Артефакт (обрабатываемый объект)

Далее, артефактами будут называться те объекты, которые подлежат обработке в автоматизируемом процессе, на отдельных его этапах. Артефакт – это объект, в котором фиксируется значимая, с точки зрения конкретной задачи, информация и данные, и который предоставляет визуальный интерфейс для доступа и обработки данной информации.

Типы артефактов

В зависимости от типа автоматизируемого процесса и объема фиксируемых данных, артефакты могут быть представлены в системе различным образом. DocsVision позволяет включать в приложения следующие виды артефактов:

A. Файлы документов. Данный тип артефактов используется для хранения неструктурированных данных и представляет собой контейнер данных («черный ящик»), хранящийся в системе DocsVision и обрабатываемый клиентским приложением. Для хранения файлов документов в системе используется специальный объект - карточка файла DocsVision. Файлы документов также могут напрямую создаваться в заданиях и процессах DocsVision.

В том случае, если файл поддерживает механизм OLE Custom Properties (данный механизм поддерживают все типы документов Microsoft Office, включая документы InfoPath), система DocsVision обеспечивает синхронизацию свойств файла и учетных карточек. Данная возможность позволяет осуществлять атрибутивный поиск данных артефактов в системе и отображать их данные в представлениях и отчетах (механизм синхронизации более подробно описан в разделе «Параметризация артефактов»)

B.     Электронные формы, разработанные средствами VBA или InfoPath. Данный тип артефактов отличается от обычного файла тем, что содержимое документа структурировано и может быть отображено в виде электронной формы, удобной для заполнения и взаимодействия с данными. В том случае, если при разработке формы были соблюдены правила, описанные в разделе «Параметризация артефактов»), данные электронной формы, сохраняемой в системе, становятся доступными для атрибутивного поиска и отображения в представлениях и отчетах.

C.     Ссылка на произвольный объект.
Система также обеспечивает возможность хранить в системе и включать в процессы ссылки на произвольные объекты, хранящиеся за границами системы DocsVision, например, URL ссылки на ресурс Интернет, указатель на файл файловой системы, сообщение в почтовом ящике пользователя, документ учетной системы и пр.

Для хранения трех вышеперечисленных типов артефактов в системе DocsVision используется объект – карточка файла. Данная карточка представляет собой контейнер для хранения как файла документа, так и указателя на внешний, по отношению к системе, объект. Помимо хранения артефакта карточка обеспечивает возможность ассоциации с артефактом дополнительных атрибутов (в частности, с использованием синхронизации OLE Custom Properties файла), ассоциацию данного артефакта с различными категориями, возможность связывать с артефактом процесс обработки (смотри далее раздел посвященный разработке процессов). В том случае, если данная карточка хранит не ссылку на внешний объект, а файл, сохраняемый в системе, то для него могут поддерживаться средства управления версиями.

D.     Учетная карточка, разрабатываемая для конкретного приложения.
Учетная карточка – основной тип артефакта в системе DocsVision предназначенный для хранения и обработки структурированной информации, включающей отдельные поля, таблицы полей, в том числе таблицы, связанные иерархическими отношениями Master-Detail, иерархические объекты (деревья). С помощью карточек DocsVision можно описывать достаточно сложные артефакты, относящиеся к предметной области автоматизируемого приложения. Помимо хранения данных, карточка предоставляет визуальный интерфейс доступа к информации. С точки зрения реализации, карточка DocsVision представляет собой отдельный клиентский программный компонент, реализованный на базе API системы DocsVision, который может реализовывать самую разнообразную бизнес логику, например, возможность вывода данных на печать в определенном формате, возможность сканирования документов, выгрузки данных на CD и т.п.


При разработке карточки для нее могут быть поддержаны такие универсальные механизмы как возможность ассоциации с карточкой дополнительных атрибутов (смотри раздел «Параметризация артефактов»), ассоциацию карточки с различными категориями, связь с карточкой процесса обработки (смотри далее разделы, посвященные подсистеме автоматизации процессов). В том случае, если данная карточка поддерживает функции работы с файлами, то в функции карточки могут быть добавлены функции управления версиями и средства Check-in/Check-out контроля файлов.

E.     Учетная карточка документа приложения DocsVision «Делопроизводство». Приложение DocsVision «Делопроизводство» включает набор карточек, предназначенных для автоматизации типовых процессов документооборота компании, а именно:

o        Карточку входящего документа

o        Распорядительного документа

o        Исходящего документа

Данные карточки представляют собой законченные приложения, обеспечивающие всю необходимую функциональность для обработки перечисленных типов документов. Данные карточки могут использоваться в рамках автоматизации широкого класса процессов обработки документов, – в частности, создаваемых на базе подсистемы DocsVision Workflow.

Артефакты

В данном процессе обрабатывается единственный артефакт – документ Microsoft Excel, содержащий информацию о планируемом платеже. Для обеспечения возможности управления маршрутом обработки документа необходимо получить сумму платежа, для чего данный атрибут документа должен быть размечен в качестве параметра, передаваемого в процесс. Параметризация данного документа полностью аналогична примеру, рассмотренному в разделе Параметризация артефактов.

Автоматизация канцелярии

Приложения данной группы обеспечивают регистрацию документов, поиск и организацию доступа к ним. Сопровождающая документ учетная информация фиксируется в стандартных учетных карточках системы DocsVision «Делопроизводство» (входящих, исходящих и внутренних). Помимо регистрации документов, имеется возможность фиксировать резолюции и задания по документам, делать отметки о состоянии исполнения документов и предоставлять отчеты о состоянии исполнения документов.

В учетных карточках может быть зафиксирована информация о реквизитах документов, ссылках на другие документы, справочные данные, обеспечена проверка значения полей на уникальность, автоматическая нумерация и т.д. Также обеспечивается реализация функций сканирования и автоматического распознавания текстов документов.

Для реализации данных задач в системе должно быть установлено приложение DocsVision «Делопроизводство» без сервера маршрутизации документов.

Автоматизация процесса документационного оформления командировки сотрудника

Автоматизация данного процесса должна включать оформление таких документов как Заявка на командировку, Приказ о командировке, Авансовый отчет, Командировочное удостоверение. Сценарий процесса известен заранее и может быть описан в виде последовательности этапов, каждый из которых представляет собой задание на обработку некоторых из перечисленных документов, причем каждому этапу соответствует свой набор документов, подлежащих обработке.

Автоматизация процесса обработки финансовых документов

Ставится задача автоматизации следующего процесса обработки платежных документов.

Имеется платежный документ, построенный в соответствии со специальным шаблоном, так что некоторое выделенное поле содержит числовые данные (денежная сумма к оплате). В файловой системе выделена папка, предназначенная для сохранения вновь оформленных документов, причем как только в данной папке появляется новый документ, он должен быть направлен на обработку в соответствии со следующим сценарием: если сумма, указанная в выделенном поле данного документа, меньше определенного значения, то документ должен быть направлен на оплату (передан в бухгалтерию), если больше – требуется дополнительное утверждение данного счета (направляется по маршруту согласования платежа).

Автоматизация работы отдела канцелярии

Требуется автоматизировать работу канцелярии организации, соблюдая следующие принципы: нумерация документов подчиняется определенным правилам; требуется синхронизация электронного и бумажного архива документов; существует разделение функциональных обязанностей сотрудников, которое должно быть реализовано на уровне доступа и возможностей создания документов заданного типа.

Автоматизация работы отдела канцелярии: учет документов и контроль их исполнения

Данная задача отличается от вышеописанной тем, что включает контур исполнения документов, который представляется в виде цепочки заданий по исполнению документов.

Таким образом, в дополнение к функциональным возможностям предыдущего класса задач реализация данного класса включает следующие возможности

o Регистрация задания и направление его конкретным исполнителям;

o        Автоматическую доставку документов и заданий указанным пользователям;

o        Автоматический сбор информации о ходе исполнения документа.

Требуется автоматизировать работу канцелярии, соблюдая те же требования, что и в п.п. 2, включая возможность передачи и доставки документов исполнителям резолюций, а также средства автоматизированного контроля исполнительской дисциплины и предоставления соответствующей отчетности.

Автоматизация сложных бизнес процессов

Как уже отмечалось ранее, задач данного класса описываются более сложными сценариями обработки документов, включают усложненную логику исполнения самого процесса, а также могут обеспечивать интеграцию с другими прикладными системами.

В целом, принципы автоматизации регламентов в данном случае повторяют шаги, рассмотренные в предыдущем разделе. В общем виде это:

§ Формирование набора артефактов, обрабатываемых в ходе процесса (при использовании подсистемы WorkFlow помимо файлов имеется возможность маршрутизировать ссылки на произвольные карточки DocsVision, а также URL ссылок на произвольные внешние, по отношению к системе, объекты). При необходимости создаются и параметризуются шаблоны документов или разрабатываются специальные учетные карточки.

§         Создание шаблона бизнес процесса. При необходимости, могут быть разработаны специализированные компоненты для исполнения различных специфических функций в процессе (примеры типовых элементов процесса смотри в разделе «Примеры типовых элементов WorkFlow процессов»).

§         Тестирование процесса.

В качестве примера будем рассматривать процесс утверждения платежного документа. Согласно данному сценарию, платежный документ на сумму более 500 условных единиц должен пройти специальную процедуру утверждения. Процедура утверждения платежного документа реализуется в виде специального подпроцесса. Счет на меньшие суммы будет автоматически направляться на оплату в бухгалтерию. Заявка на платеж осуществляется заполнением специального шаблона карточки файла, хранящей соответствующую таблицу Microsoft Excel, определенной папке системы.

Автоматизация сложных бизнес процессов в рамках WorkFlow подсистемы

Подсистема WorkFlow обеспечивает средства автоматизации более сложных процессов обработки документов. В этом случае процесс описывается не только этапами ручной обработки; переходы между этапами могут описываться более сложной логикой, включая возможности ветвления, реализацию временных задержек, средства обмена данными с внешними прикладными системами и т.д. Данная система так же обеспечивает возможность наращивания функциональности путем реализации программных расширений, а также возможность создания библиотеки типовых компонентов процессов.

Для реализации данных задач в системе должно быть установлены приложения DocsVision «Делопроизводство» и DocsVision «Workflow».

Базовые сервисы для создания инфраструктуры комплексной автоматизации.

Платформа DocsVision – предоставляет следующие базовые сервисы для развертывания приложений автоматизации документооборота:

o        Единая инфраструктура аутентификации пользователей и определения их прав в рамках всех приложений на базе платформы (интегрирования с Microsoft Active Directory);

o        Базовые функции хранения структурированной (объект «карточка») и неструктурированной (объект «файл») информации в системе;

o        Организация общей структуры доступа (система папок) к информации, порождаемой в рамках различных приложений и хранящейся в системе;

o        Базовые функции работы с карточками и файлами документов - поддержка блокировки карточек и файлов для обеспечения бесконфликтного одновременного использования несколькими пользователями, средства Check-in/check-out контроля, поддержка управления версиями файлов и пр.;

o        Средства создания и использования в системе корпоративных справочников;

o        Единые механизмы поиска информации для всех приложений в системе. Поддерживается, как атрибутивный поиск по формальным критериям, так и полнотекстовый поиск (в том числе и по структуре файлов);

o        Универсальные средства построения отчетов и представлений для данных различных приложений;

o        Встроенная подсистема маршрутизации документов и заданий, позволяющая автоматизировать исполнение формально описанных бизнес процессов и средства свободной маршрутизации, а также использовать механизмы маршрутизации во вновь создаваемых приложениях;

o        Инструменты моделирования бизнес процессов и их автоматизации;

o        Механизмы переноса свойств документов MS Office, обеспечивающие синхронизацию данных содержащихся внутри файлов и объектах (карточках и процессах) системы DocsVision.

Конечное приложение автоматизации документооборота может решать в организации самые различные задачи. В качестве примера можно привести следующие приложения, разработанные на платформе DocsVision:

o        электронный архив документов

o        ведение архивов конструкторской и технологической документации

o        регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)

o        система согласования договоров и автоматизации договорного процесса

o        система контроля исполнения решения коллегиальных органов управления

o        согласование и утверждение распорядительных документов

o        контроль исполнения документов и поручений

o        контроль исполнения жалоб и обращений граждан

o        библиотека регламентов управленческих процедур

o        библиотека стандартов предприятия

o        организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений

o        система контроля знаний должностных инструкций

o        организация документооборота в рамках ведения проектов

o        система согласования бюджетов

o        оформление командировок, пропусков, доверенностей и т.д.

Таким образом, платформа DV предоставляет возможности для интеграции и создания комплекса приложений в рамках единой интегрированной системы. При этом платформа DocsVision предоставляет необходимые базовые сервисы для создания инфраструктуры комплексной автоматизации, а отдельные приложения реализуют бизнес логику конкретного контура автоматизации.

Так, в системе могут быть установлено множество приложений, например из поведенного выше списка.


При этом все эти приложения будут использовать общие средства хранения данных, поиска, общую структуру справочников и систему аутентификации, для доступа ко всем приложениям будет использоваться единое клиентское приложение. Все приложения будут использовать общую подсистему управления бизнес процессами и средства маршрутизации и т.д.

В состав базовой поставки системы DocsVision входит набор приложений – DocsVision «Делопроизводство» обеспечивающий возможность решения стандартных задач автоматизации документооборота организации – создание электронного архива документов, автоматизированную канцелярию, подсистему контроля исполнительской дисциплины и средства свободной маршрутизации заданий. Также приложение DocsVision «Делопроизводство» включает в свой состав подсистему маршрутизации документов и «контурной» автоматизации (смысл данного термина будет детально рассмотрен далее) несложных процессов обработки документов.

В состав системы также входит подсистема автоматизации более сложных бизнес процессов DocsVision «Workflow».

Цель процесса

Целью процесса является динамическое формирование таких параметров задания как исполнитель и содержание задания. Эти параметры должны быть заданы при завершении исполнения предыдущего задания.

Цели разработки платформы

Основной целью программной платформы DocsVision является решение проблем, возникающих при создании комплексной системы автоматизации документооборота и процессов административного управления в организации.

При разработке программной платформы DocsVision компания Digital Design преследовала следующие цели:

o Обеспечить средство для создания инфраструктуры комплексных интегрированных систем, реализующих весь комплекс задач, связанных с автоматизацией документооборота и административных процессов поддержки управления.

o        Обеспечить возможность поэтапного внедрения отдельных компонентов и реализации различных приложений, образующих интегрированную систему автоматизации документооборота.

o        Существенно ускорить разработку приложений в области автоматизации документооборота.

o        Создать набор законченных интегрированных между собой решений, автоматизирующих типовые процессы обработки документов и реализующих типовые задачи поддержки управления современной организации.

Декомпозиция и нумерация объектов и листов

Каждый лист может включать ограниченное количество элементов, удобное для чтения схемы. Элемент может декомпозироваться и, соответственно, раскрываться в отдельную диаграмму, для этого используется специальный вид Activity – Subprocess.

Активности на первом листе нумеруются в порядке их отображении на схеме. Элементы на дочерних листах унаследуют в старшей части номер родительской активности и затем через разделитель (.) нумеруются в порядке элементов на листе.

Таким образом, если элемент имеет номер 2.3.2, является вторым элементом на листе, декомпозирующем элемент 2.3, который в свою очередь является элементом 3 листа, декомпозирующего элемент 2 на основном листе модели.

Единые механизмы хранения и доступа к данным

Все данные, хранящиеся в системе – файлы электронных документов и их изображения, структурированная информация карточек DocsVision, данные справочников, данные о конфигурации приложений, данные процессов и пр. – хранятся в единой базе данных системы. Это гарантирует обеспечение целостности хранимых данных и удобство обеспечения резервного копирования. С другой стороны, для пользователей системы обеспечивается удобный интегрированный доступ ко всем данным приложений. Все данные изолированы от непосредственного доступа пользователей, весь доступ к данным реализуется через прикладной сервис системы, и данные не могут быть модифицированы пользователями и различными приложениями непосредственно.

Единые механизмы разграничения и управления правами доступа

К решению описанной выше проблемы примыкает необходимость реализации единых принципов аутентификации, разграничения прав доступа и управления безопасностью в рамках всех внедряемых процессов обработки документов. Во всех приложениях, внедряемых на базе платформы DocsVision, работает принцип однократного ввода пароля вне зависимости от того, с данными какого приложения будет взаимодействовать пользователь, и какую роль он будет исполнять в данный момент. С другой стороны, при раздаче прав на использование объектов системы администраторы используют унифицированный интерфейс управления правами доступа.

Важной особенностью средств аутентификации DocsVision является то, что она должна обеспечивать возможность аутентификации пользователя при доступе к информации как в локальной сети, так и при удаленном соединении через Internet на базе интегрированной секретности Windows. То есть единственным средством хранения системной информации о пользователях служит каталог пользователей Windows, и система обеспечивает унифицированные средства разграничения доступа ко всем ресурсам (приложениям, хранилищам документов, учетным карточкам, файлам, справочным данным и пр.).

Единые средства управления жизненным циклом обработки документов и маршрутизации документов

Приложения документооборота обеспечивают автоматизацию основных управленческих процедур компании. Данные, накапливаемые в них, содержат крайне важную информацию, которая позволяет судить об эффективности тех или иных бизнес процессов в организации. В связи с этим крайне важно обеспечить интегрированные средства управления жизненным циклом, средств контроля исполнительской дисциплины, а также возможность накопления статистической информации о протекании процессов обработки информации для всех приложений, внедряемых в рамках системы автоматизации документооборота.

Для реализации данных задач система DocsVision поддерживает средства моделирования процессов и мониторинга исполнения процессов. При этом вне зависимости от того, в какой из подсистем управления процессами создается приложение, пользователь будет обрабатывать универсальные задания, и система позволяет строить консолидированные отчеты по исполнению всех заданий, вне зависимости от типа порождаемого процесса.

При разработке собственных приложений, включающих элементы маршрутизации заданий, необходимо максимально унифицировать данные средства и либо использовать подсистему WorkFlow для реализации данных функций приложения (возможно не предоставляя явного интерфейса управления процессом для пользователя), или, в крайнем случае, использовать для обработки этапов бизнес процесса стандартную карточку задания DocsVision.

Формирование требований по настройке базовых компонентов системы

Данная группа включает в себя требования, формализующие необходимые настройки стандартных компонент системы, для обеспечения работы приложения, а именно:

o Требования по настройке (конфигурированию) иерархии папок приложения, разграничения прав доступа, к папкам и другим объектам приложения, а также в случае необходимости, настройка поисковых фильтров и представлений папок.

Иерархия папок зависит от организационной структуры компании и представляет собой структуру хранения и доступа к информации, хранящейся в системе. Кроме того, иерархия папок зависит от целей проектируемой системы. Например, при решении задачи построения архива компании, иерархия папок может повторять определенные принципы классификации или тематики хранимых документов. Если решается задача учета документов, то необходимо создать специальные папки для регистрации документов, причем можно предусмотреть возможность группировки данных папок, например, по типам регистрируемых документов, их тематике и т.п. Если же решается задача, включающая возможность формирования заданий и направления их исполнителям, то иерархия папок должна содержать личные папки пользователей, в которой будет отображаться очередь заданий, адресованных конкретному исполнителю.

Принципы организации иерархии папок тесно связаны с принципами разграничения прав доступа. Поскольку инфраструктура аутентификации пользователей и определения их прав интегрирована с Microsoft Active Directory, следует заранее предусмотреть организацию групп пользователей, которым необходимо предоставлять выделенные права доступа к хранящейся в системе информации.

o        Требования на разработку шаблонов процессов маршрутизации документов подсистемы DocsVision «Делопроизводство» – в случае использования DocFlow подсистемы управления процессами.

o        Требования на разработку шаблонов бизнес процессов подсистемы DocsVision «Управление процессами» – в случае использования WorkFlow подсистемы управления процессами.

Формирование требований по разработке базовых артефактов системы

После завершения моделирования процесса необходимо сформулировать требования для артефактов обрабатываемых в рамках процесса, смоделированного на предыдущем шаге. Как было отмечено ранее, в системе могут использоваться различные виды артефактов – стандартные карточки системы DocsVision «Делопроизводство», файлы документов, электронные формы Microsoft Office VBA и InfoPath, а также карточки DocsVision, специально разработанные для автоматизации конкретного процесса.

Согласно концепции «контурной автоматизации» один и тот же процесс может быть автоматизирован в разной степени, как с точки зрения детализации автоматизируемого процесса, так и по степени специализации используемых в бизнес процессе артефактов. Различные типы артефактов в разной степени обеспечивают удобство обработки информации, то есть в разной степени гарантируют непротиворечивость данных, обеспечивают контроль логики действий пользователя, обеспечивают удобство работы со справочной информацией, позволяют удобно обращаться к данным других приложений и пр. При автоматизации бизнес процессов важно использовать адекватные типы артефактов.

Сформулируем критерии, согласно которым определяется тип артефактов, которые должны быть использованы при автоматизации тех или иных процессов.

o        Предметная область и сложность обрабатываемого артефакта

o        Если известно, что основные артефакты, обрабатываемые в рамках процесса, могут быть представлены в виде традиционных объектов делопроизводственного учета документов (входящих, исходящих и распорядительных документов). При этом вся бизнес логика обработки документов сводится к регистрации учетной информации о документах, назначении резолюций на документы, рассылки резолюций исполнителям и контролю исполнительской дисциплины. В этом случае в качестве артефактов могут использоваться стандартные карточки приложения «Делопроизводство».

o        Если известно, что на этапе обработки пользователь работает с обычным файлом документов, и активность пользователя сводится к следующим типам действий – ознакомление с документом, модификация содержимого документа, включая копирование документа на локальное рабочее место для модификации его в режиме отключения от сервера (Check-out), создание версии документа, внесение комментариев к документу.
В этом случае в качестве артефакта обрабатываемого на этапе может использоваться обычный файл документа. Доставляться на рабочее место документ может либо с помощью задания DocsVision (связанного с регистрационной карточкой документа, порождаемого независимо или создаваемого в рамках процессов DocFlow или Workflow подсистем), либо с помощью размещения в папке пользователя ярлыка на карточку файла документа.

o        Если обрабатываемый артефакт должен иметь структурированное представление (состоять из набора атрибутов и включает таблицы), а также обеспечивать некоторую, не очень сложную бизнес логику, например подсчет итогового значения по таблице, вычисление инициализирующих значений полей карточки, проверку значения вводимых полей и пр., то он может быть представлен в виде электронной формы. DocsVision поддерживает возможность использования электронных форм Microsoft Office VBA и форм InfoPath. Физически формы представляют собой файлы документов Microsoft Office (для VBA форм) или XML фалы (для форм InfoPath). Хранение электронных форм в системе и доставка их на рабочие места пользователей осуществляется аналогично хранению и доставке обычных файлов. Для того, чтобы в дальнейшем можно было использовать значения атрибутов электронных форм для поиска объектов в системе, отображать атрибуты форм в представлениях и отчетах, использовать содержимое атрибутов форм для параметризации процессов обработки и передавать содержимое форм между отдельными артефактами в процессе их обработки, необходимо при разработке электронных форм осуществить их параметризацию (смотри раздел «Параметризация артефактов»).

o        Если известно, что артефакт имеет достаточно сложную структуру, например, включает несколько иерархически связанных таблиц, отдельные атрибуты привязаны к справочникам, требует возможность фиксации ссылок на другие объекты (в частности с обеспечением ссылочной целостности) и пр. Или этот артефакт требует более сложной бизнес логики обработки, например, использования обработки объекта в различных контекстах при изменении состояния жизненного цикла объекта, требует работы с различными файлами документов в рамках бизнес логики обработки конкретного артефакта и пр.


В этом случае для поддержки данного артефакта в приложении должна быть разработана специальная карточка с использованием API DocsVision. (Смотри документ «Инструкция разработчика DocsVision»).

o        Возможная стоимость/сроки разработки

Важным критерием при определении типа артефактов, которые должны быть использованы в автоматизируемом приложении, является оценка эффективной стоимости или сроков разработки конкретного приложение. В зависимости от степени (глубины) автоматизации, в приложении могут использоваться различные артефакты, начиная от обычных текстовых заданий, лишь описывающих необходимые действия пользователя и фиксирующие сроки исполнения заданий, до специальных электронных форм и даже специализированных приложений (карточек DocsVision). При этом использование более сложных артефактов обеспечивает большую степень автоматизации, однако на реализацию данной функциональности требуются и более существенные издержки, как финансовые так и временные. Таким образом, при наличии одного из вышеуказанных ограничений необходимо использовать те типы артефактов, которые позволяют реализовать проект в рамках заданных финансовых и временных ограничений.

o        Квалификация разработчика процесса

Одним из существенных ограничений является квалификация разработчика процесса. Для разработки приложений, использующих стандартные карточки подсистемы «Делопроизводство» и файлы, разработчик процесса может не владеть средствами программирования и использовать только стандартные инструменты платформы DocsVision. Для создания электронных форм разработчик должен владеть основами знания разработки на базе Microsoft Office или хорошими знаниями языка XML и владеть инструментарием разработки электронных форм на базе Microsoft InfoPath. Для разработки карточек DocsVision разработчик должен обладать навыками программирования на любом COM совместимом языке программирования (например Visual Basic), а также уметь использовать API системы DocsVision и элементы управления, предоставляемые системой для разработчика.



o        Степень формализации и глубина рефлексии процесса

Глубина оптимальной автоматизации процесса также зависит от так называемой «степени зрелости процесса», то есть от того, насколько данный процесс устоялся, насколько его модель соответствует реальной действительности и пр. В том случае, если степень зрелости процесса не высокая, и система автоматизации, в частности, будет использоваться для улучшения понимания процесса, то, очевидно, необходимо использовать минимальные средства разработки при описании артефактов процесса. То есть в этом случае имеет смысл обойтись либо стандартными текстовыми заданиями, либо обычными файлами документов, автоматизируя, при этом, общий контур процесса.

Соответственно, в зависимости от типа артефактов, используемых на различных этапах процесса, необходимо сформировать следующие требования:

o        Требования на разработку шаблонов карточек документов и заданий подсистемы DocsVision «Делопроизводство»

Данные требования фактически описывают настройки для стандартных карточек заданий об обработке этапов процесса, а также формулируют требования к наличию шаблонов для стандартных карточек подсистемы «Делопроизводство», которые могут использоваться в качестве артефактов на различных этапах обработки процесса.

o        Требования на разработку шаблонов файлов документов и электронных форм Microsoft Office VBA и Microsoft InfoPath

Помимо общей структуры файлов документов и электронных форм, а также бизнес-логики их обработки, реализованной в виде VBA макросов или скриптов InfoPath, данная группа требований должна включать описание атрибутов форм или поля документов, которые должны быть доступны в системе в качестве параметров документа, - это необходимо для использования данных атрибутов при поиске, для отображения в представлениях и параметризации процессов (смотри радел «Параметризация артефактов»).

o        Требования на разработку специализированных карточек на базе платформы DocsVision

Для артефактов данной группы должны быть сформулированы требования на разработку, включающие описание структуры данных карточки, а также ее бизнес логики – состояний, операций, элементов представления и т.д. (смотри документацию разработчика DocsVision).

Интеграция приложений

Все приложения DocsVision реализуются как интегрированный комплекс, представляющий собой единую систему управления процессами в организации.

Благодаря использованию платформы DocsVision совокупность приложений, создаваемых на ее базе обладает единством использования следующих базовых механизмов.

Интегрированные средства поиска

Ключевой вопрос эффективного использования приложений автоматизации документооборота – наличие в системе интегрированных средств поиска информации, обеспечивающих поиск данных на всем пространстве артефактов, хранящихся в системе. Необходимо, чтобы средства поиска системы позволяли искать данные вне зависимости от того, в каком приложении была порождена данная информация, и от ее месторасположения в системе. Необходимо обеспечение комбинированных средств поиска, включающих структурированные запросы по содержимому атрибутов учетных карточек и документов, а также параметров файлов документов, полнотекстовые запросы, возможность категоризации информации и поиска информации по категориям. Система DocsVision обеспечивает все вышеперечисленные возможности, что позволяет существенно повысить эффективность использования информации, хранящейся в отдельных приложениях. Например, имеется возможность строить отчеты о качестве исполнения заданий вне зависимости от того, в каком приложении они были порождены.

Интегрированные средства управления и администрирования приложений

Наличие интегрированной среды администрирования, реализованной в платформе DocsVision, существенно упрощает процесс внедрения каждого следующего приложения за счет сокращения обучения администраторов, отсутствия необходимости инсталляции дополнительного программного обеспечения, средств резервного хранения данных и пр. Существенно упрощается аудит работы системы, обеспечения надежности и безопасности работы системы и изменение конфигурации приложений.

На базе системы может быть разработано и внедрено достаточно большое количество отдельных приложений, и их модернизации может производиться на перманентной основе. При этом в системе реализованы механизмы, минимизирующие усилия администраторов системы на инсталляцию и сопровождение изменений в системе. Приложения первых пяти групп вообще не требуют никаких усилий по инсталляции от администратора, а приложения шестой группы обеспечивают средства автоматизации установки на клиентских рабочих местах и требуют лишь регистрации на сервере.

Этап I. Выделение приоритетов автоматизации

На данном этапе выделяются те процессы и процедуры, которые требуют первостепенной автоматизации, а также определяется, к какому классу задач относятся выделенные процессы.

Результатом этапа является определение списка задач, требующих первоочередной автоматизации, а также класс приложений для каждой задачи автоматизации (тип конечного приложения).

Замечание! От класса приложения, определенного на данном этапе зависит стоимость его реализации; по мере возможности, необходимо реализовать приложение в меньшей функциональности с помощью более простых средств DocsVision.

При выделении списка первоочередных задач имеет смысл учитывать несколько соображений, а именно - тип задачи:

o        неотложная – отсутствие автоматизации приводит к очевидным убыткам

o        стратегическая – автоматизация необходима для укрепления ключевой компетенции компании

o        потенциальная – автоматизация данной задачи может привести к получению конкурентных преимуществ в дальнейшем

o        необязательная – сопутствующие процессы, автоматизация которых возможна, но необходима в коротком периоде.

Также необходимо учитывать стоимость и возможные сроки реализации приложения, и прочие факторы.

Для определения класса задачи автоматизации достаточно ответить на ряд вопросов. Процедура, позволяющая определить, к какому классу задач относятся автоматизируемые процессы, может быть изображена в виде следующей схемы (Рисунок 3):

Рисунок 3

Как было замечено, реализация каждого последующего класса задач наследует функциональность предыдущего. По этому, при первоначальном внедрении необходимо выбирать процессы, отвечающие младшим классам, при условии равной актуальности внедрения данных процессов. Если очевидно, что наиболее актуальным является для автоматизации является процесс, который относится к старшим классам приложений DocsVision, то имеет смысл использовать для его автоматизации подход, сформулированный в принципе контурной автоматизации. То есть сначала построить макет приложения, используя инструменты интерактивной настройки процесса (электронные формы Microsoft Office и средства настройки процесса DocsVision). Затем запустить прототип системы в опытную эксплуатацию на ограниченном количестве рабочих мест, и только после определения адекватности модели приложения реальной ситуации имеет смысл приступать к разработке специализированных карточек, при этом вполне может оказаться, что уже реализованных функций вполне достаточно для решения актуальных проблем.

Этап II. Описание требований, предъявляемых к конечному приложению

Целью данного этапа является описание требований, которым должно удовлетворять конечное приложение. Подготовка требований для приложений, разрабатываемых на базе DocsVision, включает следующие этапы – построение модели процесса обработки информации в приложении, формирование требований по разработке базовых артефактов системы, формирование требований по настройке базовых компонентов системы, разработка требований по настройке процессов обработки, разработка требований по доработке системы с использованием средств программирования.

Далее подробно рассмотрим перечисленные выше классы требований

Этап III. Настройка данных автоматизируемой задачи

В данном разделе на конкретных примерах будет показано, в какой последовательности и как именно должна проводиться настройка системы при реализации приложений различных классов.

Конечное приложение можно рассматривать как совокупность базовых объектов (артефактов, процессов и отчетов), которые настроены таким образом, что обеспечивают требуемую в рамках данного класса задач функциональность, а также базовых настроек общего окружения системы (настройки навигатора).

Этапы процесса

Для автоматизации принятых в организации процессов с помощью подсистемы управления процессами DocsVision Workflow требуется их представление в виде последовательности связанных шагов – этапов, – на каждом из которых реализуется определенная логика обработки артефактов или логика исполнения самого процесса (серверная активность).

В зависимости от решаемых задач и, соответственно, типа процесса, этапы могут быть нескольких типов. Основным является этап ручной обработки, или «задание», в котором может быть зафиксирована следующая информация:

o Исполнители этапов обработки (конкретные исполнители или роли исполнителей)

o        Артефакты (объекты, подлежащие обработке)

o        Продолжительность этапа

o        Необходимость ввода информации по завершению обработки задания

o        Настройки возможностей Ad-hoc маршрутизации:

-          Возможность делегирования (с возвратом) и передачи (без возврата) заданий на исполнение другому лицу

-          Права на отказ от исполнения задания

-          Возможность отзыва задания

И пр.

Помимо этапа ручной обработки процесс может включать этапы следующих типов:

Этапы ветвления – организация логики процесса (разветвление, объединение и т.п.):

o        Этап разветвления позволяет организовать параллельное выполнение нескольких ветвей бизнес-процесса.

o        Этап объединения предназначен для логического объединения двух или нескольких параллельных ветвей процесса. Выделяются два типа объединения – «And» и «Or».

Условие – этот этап предназначен для организации условных переходов, которые определяются через переменные процесса. Например, зафиксировав такую переменную процесса как сумма договора, можно использовать этап «Условие» для автоматического определения следующего шага исполнения процесса путем сравнения переменной процесса с некоторым значением.

Подпроцесс – это самостоятельный процесс, порождаемый из основного процесса. Например, этап согласования документа может быть рассмотрен не только как этап в общем процессе подписания распорядительного документа, но также как подпроцесс, имеющий начало, конец и свой сценарий исполнения. Можно выделить асинхронные (завершение которых не ожидается родительским процессом) и синхронные (завершение ожидается) подпроцессы.

Этап типа таймера – используются для синхронизации распределенных во времени работ и позволяет управлять временем работы процесса (обеспечивает временную задержку в процессе, срабатывание в определенное время или периодическое срабатывание).

Мониторинг - данный этап используется для наблюдения или обнаружения объектов в системе. В качестве объекта может выступать как некоторый файл файловой системы, так и карточка DV, а также объект программного шлюза, поддерживаемого системой (описание программного шлюза смотри в документации разработчика системы Workflow).

Этап обмена данными - предназначен для обмена данными между параметрами процесса и содержимым файлов файловой системы и карточек DocsVision, а также объект программного шлюза, поддерживаемого системой (описание программного шлюза смотри в документации разработчика системы Workflow).

Этапы разработки системы на базе приложения «Делопроизводство»

С точки зрения общей последовательности действий, разработка конечного приложения включает в себя три этапа:

o Обследование и выделение приоритетов автоматизации

o        Моделирование бизнес процесса. Описание требований, предъявляемых к конечному приложению.

o        Настройка системы для реализации конечного приложения (в случае приложений шестого класса данный этап также включает разработку специализированных карточек DocsVision)

Первые два этапа связаны с описанием автоматизируемой задачи и формулировкой тех требований, которые предъявляются к конкретному приложению, причем данное описание должно производиться в терминах базовых понятий и объектов системы DocsVision (артефакт, процесс, отчет, роль и т.д.).

Третий этап касается непосредственно работы с системой и заключается в настройке конкретных компонентов системы (разработке специфических карточек DocsVision).

Этапы разработки системы представлены на следующей схеме (Рисунок 2).

Рисунок 2

Категории данных, используемые для настройки выделенных классов задач

Данные, которые используются для настройки приложений, можно условно разделить на четыре категории (рисунок 4):

o данные, используемые для первоначального конфигурирования системы – данные системных справочников и структуры доступа (иерархия папок и права доступа);

o        данные об артефактах, справочниках и объектах, в которых фактически хранится информация приложения;

o        данные, необходимые для описания и управления процессами, объединяющими обработку этих артефактов в некоторую последовательность работ. Каждый элемент данной последовательности либо описывает то, что пользователям системы необходимо сделать с документом в данный момент времени в данном процессе (задании), либо описывает функции сервера, реализуемые в рамках процесса;

o        данные, необходимые для организации поиска и фильтрации документов, удовлетворяющих определенным критериям, а также для построения некоторых агрегированных представлений и отчетов над хранящимися в системе данными.

Рисунок 4 Категории данных, необходимые для настройки и реализации приложения в рамках выделенных классов задач

В зависимости от реализуемого класса задач, настройке подлежат определенные категории данных.

В первую очередь заполняются и настраиваются системные справочники и структура доступа – их настройка необходима для реализации любого класса задач.

Если реализации подлежит приложение, относящееся к первой группе задач (в которой не требуется маршрутизация документов), то необходима настройка артефактов и поисковых фильтров и представлений. Для задач второй группы (с маршрутизацией) требуется, помимо этого, настройка заданий, процессов или бизнес процессов.

позволяет автоматизировать следующие классы

Платформа DocsVision 3. 1 позволяет автоматизировать следующие классы прикладных задач:

Класс1. Задача организации архива документов или организации картотеки. Данная группа приложений позволяет создавать иерархически упорядоченные хранилища разнообразной информации – от обычных файловых архивов до картотек, разработанных средствами Microsoft Office VBA или Microsoft InfoPath.

Класс 2. Задача автоматизации канцелярии: регистрация и учет документов (входящих, исходящих, распорядительных). При этом помимо самих файлов фиксируется также дополнительная учетная информация о сохраняемых документах и справочные данные. Данная информация сохраняется в стандартных карточках, поставляемых с системой DocsVision «Делопроизводство».

Класс 3. Задача расширенной автоматизации делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины, включая поддержку цикла исполнения документов и распоряжений с использованием средств формирования и маршрутизации заданий, а также поддержкой средств контроля их исполнения.

Класс 4. Задача автоматизации формализованных процедур и регламентов, которая позволяет организовать простые сценарии обработки документов – процессы, описываемые простой последовательностью шагов обработки документов, и не использующие сложные сценарии переходов между этапами обработки документов.

Класс 5. Задача автоматизации формализованных процедур и регламентов, которая позволяет организовать сложные сценарии обработки документов – бизнес процессы, включая средства постоянного мониторинга и контроля исполнения данного сценария, а также возможность обмена данными между артефактами, исполняемыми в процессе и внешними приложениями, средства динамического изменения параметров процесса и пр.

Класс 6. Автоматизация самостоятельных процессов, в специфических предметных областях, требующих разработки специальных учетных карточек, справочников и отчетов на базе API платформы DocsVision 3.1. Подобная разработка требуется в том случае, если артефакты, используемые в приложениях, не могут быть смоделированы с помощью документов и форм Microsoft Office и InfoPath или стандартных карточек системы «Делопроизводство», например, в том случае, если они насыщены сложной бизнес логикой.
Примером подобного приложения может служить архив технологической информации об изделиях (карточка изделия, справочники конструкционных элементов и пр.).

Выделенные классы задач расположены в порядке возрастания сложности, где под сложностью понимается как объем предварительной информации, который требуется получить на этапах подготовки внедрения приложения, так и трудоемкость настройки базовых (встроенных) объектов платформы, а также сложность (в случае необходимости) доработки дополнительных программных компонентов.

Можно поделить перечисленные классы задач на группы по признаку отсутствия или наличия функций маршрутизации (а стало быть, использования подсистем управления процессами).

Первая группа задач реализует сценарии взаимодействия пользователя с артефактами, при которых активность (необходимость данного взаимодействия) определяется пользователем системы. Документ в системе не перемещается (в составе какого-либо задания), и действия, которые могут быть совершены по отношению к каждому документу, не зависят от момента времени, в который они совершаются. Кроме того, особенностью процедур данной группы является то, что они не предназначены для обработки нескольких документов, связанных в единый процесс обработки, и каждая процедура ограничивается обработкой только одного документа. Все связи между обработкой различных артефактов в приложении реализует сам пользователь, или логика связи обработки реализована в бизнес логике обработки карточки.

Для второй группы задач принципиальным моментом является то, что обработка документов распределена по времени и зависит от момента (этапа) обработки. Для реализации такого типа обработки вводятся карточки заданий и процессов, и процедура (процесс) обработки понимается как последовательность заданий, направляемых на исполнение различным участникам процесса, играющим в нем определенные роли. При этом в рамках таких процедур обрабатываться одновременно могут несколько документов.

Также можно классифицировать задачи по признаку необходимости программных доработок или их отсутствию.Задачи первого класса, могут быть автоматизированы с помощью настроек стандартных компонент системы, а для реализации задач второй группы требуются программные расширения (написание Script процедур в подсистеме WorkFlow, создание специфических карточек, программных отчетов и пр.).

Далее следует детальное описание перечисленных классов задач и инструментов, используемых для их реализации.

Маршрутизация документов с использованием

К данному классу относятся задачи автоматизации периодически повторяемых процессов, для которых сценарий исполнения и доставки документов прописан заранее: структура процесса (маршрут обработки) описывается в шаблоне процесса. Процесс состоит из этапов ручной обработки (представляемых с помощью карточки заданий), связанных простыми условными и безусловными переходами:

o Примером безусловного перехода является передача заявки на командировку лицу, играющему роль Руководителя, который должен принять решение о командировании сотрудника; схематически, данный вариант представим в следующем виде:

o        Пример простого условного перехода: в процессе оформления командировки сотрудника в зависимости от принятого Руководителем решения, процесс далее развивается по одному из сценариев – в случае отрицательного решения командируемый сотрудник получает соответствующее оповещение, в случае положительного решения происходит дальнейшее оформление приказа и всех сопутствующих документов:

На различных этапах процесса обработки могут обрабатываться различные документы, система обеспечивает передачу информации между документами в процессе их маршрутизации.

При этом система обеспечивает возможность построения совместных отчетов о состоянии исполнения заданий в рамках различных процессов и обработки заданий в рамках автоматизации обычного делопроизводства.

Для реализации данных задач в системе должно быть установлено приложение DocsVision «Делопроизводство», включая сервер маршрутизации документов.

Настройка приложения

Организация справочников основана на тех же самых принципах, что и в предыдущей задаче.

Принципы создания иерархии папок аналогичны рассмотренным выше, отличия заключаются в следующем.

Персональные папки. Поскольку данный класс задач предусматривает передачу зарегистрированных документов между пользователями и контроль исполнения заданий по данным документам, то доступ пользователей к необходимым карточкам документов обеспечивается посредством специальных папок: во время исполнения заданий в личной папке пользователя автоматически создаются следующие стандартные папки:

o Папка В работе. В данную папку автоматически перемещаются задания, взятые в работу.

o        Папка Отложенные. В данную папку автоматически перемещаются задания, отложенные пользователем.

o        Папка Завершенные. В данную папку автоматически перемещаются завершенные, отозванные и возращенные на доработку задания.

Рисунок 34

Виртуальные папки-отчеты. Для контролирующих лиц можно предусмотреть создание специальных виртуальных папок, фильтры которых настроены на поиск и представление заданий с определенными признаками. Например: в папке Просроченные будут находиться ссылки на задания, в которых данное лицо является контролирующим, и срок исполнения по данным заданиям истек; в папке Не начато – задания, которые были поставлены на контроль данному лицу, но исполнение которых фактически еще не началось (задания не были взяты в работу) и т.д. В любой момент времени контролирующему лицу доступна сводная информацию о том, какие задания находились под его контролем за данный период времени, сколько из них было завершено, сколько не завершено в сроки и т.д. Подобного рода отчеты могут быть созданы в любой момент времени, а также заложены в систему в виде постоянно доступных стандартных фильтров.

Используя стандартные средства настройки безопасности, дерево папок настраивается таким образом, что каждый пользователь будет иметь доступ к своей личной папке, папке своего подразделения, а также к специальным общим папкам.
Для обеспечения маршрутизации документов в персональную папку необходима специальная настройка в справочнике сотрудников.

Для направления документа на исполнение в составе соответствующего задания существует две возможности: в первом случае задание формируется непосредственно из карточки регистрируемого документа (Рисунок 35).

Рисунок 35

Во втором случае задание создается с помощью карточки задания, к которой может быть присоединены необходимые файлы из файловой системы или карточка файла DocsVision (Рисунок 36). Этот вариант маршрутизации заданий удобен тогда, когда необходима пересылка заданий по документам, для которых не были созданы стандартные регистрационные карточки, в том числе для пересылки отдельных файлов, а также информации, хранящейся в специально разработанных карточках, например формах InfoPath.



Рисунок 36

Настройка процесса

o       Создание шаблонов документов

Подготовка документа для получения параметров процесса из документа проводится следующим образом:

§   Закладка в теле документа связывается с пользовательским свойством файла

§   Содержимое документа синхронизируется с пользовательским свойством файла с помощью макроса, обрабатываемого по закрытию документа

Подготовка документа для передачи параметров процесса в документ проводится следующим образом

§   Поле в теле документа связываются с пользовательским свойством файла

§   Содержимое документа синхронизируется с пользовательским свойством файла с помощью макроса, обрабатываемого при открытии документа

Подробное описание подготовки данных шаблонов приведено в разделе о параметризации артефактов. Результатом данного шага является набор шаблонов документов, которые будут обрабатываться в ходе исполнения процесса.

o       Создание шаблона процесса

Шаблон процесса создается в справочнике шаблонов процессов.

Рисунок 38

При этом заполняются вкладки Документы (присоединяются шаблоны документов, созданных на предыдущем шаге), Параметры, Роли (там, где возможно, указываются конкретные лица).

Для заполнения кладки Задания удобно воспользоваться специальным графическим редактором.

В результате процесс будет представлен в виде совокупности заданий, соединяемых стрелками условно и безусловного перехода.

Рисунок 39

Навигатор

Основным клиентским приложением системы автоматизации документооборота DocsVision является DocsVision Навигатор, с помощью которого пользователь системы в соответствии со своей ролью и выданными правами имеет возможность настраивать систему и исполнять действия пользователя а именно: создавать иерархию папок, определять права доступа, создавать, модифицировать и удалять справочники, карточки документов и заданий, фиксировать задания по обработке документов и получать доступ к подсистеме маршрутизации и пр.

Нотация

В модели используются следующие элементы:

Заголовок страницы

Данный элемент идентифицирует страницу диаграммы, проставляется в левом верхнем углу страницы.

Порядок заполнения полей:

o       Номер диаграммы – данное поле используется для сквозной нумерации карт в модели процесса, начальная карта имеет номер 1.

o       Номер узла – идентификатор узла, который декомпозируется данной картой, имеет номер 0.

o       Название – краткое название.

o       Описание – описание диаграммы.

o       Автор – автор диаграммы.

o       Дата создания

o       Дата изменения

Activity – основной элемент, определяющий взаимодействие пользователей и системы. В качестве активности может выступать создание учетной карточки документа, изменение содержимого карточки, обработка задания, контроль исполнения задания, просмотр виртуальной папки, формирование отчета, модификация справочника и пр.

o       Имя – краткое наименование элемента.

o       Исполнитель – исполнитель этапа, может фиксироваться роль (предпочтительно) или конкретный исполнитель.

o       N шага – уникальный идентификатор шага активности, формируется по следующему правилу: для первой страницы – номер в порядке создания, для остальных страниц – N узла, раскрываемого на данной странице + «.» + номер в порядке создания. Рекомендуется нумеровать элементы на странице расположенные слева в право – сверху в низ.

o       Описание – текстовое описание активности.

o       Продолжительность – в данном поле фиксируется продолжительность исполнения активности.

o       Стоимость – в данном поле фиксируется средняя стоимость исполнения активности исполнения активности; если заполнено поле продолжительности, то фиксируется стоимость в час, если продолжительность не заполнена, то фиксируется абсолютная стоимость.

Подпроцесс (Subprocess) – Даная функция используется для декомпозиции описания процесса и является ссылкой на другую карту процесса.



o       Имя – краткое наименование элемента.

o       N шага – уникальный идентификатор шага активности, формируется по следующему правилу: для первой страницы – номер в порядке создания, для остальных страниц – N узла, раскрываемого на данной странице + «.» + номер в порядке создания. Рекомендуется нумеровать элементы на странице расположенные слева в право – сверху в низ.

o       Описание – текстовое описание активности.

o       Асинхронный – признак указывающий, что для продолжения процесса на родительской карте не нужно дожидаться завершения исполнения подпроцесса.

Объединение И. Данная функция используется для синхронизации различных веток процесса. Выходные связи активизируются при активизации всех входящих связей. Может иметь несколько входящих и несколько выходящих связей. Дополнительных настроек не имеет.

 



Объединение ИЛИ. Данная функция используется для улучшения читаемости карты процесса. Выходные связи активизируются при активизации любой входящей связей. Может иметь несколько входящих и несколько выходящих связей. Дополнительных настроек не имеет.



Разветвление И. Данная функция используется для улучшения читаемости карты процесса. Выходные связи активизируются при активизации любой входящей связи. Может иметь несколько входящих и несколько выходящих связей. Дополнительных настроек не имеет.



Условие - разветвление по ИЛИ. При выполнении данной функции управление передается одному из выходов в зависимости от выполнения или не выполнения условия. В диаграмме используется условия с двумя выходами – соответствующего условию (нотация позволяет явно не указывать условие выхода по умолчанию выход в низ – соответствие условию, в сторону – несоответствие)



o       Описание – текстовое описание активности (заполняется непосредственно в диаграмме).



 Связи – данные элементы нотации описывают логику взаимодействия шагов процесса.

o       Временное предшествование. Данная связь указывает на следование одной функции за другой.



Описание – текстовое описание активности (заполняется непосредственно в диаграмме).

o       Объектный поток. Данная связь указывает на передачу артефакта в функцию. С данной связью должен быть связан один или несколько артефактов доставляемых в функцию по данной связи.



Описание – текстовое описание активности (заполняется непосредственно в диаграмме).

o       Нечеткое отношение. Данная связь подразумевает самый широкий спектр возможных взаимозависимостей между функциями процесса, не сводящихся к временному предшествованию и передаче артефактов (например, наличию внешних условий, инициализирующих функцию, временные синхронизации между функциями и пр.) содержание данной зависимости описывается в специальном элементе процесса Комментарий в текстовом виде.



Описание – текстовое описание активности (заполняется непосредственно в диаграмме).

Данная связь может либо связывать несколько активностей, либо фиксировать связь с внешним сигналом. В обоих случаях с данной связью может быть ассоциирован элемент Комментарий.

Комментарий. Данный элемент служит для фиксации текстового описание нечеткой связи.



o       Описание – текстовое описание активности (заполняется непосредственно в диаграмме).

Артефакт (обрабатываемый объект) – данный элемент используется для отображения на диаграмме обрабатываемых артефактов. Артефакт может быть связан с объектной связью или напрямую с активностью. В первом случае это делается, когда необходимо указать транспортный поток передачи артефактов, например, при удаленном взаимодействие подпроцессов. В общем случае рекомендуется указывать все объектные потоки и связывать с ними соответствующие артефакты (для упрощения перехода к распределенной обработке).


В отдельных случаях артефакт можно связывать непосредственно с функцией активности (например, в том случае, когда артефакт не обрабатывается непосредственно ни на одном предшествующем шаге, или в том случае, когда артефакт порождается на данном шаге обработки). Таким образом, к артефактам, обрабатываемым на этапе, относятся все артефакты, ассоциированные с входящими объектными связями, и непосредственно связанные с активностью.

При использовании декомпозиции процессов, передаваемые артефакты должны отображаться и на родительской, и на дочерней диаграмме.

В системе могут обрабатываться следующие типы артефактов:

1.      Бумажный документ. Указывает на бумажный документ, пересылаемый между этапами процесса или обрабатываемый на конкретном шаге процесса.

o       Имя – краткое наименование элемента (заполняется непосредственно в диаграмме).

o       Описание – текстовое описание.



2.      Электронный документ. Указывает на файл электронного документа, пересылаемого между этапами процесса или обрабатываемого на конкретном шаге процесса.

o       Имя – краткое наименование элемента (заполняется непосредственно в диаграмме).

o       Ссылка – указывает на обрабатываемый документ в том случае, если он находится в одном из хранилищ, а не обрабатывается в контексте процесса.



3.      Карточка DocsVision. Указывает на структурированный документ (учетную карточку) пересылаемый между этапами процесса или обрабатываемый на конкретном шаге процесса.

o       Имя – краткое наименование элемента (заполняется непосредственно в диаграмме).

o       Тип объекта

o       Ссылка - указывает на обрабатываемый документ, в том случае если он не обрабатывается в контексте процесса, а хранится в хранилище DocsVision.





4.      Объект внешней системы. Указывает на внешний объект (например, объект прикладной системы), пересылаемый между этапами процесса, или обрабатываемый на конкретном шаге процесса.

o       Имя – краткое наименование элемента (заполняется непосредственно в диаграмме).

o       Тип системы

o       Тип объекта

o       Ссылка – указывает на обрабатываемый объект.



5.      Шаблон документа. Указывает на шаблон электронного документ, который должен быть заполнен на конкретном шаге процесса. После заполнения шаблона документа в системе появляется либо файл документа, либо карточка DV, либо объект внешней системы в зависимости от типа шаблона.

o       Имя – краткое наименование элемента (заполняется непосредственно в диаграмме).

o       Тип шаблона



6.      Метрика. Указывает на количественный параметр (метрику), получаемый в результате работы процесса.

o       Имя – краткое наименование метрики (заполняется непосредственно в диаграмме).

o       Номер – порядковый номер метки процесса

o       Комментарии – описание метрики. Метрика может быть ассоциирована с функцией, на которой она формируется. В том случае, если метрика передается из подпроцесса в подпроцесс, например в качестве параметра процесса, ее нужно также указать на объектной связи подпроцессов.



Сигналы – служат для связи процесса с внешними по отношению к нему процессами и системами.

1.      Полученный. Данная функция указывает на сигнал, получаемый процессом; он может порождать связи различных типов – временное предшествование (непосредственно инициирует активность), объектную связь (передает артефакт в процесс), нечеткое отношение (формирует условие для изменения состояния процесса)





o       Имя – краткое наименование метрики (заполняется непосредственно в диаграмме).

o       Комментарии – описание сигнала.

2.      Посланный. Данная функция указывает на сигнал, передаваемый процессом; с ним могут быть ассоциированы связи различных типов – временное предшествование (процесс непосредственно инициирует сигнал), объектная связь (процесс передает артефакт и инициирует сигнал), нечеткое отношение (процесс формирует условие для передачи сигнала)



o       Имя – краткое наименование метрики (заполняется непосредственно в диаграмме).

o       Комментарии – описание сигнала.

Старт – шаг инициализации процесса или подпроцесса. Содержит только исходящие связи.



Стоп – шаг завершения процесса или подпроцесса. Содержит только входящие связи.

Общая структура справочников

Огромную проблему при внедрении приложений автоматизации документооборота создает отсутствие в организации единого пространства справочной информации. Приложения, создаваемые на базе платформы DocsVision, могут использовать единое справочное пространство. Помимо стандартных справочников, входящих в комплект приложения DocsVision «Делопроизводство», – таких как справочники сотрудников, контрагентов, типов и пр., – в рамках приложений шестой группы могут разрабатываться собственные справочники. При внедрении различных приложениях на базе платформы необходимо избегать дублирования справочной информации.

Общее описание процесса

Процесс заключается в последовательном исполнении двух заданий, для первого из которых исполнитель задается при инициализации процесса, а для второго – определяется при завершении исполнении первого задания. Содержание второго задания также должно быть определено в момент завершения первого задания, после чего задание с этими данными посылается второму исполнителю

Основными принципами, которые рекомендуется соблюдать

Основными принципами, которые рекомендуется соблюдать при построении конечного приложения на базе системы DocsVision 3.1, являются следующие

o Ориентация на процессный подход

o        Интеграция приложений

o        Принцип контурной автоматизации

o        Постепенное расширение системы

Общие средства навигации и доступа к данным

Как было отмечено ранее, специфика системы автоматизации документооборота заключается в том, что в рамках ее может быть реализовано большое количество специфических относительно небольших приложений. Работа с данными приложениями (по крайней мере, с большинством из них) не составляет основного содержания работы пользователя. Пользователь работает с системой периодически, по мере необходимости. Типовыми сценариями организации доступа к системе являются: получение информации об актуальных задачах по обработке документов, выполнение поисковых запросов, инициализация того или иного процесса обработки документов, построение разного рода отчетов об исполнительской дисциплине и состоянии обработки документов. Особенностью данных сценариев является то, что пользователь работает не в контексте конкретного процесса или приложения, а манипулирует данными, порожденными в различных процессах. В связи с этим для пользователей системы необходимо обеспечить единые средства доступа к различным данным различных процессов обработки документов.

Для обеспечения максимальной унификации клиентского рабочего места в качестве основного инструмента доступа в системе используется универсальный клиент – навигатор DocsVision, интегрированный с Microsoft Internet Explorer. При этом каждое приложение реализуется как набор карточек и папок, располагаемых в общей системе навигации. Если необходимо, к отдельным компонентам системы (содержимому папок, отдельным представлениям и очередям заданий) может быть организован доступ с помощью размещения соответствующих ссылок в разделах портала компании, например (Microsoft Share Point Portal Server).

Описание работы пользователей

Общий цикл обработки документов выглядит следующим образом: документ регистрируется сотрудником организации, то есть в одной из выделенных папок создается соответствующая карточка документа. Далее зарегистрированный документ подлежит обработке (включая исполнение документа и возможность контроля исполнения), которая может быть реализована с помощью цепочки заданий. В течение всего времени обработки документ в составе задания пересылается между различными пользователями – непосредственными исполнителями, а также лицами, осуществляющими контроль исполнения заданий.

Для исполняющих лиц направленные им задания автоматически помещаются в их личные папки (очереди заданий). В процессе исполнения задания исполнитель может порождать подчиненные задания. Таким образом, в итоге получаем цепочку заданий, которая в целом отражает процесс исполнения документа.

Наконец, карточка исполненного документа подлежит окончательному оформлению (может быть изменено состояние документа, указаны параметры архивного хранения), и параллельно передаче бумажного документа в архив соответствующая карточка документа должна быть перемещена в специальную папку архивного хранения.

Для лиц, контролирующих исполнение заданий, предусматривается возможность создания типовых отчетов, отражающих состояние исполнительской дисциплины. Формат представления данных отчета может настраиваться.

Описание требований, предъявляемых к конечному приложению

Требуется организовать работу по учету документов некоторой организации:

o Входящей и исходящей корреспонденции

o        Внутренних (распорядительных) документов

Предполагается, что цикл обработки документов состоит в следующем: документ регистрируется сотрудником организации, то есть в одной из выделенных папок создается соответствующая карточка документа. Процесс обработки самого документа (передача и обработка документа разными пользователями) в данной задаче не автоматизируется, в течение всего времени обработки документа его карточка может оставаться в той же папке, где она была создана. В момент передачи бумажного документа в архив соответствующая карточка документа перемещается в специальную папку архивного хранения, после чего она становится недоступной для редактирования.

Таким образом, с точки зрения иерархии папок, основным требованием является наличие специальных папок для регистрации документов и папок архивного хранения документов. Однако если в перспективе предусматривается автоматизация контроля исполнительской дисциплины (то есть создание и маршрутизация заданий), то иерархия папок должна обеспечивать функциональные возможности и для этого класса задач.

В качестве обрабатываемых объектов (артефактов) здесь используются стандартные карточки входящего, исходящего и внутреннего документа подсистемы DocsVision «Делопроизводство».

Организация архива документов

Описание требований, предъявляемых к конечному приложению

Ставится задача построения архива документов издательства: подготовка и документационное сопровождение печатных макетов, создаваемых с помощью специального программного обеспечения, хранение документации, связанной с заказами, а также нормативных и технологических документов. Кроме того, необходимо дать возможность каждому подразделению хранить и вести собственную документацию.

Таким образом, здесь в качестве артефактов выступают файлы двух типов – специальные файлы, хранящие макет выпускаемой печатной продукции, и обычные файлы Microsoft Office, содержащие дополнительную информацию о печатной продукции, а также другую сопроводительную документацию, необходимую для работы разных подразделений издательства. Хранение, поиск и доступ к каждому из этих документов будет осуществляться с помощью стандартной карточки файла (Рисунок 22). Определив в документе пользовательские свойства, они будут доступными в карточке файла для поиска и задания представлений и отчетов.

Рисунок 22 Карточка файла, используемая для хранения документов

Общая конфигурация системы должна заключаться в такой настройке системы, которая обеспечит быструю навигацию по хранящимся документам.

Параметризация артефактов и заполнение справочников

Для удобства поиска, построения представлений и отчетов необходимо указать признаки и свойства, характеризующие документ. Это может быт достигнуто за счет:

o        Указания категорий, а также конкретных свойств и их значений в карточке документа в момент сохранения документа в архиве;

o        Установки пользовательских свойств (для документов типа MS Office).

Поэтому кроме справочника Сотрудников, для полноценной работы в рамках создаваемой системы целесообразно продумать структуру и заполнить справочник Категорий. Данный справочник представляет собой настраиваемый классификатор, так что при занесении некоторого документа (в том числе макета) в архив в соответствующей карточке файла можно будет указать категории (классы), к которым относится данный документ.

Рисунок 23 Справочник категорий

При занесении документа в архив могут быть заполнены специальные свойства документа, а также указаны категории, к которым может относиться данный документ (рисунок 24).

Рисунок 24 Указание свойств и категорий для сохраняемого в архиве макета

Организация архива документов и макетов издательства

В издательстве ставится задача построения архива документов, относящихся к работе отдела по подготовке и документационному сопровождению печатных макетов, создаваемых с помощью специального программного обеспечения. Храниться должны файлы двух типов – специальные файлы, хранящие макет выпускаемой печатной продукции, и обычные файлы MS Office, содержащие дополнительную информацию о печатной продукции, а также нормативную и технологическую документацию компании.

Архив должен быть организован таким образом, чтобы часть документов была доступна для всех пользователей (в режиме ознакомления), а доступ к собственно макетам и относящейся к ним документации был разделен по типам издания: сотрудники одного отдела имеют доступ только к отечественным изданиям, сотрудники другого отдела – только к зарубежным изданиям.

Помимо этого, требуется вести учет издаваемой продукции и соответствующих макетов:

o        Информация об издании: полное название, авторы, тираж, место печати, тип издания, если это перевод, информация об издании-оригинале

o        Информация о макете: объем страниц, количество печатных листов, количество томов, ISBN, кто является ответственным за верстку макета.

Организация архива и картотеки документов

Функции приложений данной группы включают хранение файлов документов, а также карточек разработанных с помощью Microsoft Office VBA или InfoPath, в иерархически организованных папках. Система обеспечивает разграничение доступа, как на уровне папок, так и на уровне отдельных файлов, средства управления блокировками, версиями файлов. Система автоматически производит индексирование содержимого документов и форм, для обеспечения полнотекстового поиска. Помимо полнотекстового поиска, система также обеспечивает возможность организации поиска по атрибутам электронных форм и по свойствам (custom properties) файлов документов Microsoft Office. Помимо этого, система обеспечивает возможность отображения свойств файлов документов и электронных форм в представлениях, создаваемых для папок DocsVision.

Для реализации данных задач в системе должно быть установлено приложение DocsVision «Делопроизводство» без сервера маршрутизации документов.

Организация картотеки документов и макетов издательства

В отличие от предыдущей задачи, в данном случае требуется хранить не просто неструктурированную информацию в виде файла документа, но учетную информацию о макете, которая должна фиксироваться в соответствующей карточке. В стандартный набор карточек приложения «Делопроизводство» входят карточки, позволяющие вести, главным образом, регистрацию и учет документов канцелярии. Для учета иного рода информации требуется разработка карточек, учитывающих специфику обрабатываемых объектов. Разрабатывать карточки можно как с помощью языка VB, так и используя инструмент для разработки электронных форм InfoPath.

Для решаемой задачи, используя редактор InfoPath, была построена специальная форма (Рисунок 27). При этом в качестве полей формы использовались как текстовые (редактируемые) поля, так и другие типы полей, например, заполняемые из выпадающих списков, числовые, даты и пр.

После того, как форма построена, для занесения учетной информации о некотором макете пользователю необходимо создать карточку файла и в качестве файла указать имя xml-файла разработанной формы InfoPath.

 

Рисунок 29 Электронная форма для учета макетов издательства

Некоторые поля этой формы были выделены как параметры формы (Рисунок 28), которые становятся свойствами карточки файла DocsVision после заполнения полей учетной формы (Рисунок 30).

Рисунок 30 Выделение полей в качестве параметров формы

Рисунок 31 Свойства карточки файла после заполнения полей учетной формы

Эти свойства могут использоваться для поиска, построения отчетов и представлений по тем же принципам, что и в предыдущей задаче организации архива.

Организация справочников и иерархии папок

При конфигурировании приложения выполняются те же основные процедуры, что и в предыдущих задачах. Дополнительно необходимо настроить справочник шаблонов процессов, а также определить типы процессов в справочнике типов.

В основе предыдущего класса задач лежала так называемая свободная маршрутизация заданий и их доставка конечным пользователям; при такой маршрутизации заданий следующий этап обработки документа заранее не фиксирован, а определяется непосредственно в процессе исполнения документа.

Принципиальным отличием описываемого класса задач является то, что в данном случае маршрутизация заданий и документов является жесткой, то есть предполагает фиксированный маршрут движения документов.

В качестве примера рассматривается автоматизация принятого в организации регламента оформления командировки сотрудника.

1. В качестве минимального набора артефактов здесь разумно выделить следующие документы:

§         Заявка на командировку

§         Приказ о командировании сотрудника

§         Авансовый отчет

§         Командировочное удостоверение

Все документы должны быть оформлены в виде стандартных файлов MS Office, которые основаны на соответствующих шаблонах. В качестве параметров выделяются:

§         Фамилия командируемого сотрудника

§        Место командировки (город)

§        Организация

§        Дата отъезда

§        Дата возвращения

Заметим, что шаблоны документов могут быть двух типов: в одном случае содержимое документа будут передаваться в значения параметров процесса, в другом случае наоборот – параметры документа будут получать свои значения из процесса.

2.      Роли процесса. В рассматриваемом нами процессе оформления командировки можно выделить следующие роли, причем часть из них будет связана с конкретными лицами (статические роли), а часть – динамическими.

Ориентация на процессный подход

Система управления организацией рассматривается с точки зрения процессного подхода, при котором существующие управленческие процедуры и регламенты организации описываются как совокупность взаимосвязанных процессов. С позиции системы документооборота, понятие процесса определяется здесь как совокупность последовательных действий по обработке документов, направленных на достижение определенных результатов, например формирование итогового текста документа, исполнение заданий, связанных с содержимым документа и пр.

Каждый отдельный процесс обработки документов представляет собой приложение с точки зрения DocsVision. Каждое приложение может быть реализовано с разной степенью глубины автоматизации (смотри принцип «контурной автоматизации») и с использованием различных средств автоматизации платформы DocsVision и, соответственно, относиться к одному из вышеперечисленных классов приложений DocsVision. Перед началом автоматизации очередного процесса должны быть определен класс приложения (механизмы, используемые для автоматизации данного процесса), а также средства интеграции данного приложения с другими приложениями, уже внедренными на базе DocsVision.

Отчеты

Отчеты в системе используется для отображения агрегированной информации содержащейся в артефактах, хранящихся в системе. Для отображения отчетной информации в системе используется механизм представлений DocsVision. Представление может отображать данные, содержащиеся в артефактах различных типов, в единой таблице и может быт ассоциировано с папками - реальными или виртуальными. В случае необходимости отчет может быть выведен на печать, переслан по электронной почте в виде HTML документа или экспортирован в Microsoft Excel для дальнейшей обработки. Представление, в сущности, является комбинацией данных, содержащихся в карточках, правил формирования столбцов и их заголовков, способа фильтрации, сортировки и группировки, а также описание агрегации по строкам и столбцам итоговой таблицы.

Представление используется для интерактивной работы со списками объектов (аналогично представлению Outlook или Lotus Notes) и позволяет восстановить идентификатор ресурса по конкретной строке представления. Представления могут быть ассоциированы с папкой либо с виртуальной папкой, в последнем случае имеет смысл говорить об интерактивном отчете. Для создания представлений в системе имеется специальный конструктор.

Параметризация артефактов

Для обеспечения возможности использования данных, содержащихся в артефактах в приложении DocsVision, необходимо провести параметризацию артефактов. Параметризация представляет собой процесс подготовки артефактов таким образом, чтобы значения их отдельных атрибутов становились доступны другим компонентам приложения – подсистеме поиска, генерации представлений и подсистеме управления бизнес процессом.

Различные артефакты, используемые в системе, требуют различной подготовки для использования их в приложении.

Для специализированных карточек – карточек документов подсистемы «Делопроизводства» и специально разработанных карточек не требуется специальной параметризации, все их данные доступны для остальных компонентов приложения DocsVision.

Рисунок 5 Все поля специализированных карточек DocsVision доступны для использования в поиске, для представления в отчетах и параметризации бизнес процессов

Специализированные процедуры параметризации требуются для артефактов представленных фалами Microsoft Office и электронными формами VBA и InfoPath. Данные типы артефактов представлены в системе специальной карточкой файла. Карточка файла, в отличии от специализированных карточек, может хранить произвольные обрабатываемые объекты (артефакты) с различный структурой данных. Для обеспечения доступа к атрибутам файла документа (артефакта) необходимо выполнить следующие процедуры:

o        для файлов произвольного типа свойства указываются непосредственно в карточке файла (карточке файла DocsVision)

o        для файлов MS Office электронных форм VBA – это пользовательские свойства файлов (OLE Properties), которые могут быть выбраны из предлагаемого списка или заданы пользователем самостоятельно (синхронизация OLE Properties файла и свойств карточки файла DocsVision осуществляется автоматически).

o        для специальных карточек InfoPath это поля, выделенные специальным образом на этапе разработки данных карточек (синхронизация данных свойств формы InfoPath и свойств карточки файла DocsVision осуществляется автоматически).

Параметры артефактов-файлов могут использоваться:
1. Для обмена данными между файлами документов, когда данные из файла документа, обрабатываемого на некотором ручном этапе процесса (задании), могут быть использованы для автоматического заполнения других документов, обрабатываемых на последующих этапах данного процесса. В качестве примера можно привести процесс оформления документов для командирования сотрудника, когда первичный документ – заявка на командировку – служит источником данных для остальных документов (приказа о командировке, командировочного удостоверения и т.п.). При этом параметры первичного документа (Документ 1 на рисунке 6) передаются в процесс, а затем на основе этих параметров процесса автоматически заполняются данные других документов (Документы 2 и 3 на рисунке 6).

Рисунок 6 Обмен данными между документами
2. Использование параметров может быть необходимо и для исполнения таких процессов, когда сценарий процесса (последовательность исполнения заданий) зависит от значений определенных параметров документов, обрабатываемых на определенном этапе (задании) данного процесса. Например, при обработке документа договора, в котором содержится дата окончания срока действия договора, эта дата может определять такой параметр процесса как валидность договора (валидный договор - договор, имеющий силу). В зависимости от значения данного параметра, договор может направляться либо по маршруту продления срока действия договора, либо по маршруту подготовки других финансовых документов, связанных с данным договором.

Рисунок 7

Параметры карточек заданий

Параметрами карточек заданий являются поля, в которых содержится информация об исполнителях, контролирующем лице, сроках исполнения и т.д.

Параметры поиска, представлений и отчетов

Стандартная форма поискового интерфейса предоставляет возможность создания поисковых фильтров, используя следующие параметры: типы карточек, типы папок, атрибуты (поля) карточек. Механизм определения параметров данного типа различен для специализированных карточек DocsVision и для артефактов представленных в системе карточкой файла. Для специализированных карточек DV в стандартные возможности поиска входит и поиск по всем полям этих карточек, включая поля табличных и иерархических секций. (Рисунок 8).

Рисунок 8

Для артефактов, представленных в системе карточкой файла (например, карточек InfoPath), возможность поиска по полям карточки осуществляется через соответствующие свойства карточки файла. Данные параметры автоматически фиксируются в карточке файла при сохранении в ней соответствующего артефакта (подробнее см. далее раздел о параметризации электронных форм InfoPath и документов Microsoft Office).

Параметры процесса

В данном примере должны быть описано два параметра процесса:

§ Собственно указатель на обрабатываемую карточку документа. Данный параметр будет использоваться для указания на платежный документ, который будет обрабатываться в процессе – передаваться на утверждение в подпроцесс и передаваться на оплату в бухгалтерию.

§          Дополнительный параметр – «Сумма платежа» (тип число), который будет синхронизироваться с указанным выше свойством подготовленного документа. Данная сумма будет определять маршрут обработки документа.

Параметры процессов и бизнес процессов

Параметры процессов и бизнес процессов:

§ Служат для обмена данными между документами и карточками заданий (см. пункт о параметрах артефактов).

§        Они могут параметризировать отдельные этапы процесса (только для процессов WorkFlow). Например, одним из параметров некоторого этапа (ручной обработки) может быть продолжительность, то есть максимальная длительность обработки. Эта продолжительность может указываться при инстанцровании процесса или фиксироваться при обработке того или иного артефакта на предыдущих этапах. Например, можно так настроить бизнес-процесс, что при отправке задания на подготовку некоторого документа, руководителю дается возможность указать максимальную длительность этого этапа, и если за некоторое время до истечения этого срока исполнение соответствующего задания не началось, то исполнитель, которому поручено данное задание, может получить специальное оповещение-напоминание о необходимости исполнения задания.

Переменные процесса

Текущий исполнитель – переменная типа Пользователь DV, которая должна быть заполнена при инициализации процесса. Данный сотрудник является исполнителем первого задания.

Содержание задания – строковая переменная, которая будет указана в качестве содержания задания для второго исполнителя

Следующий исполнитель – переменная типа Пользователь DV, этот сотрудник будет определен в ходе завершения первого задания

 

Последовательность действий для настройки данных

Настройка приложения включает в себя следующую последовательность действий:

o        Шаг 1. Общую конфигурацию системы

o        Шаг 2. Параметризация артефактов и построение шаблонов документов

o        Шаг 3. Построение моделей процессов (бизнес процессов).

Ниже приводится подробное описание каждого из этих шагов.

Постепенное расширение системы

Как правило, внедрение системы автоматизации документооборота начинается с относительно небольших очагов автоматизации. Наиболее просто реализуются процессы, относящиеся к задачам построения архива и организации работы канцелярии: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, распорядительных документов, естественным развитием которых является автоматизация контроля исполнительской дисциплины, вслед за чем возникает необходимость автоматизации других процессов обработки документов.

С точки зрения процессов, начальные шаги автоматизации могут охватывать не все процессы организации, а только те, которые достаточно очевидным образом соответствуют приведенным выше классам задач, реализуемым в рамках системы DV.

По мере внедрения платформы, возможно подключение в систему дополнительных контуров автоматизации документооборота. При этом возможно как количественное расширение номенклатуры автоматизированных процессов, так и степень автоматизации каждого отдельного контура автоматизации.

Данный подход особенно важен в том случае, если предполагается, что автоматизации подлежат не отдельные процессы в компании, а в том случае, если ставится цель перехода к интегрированной системе, вовлекающей в себя весь спектр процессов управления в организации.

Построение иерархии папок и назначение прав доступа

Для учета документов создаются соответствующие папки Входящих, Исходящих и Распорядительных документов. Такое разделение регистрируемых документов целесообразно с точки зрения удобства доступа и быстроты поиска конкретных документов. Настройки безопасности позволяют обеспечить разделенный доступ к данным папкам как для выделенных пользователей, так и специальных групп.

Поскольку данный класс задач не предусматривает передачи зарегистрированных документов между пользователями и контроля исполнения заданий по данным документам, то доступ пользователей к необходимым карточкам документов можно организовать посредством виртуальных папок и папок-делегатов.

Для этого в предварительно созданных личных папках пользователей создаются виртуальные папки, которые по специально настроенному фильтру будут отображать для пользователя карточки «значимых» для него документов. «Значимые» документы определяются с помощью фильтра, ассоциируемого с соответствующей виртуальной папкой пользователя.

Предположим, что необходимо обеспечить доступ конкретному пользователю для всех входящих документов, в которых он является получателем. Такое правило описывается в виде фильтра (Рисунок 32): поиск осуществляется по всем карточкам в папке Входящие документы, причем в качестве получателя указано служебное слово «Я», которое автоматически ассоциируется с конкретным пользователем системы.

Рисунок 32 Создание фильтра на входящие документы, в которых получателем является пользователь

Далее в личной папке пользователя создается виртуальная папка, с которой ассоциируется данный фильтр. Если, кроме того, разграничить права между пользователями на чтение, редактирование и удаление карточек в соответствующих папках, то данный пользователь будет иметь доступ ко всем поступившим входящим документам, в которых он является получателем, при этом его права будут ограничены, например, только чтением данных карточек.

Рисунок 33 Ограничение прав доступа к карточкам

Для хранения карточек исполненных документов можно использовать специальные архивные папки, доступ к которым (например, на добавление новых карточек) может быть выделен только определенным пользователям.

 Цикл обработки документа в данной задаче включает следующие операции: создание регистрационной карточки для документа, доступ к карточке документа, отметка о состоянии исполнения документа, финальная обработка карточки документа после его исполнения – архивирование.

Создание и регистрация карточки для некоторого документа происходит в одной из предназначенных для этого подпапок папки Регистрация документов, доступ к которой, как уже было сказано, может быть выделен как специальным пользователям, так и группе.

Для остальных пользователей доступ к карточке документа обеспечивается либо посредством виртуальных папок, которые могут быть включены в систему персональных папок пользователей, либо используя возможности поиска документов через специальную форму расширенного поиска.

По мере обработки документа в карточке фиксируется информация о наложенных резолюциях и состоянии их исполнения. Финальная обработка карточки документа заключается в перемещении карточки документа в итоговый архив с изменением состояния карточки (поле Состояние). Папка Архива может быть настроена таким образом, что доступ к карточкам и/или изменение хранимых в ней объектов разрешено только выделенным пользователям.

Построение иерархии папок, назначение прав доступа

Все документы, относящиеся к работе издательства в целом, должны находиться в общей папке Документы, внутри которой, было организовано несколько папок для хранения макетов, а также дополнительной документации – это папки Макеты, Заказы, а также папки для Нормативных и Технологических документов.

Рисунок 25

Для хранения текущей документации подразделений издательства удобно сформировать дерево папок, повторяющее организационную структуру издательства. Кроме того, поскольку права доступа могут быть назначены как конкретному пользователю, так и группе, то повторение организационной структуры компании в структуре папок может быть полезно при разграничении прав доступа для отдельных структурных единиц и сотрудников, которые в них работают. Права доступа можно настроить таким образом, что папка Заказы окажется доступной только сотрудникам отдела маркетинга, папка Макетов – только сотрудникам отдела полиграфии. На каждую папку могут быть назначены определенные виды доступа, которые могут относиться как к выделенным группам, так и конкретным пользователям. Например, всем сотрудникам организации дается право на чтение документов из папок Нормативной и Технологической документации, а сотрудникам подразделения Сервисной службы предоставлено также право добавления и удаления содержащихся в данной папке документов (карточек).

Разграничение прав доступа может быть проведено как на уровне доступа к папкам, так и с точки зрения возможности создания в папках лишь объектов определенного типа. Например, папка, в которой собираются макеты печатной продукции, будет доступна только сотрудникам отдела полиграфии, и в ней можно создавать только карточки заданного типа, а именно – карточки файлов документов.

Для удобства работы доступ к документам, расположенным в папке Макеты может быть разграничен между подразделениями в зависимости от доступных для них типов макетов. Так, для Отдела 1 доступным должны быть только отечественные макеты, а для Отдела 2 – зарубежные макеты.

Реализовать данное разделение можно, например, с помощью виртуальных папок, создав предварительно необходимые фильтры по признаку типов макетов, и связав их с соответствующими папками отделов.

В результате получаем следующее дерево.



Рисунок 26

То, каким именно образом будут отображаться документы в области просмотра, определяется в соответствии с настройками, установленными в свойствах папки. При этом для соответствующей папки можно задать список возможных представлений, которые разрешено использовать для отображения информации.

Например, для папки Макеты определено представление, включающее информацию о названии, исполнителе макета, дате вывода на печать, числе листов и числе томов макета:



Рисунок 27

Информация о тех же самых макетах, но отображаемых в папке отдела, может задаваться другим представлением, удобным для работы сотрудников этого отдела: данное представление группирует все макеты по исполнителю, указывая их общее количество, и кроме стандартных полей названия и даты создания включает такие атрибуты как, например, тираж и код ISBN:



Рисунок 28

Построение модели процесса обработки информации в приложении

Модель процесса – формальное упрощенное описание процесса, сформулированное на специальном языке описания процессов. Прежде чем перейти к такому описанию, необходимо получить следующие данные: информацию о последовательности шагов обработки артефактов (заданий на обработку), об участниках, исполняющих данные задания, а также об условиях, при которых документ должен быть обработан определенным участником в рамках соответствующего задания. Ниже приводится последовательность шагов для получения этих данных:

Шаг1. Общее описание процесса

Шаг 2. Выделение ролей и видов работ

Шаг 3. Объединение работ в этапы

Шаг 4. Указание, какие артефакты на каких этапах обрабатываются

Шаг 5. Описание условий переходов между этапами

Шаг 1. Общее описание процесса позволяет в целом очертить границы процесса, определить инициализирующие события и факторы окончания процесса. Также необходимо определить степень детализации описания процесса. Процесс может быть описан и соответственно автоматизирован в разной степени (см. описание принципа контурной автоматизации). Большая степень формализации процесса потребует большей трудоемкости при его описании и соответственно разработке приложения. На данном этапе важно определить степень необходимой автоматизации, в частности, определить какие подсистемы DocsVision будут задействованы в автоматизации данного процесса.

Шаг 2. На следующем шаге необходимо выделить все работы участников процесса по обработке артефактов и другие активности, которые могут быть произведены в данном процессе, а также роли пользователей, в чьи функциональные обязанности входят указанные работы.

Деление на работы условно и может быть проведено с разной степенью детализации. В качестве примера работ можно привести:

§         для процесса обработки входящего документа:

o        Виды работ: регистрация, фиксация резолюции на документ, фиксация данных об исполнителях и контролирующих лицах, направление документа на исполнение, помещение документа в архив с фиксацией соответствующих данных о месте хранения и т.п.;

o        Роли: Регистратор, Руководитель, Референт, Исполнитель, Контролер, Архивариус;

§         для процесса согласования документа:

o        Виды работ: внесение замечаний и поправок в документ, подлежащий согласованию, итоговое согласование разногласий и замечаний, собственно проставление отметки о визировании документа и т.д.;

o        Роли: Визирующее лицо, Референт, Ответственный за согласование разногласий;

§         для процесса оформления командировки сотрудника:

o        Виды работ: оформление заявки на командировку, решение о командировании сотрудника, подготовка приказа на командировку, подготовка командировочного удостоверения и т.п.;

o        Роли: Командируемый, Руководитель, Директор, Секретарь, Бухгалтер.

Шаг 3. Далее, отдельные виды работ могут быть объединены в последовательности обработки, так что процесс будет представляться как совокупность этапов обработки. На каждом этапе выполняются один или несколько видов работ, которые объединяются в один этап по времени выполнения и по роли пользователя, который должен исполнить данные работы. Например, для процесса обработки входящего документа следующие работы могут быть объединены в один этап: фиксация резолюции на документ, фиксация данных об исполнителях и контролирующих лицах, направление документа на исполнение – этот этап можно назвать как этап Регистрации резолюции и направление на исполнение. В данном случае указанные виды работ могут быть произведены фактически одновременно, а в качестве лица, которое должно совершить эти работы, может выступать любое лицо, играющее в процессе роль Референта.

Шаг 4. Таким образом, весь процесс разбивается на самостоятельные этапы, на каждом из которых документы или другие артефакты должны быть обработаны определенным образом.


При этом на разных этапах процесса обрабатываться должны различные документы. Например, в процессе оформления командировки сотрудника на этапах подготовки заявки и принятия решения о командировании сотрудника в качестве обрабатываемого документа выступает «Заявка на командировку», на этапе подписания – «Приказ о командировании», на этапе подготовки дополнительных документов – приказ о командировании и командировочное удостоверение и т.д.

Шаг 5. Последовательность прохождения этапов, определяется с помощью фиксации связей между ними. Связи могут быть строго фиксированной или же определяться в соответствии с условиями.

На данном этапе практически определяется то, в рамках какой из подсистем управления бизнес процессами должно быть реализовано данное приложение. Так, например:

o        Все активности могут сводиться исключительно к ручной обработке документов и других артефактов процесса исполнителями ролей процесса (для DocFlow подсистемы) или содержать различные автоматические шаги обработки (для WorkFlow подсистемы) – вычислениям различных параметров процесса, обмен данными с внешними приложениями, обнаружение событий во внешних подсистемах, синхронизации процесса по времени и пр.

o        Условия ветвления процесса могут задаваться либо непосредственно пользователями при выполнении этапа обработки документов (для DocFlow подсистемы – как в рассматриваемом ниже примере обработки входящего документа), либо определяться автоматически системой в соответствии с различными критериями (для WorkFlow полсистемы).

В качестве примера построения модели процесса можно рассмотреть общий сценарий регистрации и исполнения входящего документа, включающий собственно учет документа, направление его на исполнение и контроль исполнения.

Шаг 1. Общее описание.

Поступающий в общий отдел документ должен быть зарегистрирован и направлен помощнику руководителя организации на рассмотрение. После анализа содержания помощник руководителя назначает исполнителей документов, контролирующих лиц, готовит текст проекта резолюции, и референт передает его на подписание руководителю.


Документ с подписанной резолюцией возвращается в общий отдел, где информация об исполнителях и текст резолюции фиксируется надлежащим образом, после чего документ передается на исполнение в нижестоящее подразделение. После завершения исполнения документа контролирующее лицо проверяет факт исполнения: в случае положительной оценки документ отправляется на хранение в архив, в противном случае контролирующее лицо возвращает документ на доработку исполнителю.

Шаг 2. Возможные виды работ:

o        регистрация документа (внесение учетных данных о документе);

o        подготовка проекта резолюции и фиксация данных об исполнителях и контролирующих лицах;

o        подписание резолюции;

o        направление документа на исполнение;

o        исполнение документа (резолюции);

o        контроль исполнения;

o        помещение документа в архив с фиксацией соответствующих данных о месте хранения и т.п..

Шаг 3.

Таким образом, здесь могут быть выделены следующие роли и этапы обработки документа:

Роль	Название этапа	Содержание этапа
Регистратор	Регистрация документа	Регистрация документа и направление его помощнику руководителя
Помощник руководителя	Рассмотрение документа	Подготовка проекта резолюции, назначение исполнителей и контролирующих лиц
Референт	Передача резолюции на подписание	Передача резолюции на подписание
Руководитель	Подписание резолюции	Подписание резолюции
Референт	Направление на исполнение	Направление документа и резолюции на исполнение
Исполнитель	Исполнение документа	Исполнение резолюции документа
Контролер	Контроль исполнения	Контроль исполнения документа
Архивариус	Архивация	Передача документа в архив, фиксация данных о хранении документа в архиве

Шаг 4. Обрабатываемые документы:

Название этапа	Обрабатываемые документы
Регистрация документа	Входящий (исходный) документ, учетная карточка документа
Рассмотрение документа	исходный документ; проект резолюции
Передача резолюции на подписание	исходный документ; проект резолюции
Подписание резолюции	исходный документ; проект резолюции
Регистрация резолюции и направление на исполнение	исходный документ; резолюция
Исполнение документа	исходный документ; резолюция ( если документ исполняется повторно, то также документ замечаний контролирующего лица)
Контроль исполнения	исходный документ; резолюция; документы, подтверждающие факт исполнения исходного документа
Архивация	исходный документ

Шаг 5. Порядок прохождения этапов в основном линейный, единственное ветвление возможно на этапе контроля исполнения документа: в одном случае документ направляется в архив, в другом – возвращается исполнителю на доработку.

Таким образом, все подготовлено для того, чтобы описать формальную модель процесса. В качестве примера языка описания модели процесса обработки документов, будем использовать расширение языка моделирования IDEF3, адаптированного для описания процессов в области автоматизации документооборота (подробное описание элементов диаграмм приводится в приложении 1).

Графически рассмотренный процесс представляется следующей схемой:



Язык, на котором должны быть описаны указанные модели, должен включать включает в себя следующие ключевые элементы нотации:

o        этап обработки документа

o        роли пользователей

o        связи между этапами процесса (временные и объектные связи)

o        подпроцесс.

Понятие этапа и роли были подробно рассмотрены выше. Что касается связей между этапами процесса, то они описывают логику взаимодействия между этапами процесса.


Временные связи, обозначаемые одинарной стрелкой, указывают последовательность выполнения этапов. Объектные связи, обозначаемые двойной стрелкой, указывают на передачу артефактов между этапами.

Понятие подпроцесса было рассмотрено в разделе о Базовых объектах и понятиях: в рассмотренном примере обработки входящего документа этап исполнения документа на самом деле может быть рассмотрен как подпроцесс. В этом случае графически схема представляется в следующем виде:



При этом подпроцесс Исполнения документа должен быть описан по тем же принципам, что и процесс из рассмотренного примера. Его схема может быть следующей:



Таким образом, любой сложный процесс может декомпозироваться на множество подпроцессов.

Описанный выше процесс отражает существующую практику обработки документов, то есть то, каким образом процесс происходит в организации в настоящий момент времени (модель As-Is).

На данном этапе возможно привести необходимые улучшения в процессе с учетом его предстоящей автоматизации (модель To-Be). Для рассматриваемого примера итоговая модель может быть следующей:



В новом варианте процесса базовым обрабатываемым объектом становится не файл документа, а регистрационная карточка (РК) документа, в функциональные возможности которой входит возможность фиксации списка исполнителей, контролирующего лица и собственно текста задания (резолюции) на исполнение, и карточка задания (стандартные объекты системы DocsVision Делопроизводство).

Правила оформления моделей процессов обработки документов

Формализованная модель описания процессов обработки документов включает в себя базовые элементы (нотацию), правила использования базовых компонентов и оформления модели.

Данная модель описания бизнес процессов обработки документов разработана в соответствии с требованиями спецификации IDEF3, адоптированной для описания процессов в области автоматизации документооборота.

Даная модель представляет собой графический язык, позволяющий наглядно представить последовательность шагов обработки документов в рамках бизнес процессов, а также сформулировать дополнительное описание (с помощью параметров элементов визуального представления модели).у подразделеня обмена информациитвах Российской Федеорации

Примеры прикладных задач

Реализация выделенных классов прикладных задач автоматизации будет показана на нескольких примерах. В данном разделе приводится общее описание задач. В последующих разделах будут показаны конкретные шаги по настройке системы для реализации данных задач:

o        Архив и картотека – будут рассмотрены на примере организации архива документации и макетов печатной продукции некоторого издательства;

o        Отдельно будет рассмотрен пример организации работы канцелярии по учету типовых входящих, исходящих и распорядительных документов;

o        Третий класс – на примере полной автоматизации работы канцелярии по учету документов и организации контроля исполнительской дисциплины;

o        Четвертый класс – на примере автоматизации процесса документационного оформления командировки сотрудника;

o        Пятый класс – на примере сценария обработки финансового документа.

o        Шестой класс задач детально описан в документации разработчика системы DocsVision

Принцип контурной автоматизации

Принцип контурной автоматизации заключается в постепенном наращивании функциональности приложения в рамках автоматизации определенного бизнес процесса. В сущности, любая автоматизация, сколь бы глубоко она не осуществлялась, остается не полной, в конечном итоге в любом автоматизируемом бизнес процессе имеется неавтоматизированная часть, исполняемая человеком. В зависимости от степени автоматизации, исполнитель этапа бизнес процесса может выполнять большее или меньшее количество «ручной» работы, и использовать для этой работы более или менее удобные инструменты. Можно проиллюстрировать различные степени автоматизации на примере автоматизации процесса согласования договора, в частности с использованием различных классов приложений DocsVision. Возможны следующие степени автоматизации:

o        Согласование договора можно осуществлять в бумажном виде - в отсутствие какой-либо автоматизации.

o        Можно обеспечить хранение электронных версий договоров в архиве, что существенно упростит редактирование договоров, позволит применять функции разграничения прав доступа и полнотекстового поиска. Также можно реализовать библиотеку шаблонов различных документов. Но при этом весь процесс согласования, будет происходить за границами информационной системы.

o        Использование электронной почты, например, на базе Microsoft Outlook, позволит обеспечить доставку документов согласующим лицам непосредственно на рабочие места, а также проинформировать их о сроках согласования документов. Однако организовывать последовательность обработки, отслеживать исполнение этапов согласования будет необходимо вручную.

o        При использовании средств маршрутизации DocFlow подсистемы имеется возможность описать типовые маршруты согласования договоров различных типов. Система будет доставлять документы согласующим лицам в соответствии с тем порядком согласования, какой необходим, а также обеспечивать контроль сроков согласования.
Однако собственно консолидация и отслеживание внесенных в документы дополнений, реакции на нештатные ситуации в процессе обработке договора должен взять на себя ответственный за согласование договора.

o        С использованием средств автоматизации WorkFlow процессов возможности автоматизации значительно расширяются, появляется возможность организовывать автоматическое слежение за своевременностью исполнения процесса обработки и реализовывать различные корректирующие действия – пересылку документов заместителям, изменение маршрута обработки и пр., Система обеспечивает возможность автоматической пересылки договора контрагенту по электронной почте, включение в единый контур процесса согласования как проекта договора, так и протоколов разногласий, возможность публикации информации о заключении договора в различных учетных системах и пр.

o        И, наконец, полнофункциональное приложение, включающее набор карточек и справочников, помимо вышеперечисленных функций дает возможность формирования и хранения шаблонов типичных договоров, включая типовые сценарии согласования, средства отслеживания изменений в документах, управления доверенностями, процедуры ведения дополнительной информации по договору, актирования, доп. соглашений, исковых претензий и пр. Помимо этого, система может обеспечивать интеграцию с учетными системами, например, фиксировать информацию о заключенном договоре в учетной системе, что позволит фиксировать отгрузку товара по договору. На данной стадии автоматизации функциональность приложения может быть расширена до необходимого максимума.

Чем больше степень автоматизации, тем более подконтрольным и, стало быть, более качественным, с точки зрения соответствия реализации модели, становится процесс, но в тоже время все большую цену приходится платить за достижение соответствующего результата.

Таким образом, для каждого процесса может быть определена степень необходимой автоматизации на определенной стадии его зрелости.


Степень необходимой автоматизации зависит от критичности процесса (потерь в случае неудачной реализации), степени его зрелости (наличие адекватной модели процесса), наличия инфраструктуры автоматизации.

За счет внедрения базовых инструментов автоматизации платформа DocsVision обеспечивает возможность существенного удешевления «контурной» автоматизации процессов, благодаря чему начальные этапы автоматизации можно осуществлять за существенно меньшие средства с минимальными затратами. Подобный подход позволяет не только автоматизировать уже формализованные в организации процессы, но и осуществлять формализацию посредством автоматизации, итерационно реализуя приближение к идеальной модели процесса, используя средства автоматизации различной сложности на базе платформы DocsVision. При «контурном» подходе на каждом этапе развития приложения автоматизации подлежат только те функции, которые соответствуют выбранному классу приложения: сложные этапы исполнения оставляются в рамках ручной обработки, а общая последовательность этапов фиксируется в виде маршрута. Такой подход приводит, по сути, к созданию прототипа системы, который можно тестировать и развивать в соответствии с предъявляемыми требованиями.

Принцип контурной автоматизации непосредственным образом связан с возможностью постепенного наращивания приложения. При этом расширение может достигаться как за счет более детального описания и настройки данных приложения (более детальное описание прав доступа, структуры иерархии папок, доступных представлений и типовых отчетов и т.п.), так и за счет наращивания функциональности системы (переход от архива документов к их учету, далее – к контролю исполнительской дисциплины в рамках отдельных заданий, а затем – автоматизации процессов и созданию специализированных приложений).

Привязка ко времени

Располагать элементы рекомендуется в соответствии с временной логикой обработки сверху вниз, слева направо.

Процесс

Процесс представляет собой последовательность действий по обработке артефактов. В зависимости от типа, процесс может включать наборы заданий и другие активности, осуществляемые как пользователями системы, так и автоматически прикладным сервисом подсистемы управления процессом.

Расширенная автоматизация делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины

Данный класс задач позволяет помимо автоматизации работы собственно сотрудников канцелярии, реализовать передачу (маршрутизацию) документов пользователям на обработку в рамках заданий (поручений), а также отслеживать ход исполнения этих заданий.

На рабочие места пользователей документы доставляются в составе карточек заданий, при этом могут быть реализованы функции по обработке документов в режимах On-line и Off-line (с использованием электронной почты), возможен автоматический сбор информации о действиях пользователя и контроль за текущим состоянием обработки документов. Маршрут документа заранее не определен, и последующие участники – исполнители процесса – определяются непосредственно в момент формирования задания. Для каждого задания может быть создано одно или несколько подчиненных заданий, так что получаемое в итоге дерево заданий описывает процесс обработки соответствующего документа.

Информация о состоянии исполнения автоматически фиксируется в регистрационных карточках документов, так что для выявления причин нарушения исполнительской дисциплины можно использовать не только отчеты о состоянии исполнения документов, но и анализировать журналы обработки документов, доступные в самих регистрационных карточках.

С учетной карточкой документа также может быть ассоциирован шаблон процесса для ее обработки (смотри описание приложений следующей группы).

Для реализации данных задач в системе должно быть установлено приложение DocsVision «Делопроизводство», включая сервер маршрутизации документов.

Разработка требований по доработке программных компонент приложения

            В том случае, если в системе используются программные компоненты, специально создаваемые для данного приложения, то для них должны быть сформулированы требования на разработку. Помимо карточек, приложения могут включать следующие программные компоненты:

o        Специфические отчеты. Если для предоставления необходимых отчетов в приложении не достаточно использования механизма виртуальных папок и представлений, то разработчик приложения имеет возможность создавать программные расширения, обеспечивающие построение различных отчетов. Данный механизм описан в разделе «руководства разработчика DocsVision».

o        Программные расширения Навигатора. Помимо дополнительных отчетов, система обеспечивает следующие возможности программных расширений навигатора DocsVision:

o        Создание дополнительных пунктов меню навигатора. Если определенные действия в приложении необходимо инициализировать не из отдельной карточки, а непосредственно из программы навигатора, необходимо реализовать специальное расширение навигатора. Так, например, данный механизм может быть использован для реализации функции инициализации построения отчета из меню навигатора.

o        Создание дополнительных окон настройки поискового фильтра. Если в приложении должны использоваться специфические поисковые запросы, например ассоциированные с виртуальными папками диалоги настройки критериев отбора данных для отчета, то имеется возможность создать расширение для реализации специфического поискового фильтра с использованием данного типа расширений.

Механизм разработки программных расширений навигатора DocsVision описан в «Руководстве разработчика DocsVision».

o        Программные расширения подсистемы WorkFlow.

Подсистема Workflow обеспечивает возможности программного расширения трех типов.

o        Программ, выполняемых в рамках исполнения бизнес процесса (скрипт функции).
Разработчик процесса может использовать специальную функцию – шаг автоматической обработки для реализации различных серверных активностей в рамках исполнения бизнес процесса. Программа может быть написана на одном из общедоступных языков программирования C# или VB.NET, и может оперировать как данными приложения, так и внешними данными.

o        Специализированных функций бизнес процесса. В том случае, если операция может повторяется в различных бизнес процессах, ее можно реализовать в виде отдельной функции. После этого данную функцию можно зафиксировать в справочнике функций бизнес процессов и использовать в любом шаблоне процесса.

o        Программных шлюзов. Программный шлюз обеспечивает функции взаимодействия WorkFlow системы и произвольной программной системы. Шлюз обеспечивает мониторинг событий в прикладной системе, обмен данными с объектами прикладной системы и маршрутизацию объектов прикладной системы в рамках заданий DocsVision. Примерами шлюзов могут быть шлюз с системой Navision Axapta, Microsoft Share Point Portal Server и системой электронной почты.

Механизм разработки программных расширений WorkFlow подсистемы DocsVision описан в разделе «Руководства разработчика Workflow DocsVision».

o        Прикладные сервисы приложения. Отдельные приложения могут использовать специальные службы для выполнения различных операций на сервере – без участия пользователя – вне рамок бизнес процессов. Примером подобных операций могут быть автоматическое архивирование или удаление файлов при истечении определенного срока хранения, автоматическое переназначение прав доступа и пр.

Реализация процесса (описание работы пользователей)

Для инициализации процесса необходимо создать новую карточку процесса, и в качестве способа создания процесса выбрать предварительно созданный шаблон:

Рисунок 40

При этом необходимо доопределить динамические роли (Командируемого и Руководителя), а также заполнить данными шаблон файла «Заявка на командировку».

Рисунок 41

После сохранения файла «Заявка на командировку» параметры процесса примут соответствующие значения. Этот шаг соответствует этапу Оформления заявки на командировку. Далее инициированный сотрудником экземпляр процесса запускается, в результате чего порождается первое задание - Решение руководителя о командировании сотрудника. Данное задание автоматически доставляется лицу, которое было указано в качестве исполнителя роли Руководитель при инициации процесса.

Рисунок 42

Руководитель имеет возможность ознакомиться с документом (заявкой на командировку), который прикреплен к данному заданию. При завершении работы с заданием в соответствии с логикой процесса он может принять положительное или отрицательное решение о командировании сотрудника, чему соответствует выбор Утвердить или Отклонить в результирующем окне задания.

Рисунок 43

В соответствии с осуществленным выбором, развитие процесса будет проходить по одному из сценариев. В случае отклонения заявки на командировку (выбор Отклонить) сотрудник будет информирован о данном решении, получив в личную папку ознакомительное задание Отказ. В случае положительного решения Руководителя, порождается задание Оформление приказа, исполнителем которого является конкретное лицо, исполняющее роль Секретаря. Данное задание предусматривает оформление приказа о командировании сотрудника, причем заполнение данных приказа, являющихся параметрами процесса, происходит автоматически.

Завершение данного задания порождает следующее задание – Оформление командировочного удостоверения, которое должно быть исполнено конкретным лицом, указанным в качестве исполнителя роли Бухгалтер. На этом этапе, на основании Приказа о командировании для оформления Командировочного удостоверения также требуется внести только данные, которые не связаны с параметрами процесса – остальные параметрические данные будут заполнены автоматически.

Последним этапом является внесение Командируемым сотрудником данных в авансовый отчет.

Роль

Ролевая структура имеет в основе должностные и функциональные обязанности сотрудников организации и представлена в системе ролями трех типов:

o        Роль как должность, которая указывается при заполнении информации о сотруднике в справочнике сотрудников – глобальная роль (например, главный бухгалтер или дежурный по текущей смене).

o        Роль как совокупность функциональных обязанностей и соответствующих видов работ сотрудника, которые он должен исполнить в конкретном процессе - роль процесса (например, командируемый или руководитель командируемого в процессе оформления командировочных документов).

o        Роль как один из атрибутов карточки, который можно использовать при реализации стандартных функций маршрутизации, поиска, построения фильтров, представлений – роль уровня карточки (например, исполнитель в карточке задания, регистратор карточки входящего документа и пр.).

Один и тот же сотрудник в должности «Начальник подразделения» (глобальная роль) может играть роль визирующего лица (роль процесса) в процессе согласования договора, роль командируемого сотрудника (роль процесса) в процессе оформления командировки и роль контролера задания (роль карточки) – при обработке резолюции распорядительного документа.

Роли процесса могут быть статическими и динамическими. Роль, исполнитель которой не меняется в зависимости от экземпляра процесса, является статической. Статическая роль сотрудника в процессе чаще всего совпадают с его глобальной ролью как должностью. Примеры статических ролей: генеральный директор организации, главный бухгалтер и т.п. Роль, исполнитель которой может меняться в зависимости от экземпляра процесса, - динамическая. Пример динамической роли: командируемый, его руководитель и т.п. При инициализации процесса с каждой ролью будет ассоциирован конкретный исполнитель, выбираемый из справочника сотрудников организации.

Шаблон процесса

Рисунок 46

 

Настройка функций

Функция Задание «Задание текущего исполнителя» (Рисунок 47). При настройке данной функции в качестве исполнителя указывается переменная Текущий исполнитель.

Рисунок 47

 При завершении этого задания необходимо определить исполнителя следующего задания, а также текст – содержание задания для второго исполнителя.

Рисунок 48

Функция Задание «Задание следующему исполнителю». Настройка данной функции подразумевает указание переменной Следующий исполнитель в качестве исполнителя (Рисунок 49), а также переменной Содержание задания – в поле Содержание (Рисунок 50).

Рисунок 49

Рисунок 50

Описание процесса для хранится в файле «Определение параметров следующего задания.XML».

Общая конфигурация системы

Заполнение справочников; Организация иерархии папок; Настройка прав доступа (смотри презентацию «Общая конфигурация DocsVision»)

Данные в справочниках являются основополагающими, поэтому их заполнение предваряет все остальные настройки системы. В зависимости от целей разворачиваемой системы, может потребоваться заполнение не всех справочников, а только некоторых. Так, для организации архива, логично настроить справочник номенклатуры дел; для задачи регистрации документов – справочник нумераторов и т.д. Основным справочником, заполнение которого требуется для любого типа решаемой задачи, является справочник сотрудников.

Система предоставляет доступ ко всем объектам через набор папок, что является привычным способом структуризации документов для пользователя.

Как уже говорилось, иерархия функциональных и персональных папок специфична для каждой конкретной организации, однако можно предложить следующие рекомендации по общей конфигурации иерархии папок. В общем случае структура доступа может включать следующие папки:

o Папка, предназначенная для хранения справочников.

o        Папки общего доступа

      Если предполагается использовать разграничение доступа с учетом организационного деления компании, то можно повторить данное деление в структуре папок, после чего можно осуществить настройку папок таким образом, что нужные папки (или даже документы с определенными свойствами) оказываются доступными для выделенных групп лиц и/или конкретных пользователей. Кроме того, свойства папок определяются таким образом, что в них возможно создание новых карточек только разрешенных типов

o        Личные папки пользователей – для хранения персональных документов, а также очереди заданий, направляемых на исполнение данным пользователям.

Права доступа к папкам назначаются стандартным образом – наследуются принципы безопасности, принятые в Windows.

Система обеспечивает возможность разграничения прав доступа к различным типам объектов, права доступа на конкретную папку, на конкретный объект.
При этом разграничение прав доступа может происходить на уровне конкретного пользователя или группы пользователей.
Кроме непосредственного задания прав доступа пользователей к папкам, имеется возможность определения прав на создание в папке карточек определенного типа, а также возможность использования тех или иных представлений для отображения карточек этой папки в специальном виде. Для каждой папки можно задать список представлений, которые разрешено использовать для отображения данных этой папки, а также разрешить или запретить использование конкретного представления для определенного пользователя.
В качестве примера покажем иерархию папок и назначение прав доступа для задачи автоматизации архива документов издательства.
Прежде всего, необходимо заполнить справочники, в данном случае это справочники Сотрудников и Категорий. При заполнении справочника сотрудников можно повторить организационную структуру компании, что позволит естественным образом разграничить права доступа сотрудников разных отделов к документам, находящимся в их ведении.

Рисунок 9 Отражение организационной структуры компании в справочнике сотрудников
Далее, в соответствии с представленным описанием задачи, требуется иметь папки общего доступа, в которые помещаются доступные для ознакомления нормативные и технологические документы.
Если предполагается, что добавление документов некоторого типа производится централизованно (то есть все документы добавляются в одну папку), то разграничение доступа к этим документам со стороны конкретных пользователей или группы пользователей можно реализовать, используя механизм представлений, с которыми связаны фильтры, отбирающие документы для определенного пользователя, или с помощью виртуальной папки, с которой ассоциируется данный фильтр. Фильтр строится, исходя из значений параметров документа или категорий, которые указываются для каждого документа в момент его занесения в архив (в момент сохранения документа в системе).

Рисунок 10 Занесение данных о принадлежности документа определенным категориям


В рассматриваемом примере все файлы макетов собираются и редактируются через папку Макеты. Эта папка должна быть доступна для сотрудников департамента полиграфии, но таким образом, чтобы сотрудники соответствующих отделов имели доступ к макетам, относящимся именно к их непосредственной деятельности.
Чтобы организовать доступ к выделенным макетам со стороны отдела отечественных изданий и отдела переводов, можно создать стандартный фильтр (рисунок 11), в котором в качестве категории указан, соответственно, отечественный или зарубежный тип издания. Далее в системе должна быть создана виртуальная папка (в данном случае – Отдел отеч. изданий), с которой ассоциируется построенный фильтр. Аналогичным образом поступаем с настройкой доступа для Отдела Заруб. изданий.

Рисунок 11
Разграничение прав доступа может быть проведено как на уровне доступа к папкам, так и с точки зрения возможности создания в папках лишь объектов определенного типа. В данном случае таким ограничением является возможность создания лишь карточек типа файла.

Рисунок 12 Ограничение возможности создания карточек выделенного типа
Наконец, для папки Макеты можно задать представление, в котором карточки файлов будут отображаться в специальном виде: для каждой карточки выводится информация о названии, авторе, дате создания и типе макета, причем для удобства информация группируется по авторам, а внутри каждой группы сортируется по дате создания.

Рисунок 13
Помимо создания иерархии папок и разграничения прав доступа к ним, можно организовывать другие способы доступа к данным системы. Альтернативными способами навигации являются механизмы виртуальных папок и категорий DocsVision. Виртуальная папка позволяет отобразить документы, соответствующие некоторому поисковому фильтру. В дереве папок можно отображать как обычные папки, так и виртуальные, что позволяет гибко конфигурировать навигацию по данным в системе. Другим способом представления данных являются папки категорий, в них отображаются артефакты, отнесенные к тем или иным категориям.


Дерево папок категорий строится системой автоматически при изменении справочника категорий. Один артефакт может быть отнесен ко множеству категорий. При этом имеется возможность строить иерархические категории, в этом случае все документы, отнесенные к нижележащим категориям, будут отображаться в папке родительской, и связанные категории, в этом случае в папке категории будут отображаться все артефакты отнесенные и к связанным с ней категориям.
Таким образом, основными шагами настройки общей конфигурации системы являются:
o        Заполнение справочников, необходимых для работы с системой;
o        Построение иерархии папок, удовлетворяющей целям разрабатываемого приложения;
o        Создание справочника категорий;
o        Создание фильтров для использования в приложении;
o        Задание представлений, отображающих нужную информацию о документах папок в специальном виде;
o        Создание виртуальных папок;
o        Настройка прав доступа.
Данные принципы настройки являются общими для всех приведенных классов задач автоматизации.

Описание процессов (смотри

На данном шаге необходимо определить, какая из подсистем управления процессами будет использоваться для решения поставленной задачи – подсистема управления процессами DocsVision «Делопроизводство» или WorkFlow подсистема. Первая обеспечивает более простые средства управления процессами, но при этом обеспечивает меньшую функциональность и гибкость автоматизируемого процесса. Критериями выбора являются подсистемы управления бизнес процессами DocsVision «Делопроизводство» являются:

1.      Низкая квалификация разработчика процессов (отсутствие знания подсистемы WorkFlow, отсутствие навыков программирования скрипов для WorkFlow процессов и пр.)

2.      Все функции процессов сводятся к этапам ручной обработки (чтения, создания и редактирования) различных файлов документов и/или электронных форм (Microsoft Office VBA и InfoPath), а также действий пользователя за границами автоматизированной системы.

3.      Документы передаются по предопределенным маршрутам, либо направление движение документа определяется пользователем системы при обработки очередного этапа.

Более сложные процессы автоматизируются с помощью подсистемы DocsVision WorkFlow (смотри презентацию «Использование подсистемы автоматизации процессов DocsVision 3.1 WorkFlow»). Имеется возможность реализовывать процессы, включающие следующие функции:

o        Автоматический выбор варианта развития процесса в зависимости от значений переменных процесса;

o        Синхронизация процесса по времени исполнения;

o        Синхронизация процесса с событиями во внешних информационных источниках;

o        Обмен данными с различными информационными источниками;

o        Выполнение автоматических операций на сервере, связанных с вычислениями;

o        Реализация сложных сценариев обработки циклов;

o        Организация иерархически связанных процессов;
o        И т.д.
Настройка процесса включает следующие шаги:
1.      Фиксация артефактов, которые обрабатываются в ходе процесса. Если при этом предполагается использовать шаблоны файлов документов, то для них следует отдельно описать параметры документа, которые будут связываться с параметрами процесса (смотри раздел посвященный параметризации документов).
2.           Определяются лица, участвующие в процессе (исполнители, контролирующие лица и т.п.). При указании лиц могут быть указаны как конкретные сотрудники, так и роли. В дальнейшем при запуске конкретного процесса необходимо будет доопределить, какой конкретно сотрудник будет исполнять данную роль в данном конкретном экземпляре процесса.
3.           Далее выделяются этапы, которые в совокупности с правилами перехода между этапами задают последовательность работ, определяющих ход исполнения процесса.
4.           Для каждого этапа необходимо указать: сроки, документы, роли (исполнителей), описания заданий.
5.           Описываются параметры процесса – те переменные, от которых может зависеть маршрутизация документов или которые могут определять содержание документов.
6.           Описывается структура процесса (граф процесса) – последовательность этапов обработки, связанных друг с другом (для процесса в подсистеме «Делопроизводство» этапами могут являются исключительно задания, в подсистеме WorkFlow помимо заданий в процессе могут использоваться разнообразные этапы обработки бизнес логики процессов).

Параметризация артефактов (смотри презентацию «Управление свойствами и версиями документов»)

Как было указано ранее, параметрами карточек DocsVision (стандартных карточек подсистемы «Делопроизводство» и разрабатываемых для приложения) являются все их поля, зафиксированные в схеме карточки (смотри документацию разработчика DocsVision). Соответственно, данные типы артефактов не требуют выполнения данного этапа.

Для использования параметров двух других типов артефактов – для файлов документов (файлов произвольного типа и файлов MS Office) и для формы InfoPath, для выполнения вышеозначенных процедур, необходимо провести определенные действия, называемые параметризацией артефакта. Рассмотрим данные действия.

При определении списка параметров для каждого артефакта необходимо определить следующую информацию.

o        Какие атрибуты артефакта могут использоваться для его поиска;

o        Какие значения атрибутов артефакта могут использоваться в представлениях и отчетах;

o        Какие значения атрибутов артефакта могут быть использованы для автоматического заполнения значений атрибутов других артефактов;

o        Какие значения атрибутов артефакта могут автоматически заполняться при обработке в процессе;

o        Какие значения атрибутов артефакта могут быть использованы для параметризации бизнес-процесса (например, для определения маршрута, формирования отдельных настроек функций исполняемых в процессе и пр.).

Все атрибуты, которые могут использоваться для одного из вышеперечисленных действий, должны быть доступны как параметры для данного артефакта.

Файл произвольного типа

Выделение и фиксация параметров обрабатываемых объектов зависит как типов объектов, так и от решаемой задачи автоматизации. Если в качестве артефакта выступает файл произвольного типа (отличный от файлов MS Office), то необходимые свойства могут быть зафиксированы непосредственно в карточке файла (Рисунок 14).

Рисунок 14 Фиксация свойств документа, с помощью карточки файла
После того, как в карточке файла зафиксированы соответствующие параметры и их значения, появляется возможность их использования для различных действий в приложении, например, отображать значения этих свойств в отчетах.
Файл MS Office
DocsVision обеспечивает автоматическую синхронизацию пользовательских свойств (Custom Properties), зафиксированных для файлов MS Office, и свойств карточки файла DocsVision, в котором хранится данный файл.

Рисунок 15. Пример «ручного» определения пользовательских свойств документа
Имеется возможность создания документа, в котором пользовательские свойства будут связаны с конкретными полями документа, такими как закладка в Microsoft Word или именованная ячейка в Microsoft Excel.
Данный вариант особенно удобен в том случае, когда документ заполняется в соответствии с некоторым шаблоном. Например, создав в Microsoft Word форму договора, можно создать пользовательское свойство файла, связанное с полем формы, которое содержит дату окончания срока действия договора. Это позволит в дальнейшем выполнять поиск файлов с датами окончания срока действия, предшествующими заданной дате. Другим примером может служить заявка на командировку сотрудника, который всегда заполняется по установленному образцу. В данном случае этот образец сохранен в виде шаблона файла и в нем определены такие закладки как ФИО командируемого, место назначения, дата командировки. Свойства документа будут заполнены автоматически в соответствии с данными в соответствующих закладках (Рисунок 16).

Рисунок 16 Автоматическое заполнение свойств документа в соответствии с содержанием документа
В файлах Microsoft Excel пользовательское свойство ассоциируется с некоторой именованной ячейкой. Ниже приводится электронная форма товарного счета, в котором ячейке с итоговой суммой присваивается имя. Далее создается пользовательское свойство, в качестве источника данных для которого указывается имя данной ячейки (Рисунок 17).



Рисунок 17 Автоматическое заполнение свойств документа в соответствии с содержанием выделенной ячейки
Такого рода параметризация документа может далее использоваться для отдельной задачи поиска документов с указанием данных свойств, для передачи этих данных в процесс, а также для построения представлений.
Использование закладок и именованных полей позволяет заполнить свойства документов, исходя из его содержания. Обратной задачей является заполнение содержимого документа, исходя из значений свойств процесса, с которыми синхронизированы свойства документа.
Для этого определяются пользовательские свойства документа, ассоциированные с соответствующими параметрами процесса. Далее в документе формируются поля, которые должны быть заполнены из данных свойств: в меню Вставка выбирается команда Поле. В разделе Поля выбирается DocProperty, в разделе свойство выбирается нужное свойство.

Рисунок 18
В более сложных случаях, когда требуется синхронизация содержимого документа и свойств карточки файла, хранящей его в системе в обоих направлениях (как для передачи параметров из процесса в документ, так из документа в процесс), в шаблоне обрабатываемого документа необходимо реализовать макрос, реализующий подобную синхронизацию.
Построение электронных форм в InfoPath и их параметризация (смотри презентацию «Использование форм InfoPath»)
Механизм синхронизации свойств файла InfoPath и карточки файла DocsVision, в котором он хранится, аналогичен вышеописанному механизму синхронизации с файлом Microsoft Office. В качестве примера приводится форма, разработанная для учета информации о макетах некоторого издательства.

Рисунок 19 Использование InfoPath в качестве инструмента разработки электронных форм
При разработке форм используются различные элементы управления. В качестве имен соответствующих полей рекомендуется указывать названия, отражающие смысл данных, которые будут фиксироваться в соответствующем поле.
После того, как форма построена, необходимо зафиксировать те поля, которые могут выступать в качестве свойств при поиске, построении представлений и отчетов.
Для этого полученная форма открывается в режиме конструктора, и с помощью раздела меню Параметры формы в меню Сервис создаются столбцы библиотеки данной формы.

Рисунок 20
Далее производится публикация формы и ее сохранение в формате XML файла. Полученный XML шаблон может использоваться в качестве формы для ввода и фиксации информации стандартным образом, используя карточку файла. При этом выделенные поля будут автоматически представлены как свойства данной карточки (Рисунок 21).

Рисунок 21

Создание шаблона бизнес процесса

В отличие от предыдущего класса задач, формальное описание процесса включает не только этапы ручной обработки, но строится из набора различных атомарных операций (функций), составляющих процесс, и связей между ними, определяющими порядок выполнения операций. Для организации бизнес-процессов могут быть использованы стандартные функций, подробное описание которых приводится в документе «Руководство разработчика процессов.doc».

Для формального описания и создания шаблона бизнес процесса используется карточка бизнес процесса. Создание шаблона процесса включает следующие этапы:

§         Описание принадлежащих ему функций;

§         Настройку их свойств (свойства функции могут быть проинициализированы как непосредственно значением, так и некоторой переменной процесса);

§         Описание связей между функциями.

Сценарий рассматриваемого примера обработки платежного документа может быть представлен в следующем виде:

Рисунок 44

Для реализации данной схемы в виде шаблона бизнес процесса необходимы следующие функции:

§         функция инициализации процесса (начальная функция)

§         функция для работы с расписанием, обеспечивающая периодическую инициализацию проверки папки в которой может появляться документ;

§         функция мониторинга документов, которая должна обнаружить документ определенного типа;

§         функция обмена данными, получающая данные о суме платежа в переменную процесса;

§         функция условия, определяющая маршрут обработки документа;

§         подпроцесс утверждения платежа;

§         функция для работы с заданием – для обработки задания в бухгалтерии.

Данные функции настраиваются следующим образом:

§         функция для работы с расписанием: фиксируется параметры повторений, которые будут определять частоту «сканирования» содержимого папки;

§         функция мониторинга документов: в качестве Типа мониторинга выбираются карточки DocsVision; создается фильтр карточек, удовлетворяющий запросу: искать все карточки файлов, для которых определено свойство TotalCost, и которые находятся в определенной папке;

§         функция обмена данными: указывается тип обмена данными – с карточками DV, а также свойство карточки DV связывается с объявленной переменной процесса;

§         функция условия: для каждой из связанных функций указывается тип сравнения с переменной процесса;

§         функция для работы с заданием: указываются стандартные данные задания: название, дается ссылка на документ, назначается исполнитель и указывается тип маршрутизации.

В результате шаблон бизнес процесса выглядит следующим образом:



Рисунок 45

В общем случае процесс обработки конкретного экземпляра данного бизнес процесса описывается последовательностью шагов:

§         Создание экземпляра процесса по шаблону

§         Задание параметров процесса на стадии инициализации в случае необходимости (рассматриваемый пример не требует ввода инициализирующих параметров)

§         Исполнение шагов ручной обработки

В течение всего времени исполнения шаблона возможен мониторинг данного процесса. Отслеживание текущего состояния может осуществляться по графической схеме процесса, в которой состояние обработки отдельных этапов процесса отображается с помощью окраски специальным цветом.

Для рассматриваемого примера реализация описанного бизнес процесса выглядит следующим образом: в выбранной папке запускается конкретный экземпляр процесса, который с определенной в расписании периодичностью запускает функцию слежения за содержимым папки DocsVision.После размещения в данной папке карточки документа, созданной по шаблону

, срабатывает функция монитора документов; функция обмена данными считывает значение из поля и записывает его в соответствующий параметр процесса, после чего срабатывает функция условия, которая в зависимости от значения в указанном параметре запускает либо подпроцесс утверждения счета, либо посылает задание на исполнение сотруднику, указанному в функции задания. (Смотри презентацию «Использование подсистемы автоматизации процессов DocsVision 3.1 WorkFlow»).

Специфические процессы автоматизации, требующие разработку учетных карточек и справочников

Если необходима реализация приложений, которые не охватываются перечисленными выше классами, возможна разработка специализированных решений на базе системы DocsVision. Подобная разработка необходима в следующих случаях:

o В рамках процесса обрабатываются артефакты, которые не могут быть описаны с помощью стандартных карточек DocsVision “Делопроизводство»

o        Артефакты не могут быть описаны с помощью электронных форм Infopath – они содержат функции сложной обработки файлов документов, необходима поддержка сложной бизнес логики карточки, необходима работа со сложными справочниками и поддержка управления ссылками между карточками.

o        Необходимо добавление специфических функций, инициализируемых с помощью программы DocsVision Навигатор

o        Необходимы специфические отчеты, которые нельзя реализовать с помощью механизма представлений DocsVision

o        Требуется функциональность, связанная с обработкой нескольких артефактов одновременно в рамках одной синхронной транзакции, например, выполнение групповых пересчетных операций при изменении данных в одной из карточек.

Система обеспечивает следующие возможности для разработки:

o        Создание дополнительных справочников

o        Создание специализированных карточек

o        Создание расширений навигатора – расширенных отчетов, средств экспорта, дополнительных пунктов меню и специфических поисковых фильтров.

o        Создание специфических серверных компонент системы

Хотя каждый из перечисленных классов реализует специальный набор функций, отличающий его от остальных классов, с точки зрения базового набора функциональности, каждый последующий класс задач включает предыдущие.

Рисунок 1

Так, функция учета документов канцелярии, очевидно, включает хранение и поиск файлов; функция контроля исполнительской дисциплины позволяет формировать задания для файлов и карточек, хранящихся в системе; маршрутизация заданий в рамках процессов (DocFlow), очевидно, включает функцию формирования заданий, а сложные схемы обработки документов (WorkFlow) дополняют простую маршрутизацию заданий более богатыми возможностями обработки документов.

Степень детализации

Атомарное Activity, должно ассоциироваться с единичным действием; при дальнейшей автоматизации Activity должно иметь соответствующее ей представление пользовательского интерфейса или функцию по обработке бумажных документов. С Activity должно быть ассоциировано текстовое описание.

Структура приложений создаваемых на базе платформы DocsVision (базовые объекты и понятия)

Приложения, создаваемые на базе платформы DocsVision включают три основных компонента – артефакты, процессы и отчеты. Инициализация использования данных компонентов системы, а также выполнение основных функций навигации и поиска в системе осуществляется с помощью программы DocsVision «Навигатор» обеспечивающей доступ пользователя к данным приложений и его функциям. Далее кратко опишем данные компоненты приложения.

Типы процессов

По степени сложности и глубине автоматизации можно выделить два типа процесса, которые могут быть реализованы на базе систем DocsVision - процессs маршрутизации документов (условно называемые DocFlow) и собственно WorkFlow процессы (называемые далее также «бизнес процессами»).

К процессам первого типа относятся процессы, которые можно представить в виде последовательности заданий, направляемых на исполнение различным пользователям. Переход между заданиями может быть либо безусловным (переход к последующему заданию происходит всегда после завершения предыдущего), либо условным, когда при завершении задания исполнитель выбирает один из вариантов развития маршрута обработки документов. В данном классе процессов все активности сводятся к действиям пользователя по обработке заданий (работе с артефактами и выполнения действия описанных в тексте задания), изменению статуса заданий, определение дополнительных (дочерних) заданий, а также, если необходимо, определению дальнейшего маршрута по завершению обработки задания. Процессы данной группы автоматизируются с помощью подсистемы управления процессами приложения DocsVision «Делопроизводство».

К процессам второго типа (WorkFlow) относятся более сложные процессы, помимо этапов ручной обработки включающие разнообразные функции управления логикой обработки процесса, в том числе автоматические шаги, выполняемые сервером системы, а также программные средства расширения бизнес логики обработки процесса. Процессы данной группы автоматизируются с помощью подсистемы Управления бизнес процессами приложения DocsVision «Workflow».

Кратко рассмотрим структуру процессов второй группы.

специальный объект, используемый для фиксации

Задание – специальный объект, используемый для фиксации в системе информации о необходимости выполнения пользователями тех или иных действий. Задание позволяет оперативным образом оповещать сотрудников организации о тех работах, которые они должны выполнить в рамках соответствующих процессов. В задании может быть зафиксировано текстовое описание задания, сроки исполнения, исполнители, а также артефакты (всех вышеперечисленных типов), с которыми должны быть произведены действия. Помимо этого, в задании могут быть зафиксированы различные дополнительные настройки, например, право создавать дочерние задания, возможности делегировать и пр.
Задания используются для доставки необходимых артефактов на рабочее место пользователя в определенное в задании время. В системе поддерживаются различные способы маршрутизации заданий - доставка задания в персональную папку DocsVision, пересылка URL ссылки на задание по электронной почте, а также посылка задания по электронной почте для обработки в режиме Off-Line (без подключения к серверу системы).
Задание может быть зафиксировано в системе независимо или быть ассоциировано с какой-либо учетной карточкой. Например, карточки приложения «Делопроизводство» обеспечивают возможность ассоциации с ними заданий на обработку, таким образом можно организовывать согласование документов и контролировать исполнение резолюций. Задания представляют собой этапы процесса, автоматизируемого с помощью модуля управления процессами подсистемы «Делопроизводство», а также могут быть включены в процессы, автоматизируемые с помощью подсистемы Workflow.

Заполнение атрибутов

При формировании модели необходимо заполнить максимальное количество атрибутов, что в дальнейшем упростит разработку приложений и создание реальных описаний процессов.

Заполнение справочников

Использование стандартных карточек DV для занесения данных о документах требует предварительной настройки соответствующих справочников: к ним относятся:

o справочник сотрудников – он является основным системным справочником; при этом при реализации данного приложения возникает необходимость осуществить дополнительные настройки в данном справочнике - в настройках делопроизводства для подразделений нужно указать нумераторы, которые используются определенными подразделениями организации;

o        справочник нумераторов – обеспечивает возможности автоматической нумерации документов с учетом возможности независимой нумерации для нескольких регистрирующих подразделений и/или выделения диапазонов нумерации документов для различных сотрудников;

o        справочник контрагентов – используется для регистрации в карточках документов информации об отправителях (получателях) документов в организациях контрагентах;

o        справочник типов (типы документов, состояния);

o        справочник номенклатуры дел; этот справочник может быть использован для упрощения поиска и оперативного доступа к бумажным оригиналам, исходя из соответствующих им электронных карточек;

o        справочник категорий документов.

Общие принципы настройки данных справочников подробно описаны в Руководстве пользователя DocsVsion 3.1 «Делопроизводство».

---

---