Чай или кофе готовят в буфете или приемной и на подносе вносят в кабинет. Чашка должна быть на тарелочке с салфеткой, ложка лежит на блюдце ручкой вправо. Гостю чашка подается справа, правой рукой, если затруднен подход справа, то левой рукой. Стакан сока нужно подавать также на маленькой тарелочке с салфеткой.

Прощаясь, скажите несколько слов с улыбкой.

Подготовка к приему посетителей. Процесс подготовки к приему посетителей должен осуществляться заблаговременно.

Для этого секретарь должен знать:

1) дату и время (часы) ближайшего приема посетителей;

2) количественный и качественный состав посетителей;

3) мотивы (причины) посещения;

4) краткое содержание обращений (просьб, заявлений, жалоб) посетителей.

Прием посетителей руководителем осуществляется согласно регламенту работы руководителя и правилам внутреннего трудового распорядка предприятия в один из установленных дней недели (например, в понедельник), в строго определенные, обычно послеобеденные часы.

Продолжительность приемного времени устанавливается, исходя из среднего количества посетителей и с учетом средней продолжительности индивидуального общения посетителя с руководителем.



Для подготовки к очередному приему секретарь обязан выполнить следующее.

1. Осведомиться у руководителя за 2–3 дня до приема о планах его работы на это время.

2. Уточнить, намерен ли руководитель пригласить на прием кого-либо, записать наименование организации, должность и фамилию приглашенного, а также причину, по которой руководитель проявляет интерес к встрече с указанным лицом, точное время встречи.

3. Доложить о примерном количестве посетителей, изъявивших желание встретиться с руководителем в ближайший приемный день.

4. Передать руководителю для ознакомления письменные материалы потенциальных посетителей (заявления, просьбы, жалобы, предложения и т. п.).

5. Запросить дополнительные указания по подготовке и организации предстоящего приема, уточнить время доклада о готовности к приему.

Исходя из указаний руководителя, временных показателей приема и контингента посетителей, записавшихся на прием к руководителю секретарь формирует список посетителей.

Основные показатели приема посетителей



Секретарь ведет запись посетителей на прием в журнале учета посетителей.

Форма журнала учета посетителей



На следующем этапе секретарь учитывает письменные материалы, поступившие к руководителю, которые снабжаются справкой-легендой, отражающей состояние вопроса, с которым обращается посетитель.

В том случае, если число посетителей превышает возможности руководителя секретарь определяет порядок приема посетителей или отбирает кандидатов на посещение. Таким образом, формируются основные и резервные списки посетителей.

После того, как списки доложены руководителю, в них вносятся изменения.

С утра в день приема секретарь:

1) предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их;

2) представляет руководителю дополнительные материалы, имеющие отношение к данному приему;

3) получает у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема, при необходимости приглашает специалистов для участия в приеме;



4)  по окончательному списку приглашает посетителей на прием, указав точное время для приема и напомнив о необходимости принести нужные материалы.

Прием сотрудников по текущим вопросам. Для приема сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные для этого часы и дни – первое условие рационального планирования рабочего дня руководителя. Секретарь должен довести часы приема по текущим вопросам до сведения всех сотрудников организации,

К сотрудникам, пришедшим на прием, надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именами и отчествами) список всех работников организации.

О сотрудниках организации, пришедших на прием, можно доложить руководителю по телефону.

Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками, и секретарь должен организовать такую встречу.

Во время приема посетителя секретарь сам отвечает на все телефонные звонки и переадресует их заместителям руководителя. Иначе беседа будет неоднократно прерываться разговором руководителя по телефону и может затянуться. Такой разговор допустим только в экстренных случаях.

Не следует во время приема пропускать в кабинет руководителя сотрудников, не имеющих отношение к приему. В этом случае их направляют к заместителям руководителя или называют время, когда руководитель освободится и сможет их принять.

По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.

Прием сотрудников по личным вопросам. Личным вопросом считается вопрос, касающийся интересов, отношений, частной жизни отдельного сотрудника и решаемый руководителем за счет использования ресурсов организации.

Решение личных вопросов сотрудников руководитель осуществляет в той мере, в какой это способствует мотивации, т. е. процессу стимулирования сотрудников на деятельность, направленную на достижение общих целей организации. По личным вопросам руководитель принимает всех сотрудников организации, вне зависимости от их должностных рангов.



К личным вопросам можно отнести просьбы сотрудников о повышении заработной платы, переводе на работу в другой отдел, выделении денежной ссуды (кредита), предоставлении внеочередного отпуска и т. п.

Организация приема сотрудников по личным вопросам – одна из форм организации рабочего дня руководителя. Если в организации не выделено фиксированное время приема сотрудников по личным вопросам, они, весьма вероятно, будут обращаться к руководителю в неудобное для руководителя время, отвлекая от решения производственных задач. Для того чтобы создать руководителю условия для эффективной работы, секретарю, возможно, самому придется инициировать и организовать проведение этого вида приема. Для этого следует:

1) обосновать руководителю необходимость проведения приема сотрудников по личным вопросам;

2) установить, посоветовавшись с руководителем, время приема (например, еженедельно, по средам с 16 до 17) и продолжительность приема каждого посетителя (например, 15 минут);

3) организовать запись на прием.

Для организации предварительной записи на прием по личным вопросам необходимо разработать соответствующую форму и проинформировать сотрудников организации о периодичности и времени приема по личным вопросам.

Пример формы для записи на прием по личным вопросам



В графе «Дополнительная информация» при необходимости можно записывать, например, решение начальника отдела, с которым не согласен сотрудник, или необходимые фактические данные, которые помогут руководителю принять решения (даты аналогичных обращений работника, решения по аналогичным вопросам и т. п.).

В строку, отведенную для резервной записи, следует вносить данные о сотруднике, желающем записаться на прием по личным вопросам, после того как будут заполнены все строки учетной формы. Последний посетитель может быть принят в том случае, если осталось время, отведенное для приема.

Такая система записи позволяет секретарю своевременно (до начала приема) подготовить для руководителя необходимые справочно-информационные материалы (например, представить аргументированное мнение начальника отдела, график отпусков на текущий и следующий год, штатное расписание и т. д.).


Предварительное изучение материалов необходимо руководителю для того, чтобы он мог во время приема принять решение. Таким образом, отпадает необходимость повторного обращения по заявленному вопросу.

Как правило, прием по личным вопросам проводится конфиденциально, во время приема в кабинете руководителя не должны присутствовать посторонние лица. Более того, поводом обращения к руководителю может быть причина весьма деликатного свойства, о которой сотрудник не пожелает сообщить секретарю. В этом случае следует заполнить только две первые графы формы. Для того чтобы была возможность получить оперативную информацию (справку, мнение), желательно, чтобы руководители структурных подразделений во время приема по личным вопросам находились на рабочих местах.

Существуют личные вопросы экстраординарного характера, решение которых невозможно отложить (несчастья, аварии и т. п.). В этом случае сотрудник должен обратиться к секретарю и обосновать причину внеочередного приема. Секретарь обязан доложить о ней руководителю и сообщить сотруднику его решение.

В день, предшествующий дню приема, следует представить руководителю один экземпляр формы записи на прием и материалы, которые помогут ему принять решение.

Если руководитель в силу сложившихся обстоятельств отменяет прием сотрудников или переносит его на другое время, секретарь должен оповестить записавшихся и предложить им явиться на прием в другое время или изложить свою просьбу письменно. Письменные заявления сотрудников секретарь представляет на рассмотрение руководителю вместе с ежедневной корреспонденцией.

Для организации приема сотрудников по личным вопросам целесообразно подготовить и представить на рассмотрение руководителю проект соответствующего приказа.

Пример приказа об организации приема по личным вопросам



Прием посетителей из других организаций. При приеме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать:

1) фамилию, имя, отчество;

2) организацию, которую он представляет, и его должность;



3) по какому вопросу;

4) было ли назначено время приема.

Прием посетителей из других организаций секретарь готовит заранее. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.

В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи данных о посетителях в специальный журнал:

1) фамилия, имя, отчество;

2) должность, организация, телефон;

3) вопрос, который подлежит обсуждению;

4) дата и время приема.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема.

Если после доклада руководителю о визитере был получен отказ в приеме, то секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другими компетентными работниками организации: «Вам лучше всего решить этот вопрос с…».

Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему дату и время, когда его примет руководитель.

Если руководитель, к которому пришел посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы его принял другой компетентный сотрудник. В этой ситуации секретарь должен извиниться за отсутствие руководителя и объяснить, что вторичный вызов посетителя является фактически проявлением невнимательности и неуважения к нему.

Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам – болезнь руководителя, срочная командировка и т. п., то секретарь обязан заранее известить посетителя об этом и договориться о переносе приема. Секретарь обязан также назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество, номер телефона для срочных справок и сообщений.

Работая в приемной, секретарь кому-то может облегчить доступ к руководителю, а кому-то, наоборот, затруднить. Со всеми посетителями секретарь должен быть одинаково корректен и доброжелателен.



Прием командированных работников. Организуя прием командированных работников, секретарь должен выяснить, согласовано ли это посещение заранее, выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель, отметить командировочное удостоверение, выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.

Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует позаботиться заранее о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.

При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.

В случае необходимости, по просьбе руководителя секретарь должен приготовить и подать руководителю и посетителю (или членам делегации) чай или кофе. При этом следует соблюдать элементарные правила.

Посуда (кофейные чашки с блюдечками, десертные тарелки, чайные ложки, сахарница) должна быть идеально чистой.

Приготовить кофе и чай следует в приемной, затем разлить по чашкам и внести в кабинет руководителей на подносе. Не следует забывать о салфетках. Обычно посетители берут чашки с подноса самостоятельно, если же секретарь расставляет чашки сам, то начинать следует с женщин, причем с той, которая старше по возрасту.

Можно расставить чашки по числу посетителей на столе до их прихода, в таком случае кофе и чай вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают в их присутствии. К кофе и чаю можно поставить на стол пирожные, печенье, конфеты. Кроме кофе и чая (или вместо них), можно поставить на стол бутылки с минеральной водой и стаканы (на один больше числа посетителей), ключ для открывания бутылок.

Немалые трудности доставляет завершение беседы с посетителем, решительно не желающим понять, что время, отведенное для встречи с руководителем, истекло. В этой ситуации секретарь и руководитель могут прибегнуть к корректным способам «принудительного» завершения разговора.

Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием.

Оформлению приказами подлежат:

1) решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению, а также с проведением важных организационных мероприятий;

2) утверждение и введение в действие положений, уставов, правил, инструкций и т. п. и при необходимости решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;

3) вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;

4) итоги работы предприятия, объявления результатов проверок и ревизий;

5) прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников;

6) поощрение работников и наложение дисциплинарных взысканий и другие кадровые вопросы.

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости. Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производятся только приказами.

Приказы бывают:

1) по основной деятельности;

2) по организационным вопросам;

3) по личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются при:

1) утверждении структуры и штатов организации;

2) создания, реорганизации или ликвидации организации;

3) утверждения инструктивных, плановых, отчетных, организационно-правовых, методических документов;

4) создания коллегиальных или совещательных органов.

Пример приказа по организационным вопросам

ПРИКАЗ

28.12.2005 № 149

О создании нового структурного подразделения ЗАО «Бизнесконсалт» – Отдела внешних контактов

В целях совершенствования работы с клиентами

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать отдел внешних контактов в структуре ЗАО «Бизнесконсалт».

2. Утвердить Положение о работе отдела внешних контактов.

3. Назначить руководителем отдела Панферову Инну Михайловну.

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев

Приказы по основной деятельности регулируют материально-техническое обеспечение, научно-техническую политику, информационную и финансовую деятельность, социальные вопросы, а также другие виды деятельности, характерные для данной организации.

Пример приказа по основной деятельности

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ПРИКАЗ

от 28 февраля 2005 г. N 409

О ПРОВЕДЕНИИ ЕДИНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ЭКЗАМЕНА

НА ТЕРРИТОРИИ Г. МОСКВЫ В 2005 ГОДУ

В целях организации и проведения эксперимента по введению единого государственного экзамена в г. Москве в 2005 году в соответствии с приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 23.09.2004 N 74 «Об участии субъектов Российской Федерации в эксперименте по введению единого государственного экзамена в 2005 году», приказом Федерального агентства по образованию и Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 13.01.2005 N 6/17 «Об участии государственных образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования, находящихся в ведении Федерального агентства по образованию, в эксперименте по введению единого государственного экзамена в 2005 году», а также на основании представления Департамента образования города Москвы от 25.02.2005 N 2-34-3

приказываю:

1. Установить, что единый государственный экзамен на территории г. Москвы в 2005 году проводится по следующим общеобразовательным предметам: русский язык, история России.

2. Департаменту образования города Москвы обеспечить проведение единого государственного экзамена в 2005 году по общеобразовательным предметам, указанным в п. 1 настоящего приказа, направить до 01.09.2005 в Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки отчет о результатах его проведения.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Управление контроля качества образования (В.Н.


Шаулина).

Руководитель

В.А. Болотов

Приказами по личному составу документально оформляются:

1) прием;

2) перевод на другую работу;

3) увольнение;

4) изменение условий труда;

5) присвоение разрядов, классности;

6) установление размеров оплаты труда;

7) предоставление отпусков;

8) командирование сотрудников;

9) наложение дисциплинарных взысканий и др.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется:

«О приеме на работу…»,

«О переводе на другую работу…»,

«О поощрении…» и т. п.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде («Поличному составу»).

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом. Например:

1. Отправить в командировку:

1.1. Самсонова Игоря Петровича …

1.2. Борисова Кирилла Ивановича …

В приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов. Сначала – назначение на должности, затем – перевод на другие должности, далее – освобождение от занимаемых должностей.

Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Такие приказы готовятся отделом кадров по мере накопления представлений, поступающих из структурных подразделений.



Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание (в сложных – по каждому пункту и подпункту), в котором указывают документы, послужившие основанием для его издания.

В приказе по личному составу обязательна должна присутствовать запись:

С приказом ознакомлен подпись расшифровка подписи Дата

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом.

Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, длительных командировках.

Оформление очередных отпусков целесообразно производить без издания приказов, используя трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается руководителем организации, но может быть подписана кадровой службой с последующим согласованием с руководителем организации или его заместителем, курирующим вопросы кадров.

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам включаются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Пример приказа по личному составу

Приведу их для ознакомления.

Эффект «ореола» – доминирующее влияние общего впечатления о человеке на восприятие и оценку отдельных свойств его личности. Если в группе (или у начальника) сложилось мнение о человеке, что он хороший, то его плохой поступок расценивается как случайность. Точно так же и хороший поступок человека, которого считают плохим, оценивается как случайность. Этот эффект мешает адекватно воспринимать людей и создает условия, при которых способные и яркие индивидуальности совершенно не могут работать в группе с установкой, подобной эффекту «ореола», ибо хорошее не замечается, а плохое утрируется. Многочисленные факты доказывают, что данный эффект основан на заблуждениях. Так. Например, человека, добившегося больших успехов в какой-то одной области, окружающие считают способным на большее и в других областях. Хотя есть множество примеров, когда люди, блестяще делающие свое дело, во всем остальном оказываются беспомощными.

Эффект «неудачника» заключается в том. Что человека, потерпевшего неудачу, окружающие считают способным на меньшее и в других делах. Психологической основой этого эффекта является краткосрочное угнетающее действие неудачи. Поэтому деловые люди охотно говорят о своих успехах и скрывают неудачи, особенно плохое финансовое положение.

Эффект «последовательности» состоит в том, что при поступлении противоречивой информации, проверить которую невозможно, люди склонны отдавать предпочтение той, которая поступила первой, а при поступлении непротиворечивой информации они отдают предпочтение той, что поступила последней. Этот эффект проявляется и в том, что на суждение о человеке наибольшее влияние оказывают сведения, полученные о нем в первую очередь. Обычно тот, кто хочет навредить коллеге, узнав о нем что-то недостойное, сообщает об этом начальнику и его ближайшему окружению, даже не проверив информацию. Оправдываться и доказывать на таком психологически неблагоприятном фоне, что все было не так, значительно труднее и практически бесперспективно.

Эффект «авансирования» предполагает, что человеку приписывают несуществующие положительные качества, а, сталкиваясь с его поведением, неадекватным представлению, разочаровываются и огорчаются.

Эффект «проекции» основан на проецировании собственных свойств на других людей. Это приводит к ожиданию от человека поведения, соответствующего нашей модели. Приятному для нас собеседнику мы склонны приписывать достоинства, а неприятному – недостатки. Этот эффект очень часто встречается при неумении людей встать на точку зрения другого человека.

Опираясь на особенности восприятия человека человеком, секретарю необходимо:

1) развивать наблюдательность, обращать внимание на все особенности внешнего облика и психологического склада человека;

2) стремиться получить полную информацию о человеке, чтобы ничего не домысливать;

3) давать по возможности полную информацию о себе, пресекая этим все слухи;

4) говорить с партнером на его языке;

5) беседовать с сотрудниками и партнерами в удобном месте, в спокойной обстановке и в спокойном состоянии;

6) не поддаваться влиянию предварительной информации о партнере;

7) пояснять свои действия; говорить другим о своих ожиданиях, чтобы предотвратить разочарования и претензии;

8) не считать свое представление о нормах поведения единственно возможным;

9) делать для других не то, что Вы считаете нужным, а то, чего бы они хотели, чтобы Вы делали для них;

10) только тогда они будут воспринимать это положительно;

11) быть таким, каким хотите, чтобы Вас видели;

12) для того, чтобы оценка человека была объективной, старайтесь наблюдать, оценивать и делать выводы беспристрастно.

Протоколы

Секретарь ведет протокол, который затем становится окончательным отчетом о заседании. Должен существовать определенный баланс между протокольной регистрацией каждой детали и затратами на ее ведение.

Стенографические протоколы. Учет происходящего «слово в слово». Регистрация парламентских дебатов и некоторых общественных расследований осуществляется с использованием стенографии. Однако в бизнесе, по очевидным причинам, стенографические протоколы не находят широкого применения.

Описательные протоколы. Более или менее детальный обзор дискуссий, имевших место по каждому пункту повестки дня, за которым следует примечание о принятом решении. Повествовательный протокол обычно включает в себя колонку поручение на правой стороне страницы, в которой указывается имя или инициалы лица, ответственного за выполнение всего согласованного. На заседаниях принято согласовывать решения, не уделяя особого вниманию тому, как именно они будут реализованы: в колонке поручений просто указывается имя того, кому «вменено в обязанность».

Протоколы-резолюции. Это тип наиболее краткого протокола, в котором фиксируется только то, в чем заседание нашло согласие. Протоколы-резолюции используются, главным образом, на заседаниях, проведение которых регламентируется законом (например, когда требуется оформить или изменить юридический статус компании). Словесная форма резолюции обычно выглядит следующим образом:

Первостепенно важно, чтобы протокол представлял собой точный и объективный отчет о заседании. Прежде чем рассылать протокол последнего заседания, необходимо проверить, ознакомились ли его получатели с протоколом предыдущего. Если существуют спорные вопросы, необходимо удостовериться, что они будут тщательно выверены, а возможно, даже предложены для внесения корректив в повестку дня следующего заседания.

Примеры протоколов

ПРИМЕРНЫЙ ОБРАЗЕЦ ПРОТОКОЛА

О ПРИЗНАНИИ СОБРАНИЯ КРЕДИТОРОВ ПРАВОМОЧНЫМ

На настоящее собрание кредиторов, созванное с целью решения вопросов,

связанных с добровольной ликвидацией предприятия – должника

_____________________________________________________________________,

(полное наименование предприятия – должника)

расположенного по адресу:

_____________________________________________________________________,

(юридический адрес предприятия – должника)

прибыли следующие кредиторы (представители кредиторов), имеющие имущественные требования к предприятию – должнику и не являющиеся носителями залоговых прав:

1. Полное наименование и адрес кредитора.

Фамилия, имя, отчество и должность его представителя.

Реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя (номер и дата выдачи доверенности).

Сумма требований кредитора к предприятию – должнику.

2. Полное наименование и адрес кредитора.

Фамилия, имя, отчество и должность его представителя.

Реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя (номер и дата выдачи доверенности).

Сумма требований кредитора к предприятию – должнику.

Сумма требований кредиторов, представленных на настоящем собрании, составляет _____________________________________________________ тыс. рублей.

Справочно-общая сумма не обеспеченных залогом обязательств предприятия – должника, срок исполнения которых наступил до момента проведения настоящего собрания, составляет _____________________________________________ тыс. рублей.

Таким образом, сумма требований кредиторов, представленных на настоящем собрании, составляет ________________ процентов от общей суммы не обеспеченных залогом обязательств предприятия – должника, срок исполнения которых наступил до момента его проведения.

В соответствии с п. 3 статьи 23 Закона Российской Федерации «О несостоятельности (банкротстве) предприятий» настоящее собрание кредиторов признано правомочным.

Настоящий протокол составлен ____________________________________

(число, месяц, год)

в ____________________________________________________________________

(название административно-территориального образования и субъекта Российской Федерации)

______________________________ в количестве _____________ экземпляров.

Подпись руководителя предприятия – должника: ______________

Утвержден решением собрания кредиторов от «__» ___________ 200_ г.

Проведение приемов

«Бокал шампанского» устраивают в 13.00, в 14.00 или в 15.00. Прием – стоя. Столов нет. Может быть одно кресло, несколько стульев.

Специфика этого приема в том, что официант разносит только шампанское, других напитков нет. К нему подают орешки, фрукты или маленькие тостики на шпажках – кусочки банана, яблока или груши, клубники. Форма одежды – деловая.

Взяв бокал шампанского и шпажку с нанизанными фруктами, вы пьете шампанское, а фрукты со шпажки снимаете зубами, при этом губы чуть-чуть прикрывают зубы (женщинам желательно снимать фрукты не губами, а только зубами, чтобы не смазать помаду). Использованный бокал нужно поставить или на пустой поднос, с которым официант обходит участников приема, или на специальную тележку для грязной посуды. Ставить использованный бокал на поднос рядом с полными бокалами – большая оплошность.

В том случае, если на подносе остался только один бокал с шампанским, нужно взять его правой рукой, а левой поставить использованный.

Прием «бокал вина» аналогичен «бокалу шампанского». Отличие лишь в том, что официанты обносят собравшихся вином и предлагают им бокалы с белым и красным вином.

Помните правило: красное вино всегда подается к бутербродам с мясными продуктами, белое – с рыбными.

Женский прием «жур-фикс». Этот прием напоминает так называемые «четверги» или «пятницы», которые проводились русским дворянством. Сейчас этот прием возрождается опять во многих странах в среде жен высокопоставленных чиновников и дипломатических работников.

Для объявления о приеме «жур-фикс» рассылаются пригласительные открытки (это делается один или два раза в год: с 1 по 15 января или с 1 по 15 сентября). В открытках сообщается, что, например, в 2006 году каждую последнюю пятницу каждого месяца без предупреждения, без предварительных звонков адресата приглашают в гости. В этот день хозяйка должна накрыть стол белой скатертью, приготовить чай, бутерброды, выставить конфеты, печенье, пирожные.

«Жур-фикс» – это чисто женское мероприятие, на него приглашают только женщин и обсуждают проблемы в основном женского характера.

Коктейль. Начинается между 17 и 18 часами и продолжается два часа. На приглашении принято указывать время начала и окончания приема, например: 17.00–19.00. На коктейль можно прийти в любое время в указанном промежутке и уйти можно в любое время до окончания приема. Обычно на коктейле присутствуют до полутора часов.

Прибытие на прием в самом начале и уход в самом конце – знак особого уважения к хозяевам. Позднее прибытие и ранний уход (без уважительных причин) расценивается как демонстрация неприязненного отношения.

Если сотрудники какой-либо фирмы прибывают на прием не вместе, а порознь, то младшие должны оказаться на месте раньше, чем их руководство. Подчиненный, который появляется позже своего начальника, тем самым грубо нарушает этикет. Уходить с приема следует в обратном порядке: сначала уезжает руководство, затем, в соответствии с рангами, остальные сотрудники.

В течение всего приема хозяин и хозяйка должны стоять у входа, встречая и провожая гостей. Хозяйка также представляет вновь прибывших гостей тем, с кем они не знакомы.

Официанты разносят стоящим гостям бокалы с коктейлями. Иногда может быть оборудован бар-буфет со спиртными напитками.

На коктейльном столе нет ни тарелок, ни вилок, только деревянные или пластмассовые палочки. Иногда вместо палочек используются мини-вилочки, которыми берут фрукты из коктейля, и канапе (маленькие бутерброды).

В качестве закуски, кроме канапе с кремами, паштетами, рыбой, мясом и прочим, подаются маленькие соленые пирожные, печенья, орехи, фрукты и т.п. Также подают миниатюрные кондитерские изделия.

Форма одежды – повседневный костюм или платье.

Прием-банкет. Если корпоративный праздник организован в виде банкета в ресторане, это определяет особые правила поведения. Ваше поведение за столом многое говорит о вас и о том, какой вы работник. Оно показывает, как тщательно вы относитесь к деталям, которые должны быть неотъемлемой частью жизни любого служащего, желающего достичь конкурентоспособного уровня и сохранить его.



Перечислим правила, которые рекомендуется соблюдать во время банкета.

Прежде чем сесть за стол, подождите в фойе остальных, если только вас не попросили этого не делать.

Если вы первым сели за стол, подождите других и не заказывайте напиток.

Заказывайте только основную пищу (салат, главное блюдо и напиток). Если организатор предлагает аперитив или десерт – закажите.

Салфетку следует положить на колени после того, как все рассядутся за столом. Она может быть сложена пополам. В конце еды салфетку следует положить на стол справа от столового прибора.

Прежде чем приступить к еде, следует подождать, пока не будут обслужены все сидящие за столом

Общие блюда вначале предлагайте другим и только затем кладите еду себе.

Мужчина оказывает внимание и ухаживает за дамой, сидящей справа.

Передавайте еду вправо, против часовой стрелки. Такой порядок соответствует правилам размещения за столом, где главный гость сидит справа от вас.

Если вы время от времени перестаете пользоваться приборами то кладите их только на край тарелки, но никак не на скатерть Чтобы дать официанту знать, что вы делаете перерыв, просто положите нож ручкой вправо, острием к себе, вилку – ручкой влево и зубцами вверх.

Если вам необходимо выйти из-за стола на короткое время, то делайте это во время смены блюд.

По окончании еды оба прибора кладут на тарелку параллельно (на пять часов).

Прием «а-ля фуршет». На фуршете все едят стоя. На фуршет можно пригласить значительно больше людей, чем на обед с рассадкой за столом, проводимый в том же помещении. Большинство деловых людей ценят демократичность, мобильность общения, менее официозную атмосферу, которые характеризуют правила, регламент этой формы приема. Сотрудники, не связанные рассадкой за столом, ее иерархичностью, как на официальных торжествах, свободны в своем выборе места расположения, интересных собеседников.

Фуршетный прием создает его участникам прекрасные условия для установления новых знакомств, для закрепления и углубления деловых и личных отношений.



На приемах без рассадки также следует уметь вести себя достойно, сочетая обязательное соблюдение этикета с приятной непринужденностью.

Не навязывать, пользуясь ситуацией, своего общения старшим по положению.

Не следует обсуждать острые политические, религиозные, национальные вопросы, а также свои личные проблемы.

Беседа с конкретным собеседником не должна продолжаться более 10 минут, так как у интересующего вас собеседника могут быть свои планы на контакты в этот вечер.

Гости обслуживают себя сами – подходят к столам, берут в левую руку тарелку, на нее кладут вилку, набирают ходят, чтобы затем смогли подойти другие.

Если вы хотите попробовать другую закуску, нужно подойти опять к столу, взять чистую тарелку и вилку. Помните о том, что стопка тарелок для того и существует, чтобы их менять и не смешивать на них салат, рыбные и мясные блюда.

Во многих ресторанах курение в зале запрещено и на столе отсутствуют пепельницы.

Если же курить в кафе или ресторане разрешено, то надо спросить позволения закурить у соседей по столу и курить только после десерта. При взаимном согласии всех сидящих за столом допустимо курить и перед едой.

Завтрак. Проводится между 12 и 15 часами, чаще всего между 12.30 и 13.30. Средняя продолжительность 1–1,5 ч, из них 45–60 мин гости проводят за столом, а 15–30 мин – за кофе.

Во время приема подаются одно-два блюда холодной закуски, одно горячее мясное и рыбное блюдо и десерт. Перед завтраком гостям предлагаются аперитив, коктейль, сухое вино, соки и в течение всего завтрака – минеральная вода.

В России к холодным закускам предлагается водка, к мясу – сухое красное вино, к рыбе – сухое белое вино, к десерту – шампанское, к кофе и чаю – коньяк, ликер.

Форма одежды – повседневный костюм или платье. Если предусматривается иная форма одежды, это специально оговаривается в приглашении.

Бранч. Устраивается обычно в выходные дни, между завтраком и ленчем. Бизнесмены часто приглашают на него своих друзей с семьями.

Подавать рекомендуется приготовленные различные блюда из яиц, бекон тушеное мясо, сосиски, рыбу, тушеные томаты и др.


Из напитков – кофе, чай, большое количество прохладительных напитков, иногда вино.

Шашлык (барбекю). Проводится на открытом воздухе. Способом приготовления мяса на открытом огне различных странах имеют свою специфику.

Пока готовится мясо, гостям предлагают напитки пиво, вино, кока-колу, минеральную воду и т. д., а также соленое печенье, орешки, сырые овощи со сметанными или горчичными соусами. К мясу подаются отварные или печеные овощи. Идеальный вариант десерта – свежие фрукты.

Форма одежды – самая простая.

Пикник. Проводится на открытом воздухе за городом. Блюда готовятся заранее и тщательно упаковываются для доставки к месту пикника. Туда же отвозят складные столы и стулья, большие зонты.

Гостям могут быть предложены холодные закуски, холодный или горячий суп (доставляется в термосах); основное блюдо – например, говяжья вырезка или запеченная свинина (горячее блюдо также доставляется в термосах); десерт, например, фрукты или пирожные.

Одежда может быть несколько наряднее, чем для шашлыка.

Чай. Начинается «чай» между 16.00 и 18.00 часами и длится 1–1,5 часа.

Если гостей много – накрывается несколько столиков. Перед каждым гостем на блюдце ставится чашка, слева от чашки – тарелочка и маленький ножик, которым намазывают масло, мармелад и т. п. на поджаренные ломтики хлеба или булки. Чайник ставится на стол.

Чайный стол накрывается цветной скатертью. Иногда на середину стола кладут узкую дорожку из цветных тканных салфеток. Тарелки с угощениями ставят на эту дорожку, а посуду для каждого гостя – на маленькие тканные салфетки.

Гостям подаются маленькие бутерброды с икрой, рыбой, колбасой, пирожки, леченья, булочки, кексы, пирожные, торты, мороженое. На стол ставят коробки конфет, сливки, лимон.

Форма одежды – повседневный костюм или платье.

Кофе. Начинается «кофе» не позже 19.00 часов и почти немногим отличается от «чая».

Иногда на этом приеме подают горячую закуску или салат. Салаты подают в оскалах или креманках. В качестве напитков могут быть поданы соки, минеральная вода.


Стаканы для воды ставят группами в одном или нескольких местах.

Бизнес-ланч.

Отличительными особенностями бизнес-ланча являются:

1) возможность совместить обеденный перерыв в работе с неформальным общением, что позволяет решать насущные вопросы бизнес-сотрудничества в приятной, раскованной атмосфере;

2) соблюдение меньших формальностей, так как бизнес-ланч не требует особого приглашения (партнерам достаточно созвониться или условиться о продолжении контакта по окончании официальной фазы переговоров);

3) ограниченное число участников, позволяющее проводить за столом более предметное обсуждение того или иного вопроса;

4) незначительная продолжительность бизнес-ланча (от 30–40 минут до 1,5–2 часов);

5) небольшая содержательная часть, ведь бизнес-ланч почти всегда проводится с целью решения не более чем 1–2 наиболее актуальных вопросов сотрудничества.

Обычно бизнес-ланч организуется в перерыве между заседаниями или раундами переговоров. Оптимальное время начала бизнес-ланча – с 12 до 13 часов.

Кроме того, желательно, чтобы он проводился в непосредственной близости от места проведения официального мероприятия, чтобы его участники не тратили лишнего времени.

При подготовке к бизнес-ланчу секретарь обязан:

1) уточнить состав участников, время проведения мероприятия, его продолжительность, а также «повестку дня»;

2) заказать по телефону или через курьера необходимое количество в соответствующем заведении;

3) при необходимости позаботиться об автотранспорте для проезда участников к месту проведения бизнес-ланча и обратно;

4) приготовить все необходимое для обеспечения деловой части мероприятия (информационные материалы, проекты документов, подлежащих обсуждению и согласованию, пишущие принадлежности, средства мобильной связи и т. п.);

5) проверить свой внешний вид;

6) проконтролировать подготовку бизнес-ланча (по телефону или через курьера). За 15–20 минут до времени отправления доложить руководителю о готовности к мероприятию.



Отправляясь на бизнес-ланч в качестве полномочного представителя принимающей стороны, секретарю также следует убедиться в том, что при себе имеется достаточное количество денег, ведь оплачивает бизнес-ланч принимающая сторона.

Секретарь предоставляет гостям право выбора блюд и напитков, а поскольку бизнес-ланч – это все же время для еды, необходимо дать гостям возможность спокойно поесть. Как правило, деловая часть мероприятия начинается не раньше, чем заказан десерт или кофе, т. е. через 15–20 минут после начала бизнес-ланча.

Домашние обеды. Если Вы решили пригласить деловых партнеров на домашний обед, то к нему нужно тщательно подготовиться. Необходимо точно знать количество приглашенных партнеров. Наиболее приемлемое количество гостей – от 4 до 12 человек. Желательно, чтобы у приглашенных были общие интересы для поддержания застольных бесед. Не следует приглашать политических противников или враждующих между собой партнеров. Не стоит забывать и о равномерном соотношении между дамами и мужчинами. В первую очередь необходимо позаботиться о том, чтобы квартира к приходу гостей была в безупречном порядке. Надо позаботиться об освещении квартиры. Все кухонные и другие подготовительные работы лучше закончить с запасом времени, чтобы хозяйка и члены семьи имели возможность спокойно переодеться, так как нельзя встречать гостей в рабочей одежде и домашних тапочках. Непосредственно перед приходом гостей квартиру следует хорошо проветрить, а стол должен быть накрыт скатертью и сервирован. Самые ходовые размеры скатерти 130 см, а длина – 150, 160, 230, 280 см. Существуют скатерти особого кроя для круглых столов. Скатерть не должна свисать от края больше, чем на 25 см.

Существует основной ассортимент посуды, столовых приборов, у каждого из приборов есть свое функциональное назначение, которое необходимо знать при сервировке стола. Составляя меню, рекомендуется учитывать национальные и религиозные традиции иностранных гостей. Знание национальных особенностей может служить своеобразным ориентиром возможного поведения партнеров.


Рассмотрим особенности проведения домашних обедов с партнерами некоторых стран.

Домашние обеды с партнерами из Италии. Следует иметь в виду, что итальянцы очень гордятся своей страной как колыбелью многих видов искусств и ремесел, поэтому проявление уважения и знаний в этой сфере всегда производит на них благоприятное впечатление. Не следует демонстрировать итальянцам свои вокальные способности. В целом, итальянские бизнесмены достаточно чувствительны к соблюдению основных правил деловой этики.

Домашние обеды с партнерами из Франции. Во Франции решения принимаются не только за рабочим, но и за обеденным столом. Организуемые в таких случаях деловые приемы могут предусматривать различные формы – коктейль, домашний обед или ужин. Во время домашнего обеда не принято говорить о делах. О делах принято говорить после того, как будет подан кофе. Французы не любят сразу затрагивать в беседе вопрос, который интересует их больше всего. К нему подходят постепенно, после долгого разговора на нетральные темы и как бы, вскользь, без нажима – «между грушей и сыром», то есть в конце обеда. Поступать наоборот считается, к тому же, признаком дурного тона. Демонстрируя свой интерес, вы оказываетесь в роли просителя.

Домашние обеды с партнерами из США. Аля американцев решение деловых вопросов в неформальной обстановке – обычная вещь. Это благоприятный случай поговорить о семье и хобби. За столом лучше избегать разговоров о политике и религии, поскольку США – страна пуританских ценностей. Американская нация озабочена своим здоровьем. Спиртного потребляют очень мало. В основном пьют коктейли, где льда больше, чем жидкости, или пиво. Тосты не приняты. Поднимая стакан со спиртным, американцы говорят просто «чиэз» или «прозит». Необходимо помнить, что деловые приемы в США гораздо короче, чем, например, во Франции.

Домашние обеды с партнерами из стран ближнего Востока. При определении даты неофициальной встречи следует исходить из того, что они не проводятся в мусульманских странах в религиозный праздник «рамазан», а также в дни национального траура, а назначенные ранее – отменяются.


Имея дело с партнерами из стран ближнего Востока, сразу следует подготовить себя к эмоциональной, иногда весьма неоднозначной беседе. Основа обычного разговора между арабами Египта – протесты. Двое респектабельных людей могут громко кричать друг на друга, причем создается впечатление, что рушится их многолетняя дружба и сотрудничество.

Домашние обеды с партнерами из Испании. Наиболее подходящими темами для застольной беседы могут быть вопросы культуры, искусства, литературы, туристические достопримечательности Испании, национальные традиции, спорт, политическая жизнь. Ни в коем случае не стоит осуждать корриду, которой испанцы очень гордятся.

Домашние обеды с партнерами из Великобритании. Обедая с англичанами, никогда не следует обращаться к незнакомым людям, до тех пор, пока вы им не представлены. Не стоит увлекаться рукопожатием, оно употребляется в этой стране весьма редко, лишь при первом представлении. Не принято целовать руки женщинам, делать публичные комплименты. С англичанами хорошо говорить о погоде, о семье, спорте.

Таблица 4. Дресс-код на официальных мероприятиях



Речевые трафареты, помогающие вести деловые беседы и переговоры

Начало беседы

Я полагаю, что прежде всего нам следует обсудить…

Я думаю, что вам хорошо известны причины, побудившие меня встретиться с вами, и поэтому мне хотелось сразу перейти к обсуждению…

Мне хотелось бы начать беседу с…

Извинение

Приношу свои извинения за…

Примите наши извинения за…

Я искренне сожалею, что…

Одобрение и согласие

Этот пункт не вызывает наших возражений.

Я полностью разделяю вашу точку зрения на…

Мое представление полностью совпадает с вашим.

Ваши условия в целом для меня приемлемы.

Мы ничего не имеем против…

Сомнение и неопределенность

Я бы очень просил вас уточнить… поскольку об этом у меня есть прямо противоположная информация.

У меня пока не сложилось окончательное мнение по этому поводу.

Мне кажется, что этот вариант решения несколько преждевременен.

Неодобрение, несогласие и отказ



Наша точка зрения несколько расходится с вашей.

Мы видим решение этой проблемы в несколько ином свете.

Мы высоко ценим ваши усилия, но, к сожалению, не можем принять данное предложение.

Желание отстоять свою точку зрения

Мне кажется, мы несколько отклонились от темы нашего разговора. Поэтому я предлагаю вернуться к обсуждению предыдущего пункта нашего соглашения.

Я представляю себе решение этого вопроса по-другому. В связи с этим я хотел бы пояснить…

Я полагаю, что вы согласитесь, что существует и другой вариант решения, который я хотел бы сейчас обсудить с вами.

Думаю, что следует обсудить и другие стороны (аспекты) этого вопроса.

Может быть, вам будет интересно узнать мнение экспертов по этому вопросу.

Я буду очень признателен (благодарен) вам, если…

Мы очень рассчитываем на вашу помощь в…

С вашей стороны будет очень любезно, если…

Желание уйти от ответа

На этот вопрос трудно дать однозначный ответ. Дело в том, что…

Я могу ответить вам только в самом общем виде.

Мне трудно судить об этом.

Желание завершить беседу

Давайте подведем итоги наших договоренностей.

Я полагаю, что проблему… можно считать решенной.

Позвольте мне от имени нашей фирмы поблагодарить вас за участие в сегодняшнем обсуждении и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество с вами

Работа с входящими документами

Входящие документы – это документы, которые поступают в организацию (на предприятие) из других организаций по разным каналам связи.

Организацию работы с входящими документами можно представить в виде последовательной цепочки.

Помните!

• Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».

• Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.

• Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.

• Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.

• Заказные письма принимаются под расписку.

• Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».

Примерные формы для работы с входящими документами

Форма журнала учета входящих документов

Форма журнала учета резолюций

Распорядительные документы

Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:

1)инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2) сбор и анализ информации по вопросу;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6) принятие решения (подписание документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

Рассмотрим данную классификацию.

Организационно-управленческие причины конфликтов связаны с созданием и функционированием организаций, коллективов, групп.

Структурно-организационные причины. Несоответствие структуры организации решаемым задачам (ошибки допущены припроектировании структуры организации; задачи и деятельность организации непрерывно изменяются).

Фукционалъно-организационные причины. Не отлажены функциональные связи организации с внешней средой, между структурными элементами организации, между отдельными работниками.

Личностно-функциональные причины. Неполное соответствие работника по профессиональным, нравственным и другим качествам требованиям занимаемой должности.

Ситуативно-управленческие причины. Ошибки, допускаемые руководителями и подчиненными в процессе решения управленческих и других задач.

Социально-психологические причины конфликтов обусловлены непосредственным взаимодействием людей, включением их в социальные группы.

Потери и искажение информации в процессе межличностной и групповой коммуникации. Значительная часть информации содержится на уровне бессознательного и словами вообще не выражается; часть информации теряется из-за ограниченности словарного запаса конкретного человека; часть информации утаивается говорящим и т. п.

Несбалансированное ролевое взаимодействие людей. Партнер А считает себя старшим, а партнера Б – младшим; партнер Б в свою очередь старшим считает себя, а партнера А – младшим.

Разный подход к оценке одних и тех же сложных событий. Партнеры по взаимодействию нередко подходят к проблеме с разных сторон. Люди болезненно относятся к точкам зрения, которые отличаются от их собственной.

Выбор разных способов оценки результатов деятельности. Оценивая деятельность других, люди чаще ориентируются на идеал, норму, на тех, кто выполнил аналогичную работу отлично; свои же результаты работник обычно оценивает по сделанному, сравнивая их с началом деятельности, с теми, кто выполнил подобную работу хуже.

Внутригрупповой фаворитизм. Предпочтение членов своей группы представителям других социальных групп.

Конкурентный характер взаимодействия с другими людьми.

Ограниченная способность к децентрации, т. е. к изменению собственной позиции в результате сопоставления ее с позициями других людей.

Желание получить от окружающих больше, чем отдавать им.

Стремление к власти.

Личностные причины конфликтов. Вызваны индивидуально-психологическими особенностями участников взаимодействия.

Субъективная оценка поведения партнера как недопустимого. В процессе взаимодействия у человека существует определенный диапазон вариантов ожидаемого поведения со стороны партнера – желательное, допустимое, нежелательное, недопустимое; если поведение партнера оценивается как недопустимое, возникает конфликт. В конкретной ситуации человек должен понимать или чувствовать, какое поведение с его стороны партнер может посчитать недопустимым и учитывать это в начале взаимодействия.

Низкая конфликтоустойчивость. Человек не обладает достаточной психологической устойчивостью к отрицательному воздействию на психику стрессовых факторов социального взаимодействия.

Плохо развитая способность к эмпатии, т. е. пониманию эмоционального состояния другого человека, сопереживанию и сочувствованию.

Неадекватный уровень притязаний. Завышенная самооценка обычно вызывает негативную реакцию со стороны окружающих; следствием заниженной самооценки являются повышенная тревожность, неуверенность в своих силах, стремление избежать ответственности и т. д.

Некоторые психологические особенности характера личности. Агрессивность; некоммуникабельность; демонстративность, т. е. стремление быть в центре внимания; раздражительность; пренебрежение интересами окружающих и др.

Несмотря на специфику и многообразие, конфликты имеют в целом общие стадии протекания. Лавриненко В.Н. выделяет 5 стадий протекания конфликта:

Речевой этикет

Секретарь находится в постоянном общении: в непосредственном диалоге (с руководителем, сослуживцами, посетителями офиса) и опосредованном (телефон, факс, электронная почта).

Самое главное и трудное в речевом этикете – это умение слушать других людей. Нельзя перебивать собеседника, следует дослушать его до конца, особенно если он чем-то раздражен. «Дайте партнеру возможность выговориться» – это один из методов, помогающих погасить конфликт или не допустить его.

Умение слушать – важнейшее условие любого общения, тем более оно важно для секретаря. Зачастую люди не умеют слушать другого и, даже сосредоточившись на предмете, многое упускают. Происходит это оттого, что человек очень быстро переключается на собственные мысли.

В процессе общения следует помнить о том, кто ваш собеседник, и свое поведение соотносить с его характеристиками. Это поможет подобрать интересную тему для беседы, выбрать нужный тон, вести себя непринужденно или сохранять дистанцию.

Воспитанный секретарь не допускает в своей речи жаргонные выражения, используемый не к месту профессиональный сленг, заимствования из иностранных языков.

Секретарь, как и любой другой работник, должен владеть культурой речи, которая определяется объемом активного словаря, дикцией, а также владением речью.

Если человек никак не может подобрать нужно слово, закончить фразу, не следует делать это за него, подчеркивая, что вы более сообразительны.

Иногда голос секретаря может решить многое. Американцы, например, считают, что от интонации первой произнесенной по телефону фразы зависит то, как пройдет разговор.

Не говорите слишком громко (как громкоговоритель), иначе у партнера сложится впечатление, что ему навязывают определенное мнение. Если вы говорите слишком тихо или невнятно, это также мешает ходу общения: партнер вынужден задавать встречные вопросы, чтобы убедиться, что понял вас правильно, кроме того, тихая речь создает убежденность в неуверенности и слабости позиций. Эти две крайности свидетельствуют о том, что вы должным образом не «настроились» на общение с партнером.
Если беседа проводится в небольшом помещении, рекомендуется пользоваться «камерным стилем» (т. е. говорить тихо и ясно).

Не говорите слишком быстро: особенно при сообщении новой информации, необходимо какое-то время для ее переработки. Если вы чересчур торопливо излагаете мысли, у партнера может возникнуть впечатление, что вы просто хотите уговорить его. Поэтому «риторический галоп» здесь нежелателен. Если же, наоборот, вы изъясняетесь слишком медленно, партнер может прийти к выводу, что вы тянете время.

Большое значение имеет умение заинтересовать собой и заинтересоваться тем, с кем общаешься. Для этого также существуют некоторые правила: выбор общеинтересной темы, использование шуток и острот, не обидных для участников диалога, замена односложных ответов «да – нет» на обороты: «К сожалению, это невозможно».

Говорить следует правильно, т. е. в соответствии с нормами литературного языка.

Речь должна быть точной. Важно, чтобы слушатели (или посетители) поняли именно то, что вы хотели сказать.

Речь должна быть и выразительной.

Соблюдение норм речевого этикета – необходимое условие ведения любого делового разговора. Основу речевого этикета составляет вежливость, которая в обязательном порядке предполагает прежде всего приветствие.

Основные правила приветствия:

1) общепринятым этикетом предусмотрено, что первым здоровается мужчина с женщиной, младший по возрасту со старшим, нижестоящий по должности с вышестоящим;

2) приветствуя женщину на улице, мужчина снимает шляпу и перчатку. Когда он приветствует кого-либо на расстоянии, то делает легкий поклон и прикасается рукой к шляпе или слегка ее приподнимает. На иные головные уборы – зимнюю шапку, лыжную шапочку, кепку или берет – это правило не распространяется;

3) в момент приветствия во рту не должно быть сигареты, нельзя также держать руку в кармане.

4) женщины слегка наклоняют голову и отвечают на приветствие улыбкой, они могут не вынимать руки из карманов пальто, жакета;

5) обмениваться рукопожатиями при встрече мужчинам рекомендуется всегда, женщинам – по обоюдному согласию.



6) женщине в знак приветствия никогда не целуют руку на улице, это делают только в помещении;

7) при рукопожатиях не нужно слишком крепко жать руку приветствуемого лица;

8) инициатором рукопожатия почти всегда должна быть женщина.

Основные правила обращения к собеседнику:

1) обращение «вы» свидетельствует о культуре того, кто обращается, подчеркивает уважение к партнеру или коллеге;

2) деловым партнерам, которые хорошо знакомы, а также к своим коллегам предпочтительно обращаться по имени и отчеству или по фамилии с добавлением слов «господин»;

3) не следует злоупотреблять обращением только по имени, да еще на американский манер в сокращенном варианте;

4) к незнакомому человеку можно обратиться со словами: «гражданин», «господин», «сударь» или «сударыня», «девушка», «молодой человек»;

5) во время ведения делового разговора очень важно учитывать расстояние между собеседниками и объем пространства общения. Здесь существует следующий неписаный закон: расстояние до одного метра считается интимным Расстояние от одного до двух с половиной метров считается официальным.

Основные правила представления:

1) принято представлять младшего по возрасту старшему, холостого – женатому, низшего по иерархии высшему, мужчину – женщине, более молодую женщину – старшей и т. д.;

2) когда мужчину представляют женщине, он встает и слегка кланяется, сидящая женщина в таких случаях не встает. Представляя ближайшего родственника, говорят: «Моя мать», «Мой брат Сергей», опуская фамилию;

3) если возникла необходимость быть представленным, а вокруг нет никого, кто мог бы вам в этом помочь, то следует просто подать руку и четко назвать себя.

и совещательными органами учреждений, организаций,

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами.
Оформляются решения в том же порядке, как и постановления, но ключевыми словами в них являются: «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».
Текст решения состоит из вводной и распорядительной частей. В вводной части указываются причины издания решения и его цели, а в распорядительной – исполнитель-организация, структурное подразделение, должностное лицо, действие и срок исполнения документа.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа, причем они не вправе изменять содержание текста.
Пример решения
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ТИХВИНСКИЙ РАЙОН» ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАЙОННЫЙ СОВЕТ ДЕПУТАТОВ
РЕШЕНИЕ
от 25 августа 2004 г. N 721
ОБ УСТАНОВЛЕНИИ ЛЬГОТЫ ПО НАЛОГУ НА ЗЕМЛИ,
ПРЕДОСТАВЛЕННЫЕ ГРАЖДАНАМ ДЛЯ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ЖИЛИЩНОГО
СТРОИТЕЛЬСТВА В ГРАНИЦАХ ГОРОДСКОЙ (ПОСЕЛКОВОЙ) ЧЕРТЫ
В целях повышения эффективности управления земельными ресурсами и регулирования платы за землю на территории муниципального образования «Тихвинский район» Ленинградской области, руководствуясь областным законом от 27 июля 1994 года N 4-оз (в редакции от 25 ноября 2003 года) «О плате за землю в Ленинградской области», на основании статьи 14 Закона Российской Федерации от 11 октября 1991 года N 1738-1 «О плате за землю» и подпункта 2е пункта 3 статьи 11 областного закона от 29 апреля 1996 года N 12-оз «О местном самоуправлении в Ленинградской области» Тихвинский районный совет депутатов решил:
1. Установить для граждан льготу по налогу на земли, предоставленные для индивидуального жилищного строительства в границах городской (поселковой) черты, в размере 97 процентов от суммы налога, подлежащего зачислению в местный бюджет.
Налоговая льгота предоставляется на трехлетний период, исчисляемый со дня принятия решения о предоставлении земельного участка органом исполнительной власти или органом местного самоуправления, обладающим правом предоставления указанного земельного участка.
2. В случае если земельные участки предоставлены гражданам для индивидуального жилищного строительства в границах городской (поселковой) черты до вступления в силу областного закона, налоговая льгота, установленная в пункте 1 настоящего решения, исчисляется со дня вступления в силу областного закона – 1 января 2004 года.
3. Решение опубликовать в газете «Трудовая слава».
4. Контроль за исполнением решения возложить на первого заместителя главы администрации муниципального образования «Тихвинский район» Ленинградской области Мавроди П.Н.
Глава муниципального образования
«Тихвинский район»
Ленинградской области
А.Лисин

подчеркнуть достоинства соискателя и, по

Цель резюме – подчеркнуть достоинства соискателя и, по возможности, сгладить недостатки. Недостатки студентов и выпускников вузов очевидны: отсутствие стажа, неопытность и пр. К достоинствам относятся энергичность, умение и желание учиться новому, стремление стать профессионалом и т. д.
По своему содержанию резюме должно быть:
1) целенаправленно деловым, т. е. характеризующим только те ваши качества, которые требуются именно для данной работы;
2) конкретным – указывающим факты и цифры, свидетельствующие о ваших достижениях;
3) подробным, чтобы потенциальный работодатель мог сделать логические выводы о ваших профессиональных данных;
4) достоверным – во избежание недоразумений, которые могут возникнуть при прохождении отборочных испытаний в случае, если выяснится, что кандидат сообщил о себе заведомо ложные сведения (например, указал отсутствующие компьютерные навыки, уровень владения иностранным языком или опыт работы по специальности);
Самый важный блок резюме: образование и опыт работы.
В разделе «Образование» необходимо указать не только оконченное учебное заведение, но и написать о стажировках, практикумах, семинарах, конференциях, в которых вы принимали участие. Можно отметить те доклады или курсовые работы, которые имели практическое значение. Нет необходимости перечислять похвальные грамоты, полученные вами в детском возрасте, а также курсы, не имеющие прямого отношения к предлагаемой должности.
У молодых специалистов раздел «Опыт работы» вызывает особые затруднения, так как их опыт крайне незначителен. В таком случае старайтесь показать даже не значительный опыт в данном направлении: прохождение практики в фирме или на предприятии и даже успешное выполнение разовых поручений в любой из областей.
Опыт работы укажите за последние 5-10 лет в обратном хронологическом порядке. при перечислении должностных обязанностей, выберите те, которые в большей степени требуются в данной должности. Излагайте свои функции, начиная с главных, заканчивая второстепенными.


Профессиональные навыки – подтверждение уровня своей квалификации путем описания всего, что знаете и умеете делать.
Уровень владения компьютером содержит сведения о ваших навыках работы на ПК (пользователь, опытный пользователь, оператор, программист), а также программах, средах, языках, базах данных, с которыми вы работали. Знание иностранных языков. Укажите все иностранные языки и степень, в которой вы ими владеете. Придерживайтесь следующих формулировок:
«в совершенстве»– знание языка на уровне носителя, владение синхронным переводом;
«свободно»– владение последовательным переводом, способность свободно общаться на иностранном языке в рамках любой тематики;
«хороший» – способность грамотно выразить свои мысли на иностранном языке, а также понять собеседника;
«разговорный» – общение на бытовом уровне, способность понять несложную речь, донести до собеседника известную информацию;
«базовый» – знание элементарных основ языка, общение на уровне «Как дела?», «Сегодня хорошая погода», способность понять простой.
Владение оргтехникой (мини-АТС, факс, ксерокс и т. д.).
Машинопись. Указать скорость ввода слепым десятипальцевым методом. Стенография.
Практическая психология, служебный этикет и протокол.
В графе «Личные качества» отметьте именно те качества, которые принципиально важны для выбранной должности и профессии.
В разделе «Дополнительная информация» обязательно укажите ваш уровень знания иностранного языка, а также компьютерных программ и Интернета. Если у вас имеются водительские права, а будущая должность связана с разъездами, также подчеркните это.
Зарплата в резюме обычно не указывается, поскольку она, как правило, зависит от результатов собеседования. Но вы вправе указать минимальный уровень желаемой зарплаты, чтобы вас не беспокоили предложениями более низкой ставки.
Дата составления резюме должна быть свежей. Старая дата выдает давность и безрезультатность ваших поисков работы, что побуждает работодателя к решению: «Никто не взял – и ты не бери».


Оформление документа осуществляется в соответствии с общими требованиями ГОСТ Р6.30-2003.
Рекомендуемыми реквизитами резюме являются:
1) адресат (15);
2) наименование вида документа (10);
3) заголовок к тексту документа (18);
4) текст документа (20);
5) подпись (22).
Правила оформления резюме.
1)  резюме лучше разместить на одной странице формата А4, в крайнем случае – на двух (но только особо важную информацию);
2) текст должен быть набран на компьютере кеглем не менее 12 пунктов;
3) в резюме нет необходимости в декоративных деталях и разностильных шрифтах. Название разделов желательно выделить жирным шрифтом, можно с подчеркиванием. Границы полей следует сделать ровными, т. е. отформатировать текст «по ширине». Фон для текста должен быть белым;
4) если вы размещаете резюме в Интернете, следует учитывать особенности современной компьютерной обработки информации.
Помните!
Для того, чтобы составить грамотное и совершенное резюме можно воспользоваться помощью профессионалов. В Интернете на ресурсе «Резюме Банк» (www.resume-bank.ru) это можно сделать быстро и качественно.
К одному из эффективных способов поиска работы относится мини-резюме, опубликованное в авторитетном специализированном периодическом издании. Одним из ведущих изданий, публикующих мини-резюме является газета «Работа сегодня», которая осуществляет рассылку каждого номера более чем в 1000 крупных компаний, а также автоматически публикует мини-резюме на сайте www.job-today.ru.
Пример резюме
Мини-резюме бухгалтера
Должность: Главный бухгалтер
Возраст: 36 лет
Телефон: 31-29-43 (дом.), 8-917-223-47-43, karpiv@rambler.ru
Образование: В 1992 г. окончила экономический институт факультет бухгалтерского учета и аудита, специализация – бухгалтер.
В 1995 окончила вечерние компьютерные курсы и получила специальность – оператор ПК.
Специальность: Бухгалтерский учет и аудит
Опыт работы:
06.1995-04.2005 ООО «Мир компьютеров»
Должность: бухгалтер
Обязанности: Начисление зарплаты
Работа с текущими счетами
Профессиональные навыки: Знание программ «Парус», «1С: Бухгалтерия», СПС «КонсультантПлюс»
Адрес: 410040, ул. Топольчанская, д.45/47, кв. 23
Дата составления резюме: 18 мая 2005 года.

Штатное расписание

Штатное расписание – правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Структуру документа образуют расположенные в соответствующих полях трафаретного текста и графах таблицы данные. Реквизитами документа являются:

1) код формы документа (07);

2) наименование предприятия (08);

3) наименование вида документа (10);

4) дата документа (11);

5) регистрационный номер документа (12);

6) гриф утверждения документа (16);

7) заголовок к тексту (18);

8) текст документа (20);

9) подпись (22);

10) визы согласования (24);

11) оттиск печати (25);

12) отметка об исполнителе (27);

13) идентификатор электронной копии документа (30).

Пример штатного расписания

Штатное расписание на 1 января 2006 года ЗАО «Бизнесконсалт»

Служебные записки

Служебная записка – краткое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности предприятия. Таким образом, служебная записка объединяет в себе функции сразу двух документов – делового письма и заявления.

Общее функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между работниками одного и того же предприятия. Заметим, однако, что фактически для выполнения этой функции могут использоваться различные виды служебных записок, в том числе: пояснительные записки, обычно выполняющие параллельно функцию внутреннего сопроводительного письма, прилагаемого к другим документам делового общения:

•информационные записки, или меморандумы;

• докладные записки, или докладные;

• аналитические записки;

• записки ad hoc, подготовленные по конкретному информационному поводу;

• записки о состоянии дел за период времени.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Широкое распространение получили документы, называемые служебными записками, которые используются для внутренней деловой переписки между структурными подразделениями и должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Докладная записка составляется по инициативе одного или нескольких юридических лиц или по поручению руководства.

Инициативная докладная записка преследует цель побудить адресат к конкретным действиям, которые могут быть изложены в самом тексте.

По своей сути докладные записки могут быть информационные и отчетные.

Информационная записка обычно несет в себе сюжеты нейтрального характера и может составляется по поручению руководства.

Докладные записки отчетного характера содержат информацию о завершении какого-либо этапа работы, проведенного обследования, выполнения распоряжении, приказов и других распорядительных документов.

Докладные записки делятся на внутренние и адресованные во внешнюю среду.

Текст инициативной, а нередко и отчетной докладной записки, обычно включает два логически связанных между собой блока: описание события и предложения или выводы автора.

Докладная записка может быть представлена как в текстовом, так и в табличном вариантах или в их сочетании, а может содержать приложения на которые делается ссылка в самом тексте. Внешнюю докладную записку, оформленную на бланке организации, подписывает руководитель или его заместитель, внутреннюю – исполнитель документа.

Объяснительная записка относится к документам по личному составу только в том случае, если она не затрагивает таких производственных вопросов, как снабжение, сбыт, технология, учет, планирование и т. п., а регулирует дисциплинарные (трудовые) отношения.

Статья 192 «Дисциплинарные взыскания» ТК РФ определяет, если работник нарушает дисциплину, не надлежащим образом выполняет свои обязанности, то он должен нести за это ответственность.

Вышеуказанная статья определяет, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1) замечание;

2) выговор;

3) увольнение по соответствующим основаниям.

В случаях нарушения трудовой дисциплины работник составляет объяснительную записку.

Реквизиты объяснительной записки:

1) адресат (кому она адресована);

2) должность (структурное подразделение), фамилия, инициалы автора записки;

3) название документа (соответственно «Докладная» или «Объяснительная записка»);

4) текст;

5) дата составления;

6) подпись составителя записки.

Записки могут быть отпечатаны на пишущей машинке. Они составляются, как правило, в одном экземпляре.

Пример служебной записки

Директору ЗАО «Бизнесконсалт»

А.П. Игнатьеву от Коркина В.И., специалиста отделов внешних контактов

Объяснительная записка

16 января 2006 г. я опоздал на работу на один час по причине плохой работы городского транспорта.Автобус № 93, как нам объяснили в диспетчерской, сломался.

Дата

Подпись

Специальные программы

Служебные программы – это программы, предназначенные для выполнения различных сервисных задач по управлению компьютером и не входящие в состав операционной системы. Обычному компьютерному пользователю полезно уметь работать со следующими программами:

1)форматирование дисков;

2) проверка диска на наличие ошибок;

3) архивация данных.

Форматировать можно как новые диски, так и уже бывшие в употреблении, при этом необходимо учитывать, что это операция необратимая и вся информация, записанная на диске, при его форматировании теряется. Можно форматировать диски доступных флоппи-устройств, жесткие диски и диски других устройств, допускающих эту процедуру. Исключение составляет системное устройство, с которого была произведена загрузка системы. Обычно это диск с именем С.

Для форматирования дисков используется стандартная программа Windows, которая доступна при вызове контекстного меню соответствующего устройства. В окне программы форматирования указываются параметры форматирования.

Если дискета новая, ее необходимо полностью отформатировать. Если дискета уже была форматирована (часто продаются уже отформатированные дискеты), то можно воспользоваться быстрым форматированием. Такой способ форматирования используется, если необходимо быстро очистить дискету от всех записанных на нем файлов.

Стандартная служебная программа проверки диска используется для обнаружения и исправления сбоев, возникающих в процессе записи на диск.

Запуск осуществляется с помощью последовательности команд Пуск – Программы – Стандартные – Служебные – Проверка диска. Она позволяет проверить целостность файловой системы и поверхность диска.

Программы – переводчики

Программы-переводчики – класс программ, достигших сегодня достаточно высокого уровня и обеспечивающих удовлетворительное качество при несравнимой с человеческой скорости работы. Современные программы-переводчики работают с основными европейскими языками и позволяют быстро получать переводы текстов самой различной тематики вполне приемлемого качества.
Единственное, что остается сделать потом с таким текстом – это частично отредактировать. Тем не менее, применение таких программ существенно сокращает время и трудозатраты, особенно при постоянном и значительном потоке документов на иностранном языке.

Система перевода PROMT

Система перевода PROMT представляет собой программный пакет, в состав которого входит электронный переводчик PROMT, набор подключаемых словарей, программа для просмотра Web-страниц WebView, утилита пакетного перевода файлов File Translator, программа быстрого перевода избираемого текста QTrans и общая оболочка для запуска отдельных компонентов системы Интегратор PROMT.

Используя PROMT в комплекте с программами распознавания образов FineReader или Cuneiform, вы можете добиться того, что, введя со сканера «бумажный» текст на одном языке, на выходе получите текстовый документ на другом.

Наиболее эффективен электронный переводчик при работе с большим текстом или серией текстов по одной тематике.

ABBYY Lingvo

Комплекс словарного перевода, который осуществляет моментальный перевод слов и словосочетаний с экрана и клавиатуры, вставляет перевод в текст и т. п. программа проста в использовании и доступна даже начинающим пользователям.

Возможности Lingvo:

• перевод слов с помощью drag-&-drop или погорячей клавише прямо из редактора;

• одновременная работа с большим количеством словарей на виртуальной «книжной полке» (мультисловарность);

• получение вариантов перевода в разных словарях;

• живое озвучивание наиболее употребляемых английских слов;

• вставка перевода в редактируемый текст с помощью drag-&-drop;

• полнотекстовый поиск слов и словосочетаний по статьям всех словарей;

• пословный перевод фрагмента текста;

• варианты перевода для грамматических омонимов;

• создание и пополнение собственных словарей прямо из Lingvo с помощью профессионального компилятора словарей.

Для изучающих язык: перевод слова из любой формы, просмотр парадигмы слова (склонение, спряжение и пр.), подсказки правильного написания слов, транскрипция более 50000 слов.



Сократ

Этот переводчик создан компанией «Арсенал», которая выпустила целую серию офисных программ. Поэтому команда его запуска помещается в группу меню Русский офис. Особенность данного переводчика в том, что он переводит текст, находящийся в буфере обмена. Когда Сократ запущен, его значок присутствует на панели задач. Контекстное меню значка позволяет выбрать опции, а двойной щелчок мыши на значке активизирует перевод. Направление перевода выбирается автоматически. После завершения перевода на экран выводится окно с текстом.

Распознавание текста

Программа Fine Reader, выпущенная ABBYY, позволяет выполнить оптическое распознавание текстов, то есть преобразовывать текстовую информацию из графического формата в символьный. Существует много документов в графическом формате: факсимильные сообщения, отсканированное тексты, графические файлы с текстом. В них буквы являются элементами изображения, то есть представлены в виде точек. В задачу программы входит анализ каждого символа и принятие решения о том, что это за символ.

Особенностью программы является возможность работы с различными графическими форматами в качестве исходного материала. Это позволяет использовать для распознавания большинство документов, так как их можно конвертировать в подходящий формат при помощи графического редактора.

Основным источником данных для программы является сканирование – перевод информации с бумажных носителей в электронную форму. Процесс работы с программой можно разбить на несколько этапов; сканирование, выделение блоков на изображении, распознавание.

Современная техника дает возможность выполнить сканирование с очень высоким качеством, поэтому все зависит от самого документа: типа, размера и качества шрифта, насыщенности цвета, наличия фона и т. д. Отсканированные страницы (или открытые файлы) отображаются в виде значков страниц на левой панели окна.

На главной панели инструментов расположено несколько больших кнопок-списков, с помощью которых выполняются все операции.


Для запуска сканирования используется большая кнопка Сканировать или кнопка мастера Scan&Read. Перед работой с программой обязательно раскройте списки всех больших кнопок и посмотрите, какие команды они содержат.

Если изображение плохого качества, то есть содержит много мелких точек (мусор), документ можно попытаться очистить при помощи кнопки – Очистить изображение.

Перед тем как запускать распознавание, страницу надо разбить на блоки. Программа работает эффективнее, если выделены участки с текстом. В документе могут находиться рисунки, которые, естественно «распознавать» не нужно. К тому же различные участки текста могут иметь разный формат и разный язык. FineReader может выполнить разбиение на блоки самостоятельно, после того как вы нажмете кнопку Сегментировать открытую страницу. Но блоки можно создавать и вручную. Для этого надо выделить часть текста мышью так, как выделяют объекты в приложениях Windows: нажать левую кнопку и обвести участок текста прямоугольной рамкой. Блок можно и удалить. Для этого его надо выделить мышью и нажать клавишу Del. Для того чтобы было удобнее работать с блоками, не забывайте изменять масштаб: можно использовать режим уменьшения 50 % или 25 %.

Для работы с блоками можно использовать контекстное меню. Например, важно определить для каждого блока его тип: текст, таблица, картинка, штрих-код. Разумеется, если документ заполнен однородным текстом, то выделять блоки не нужно.

Для всей страницы надо выбрать из списков на панели инструментов язык и тип шрифта. Стандартных типов шрифта два: «матричный принтер» и «пишущая машинка». Дело, конечно, не в том, на чем отпечатан документ, а в том, как выглядят буквы. На матричном принтере можно отпечатать текст так, что он будет иметь вид машинописного. Если у вас есть сомнения, всегда можно поэкспериментировать, благо распознавание проводится достаточно быстро. Но по умолчанию программа выбирает автоматическое определение типа шрифта, так что, возможно, эту задачу следует оставить для нее.



Теперь можно включить распознавание большой кнопкой Распознать открытую страницу. Проверьте результат. Если он неудовлетворительный, значит надо изменить параметры и попробовать еще раз.

Практика показывает, что лучше распознаются буквы в полужирном начертании, нежели тонкие. Кроме того, более крупные буквы распознаются лучше мелких. Но при прочих равных условиях полужирное начертание имеет преимущество перед большим размером букв.

После того как получен текст в символьном формате, можно сразу проверить орфографию. Для этого есть кнопка Проверить. Затем можно сохранить текст в виде отдельного документа. Большая кнопка Мастер сохранения результатов позволяет выбрать один из популярных текстовых форматов.

Архивация данных

Программы для сжатия информации и создания архивного файла появились достаточно давно. Они позволяли сэкономить место на жестком диске и при необходимости скопировать данные на гибкий диск, записать файлы так, чтобы они уместились на возможно меньшем количестве дискет. Со временем объемы жестких дисков возросли на несколько порядков, появились съемные носители большой емкости, а программы-архиваторы используются по-прежнему. Дело в том, что объемы, занимаемые программным обеспечением и файлами пользователя, тоже очень сильно выросли. Поэтому часто возникает необходимость освободить место на диске, а сделать это проще всего, запаковав ненужные пока файлы. К тому же новые съемные диски не вытеснили окончательно старые добрые дискеты. И еще: на один компакт-диск можно записать около 600 Мб данных, а в архивированном виде на том же диске можно уместить гораздо больший объем.

Архив представляет собой файл особого типа, в котором находятся другие файлы в компрессированном виде. Достоинство архива в том, что он может занимать в несколько раз меньше места, нежели исходные файлы. В любое время можно извлечь файл (файлы) из архива, то есть «распаковать» их, или добавить в архив новые файлы.

Программы архивации, разработанные для MS-DOS, используются до сих пор.


Самыми распространенными являются программы WinZip, WinRar, MS Backup.

Методы защиты информации

Большинство современных компьютеров обеспечивают возможность использования пароля для защиты от несанкционированного доступа. Такая парольная защита может быть реализована как на аппаратном, так и программном уровне. В ряде случаев без ввода пароля загрузить операционную систему и сделать доступными жесткие диски с данными практически невозможно для обычного пользователя, и может быть весьма сложным делом для профессионала, особенно при отсутствии времени. В качестве первого уровня защиты можно пользоваться этим.

Более эффективную защиту обеспечивают специализированные программы или аппаратные средства, созданные и служащие исключительно в целях предотвращения несанкционированного доступа.

Достаточно надежными и простыми для пользователя могут быть программные средства. На сегодняшний день существует множество систем, осуществляющих защиту информации, хранящейся на компьютере, программным способом: с помощью шифрования, кодирования, установки паролей и т. д. Степень их реальной защиты в каждом случае различна. Однако с уверенностью можно сказать, что многие программные системы защиты способны уберечь только от пользователя среднего уровня, но не профессионала. Дело в том, что в определенных секторах жесткого диска хранится служебная информация, содержащая некоторые сервисные сведения. Эти сектора недоступны для записи обычных файлов, но ряд защитных программ пользуются этой частью диска. При некотором умении и наличии специальных программных средств к ней легко можно получить доступ, например, загрузившись с системной дискеты, и затем внести определенные изменения и т. д., которые позволят обойти защиту и открыть доступ к хранящейся на диске информации.

В качестве примера одной из таких программ можно привести SteelBox — систему информационной безопасности. Она предназначена для защиты части или всей информации на жестком диске компьютера от несанкционированного доступа.


Программа создает на жестком диске один или несколько дополнительных логических дисков для хранения конфиденциальной информации. Отличительное достоинство SteelBox заключается в том, что исследование кода программы (один из стандартных вариантов взлома защиты) абсолютно бесполезно и не позволит злоумышленнику получить доступ к вашей защищенной информации. Это объясняется тем, что SteelBox, в отличие от многих других систем аналогичного назначения, не разграничивает доступ к информации по паролю, а осуществляет прозрачное, незаметное для пользователя динамическое шифрование данных, помещаемых в им же созданные дополнительные логические диски. Таким образом, информация хранится на жестком диске в зашифрованном виде и автоматически расшифровывается только при легальном доступе, то есть когда правильно введен ключ шифрования. Длина ключа в этой программе – 16 символов, что соответствует десяти в двадцать девятой степени вариантам ключа.

Другой, еще более простой, возможностью создания пользовательской защиты является «закрытие» конкретных документов штатными средствами программ, в которых они создаются.

Ряд продуктов MS Office предлагает для этих целей собственные возможности защиты на уровне отдельных файлов.

Например, работая в MS Word, вы можете защитить документ, установив пароль. Паролем в данном случае служит комбинация букв, цифр, символов и пробелов длиной до 15 знаков.

Помните!

Регистр букв (Прописные, строчные) также имеет значение – вы не сможете получить доступ к файлу, набрав вместо пароля «АПР»«Апр»!

Защищенный паролем документ невозможно будет открыть без правильного ввода пароля.

Чтобы установить пароль на конкретный документ Word, вам необходимо сделать следующее.

1. Откройте этот документ и выполните команду Сохранить как (Save As…). Откроется диалоговое окно Сохранить как (Save As).

2. В этом диалоговом окне нажмите кнопку Опции.(Options). Откроется окно Опции (Options). Убедитесь, что активна карточка Сохранение (Save) или откройте ее щелчком мыши.


Найдите внизу раздел Опции доступа к (File-Sharing Options for).

3. Введите устанавливаемый пароль в поле этого раздела Пароль защиты: (Protection Password:). Обратите внимание, что пароль набирается звездочками, хотя вы вводите буквы или цифры – вдруг кто-то подсматривает.

4. Нажмите кнопку ОК. Появится окно Подтверждение пароля (Confirm Password).

5. В этом окне следует еще раз набрать пароль и нажать ОК (пароль следует набирать абсолютно идентичный первому).

6. Снова появится окно Сохранить как (Save As), и если вы во всем уверены, последний раз нажмите ОК.

Теперь файл сохранен с данным паролем. При его закрытии получить доступ к нему заново можно будет, только введя правильный пароль. В дальнейшем вы каждый раз будете получать сообщение в окне Пароль (Password) о необходимости ввести пароль.

Аналогичная возможность существует и в MS Excel.

Антивирусы

Вирус – это программа, которая без ведома пользователя выполняет действия, наносящие вред компьютеру и данным. По способу работы вирусы разделяют на несколько типов.

Загрузочные (бутовые) вирусы могут копировать себя в загрузочный сектор жесткого диска (Master Boot Record). Кроме этого они внедряются в системную область дискет, с которых производится загрузка операционной системы. Такие вирусы распространяются на зараженных загрузочных дискетах. Борьба с ними заключается в проверке данных соответствующих секторов дисков и установке программ, которые препятствуют изменению данных загрузочных секторов.

Файловые вирусы поражают программы, то есть файлы типа СОМ или ЕХЕ, а также любые файлы, хранящие фрагменты исполняемых программ, например, файлы типа DLL или OVL. Наличие таких вирусов можно заметить по измененной длине или неправильной контрольной сумме файлов. Разумеется, такие проверки выполняют не пользователи, а специальные программы.

Троянские вирусы являются имитацией настоящих программ или внедренными в реальные программы блоками. Такие вирусы распространяются пользователями, когда те устанавливают на своих компьютерах зараженные программы.


Обнаружить вирус может только антивирусная программа, в которой есть информация о конкретном «троянце».

Макровирусы – программы, представляющие собой макрокоманды, использующиеся в сложных приложениях. В настоящее время макровирусы часто распространяются через программы пакета MS Office, так как файлы документов и шаблонов включают макросы. Пользователи сами способствуют размножению вируса, создавая новые документы. Самым явным признаком макровируса служит отсутствие доступа к текстам макросов через меню приложения.

Для программ – антивирусов характерны следующие задачи:

1) предотвращение распространения вирусов (блокирование заражения);

2) обнаружение вирусов (точнее, зараженных объектов);

3) предотвращение активности зараженных объектов, при наличии возможности – восстановление их прежнего состояния излечение). Существует несколько разновидностей антивирусных программ:

• фильтры или сторожа;

• детекторы;

• доктора или фаги;

• ревизоры;

• иммунизаторы или вакцины.

Сторожа обнаруживают признаки вирусной активности (например, попыток внести изменения в исполняемые файлы). Сторожа обнаруживают и блокируют попытки заражения файлов.

Фильтры отслеживают вирусы на ранней стадии их развития.

Детекторы обеспечивают поиск и обнаружение вирусов в оперативной памяти и на внешних носителях. Детекторы, которые могут обнаружить несколько вирусов, называют полидетекторами.

Доктор – антивирусная программа, позволяющая обнаруживать и обезвреживать вирусы. Программы-доктора, позволяющие отыскивать большое число вирусов, называют полифагами.

Ревизор представляет собой программу, запоминающую исходное состояние программ, каталогов и системных областей и периодически сравнивающую текущее состояние с исходным. Программы-ревизоры сохраняют информацию о прежнем состоянии потенииально заражаемых обьектов и при последующих проверках выявляют изменившиеся обьекты.

Иммунизаторы предназначены для предотвращения заражения известными вирусами файлов путем их вакцинации.



Сканеры обнаруживают сам программный код вирусов в зараженных ими файлах при помощи базы данных о вирусах, известных программе-антивирусу.

В настоящее время существует множество антивирусных программ.

Doctor Web

Программа Dr. Web предназначена для борьбы с полиморфными вирусами, способна обнаруживать изменения в собственном теле. С помощью мощного анализатора может распознать заражение файлов неизвестными вирусами, в том числе в архивированных файлах.

AVP (KAV) – антивирус Касперского

Один из мощных и наиболее популярный в стране антивирус – это пакет AVP (Antiviral Toolkit Pro) лаборатории Евгения Касперского. Он содержит монитор, способный проверять любую информацию, которая пишется на диск. Кроме монитора есть сканер, а также программа-планировщик, которая может по расписанию проверять диск и скачивать с сервера свежие обновления.

AVP умеет проверять файлы в архивах, программы, упакованные специальными «уплотнителями», файлы с электронной почтой и т. д.

Монитор

Чтобы посмотреть и изменить настройки программы, надо щелкнуть правой кнопкой мыши по его значку в системном лотке и в контекстном меню выбрать строку Свойства.

Можно задать, какие файлы будут проверяться – все или только программы, как быть файлами в архивах, в почтовых базах и т. д. (страница Объекты).

Найдя вирус, монитор может:

• запретить кому бы то ни было доступ к зараженному объекту;

• лечить его автоматически;

• и автоматически же удалить.

Выберите какой-нибудь из этих вариантов на странице Действия. По умолчанию стоит первый режим.

Архивные файлы нужно прежде распаковать, тогда и лечить можно будет. А в почтовых базах AVP и вообще ничего не лечит, а указывает на конкретное письмо, содержащее присоединенный документ с вирусом. Найдите его и удалите (не только из папки Входящие, но и из папки Удаленные). Если монитор нашел вирус в почтовой базе, он не позволит вам читать письма – заблокирует доступ и все.

На странице Общие настроек монитора имеется кнопка Сканировать все локальные диски.


Щелкните по ней, и пойдет процесс проверки диска. Там же, на странице Общие, находится и кнопка Обновить базы, по которой запускается мастер обновления антивирусных баз через Интернет или по локальной сети (для организаций, у которых обновление происходит централизованно).

Сканер

После установки пакета в контекстном меню файла, папки и диска появится новый пункт – Antiviral Toolkit Pro. Щелкнув по объекту правой кнопкой и выбрав эту строку, вы пошлете сканер разбираться с этим конкретным файлом, папкой или диском.

Можно поступить иначе: запустить сначала сканер, а потом уже задать область проверки.

Закончив общую проверку сканер, выдает статистику поиска сколько всего просмотрел, что нашел, что удалил.

Не забудьте зайти на страницу Объекты и, так же, как и в мониторе, задать, чтобы проверялись архивы, почтовые базы и др.

А потом зайдите на страницу Действие. Помимо того, что умеет делать с зараженными файлами монитор (автоматически лечить или удалять), сканер может также лечить и удалять по запросу (спросив у вас разрешения).

Справки

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, например отражающий основную деятельность организации, подтверждающий сведения биографического или служебного характера и т.д. Справки бывают двух видов:

1) содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;

2) выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов.

Справки в зависимости от их адресной направленности могут быть внутренними и внешними. Внешнюю справку оформляют на общем бланке предприятия, а внутреннюю – на стандартном листе бумаги А4. Справка содержит те же реквизиты, что и записка.

Текст справки состоит из двух частей:

1) фактов, служащих основанием для составления;

2) конкретных сведений, отражающих сущность вопроса.

Текст может быть оформлен в виде таблицы, если справка содержит однородную систематизированную информацию, или разбит на разделы, пронумерованные арабскими цифрами.

Внутренние справки подписывает руководитель структурного подразделения, внешние – руководитель организации, а при необходимости и главный бухгалтер.

Пример справки

Справочно-правовые системы

Профессиональные юридические системы «Кодекс» представляют собой полнотекстовые информационно-правовые системы. Они содержат электронные тексты нормативных актов российского и регионального законодательства, документы международного права и иностранное законодательство, примерные формы правовых и деловых документов, собрание судебной и арбитражной практики, комментарии, статьи, консультации юристов и аудиторов, словари юридических и бухгалтерских терминов, электронные версии печатных изданий на тему права и экономики и многое другое. Пользователь имеет возможность заказать один или несколько разделов системы, предварительно просмотрев его демонстрационную версию на сайте компании.

Структура профессиональной юридической системы «Кодекс»

Универсальные разделы.

1. Международное право. Основу раздела составляют международные соглашения, договоры по различным вопросам международного сотрудничества. Особое внимание уделено соглашениям со странами СНГ. Благодаря соглашению, заключенному с Международным комитетом Красного Креста, в состав этого раздела включены документы международного гуманитарного права – международные конвенции и соглашения по правилам ведения войны, защите культурных ценностей, обращении с военнопленными и мирным населением, устав Красного Креста.

2. Законодательство России – наиболее полное собрание нормативно-правовых актов высших органов власти России (Федеральное собрание, Президент, Правительство РФ, Центральный банк и т. д.), органов судебной власти, ряда территориальных органов (территориальные органы Государственного таможенного комитета РФ, Центрального банка РФ и др.), органов и организаций, наделенных функциями и полномочиями органов государственного управления (Пенсионный Фонд, Фонд социального страхования и т. д.).

3. Текущий архив законодательства России.

4. Библиотека – архив документов России.

5. Региональное законодательство – разделы регионального законодательства (Москва, Московская обл., Санкт-Петербург, Ленинградская обл., Новосибирск и Новосибирская обл., Пермь и Пермская обл., Республика Карелия и т. д.) предназначены для широкого круга пользователей, деятельность которых связана с конкретным регионом.
В этих разделах содержатся решения, принятые региональными представителями федеральных органов государственной власти, органами законодательной и исполнительной власти субъекта Федерации, наиболее авторитетными общественными организациями региона. Эти разделы созданы и ведутся представителями Консорциума в регионах. Технологии ведения баз данных «Кодекс» гарантируют совместимость и работоспособность всех разделов между собой независимо от производителя.

Специализированные разделы:

1. Нормативные акты России.

2. Экономическое законодательство России.

3. Правовое регулирование бизнеса в России (на английском языке).

4. Таможенное законодательство.

5. Арбитражное и гражданское процессуальное право.

6. Судебная практика.

7. Бухгалтерский учет и налогообложение предприятий.

8. Региональное законодательство по отдельным вопросам. Справочные и консультационные разделы:

1. Законодательство в вопросах и ответах.

2. Примерные формы деловых и правовых документов.

3. Справочник по налогам.

4. Налоговый календарь.

5. Справочник бухгалтера,

6. Справочник курсов валют (с 1991 г.).

7. Юридический словарь.

8. Образцы форм отчетности.

Разделы с электронными версиями печатных изданий:

1. Дайджест по материалам газеты «Экономика и Жизнь».

2. Еженедельник «Финансовая газета».

3. Комментарии, статьи, консультации на тему «Право и экономика».

Профессиональные юридические системы «Кодекс» строятся по модульному принципу: программный комплекс и набор информационных разделов. В соответствии с объемом решаемых задач и сферой интересов пользователь может выбрать любое количество тематических информационных разделов. Большинство пользователей в дополнение к универсальным или специализированным разделам приобретает справочные и консультационные разделы. При подготовке тематических разделов «Кодекс» обеспечивается высокий уровень юридического и информационного сервиса.

Экспертный уровень юридической обработки включает процедуры комментирования, консультирования, снабжения документов и их фрагментов справками и примечаниями.


Такой подход позволяет обеспечить правовую поддержку деятельности любых предприятий или организаций, способствует успешной работе с юридическими актами как пользователю-юристу, так и пользователю, не имеющему юридического образования.

Гарант – компьютерная правовая система. Ее основа – электронный банк информации, включающий тексты законов, постановлений, указов, правил и других федеральных документов. Для удобства практиков вся информация разделена на блоки. В одном блоке находятся законы, касающиеся правил предпринимательства, бухгалтерского учета и уплаты налогов, в другом – документы по банковской деятельности, в третьем – по внешнеэкономической и т. д. Учитывая специфику предприятия, можно подобрать подходящий блок правовой информации. Благодаря технологии объединения, выбранные блоки сливаются в единый информационный массив со сквозной системой поиска.

Структура компьютерной правовой системы «ГАРАНТ»

Большие информационные блоки:

1. Законодательство России.

2. Legislation of Russia in English.

3. Региональное законодательство.

4 Московское Законодательство.

5. Банковское законодательство.

6. Таможенное законодательство.

7. Международное право (Россия, СНГ).

8. Международное право.

9. Жилищное законодательство.

10. Землепользование. Недропользование. Природоохрана.

11. Суд и арбитраж.

12 Уголовное и административное право.

13. Законодательство в схемах.

14. Комментарии к законодательству.

15. Проекты законов.

16. Бухучет и аудит: разъяснения и консультации.

17. Толковый словарь «Бизнес и право».

18. Архивы Гаранта.

19. Налоговые споры: арбитражная практика.

20. Большая библиотека бухгалтера.

Малые информационные блоки:

1. Налоги, бухучет, предпринимательство. Россия.

2. Налоги, бухучет, предпринимательство. Москва.

3. Законодательство в схемах. Налоги, бухучет.

4. «ГАРАНТ-Медицина».

5. Вопросы и ответы по налогам и бухучету.



6. Формы правовых документов.

7. Толковый словарь «Финансы, налоги, бухучет».

8. Суд и арбитраж. Московский округ.

9. Электронная версия бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера».

КонсультантПлюс

Справочно- правовая система КонсультантПлюс открывает вам доступ к самым разным типам правовой информации: от нормативных актов, материалов судебной практики, комментариев, законопроектов, финансовых консультаций, схем отражения операций в бухучете до бланков отчетности и узкоспециальных документов.

Большой объем правовой информации и качество ее юридической обработки – основа надежности справочно-правовой системы. Чем большим количеством документов вы располагаете, тем выше вероятность, что в любой момент времени вы легко найдете именно ту информацию, которая вам понадобится.

Документы физически содержатся в Едином информационном массиве КонсультантПлюс. Поскольку документы каждого типа имеют свои специфические особенности, они включаются в соответствующие Разделы информационного массива.

Названия разделов сформулированы таким образом, чтобы вы могли быстро сориентироваться и понять, какие документы в каком разделе находятся. Вот список разделов:

Вход в систему



Для того чтобы начать поиск документов, необходимо перейти из Стартового окна в Окно поиска. Это произойдет, как только вы выберете раздел информационного массива. Список разделов информационного массива представлен в правой части Стартового окна.

Откройте раздел Законодательство, кликнув по нему мышью.

На экране появилось Главное меню КонсультантПлюс и Окно поиска

Главное меню (верхняя строка), как обычно, содержит основные функции системы, а также ряд стандартных для любого приложения возможностей.

Наиболее часто употребляемые функции вынесены в Пиктографическое меню (строка кнопок). Набор функций (и соответственно кнопок) меняется в зависимости от того, что вы делаете – работаете в Окне поиска, выбираете документ из списка документов или изучаете текст документа.



Окно поиска состоит из нескольких вкладок, отвечающих за различные инструменты поиска. Самым мощным инструментом поиска является Карточка поиска, поскольку с ее помощью можно сформулировать наиболее гибкое Поисковое задание системе.

Другие поисковые инструменты позволяют найти основные документы по правовому вопросу или обратиться к готовым подборкам документов:

• Правовой навигатор позволяет получить основные документы по правовой проблеме.

• С помощью вкладки Справочная информация вы получаете доступ к часто используемым документам (например, Календарь бухгалтера).

• Вкладка Новости и обзоры позволяет быстро получить обзоры законодательства.

• Вкладка Папки позволяет обратиться к вашим собственным, ранее составленным подборкам документов, которые вы сохранили в папках в системе.

• Вкладка Закладки позволяет напрямую, без поиска, обратиться к документам, в которых вы поставили закладки.

• Вкладка История дает возможность быстро повторить поиск документов, сделанный вами ранее. Это особенно полезно тогда, когда вы снова хотите найти документ, но не помните точной информации о нем.

Итак, чтобы найти документ в КонсультантПлюс, можно использовать несколько инструментов. Посмотрите, как работает главный из них – Карточка поиска.

Чтобы найти документы, необходимо указать известную о них информацию (например, номер документа, название, вид, тематику и т. д.) в Полях Карточки поиска. Как правило, достаточно заполнить только несколько полей, чтобы документ был найден. А если известны точные реквизиты документа, например его номер, то поиск становится еще проще (достаточно указать номер документа).

Поиск в КонсультантПлюс является Сквозным, то есть проходит одновременно по всем разделам информационного массива. Для сквозного поиска предназначены Общие для всех разделов поля, отмеченные в Карточке поиска значком О. Реквизиты, указываемые в этих полях, имеет любой документ информационного массива. Например, общими полями являются Дата, Название или Тематика.



Сквозной поиск возможен только из раздела Законодательство. Почему именно так? Дело в том, что анализ любой правовой проблемы начинается с изучения нормативных документов. На них основываются другие документы – судебные решения, консультационные материалы и т. д. Поэтому раздел Законодательство в КонсультантПлюс считается Главным разделом информационного массива.

Кроме поиска по общим полям, система КонсультантПлюс может выполнять поиск по Специальным полям. Они отражают специфические характеристики документов в каждом разделе. Например, в разделе Законодательство специальными полями являются поля Дата в Минюсте и Номер в Минюсте. Очевидно, что таких характеристик не имеют, например, консультационные материалы или формы документов.

Информация в нижней части карточки указывает, какие разделы и информационные банки доступны для поиска и сколько документов в них соответствует поисковому заданию, сформулированному в Карточке поиска. Например, как только вы внесете в поле Тематика определенную тему, количество документов, указываемое в нижней части карточки, изменится в зависимости от того, сколько документов на эту тему найдено. Если затем указать период времени (с … по …) с помощью поля Дата, то система сообщит количество документов на указанную тему, принятых в данный период времени.

Специальные поля можно использовать одновременно с общими полями. Они будут учитываться при поиске в разделе Законодательство, а на поиск в других разделах не повлияют. Например, это позволит найти в разделе Законодательство только федеральные законы и кодексы (поле Вид документа) по указанной теме (поле Тематика), в то же время и в других разделах будут найдены все документы по этой теме.

Нажмите кнопку «Построить список» или клавишу F9.

Повседневная деятельность секретаря организации неразрывно связана с деловыми бумагами. Пользователям КонсультантПлюс доступна обширная «коллекция» типовых форм документов в банке ДеловыеБумаги раздела «Формы документов».

Все включаемые документы можно разделить на две категории: официально утвержденные формы документов и неофициальные формы документов.


К первой категории относятся, утвержденные органами власти: например, договоры, контракты, заключаемые органами власти, формы заявлений, формы отчетности предприятий, страховых, банковских учреждений и др.

Ко второй категории относятся формы документов: различные формы договоров, справок, отчетов, заявлений, расчетов, таблиц, которые хотя и не утверждены официально, но проверены и используются в работе многими организациями, например, договоры поставки, купли-продажи, аренды.

Банк постоянно пополняется свежей актуальной информацией: ежемесячно в него включается 300–400 новых документов. Так, совсем недавно в банке появились типовые формы документов: по долевому строительству и управлению многоквартирными домами (в том числе документы по созданию и деятельности товарищества собственников жилья); по лицензированию деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в сфере транспорта; формы документов сводного финансового отчета и сведений о поступлении и расходовании средств политической партии и многое другое.

Новые возможности поиска документов

С выходом Серии 200 в банке ДеловыеБумаги реализован новый быстрый поиск по названию и тексту документа, при котором запрос в Карточке поиска формулируется простым естественным языком, а слова указываются в любой форме и с любыми окончаниями.

Необходимый документ можно также найти по тематике, по виду документа (например: «доверенность», «договор», «справка») и по номеру типовой формы.

Поиск можно проводить и по таким полям Карточка поиска, как «Разработчик» и «Источник». Под разработчиком понимаются органы власти, которые разработали или утвердили документ (например, Минфин России), либо профессиональные объединения или фирмы, предоставившие документы для включения в банк. Значениями же поля «Источник» являются в основном реквизиты нормативных и ведомственных актов, которыми введены формы документов.

Пример 1.Найдем доверенность на совершение сделок с ценными бумагами.

Шаг 1. Войдем в Карточку поиска раздела «Формы документов».



Шаг 2. В поле « Название документа» наберем поисковую фразу ДОВЕРЕННОСТЬ ЦЕННЫЕ БУМАГИ.

Шаг 3. Нажмем кнопку «Построить список документов (F9)».

Результат. Система находит 3 типовые формы доверенности на совершение сделок с ценными бумагами.

Пример 2. Подготовим должностную инструкцию бухгалтера.

Шаг 1.Войдем в Карточку поиска раздела «Формы документов».

Шаг 2. В поле «Название документа» наберем поисковую фразу ИНСТРУКЦИЯ БУХГАЛТЕРА.

Шаг 3. Нажмем кнопку «Построить список документов (F9)».

Результат. Система найдет 17 документов – должностных инструкций бухгалтера по различным направлениям деятельности, из которых пользователь может выбрать нужный образец.

Удобная работа с формами документов

Официально утвержденные формы документов имеют ссылку на утвердившие их нормативные акты (они содержатся в информационном банке КонсультантПлюс по законодательству). Так, открыв форму заявления о переходе на упрощенную систему налогообложения, в верхней правой части текста мы увидим ссылку на нормативный документ, утвердивший эту форму: Приказ МНС России от 19.09.2002 № ВГ-3-22/495 «Об утверждении форм документов для применения упрощенной системы налогообложения». По этой ссылке мы мгновенно попадем в текст Приказа.

После того как образец документа найден, его можно скопировать в MS-Word. Теперь осталось внести в форму необходимую информацию и составить свой собственный документ.

Часть официально утвержденных форм документов в форматах MS-Word и MS-Excel уже доступна в банке ДеловыеБумаги (ссылка в верхней левой части документа).

Бухгалтерские издания

В системе КонсультантПлюс уже более 4 лет есть специальный банк Приложение Бухгалтерские издания, в который включаются материалы популярных изданий бухгалтерской тематики. Это бесплатное приложение к банкам Финансист и ВопросыОтветы раздела «Финансовые консультации».

Наполнение Приложения Бухгалтерские Издания постоянно расширяется: растет количество представленной в банке периодики и книг по актуальным темам. Ежемесячно в банк поступает в среднем 1000–1500 новых материалов.На сегодня Приложение БухгалтерскиеИздания содержит около 62.000 публикаций из 69 изданий и 182 книг.

Комментарии законодательства

В информационном банке «Комментарии законодательства» представлены постатейные комментарии к законам и кодексам, дающие развернутое толкование правовых норм, а также аналитические статьи и монографии ведущих юристов по актуальным проблемам законодательства и права. В систему включены книги, издаваемые ведущими издательствами юридической литературы, такими, как «Статут», «Юрайт», «Юстицинформ», «Норма», «Городец» и других. Также информационный банк регулярно пополняется новыми материалами из более чем 30 популярных периодических изданий правовой тематики: «Право и экономика», «Журнал российского права», «Коллегия», «ЭЖ-Юрист», «Адвокат», «Современное право», журналы Издательской группы «Юрист».

Стилистика деловой документации

Язык – совокупность средств речевого взаимодействия людей. Литературный язык – тип речи, который исторически сложился на базе русской письменности и литературы. Это язык литературы и искусства, науки, государственных учреждений, школы, печати, радио и телевидения. Как средство общения в масштабе нации, государства литературный язык противостоит, с одной стороны, диалектам (особенностям местных, территориально ограниченных говоров), с другой – жаргонам (особенностям речи узких социальных прослоек и групп).

Официально-деловой стиль – это особенности языка служебных, в первую очередь организационно-распорядительных (акт, отчет, служебное письмо, постановление, приказ и т. д.), а также дипломатических документов.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Язык служебных документов имеет некоторые особенности.

1. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа – предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия).
Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

2.  Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Слово – ключевая единица языка. Словами обозначают предметы, признаки, действия. Из слов состоят предложения – основное средство выражения мысли.

Большую роль в речи играют местоимения. Особую роль играют местоимения. Они не обладают лексическим значением, однако в речи приобретают вполне конкретный смысл, поскольку заменяют полнозначные слова или указывают на них. Частицы, предлоги, союзы выполняют служебные функции – участвуют в образовании сложных форм слов, придают словам или предложениям дополнительные смысловые оттенки, служат средствами связи между словами или частями текста и т. д. Междометия – это речевые жесты, сигнализирующие об эмоциональном восприятии говорящим той или иной жизненной или речевой ситуации.

Помните!

Использование в деловой речи междометий не допустимо.

Речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова.

Смысловая точность речи – одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста. Неправильно выбранное слово сожжет исказить смысл сообщения, создать возможность двояко толковать ту или иную фразу и придать тексту нежелательную тональность, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.

Паронимы – это близкие по звучанию однокоренные слова, различающиеся значением: гарантированный – гарантийный, поместить – разместить, вдохнуть – вздохнуть. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм литературной речи.



Синонимы – это слова с одинаковым или очень близким значением: будущий – грядущий, спешить – торопиться, построить – соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости может привести к смысловой ошибке.

Плеоназм (от греч. – переизбыток) – это частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир – подарок на память), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.

Нарушением норм литературной правильности и культуры речи является также тавтология – смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: Польза от использования навесных агрегатов…; Следует учитывать следующие факты…; Данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

Омонимы – это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук – «оружие» и лук – «растение»; брак – «супружество» и брак «изъян, дефект, недостаток».

Употребление лексики устной речи.

Лексика устной речи охватывает различные группы слов, неравноценные как по объему, так и по своему месту в языке. Различают слова разговорные и просторечные.

К разговорным относят слова типа говорун, зазнайка, умелец, буянить, пугнуть, позабавить, добренький, покрепче. Их употребление ограничено сферой непринужденного, неофициального общения. Эти слова часто используют в разговоре, в дружеской переписке, однако они оказываются неуместными в официальных текстах.

К просторечным принято относить слова типа баба, бабье, сопли, блажить, брехать, сквалыжничать. Такие слова воспринимаются как вульгарные.

К просторечным примыкают жаргонные слова – лексика, присущая некоторым узким социальным прослойкам: пара – «два», шпора – «шпаргалка» – из жаргона учащихся; медведь – «несгораемый шкаф», наколоть – «украсть» – из жаргона уголовников и др.



Близка к жаргонной профессионально – жаргонная лексика: баранка – у шоферов «рулевое колесо», а у спортсменов и болельщиков «ноль очков»; лапоть – у рыбаков «крупный окунь»; закозлить – у летчиков «плохое приземление самолета». Получая общую известность, жаргонные и профессионально-жаргонные слова переходят в разряд просторечных.

Особое место в лексике устной речи занимают диалектизмы – слова, присущие местным народным говорам: зоркий – «ясный, солнечный, но холодный ветреный день»; нальё – «каменистая гряда на дне озера», а также такие формы слов, как придеть (вместо придет), бывалыча (вместо бывало) и др.

Если употребление разговорных слов возможно в любых условиях, кроме официальных текстов, то использование просторечных слов, жаргонизмов и диалектизмов допустимо только в качестве особых стилистических средств (например, в художественных и публицистических произведениях, когда требуется воспроизвести языковые особенности среды, дать речевую характеристику героев).

В иных условиях использование лексики устной речи, с точки зрения норм современного литературного языка, недопустимо.

В общесоюзных классификаторах технико-экономической информации и других нормативно-технических документах используется нормированная терминология.

К специальной лексике относятся также профессионализмы. Профессионализмы возникают в основном в двух случаях:

1) когда специальность или род деятельности не имеет своей развитой терминологии (например, охота, рыболовство, игры и т. д.);

2) как разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи очень часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство – кардан, передаточный механизм – передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог – глазник, трансплантация – пересадка и др.

Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.



В лексике с одной стороны присутствует устарелая лексика, с другой – новые слова (так называемые неологизмы). Возникновение новых слов и утрата языком устарелых – явление закономерное: новые понятия требуют своего языкового воплощения; напротив, ряд явлений уходит в прошлое, некоторые понятия утрачивают свою актуальность, своё общественное значение.

Основное условие правильного использования неологизмов и устарелых слов – оправданность их употребления в данном контексте. В официально-деловых текстах нельзя употреблять архаичные канцеляризмы типа на ваше благоусмотрение, прилагаю при сем, вышепоименованный нарушитель, по получении таковых. Неуместны в них и многие новые профессионализмы, особенно в тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного употребления или с помощью «узаконенных» терминов.

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков. Заимствование слов, присущее всем языкам, обусловлено торговым, научно-техническим, культурным общением народов. Овладение новыми понятиями часто сопровождается усвоением их иноязычных названий, обозначений.

Правильное использование заимствованных слов в некоторых случаях представляет известные трудности. Основная из них – употребление заимствованных слов в том или ином стиле языка, в том или ином контексте.

Фразеологизмы – это совокупность устойчивых, целостных по составу и значению сочетаний слов и выражений типа витать в облаках, ахиллесова пята, удельный вес, сизифов труд.

Помните!

Не следует применять фразеологизмы в служебных документах. Однако при подготовке выступления руководителя возможно правильное применение фразеологизмов.

Для того, чтобы не допускать ошибок при составлении деловой документации и подготовке выступлений и докладов, секретарю необходимо уметь ориентироваться в словарях и справочных изданиях по русскому языку и практической стилистике.

Толковые словари. В толковом словаре русского языка дается истолкование слов, т. е. объясняется, в каком значении употребляется слово, какие оттенки смысла оно способно выразить.



В толковом словаре указывается также правописание слова, отмечаются особенности образования грамматических форм, приводятся фразеологические обороты с данным словом и т. д. Очень важно то, что во многих толковых словарях отмечается стилистическая окраска слов, указывается, когда по преимуществу используется слово и какими выразительными возможностями обладает.

«Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова. Этот толковый словарь является нормативным: в нем отражено современное литературное словоупотребление. Нормативный характер словаря проявляется и в строгом отборе слов, и главным образом в системе стилистических помет, показывающих, как и когда может быть употреблено то или иное слово. «Толковый словарь» под редакцией Ушакова сохраняет свое значение и в наши дни. Нужно только помнить, что со времени выхода словаря изменились написания и значения некоторых слов; по-иному оценивается и стилистическая принадлежность многих слов.

В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова отмечаются по преимуществу основные значения слов. Толкования формулируются очень кратко. Предельно сокращен иллюстративный материал.

В. Даль «Толковый словарь живого великорусского языка (в 4 томах). Наряду с лексикой литературного языка первой пол. 19 в. здесь представлены областные слова, терминология разных профессий и ремесел, около 30 тысяч пословиц и поговорок.

К толковым словарям русского языка примыкают словари иностранных слов. Основное их назначение – дать объяснение словам и терминам иноязычного происхождения, встречающимся в литературе (научной, технической, общественно-политической и др.).

Словарь иностранных слов содержит иностранные слова и терминологические сочетания, вошедшие в разное время в русский язык. Это общеупотребительная лексика и термины по различным отраслям знаний. В своей основе это толковый словарь. Однако отличие от толковых словарей русского языка в нем подробных примеров употребления того или иного слова. При истолковании значений нередко даются сведения энциклопедического характера.


Обязательно указывается происхождение слова.

Словари- справочники правильности современного словоупотребления. Орфоэпические и орфографические словари.

В словарях-справочниках правильного словоупотребления рассматриваются различные трудности, связанные с выбором слов. Основная цель таких справочников – помочь пишущему выбрать из существующих в языке различных способов выражения наиболее правильные, наиболее уместные в той или иной конкретной речевой ситуации.

Словарь—справочник «Правильность русской речи» Л. П. Крысина и Л.И. Скворцова. Основным материалом для этой книги явились наблюдения над словоупотреблением в периодической печати, художественной литературе, в научно-популярных изданиях и в разговорной речи последних десятилетий.

«Трудности русского языка. Словарь-справочник журналиста» под ред. Л.И. Рахмановой. Этот словарь содержит слова, при употреблении которых возникают различные трудности. Он составлен на основе материалов газет, общественно-политических и научно-популярных журналов, радио– и телепередач.

Словарь-справочник «Трудные случаи употребления однокоренных слов русского языка» Ю.А. Бельчикова и М.С. Панюшевой. Это справочник нормативного употребления тех однокоренных слов, которое в письменной и устной речи вызывает трудности в силу сходства этих слов: воинственный – воинствующий, выплата – оплата – плата и др. В словаре представлены по преимуществу распространенные слова; слова специальные, а также диалектные, просторечные и устарелые, как правило, не рассматриваются. В каждой словарном статье приводятся примеры правильного и разъясняются случаи неправильного употребления слова.

«Словарь трудностей русского языка» Д. Э. Розенталя и М. А. Теленковой. В словаре не только регистрируются трудные случаи написания, произношения, словоупотребления, но и даются рекомендации нормативного характера. В ряде случаев составители приводят стилистическую характеристику слов, словосочетаний, различных форм и конструкций, вариантов произношения, включают пометы, указывающие на сферу распространения.



« Словарь грамматических трудностей русского языка» Т.Ф. Ефремовой и В.Г. Костомарова состоит из двух частей. В первой систематизированы грамматические категории существительного, прилагательного и глагола. Вторая часть содержит статьи, посвященные словам, в употреблении которых есть трудности.

В орфоэпических словарях указываются нормы литературного произношения слов. Так, в них отмечается место постановки ударения в слове, особенности произношения некоторых сочетаний звуков, особенности образования и произношения отдельных форм слов и т. д.

«Словарь ударений для работников радио и телевидения» Ф.Л. Агеенко и М. В. Зарвы. В отличие от других изданий такого типа в этот словарь включены сведения о произношении многих имен собственных.

«Орфоэпический словарь русского языка» под ред. Р.И. Аванесова содержит не только сведения о произношении и ударении, но и о грамматических формах 63 500 слов.

По орфографическому словарю проверяется правильность написания слов. Наиболее полным из современных орфографических словарей является «Орфографический словарь русского языка» под редакцией С. Г. Бархударова, И. Ф. Протченко, Л. И. Скворцова.

Полезными могут быть словари-справочники «Слитно или раздельно?» Б.3. Букчиной и Л. П. Калакуцкой, «Прописная или строчная?» Д. Э. Розенталя.

«Фразеологический словарь русского языка» под редакцией А.И. Молоткова. В словаре даны толкования значений фразеологизмов, приведены различные формы их употребления их синонимы и антонимы, а в некоторых случаях – сведения о происхождении фразеологизмов. На примерах из классической и современной русской литературы показано, как фразеологизмы употребляются в речи.

Прочие словари.

Александрова З.Е. «Словарь синонимов русского языка». В словаре даются синонимы и синонимические сочетания слов, т. е. слова и сочетания слов, тождественные и близкие по значению. Они составляют ряд, в которых словарные единицы расположены в зависимости от степени близости из значения к значению исходного заглавного слова.



Ахманова О.С. «Словарь омонимов русского языка». Словарь включает свыше 2000 словарных статей, содержащих пары или группы омонимов (слов, совпавших по звучанию в результате различных языковых процессов, например, коса – «волосы», коса – «орудие для косьбы» и коса – «отмель»). В словарной статье содержатся указания на тип образования омонимов, а также грамматические, стилистические и другие сведения, подчеркивающие противопоставленность омонимов. К словарю даются указатели и приложения.

Львов М.Р. «Словарь антонимов русского языка». В словаре помещены широкоупотребительные в современном русском языке антонимы, объединенные в пары. В словарных статьях раскрываются значения антонимов, приводятся сведения об антонимической синонимике, гнездах антонимов, приведены примеры из произведений художественной литературы, иллюстрирующие употребление антонимов.

Правила цитирования.

Часто при подготовке выступления руководителя используются цитаты, при оформлении которых необходимо соблюдать следующие требования:

1) цитирование должно быть полным. Недопустимо сокращать цитаты, оставляя в них лишь какую-то часть рассуждений, доводов, нужных автору;

2) цитируемый текст должен приводиться в кавычках без изменений. Недопустим пропуск слов, предложений или абзацев без указания на то, что такой пропуск делается (такие пропуски обычно обозначаются отточием). Недопустима замена слов. Должны сохраняться все особенности авторских написаний;

3) нельзя объединять в одной цитате несколько выдержек, взятых из разных мест цитируемого источника (хотя эти выдержки могут быть и логически связанными, и однородными по материалу;

4) все цитаты должны сопровождаться указаниями на источник.

Сокращения.

В текстах документов используются различные виды сокращений, которые изложены в «Словаре сокращений русского языка»:

1) почтовые сведения:

г. = город, обл. = область, р-н = район,

а/я = абонентский ящик, пр-д = проезд, пр-т = проспект;

2) географические понятия:



оз. = озеро, р. = река;

3) наименование должностей и званий:

проф. = профессор, член. – корр. = член-корреспондент, и. о. = исполняющий обязанности;

4) слово «год»: в 2005 г., в 2002–2004 гг., в 2003/2004 отчетном году;

5) денежные единицы: 300 руб., 70 коп., 30 р. 75 коп., б тыс. рублей, 18 млн долларов;

6) текстовые обозначения:

и т. д. = и так далее, и т. п. = и тому подобное, см. = смотри/смотреть, и др. = и другие, с. = страница, гл. – глава, т. = том.

7) единицы измерения:

кг = килограмм, км = километр, га = гектар, 0С = градус Цельсия, Вт = ватт.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например, МГУ (Московский государственный университет); по слоговому принципу, например, Минздравсоцразвития (Министерство здравоохраненияи социального развития); по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженного, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например, сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» – буксир, «бух.» – бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями как бы снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н».


Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, «Иванов В.В.», или «В.В.Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

Название должности главы государства пишется с прописной буквы:

• Президент Российской Федерации.

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

• Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

• Советник Президента Российской Федерации;

• Председатель Правительства Российской Федерации;

Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

• Правительство Российской Федерации;

• Коллегия Правительства Российской Федерации;

• Совет Министров Республики Башкортостан и т. п.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты».

Названия органов судебной власти принято писать так:

• Конституционный Суд Российской Федерации;

• Верховный Суд Российской Федерации;

• Высший арбитражный суд Российской Федерации.

Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:



• Верховный Суд Республики Башкортостан;

• Высший арбитражный суд Удмурдской Республики.

Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:

• Конституция (Основной Закон) Российской Федерации;

• Декларация прав и свобод человека и гражданина;

• Федеративный договор;

• Основы законодательства Российской Федерации;

• Закон Российской Федерации «О прокуратуре Российской Федерации»;

• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

• Указ Президента Российской Федерации;

• Распоряжение Правительства Российской Федерации.

С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

• начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

• начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

• первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

• заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

• глава администрации Красноярского края;

• губернатор Сахалинской области;

• мэр Санкт-Петербурга.

Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

• председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;

• президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

С прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: «установить почетное звание „Народный артист Российской Федерации“», «присвоить почетное звание „Народный художник Российской Федерации“» (но: «наградить народного артиста Российской Федерации»).



Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы:

• маршал артиллерии;

• генерал армии;

• адмирал;

• академик;

• действительный член Российской академии наук;

• доктор технических наук;

Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек» и др.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

• государственная граница Российской Федерации;

• государственная награда Российской Федерации.

Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

• Государственный герб Российской Федерации;

• Государственный гимн Российской Федерации;

• Государственный флаг Российской Федерации;

• Государственная программа…

Названия праздников и памятных дней.

В названиях праздников, памятных дней и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные или слова, выступающие в качестве имени собственного: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, День Победы, День защитников Отечества.

Слово «праздник» пишется со строчной буквы, если не входит в официальное название праздника.

Названия постоянно проводимых праздников и других массовых мероприятий пишутся со строчной буквы без кавычек: день открытых дверей, день встречи выпускников; месячник безопасности движения.

Если слово «день» не является первым в названии конкретного праздника, оно пишется со строчной буквы:

• Всемирный день окружающей среды;

• Всемирный день ребенка;

• Международный день учителя;

• Международный день мира.

Названия религиозных праздников и постов в светской литературе в последнее время пишутся с прописной буквы: Великий пост, Пасха, Страстная неделя.

В официальных документах в названиях религиозных праздников с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Рождество Христово.



Географические названия.

С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав географических названий, за исключением родовых географических терминов (остров, море, гора, озеро и т. д.), употребляемых в прямом значении, служебных слов, а также слов «имени», «памяти», «лет», «года».

Например: Урал, Западная Сибирь, Новый Свет, Центральная Азия, водопад Виктория, долина Тамашлык, Западно-Карельская возвышенность, залив Благополучия, мыс Доброй Надежды, остров Новая Земля, Сахара, Главный Кавказский хребет, Москва, Саратов.

Страны света, части света.

С прописной буквы пишутся названия стран света (простые и составные), когда они употребляются вместо географических названий: народы Востока (т. е. восточных стран), Дальний Восток, страны Запада, Крайний Север.

В остальных случаях названия стран света пишутся со строчной буквы: запад, юго-восток.

Части света пишутся с прописной буквы: Европа, Азия, Америка, Антарктида, Африка, Австралия.

Географические области и зоны.

Пишутся со строчной буквы: лесостепная полоса, лесотундровая зона.

Участки течения рек и плесов.

Пишутся со строчной буквы, если они не входят в состав сложных собственных названий: верхняя Припять, нижняя Березина, средний плес Волги, но: Верхняя Тура, Нижняя Тунгуска.

Геологические бассейны, месторождения ископаемых, бассейны рек.

Пишутся с прописной буквы, кроме родовых слов: бассейн Волги, Волжско-Уральский нефтегазоносный бассейн, Вятско-Камское месторождение фосфоритов, Средиземно-морский бассейн.

Морские пути.

С прописной буквы пишется первое слово: Северный морской путь.

Служебные слова в середине сложных русских и иноязычных географических названий.

Пишутся со строчной буквы и соединяются двумя дефисами: Айн-эль-Хаджель, Комсомольск-на-Амуре, Пинар-дель-Рио, Пуэрто-де-Чоррера, Санта-Мария-ди-Леука, Франкфурт-на-Майне, Шатильон-сюр-Эндр, Шуази-ле-Руа.

Географические названия с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение.

Существительные (типа лес, поляна, рог, церковь) пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно: Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань (город), Огненная Земля (остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог (бухта), Вятский Увал (возвышенность), Белая Церковь (город).



Родовые иноязычные слова в составе географических названий.

Пишутся со строчной буквы в том случае, если они вошли в русский язык в качестве нарицательных существительных (фьорд, каньон и др.): Варангер-фьорд.

В остальных случаях принято написание с прописной буквы: Йошкар-Ола (ола – город), Сьерра-Невада (сьерра – горная цепь).

Названия государств

В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы: Российская Федерация – Россия, Австралийский Союз, Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль.

Пишутся через дефис названия государств: Гвинея-Бисау, Кабо-Верде, Коста-Рика, Кот-д'Ивуар, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи, Сьерра-Леоне.

Все слова в неофициальных общепринятых названиях зарубежных стран и их частей, кроме родовых (берег, побережье, материк, континент, центр, зона и т. п.), пишутся с прописной буквы: Альбион, Англия, Внутренняя и Внешняя Монголия, Северная Италия, Соединенное Королевство.

В образных названиях зарубежных стран с прописной буквы пишутся либо первое слово, либо слово, подчеркивающее характерный признак называемого объекта: Страна восходящего солнца (Япония), Страна утренней свежести (Корея).

Употребление местоимений.

Местоимения пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас… Сообщаем Вам…

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо…

С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.

Личные имена.

В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, с прописной буквы пишутся все входящие в них слова:

• Александр Дюма, Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо.

• но: Дюма-отец, Федоров-старший и т. п., где отец, старший и т. п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.

С прописной буквы пишутся:

• индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения:



– будущие Суворовы и Нахимовы;

• индивидуальные мифологические и религиозные имена:

– Сизиф, Каин, Афродита;

• имена действующих лиц в художественных произведениях:

– Золушка, Буратино, Снегурочка.

Со строчной буквы пишутся:

• имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных:

– обломовы, маниловы.

•  названия единиц величин, образованные от имен лиц:

– ом, ампер, паскаль.

Названия оружия, предметов бытового обихода, образованные от имен лиц, пишутся со строчной буквы без кавычек:

– браунинг, кольт, максим, толстовка, френч, галифе.

Родовые названия мифологических существ пишутся со строчной буквы:

– ведьма, домовой.

Каждая часть русской двойной, тройной фамилии и псевдонима начинается с прописной буквы и отделяется дефисом: Петров-Водкин, Мухина-Петринская, Салтыков – Щедрин.

В западноевропейских фамилиях и именах артикли, предлоги, частицы ван, да, дас, дель, дер, дю, ла, ле, фон и т. п. пишутся со строчной буквы и отдельно от других составных частей: Людвиг ван Бетховен, Леонардо да Винчи, Лоне де Вега.

Артикли, предлоги, частицы, которые слились с фамилиями или присоединяются к ним при помощи дефиса, или такие, без которых фамилии не употребляются, пишутся с прописной буквы: Вандервельде, Декарт, Дюбуа, Ламарк, Лафонтен, Фонвизин, Ван-Гог, Дю-Белле. Исключение составляют фамилии Ламот-ле-Вайе, Риего-и-Нуньес.

Усеченная частица «де» присоединяется к другой части фамилии или имени через апостроф: Валери Жискар д'Эстэн, Луи де Бюсси д'Амбуаз, Ле Норман д'Этиоль, д'Оссиньи.

Числительные.

Для написания числительных используют три формы:

1. буквенную (три фотоаппарата);

2. цифровую (10 печатных листов);

3. буквенно-цифровую (100-тысячный).

Буквенная форма чисел используется:

• При написании однозначных целых чисел, стоящих в косвенных падежах;

• В названиях мероприятий.

Цифровая форма чисел используется:

• В большинстве случаев цифровая форма является предпочтительней для написания многозначных чисел;



•  Если однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами;

• Если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву– и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже.

Буквенно-цифровая форма чисел используется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд.

Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.

Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.

При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных:

• до восьмисот рублей

• с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д.

Правила составления библиографических списков.

Согласно ГОСТу 7.0-99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», библиография – это информационная инфраструктура, обеспечивающая подготовку, распространение и использование библиографической информации. Библиографическая информация – это информация о документах, необходимая для их идентификации и использования. В книге библиография показывает какие источники использовал автор для написания работы, а также включает дополнительную литературу по данной тематике. Существуют самые разнообразные виды библиографических пособий. Во всех видах библиографических пособий используется библиографическое описание – совокупность библиографических сведений о документе, его составной части или группе документов, приведенных по определенным правилам и необходимых и достаточных для общей характеристики и идентификации документа. Общие требования к библиографическому описанию документа и правила его составления: набор элементов библиографического описания, последовательность их расположения, наполнение и способ представления каждого элемента, применение условных разделительных знаков регламентируется ГОСТом 7.1-84 «Библиографическое описание документа.


Общие требования и правила составления».

Библиографическое описание состоит из последовательных элементов, объединенных в области, которые могут повторяться. Элементы подразделяются на обязательные, которые приводятся в любом библиографическом описании и факультативные элементы, несущие дополнительную информацию о документе. Каждая область и элемент отделяются друг от друга разделительными знаками. Источником библиографических сведений является титульный лист книги или его оборот.

Правила составления библиографического описания.

Автор.

Фамилия автора приводится в именительном падеже, затем идут инициалы. Иногда после имени автора приводят даты жизни, название области деятельности, слова «сын», «отец», «старший», «младший» и т. д.

Пивоваров С.Э.

Дюма А. (отец)

Дюма А. (сын)

Если авторов несколько, то указывается первый, а все остальные приводятся после заглавия через косую черту без инверсии инициалов.

Чапек В.Н.

Экономика труда / В.Н. Чапек, Д.В. Максимов

Заглавие

В качестве основного заглавия приводят заглавие книги, указанное на титульном листе. Если на титульном листе приведены несколько заглавий, указывают все. Основное заглавие приводят в той форме, в которой оно дано в книге без кавычек.

После двоеточия указывают сведения, относящиеся к заглавию.

Основы управления государственной собственностью в России: проблемы теории и практики

Живая вода: Сб. рус. нар. песен, сказок, пословиц, загадок

В сведениях об ответственности указываются не только авторы, но и составители, редакторы, наименования учреждений (организаций), при участии которых опубликована книга.

Выходные данные.

Выходные данные – это сведения о том, где, кем и в какой период была опубликована книга.

Название место издания приводят в именительном падеже. При наличии двух мест издания приводят названия обоих и отделяют их друг от друга точкой с запятой.

М.; Ростов-на-Дону

В описаниях сокращаются только Москва (М.) и Санкт-Петербург (СПб.).

СПб.: Просвещение

М.: Международные отношения



Самара: Самар. ун-т

Саратов: Изд-во СЮИ МВД России

В качестве даты издания приводят год (цифрами), указанный на книге, а при его отсутствии пишут слова «Б.г.»

М.: Международные отношения, 2005

Саратов: Изд-во СЮИ МВД России, 2004

Кемерово: Дело, Б. г

Количественная характеристика

Область содержит сведения об объеме, размере книги, иллюстративном и другом материале, которым она снабжена. Объем может указываться арабскими и римскими цифрами в зависимости от нумерации, применяемой в книге.

78с.

XXVI, 603 с.

В качестве иллюстраций могут выступать рисунки, портреты, карты, атласы и т. д. Сведения об иллюстрациях разделяются запятой.

240 с.: ил., портр., карты

В книгах, монографиях и учебных материалах используются библиографические списки с сокращенным библиографическим описанием.

Полное библиографическое описание с обязательными и факультативными элементами используют в каталогах библиотек, государственных библиографических указателях, научно-вспомогательных и рекомендательных библиографических пособиях.

Чапек В.Н.

Экономика труда / В.Н. Чапек, Д.В. Максимов. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005.-349с.

В списках литературы, указателях, пособиях порядок размещения названий книг может быть: алфавитным, систематическим или хронологическим.

Если необходимо описать статью из газеты, журнала или сборника составляют аналитическое библиографическое описание. Аналитическое библиографическое описание состоит из двух частей. Сначала приводятся сведения о составной части документа, а затем сведения о документе, в котором помещена составная часть. Эти области отделяются друг от друга двумя косыми чертами с пробелом в один знак до и после знака.

Зезюлин В.И. Резервы территориального перераспределения трудовых ресурсов // Региональные особенности формирования и использования трудовых ресурсов: Сб. науч. трудов. – М., 1987.-С.19–29.

Иванова Т.Д. Трудовая миграция россиян (некоторые результаты социологического исследования) // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.-С. 150–160.



Библиографические сноски.

При написании научных работ в текстах документа цитировании, рассмотрении отдельных вопросов или упоминании книг других авторов необходимо делать ссылки.

Ссылки бывают:

• внутритекстовые – указывается порядковый номер в приведенном списке и страницу, с которой была свята цитата или выдержка. Допускается использование краткого библиографического описания с указанием страниц. Данные ссылки заключаются в круглые скобки.

При перераспределении населения между районами надо с максимальной скрупулезностью учитывать также его национальные особенности, навыки, традиции, привычки, быт, климат и т. д. (Москвин Д.Д. Население СССР: вопросы миграции (экономико-статистический обзор тенденций 60-х – 80– х годов). – М.: Наука, 1991.-С.68.

• подстрочные – приводится краткое описание книги с указанием страницы. Размещается внизу листа после текста.

Харитонова В.Н., Вижина И.А. Экономические оценки условий жизнедеятельности населения на севере России // Регион: экономика и социология.– 2005.-№ 3.-С.177.

Москвин Д.Д. Население СССР: вопросы миграции (экономико-статистический обзор тенденций 60-х – 80– х годов). – М.: Наука, 1991.-С.68.

• затекстовые – приводятся после всего текста с кратким библиографическим описанием книги и указанием страницы.

Библиографические ссылки на несколько документов, приведенные в одном внутритекстовом, подстрочном, затекстовом примечании, отделяются друг от друга точкой с запятой.

В библиографической ссылке на составную часть документа допускается:

• не указывать основное заглавие статьи или другой составной части документа, но при этом обязательно указывают страницы, на которых он опубликована;

• не указывать страницы, на которых опубликована составная часть документа, но при этом обязательно указывают ее основное заглавие, например:

Иванова Т.Д. // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.-С. 150–160.

или

Иванова Т.Д. Трудовая миграция россиян (некоторые результаты социологического исследования) // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.

При записи подряд нескольких библиографических ссылок на один документ в повторной ссылке приводят слова «Там же» или «Ibid» (для документов, напечатанных латинским шрифтом) и указывают соответствующие страницы. В ссылках на многотомное и сериальное издание кроме страниц указывают номер тома, выпуска (части), год, месяц, число, например:

Иванова Т.Д. Трудовая миграция россиян (некоторые результаты социологического исследования) // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.-С. 153.

Там же.-С.157.

Технические средства

К техническим средствам, которыми чаще всего пользуется секретарь, относятся: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг, копировальный аппарат и сканер. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Компьютер.

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря, заменив собой печатную машинку и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе. Компьютер помогает выполнять широкий круг задач:

1)составление и редактирование документов;

2) регистрация и контроль исполнения документов;

3) хранение и поиск документов, другой полезной информации;

4) прием и передача документов по каналам связи;

5) архивное хранение документов;

6) организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.

Компьютер составляет: системный блок, дисплей и клавиатура.

Системный блок. Представляет собой основное устройство, внутри которого установлены наиболее важные компоненты. Устройства, находящиеся внутри системного блока, называют внутренними, а устройства, подключаемые к нему снаружи, называют внешними. Дополнительные устройства, предназначенные для ввода, вывода и длительного хранения данных, называют также периферийными.

По внешнему виду системные блоки различаются формой корпуса. Корпуса персональных компьютеров выпускают в горизонтальном (desktop) и вертикальном (tower) исполнении. Корпуса, имеющие вертикальное исполнение, различают по габаритам: полноразмерный (big tower), среднеразмерный (midi tower) и малоразмерный (mini tower). Среди корпусов, имеющих горизонтальное исполнение, выделяют плоские и особо плоские (slim).

Кроме формы, для корпуса важен параметр, называемый форм-фактором. От него зависят требования к размещаемым устройствам. В настоящее время в основном используются корпуса двух форм-факторов: АТ и АТХ.

Корпус, как правило, поставляется вместе с блоком питания и, таким образом, мощность блока питания также является одним из параметров корпуса.
Для массовых моделей достаточной является мощность блока питания 200–300 Вт.

Внутри системного блока размещаются следующие устройства:

1) материнская плата;

2) оперативное запоминающее устройство;

3) процессор;

4) блок питания;

5) дополнительные устройства, подключаемые к специальным разъемам (слотам).

Периферийные устройства персонального компьютера подключаются к специальным разъемам на корпусе материнской плате я предназначены для выполнения вспомогательных операций.

По назначению периферийные устройства можно подразделить на:

1) устройства ввода данных;

2) устройства вывода данных;

3) устройства хранения данных;

4) устройства обмена данными.

Клавиатура – клавишное устройство управления персональным компьютером. Служит для ввода алфавитно-цифровых (знаковых) данных, а также команд управления. Комбинация монитора и клавиатуры обеспечивает простейший интерфейс пользователя.

Клавиатура относится к стандартным средствам персонального компьютера. Ее основные функции нуждаются в поддержке специальными системными программами (драйверами). Необходимое программное обеспечение для начала работы с компьютером уже имеется в микросхеме ПЗУ в составе базовой системы ввода-вывода, и потому компьютер реагирует на нажатия клавиш сразу после включения.

Стандартная клавиатура имеет более 100 клавиш, функционально распределенных по нескольким группам.

Группа алфавитно-цифровых клавиш предназначена для ввода знаковой информации и команд, набираемых по буквам. Каждая клавиша может работать в нескольких режимах (регистрах) и, соответственно, может использоваться для ввода нескольких символов. Переключение между нижним регистром (для ввода строчных символов) и верхним регистром (для ввода прописных символов) выполняют удержанием клавиши SHIFT (нефиксированное переключение). При необходимости жестко переключить регистр используют клавишу САРS LОСК (фиксированное переключение). Если клавиатура используется для ввода данных, строку заканчивают нажатием клавиши ЕNТER.


При этом автоматически начинается ввод текста с новой строки. Если клавиатуру используют для ввода команд, клавишей ЕNТЕR завершают ввод команды и начинают ее исполнение.

Для разных языков существуют различные схемы закрепления символов национальных алфавитов за конкретными алфавитно-цифровыми клавишами. Такие схемы называются раскладками клавиатуры. Переключения между различными раскладками выполняются программным образом – это одна из функций операционной системы. Соответственно, способ переключения зависит от того, в какой операционной системе работает компьютер. Например, в системе Windows для этой цели могут использоваться следующие комбинации: левая клавиша АLТ+SHIFТ или СТRL+SHIFT.

При работе с другой операционной системой способ переключения можно установить по справочной системе той программы, которая выполняет переключение.

Общепринятые раскладки клавиатуры имеют свои корни в раскладках клавиатур пишущих машинок. Для персональных компьютеров клона IBM РС типовыми считают раскладки QWERTY (английская) и ЙЦУКЕНГ (русская). Раскладки принято именовать по символам, закрепленным за первыми клавишами верхней строки алфавитной группы.

Группа функциональных клавиш включает двенадцать клавиш (от F1 до F12), размещенных в верхней части клавиатуры. Функции, закрепленные за данными клавишами, зависят от конкретной программы.

На клавиатуре также расположены другие группы клавиш: управления курсором, служебные и т. д. Общий вид клавиатуры удобно проиллюстрировать с помощью программы «Экранная клавиатура», входящую в стандартный набор Windows и использованный для эмулирования функций клавиатуры с помощью мыши.

Клавиатуры персональных компьютеров обладают свойством повтора знаков, которое используется для автоматизации процесса ввода. Оно состоит в том, что при длительном удержании клавиши начинается автоматический ввод связанного с ней кода. При этом настраиваемыми параметрами являются:

1) интервал времени после нажатия, по истечении которого начнется автоматический повтор кода;



2) темп повтора (количество знаков в секунду).

Средства настройки клавиатуры относятся к системным и обычно входят в состав операционной системы. Кроме параметров режима повтора настройке подлежат также используемые раскладки и органы управления, используемые для переключения раскладок.

Клавиатура является основным устройством ввода данных. Специальные клавиатуры предназначены для повышения эффективности процесса ввода данных. Это достигается путем изменения формы клавиатуры, раскладки ее клавиш или метода подключения к системному блоку.

Клавиатуры, имеющие специальную форму, рассчитанную с учетом требований эргономики, называют эргономичными клавиатурами.

Мышь – это устройство управления манипуляторного типа. Представляет собой плоскую коробочку с двумя-тремя кнопками. Перемещение мыши по плоской поверхности синхронизировано с перемещением графического объекта (указателя мыши) на экране монитора.

В отличие от рассмотренной ранее клавиатуры, мышь не является стандартным органом управления, и персональный компьютер не имеет для нее выделенного порта. Для мыши нет и постоянного выделенного прерывания, а базовые средства ввода и вывода компьютера, размещенные в постоянном запоминающем устройстве (ПЗУ), не содержат программных средств для обработки прерываний мыши.

В связи с этим в первый момент после включения компьютера мышь не работает. Она нуждается в поддержке специальной системной программы – драйвера мыши. Драйвер устанавливается либо при первом подключении мыши, либо при установке операционной системы компьютера.

Компьютером управляют перемещением мыши по плоскости и кратковременными нажатиями (щелчками) правой и левой кнопок. В отличие от клавиатуры мышь не может напрямую использоваться для ввода знаковой информации – ее принцип управления является событийным. Перемещения мыши и щелчки ее кнопок являются событиями с точки зрения ее программы-драйвера. Анализируя эти события, драйвер устанавливает, когда произошло событие и в каком месте экрана в этот момент находился указатель.


Эти данные передаются в прикладную программу, с которой работает пользователь в данный момент. По ним программа может определить команду, которую имел в виду пользователь, и приступить к исполнению.

Комбинация монитора и мыши обеспечивает наиболее современный тип интерфейса пользователя, который называется графическим. Пользователь наблюдает на экране графические объекты и элементы управления. С помощью мыши он изменяет свойства объектов и приводит в действие элементы управления компьютерной системой, а с помощью монитора получает от нее отклик в графическом виде.

Стандартная мышь имеет только две кнопки, хотя существуют нестандартные мыши с тремя кнопками или с двумя кнопками и одним вращающимся регулятором. Функции нестандартных органов управления определяются тем программным обеспечением, которое поставляется вместе с устройством.

К числу регулируемых параметров мыши относятся: чувствительность (выражает величину перемещения указателя на экране при заданном линейном перемещении мыши), функции левой и правой кнопок, а также чувствительность к двойному нажатию (максимальный интервал времени, при котором два щелчка кнопкой мыши расцениваются как один двойной щелчок). Программные средства, предназначенные для этих регулировок, обычно входят в системное программное обеспечение.

Монитор – это устройство визуального представления данных, не единственно возможное, но главное устройство вывода. Его основными потребительскими параметрами являются: размер и шаг маски экрана, максимальная частота регенерации изображения, класс защиты.

Размер монитора измеряется между противоположными углами электронно-лучевой трубки по диагонали. Единица измерения – дюймы. Стандартные размеры: 14»; 15»; 17»; 19»; 20»; 21». В настоящее время наиболее универсальными являются мониторы размером 15 и 17 дюймов, а для операций с графикой желательны мониторы размером 19–21 дюймов и более.

Изображение на экране монитора получается в результате облучения люминофорного покрытия остронаправленным пучком электронов, разогнанных в вакуумной колбе.


Для получения цветного изображения люминофорное покрытие имеет точки или полоски трех типов, светящиеся красным, зеленым и синим цветом. Чтобы на экране все три луча сходились строго в одну точку и изображение было четким, перед люминофором ставят маску – панель с регулярно расположенными отверстиями или щелями. Часть мониторов оснащена маской из вертикальных проволочек, что усиливает яркость и насыщенность изображения. Чем меньше шаг между отверстиями или щелями (шаг маски), тем четче и точнее полученное изображение. Шаг маски измеряют в миллиметрах. В настоящее время наиболее распространены мониторы с шагом маски 0,25—0,27 мм. Устаревшие мониторы могут иметь шаг до 0,43 мм, что негативно сказывается на органах зрения при работе компьютером. Модели повышенной стоимости могут иметь значение шага маски менее 0,25 мм.

Частота регенерации (обновления) изображения показывает, сколько раз в секунду монитор может полностью сменить изображение (поэтому ее называют частотой кадров). Этот параметр зависит не только от монитора, но и от свойств и настроек видеоадаптера, хотя предельные возможности определяет все-таки монитор.

Телефонограммы

Телефонограмма – это документ по оперативным вопросам, который передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются при необходимости срочного оповещения о деловых встречах, совещаниях и т.п. и особенно о каких-либо изменениях в ранее запланированных мероприятиях.

Телефонограмма должна иметь следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дату, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи, указание должностей и фамилий (либо только фамилий) должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму, номера телефонов организаций, передавших и получивших телефонограмму.

Телефонограммы составляются на специальных бланках либо на листе бумаги формата А5 в одном экземпляре.

Телефонограммы подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем.

Текст телефонограммы должен быть лаконичным (не более 50 слов), четким, с акцентом на конкретные факты, даты, время и место.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается список учреждений-адресатов с номерами телефонов.

Образец телефонограммы

Телеграммы

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках либо на обычно листе бумаги и печатаются на одной стороне листа через два межстрочных интервала прописными буквами.

Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.

Данные, которые не передаются по телеграфу (почтовый адрес отправителя, подпись, дата), печатаются обычным способом под чертой, отделяющей их от текста. Если предприятие имеет условный телетайпный адрес, например «ТРАКТ», то вместо адреса указываются условные обозначения.

Текст телеграммы составляется без предлогов, союзов и знаков препинания, без переноса слов и не должен заканчиваться цифрами. Допускается обозначать значки препинания условными сокращениями:

ТЧК – точка.

ЗПТ – запятая.

ДВТ – двоеточие.

КВЧ – кавычки.

Слово «номер» также обозначается условно – НР.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Если при подписании телеграммы в нее были внесены исправления, то они заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направляемые нескольким адресатам, подписываются в одном экземпляре, на котором указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Международные телеграммы имеют некоторые отличия. Текст международной телеграммы печатается через два межстрочных интервала прописными буквами без красной строки, абзацев, переносов и исправлений.

Адрес международной телеграммы включает отметку о категории телеграммы, наименование адресата, наименование страны или пункта назначения.

В левом нижнем углу указывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона.

Основные требования к тексту телеграммы – краткость и ясность изложения.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью.

Пример телеграммы

МОСКВА «КОНСАЛТ ПАРТНЕР»

ПРОШУ ПРИСЛАТЬ 14 НОЯБРЯ 2005 ПРОГРАММУ ОБУЧАЮЩЕГО СЕМИНАРА ТЧК

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ» ПЕЧАТЬ ПОДПИСЬ А.П.ИГНАТЬЕВ

__________________

ул. Советская, д.15, Москва, 125145

Тест к главе

Конфликтная ли вы личность?

Если вы выберете ответ «а», то запишите себе 4 очка, за «б» – 2, на «в»– 0.

1. Представьте, что в общественном транспорте начинается спор. Что вы предпринимаете?:

а) избегаете вмешиваться в ссору;

б) можете вмешаться, встать на сторону потерпевшего, кто прав;

в) всегда вмешиваетесь и до конца отстаиваете свою точку зрения.

2. На собрании вы критикуете руководство за допущенные ошибки:

а) нет;

б) да, но в зависимости от вашего личного отношения к нему;

в) всегда критикуете за ошибки.

3. Ваш непосредственный начальник излагает план работы, который вам кажется нерациональным. Предложите ли вы свой план, который кажется вам лучше:

а) если другие вас поддержат, то да;

б) разумеется, вы будете поддерживать свой план;

в) боитесь, что за критику вас могут лишить премиальных.

4. Любите ли вы спорить со своими коллегами, друзьями:

а) только с теми, кто не обижается, и когда споры не портят ваши отношения;

б) да, но только по принципиальным, важным вопросам;

в) вы спорите со всеми по любому поводу.

5. Кто-то пытается пролезть вперёд вас без очереди:

а) считая, что и вы не хуже него, попытаетесь обойти очередь;

б) возмущаетесь, но про себя;

в) открыто высказываете своё негодование.

6. Представьте себе, что рассматривается рационализаторское предложение, экспериментальная работа вашего коллеги, в которой есть смелые идеи, но есть и ошибки. Вы знаете, что ваше мнение будет решающим. Как вы поступите:

а) выскажетесь и о положительных и об отрицательных сторонах этого проекта;

б) выделите положительные стороны в его работе и предложите предоставить возможность продолжить её;

в) станете критиковать её, чтобы быть новатором, нельзя допускать ошибки.

7. Представьте: свекровь (тёща) постоянно говорит вам о необходимости экономия и бережливости, о вашей расточительности, а сама то и дело покупает дорогие вещи.
Она хочет знать ваше мнение о своей покупке. Что вы скажете:

а) что, одобряете покупку, если она доставила ей удовольствие;

б) говорите, что эта вещь безвкусна;

в) постоянно ругаетесь, ссоритесь с ней из-за этого.

8. Вы встретили подростков, которые курят. Как вы реагируете:

а) думаете: «Зачем мне портить себе настроение из-за чужих, плохо воспитанных озорников?»

б) делаете им замечание;

в) если бы это было в общественном месте, то вы бы их отчитали.

9. В ресторане вы замечаете, что официант обсчитал вас:

а) в таком случае вы не даёте ему чаевые, которые заранее приготовили;

б) попросите, чтобы он ещё раз при вас подсчитал сумму;

в) это будет поводом для скандала.

10. Вы в доме отдыха. Администратор занимается посторонними делами, сам развлекается, вместо того, чтобы выполнять свои обязанности: не следит за уборной в комнате, разнообразием меню. Возмущает ли вас это:

а) да, но если вы даже и выскажете ему какие-то претензии, это вряд ли что-то изменит;

б) вы находите способ жаловаться на него, пусть его накажут или даже уволят с работы;

в) вы вымещаете недовольство на младшем персонале: уборщицах и официантках.

11. Вы спорите с вашим сыном-подростком и убеждаетесь, что он прав. Признаете ли вы свою ошибку:

а) нет;

б) разумеется, признаю;

в) какой же у вас авторитет, если вы признаетесь, что были не правы?

От 30 до 44 очков. Вы тактичны. Не любите конфликтов, даже если и можете их сгладить, легко избегаете критические ситуации. Когда же вам приходится вступать в спор, то вы учитываете, нам это отразится на вашем служебном положении или приятельских отношениях. Вы стремитесь быть приятным для окружающих, но когда им требуется помощь, вы не всегда решаетесь её оказать, не думаете ли вы, что тем самым вы теряете уважение к себе в глазах других?

От 15 до 29 очков. О вас говорят, что вы конфликтная личность. Вы настойчиво отстаиваете своё мнение, невзирая на то, как это повлияет на ваши служебные или личные отношения.


И за это вас уважают.

От 10 до 14 очков. Вы ищете поводов для споров, большая часть которых излишни мелочны. Любите критиковать, но только когда это выгодно вам. Вы навязываете своё мнение, даже если не правы. Вы не обидитесь, если вас будут считать, любителем поскандалить? Подумайте, не скрывается ли за вашим поведением комплекс неполноценности?

Ваш способ реагирования в конфликте (Кеннег У., Томас К.)

Тест помогает определить основные способы вашей реакции на конфликтные ситуации.

Ученые по 12 суждениям из 30 пар выявляют пять возможных вариантов поведения человека в той или иной конфликтной ситуации: соперничество, сотрудничество, компромисс, избежание, приспособление. Выберите то суждение, которое наиболее типично для вашего поведения (пусть вас не смущает, что некоторые варианты поведения будут повторяться в других сочетаниях).

1. а) Иногда позволяю другим взять на себя ответственность за решение спорного вопроса.

б) Чем обсуждать то, в чем мы расходимся, я стараюсь обратить внимание на то, в чем мы оба согласны.

2. а) Стараюсь найти компромиссное решение.

б) Пытаюсь уладить дело с учетом интересов другого человека и моих собственных.

3. а) Обычно настойчиво стремлюсь добиться своего,

б) Иногда жертвую своими собственными интересами ради интересов другого человека.

4. а) Стараюсь найти компромиссное решение.

б) Стараюсь не задеть чувств другого человека.

5. а) Улаживая спорную ситуацию, все время пытаюсь найти поддержку у другого человека.

б) Стараюсь делать все, чтобы избежать бесполезной напряженности.

6. а) Пытаюсь избежать неприятностей для себя,

б) Стараюсь добиться своего.

7. а) Стараюсь отложить решение спорного вопроса, с тем чтобы со временем решить его окончательно.

б) Считаю возможным в чем-то уступить, чтобы добиться в другом.

8. а) Обычно настойчиво стремлюсь добиться своего,

б) Первым делом стараюсь определить то, в чем состоят все затронутые интересы и спорные вопросы.



9. а) Думаю, что не всегда стоит волноваться из-за каких-то возникших разногласий.

б) Предпринимаю усилия, чтобы добиться своего.

10. а) Твердо стремлюсь добиться своего.

б) Пытаюсь найти компромиссное решение.

11. а) Первым делом стараюсь ясно определить то, в чем состоят все затронутые вопросы и интересы.

б) Стараюсь успокоить другого и главным образом сохранить наши отношения.

12. а) Зачастую избегаю занимать позицию, которая может вызвать споры.

б) Даю возможность другому в чем-то остаться при своем мнении, если он также идет навстречу.

13. а) Предлагаю среднюю позицию.

б) Настаиваю, чтобы все было сделано по-моему.

14. а) Сообщаю другому свою точку зрения и спрашиваю о его взглядах.

б) Пытаюсь доказать другому логику и преимущество моих взглядов.

15. а) Стараюсь успокоить другого и сохранить наши отношения.

б) Стараюсь сделать все необходимое, чтобы избежать напряжения.

16. а) Стараюсь не задеть чувств другого.

б) Обычно пытаюсь убедить другого в преимуществах моей позиции.

17. а) Обычно настойчиво стремлюсь добиться своего,

б) Стараюсь сделать все, чтобы избежать бесполезной напряженности.

18. а) Если это сделает другого счастливым, я дам ему возможность настоять на своем.

б) Дам возможность другому остаться при своем мнении, если он идет мне навстречу.

19. а) Первым делом пытаюсь определить то, в чем состоят все затронутые интересы и спорные вопросы.

б) Стараюсь отложить спорные вопросы, с тем чтобы со временем решить их окончательно.

20. а) Пытаюсь немедленно преодолеть наши разногласия.

б) Стараюсь найти наилучшее сочетание выгод и потерь для нас обоих.

21. а) Во время переговоров стараюсь быть внимательным к другому.

б) Всегда склоняюсь к прямому обсуждению проблемы.

22. а) Пытаюсь найти позицию, которая находится посередине между моей и позицией другого человека.

б) Отстаиваю свою позицию.



23. а) Как правило, я озабочен тем, чтобы удовлетворить желание каждого из нас.

б) Иногда предоставляю другим взять на себя ответственность за решение спорного вопроса.

24. а) Если позиция другого кажется ему очень важной, я стараюсь ему идти навстречу.

б) Стараюсь убедить другого пойти на компромисс.

25. а) Пытаюсь убедить другого в своей правоте.

б) Ведя переговоры, стараюсь быть внимательным к аргументам другого.

26. а) Обычно я предлагаю в споре среднюю позицию.

б) Почти всегда стремлюсь удовлетворить интересы каждого из нас.

27. а) Зачастую стремлюсь избежать споров.

б) Если это сделает другого человека счастливым, я дам ему возможность настоять на своем.

28. а) Обычно настойчиво стремлюсь добиться своего,

б) Улаживая ситуацию, обычно стремлюсь найти поддержку у другого.

29. а) Предлагаю среднюю позицию.

б) Думаю, что не всегда стоит волноваться из-за возникающих разногласий.

30. а) Стараюсь не задеть чувств другого.

б) Всегда занимаю такую позицию в споре, чтобы мы совместно могли добиться успеха.

Оценка результатов.

Соперничество: 3а, 6б, 8а, 9б, 10а, 13б,14б, 17а, 22б, 25а, 28а.

Сотрудничество: 2б, 5а, 8б, 11а, 14а, 19а, 20а, 21б, 23а, 26б, 28б, 30б.

Компромисс: 2а, 4а, 7б, 10б, 12б, 13а, 18б, 20б, 22а, 24б, 26б, 29а.

Избегание: la, 5б, 7а, 9а, 12а, 15б, 17б, 19б, 21а, 23б, 27а, 29б.

Приспособление: 1б, 3б, 4б, 6а, 11б,15а, 16а, 18а, 24а, 25б, 27б, 30а.

Полученные количественные оценки сравниваются между собой для выявления наиболее предпочитаемой формы социального поведения человека в ситуации конфликта, тенденций его взаимоотношений в сложных условиях.

Тесты к главе

Добры ли вы?

Разные бывают люди… Одни готовы отдать последние первому встречному, другим и снега зимой жалко.

А к какой категории относитесь вы сами? Всегда ли вы добры и внимательны к окружающим? На эти вопросы вам поможет ответить этот тест.

1. У вас появились деньги. Могли бы вы истратить все, что у вас есть, на подарки друзьям?

2. Товарищ рассказывает вам о своих невзгодах. Дадите ли вы ему понять, что вас это мало интересует, даже если это так?

3. Если ваш партнер плохо играет в шахматы или другую игру, будете ли вы иногда ему поддаваться, чтобы сделать приятное?

4. Часто ли вы говорите приятное людям, просто чтобы поднять им настроение?

5. Любите ли вы злые шутки?

6. Вы злопамятны?

7. Сможете ли вы терпеливо выслушать даже то, что вас совершенно не интересует?

8. Умеете ли вы на практике применять свои способности?

9. Бросаете ли вы игру, когда начинаете проигрывать?

10. Если вы уверены в своей правоте, отказываетесь ли вы слушать оппонента?

11. Вы охотно выполняете просьбы?

12. Станете ли вы подтрунивать над кем-то, чтобы развеселить окружающих?

А теперь вы можете засчитать себе 1 очко за ответ «да» на вопросы: 1,3,4,7,11 и за ответ «нет» на вопросы: 2,5,6,8,9,10,12.

Вы набрали больше 8 очков. Вы любезны, нравитесь окружающим, умеете общаться с людьми. У вас, наверное, много друзей. Одно предостережение: никогда не пытайтесь иметь хорошие отношения со всеми – всем не угодишь, да и на пользу это вам не пойдёт.

От 4 до 8 очков. Ну, что же, ваша доброта – вопрос случая. Добры вы далеко не со всеми. Для одних вы можете пойти на все, но общение с вами более чем неприятно для тех, то вам не нравится. Это не так уж плохо. Но, наверное, надо стараться быть ровным со всеми, чтобы люди не обижались.

Вы набрали меньше 4 очков. Общение с вами, надо признаться, порой бывает просто мукой даже для самых близких для вас людей. Будьте доброжелательнее, и у вас будет больше друзей.
Ведь дружба требует доброго отношения.

«Слушай, как это, того…»

Недоумения, недоразумения, споры возникают порой из- за элементарного неумения чётко выразить свою мысль. Такие конфликты бывают, и не безобидны, но обижаться в подобных случаях следует только на себя – надо уметь разговаривать. Чем хуже человек владеет речью, тем чаще попадает в нелепые ситуации. Насколько актуальны для вас речевые барьеры общения? Умеете ли вы говорить и слушать? Проверьте это ещё раз с помощью вопросов, составленных американским психологом В.Маклени.

1. Когда вы беседуете, объясняете что-либо, внимательно ли следите за тем, чтобы слушатель вас понял?

2. Подбираете ли слова, соответствующие его подготовке?

3. Обдумываете ли указания, распоряжения, прежде чем их высказать?

4. Если вы высказали новую мысль и подчиненный не задает вопросов, считаете ли вы, что он её понял?

5. Следите ли за тем, чтобы ваши высказывания были как можно более определенными, ясными, краткими?

6. Обдумываете ли предварительно свои идеи, предложения, чтобы не говорить бессвязно?

7. Поощряете ли вопросы?

8. Вы считаете, что знаете, мысли окружающих, или задаете вопросы, чтобы это выяснить?

9. Различаете ли факты и мнения?

10. Ищете ли всё новые возражения, противореча аргументам собеседника?

11. Стараетесь ли, чтобы ваши подчиненные во всем соглашались с вами?

12. Всегда ли говорите ясно, четко, полно, кратко и вежливо?

13. Делаете ли вы паузы в речи, чтобы и самому собраться с мыслями, и слушателям дать возможность обдумать ваши предложения, задать вопрос?

Если вы, не задумываясь, ответите «да» на все вопросы, кроме 4,8,10,11, можно считать, что вы владеете приемами грамотного общения, умеете излагать свои мысли и слушать собеседника.

Хороший ли вы психолог?

Наверное, большинство сразу же ответят: конечно, да. Но так ли это? Давайте проверим… Из трех типов характера выберете тот, который, по-вашему, вам больше всего подходит.



Первый тип. Вы не любите компании, предпочитаете тишину, прогулки на природе. Общение с друзьями в домашней непринужденной обстановке вас радует больше, чем вечера, проведенные в шумных кафе. Из-за этого ваши знакомые думают, что вы скучный человек.

Второй тип. Вы достаточно легкомысленны, легко сходитесь с людьми. Но вы поддаетесь слишком частой смене настроений: то грустного, то чересчур веселого.

Третий тип. Ваши знакомые находят, что в компании вы не заменимы. У вас есть чувство юмора, вы способствуете созданию хорошего настроения у других. Можете без конца смешить, рассказывать интересные истории. А теперь посмотрите, совпадает ли выбранный вами тип с тем, что определил психолог:

1. Любите ли вы кушанья с острыми приправами? Да – 3, нет – 2.

2. Хорошо ли вы себя чувствуете в компании? Да – 2, нет – 1.

3. Возникает ли у вас иногда желание подскочить от радости до потолка? Да – 4, нет – 2.

4. Умеете ли вы занимать своих гостей? Да – 3, нет – 2

5. Часто ли у вас бывают головные боли? Да – 1, нет – 2.

6. Забываете ли вы, хоть иногда почистить зубы? Да – 4, нет – 1.

7. Всегда ли вы носите одну и ту же прическу? Да – 3, нет – 1.

8. Любите ли вы разгадывать кроссворды? Да – 1, нет – 4.

9. Занимаетесь ли вы зарядкой? Да – 3, нет – 1.

10. Часто ли у вас бывает меланхолическое настроение? Да – 1, нет – 4.

11. Любите ли вы работать в тишине, в спокойной обстановке? Да – 4, нет – 1.

А теперь подсчитайте очки. Если вы набрали менее 20 очков, это означает, что вы ближе всего к первому типу. 21–25 очков: ваш характер напоминает второй тип людей. Если же вы набрали свыше 25 очков, то вы больше всего подходите к третьему типу людей.

Насколько вы обаятельны?

Есть ли у вас обаяние? Умеете ли вы воздействовать на людей?

1. Можете ли вы увлечь своей идеей человека, разговаривая с ним только по телефону?

2. Вы неожиданно добились успеха у того, кто вам не особенно симпатичен. Изменится ли у вас мнение о нем, станет ли он для вас более приятен с этого момента?



3.  Когда вы пишете, то строчки ползут вверх?

4. Можете ли вы с улыбкой избежать неприятных вопросов? Если у вас привычка не спорить, остаетесь ли вы при этом при своём мнении?

5. Прислушиваетесь ли вы в спорах к мнению, с которым не согласны?

6. Были ли вы в детстве всеобщей любимицей взрослых? Все ли с восхищением смотрели на вас?

7. Часто ли вам говорят комплименты, притом бескорыстно, от чистого сердца?

8. Давно ли вы смотрелись в зеркало?

За ответ «да»-1 очко, за ответ «нет»-0.

8 и 7 очков. Вы убеждены, что обладаете личным обаянием. Но вы простите, слишком суетливы и самоуверенны. Вы не можете и мысли допустить, что на свете существует человек, которому вы не нравитесь.

6 и 5 очков. Бесспорно, у вас есть обаяние, вы приятный в общении человек, с чувством собственного достоинства, без излишней суетливости. Вам нет нужды менять свой характер только для того, чтобы заставить других обожать вас.

4 и 3 очка. Безусловно, вас нельзя назвать любимицей окружающих. Вероятно, это вызвано вашей нерешительностью в своей правоте, даже, если правда, на вашей стороне.

2 и менее очков. У вас нет обаяния, но и чувства собственного достоинства явно маловато. Вы не любите… даже себя. Когда вы смотритесь в зеркало, это не доставляет вам удовольствия. Начните с того, что попытайтесь сначала воздействовать и как-то изменить себя, а уж потом окружающих.

Что говорят Вам мимика и жесты

1. Вы считаете, что мимика и жесты – это:

а) спонтанное выражение состояния человека в данный момент;

б) дополнение к речи;

в) предательское проявление нашего подсознания.

2. Считаете ли вы, что у женщин язык мимики и жестов более выразителен, чем у мужчин?

а) да;

б) нет;

в) не знаю.

3. Как вы здороваетесь с хорошими друзьями?

а) радостно кричите: «Привет!»;

б) сердечным рукопожатием;

в) вы слегка обнимаете друг друга;

г) приветствуете их сдержанным движением руки;

д) целуете друг друга в щеку.



4. Какая мимика и какие жесты, по вашему мнению, означают во всем мире одно и то же? (Дайте три ответа.)

а) когда качают головой;

б) когда кивают головой;

в) когда морщат нос;

г) когда морщат лоб;

д) когда подмигивают;

е) когда улыбаются.

5. Какая часть тела «выразительнее» всего?

а) ступни;

б) ноги;

в) руки;

г) кисти рук;

д) плечи.

6. Какая часть вашего лица наиболее выразительна, по вашему мнению?

а) лоб;

б) брови;

в) глаза;

г) нос;

д) губы;

е) уголки рта.

7. Когда вы проходите мимо витрины, в которой видно ваше отражение, на что вы в себе обращаете внимание в первую очередь?

а) на то, как сидит одежда;

б) на прическу;

в) на походку;

г) на осанку;

д) ни на что.

8. Если кто-то, разговаривая или смеясь, часто прикрывает рот рукой, в вашем представлении это означает, что:

а) ему есть что скрывать;

б) у него некрасивые зубы;

в) он чего-то стыдится.

9. На что в вашем собеседнике вы прежде всего обращаете внимание?

а) на глаза;

б) на рот;

в) на руки;

г) на позу.

10. Если ваш собеседник, разговаривая с вами, отводит глаза, это для вас признак…

а) нечестности;

б) неуверенности в себе;

в) собранности.

11. Можно ли по внешнему виду узнать типичного преступника?

а) да;

б) нет;

в) не знаю.

12. Мужчина заговаривает с женщиной. Он это делает потому, что…

а) первый шаг всегда делает именно мужчина;

б) женщина неосознанно дала понять, что хотела бы, чтобы с ней заговорили;

в) он достаточно мужествен для того, чтобы рискнуть получить от ворот поворот.

13. У вас создалось впечатление, что слова человека не соответствуют тем «сигналам», которые можно уловить из его мимики и жестов. Чему вы больше поверите?

а) словам;

б) «сигналам»;

в) он вообще вызовет у вас подозрение.

14. Поп-звезды вроде Мадонны или Принца представляют публике жесты, имеющие однозначно эротический характер.


Что, по-вашему, за этим кроется?

а) просто фиглярство;

б) они «заводят» публику;

в)  это искреннее выражение их собственного настроения.

15. Вы в одиночестве смотрите фильм ужасов. Что с вами происходит?

а) я смотрю совершенно спокойно;

б) я реагирую на происходящее каждой клеточкой своего существа;

в) закрываю глаза при особо страшных сценах.

16. Можно ли контролировать свою мимику?

а) да;

б) нет;

в) только отдельные ее элементы.

17. При интенсивном флирте вы «изъясняетесь» преимущественно…

а) глазами;

б) руками;

в) словами.

18. Вы считаете, что большинство наших жестов…

а) «подсмотрены» у кого-то и заучены;

б) передаются из поколения в поколение;

в) заложены в нас от природы.

19. Если у человека борода, для вас это признак…

а) мужественности;

б) того, что человек хочет скрыть черты своего лица;

в) того, что этот тип слишком ленив, чтобы регулярно бриться.

20. Многие люди утверждают, что правая и левая стороны лица у них отличаются друг от друга. Вы согласны с этим?

а) да;

б) нет;

в) только у пожилых людей.

Подсчет очков

1) а – 3, б -4, в – 3;

2) а – 1, б – 3, в – 0, г – 0, д – 3;

3) а – 1, б – 3, в – 0, г – 0, д – 3;

4) а – 4, б – 4, в – 3, г – 2, д – 4, е – 2;

5) а – 4, б – 4, в – 3, г – 2, д – 4, е – 2;

6) а – 0, б – 0, в – 1, г – 1, д – 0, е – 1;

7) а – 0, б – 0, в – 1, г – 1, д – 0, е – 1;

8) а – 1, б – 2, в – 3;

9) а – 1, б – 2, в – 3;

10) а– 2, 6–1, в – 3;

11) а– 2, б– 1, в – 3;

12) а – 1, б – 3, в – 3, г – 2, д – 0;

13) а – 1, б – 3, в – 3, г – 2, д – 0;

14) а – 3, б – 1, в – 1;

15) а– 3, б– 1, в – 1;

16) а – 3, б – 2, в – 2;

17) а – 3, б – 2, в – 2;

18) а – 3, б – 2, в – 1;

19) а – 3, б – 2, в – 1;

20) а – 3, б – 2, в – 1.

Результаты

20–32 очка. Увы, язык мимики и жестов для вас – китайская грамота.


Вам очень трудно правильно оценивать людей. Дело не в том, что вы на это не способны, просто вы не придаете этому должного значения. Тренируйте наблюдательность!

33–46 очков. Вам доставляет определенное удовольствие наблюдать за другими людьми, вы неплохо интерпретируете их мимику и жесты. Но вы плохо умеете использовать эту информацию в реальной жизни, например, для того чтобы правильно строить свои отношения с окружающими. Вы склонны скорее буквально воспринимать сказанные слова и руководствоваться ими. Развивайте интуицию и больше полагайтесь на нее.

47–59 очков. У вас отличная интуиция, вы обладаете способностью понимать других людей, у вас есть наблюдательность и чутье. Но вы слишком сильно полагаетесь в своих суждениях на эти качества, в то время как слова имеют для вас второстепенное значение. Ваши «приговоры» поспешны, и в этом кроется опасность ошибки. Делайте на это поправку – и у вас есть все шансы научиться прекрасно разбираться в людях.

Как вы проводите переговоры?

Тест поможет вам определить, насколько эффективно вы умеете вести переговоры. Отметьте ситуации, которые вызывают у вас чувство неудовлетворенности или досады при беседе с любым человеком: начальником, подчиненным, товарищем, близким.

1. Собеседник не дает мне шанса высказаться, у меня есть что сказать, но нет возможности вставить слово.

2. Собеседник постоянно перебивает меня во время беседы, переговоров.

3. Собеседник никогда не смотрит в лицо во время разговора, и я не уверен, слушает ли он меня.

4. Разговор с партнером часто вызывает чувство пустой траты времени.

5. Собеседник постоянно суетится: карандаш и бумага его занимают больше, чем мои слова и мысли.

6. Собеседник никогда не улыбается. У меня возникает чувство неловкости и тревоги.

7. Собеседник всегда отвлекает меня вопросами и комментариями.

8. Что бы я ни сказал, собеседник всегда охлаждает мой пыл.

9. Собеседник всегда старается отвергнуть мой пыл.

10. Собеседник искажает смысл моих слов и вкладывает в них другое содержание.



11. Когда я задаю вопрос, собеседник заставляет меня защищаться.

12. Иногда собеседник переспрашивает меня, делая вид, что не расслышал.

13. Собеседник, не дослушав до конца, перебивает меня, чтобы согласиться.

14. Собеседник при разговоре сосредоточенно занимается посторонним: играет ручкой, курит сигарету, протирает стекла очков и т. д., и я не уверен, что он при этом внимателен.

15. Собеседник делает выводы за меня.

16. Собеседник всегда пытается вставить слово в мое повествование.

17. Собеседник смотрит на меня не мигая.

18. Собеседник смотрит на меня как бы оценивая. Это беспокоит.

19. Когда я предлагаю что-нибудь новое, собеседник говорит, что он думает так же.

20. Собеседник переигрывает, показывая, что интересуется беседой, слишком часто кивает головой, ахает и поддакивает.

21. Когда я говорю о чем-то серьезном, собеседник вставляет смешные истории, шуточки, анекдоты.

22. Собеседник часто глядит на часы во время разговора.

23. Когда я вхожу в кабинет, он бросает все дела и все внимание обращает на меня.

24. Собеседник ведет себя так, будто я мешаю ему делать что-нибудь важное.

25. Собеседник требует, чтобы все согласились с ним. Любое его высказывание завершается вопросом: «Вы тоже так думаете?» или «Вы не согласны?».

Подсчет результатов

Подсчитайте процент ситуаций, вызывающих у вас досаду и раздражение.

Более 70 % – вы плохой собеседник. Вам необходимо работать над собой и учиться вести переговоры.

40–70 % – вам присущи некоторые недостатки. Вам следует проявлять больше гибкости и легкости в переговорах, не заострять внимание на манере разговора, не искать скрытый смысл сказанного, не монополизировать позицию в разговоре.

10–40 % – вы хороший собеседник, но иногда отказываете партнеру в полном внимании.

0—10 % – вы отличный собеседник.

Уровень вашей общительности

Этот тест поможет взглянуть на себя «со стороны», определить, достаточно ли вы коммуникабельны, корректны в отношениях со своими коллегами, сотрудниками, членами семьи.



На каждый из 16-ти вопросов отвечайте быстро и однозначно: да, нет, иногда,

1.  Вам предстоит обычная деловая встреча. Выбивает ли вас ее ожидание из колеи?

2. Вызывает ли в вас смятение и неудовольствие поручение выступить с докладом, сообщением, информацией на каком-либо совещании, собрании?

3. Не откладываете ли вы визит к врачу до последнего момента?

4. Вам предлагают выехать в командировку в город, где раньше вы никогда не бывали. Приложите ли вы максимум усилий, чтобы избежать этой командировки?

5. Любите ли вы делиться своими переживаниями с кем бы то ни было?

6. Раздражаетесь ли вы, если незнакомый человек на улице обратится к вам с просьбой (показать дорогу, назвать время, ответить на вопрос)?

7. Верите ли вы, что существует проблема «отцов и детей» и что людям разных поколений трудно понимать друг друга?

8. Постесняетесь ли вы напомнить знакомому, что он забыл вернуть деньги, которые занял несколько месяцев назад?

9. В кафе или столовой вам подали явно недоброкачественное блюдо. Промолчите ли вы, лишь рассерженно отодвинув тарелку?

10. Оказавшись один на один с незнакомым человеком, вы не вступите с ним в беседу и будете тяготиться, если первым заговорит он?

11. Вас приводит в ужас любая длинная очередь, где бы она ни была. Предпочитаете ли вы отказаться от своего намерения, чем встать в хвост и томиться в ожидании?

12. Боитесь ли вы участвовать в какой-либо комиссии по рассмотрению конфликтных ситуаций?

13. У вас есть собственные, сугубо индивидуальные критерии оценки произведений литературы, живописи, культуры и никаких чужих мнений на этот счет вы не приемлете. Это так?

13. Услышав где-либо в кулуарах высказывание явно ошибочной точки зрения по хорошо известному вам вопросу, предпочитаете ли вы промолчать и не вступать в спор?

15. Вызывает ли у вас досаду чья-либо просьба помочь разобраться в том или ином служебном вопросе или учебной теме?

16. Охотнее ли вы излагаете свою точку зрения (мнение, оценку) в письменной форме, чем в устной?



Оценка результатов

Да – 2 очка, иногда – 1 очко, нет – 0 очков.

Полученные очки просуммируйте и по классификатору определите, к какой категории вы относитесь.

30–32 очка. Вы явно некоммуникабельны, и это ваша беда, так как страдаете от этого не только сами, но и страдают близкие вам люди. Старайтесь быть общительней, контролируйте себя.

25–29 очков. Вы замкнуты, неразговорчивы, предпочитаете одиночество, новая работа и необходимость новых контактов выводят вас из равновесия. Вы знаете эту особенность вашего характера и недовольны собой, поэтому в вашей власти изменить в себе эти черты.

19–24 очка. Вы довольно общительны и в незнакомой обстановке чувствуете себя вполне уверенно. Однако с новыми людьми сходитесь с оглядкой, в спорах и диспутах участвуете неохотно.

14–18 очков. У вас нормальная коммуникабельность. Вы любознательны, охотно слушаете собеседника, достаточно терпеливы в общении с другими, отстаиваете свою точку зрения спокойно, в то же время не любите шумных компаний, а многословие вызывает у вас раздражение.

9—13 очков. Вы весьма общительны, любопытны, разговорчивы, любите высказываться по различным вопросам, знакомиться с новыми людьми, бывать в центре внимания, никому не отказываете в просьбах, хотя не всегда можете их выполнить. Чего вам не хватает – так это усидчивости, терпения и отваги при столкновении с серьезными проблемами. При желании это легко исправить.

0–8 очков. Вы, должно быть, «рубаха-парень». Общительность бьет из вас ключом, вы всегда в курсе всех дел, охотно принимаете участие во всех дискуссиях, охотно берете слово по любому поводу, беретесь за любое дело, хотя не всегда можете успешно довести его до конца. По этой причине коллеги и руководители относятся к вам с некоторой опаской и сомнениями. Ваша коммуникабельность носит болезненный характер. Вы говорливы, вмешиваетесь в дела, которые не имеют к вам никакого отношения, вольно или невольно часто бываете причиной разного рода конфликтов. Вы вспыльчивы, обидчивы, необъективны.Людям на работе и дома трудно с вами. Подумайте над этим.

Указание

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации его заместителями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Подготовка и оформление указаний производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «обязываю», «предлагаю».

Если указание содержит только разъяснения о порядке применения какого-либо нормативного документа, то слова «обязываю» и «предлагаю» могут быть опущены. В этом случае указание приобретает форму информационного письма.

Указание оформляется на общем бланке. Указания подписываются руководителем и его первым заместителем, другие заместители имеют право подписи по курируемым ими направлениям деятельности предприятия, если это право оговорено в каком-либо нормативном акте данного органа.

Если в этих документах даются указания по вопросам, которые курируются несколькими заместителями, то они подписываются руководителем предприятия или его первым заместителем.

Подписанные указания регистрируются и формируются отдельно от приказов. Регистрационный номер указания состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года и буквенного индекса «р». Буквенный индекс «и» проставляется в том случае, если указание приобрело форму информационного письма.

Пример указания

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УКАЗАНИЕ

от 28 апреля 2004г. N 1425-У

О ПОРЯДКЕ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ВАЛЮТНЫХ ОПЕРАЦИЙ

ПО СДЕЛКАМ МЕЖДУ УПОЛНОМОЧЕННЫМИ БАНКАМИ

На основании Федерального закона «О валютном регулировании и валютном контроле», Федерального закона «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» и решения Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 22 апреля 2004 года N 8) Банк России устанавливает следующее.

1. Без ограничений осуществляются следующие валютные операции по сделкам между уполномоченными банками, совершаемым ими от своего имени и за свой счет:

1.1. операции, отнесенные к банковским операциям в соответствии с законодательством Российской Федерации;

1.2. операции, связанные с исполнением обязательств по выплате иностранной валюты в соответствии с договорами поручительства и договорами залога, исполнение регрессных требований поручителей;

1.3. операции, связанные с приобретением у третьих лиц – уполномоченных банков, а также с уступкой третьим лицам – уполномоченным банкам за иностранную валюту требований исполнения обязательств в денежной форме;

1.4. операции, связанные с расчетами в иностранной валюте по договорам финансовой аренды (договорам лизинга);

1.5. операции с внешними ценными бумагами;

1.6. операции, связанные с осуществлением платежей в иностранной валюте по операциям с внутренними ценными бумагами и внешними ценными бумагами;

1.7. операции, связанные с привлечением денежных средств в иностранной валюте в виде кредитов;

1.8. операции, связанные с доверительным управлением денежными средствами;

1.9. операции, связанные с уплатой комиссионного вознаграждения (оплатой услуг уполномоченного банка) по операциям, указанным в подпунктах 1.1–1.8 настоящего Указания.

2. Валютные операции, не указанные в пункте 1 настоящего Указания, осуществляются уполномоченными банками в порядке, установленном для юридических лиц – резидентов, не являющихся уполномоченными банками, если иное не установлено Банком России.

3. Настоящее Указание подлежит опубликованию в «Вестнике Банка России» и вступает в силу с 18 июня 2004 года.

Председатель

Центрального банка

Российской Федерации

С.М.Игнатьев

Визитные карточки

Визитные карточки – это неотъемлемая часть этикета. Их широко используют бизнесмены, политические деятели, журналисты и другие лица деловых и общественных кругов при установлении и поддержании деловых и личных контактов.

Визитная карточка как бы заочно «представляет» своего владельца и «действует» от его имени.

Ушли в прошлое те времена, когда при знакомстве деловые партнеры доставали свои записные книжки и вносили туда необходимые сведения друг о друге: фамилию, имя, отчество, контактные телефоны и названия фирмы, где они работают.

Обычно, представившись, партнеры обмениваются визитными карточками. И сегодня трудно найти организацию, руководители и представители которой не имели визитных карточек. Они уже давно стали не прихотью организации, а жизненно необходимым атрибутом цивилизованной деловой жизни.

По этикету обмен визитными карточками начинается с самых высокопоставленных членов делегации. Первыми вручают визитки хозяева. Передавать их надо так, чтобы партнер сразу смог прочитать текст.

Для визитных карточек используется плотная бумага высокого качества. Размер, цвет и шрифт визитных карточек строго не регламентируются, и они обычно зависят от местной практики и вкуса владельца. Некоторые предпочитают иметь визитную карточку большого формата, другие, наоборот – небольшого.

Визитная карточка женщины (жены) обычно несколько меньше визитной карточки мужчины (мужа).

Наиболее распространенный размер визитной карточки для мужчин – 90x50 мм; для женщины – 80x40 мм.

Визитная карточка представляет ее обладателя, поэтому не следует пренебрегать такими «деталями», как шрифт, расположение текста на карточке, ее цвет.

Не помещайте на визитной карточке лишней информации.

Обилие различных телефонных номеров зачастую усложняет попытки дозвониться.

Визитки бывают разного назначения.

Деловая стандартная карточка содержит все необходимые реквизиты для продолжения контактов: фамилию, имя, отчество, место работы, должность, служебный телефон, телефакс, электронную почту.

Представительская карточка содержит фамилию, имя, отчество, название фирмы и должность, но на ней не указывается телефон и адрес. Такая карточка облегчает общение, но не означает намерения продолжать контакты с новым знакомым.

Карточка фирмы, организации, предприятия или отдела с указанием телефона, телефакса также применяется для представительских целей и используется на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении сувениров и подарков.

Полученные визитные карточки необходимо систематизировать по отраслям деятельности или алфавиту. Удобны для хранения карточек специальные визитницы или визиткарды.

Практика применения визитных карточек.

После состоявшегося знакомства первым оставляет свою карточку тот, чей ранг (чин, должность) ниже. При прочих равных условиях при оставлении карточки во внимание принимается возраст. Когда возникает сомнение, первым оставляет карточку тот, кто окажется более вежливым.

Визитная карточка может быть использована для заочного представления ее владельца. Визитной карточкой можно поздравить с тем или иным событием – днем рождения, праздником, продвижением по службе, передать благодарность. С визитной карточкой удобно послать цветы, подарок, книгу и т.д.

При посылке визитной карточки, в зависимости от конкретного случая, в ее левом нижнем углу пишутся (большей частью карандашом) следующие буквы латинского алфавита:

•p.f. – выражение поздравления (по любому поводу);

•р.г. – выражение благодарности;

•р.с. – выражение соболезнования;

•p.p. – заочное представление (вместо личного визита);

•р.р.с. – выражение прощания в связи с отъездом (вместо личного прощального визита).

В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с соответствующим лицом на визитной карточке, вместо приведенных выше условных букв, пишется обязательно в третьем лице:

• с наилучшими пожеланиями поздравляет с праздником весны;

• благодарит за внимание (в качестве ответа за присланный сувенир);

• выражает соболезнование по случаю;



• благодарит за поздравление и приглашение;

•  с наилучшими пожеланиями посылает фотоальбом на память.

В зависимости от конкретного случая возможны и другие надписи.

Рекомендуется по возможности написать несколько слов на карточке, чтобы не допустить возможности использования ее позднее каким-либо посторонним лицом в неблаговидных целях.

Если карточка оставляется лично, на конверте можно сделать надпись карандашом.

Если посылается по почте, то надпись делается чернилами.

Во Франции визитная карточка вручается лицу, занимающему более высокое положение. Французы придают большое значение образованию собеседника, поэтому рекомендуется на визитной карточке обязательно указать название оконченного высшего учебного заведения, особенно если оно пользуется хорошей репутацией. Также нужно проследить за правильным переводом текста карточки на французский язык.

Визитные карточки в Италии. В итальянской практике считается вполне нормальной ситуация, когда в результате кадровых перестановок вы заняли новое место и можете для завязывания полезных деловых связей воспользоваться накопленным вашим предшественником каталогом визитных карточек.

Выступление руководителя

Правила построения ораторской речи.

Логические аспекты выступления изучены и разработаны достаточно глубоко, и с ними можно познакомиться в специальной литературе. Приведем несколько практических советов, которые следует помнить и которыми необходимо руководствоваться во время выступления:

1)будьте последовательны в своей речи. Не переходите к следующему пункту выступления, пока не закончите предыдущий. Многократное возвращение к недосказанному производит крайне неблагоприятное впечатление;

2) начинайте выступление с наиболее существенных положений, оставляя на конец частное и второстепенное. Не тратьте время на то, что не является необходимым, без чего можно обойтись в выступлении;

3) не повторяйтесь. Если считаете необходимым повторить сказанное, оговорите это специально. Дайте понять, что это намеренное повторение;

4) не уходите в сторону от обсуждаемого вопроса; не отвлекайтесь на посторонние, малозначимые для сути дела проблемы, факты, сведения, примеры и т. п.;

5) в конце выступления обобщите сказанное и сделайте выводы.

Готовя выступление, следует учитывать основные логические законы.

Закон тождества. Всякая мысль в процессе рассуждения должна быть тождественна самой себе. Этот закон требует, чтобы в выступлении данная мысль о каком-либо предмете, событии должна иметь определенное устойчивое содержание, сколько бы раз и в какой бы форме к ней ни возвращались.

Закон непротиворечия. Два несовместимых друг с другом суждения не могут быть одновременно истинными: по крайней мере одно из них необходимо ложно.

Закон исключенного третьего. Утверждение и его отрицание не могут быть одновременно ни истинными, ни ложными, одно из них необходимо истинно, другое – необходимо ложно, если в выступлении сформулировано какое-то положение в виде высказывания, а затем – его отрицание, то одно из этих высказываний будет истинным, а другое – ложным.

Закон достаточного основания. Всякая мысль придается истинной, если она имеет достаточное основание.
Поскольку наши суждения, высказывания могут быть истинными или ложны, то, утверждая истинность высказывания, следует дать обоснование этой истинности.

На основе логических законов, которые носят формальный характер, фиксируют формальную правильность различных интеллектуальных операций в чистом виде, складываются конкретные правила, рекомендации, инструкции, предусматривающие достижение вполне определенного необходимого результата в практической деятельности. Так, на основе закона непротиворечия может быть сформулировано правило: не использовать противоречивые высказывания. Поэтому говорят не просто о законах логики, а о законах и правилах логики

Следует иметь в виду, что логика выступления является лишь составной частью более общей системы приемов, называемой системой аргументации, которая используется в воздействующей, убеждающей речи. Система аргументации включает в себя «способы обоснования и опровержения убеждений, зависимость этих способов от аудитории и обсуждаемой проблемы, своеобразие обоснования в pазных областях мышления и деятельности, начиная с естественных и гуманитарных наук и кончая идеологией, пропагандой и искусством и др.». Типовые ситуации в ораторском выступлении порождают типовые схемы аргументации. Не все из них в логическом отношении являются верными.

Укажем на наиболее часто встречающиеся ошибки:

1. Неполная аналогия. Приводя умозаключение по аналогии, помните, что аналогия не всегда бывает полной. Утверждение «процесс работы над текстом устного выступления аналогичен процесса написания статьи» верно лишь отчасти: есть много общего между написанием статьи и созданием текста устного выступления, но есть и существенные различия. Полной аналогии здесь нет.

2. Отождествление временной последовательности событий с их причинной связью. Временная последовательность событий не всегда да подразумевает наличие между ними причинно-следственных отношений. Если предприятие оказалось банкротом после внесения изменений в налоговое законодательство, это не означает, что они оказались причиной банкротства: такая зависимость может быть, но может и отсутствовать.



3. Квазилогические рассуждения. «Я не против, когда кто- то решает служебные дела по личному телефону, значит, они тоже не должна быть против, когда я звоню им, домой по служебному делу».

4. Ошибки объединения. «Эта газета для бездомных, следовательно, ее выпускают лица без определенного места жительства».

5. Ошибки разъединения. «Совет директоров компании исчерпал свои возможности, следовательно, люди, в него входящие тоже исчерпали свои возможности.

Методы изложения материала.

Индуктивный метод – изложение материала от частного к общему. Выступающий начинает речь с частного случая, а затем подводит слушателей к обобщениям и выводам. Этот метод нередко используется в агитационных выступлениях.

Дедуктивный метод – изложение материала от общего к частному. Оратор в начале речи выдвигает какие-то положения, а потом разъясняет их смысл на конкретных примерах, фактах. Широкое распространение этот метод получил в выступлениях пропагандистского характера.

Метод аналогии – сопоставление различных явлений, событий, фактов. Обычно параллель проводится с тем, что хорошо известно слушателям. Это способствует лучшему пониманию излагаемого материала, помогает восприятию основных идей, усиливает эмоциональное воздействие на аудиторию.

Концентрический метод – расположение материала вокруг главной проблемы, поднимаемой оратором. Выступающий переходит от общего рассмотрения центрального вопроса к более конкретному и углубленному его анализу.

Ступенчатый метод – последовательное изложение одного вопроса за другим. Рассмотрев какую-либо проблему, оратор уже больше не возвращается к ней.

Исторический метод – изложение материала в хронологической последовательности» описание и анализ изменений, которые произошли в том или ином лице, предмете с течением времени.

Использование различных методов изложения материала в одном и том же выступлении позволяет сделать структуру главной части речи более оригинальной, нестандартной.

Этапы подготовки ораторской речи.

Подготовка к любому выступлению начинается с определения темы речи.


При этом возможны различные ситуации. Иногда предлагают выступить на определенную тему, т. е. тема речи является заданной. В этом случае оратору необходимо ее конкретизировать, уточнить.

Выбрав тему, надо подумать о ее формулировке. Название речи должно быть ясным, четким, по возможности кратким. Оно должно отражать содержание выступления и обязательно привлекать внимание слушателей. Удачная формулировка темы выступления определенным образом настраивает аудиторию, готовит ее к восприятию будущей речи.

Приступая к подготовке речи, необходимо определить цель выступления. Говорящий должен ясно представлять, для чего, с какой целью он произносит речь, какой реакции слушателей добивается.

Следующий этап подготовки публичного выступления – подбор материалов для ораторской речи. В методической литературе определены основные источники, из которых можно черпать новые идеи, интересные сведения, факты, примеры, иллюстрации для своей речи. К ним относятся:

1) официальные документы;

2) научная, научно-популярная литература;

3) справочная литература: энциклопедии, энциклопедические словари, словари по различным отраслям знаний, лингвистические словари (толковые, иностранных слов, орфоэпические, орфографические, синонимов и др.), статистические сборники, ежегодники по различным вопросам, таблицы, библиографические указатели;

4) художественная литература;

5) статьи из газет и журналов;

6) передачи радио и телевидения;

7) результаты социологических опросов;

8) собственные знания и опыт;

9) личные контакты, беседы, интервью;

10) размышления и наблюдения.

Чтобы выступление получилось содержательным, лучше использовать не один источник, а несколько.

На этом этапе подготовки к выступлению формируется необходимый для оратора навык отбора литературы:

1) припоминание ранее читаемой литературы по теме выступления;

2) просмотр личной библиотеки или каталога;

3) просмотр каталогов в библиотеке;

4) просмотр в последних номерах журналов перечня опубликованных за истекший год статей;



5) просмотр библиографических изданий (летописей книг, журналов и т. п.);

6) просмотр справочников.

Важнейший этап подготовки ораторской речи – изучение отобранной литературы. Из книг, журналов, газет выбирается то, что можно будет использовать в речи.

Во время чтения важно уметь осмыслить содержание прочитанного, соединить его с теми знаниями, которые были получены ранее. Это помогает анализировать и систематизировать материал, делать необходимые выводы.

При подготовке к лекции, докладу нужно обязательно делать соответствующие записи прочитанного.

Работать с книгой нужно систематично и последовательно, а не урывками, от случая к случаю.

Чтение литературы по теме выступления, накопление карточек с интересными высказываниями, примерами, цитатами, статистическими данными – трудоемкий этап подготовки публичного выступления, требующий много времени. Но вместе с тем именно этот этап во многом определяет успех будущего выступления: оратор получает и расширяет свои знания, связанные с предметом речи; критически осмысливает материал; выясняет основные проблемы, возникающие при освещении данной темы.

Как отвечать на вопросы.

Типы вопросов:

1) нейтральные, требующие обычно информации или пояснения.

2) дружеские, изменяющие отношение к сказанному (например, «Я согласен с тем, что вы сказали, но что мы можем сделать?»)

3) антагонистические (враждебные). Обычно являются прологом к спору или несогласию с тем, что высказали («Вы имеете в виду, что…»)

Помните!

При ответах на вопросы учитывайте следующее:

1) не делайте высокомерного вида. Отвечайте на вопросы скромно и точно. Если вы отнесетесь к спрашивающему с надменностью, можете настроить против себя всю аудиторию;

2) отвечайте на нейтральные и дружеские вопросы, просто давая информацию;

3) покажите задающим враждебные вопросы, что понимаете, почему они так ко всему относятся, что вы не имеете ничего против них лично и что хотели бы найти с ними общий язык. Пусть вводной частью к вашему ответу будет, например, такая фраза: «Я знаю, что с этими фактами трудно смириться, но есть доказательства.


Можно мне повторить их для вас?»;

4) внимательно выслушайте вопрос;

5) повторите или перефразируйте вопрос, чтобы убедиться в том, что вы его поняли, и чтобы каждый слушатель его услышал;

6) определите термины, как из вопросов, так и те, которые вы будете использовать в ответе;

7) если нужно, разделите вопрос на несколько частей и отвечайте на каждую по отдельности;

8) отвечайте кратко и по существу. Старайтесь говорить правду. Не вводите ничего нового;

9) если спрашивающий перебивает, сделайте паузу и дайте ему закончить, затем продолжайте свой ответ. Не позволяйте ему отвлечь вас от сути ответа. Если человек продолжает перебивать, не завязывайте спор. Постарайтесь закончить свой ответ. Ваши слушатели заметят грубость оппонента и встанут на вашу сторону;

10) если вы ответили на вопрос, а его продолжают задавать снова, спросите слушателей, ответили ли вы достаточно полно. Если ответ будет утвердительным, переходите к следующему вопросу;

11) ответ давайте только на один вопрос. Если спрашивающий задает несколько вопросов в одном, спросите его, какой является главным и отвечайте на него. Наиболее полно отвечайте на вопрос, в котором чувствуете себя наиболее уверенно;

12) если вопрос содержит ложную информацию (например, «Ваша компания увольняет персонал…») исправьте этот факт, а затем отвечайте. Так как вы имели дело с ошибочным материалом, дальнейших вопросов обычно не возникает;

13) связывайте ответы со своей речью (например, «Как я уже сказал…»);

14) если вопрос спорный, отвечайте на него прямо, отстаивая свою точку зрения;

15) не позволяйте задающему вопрос прочитать речь. Остановите его и спросите, в чем заключается вопрос;

16) если кому-то трудно сформулировать вопрос, помогите ему;

17) избегайте жаргона, специфических терминов и сокращений;

18) не позволяйте другим вставлять в вашу речь слова или пытаться прочитать ваши мысли (например, «Тогда вы полагаете…»). Сформулируйте то, что сказали снова.Сделайте это понятно;

19) не делайте поспешных обещаний;

20) не позволяйте одному или двум слушателям монополизировать время, отведенное для вопросов.

В случае негативной реакции слушателей на выступление, не рекомендуется:

1) спорить;

2) пытаться взывать к логике или здравому смыслу (эмоции им не подчиняются);

3) советовать или указывать, что они должны делать и как надо себя вести;

4) приказывать;

5) высмеивать;

6) стыдить;

7) не принимать их в расчет, игнорировать их интересы, продолжая «гнуть свою линию»;

8) спрашивать о мотивах их поведения;

9) отвечать на атаку противодействием;

10) играть на нервах.

Взаимоотношения с посетителями

Работа секретаря предполагает многочисленные контакты с людьми. Умение взаимодействовать с людьми различного социально-психологического уровня – важное качество профессионального секретаря.

Секретарь является первым человеком, с которым встречается посетитель. От того, какое впечатление у него сложится от беседы с секретарем, зависит его отношение к организации в целом, в частности, станет ли он корпоративным клиентом или нет. Поэтому профессиональный секретарь должен знать правила, приемы и секреты делового общения, должен уметь устанавливать контакты.

Чтобы иметь верное представление о человеке, нужно, во-первых, уметь наблюдать, во-вторых – по возможности исключать ошибки восприятия.

На восприятие значительно влияет состояние самого человека в момент общения с партнером. Раздражение, усталость и даже радостное возбуждение – плохие помощники. Расстроенный человек видит мир через «черные» очки, радостный – через «розовые». Оценка может быть необъективной также из-за пристрастного отношения к партнеру.

Восприятие внешнего вида и поведения человека также зависит от усвоенных в детстве и юности этических, эстетических и социокультурных норм и правил, представлений о том. «что такое хорошо и что такое плохо».

И наконец, восприятие другого человека зависит от нашего представления о себе. Например, неуверенный в себе начальник активное поведение подчиненного может воспринимать как проявление вызова, угрозу своему влиянию. Таким образом, восприятие другого человека в значительной степени зависит от установок, то есть от неосознаваемой предрасположенности воспринимать и оценивать качества других людей.

Психологи различают три типа установки па восприятие другого человека: позитивная, негативная и адекватная.

Существует ряд установок, в основе которых лежат типичные искажения представлений о другом человеке. К ним относится целый ряд эффектов, описанные Круглянской Л.Я. в «Настольной книге секретаря».

Взаимоотношения с руководителем и со служивцами

В трудовом коллективе секретарь является лицом, наиболее приближенным к руководителю, и поэтому от того, как будут складываться отношения с ним, зависит многое: успех трудовой деятельности, удовлетворение от работы, психологический микроклимат в коллективе и т.п.

Положение секретаря в организации особенное. Секретарь не только упорядочивает рабочий день шефа, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения шефа до подчиненных.

Секретарю необходимо следить за тем, чтобы сообщаемая им служебная информация воспринималась однозначно. При ее передаче руководителю следует быть четкой и краткой. Нельзя пересказывать другим то, что вам рассказали в личной беседе. Вместе с тем, услышав что-либо неблагоприятное для компании, ее персонала и предполагая, что босс может что-то предпринять, чтобы исправить ситуацию, она сочтет своим долгом сообщить ему. Это ее работа – поддерживать информированность руководителя.

Взаимоотношения секретарь-руководитель – это один из важнейших и наиболее частых деловых контактов в системе межличностного общения секретаря. Секретарь является первым помощником руководителя, он оказывает помощь в своевременном выполнении намеченных на тот или иной период мероприятий, выполняет вспомогательно-технические операции, готовит необходимую корреспонденцию и информацию, регулирует телефонные звонки и потоки посетителей, по просьбе руководителя подает ему и его гостям чай или кофе.

Специалисты для создания идеальных отношений между руководителем и его секретарем рекомендуют обладать следующими качествами:[7]

1. Секретарь не должен допускать ошибок в любом документе, тем самым освобождая своего руководителя от необходимости проверять каждый документ.

2. Секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствии руководителя.
Руководителю, в свою очередь, необходимо постоянно информировать секретаря о всех делах, чтобы он мог максимально помочь ему.

3. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д.

4. Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимопонимание достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.

Для помощи руководителю секретарь не может довольствоваться сугубо служебной, деловой информацией о своем шефе. Для выполнения задач, которые ставит перед ней профессия, требуется изучение, знание его личности, циклов его настроений, подъема и спада энергии, рабочие и иные привычки. В своем понимании его характера и его дел секретарь может преуспеть настолько, что оказывается способным предвосхищать многое из того, что ему еще только будет поручено.

Помните!

Никогда не критикуйте шефа на людях и не обсуждайте его с сотрудниками.

Для успеха в работе важно уметь держать определенную дистанцию в отношениях с руководителем.

С первых рабочих дней выберите правильную манеру общения с руководителем. Обращение на «вы» и по имени-отчеству поможет вам держать дистанцию и в критической ситуации достойно выйти из положения.

Психологи выделяют несколько видов руководителей и стилей их руководства, то есть способов и методов воздействия на подчиненных. Для выработки тактики и стратегии взаимодействия с руководителем секретарь должен быть знаком с ними.

Авторитарный стиль. Для него характерно жесткое единоличное принятие руководителем всех решений («минимум демократии»), жесткий постоянный контроль за выполнением решений с угрозой наказания («максимум контроля»), отсутствие интереса к работнику как к личности. За счет постоянного контроля этот стиль управления обеспечивает вполне приемлемые результаты работы, если оценивать их непсихологическими критериями – прибыль, производительность и т. д.


Но в этом стиле руководства недостатков больше, чем достоинств. К ним относится большая вероятность ошибочных решений, подавление инициативы и творчества подчиненных, замедление нововведений, застой, пассивность сотрудников, неудовлетворенность людей своей работой, своим положением в коллективе, неблагоприятный психологический климат («подхалимы», «козлы отпуения», интриги). Все это обусловливает повышенную психологически-стрессовую нагрузку, вредно для психического и физического здоровья. Подобный стиль управления целесообразен и оправдан лишь в критических ситуациях (аварии, боевые военные действия и т. п.).

Демократический (или коллегиальный) стиль управления основывается на обсуждении проблемы, учете мнений и инициатив сотрудников («максимум демократии»). Выполнение принятых решений контролируется и руководителем, и самими сотрудниками («максимум контроля»). Руководитель проявляет интерес и доброжелательное внимание к личности каждого сотрудника, учету его интересов, потребностей, особенностей. Демократический стиль является наиболее эффективным, так как он обеспечивает большую вероятность правильных взвешенных решений, высокие производственные результаты труда, проявление сотрудниками инициативы, активности, удовлетворенность людей своей работой, благоприятный психологический климат и сплоченность коллектива. Однако реализация демократического стиля возможна при высоких интеллектуальных, организаторских и психологически-коммуникативных способностях руководителя.

Либеральный (или анархический, или попустительский) стиль руководства характеризуется, с одной стороны, «максимумом демократии» (все могут высказывать свои позиции, но реального учета, согласования позиций не проводится), а с другой – «минимумом контроля» (даже принятые решения не выполняются, нет контроля за их реализацией, все пушено на «самотек»). Вследствие этого результативность труда обычно низкая. Люди не удовлетворены своей работой и руководителем. Психологический климат в коллективе неблагоприятный – нет никакого сотрудничества, нет стимула добросовестно трудиться, направления в работе складываются согласно интересам отдельных лидеров подгруппы.


Возможны скрытые и явные конфликты. Идет расслоение на конфликтующие подгруппы. При таком стиле управления есть опасность, что руководитель вовсе устраняется от дел, передавая их в руки «выдвиженцев», которые от его имени управляют коллективом, применяя при этом все более и более авторитарные методы. Сам он при этом лишь делает вид, что власть находится в его руках, а на деле все больше и больше становится зависимым от своих добровольных помощников.

Непоследовательный (алогичный) стиль управления проявляется в непредсказуемом переходе руководителя от одного стиля к другому (то авторитарный, то попустительский, то демократический, то вновь авторитарный и т. п.). Такая непоследовательность руководства обусловливает крайне низкие результаты работы, рост конфликтов и проблем. Возможно несовпадение формы и содержания действий руководителя. Например, внешне используется форма демократического стиля управления (демонстрация внешнего расположения, вежливости к подчиненным, обсуждение проблем), но в действительности имеет место осуществление руководителем только единоличных решений (маскировка авторитарного руководителя под «демократического»).

На практике чаще встречаются смешанные типы руководителя, поэтому методы «борьбы» с руководителем надо использовать в зависимости от ситуации.

Д. Кэйрси была предложена классификация, в основу которой положены психологические качества руководителей. Выделенным в ней типам он присвоил имена героев древнегреческого эпоса.

«Этиметей» (брат Прометея, отличавшийся недалеким умом) пытается учесть все детали, надежен, склонен к бюрократизму и формализму, стремится к стабильности, консервативен, придерживается традиций, не любит риска.

«Дионис» гибок, мгновенно реагирует на ситуацию, успешно действует в условиях риска и опасности. В то же время не способен выполнять рутинную работу, подчиняться регламентам, составлять и последовательно реализовывать планы.

«Прометей» стремится к разработке и осуществлению глобальных стратегий, ориентирован на результат, чрезвычайно погружен в работу, не расслабляется и требует того же от подчиненных, не любит общаться с малоинтересными людьми.



«Аполлон» предпочитает неформальные отношения, стремится решать не только организационные, но и личные проблемы подчиненных, великодушен и дружелюбен.

Типология руководителей по их отношению к окружающим дал М. Эйхбергер.

Деспот. Авторитарен, постоянно компрометирует своих подчиненных в глазах окружающих, причиной чего могут быть одиночество, неуверенность в себе или излишняя требовательность. С таким руководителем нельзя спорить без «железных» аргументов. Лучше ему подыгрывать, на словах подчеркивая его значимость, но делать по-своему или, не показывая обиды, уйти.

Патриарх. Профессионал, твердо уверен в том, что только он один знает все, и поэтому от подчиненных ожидает беспрекословного повиновения. Свои идеи ему нужно представлять как разумное развитие его мыслей, как можно чаще просить его помощи и совета. Привлечь внимание можно активностью и более высоким профессионализмом, чем того требует работа.

Несмотря на авторитарность, патриарх пользуется признанием и даже любовью в коллективе, поскольку знает проблемы сотрудников и помогает их решить.

Борец-одиночка. Отгораживается от окружающих секретаршей и непроходимыми дверями, неохотно делится информацией, даже нужной для дела, избегает контактов. Не любит длинных разговоров, особенно по поводу мелочей (поэтому деловые предложения лучше представлять в письменном виде), обсуждения своих решений и критики в собственный адрес. Его внимание можно привлечь усердной работой, просьбой оценить ее результаты и спокойным отношением к успеху.

Железная леди. Холодна, авторитарна, самоуверенна, чувствует свою силу, отвергает обсуждение проблем как неэффективный способ их решения. Не допускает неподчинения, не скупится на наказания недобросовестных работников. Привлечь внимание можно, показав наглядно свои деловые и профессиональные успехи, честолюбие, решительность, уверенность.

Старшая сестра. Практикует «женский стиль» руководства, дискуссии и коллективное творчество, ценит у сотрудников наличие командного духа, оказывает им покровительство и помощь, ожидая в ответ эффективной работы.


Как сильная личность предпочитает таких же коллег, не терпит лени, интриг, перекладывания ответственности на других. Таким образом придает значение как деловой, так и социальной компетентности. Привлечь внимание можно новыми идеями и предложениями, рассказом о своем опыте.

Дилетант. Занимает место благодаря не знаниям и опыту, а связям. Его слабость как руководителя может вызвать появление неформального лидера, легко завоевывающего влияние, для подавления которого будут использованы любые возможности. Жаловаться на него бессмысленно, ибо его поддерживают наверху, а привлекать его внимание бесполезно, так как он ни в чем не разбирается.

С первого дня вашей работы в офисе установите контакт не только с руководителем, но и с сотрудниками.

После того как шеф представил вас, знакомьтесь с сотрудниками, запишите или запомните их имена-отчества. Имя человека – для него самое важное слово на свете!

Постарайтесь выяснить «кто есть кто», чтобы невольно не попасть в немилость к тому, кто имеет большое влияние на вашего начальника, хотя, может быть, и не занимает высокий пост.

Секретарь – стержневое звено «команды». У нее устанавливаются и в дальнейшем поддерживаются контакты не только с ближайшим окружением, но и с большинством служащих. Поэтому она должна служить образцом, эталоном хороших манер, а хорошие манеры служат залогом слаженной «командной игры» всего персонала офиса.

Вежливым и внимательным следует быть со всеми сотрудниками, даже теми, кто сегодня в немилости. Именно секретарю приходится сообщать сотрудникам «волеизъявление» начальника, далеко не всегда приятное. В таких ситуациях нужно быть деликатным и сохранять нейтральную позицию, доводя до сотрудников негативную информацию. Вам помогут фразы: «Мне очень жаль, но….», «К сожалению, я должна вам сообщить…»

В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, от искусства ведения деловой беседы.



Иногда возмущенный или обиженный сотрудник выплескивает весь негатив не на руководителя, а на секретаря, настаивает наличном разговоре с начальником, и немедленно. Нужно быть к этому готовым и уметь сказать «нет», но вполне корректно: «К сожалению, сейчас трудно что-либо изменить…», «Возможно, в чем-то вы правы, но…», «Очень жаль, но время упущено…».

Если коллеги по работе приходят к вам за советом по личным вопросам, значит, у вас очень хорошие отношения с ними, более того, они ценят ваше мнение и доверяют вам. Когда вам говорят о своих бедах, имейте терпение и выслушивайте коллег до конца, даже если проблема вам кажется нелепой и смешной. Ведь для того, кто к вам пришел с ней, она очень важна.

Правила деловых отношений с сослуживцами

• искренне интересуйтесь другими людьми;

• если Вы хотите воздействовать на них, не вызывая чувства обиды, начинайте с похвалы и искреннего признания их достоинств;

• указывайте на ошибки других не прямо, а косвенно;

• говорите о том, что интересует Ваших собеседников, и умейте внимательно их слушать;

• внушайте Вашим собеседникам сознание их значимости и делайте это искренне, создайте людям хорошую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;

• сначала говорите о собственных ошибках, а затем критикуйте сослуживцев;

• добивайтесь того, чтобы люди были готовы сделать то, что Вы предложите;

• научитесь помогать людям, делая это ненавязчиво, но в то же время так, чтобы было понятно – Вы оказываете им любезность

• будьте пунктуальны и не забывайте о своих обязанностей и обещаниях сослуживцев.

Психологи выделяют несколько психологических типов поведения людей. Рассмотрим некоторые из них.

Рассказчик. Ему непременно нужно сообщить Вам все мельчайшие подробности того, что произошло с ним накануне. Можно просто усесться поудобнее и насладиться повествованием «рассказчика». Проявляйте сочувствие, поддержку, не осуждайте его, однако не теряйте бдительности. Ведь в беседе с другими «рассказчик» может изложить какие-то личные или служебные подробности из Вашей жизни.



Ударник. Работает «как проклятый». Отнеситесь к этому сочувственно и выразите восхищение их преданностью делу. Только не пытайтесь доискаться причин такого одностороннего взгляда на жизнь, ибо для тех, кто страшится общения с людьми и свободного времени, труд представляет собой скрытую форму защиты.

Любитель решать все с ходу. Человек этой категории, в противоположность «ломаке», должен непременно принять решение к концу встречи. Если Вы намерены и дальше иметь с ним дело, а от окончательного решения сейчас хотели бы уклониться, сделайте какой-то конкретный шаг, например, скажите: «Я позвоню в понедельник». Чтобы закрыть вопрос так или иначе. Ваш партнер может вынудить Вас ответить «да» или «нет», просто чтобы покончить с данной темой. Пусть прозвучит и то, что Вы смотрите на дело иначе: «Давайте все-таки не будем ставить сейчас последнюю точку, отложим это еще на пару дней (недель)».

Разведчик. Это тот, кто, прикрываясь вниманием и заботой о Вас, выуживает какие-то сведения, а сам ничего взамен не сообщает, а если и выдает какую-то информацию, она часто оказывается ложной или к делу не относящейся. Факты и мнения, которыми Вы делились, «разведчик» способен использовать против Вас как в Вашей организации, так и в конкурирующей. Остерегайтесь каждого, кто задает слишком много вопросов. В этом случае целесообразно просто сменить тему разговора.

Наставник. В противоположность «разведчику», «наставник» действительно заботится об успехах ближнего, часто даже в ущерб себе. Если Вам удастся распознать и приветить подобного человека в какой-либо деловой ситуации. Вы можете извлечь большую пользу для себя, потому что «наставник» сведет Вас с другими людьми, которые также сумеют помочь Вам в данной ситуации. Как же опознать «наставника»? Первый признак – слова «а вот я Вас научу» или «я Вам подскажу», или то, что человек использует ради Вас свои связи, приговаривая что-то вроде: «Давайте-ка я Вас отведу к такому-то».

Ломака. Таким людям, прежде чем принять какое-либо решение, нужно, чтобы их долго обхаживали.


При первой встрече ни в коем случае не требуйте от них ответа «да» или «нет» на конкретное предложение. С такими людьми лучше встретиться несколько раз, чтобы между встречами проходило некоторое время, нежели пытаться вытянуть ответ сразу.

Хвастун. Вам придется терпеливо выслушивать рассказы обо всех победах и достижениях «хвастуна» на личном фронте и профессиональном поприще. Лучше всего дать «хвастуну» нахвастаться вволю. А когда он иссякнет, перейдите к делу, которым предстоит заниматься. Чтобы поднять заниженную самооценку «хвастуна», расточайте ему похвалы на протяжении всей встречи, но не слишком нарочито.

Везунчик. Это человек, который уже достиг чего-то такого, чего пока не удалось другому участнику (или участнице) встречи и теперь испытывает потребность всем поведать эту историю, не спрашивая, хотят ли они это слушать или нет. Люди, пересказывающие историю своего взлета, хотят во что бы то ни стало поделиться и научить других, поэтом) Вы должны спокойно слушать и. возможно, даже почерпнуть что-то полезное для себя.

Нытик. Независимо от того, как идут его дела, он всегда живет своими и чужими неприятностями. Если, общаясь с подобным субъектом, Вы будете выглядеть излишне бодрым и довольным, то это может привести его в настоящую ярость. Поэтому терпеливо слушайте и соглашайтесь, что в жизни порой приходится бороться. При этом вовсе не обязательно выглядеть столь же побитым и загнанным, как «нытик».

Доморощенный психолог. Этому надо непрерывно анализировать все, что Вы ни скажете или ни сделаете. Не подумайте, что это касается только Вас. Тем не менее такому человеку нужно подтверждение его домыслов. Поэтому подыграйте «доморощенному психолог)», сказав что-нибудь в таком духе: «До чего Вы проницательны!» или «Как тонко Вы смотрите на вещи! Да. Из Вас бы вышел настоящий психолог!»

Озабоченный. С ним надо быть особенно осторожным. Избегайте сказать ему что-нибудь такое, что он может превратно истолковать, как подтверждение своих фантазий. Старайтесь не употреблять каких бы то ни было выражений с сексуальным подтекстом, слов и фраз, связанных с половой сферой, и намеков на какие-то личные моменты.Иначе Ваш собеседник решит, что Вы одобряете его манеру поведения. Придя на встречу с Вами, он готов говорить на излюбленную тему. А Ваша обязанность – исключить ее из повестки дня.

Манипулятор. Внимательно следите за этим человеком. Ему надо во что бы то ни стало владеть ситуацией. Он способен навязать свою волю во всем, пытается манипулировать любой фразой, любой ситуацией. Сохраняйте спокойный и приветливый тон. Ведь Вы проникли в его немудреную тактику.

Знание основных причин манипулирования и понимание стратегической линии поведения «манипуляторов» позволяет не только распознавать их, но и предвидеть поступки, а следовательно, избежать участи их жертв.

Заявление о приеме на работу

Заявление о приеме на работу – это документ, содержащий просьбу соискателя, успешно прошедшего этап отбора, о приеме на работу (на конкретную должность, для исполнения строго определенной работы или трудовой функции). Функциональное назначение рассматриваемого документа состоит в инициации процедуры документального оформления приема вновь нанятого работника на предприятие.

Подготовка заявления производится лично соискателем в соответствии с установленной предприятием формой (образцом). Заявление в обязательном порядке визируется руководителем того структурного подразделения, в котором вновь нанимаемый работник будет непосредственно работать (выполнять порученную ему трудовую функцию), а также руководителем кадрового органа предприятия.

Содержание заявления о приеме на работу формулируется таким образом, чтобы из него ясно следовало:

1)на какую должность просит принять его заявитель;

2) начиная с какого дня заявитель намерен приступить к работе по указанной должности;

3) ознакомлен ли заявитель с общими условиями найма на указанную должность.

Структурно заявление состоит из одного абзаца, включающего, в свою очередь, одно-два предложения.

Оформление документа осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003 и предполагает наличие таких реквизитов, как:

1) адресат (в данном случае – должностное лицо, к компетенции которого отнесены вопросы приема на работу)(15);

2) наименование вида документа (10);

3) текст документа (20);

4) подпись (22);

5) визы согласования документа (24);

6) резолюция (17);

7) отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

Пример заявления о приеме на работу

Заявление на работу

Заявления

Заявление – это документ, адресованный руководителю организации или должностному лицу, и содержащий просьбу работника.

Заявление пишется, как правило, от руки, в произвольной форме, на стандартном листе формата А4 или на трафаретном бланке организации.

В заявлении указывают:

1) адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации);

2) наименование вида документа;

3) дату;

4) текст и проставляют личную подпись.

В дальнейшем на заявление руководитель наносит резолюцию и отметку об исполнении документа, после чего документ направляется в дело.

В заявлении о приеме на работу должен быть указан адрес проживания работника.

На заявлении работника ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. Затем заявление поступает в отдел кадров или работнику, ведущему документы по кадрам, после чего издается приказ о приеме на работу.

В заявлении сотрудника о переводе на другую работу указывается должность, занимаемая на данный момент, а в тексте – причины перевода.

Функциональное назначение заявления заключается в инициировании конкретных управленческих действий, обеспечении их законности.

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А.П. Игнатьеву

Заявление

Прошу принять меня в структурное подразделение бухгалтерия на должность Заместителя главного бухгалтера с 16 января 2006 года.

13 января 2006 Самсонова Н.И.

Если в заявлении содержится просьба о предоставлении отпуска (учебного, по беременности и родам, по уходу за членом семьи и т. п.), то должны содержаться указания на соответствующие документы – справку с места учебы, больничный лист, справку из поликлиники и т. д. Документы представляются вместе с заявлением.

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А.П. Игнатьеву

26.04.2005

Прошу предоставить мне очередной учебный отпуск с 03.06.2005 по 28.06.2005. Справка-вызов из Государственного Экономического университета прилагается.

Подпись

Образец заявления в суд

В __________ районный суд

Истец: __________________

_________________________

наименование, адрес)

Ответчик: _______________

_________________________

(наименование, адрес)

ВСТРЕЧНОЕ ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

об устранении препятствий к общению с ребенком и определении порядка общения с ребенком

«__» ___________ ____ г. между мной и ответчицей по данному делу – __________________ (Ф.И.О.) был зарегистрирован брак. От данного брака у нас имеется общий несовершеннолетний ребенок – ___________ (Ф.И.О.). Сейчас ему _________ (указать возраст).

С «__» _________ ____ г. брачные отношения между мной и ответчицей фактически прекращены, общее хозяйство не ведется. Ребенок проживает вместе с матерью.

В «__» _____________ ____ г. ответчица подала в _________ районный суд исковое заявление о расторжении брака и взыскании алиментов на содержание ребенка. До настоящего времени указанное исковое заявление находится в производстве указанного суда (дело No. _______) и решение по нему не вынесено. Я являюсь ответчиком по этому делу. В соответствии со статьями 137, 138 ГПК РФ ответчик вправе до принятия судом решения предъявить к истцу встречный иск для совместного рассмотрения с первоначальным иском. Встречное исковое заявление принимается судьей, если между ним и первоначальным исковым заявлением имеется взаимная связь и их совместное рассмотрение приведет к более быстрому и правильному рассмотрению споров. В данном случае сложилась именно такая ситуация.

Дело в том, что согласно статье 24 Семейного кодекса РФ при рассмотрении дела о расторжении брака должно быть определено, с кем из родителей останется ребенок. Как уже указывалось выше, наш сын проживает со своей матерью, ответчицей по данному делу. Ответчица, пользуясь этим, с «__» ______ ____ г. и по настоящее время препятствует моим встречам с нашим ребенком и участию в его воспитании. Тем самым ответчица нарушает мои права как отца ребенка.

Поэтому на основании вышеизложенного, а также в соответствии со статьями 61, 63, 66, 67 СК РФ и статьями 137, 138 ГПК РФ,



ПРОШУ:

1.  Обязать ответчицу не чинить препятствий к общению истца – _______________ (Ф.И.О.) с несовершеннолетним – ____________ (Ф.И.О.).

2. Определить следующий порядок общения отца с ребенком: _____________________________________________________________________. (Вариант: ответчица обязуется предоставить возможность истцу встречаться с ребенком __ дней в неделю: __ дней в будние дни (_____ – указать, в какие) и в __________. В будние дни ответчица предоставляет возможность общаться отцу и бабушке с ребенком вечером (утром) с _____ по ____ часов ________________ (где именно), а в субботу предоставляет возможность отцу забирать ребенка на весь день с ____ до ____ час.

Кроме того, ответчица обязуется предоставлять возможность отцу по его просьбе проводить отпуск вместе с ребенком, для чего обязуется оформлять все необходимые документы.

Также ответчица обязуется решать вопросы, касающиеся обучения, воспитания их ребенка – _________________ (Ф.И.О.), и иные аналогичные вопросы совместно с истцом).

Приложения:

1. Копия искового заявления.

2. Квитанция об оплате госпошлины.

3. Копия свидетельства о заключении брака.

Истец: __________________

«__» _____________ ____ г.

---

---